Handleiding - Chirojeugd Vlaanderen

Chirojeugd-Vlaanderen vzw
Beheersgroep Chiro
31 december 2010
Doc.
HANDLEIDING FINANCIELE OPVOLGING VAN
CURSUSSEN
1.
Inleiding
Met de beheersgroep Chiro merkten we dat cursus ploegen niet altijd het volledige financiële plaatje van hun
cursus kennen. De bedoeling van deze Excel sheet is het beter kunnen opvolgen van de financiële
resultaten van een cursus.
We stellen voor dat 1 persoon deze opvolging voor zijn rekening neemt. Dit hoeft niet één van de trekkers te
zijn, maar kan ook een andere begeleider zijn.
Dit document bevat een handleiding hoe je de Excel sheet moet gebruiken. Er enkel van je verwacht dat je
cellen met blauwe letters en cijfers aanpast, de andere velden liggen vast of bevatten formules.
De enige uitzondering zijn de rode letters en cijfers: hier kan het zijn dat je zelf de formule moet
overschrijven omdat er geen standaardgegevens beschikbar zijn.
2.
De begroting
Het eerste tabblad van de sheet bevat de begroting en vul je in bij de start van de voorbereidingen. Het is de
bedoeling dat het resultaat zo dicht mogelijk bij 0 eindigt. Het is niet de bedoeling dat we met onze
cursussen ‘winst’ maken, maar uiteraard kan het resultaat ook niet zwaar negatief zijn.
Met de beheersgroep Chiro hebben we een ondergrens vastgelegd: de 80% regel. Deze regel stelt dat een
80% van de kosten van een cursus moeten gedekt worden door opbrengsten. Zolang het vak E59 dus ‘Ja’
heeft, is er geen probleem, wanneer het antwoord ‘Nee’ wordt, moet er nog verder aan de begroting gewerkt
worden.
Voor we verder gaan, nog 1 algemene regel: in de sheet begroting en resultaat zijn positieve bedragen
opbrengsten en negatieve kosten.
Concreet moet je eerst een aantal algemene vragen beantwoorden:
 De basisgegevens (cellen B4 en B5): daarin wordt gevraagd om de cursus die georganiseerd
wordt in te vullen en om aan te geven of de cursus doorgaat in vol pension in een Chiro huis.
In cel E1 kan je de naam van je verbond of cursus ingeven. Deze wordt dat op de volgende sheets
overgenomen.
p. 1 van 8
De mogelijke cursussen staan links op de sheet:

Door deze vragen te beantwoorden worden er een aantal velden van de begroting ingevuld:
o De prijs die de deelnemers moeten betalen, wanneer je in cel C8 en C9 het aantal
deelnemers en begeleiders invult, worden automatisch de totale inkomsten berekend.
Wanneer de cursus niet vermeld staat in het lijstje, zal cel D8, die de prijs per deelnemer
bevat, waarde 0 tonen. Uiteraard moet je nu zelf de waarde overschrijven met de
deelnemersprijs.
o De prijs die de begeleiding moet betalen is steeds de helft van de prijs voor de
deelnemers.
o Als je niet in volpension op cursus gaat, kan je ook aan de koks een bijdrage vragen
(invullen in cel D10). Vergeet in geen geval ook cel C10 (aantal koks) in te vullen, ook als
er geen bijdrage gevraagd wordt, dit is belangrijk om de totale verblijfskost te begroten.
Als er een vaste prijs afgesproken is voor een cursus met de Chirohuizen wordt ook het tweede
deel van de begroting, de kosten van het bivakhuis automatisch ingevuld, op basis van het totaal
aantal aanwezigen (deelnemers en begeleiding).
o

