Externe audit van het Archiefdecreet

Waarom?
• Werk een instrument uit waarmee
informele kennisdeling gestimuleerd wordt
• Verminderen adviesvragen die aan
Coördinerende Archiefdienst worden
gesteld
-
Regelmatig gelijkaardige vragen,
-
antwoord relevant voor meerdere personen,
-
vraagsteller heeft ook baat bij ervaringen uit andere
beleidsdomeinen
21 juli 2017
1
Bedoeling?
• informeel uitwisselen van informatie, kennis en ervaringen m.b.t.
informatiebeheer bij de Vlaamse overheid
• stellen en beantwoorden van vragen door leden van het netwerk
• voeren van discussies
• op de hoogte brengen van lopende of afgewerkte zaken die mogelijk
van belang zijn voor anderen
• virtuele en reële netwerk ondersteunen elkaar
• Iedereen bepaalt zelf welke berichten je ziet (volgen, topics, …)
21 juli 2017
2
Wat is het niet?
• extra communicatiekanaal (relatie nieuwsbrief, website,
…  yammer)
• eenrichtingsverkeer
• vervanging van e-mail of mondelinge communicatie
• document management systeem
• vervanging van fysieke bijeenkomsten
21 juli 2017
3
Doelgroep?
• primair: iedereen binnen VO actief in of
rond informatiebeheer
– cfr huidige KNW: ca 350
• secundair: ook buiten VO
21 juli 2017
4
Hoe ziet het eruit?
21 juli 2017
5
Lessen uit het opzetten van
gelijkaardige netwerken
– laagdrempelig houden: opleiding!
– informele toon
– onmisbaar maken
– werken met een trekkersgroep
– doel duidelijk communiceren
– waarderen van ondankbare jobs
21 juli 2017
6
Kritische massa?*
• Minstens 50 leden, bij voorkeur 100
• Meestal 10% post berichten, stelt vragen, …
• Slechts 1% neemt regelmatig en actief deel
• Hoe meer leden, hoe groter de kans dat:
– vragen beantwoord worden,
– verschillende onderwerpen aan bod komen,
– vernieuwende ideeën ontstaan
–…
7
* Bron:
Stan Garfield, (e)Communities need a critical mass of members.
Tijdspad?
PERIODE
Augustus ‘12
FASE
Aanmaak netwerk
Testen in kleine groep (ca 5 collega’s, enkel eigen cel)
September ’12
Testen met trekkersgroep (ca 15 collega’s, ook andere
beleidsdomeinen)
Midden oktober ’12
Lanceren op fysieke bijeenkomst van kennisnetwerk
Eind oktober ‘12
Volledige adressenbestand wordt uitgenodigd (ca 300
contacten)
Tweede helft oktober
Geven van opleidingen
November ’12
Herinneringsmail naar collega’s die nog hebben aangesloten
21 juli 2017
8
Enkele cijfers?
Aantal leden begin nov’ 12
100
Aantal leden midden nov ’12
150
Aantal leden op 31/12/12
201
Aantal leden maart ’13
250
Aantal leden mei ’13
285
Aantal leden jun ’13
300
Aantal leden aug ‘13
327
Aantal actieve leden
10
Tijdsinvestering beheerders
Wekelijks ca 1,5 uur (of dagelijks 15 à 20 min)
Aantal posts (opstart – aug ‘13)
Ca 900
Aantal opgestarte discussies
Wekelijks ca 6
21 juli 2017
9
Nut beheerders?
• Collega’s aansporen om reacties te plaatsen
• Zorgen dat de focus van het netwerk gerespecteerd
wordt
• Ongewenste berichten verwijderen
• Nieuwelingen verwelkomen
• Discussies in goede banen leiden
• Opvolgen dat vragen een antwoord krijgen
• …
21 juli 2017
10