Procesboek
advertisement
317515149 18/07/2002 Definitie van de processen (T3) FOD FINANCIËN Finale versie juli 2002 1 317515149 18/07/2002 1. INLEIDING ......................................................................................................................................... 5 1.1. VOORWOORD ................................................................................................................ 5 1.2. LEGENDE BIJ HET PROCESBOEK ............................................................................................ 5 1.3. PROCESSCHEMA FOD FINANCIËN ......................................................................................... 7 2. FUNCTIONELE PROCESSEN BELASTINGEN EN INVORDERINGEN ......................................................... 8 2.1. PROCES ‘VERZAMELEN, BEHEREN PERSOONLIJKE GEGEVENS’ ........................................................... 9 2.2. PROCES ‘VERZAMELEN EN BEHEREN FISCALE GEGEVENS’ .............................................................. 13 2.3. PROCES ‘VERZAMELEN EN BEHEREN VAN PRE-ARRIVAL GEGEVENS EN AANGIFTEN’ ................................. 17 2.4. PROCES ‘VERGUNNINGEN’ ................................................................................................ 23 2.5. PROCES ‘BEREKENEN SCHULD, TEGOED, FINANCIËLE RISICO’S OF RECHT TOT TERUGBETALING’ .................. 26 2.6. PROCES ‘ACTIES OP DE FISCALE BALANS’ ............................................................................... 30 2.7. PROCES 'ONTVANGSTEN' ................................................................................................. 33 2.8. PROCES 'UITGAVEN' ...................................................................................................... 39 2.9. PROCES 'AFSLUITING EN VERIFICATIE' .................................................................................. 44 3. FUNCTIONELE PROCESSEN PATRIMONIUM DOCUMENTATIE............................................................. 47 3.1. PROCES ‘BEWAREN EN BIJWERKEN VAN PATRIMONIUMDOCUMENTATIE’ ............................................. 49 3.2. PROCES ‘LEVEREN VAN PATRIMONIUMINFORMATIE’ ................................................................... 57 3.3. PROCES ‘VERWERVEN, BEHEREN EN VERVREEMDEN VAN GOEDEREN’ ................................................ 60 3.4. PROCES ‘WAARDEREN VAN GOEDEREN’ ................................................................................. 71 3.5. PROCES ‘OPSTELLEN EN VERLIJDEN VAN EEN AUTHENTIEKE AKTE’ ................................................... 80 3.6. PROCES ‘VORDEREN VAN RECHTEN’ ..................................................................................... 83 3.7. PROCES ‘BEHANDELEN VAN ONENIGHEDEN’ ............................................................................ 92 4. STURENDE PROCESSEN..................................................................................................................... 96 4.1. PROCES ‘RISICOBEHEER’ ................................................................................................. 97 4.2. PROCES ‘BEPALEN CONTROLEAANPAK’ ................................................................................ 101 2 317515149 18/07/2002 4.3. PROCES ’INPUTBEHEER FRAUDE’ ...................................................................................... 104 4.4. PROCES 'INPUTBEHEER INVORDERING' ................................................................................ 109 4.5. PROCES ‘BEPALEN INVORDERINGSAANPAK ........................................................................... 112 4.6. PROCES ‘KLANTENINZICHT’ ............................................................................................ 115 4.7. PROCES ‘BEPALEN DIENSTVERLENINGSAANPAK’ ...................................................................... 120 5. PROCESSEN VOOR SPECIFIEKE VERWERKING ................................................................................ 124 5.1. PROCES ‘SELECTIE CONTROLE’......................................................................................... 125 5.2. PROCES ‘NAZICHT FISCALE SITUATIE’ ................................................................................. 128 5.3. PROCES ‘ADMINISTRATIEVE EN BOEKHOUDKUNDIGE CONTROLE’ ................................................... 131 5.4. PROCES ‘MOBIEL TOEZICHT’ ........................................................................................... 139 5.5. PROCES ‘ZAAKBEHANDELING FRAUDE’ ................................................................................ 143 5.6. PROCES ‘DOSSIERBEHANDELING FRAUDE’ ............................................................................ 147 5.7. PROCES ‘VOORSTEL VOOR INVORDERINGSACTIE’ .................................................................... 151 5.8. PROCES ‘BORGTOCHTEN’............................................................................................... 