Huishoudelijk reglement van de vzw Sociale Dienst

Huishoudelijk reglement van de vzw Sociale Dienst voor het Vlaams
Overheidspersoneel
Afdeling 1
Raad van Bestuur
Artikel 1:
De beslissende bevoegdheid om de aard en de criteria van de activiteiten van de sociale dienst te
bepalen, alsmede de algemene richtlijnen die een goede werking van de sociale dienst moeten
garanderen, behoort uitsluitend toe aan de raad van bestuur en kan derhalve niet worden overgedragen.
Artikel 2:
In uitvoering van artikel 15 1 van de statuten van de vzw Sociale Dienst voor het Vlaams
Overheidspersoneel verstaat men onder:
- een gewone meerderheid: de helft van het aantal stemgerechtigde leden plus één;
- staking van stemmen: een situatie waarbij er evenveel voor- als tegenstanders zijn. In dat geval
wordt het voorstel verworpen.
In uitzonderlijke gevallen kan de raad van bestuur beslissen via een schriftelijke procedure. Hierbij
wordt de bestuurders per e-mail gevraagd hun stem uit te brengen binnen de 3 werkdagen. De beslissing
wordt goedgekeurd bij gewone meerderheid
Artikel 3:
Binnen de perken van hun functionele en administratieve activiteit binden de voorzitter, één van de
bestuurders of een ander persoon die al dan niet lid is van de vereniging, de vzw op geldige wijze
overeenkomstig artikel 21, eerste lid, van de statuten.
Artikel 4:
Bij verhindering van de voorzitter bepaalt de vakbondsfractie waartoe hij/zij behoort wie de raad
van bestuur voorzit.
Bij langdurige afwezigheid van de voorzitter wordt er binnen dezelfde fractie een interim-voorzitter
voorgedragen. De verkiezing van de interim-voorzitter gebeurt door de raad van bestuur, conform
artikel 11, § 3 en § 4 van de statuten.
Artikel 5:
De raad van bestuur kan permanente en ad hoc werkgroepen oprichten, waarvan de samenstelling en
de werking zullen worden vastgelegd in een afzonderlijk reglement.
Artikel 6:
Voor zover hun beraadslagingen betrekking hebben op individuele hulpverlening, zijn de
bestuurders, de leden, evenals de ter beschikking gestelde personeelsleden ertoe gehouden het
ambtsgeheim te bewaren. Zij verbinden zich ertoe geen vertrouwelijke documenten te verspreiden. De
Deontologische code voor de personeelsleden van de Vlaamse administratie dient strikt nageleefd te
worden.
Artikel 7:
De secretaris en de penningmeester wonen de vergaderingen van de raad van bestuur bij. Hun
tussenkomsten blijven beperkt tot het verstrekken van louter informatieve gegevens.
Artikel 8:
De bestuurders kunnen steeds de documenten aangaande de werking van de raad van bestuur
1
De raad van bestuur leidt de zaken van de vereniging en vertegenwoordigt deze in en buiten rechte. Deze is
bevoegd voor alle aangelegenheden, met uitzondering van die welke uitdrukkelijk door de wet aan de algemene
vergadering zijn voorbehouden. Hij treedt op als eiser en verweerder, in alle rechtsgedingen en beslist over het al
dan niet aanwenden van rechtsmiddelen.
De raad van bestuur oefent zijn bevoegdheden uit als college.
De raad van bestuur kan slechts geldig beslissen indien de helft van de bestuurders aanwezig is. De beslissingen
worden genomen bij gewone meerderheid van stemmen.
De raad van bestuur mag alleen beraadslagen over de punten, vermeld op de dagorde, die aan de
oproepingsbrieven is gehecht. Een bijkomend agendapunt kan bij de aanvang van de vergadering aan de
dagorde worden toegevoegd mits het aanvaard wordt door twee derde van de aanwezige leden.
Bij staking van stemmen wordt het voorstel verworpen.
inkijken op het secretariaat. De inzage van vertrouwelijke documenten wordt voorafgaand gemeld aan
het afdelingshoofd of zijn/haar vervanger. In bevestigend geval wordt de inzage geregistreerd door de
administratie.