Indien er geen vaste prijs afgesproken is of als de cursus niet in een Chirohuis doorgaat, moet je
zelf de begroting opstellen door de volgende blok in te vullen. Spreek wel goed af met de resident /
eigenaar, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Bvb: moet de energie apart betaald
worden? Zitten de lavertjes in de volpension prijs? Wat kan er nog bij de basisprijs komen?...
Let er goed op welke kosten er per aanwezige aangerekend worden en welke een vaste prijs
hebben.
p. 2 van 8
Nadat dit deel van de begroting is afgewerkt, wordt door de sheet het werkingsbudget van de cursus
berekend. Dit bedrag kan je besteden aan de organisatie van de cursus zelf.
De eerste blok van de werkingsmiddelen is een speciaal geval. Indien er, door de deelnemers, betaald
moet worden voor bepaalde zaken (bvb. drank bij de laver), kan je dit hier begroten als andere inkomsten.
Dit is vooral van belang indien er een winstmarge genomen wordt en het werkingsbudget dus verhoogd
wordt.
Het is de bedoeling dat je hier de volledige opbrengst begroot, de kosten volgen later.
Daarna volgen de reiskosten van de begeleiding. Dit kan een serieuze hap uit het werkingbudget nemen,
maar is moeilijk te begroten. De beste methode is dat de resultaten van een vorige cursus de basis vormen.
Net zoals op de onkostennota wordt er een onderscheid gemaakt tussen de kilometer vergoeding en kosten
van openbaar vervoer.
Tot slot moeten ook de kosten die je maakt voor het organiseren van sessies, spelen en de aandenkens
begroot worden. Je kunt totale kosten begroten (hoeveelheid is dan 1) of een kost per deelnemer insluiten
(bvb voor de aandenkens). Vergeet ook niet om de kosten die je maakt om de ‘andere opbrengsten’ te halen
te begroten. Opnieuw is het niet gemakkelijk in te schatten hoeveel kosten je zal maken, en ook opnieuw is
het resultaat van een vorige cursus meestal een goede raadgever.
Deze blok is de enige blok waar je als cursusploeg echt impact op hebt. Maar je zal merken dat de
speelruimte beperkt is. Denk er dus goed over na waar de financiële middelen wil inzetten (bvb: is een
aandenken van € 5,- echt de moeite?).
Standaard zijn er 5 categorieën voorzien: aankoop materiaal, huur materiaal, vervoer materiaal, aandenken
en voorbereidingsweekend en helemaal onderaan ook andere kosten. We raden aan om ook een potje
‘andere kosten’ te begroten. Op deze manier heb je een buffer voor onverwachte kosten.
p. 3 van 8
We denken dat met deze categorieën een cursus goed opgevolgd kan worden. Maar indien je wilt kan je tot
19 categorieën zelf bepalen. Hoe er wel rekening mee dat alle echt gemaakt e kosten ook zal moeten
toewijzen aan een categorie. Hoe meer je er begroot, hoe moeilijker de opvolging wordt.
Nadat deze blok ingevuld is, berekent Excel het resultaat van de cursus, totaal en per deelnemer, en bekijkt
de sheet of de 80% regel voldaan is.
3.
De onkostennota
Nadat de begroting gemaakt is, moet je de echte kosten verzamelen. Dat kan op 2 manieren: door
onkostennota’s van begeleiding of door facturen direct van leveranciers, zoals het bivakhuis.
Dit hoofdstuk gaat over de onkostennota.
De bedoeling is dat je, nadat je de categorieën van kosten bepaald hebt, van de sheet ‘onkostennota’ een
kopie maakt in een nieuw Excel bestand (eventueel ‘linken breken’) en die doorstuurt naar de
begeleidingsploeg.
Alle onkostennota’s van de cursus moeten bij jouw terecht komen, jij kijkt ze na, voert ze in de boekhouding
(zie lager) en ondertekent de nota. Daarna kan je de kostennota doorsturen naar Hans Bouwen (enkel voor
Nationale cursussen) om te laten uitbetalen.
De ideale situatie is dat de begeleiding zijn kosten in de Excel sheet verzamelt en terug naar jou doorstuurt.
Op deze manier zal je straks minder werk hebben bij het invullen van de boekhouding. Natuurlijk moet de
begeleider ook altijd de onkostennota ook op papier aan je afgeven, ondertekend en samen met de
bewijsstukken.
Maar ook de onkostennota afprinten en enkel op papier invullen mag nog altijd.
Het eerste deel van de onkostennota is bijna identiek aan de huidige nota. Er is enkel een lijn bijgekomen
(zie rode pijl op tekening) waar je zelf alle nota’s van de cursus kunt nummeren.
Ook de naam van de cursus is automatisch overgenomen uit de sheet ‘Begroting’.
p. 4 van 8
In het tweede deel van de onkostennota, worden de eigenlijke kosten verzameld:



In de 1e kolom wordt de datum van de aankoop of verplaatsing ingevuld
In de 2e kolom de uitleg over de aankoop (wat en waar)
In de 3e kolom moet het begrotingsnummer ingevuld worden. Dit nummer verwijst naar de
verschillende categorieën die we in de begroting bepaald hebben. De keuzemogelijkheden staan
ook op de onkostennota (als de print- en pagina instellingen correct zijn, op de achterzijde):