153 5.9. PROCES 'BEWARENDE MAATREGELEN' ................................................................................. 159 5.10. PROCES 'INVORDERING' .............................................................................................. 162 5.11. PROCES ‘ALGEMENE INTERACTIE’ .................................................................................... 167 6. ONDERSTEUNENDE PROCESSEN ..................................................................................................... 170 6.1. PROCES ‘STRATEGIE EN UITWERKING VAN DIENSTVERLENINGSMODELLEN’ ........................................ 171 6.2. PROCES ‘BEHEER CONTROLEMODELLEN’ .............................................................................. 178 6.3. PROCES 'BEHEER INVORDERINGSMODELLEN' ......................................................................... 180 6.4. PROCES ‘OPERATIONELE EXPERTISE’ .................................................................................. 182 6.5. PROCES ‘LEVERING EN DISTRIBUTIE’ .................................................................................. 185 6.6. PROCES ‘INTEGRATIE IN DE ECONOMISCHE KETEN ONDERNEMINGEN’ ............................................. 187 7. REGLEMENTERING EN WERKMETHODES ......................................................................................... 190 7.1. PROCES ‘REGLEMENTERING’ ........................................................................................... 191 3 317515149 18/07/2002 7.2. PROCES ‘COMMENTAAR’ ................................................................................................ 194 7.3. PROCES ‘WERKMETHODES’ ............................................................................................. 197 7.4. PROCES ‘INFORMATIE’ .................................................................................................. 200 7.5. PROCES ‘EXTERN ADVIES EN MEDEWERKING’ ......................................................................... 202 7.6. PROCES ‘IMPULSBEHEER’ ............................................................................................... 205 7.7. PROCES ‘OPVOLGING’................................................................................................... 207 8. MANAGEMENTPROCESSEN (P.M.) ................................................................................................... 209 4 317515149 1. Inleiding 1.1. Voorwoord Dit document is een beschrijving van het toekomstig processchema van de FOD Financiën. Het processchema van de FOD Financiën geeft een zicht op het toekomstig procesgang, niet op de toekomstige organisatiestructuur. De principes van het rapport ‘conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën’ op vlak van structuur blijven behouden. Een procesboek heeft een grotere standvastigheid dan de structuren die kunnen wijzigen bij eenzelfde procesverloop. Evenzeer zijn eventuele wijzigingen op taak niveau mogelijk binnen eenzelfde procesverloop. 1.2. Legende bij het procesboek De processen van de FOD Financiën kunnen gegroepeerd worden in 7 grote groepen: - - Functionele processen Belastingen en Invorderingen: deze processen zorgen voor de massale verwerking ten aanzien van aangiftes, dossiers en belastingplichtigen. Functionele processen Patrimoniale Documentatie: alle dossiers doorlopen deze processen 18/07/2002 - - - - - Sturende processen: deze processen zorgen voor de selectie van bepaalde dossiers, aangiften, belastingplichtigen, activiteiten,… die aan een specifieke verwerking zullen onderworpen worden. Processen voor specifieke verwerking: deze processen zorgen voor de specifieke verwerking ten aanzien van bepaalde selecties van aangiftes, dossiers, belastingplichtigen,… Ondersteunende processen: deze processen leveren de nodige steun voor de functionele processen Belastingen en Invorderingen, de processen Patrimoniale Documentatie, de sturende processen en voor de processen voor specifieke verwerking. Processen reglementering en werkmethodes: deze processen leveren de organisatie de nodige ondersteuning op vlak van uitwerking en uitvoering van wetgeving. Managementprocessen (Pro Memori): deze processen leveren de nodige sturing aan het functioneren van de organisatie. Deze processen worden niet uitgewerkt binnen deze BPR, maar zijn omwille van de volledigheid in het processchema opgenomen. Door middel van de verbindingspijlen op het processchema wordt voor zowel de functionele processen voor Belastingen en Invorderingen als voor de processen voor specifieke verwerking de chronologische volgorde aangegeven. De verbindingen tussen de 7 procesgroepen worden in de overzichten startschot, resultaat, input en output weergegeven. De verbindingspijlen geven enkel een idee van de volgtijdelijkheid van de processen; geenszins geven ze een overzicht van de