Jaarverslag 2016 door onze secretaris

Jaarverslag secretaris 2016
pagina 1
Leden aantal:
Het aantal leden is stabiel.
Het aantal nieuwe leden, aanmeldingen, is gelijk aan het aantal opzeggingen.
Bestuur:
De samenstelling van het bestuur is ongewijzigd.
Communicatie:
De communicatie naar de leden toe, gaat via email en via onze website.
Alle vaste activiteiten staan per december voor het volgende jaar al op onze website gepubliceerd.
Iedereen kan de activiteiten steeds vooraf al bekijken.
Vanaf medio 2015 beschikken wij over een nieuwe website.
Vergaderingen:
In januari is de ALV geweest.
Er hebben geen bestuursvergaderingen plaats gevonden.
Alle overleg gaat per email en telefonisch, of in mondeling overleg.
Boekhouding en ledenadministratie:
De ledenadministratie wordt per mutatie bijgewerkt.
De financiële administratie wordt maandelijks up-to-date bijgewerkt.
Alle mutaties in de financiële administratie en ledenadministratie gebeuren nu digitaal.
Michel verzorgt de mutaties in de financiële administratie, Walter verzorgt de ledenadministratie.
Advies & opdracht kascontrolecommissie:
De kascontrolecommissie heeft geen advies of opdracht gegeven voor 2016.
Verzekeringen:
Er zijn geen wijzigingen aangebracht in de lopende verzekeringen.
Voor iedere reis of dag trip wordt een groep ongeval-verzekering afgesloten.
Kascontrolecommissie 2016:
Ludo Frijns
A.Joosten
A.Wessels & C.Voorjans reserve
Kascontrolecommissie 2016:
Alle door het bestuur(penningmeester) ingediende jaarstukken zijn door de kascontrolecommissie digitaal in te zien.
Alle papieren nota’s en een uitdraai van de financiële administratie is ter beschikking gesteld.
Contributie & subsidie:
De contributie voor de in dienst zijnde medewerkers gaat nog steeds via de automatische inhouding op het salaris, voor de
medewerkers die niet op de loonlijst staan via incasso per bank of per acceptgiro .
Jaarverslag en financiële verantwoording:
Het jaarverslag secretaris en het jaarverslag penningmeester over het jaar 2015 stonden op de website gepubliceerd tot januari
2017.
Het concept notulen van de ALV, januari 2016, stond op de website gepubliceerd tot januari 2017.
Het jaarverslag secretaris over het jaar 2016 staat gepubliceerd op de website van januari 2017, het jaarverslag
penningmeester over het jaar 2016 wordt na goedkeuring op de website gepubliceerd.
Jaarverslag secretaris 2016
pagina 2
Samenwerking met weg na het werk:
De overeenkomst is in 2016 voortgezet.
Nieuwe opzet Sinterklaasmiddag voor de kinderen:
Door het plotseling overlijden van J. Stegerman en het hierdoor uitvallen van de groep Zwarte Pieten hebben wij naar
alternatieven gezocht.
Het entertainment gedeelte is opgevuld door de act van Pipo-Pi, de Sinterklaas is vervangen door R. Withofs en de Zwarte
Pieten zijn geregeld door B. Ritchi.
Het nieuwe programma is zeer goed in de smaak gevallen bij de ouders en de kinderen.
Veel lof voor de zwarte pieten en de Sinterklaas.
Kortingsactie t.b.v. de leden:
Zie de bijlage 1
Activiteiten 2017:
Januari:
januari : ALV
Maart:
4 daagse trip naar Berlijn
April:
Uitlevering Paassurprises
Mei
Voorjaarsreis Rome
Oktober:
Najaar reis naar Wenen /Budapest
November:
Sinterklaasmiddag voor de kinderen, zondag 19 november 2017.
December:
Kerstshoppen
Deelname activiteiten:
De aanmeldingen voor de activiteiten is gelijk
Jo Gorissen
Secretaris.
Maastricht, 31 december 2016. Aantal bijlagen bij jaarverslag. : 2
Jaarverslag secretaris 2016
BIJLAGE 1:
Nieuwe en vernieuwde regelingen voor 2015:
Kortingsregeling reisbureaus: Floegel & Artemis Tours
Goed Fout & Intiem festival
Top on Pop
Wegnahetwerk
Operette voorstelling
Movie Parck
Weekendje weg
Q plan
Topic
Movie-park
Mecc 90’s party
Pathe bioscopen eenmalig
Aangeboden reizen in 2016 & geplande reizen 2017:
Malaga 7 daagse reis
Amsterdam dagtrip
Sofia 6 daagse reis
Fam.Oomen skireis 2016 & 2017
5 daagse reis naar Rome 2017
4 daagse dag trip naar Berlijn
5 daagse reis naar Wenen/Budapest reis 2017
Niet alle activiteiten/aanbiedingen zijn in de bijlage opgenomen.
pagina 3
Notulen ALV donderdag 21 januari 2016
Aanwezig: zie presentielijst
Afmeldingen: zie presentielijst
Opening vergadering:
Om 15.30uur opening en welkomstwoord door de voorzitter
Jaarverslag 2015 en notulen ALV 2015 van de secretaris:
Nalezing gaan de aanwezigen akkoord met het jaarverslag en de notulen.