De kolommen onder ‘Reiskosten’ en ‘Andere kosten’ zijn identiek aan de huidige onkostennota’s.
Hier moeten dus de gemaakte kosten of de gereden kilometers ingevuld worden.
p. 5 van 8

De laatste 3 kolommen worden automatisch ingevuld (en hoeven ook niet afgeprint te worden).
Alle gegevens worden uit de hoofding gekopieerd en bevatten de naam van de indiener, het
opvolgingsnummer dat je zelf kan geven en de datum van de onkostennota.
Tot slot berekend Excel de totale kost op de onkostennota en is er plaats voor de nodige handtekeningen.
4.
De boekhouding
In de sheet boekhouding worden alle echte kosten en opbrengsten opgelijst. Er zijn 3 bokken voorzien, als
een blok te klein is kopieer je de laatste lijn en voeg je, via de rechter muisknop, zoveel lijnen bij als je
nodig hebt:
Het principe is dat bij elke lijn het juiste begrotingsnummer toegevoegd wordt. Elke lijn in de sheet
‘begroting’ heeft een code staan in kolom A (we gebruikten een deel van deze codes ook al op de
onkostennota).
De in te vullen velden zijn dezelfde als op de onkostennota, alleen moet je nu zelf de laatste 3 kolommen
invullen en zijn niet steeds alle velden nodig. Verder is nu ook kolom F ingevuld. In kolom F wordt de
omschrijving van het begrotingsnummer opgezocht via een formule. Let er dus op als je data in de
boekhouding kopieert dat je minstens 1 lijn met de formule overhoudt, om die dan terug te kopiëren naar de
toegevoegde lijnen.
De eerste blok verzamelt de opbrengsten van deelnemers en begeleiding:
p. 6 van 8
De tweede blok heeft dezelfde samenstelling, maar verzamelt de andere opbrengsten:
De laatste blok verzamelt alle kosten. Zoals al eerder vermeld kunnen kosten zowel van onkostennota’s
komen als van facturen. De factuur van de Chirohuizen zal door Chiro Nationaal naar jullie doorgestuurd
worden, net zoals de binnenkomende bedragen van deelnemers en begeleiding.
Ook in dit blok worden alle bedragen positief ingegeven. Omdat we op deze manier data van de
onkostennota’s gewoon kunnen kopiëren als ze door de begeleiding in Excel naar je gestuurd worden.
Hiervoor kopieer je dus de volledige lijnen die op de onkostennota staan en je plat ze als ‘waarde’ in het
derde blok.
Tot slot kopieer je ook de formule van kolom F (om de beschrijving van de begrotingslijn te zien).
De onkostennota’s die niet via Excel gestuurd zijn en alle andere facturen moet je manueel ingeven. Let
erop dat je bij het inboeken van de factuur van het verblijfcentrum dezelfde indeling gebruikt als in de
begroting. Het kan dus goed zijn dat je de factuur voor het verblijf moet opsplitsen.
Indien de cursus in een Chirohuis een vast prijs heeft, moet je enkel de schade bij ‘andere kosten’ plaatsen
en de drank van de laver ook apart boeken. De rest kan onder begrotingsnummer A ‘Als vaste prijs in eigen
huis’ geboekt worden.
5.
Het resultaat
Als alle kosten en opbrengsten ingegeven zijn, kan je het financiële resultaat van de cursus bekijken in de
sheet ‘Resultaat’. In deze sheet moet je wel nog het aantal werkelijk aanwezige deelnemers, begeleiding,
en koks ingeven.
p. 7 van 8
Bovenaan de sheet wordt er nog nagekeken of alle boekingen uit de sheet ‘Boekhouding’ goed verwerkt
zijn. Indien dit niet het geval, staat bovenaan in de plaats van ‘OK’, het verschil. De reden van een verschil
zal vaak zijn dat er in de sheet ‘Boekhouding’ een begrotingsnummer gebruikt is in kolom E die niet
bestaat.
De vorm waarin het resultaat wordt gepresenteerd is uiteraard dezelfde als de begroting. Er wordt ook een
vergelijking gemaakt tussen wat je begroot hebt en het werkelijke resultaat. Op deze manier kan je
makkelijk bekijken welke categorieën in de toekomst beter begroot moeten worden.
Het is dan ook de bedoeling dat je het resultaat van de cursus gebruikt als basis om de begroting van een
volgende cursus op te maken.
Tot slot wordt ook het resultaat aan de 80% regel onderworpen:
p. 8 van 8