feedback mechanismen, de beslissingspunten, enz. 5 317515149 18/07/2002 Het procesboek is zo opgemaakt dat één proces kan resulteren in verschillende groepen activiteitenblokken (M) en dat elk activiteitenblok kan uitgetekend worden in verschillende stroomschema’s (N). Processen Graad van detail Activiteitenblokken Taken Stroomschema’s We merken tenslotte op dat eenzelfde proces (met identieke activiteitenblokken en taken) kan resulteren in verschillende blauwdrukken (competenties, vte’s, ICT, infrastructuur). In het procesboek worden per proces volgende elementen uitgewerkt: Bestaansreden, met ondermeer de belangrijkste doelstellingen. Omschrijving van de belangrijkste activiteitenblokken. Startschoten, namelijk welke gebeurtenissen, doen het proces beginnen Resultaten, namelijk wat is de uiteindelijke bedoeling van het proces, wat moet het opleveren Inputs, namelijk welke informatie is er nodig om een proces(stap) uit te voeren. Outputs, namelijk welke informatie wordt er geproduceerd door het proces uit te voeren Interface, namelijk link met een proces binnen het eigen programma of met (een proces in) een ander programma. Groeperen van taken in functies 6 317515149 18/07/2002 1.3. Processchema FOD Financiën Functionele processen Belastingen & Invorderingen Inning Functionele processen Patrimonium Documentatie 1. Verzamelen en beheren persoonlijke gegevens 9. Afsluiting en verificatie 7. Ontvangsten 2. Verzamelen en beheren fiscale gegevens 5. Berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling 8. Uitgaven 6. Acties op de fiscale balans 14. Bewaren en bijwerken van patrimonium documentatie 15. Leveren van patrimoniale informatie 11. Verwerven, beheren en vervreemden van goederen 12. Waarderen van goederen 10. Vorderen van rechten 13. Opstellen en verlijden van een authentieke akte 16. Behandelen van onenigheden 3. Verzamelen en beheren prearrival gegevens en aangiften Beheer Thesaurie 4. Vergunningen Sturende processen Beheer deposito- en consignatiekas Ondersteunende processen 35. Strategie en uitwerking dienstverlenings modellen 36. Beheer contolemodellen 37. Beheer invorderingsmodellen 38. Operationele expertise 39. Levering en distributie 40. Integratie economische keten ondernemingen Reglementering en Werkmethodes 41. Reglementering 42. Commentaar 43. Werkmethodes 44. Informatie 45. Extern advies & medewerking 46. Impulsbeheer 47. Opvolging Processen voor specifieke verwerking Managementprocessen 17. Risicobeheer 18. Bepalen controle aanpak 19. Selectie controle 20. Nazicht fiscale situatie 21. Administratieve en boekhoudkundige controle Budget & Beheerscontrole Personeel & Organisatie (incl. kennismanagement) ICT Secretariaat en logistieke diensten Interne audit Studie & Onderzoek 22. Mobiel toezicht 24. Zaakbehandeling Fraude 23. Inputbeheer Fraude 26. Inputbeheer Invordering 32. Klanteninzicht 27. Bepalen Invorderingsaanpak 33. Bepalen dienstverlenings aanpak 28. Voorstel voor invorderingsactie 25. Dossierbehandeling Fraude 29. Waarborgen 30. Bewarende maatregelen 34. Algemene interactie 31. Invordering 7 317515149 18/07/2002 2. Functionele processen Belastingen en Invorderingen Hier volgen de functionele processen voor de entiteit Belastingen en Invorderingen (inclusief Douane & accijnzen): deze processen zorgen voor de massale verwerking ten aanzien van aangiftes, dossiers en belastingplichtigen. Functionele processen Belastingen & Invorderingen Inning Functionele processen Patrimonium Documentatie 1. Verzamelen en beheren persoonlijke gegevens 9. Afsluiting en verificatie 7. Ontvangsten 2. Verzamelen en beheren fiscale gegevens 5. Berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling 8. Uitgaven 6. Acties op de fiscale balans 14. Bewaren en bijwerken van patrimonium documentatie 15. Leveren van patrimoniale informatie 11. Verwerven, beheren en vervreemden van goederen 12. Waarderen van goederen 10. Vorderen van rechten 13. Opstellen en verlijden van een authentieke akte 16. Behandelen van onenigheden 3. Verzamelen en beheren prearrival gegevens en aangiften Sturende processen Beheer deposito- en consignatiekas Beheer Thesaurie 4. Vergunningen Ondersteunende processen 35. Strategie en uitwerking dienstverlenings modellen 36. Beheer contolemodellen 37. Beheer invorderingsmodellen 38. Operationele expertise 39. Levering en distributie 40. Integratie economische keten ondernemingen Reglementering en Werkmethodes 41. Reglementering 42. Commentaar 43. Werkmethodes 44. Informatie 45. Extern advies & medewerking 46. Impulsbeheer 47. Opvolging Processen voor specifieke verwerking Managementprocessen 17. Risicobeheer 18. Bepalen controle aanpak 19. Selectie controle 20. Nazicht fiscale situatie 21. Administratieve en boekhoudkundige controle Budget & Beheerscontrole Personeel & Organisatie (incl. kennismanagement) ICT Secretariaat en logistieke diensten Interne audit Studie & Onderzoek 22. Mobiel toezicht 24. Zaakbehandeling Fraude 23. Inputbeheer Fraude 26. Inputbeheer Invordering 32. Klanteninzicht 27. Bepalen Invorderingsaanpak 33. Bepalen dienstverlenings aanpak 28. Voorstel voor invorderingsactie 25. Dossierbehandeling Fraude 29. Waarborgen 30. Bewarende maatregelen 34. Algemene interactie 31. Invordering 8 317515149 2.1. Proces gegevens’ 18/07/2002 ‘verzamelen, beheren persoonlijke 2.1.1. Bestaansreden Het proces ‘verzamelen, beheren persoonlijke gegevens’ dient om alle (potentiële) belastingplichtigen te identificeren en hun correcte en actuele ‘persoonlijke’ gegevens te verzamelen en te structureren in een enig dossier. Hierbij wordt rekening gehouden met de algemene richtlijnen betreffende het enig dossier zoals bepaald op niveau N-1 en N-2. Het proces ‘verzamelen, beheren persoonlijke gegevens’ heeft tevens tot doel alle gegevens die binnen en buiten de FOD Financiën ter beschikking zijn met betrekking tot deze belastingplichtigen (natuurlijke, rechtspersonen, feitelijke verenigingen,…) te verzamelen en te beheren. Op deze manier laat dit proces dan ook toe aan de andere processen om de rechten en verplichtingen van de belastingplichtige beter te kunnen opvolgen. Waar de processen ‘verzamelen, beheren fiscale gegevens’ en ‘verzamelen, beheren van pre-arrival gegevens en aangiften’ zich richten op de gegevens in verband met de fiscale en niet fiscale situatie van een belastingplichtige, richt het proces ‘verzamelen, beheren persoonlijke gegevens’ zich op de gegevens met betrekking op de belastingplichtige zelf. Het zijn deze gegevens die specifiek zullen helpen bij het bepalen van de beste manier van interactie in al zijn vormen, gegeven de kenmerken van de belastingplichtige. Het proces behelst de initiële inhoudelijke creatie van het enig dossier. Om deze reden moet bij de invulling van dit proces ook rekening gehouden worden met de inzameling van essentiële gegevens voor dienstverlening, nazicht en invordering. Gezien het gebruik van deze gegevens de FOD overstijgt, zal in dit proces ook de kwaliteit van de gegevens bewaakt worden. Indien er inconsistenties geconstateerd worden, zal een signaal naar de eigenaar van de gegevens gestuurd worden. De belangrijkste betrekking op: - - - - doelstellingen voor dit proces hebben Het identificeren van alle potentiële belastingplichtigen (en andere relevante categorieën burgers/entiteiten) Het organiseren van de inzameling van deze gegevens volgens het principe van ‘eenmalige verstrekking van gegevens’ Het verzamelen van deze persoonlijke gegevens in een enig dossier waarvan de principes overheen de volledige FOD Financiën gerespecteerd worden Het verkrijgen of inbrengen van alle nodige gegevens op elektronische wijze Het samenstellen van een zo volledig en correct mogelijke gegevensverzameling zodat er geen vertekening optreedt in de resultaten van de analyses die binnen het proces ‘klanteninzicht’ en ‘risicobeheer’ op deze gegevens worden uitgevoerd. Het leggen van de juiste verbanden tussen verschillende belastingplichtigen/entiteiten waardoor een globaal en juist beeld ontstaat (vb. gezin, relaties tussen KMO’s, functies uitgeoefend binnen een onderneming) 9 317515149 - Het verhogen van de toegankelijkheid van de administratie door het toekennen van een accountmanager/werkstation (eerste lijnsverantwoordelijke voor het beheer van een bepaald dossier). 2.1.2. Omschrijving De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: - - - - - Identificeren van belastingplichtige en wijziging: alle (potentiële) belastingplichtigen worden geïdentificeerd op basis van ontvangen of verzamelde inlichtingen of op basis van wijzigingen in de brongegevens. In dit activiteitenblok worden de nieuwe/gewijzigde gegevens ontvangen. Oplossen van anomalieën: inconsistenties die vastgesteld worden in de gegevens, worden in dit activiteitenblok opgelost. Waar nodig, vertrekt er feedback naar de eigenaar van de verzamelde gegevens. Verwerken van wijzigingen: de gegevens worden verwerkt om het dossier van de belastingplichtige actueel te houden. Indien een nieuwe belastingplichtige geïdentificeerd wordt, wordt er een nieuw enig dossier aangemaakt. Nieuwe belastingplichtigen worden toegewezen aan een werkstation. Wanneer een wijziging in gegevens dit noodzaakt, zal een ander werkstation toegewezen worden. Grote ondernemingen krijgen een account manager of een account management team toegewezen. Notificeren aan de belastingplichtige: afhankelijk van de aard van de wijziging, en in het bijzonder wanneer hij zelf niet het initiatief genomen had voor de wijziging, wordt de belastingplichtige op de hoogte gebracht van de registratie of wijziging in registratie. Bij belangrijke wijzigingen wordt hierbij ook van de gelegenheid gebruik gemaakt om bijstand te leveren aan de belastingplichtige. Interactie: Binnen het kader van dit proces zullen verschillende types interacties plaatsvinden: aanvraag status behandeling, 18/07/2002 aanvraag uitstel, aanvraag akkoord, enz. Om een optimale behandeling en correcte opvolging te verzekeren, zullen de verschillende types interacties die verbonden zijn aan dit proces verder worden uitgewerkt in het proces Algemene interactie-Specifieke interacties. 