Artikel 9:
Deskundigen kunnen, in het kader van hun activiteiten voor de sociale dienst, terugbetaling genieten
van hun verplaatsingskosten.
Artikel 10:
Wanneer een lid van de raad van bestuur gedurende drie opeenvolgende malen zonder voorafgaande
verwittiging of zonder geldige reden de vergaderingen niet bijwoont, kan de raad van bestuur zijn
vervanging voorstellen via de representatieve vakorganisatie of de Vlaamse overheid die hem/haar heeft
voorgedragen.
Afdeling 2
Sociale dossiers
Artikel 11:
De voorlegging van de aanvraag en van het dossier aan de raad van bestuur/“Commissie Individuele
Hulpverlening” dient anoniem te gebeuren en in de afgesproken vorm. Hiertoe wordt het dossier van
een code voorzien.
Artikel 12:
De maatschappelijke assistent gaat na of de aanvrager voldoet aan de voorwaarden, bepaald in artikel
2 van de statuten, om een beroep te kunnen doen op de voordelen van de sociale dienst.
Artikel 13:
Elk dossier dient minstens de volgende elementen te bevatten:
a. een volledig overzicht van de administratieve toestand van de betrokkene;
b. een overzicht van de gezinstoestand;
c. alle sociale elementen die van belang kunnen zijn bij de behandeling van het dossier;
d. een volledige uiteenzetting van het probleem, samen met de nodige bewijsstukken en
documenten. Elke financiële tegemoetkoming dient gebaseerd te zijn op facturen en/of
eventuele andere bewijsstukken waaruit het bedrag dat ten laste blijft van de betrokkene, kan
worden afgeleid;
e. het voorstel tot hulpverlening;
f. eventueel: de reeds getroffen voorlopige maatregelen en de stand van de uitvoering ervan.
Voor het overige gelden de criteria en de richtlijnen m.b.t. de individuele hulpverlening.
Artikel 14:
De raad van bestuur / “Commissie Individuele Hulpverlening” kan, voorafgaand aan elke beslissing,
de maatschappelijk assistent verzoeken het behandelde dossier toe te lichten.
Artikel 15:
Wanneer bij de sociale dienst een individueel dossier aanhangig wordt gemaakt dat wegens zijn aard
een dringende financiële tegemoetkoming vergt, verricht de maatschappelijke assistent de nodige
onderzoeken en doet hij/zij de nodige stappen, opdat de voorzitter of het afdelingshoofd van de
afdeling Personeel van de sociale dienst binnen het kader van de voorziene reglementering onmiddellijk
de eerste noodzakelijke tegemoetkoming kan toekennen.
De beslissing én de motivatie van de hoogdringendheid dient tijdens de eerstvolgende vergadering
van de raad van bestuur te worden toegelicht door de voorzitter en/of het afdelingshoofd van de
afdeling Personeel van de sociale dienst.
Artikel 16:
Binnen de raad van bestuur wordt een “Commissie Individuele Hulpverlening” aangesteld.
Deze commissie is paritair samengesteld en telt 6 stemgerechtigde leden: de voorzitter van de sociale
dienst, 1 vertegenwoordiger voor elk van de overige twee representatieve vakorganisaties en 3
vertegenwoordigers van de Vlaamse overheid. Voor elk lid wordt een plaatsvervanger voorzien.
Nemen eveneens deel aan de werkzaamheden van de “Commissie Individuele Hulpverlening” met
raadgevende stem: het afdelingshoofd van de Afdeling Personeel Sociale Dienst of de coördinator voor
de individuele hulpverlening.
De vergaderingen worden genotuleerd door de secretaris.
De “Commissie Individuele Hulpverlening” kan de maatschappelijke assistenten horen voor
toelichting en verduidelijking bij de voorgestelde hulpverlening.