Jaarverslag 2015 van de penningmeester:
De penningmeester geeft een kort verslag financiële administratie
met de opmerking dat de bestuurskosten en kosten voor het voeren van de financiële administratie nu tot een minimaal bedrag zijn terug
gebracht.
Dat per 2016 er nog maar een bankrekening zal worden gevoerd.
Dat medio 2015 een nieuwe en aangepaste website voor de PV is gemaakt.
Verslag kascontrolecommissie:
De kascontrolecommissie heeft de jaarstukken gecontroleerd en goed bevonden.
Er zijn geen op of aanmerkingen op de aangeleverde stukken.
Het bestuur en de aanwezigen bedanken de commissie voor hun getoonde inzet.
Kascontrolecommissie 2016:
Door de ALV worden als kascontrolecommissie 2016 aangewezen:
Dhr.L.Frijns en Dhr.A.Joosten
Als reserveleden:
Mevr.H.Wessels & mevr.C.Voorjans.
Verkiezing bestuur:
Het bestuur is aftredend en herkiesbaar, behalve B.Ritchi.
Met algehele stemmen worden: J.Gorissen, M.Maassen, W.Mathijsen en E.Raadschilders opnieuw herkozen.
Evaluatie afhalen cadeau:
Na uitleg van het bestuur en het verloop van de Sinterklaasmiddag mag er wel gesteld worden dat het gewijzigde beleid nu zijn vruchten
heeft afgeworpen en dat het zal worden voortgezet.
De aanwezigen gaan hiermee akkoord.
Extra onderwerpen die ter tafel worden gebracht:
Mevr.Y.v/d Bergh geeft aan dat zij als proef het bestuur wil gaan ondersteunen bij de organisatie van activiteiten enz.
Het bestuur verwelkomt dit zeer en zal binnenkort verder hierover contact opnemen.
De vraag wordt gesteld waarom de Sinterklaasmiddag niet op de UM wordt gehouden in een beschikbare ruimte.
De ruimte die beschikbaar moet zijn moet bestaan uit: een grote zaal met stoelen ( minimaal voor 240 personen), een barvoorziening, en twee
afzonderlijke ruimtes, een voor het omkleden van Sinterklaas en Zwarte Piet en een ruimte voor uitreiking van de cadeaus aan de kinderen.
En de ruimte moet ook betaalbaar zijn.
Binnen de UM, en ook extern niet zijn hiervoor nog geen geschikte ruimtes gevonden en vandaar dat de Sinterklaasmiddag nog steeds op de
locatie in Wolder gehouden wordt, ook al zijn er problemen met parkeren.
Alle suggesties zijn welkom voor andere locaties om het Sinterklaasfeest te houden.
De volgende vraag betreft de klein kinderen van leden voor de Paas en Sinterklaassurprise, hierover zijn afspraken gemaakt tijdens de ALV
2014.
Een vraag betreft de reisjes, leden geven zich op en kunnen nu niet meer annuleren gezien de voorwaarden die van kracht zijn sinds 2015.
Het bestuur geeft uitleg waarom deze voorwaarden voor het aanmelden van toepassing zijn en dat er nog steeds de mogelijkheid is om een
optie te nemen op een reis, de organisator van de reis laat aan het betreffende lid weten tot hoelang de optie geldig is.
Wisselen van opgegeven personen voor een reis is mogelijk, zolang tot dat het reisbureau aangeeft dat dit niet meer mogelijk is, indien een
lid, plotseling niet kan deelnemen, zal de organisator van de reis eerst intern gaan zoeken voor leden die de plaats willen innemen, zodra deze
gevonden zijn, kan het lid, zonder tussenkomst van een annuleringsverzekering zijn/haar geld terug ontvangen van de PV.
Rondvraag:
Geen vragen
Sluiting vergadering:
Namens het bestuur bedankt de voorzitter de aanwezigen voor hun getoonde inzet en inbreng.
Om 17.10uur wordt de vergadering afgesloten.
Maastricht, donderdag 21 januari 2016
Jo Gorissen, secretaris.