WOONopMAAT Functiebeschrijving/Competentieprofiel Plaats in de

WOONopMAAT
Functiebeschrijving/Competentieprofiel
Plaats in de organisatie
: Woningbeheer
Afdeling
: Dagelijks- en wijkbeheer
Functie
: Hoofd Dagelijks- en wijkbeheer
Rapporteert aan
: Manager Woningbeheer
1. Doel van de functie
Het organiseren en doen uitvoeren van optimaal dagelijks onderhoud en
kwalitatief wijkbeheer (op fysieke en leefbaarheidsaspecten) voor het gehele
werkgebied van WOONopMAAT, binnen gestelde kwaliteits-, budget en
veiligheidseisen.
2. Resultaatgebieden
1. Dagelijks Onderhoud
Activiteiten o.a.:
 Organiseert het dagelijks onderhoud; ziet toe op een kwalitatief genormeerde
uitvoering en legt hierover cijfermatige verantwoording af.
 Is verantwoordelijk voor de veiligheid van de woningen en woongebouwen voor
zover die voortvloeit uit het handelen/niet handelen van de afdeling.
 Is verantwoordelijk voor een doelmatig beheer en efficiënte besteding van de
budgetten van Dagelijks- en wijkbeheer; is verantwoordelijk binnen gestelde
kaders.
 Verzamelt, signaleert en doet voorstellen ter verbetering van de
meerjarenonderhoudsplanning.
 Is verantwoordelijk voor de organisatie van de bereikbaarheidsdienst van
WOONopMAAT.
2. Kwalitatief wijkbeheer en leefbaarheid
Activiteiten o.a.:
 Is verantwoordelijk voor de juiste naleving van kwaliteitsnormen en kaders met
betrekking tot wijkbeheer en leefbaarheid.
 Verzamelt en signaleert knelpunten en doet voorstellen ter verbetering van de
leefbaarheid in en om de complexen van WOONopMAAT (zowel wijkgericht als
wijkoverstijgend).
3. Contractonderhoud
Activiteiten o.a.:
 Adviseert bij keuze leveranciers (optimale prijs/kwaliteitsverhouding,
marktconform en betrouwbaarheid in nakomen van afspraken).
 Is verantwoordelijk voor het managen van de contracten met leveranciers.
WOONopMAAT, d.d. 20 juni 2017
4. Organisatiemanagement
Activiteiten o.a.
 Organiseert en structureert de werkprocessen binnen de afdeling.
 Ontwikkelt beleid en schetst kaders voor een optimale uitvoering van het
dagelijks- en serviceonderhoud en kwalitatief wijkbeheer en leefbaarheid.
 Is verantwoordelijk voor juiste en tijdige managementinformatie.
 Zorgt ervoor dat kwaliteitsmetingen in het kader van dagelijks- en
serviceonderhoud worden uitgevoerd.
 Rapporteert over de afwijkingen ten opzichte van de gestelde uitgangspunten
en doet aanbevelingen.
 Is deelnemer van het woningbeheeroverleg en denkt actief mee over alle zaken
die de afdeling Woningbeheer aangaan.
 Behoort tot het middenkader van WOONopMAAT
5. Personeelsmanagement
Activiteiten o.a.:
 Geeft direct leiding aan een aantal Wijkopzichters en een Servicecoördinator. Geeft
indirect leiding aan de wijkteams en unit Servicecoördinatie.
 Creëert draagvlak en betrokkenheid voor de gewenste organisatieontwikkeling.
 Heeft een coachende rol ten aanzien van de gewenste functie-invulling van de
Wijkopzichter en Servicecoördinator en persoonlijke ontwikkeling van de betrokken
medewerkers.
 Coacht de wijkopzichters bij de inzet van de wijkteams.
 Is verantwoordelijk voor een goede informatie-uitwisseling en een adequate
overlegstructuur (zowel bilateraal als in teamverband) binnen de afdeling, waardoor
uitwisselen en sturing optimaal kan worden uitgevoerd.
3. Bevoegdheden, rapportagestructuur en budgetten
Het hoofd Dagelijks- en wijkbeheer legt verantwoording af aan de manager
Woningbeheer en voert de werkzaamheden uit binnen de vastgestelde
procedures, budgetten en beleidskaders van WOONopMAAT. Rapporteert via
een standaard rapportagesysteem (maandelijks WoM-meter, per kwartaal
managementrapportage en jaarlijks jaarverslag). Is verantwoordelijk voor de
volgende jaarlijks vastgestelde budgetten: klachten-, mutatie- en
mutatiepakkettenbudget.
4. Relatiepatronen
Het hoofd Dagelijks- en wijkbeheer heeft contacten met collega’s op de eigen
en andere afdelingen en heeft regelmatig contact met leidinggevenden binnen
WOONopMAAT. Extern zijn er contacten met klanten, instellingen en
leveranciers.