De stemgerechtigde leden van de “Commissie Individuele Hulpverlening” beslissen in consensus
over de sociale dossiers voor:
 renteloze leningen;
 sociale vakanties;
 bijzondere bijstand,
zo niet wordt het dossier doorverwezen naar de raad van bestuur voor een definitieve beslissing.
Voor de geldigheid van de beslissingen is de aanwezigheid van de helft + één van de stemgerechtigde
leden vereist.
De leden van de raad van bestuur ontvangen de notulen van de “Commissie Individuele
Hulpverlening” voor de sociale dossiers waarvoor een beslissing getroffen werd.
Dit geldt evenzeer voor de niet-stemgerechtigde leden o.a. om de beroepsprocedure en de
schorsingsbevoegdheid van de regeringscommissaris te vrijwaren.
Naargelang de noodwendigheden vergadert de “Commissie Individuele Hulpverlening” 2 halve
dagen per maand.
Artikel 17:
De gerechtigden en begunstigden kunnen zich vrij en rechtstreeks wenden tot de sociale dienst.
Een onderzoek voor individuele hulpverlening is steeds afhankelijk van de instemming van de
betrokkene.
Afdeling 3
Begroting en rekeningen
Artikel 18:
Voor de betalingsdocumenten van de vereniging is een dubbele handtekening vereist. Zijn
gemachtigd om deze documenten te ondertekenen: de penningmeester, de voorzitter, één
vertegenwoordiger van elk van de twee overige representatieve vakorganisaties en één afgevaardigde van
de Vlaamse overheid. Uitgaven vanaf 5.000,00 euro worden ondertekend door twee bestuurders.
Artikel 19:
De boekhouding wordt bijgehouden overeenkomstig het boekhoudplan, goedgekeurd door de raad
van bestuur.
De registratie van iedere financiële verrichting wordt gestaafd door een door de voorzitter of zijn
gemachtigde goedgekeurd verantwoordingsstuk.
Artikel 20:
Elke financiële verrichting wordt volgens de gebruikelijke regels van de dubbele boekhouding
elektronisch geregistreerd in:
a. Een dagboek dat alle verrichtingen in chronologische orde omvat;
b. Een rekeningenstelsel dat nauwkeurig de ontvangsten en uitgaven volgens hun aard weergeeft.
Het rekeningenstelsel en de werkingsregels ervan worden door de raad van bestuur in een door hem
goedgekeurd boekhoudplan vastgelegd.
Afdeling 4
Administratieve organisatie
Artikel 21:
(Indien de raad van bestuur overgaat tot de aanstelling van een dagelijks bestuur, zal de ad hoc
werkgroep een advies formuleren m.b.t. de bevoegdheden)
Artikel 22:
De personeelsleden worden ter beschikking gesteld door het Agentschap voor Overheidspersoneel
en staan onder het hiërarchisch toezicht van het afdelingshoofd van de Afdeling Personeel Sociale
Dienst waaronder zij ressorteren.
Artikel 23:
Het afdelingshoofd van de Afdeling Personeel Sociale Dienst is tegenover de raad van bestuur
verantwoording verschuldigd voor de goede werking van de afdeling.
Artikel 24:
In alle daden worden de ambtenaren geacht te handelen naar de geest die een goede werking van de
sociale dienst garandeert. De Deontologische code voor de personeelsleden van de Vlaamse
administratie dient strikt nageleefd te worden.
Voor de uitvoering van hun taken zijn zij enkel verantwoording verschuldigd aan het afdelingshoofd.
Artikel 25:
Bij ernstig in gebreke blijven van het afdelingshoofd kan de raad van bestuur aan de administrateurgeneraal van het Agentschap voor Overheidspersoneel vragen sanctionerend op te treden en dit binnen
de perken opgelegd door het Vlaams personeelsstatuut.
Voor de andere in gebreke blijvende personeelsleden treedt het afdelingshoofd op als sanctionerende
ambtenaar.