2.1.3. Startschot Naam startschot Interface Wijziging brongegevens Extern Vrijwillige aanbieding van gegevens Extern (belastingplichtige) Ontvangen informatie/Ontdekte informatie vanuit andere processen Proces ‘verzamelen, beheren van fiscale gegevens’ Proces ‘verzamelen, beheren van pre-arrival gegevens en aangiften’ Proces ‘vergunningen’ Proces ‘algemene interactie’ Proces ‘acties op de fiscale balans’ Proces ‘nazicht fiscale situatie’ Proces ‘zaakbehandeling Fraude’ 10 317515149 18/07/2002 Proces ‘dossierbehandeling Fraude’ Proces ‘mobiel toezicht’ Naam input Interface Proces ‘administratieve en boekhoudkundige controle’ (Basis)gegevens van derden Extern Gegevens verstrekt door de betrokken belastingplichtigen Extern Verschillende soorten inlichtingen Proces ‘verzamelen, beheren van fiscale gegevens’ 2.1.4. Resultaat Naam resultaat Interface Nieuwe geïdentificeerde belastingplichtige (burger of onderneming) Proces ‘levering en distributie’ Schrapping van een belastingplichtige Proces ‘levering en distributie’ Enig dossier voor elke geïdentificeerde belastingplichtige met correcte persoonlijke gegevens (inclusief zijn relatie tot andere belastingplichtigen/entiteiten) Belangrijkste inputs Proces ‘klanteninzicht’ Proces ‘acties op de fiscale balans’ Proces ‘acties op de fiscale balans’ Proces ‘klanteninzicht’ Proces ‘levering en distributie’ Proces ‘verzamelen, beheren van pre-arrival gegevens en aangiften’ Proces ‘algemene interactie’ Proces ‘acties op de fiscale balans’ Proces ‘nazicht fiscale situatie’ Proces ‘mobiel toezicht’ Proces ‘administratieve en boekhoudkundige controle’ Proces ‘zaakbehandeling Fraude’ Proces ‘dossierbehandeling 11 317515149 18/07/2002 Fraude’ Proces ‘invordering’ 2.1.5. Belangrijkste outputs Naam output Interface Lijst met potentiële belastingplichtigen Proces ‘acties op de fiscale balans’ Nieuw enig dossier met persoonlijke gegevens nieuwe belastingplichtige Alle processen Geactualiseerd enig dossier met persoonlijke gegevens belastingplichtige Alle processen Notificatie aan de belastingplichtige van de (wijziging aan) de registratie, indien nodig met gepaste brochures of ander ondersteunend materiaal Proces ‘levering en distributie ’ Impuls voor R&W Proces ‘impulsbeheer’ Rapporten, statistieken en algemene gegevens Proces ‘opvolging’ 12 317515149 2.2. Proces gegevens’1 18/07/2002 ‘verzamelen en beheren fiscale 2.2.1. Bestaansreden Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ dient om : - alle informatie omtrent de fiscale situatie van een geïdentificeerde belastingplichtige te bekomen (informatie verzameld door de administratie zelf, informatie verzameld op basis van aangiftes en informatie verzameld na reactie door belastingplichtige) - na validatie van de vormvereisten de informatie te structureren in een enig dossier. - (Objectieve) anomalieën te detecteren en op te lossen. Het betreft anomalieën die niet opgespoord worden via een verificatie van de fiscale situatie, maar betrekking hebben op objectief te corrigeren fiscale elementen. (vb. % aftrek van restaurantkosten) - 1 betwistingen/geschillen die hieruit kunnen voortvloeien te behandelen. Opmerking: In dit proces worden niet alleen de directe belastingen en BTW behandeld, maar ook Verkeersbelasting met fiscaal kenteken (VB/MFK), Verkeersbelasting zonder fiscaal kenteken(VB/ZFK), automatische ontspanningstoestellen (AO), eurovignet (EUV), spelen en weddenschappen (SW), onroerende voorheffing (OV). Dit proces vertoont parallellen met het proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’. Waar het proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ zich richt op de gegevens rond de belastingplichtige zelf, richt het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ zich op de gegevens met betrekking op de fiscale situatie van een belastingplichtige. In eerste instantie worden in dit proces de bruto gegevens verwerkt die nodig zijn voor het berekenen van de belasting. Deze gegevens worden verzameld zowel bij derden (in het bijzonder voor Particulieren), als bij de belastingplichtige zelf. Eens aan de belastingplichtige de berekening van de belasting of het betalingsbericht is meegedeeld (zie proces ‘acties op de fiscale balans’), worden de eventuele reacties van de belastingplichtige verwerkt via hetzelfde proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’. Dit proces is met andere woorden een ‘circulair’ proces, dat meerdere keren kan worden opgestart door eventuele bijkomende informatie of reacties vanuit de belastingplichtige. Reacties van de belastingplichtige, de wijzigingen die daardoor ontstaan of eventuele nieuwe inlichtingen kunnen eveneens via het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ verwerkt worden in het enig dossier. Het proces zal ook instaan voor de kwaliteit van de gegevens. Tijdens de validatie worden de gegevens nagekeken op vormvereisten en objectieve anomalieën en wordt feedback gegeven aan de eigenaar van deze gegevens. Indien objectieve anomalieën worden gedetecteerd en de gegevens moeten aangepast worden, zal de belastingplichtige gewezen worden op de wijziging in de gegevens. Betwistingen 13 317515149 van deze wijzigingen worden in het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ behandeld. 