5. Kennis en kunde
HBO werk- en denkniveau.
Minimaal 4/5 jaar leidinggevende ervaring.
Ervaring en affiniteit met wijk- en leefbaarheidsprojecten.
Aantoonbare interesse in huisvesting/vastgoed en klantencontacten.
Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden.
WOONopMAAT, d.d. 20 juni 2017
6. Kritieke situaties


Calamiteiten (instorten van kopgevels, storm) waardoor bewoners
ernstig gedupeerd worden (effectieve aansturing medewerkers vanuit
organisatie oogpunt).
Negatieve publiciteit door functioneren van de afdeling (houding en
gedrag).
7. Competentieprofiel
1.
Klantgericht
Stelt in- en externe klant centraal binnen de kaders (mogelijkheden en
beperkingen) van de organisatie. Handelt zorgvuldig en doelgericht, gaat
daarbij uit van de belangen van klanten. Kent en begrijpt de wensen en
belangen van klanten.
2.
Betrouwbaar
Handelt zorgvuldig en transparant, volgens de gemaakte afspraken. Heeft
daarbij oog voor de doelen en belangen van de organisatie.
3.
Probleemoplossend handelen
Geeft, op basis van analyse, oplossingen voor een probleem. Begeleidt de keuze
voor / kiest de optimale variant binnen de functionele kaders.
4.
Organiserend vermogen (Coachen en Leidinggeven)
Weet de persoonlijke kwaliteiten van medewerkers op waarde te schatten en op
een effectieve wijze voor de organisatie in te zetten.
Weet de werkzaamheden op de afdeling dusdanig te plannen en te verdelen
over medewerkers, dat de van de afdeling verwachte resultaten tijdig en
volledig worden bereikt.
Weet goede en tijdige afspraken te maken met andere (managers) binnen de
organisatie zodat de voor de afdelingsprocessen benodigde informatie tijdig en
kwalitatief voldoende worden aangeleverd.
Is bereid en in staat om vragen van collega’s over het eigen handelen
zorgvuldig en begrijpbaar te beantwoorden.
5.
Empathie
Heeft oog voor anderen en voelt aan waar zij behoefte aan hebben. Is zich
bewust van het effect van het eigen gedrag op anderen. Kan zich verplaatsen in
de situatie van anderen.
WOONopMAAT, d.d. 20 juni 2017
Een dag uit het leven van het Hoofd Dagelijks- en Wijkbeheer
Zo dat was weer een leuke dag!
Eerst koffie! Gestart met het overzicht van de woningen die in de
aankomende twee weken gereed zijn voor verhuur. Zijn er nog knelpunten
of loopt alles volgens plan?
Ook deze week hebben de mannen het weer goed voor elkaar. Aannemers
onder controle en onze servicemedewerkers staan ingepland.
De dagelijkse voorraad facturen doorgelopen, wel een paar bijzonderheden,
maar bij navraag krijg ik daar al snel een antwoord op.
Blijft toch lekker een saucijzenbroodje bij de koffie! Even de verjaardag van
John met elkaar gevierd.
De uitgaven van de afgelopen maand nagelopen en correcties aangebracht.
De kosten moeten wel op het juiste budget worden geboekt! Hoe verhouden
zich de uitgaven eigenlijk ten opzichte van vorig jaar in diezelfde periode?
Tijd ingepland om dit op een rij te zetten.
Overleg met Ron, onze servicecoördinator gehad. De knelpunten, voortgang
en vervolgafspraken voor de bijzondere onderhoudsverzoeken,
schadeafhandelingen en serviceonderhoud besproken.
Aansluitend overleg met de Wijkopzichters om ervaringen van de afgelopen
week uit te wisselen en zaken te bespreken die iedereen aangaan. Als we
denken dat we alles al een keer hebben meegemaakt, dan blijkt dat toch
ook nu weer niet het geval! Zijn er nog zaken die we moeten of kunnen
oppakken die efficiënter of effectiever kunnen? We blijven immers van
elkaar leren.
Niet vergeten vanmiddag nog de opdrachten te tekenen! Als wij een
bepaalde mate van dienstverlening van onze opdrachtnemers verwachten,
mogen zij van ons verwachten dat wij op tijd een opdracht versturen.
Morgenochtend een afspraak met Renate voor mijn advies over een
projectontwikkeling in Beverwijk. Leuk plan geworden, heb meteen mijn
opmerkingen en advies schriftelijk gegeven.
Morgen weer een nieuwe dag met nieuwe kansen en verassingen!
André van Keulen
Hoofd Dagelijks en Wijkbeheer
WOONopMAAT, d.d. 20 juni 2017