Artikel 26:
De secretaris van de Raad van bestuur / “Commissie Individuele Hulpverlening” is belast met:
a. De voorbereiding van de werkzaamheden van de Algemene Vergadering, de raad van bestuur
en de werkgroepen;
b. De verzending van de uitnodigingen;
c. De voorbereiding van de dagorde in gemeenschappelijk overleg met de voorzitter;
d. De notulen van de vergaderingen en de verzending ervan aan de rechthebbenden;
e. Het opstellen van het jaarlijkse werkingsverslag van de sociale dienst;
f. Het bijhouden van het archief van de raad van bestuur.
Artikel 27:
De penningmeester is belast met:
a. De opmaak van de begroting en de resultatenrekening in gemeenschappelijk overleg met de
voorzitter.
b. De werkingsmiddelen, de opvolging, rapportering en uitvoering van de begroting van de sociale
dienst:
c. Het voeren van de boekhouding:
d. Het bewaren van het kasgeld.
e. Het beheer van de uitrustingsgoederen en het meubilair:
f. De briefwisseling die betrekking heeft op de begroting, de financiële verrichtingen en het
beheer van het materieel en meubilair.
Artikel 28:
De personeelsleden moeten de continuïteit van de dienstverlening verzekeren en kunnen de sociale
dienst geenszins binden door beloften te doen of verklaringen af te leggen.
Afdeling 5
Gerechtigden en begunstigden
Artikel 29:
Voor de gerechtigden en begunstigden van de sociale dienst wordt verwezen naar de bepalingen
hieromtrent in het decreet van 2 maart 2007 betreffende de vereniging zonder winstoogmerk Sociale
Dienst voor het Vlaams Overheidspersoneel, het besluit van 27 april 2007 van de Vlaamse Regering
betreffende de Sociale Dienst voor het Vlaams Overheidspersoneel en de statuten van de vereniging.
Artikel 30:
Het recht op de sociale voordelen neemt een einde zodra niet langer wordt voldaan aan de
bepalingen van artikel 27.
De belanghebbenden beschikken over 30 dagen om hun eventuele aanvragen om tussenkomst
waarop zij nog gerechtigd zijn, in te dienen, tenzij anders bepaald door de raad van bestuur.
Artikel 31:
De raad van bestuur kan in uitzonderlijke gevallen waarover hij alleen oordeelt, afwijken van iedere
beschikking van het huidige reglement. Hij doet tevens uitspraak over alle onvoorziene gevallen.
Artikel 32:
Iedere bedrieglijke poging of valse verklaring tegenover de sociale dienst kan voor de begunstigde en
eventueel voor zijn gezin, de tijdelijke schorsing of de definitieve uitsluiting van de sociale voordelen als
gevolg hebben.
Afdeling 6
Activiteiten
Artikel 33:
De activiteiten van de sociale dienst bestaan hoofdzakelijk uit:
a. Op het vlak van de individuele hulpverlening:
- het verstrekken van morele hulp;
- het vertrekken van materiële hulp:
 tegemoetkoming in de medische kosten
 weddevoorschot
 pensioenvoorschot
 renteloze lening
 bijzondere bijstand: algemeen, sociale vakanties, loopbaanonderbreking voor palliatieve
zorgen, loopbaanonderbreking verzorging zwaar zieken
 tegemoetkoming in de begrafeniskosten.
b. Eindeloopbaanwerking:
- vormingsaanbod “pensioenvoorbereiding”
- pensioenhuldiging en pensioneringsgeschenk
- seniorendagen
c. Op het vlak van de collectieve voorzieningen:
- subsidiëren van vriendenkringen en personeelsverenigingen;
- het uitreiken van sinterklaas/Sint Maarten geschenken en steun bij de organisatie van
sinterklaasfeesten;
- tegemoetkomingen in de kosten van jeugdvakanties, gezinsvakanties, geïntegreerde
werkprojecten;
- tegemoetkomingen in de kosten sportabonnementen;
- kaartenverkoop recreatie- en cultuur;
- het jaarlijks evenement Kinderen-de-Baas-dag;
- juridisch advies en initiatief Eerste Raad;
- bijstand rampenschade.
Nieuwe initiatieven kunnen worden toegevoegd bij beslissing van de raad van bestuur.