18/07/2002 - De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op: - Het verzamelen van correcte, coherente en volledige gegevens met betrekking op de fiscale situatie van de belastingplichtige Het organiseren van de inzameling van deze gegevens volgens het principe van ‘eenmalige verstrekking van gegevens’ Het verzamelen van deze fiscale gegevens in een enig dossier waarvan de principes doorheen de FOD Financiën gerespecteerd worden. - 2.2.2. Omschrijving De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: - - Definiëren nodige gegevens: voortdurende opvolging van wijzigingen in wetgeving en reglementering (link Functionele expertise en ondersteuning, FEO) zodat duidelijk is welke gegevens nodig zijn om een compleet fiscaal beeld te vormen van een belastingplichtige en welke gegevens expliciet nodig zijn voor de berekening van de juiste taxatie. De manier waarop de gegevensverzameling wordt georganiseerd (vb. elektronisch, welke instituten, wettelijke implicaties,…), maakt eveneens deel uit van deze activiteitenblok. Inwinnen en valideren gegevens: ontvangen en structureren van alle gegevens ter vorming van het fiscaal beeld van de belastingplichtigen. In dit activiteitenblok worden de aangeleverde gegevens ingebracht in het systeem. Alle binnenkomende documenten worden geregistreerd en geklasseerd. - - - Behandelen materiële fouten en reacties van belastingplichtigen : eventuele vergissingen vanwege de administratie of belastingplichtige, alsook de voorgestelde verbeteringen van de belastingplichtige op het voorstel van belasting (taxatievoorstel) worden verwerkt en de correcties worden aangebracht in het systeem. De belastingplichtige of andere belanghebbenden worden hiervan op de hoogte gebracht. Oplossen van anomalieën: bij de verwerking van de informatie worden eventuele vormgebreken of objectieve anomalieën, die de verwerking van de aangifte onmogelijk maken, gedetecteerd. Deze gebreken worden opgelost, na contact met de belastingplichtige, indien nodig. Indien er inconsistenties worden vastgesteld in de gegevens zal er feedback vertrekken naar de eigenaar van de verzamelde gegevens. Administratieve geschillen: wanneer de belastingplichtige niet akkoord gaat met het bericht van wijziging, wordt de administratieve geschilprocedure opgestart. Deze procedure heeft tot doel dit niet-akkoord op te lossen binnen de FOD Financiën. Deze procedure bestaat uit 2 fases : het innemen van een gemotiveerde positie (na overleg met de belastingplichtige), gevolgd, indien nodig, door een hiërarchisch beroep. Gerechtelijke geschillen: de overgang van een geschil naar de bevoegde rechtbank start de gerechtelijke geschilprocedure. Deze eindigt wanneer een vonnis/arrest niet betwist wordt, of de hoogste rechtsinstantie zich heeft uitgesproken en het definitief verschuldigd bedrag dus vaststaat. Interactie: Binnen het kader van dit proces zullen verschillende types interacties plaatsvinden: aanvraag status 14 317515149 18/07/2002 behandeling, aanvraag uitstel, aanvraag akkoord, enz. Om een optimale behandeling en correcte opvolging te verzekeren, zullen de verschillende types interacties die verbonden zijn aan dit proces verder worden uitgewerkt in het proces Algemene interactieSpecifieke interacties.. 2.2.3. Startschot Naam startschot Interface Ontvangen informatie / lijst (bv.: DIV) Extern (belastingplichtige, tussenpersoon, mandataris,…) Ontvangen aangiftes (incl. geregionaliseerde belastingen) Extern Vraag tot aanpassing gegevens dossier / Reactie van de belastingplichtige op de betalingsvoorstel Extern (Belastingplichtige, gerechtelijke instanties, …) Wijziging van gegevens met een herberekening van de belasting tot gevolg (verwerpen van kosten, aanpassen omzet, e.d.) Proces ‘nazicht fiscale situatie’ Proces ‘zaakbehandeling fraude’, Proces ‘dossierbehandeling fraude’ Proces ‘invordering’ 2.2.4. Resultaat Naam resultaat Interface Enig dossier dat alle nodige gegevens bevat zodat een correcte berekening van schuld en tegoeden mogelijk is Proces ‘berekenen schuld, tegoed, fin. risico’s & recht terugbet.’ Enig dossier met correcte, volledige, actuele en coherente gegevens Alle processen 2.2.5. Belangrijkste inputs Naam input Enig dossier met persoonlijke gegevens Interface enkel Proces ‘verzamelen, beheren persoonlijke gegevens’ Gegevens (aangiftes, listings, annexen, fiches, lijsten (bv. DIV), correspondentie, klachten,…) Extern Gegevens na nazicht/controle fiscale situatie/Proactieve interactie met de belastingplichtige Proces ‘nazicht fiscale situatie’ Proces ‘zaakbehandeling Fraude’ Proces ‘invordering’ 15 317515149 18/07/2002 Proces ‘dossierbehandeling fraude’ Proces ‘algemene interactie ’ Wijzigingen aan de gegevens die de belastingplichtige heeft aangebracht op zijn aangifte/taxatievoorstel Extern 2.2.6. Belangrijkste outputs Naam output Interface Enig dossier Alle processen Feedback naar eigenaar van de gegevens Extern Rapporten, statistieken algemene gegevens Proces ‘opvolging’ Impuls voor R&W en Proces ‘impulsbeheer’ 16 317515149 18/07/2002 Proces ‘verzamelen en beheren van pre-arrival gegevens en aangiften’ 2.2.8. Omschrijving De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: 2.2.7. Bestaansreden Het proces ‘verzamelen en beheren van pre-arrival gegevens en aangiften’ staat in voor het verzamelen, het vastleggen en het opvolgen van de informatie die vereist is voor het uitvoeren van de volgende kern functies van Douane en Accijnzen : het stoppen van illegale goederen het onder het juiste formaliteitenstelsel plaatsen van de legale goederen het bewaken van formaliteitenstelsels het deskundig innen van belastingen Ontvangen van Pre-arrival gegevens o 'pre-Arrival gegevens' zijn gegevens in verband met aangiften voor het gekozen douane- en/of accijns-formaliteitenstelsel voor de aankomst van de goederen o ‘pre-arrival gegevens’ moeten minimum gegevens van de summiere aangifte bevatten o ‘formaliteitenstelsels’ zijn alle wettelijk douane en accijnzenstelsels waaronder goederen kunnen worden aangegeven: De belangrijkste doelstelling voor dit proces heeft betrekking op: - volledigheid en coherentie verzekeren van de gegevens vereist zijn voor de uitvoering van grenscontroles accijnscontroles, de behandeling van aangiften en behandeling voor annulatie, terugbetaling, kwijtschelding rectificatie. die en de en Opmerkingen: aangiften moeten beschouwd worden als o aangiften die betrekking hebben op beweging van goederen – type Douane of Accijnzen o het uitvoeren van bepaalde beroepen en activiteiten de ‘vrijgave van de goederen’ gebeurd in het proces 19 ‘Selectie controle’ Opslag, de - Douane stelsels : Doorvoer of Uitvoer Invoer, - Accijnzen stelsels : opslag, productie of verwerking met schorsing van accijnzen, in verbruikstelling, vervoer onder schorsing van accijnzen. o pre-arrival gegevens zijn elektronisch formaat elektronisch boodschappen mail)). o pre-Arrival gegevens moeten beschouwd worden : - altijd onder een (gestructureerde (geen gewone e- als manifestgegevens (zowel bij binnenkomen als bij het uitgaan van de goederen) 17 317515149 18/07/2002 of gegevens die zullen gebruikt worden voor de aangiften - of een aangifte (ook in het kader van vereenvoudiging) de volledigheid en correctheid van de doorgezonden prearrival gegevens, alsmede de tijdigheid waarbinnen ze verstrekt worden, zijn rechtstreeks bepalend voor de preselectie - of een aangifte tot rectificatie - of een bestelbon fiscalebandjes - of een exemplaar 3 van een uitvoer aangifte van een andere lidstaat van de E.U. - o Ontvangen van aangiftegegevens o o de volgende formaten voor aangiftegegevens zijn mogelijk: ontvangen van - elektronisch (gestructureerde elektronische boodschappen (geen gewone e-mail)) - schriftelijk of mondeling (inclusief e-mail) o als aangiften moeten beschouwd worden: - als elektronische aangiftegegevens moeten beschouwd worden: - o het een bevestiging van de pre-arrival gegevens of een goederenlijst (indien geen pre-arrival wordt gestuurd) - of een aangifte (ook in het kader van een vereenvoudiging) - of een aangifte tot rectificatie - of een bestelbon van fiscale bandjes - - als schriftelijke of mondeling aangiftegegevens moeten beschouwd worden: - een goederenlijst douane aangiften tijdelijke opslag binnenbrengen en Invoer verzenden en Uitvoer doorvoer andere accijnzen aangiften vervoer onder schorsingsregeling in verbruikstelling andere beroep bezit en arbeid Valideren van aangiftegegevens 18 317515149 18/07/2002 o nazien van de juistheid, de coherentie en de volledigheid van de gegevens voor het gevraagde formaliteitenstelsel. Registreren van aangiftegegevens o het definitief elektronisch opslaan van de gegevens van de aangifte. o Kennis geven aan de betrokken partijen van aangiftegegevens. Aanzuiveren o aanzuiveren van de aangegeven hoeveelheden op de voorafgaande regeling o vaststellen bereiken bestemming o alle activiteiten die verband houden met het opvolgen en vaststellen van de uiteindelijke beëindiging van het gekozen formaliteitenstelsel Beheren van de verbintenissen o een verbintenis moet beschouwd worden als een schriftelijke overeenkomst tussen de aangever en de Douane om onbrekende aangifte-elementen binnen een vooraf vastgestelde termijn voor te leggen of uit te voeren. o aanvaarden (of niet) van de verbintenisaanvraag o opvolgen van aanzuivering van de verbintenis (door aflevering van documenten door de aangever of door het uitvoeren van de desbetreffende actie) Behandelen van de aanvragen tot rectificatie o als aanvraag tot rectificatie moet beschouwd worden: - een aanvraag tot annulatie van de aangifte - of een aanvraag voor terugbetaling - of een aanvraag voor kwijtschelding - of een aanvraag voor correctie van de aangifte bevestigen van de ontvangst van aanvraag tot rectificatie o afleveren van een toelating tot rectificatie (de aangever zal nadien een nieuwe aangifte indienen – ‘aangifte tot rectificatie’) of afwijzen van de aflevering ervan Afleveren en / of viseren van certificaten en attesten o het al dan of niet elektronisch afleveren van bewijsstukken in verband met oorsprong, landbouw, ... Beheren van pre-arrival en aangiften applicaties o Opvolgen van de correcte functionering van de applicaties o opvolgen van behoeften aan nieuwe functionaliteiten op grond van interne behoeften (administratie) en externe ontwikkelingen (markt) o definiëren van nieuwe functionaliteiten en opvolgen van de uitvoering ervan Interactie: o Binnen het kader van dit proces zullen verschillende types interacties plaatsvinden: aanvraag status behandeling en helpdesk eaangiften Om een optimale behandeling en correcte opvolging te verzekeren, zullen de verschillende types interacties die verbonden zijn o 19 317515149 18/07/2002 aan dit proces verder worden uitgewerkt in het proces Algemene interactie-Specifieke interacties. 2.2.9. Startschot Inzicht in de goederenstromen Extern Bank) Aangezuiverd regeling Proces ‘Risicobeheer’ voorafgaande Toelating vrijgave borg Naam startschot Pre-arrival gegevens Interface Extern (klant) Aangiftegegevens Extern (klant) Aanvraag tot rectificatie Extern (klant) Naam resultaat Pre-arrival gegevens Interface Proces ‘selectie controle’ Gevalideerde aangifte Proces ‘selectie controle’ Bereikte vastgesteld bestemming Proces ‘Ontvangsten’ Proces ‘Risicobeheer’ Extern (Klant en buitenland kantoor van vertrek) Proces ‘Ontvangsten’ Proces ‘Uitgaven’ Proces ‘Borgtochten’ Proces ‘Risicobeheer’ Aanzuivering van het gekozen formaliteitenstelsel Proces ‘Ontvangsten’ Proces ‘Uitgaven’ Proces ‘Borgtochten’ Extern (Economische Zaken, Landbouw, …) Proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ Nationale Proces ‘Borgtochten’ Extern (klant) Rechten toegekend en Proces ‘Uitgaven’ Geldigheidsduur verlengd van het gekozen formaliteitenstelsel 2.2.10. Resultaat (NIS Proces ‘Risicobeheer’ Annulatie van de aangifte Proces ‘Berekenen schuld, ...’ Toelating tot rectificatie Extern ‘Klant’ 20 317515149 18/07/2002 Afwijzing van rectificatie Belangrijkste outputs Extern ‘Klant’ 2.2.11. Belangrijkste inputs Naam input Naam output Interface Gegevens van het enig dossier Proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ Checklists (op basis formaliteitenstelsel D&A andere) Proces ‘werkmethodes’ Check van kredietrekening betaling van en saldo op of contante Controleverslag Extern (BIRB, andere FOD’s) Proces ‘Ontvangsten’ Proces ‘Mobiel toezicht’ Proces ‘Administratieve boekhoudkundige controle’ Document(en) ter aanzuivering van een verbintenis Extern (Klant) of Interface Voorlopig referentienummer Extern (klant) Coherente aangifte Proces ‘Berekenen schuld, ...’ Melding aan de klant Extern (klant) Identificatienummer Proces ‘Ontvangsten’ Niet tijdkritisch verplichte opdracht (vaststellen bereiken bestemming of beëindigen formaliteitenstelsel) of ( ‘afleveren en of viseren van certificaten en/of attesten’) Proces ‘Mobiel Toezicht’ Controle opdracht (in het kader van aanvraag tot rectificatie of aanzuivering) Proces ‘Mobiel toezicht’ Proces ‘Administratieve boekhoudkundige controle’ of Verslag niet aangezuiverde en vervallen document Proces ‘Administratieve boekhoudkundige controle’ en Coherente verbintenisaanvraag Proces ‘Berekenen schuld, ...’ Niet aanzuivering verbintenis Proces ‘Administratieve boekhoudkundige controle’ van en 21 317515149 Aanzuivering aanzuivering verbintenis 18/07/2002 of van niet een Proces ‘Selectie controle’ 22 317515149 18/07/2002 o 2.3. Proces ‘vergunningen’ - 2.3.1. Bestaansreden Het proces ‘vergunningen’ dient om de legale handel te faciliteren zonder afbreuk te doen aan de waarborg van de naleving van de wetgeving. De belangrijkste doelstellingen van het proces ‘Vergunningen’ hebben betrekking op: het vereenvoudigen van het formaliteitenstelsel door het te laten aansluiten bij de logistiek van de goederenbewegingen het bereiken van efficiëntie door douane- en accijnsbehandelingen, die verbonden zijn aan het formaliteitenstelsel, uit te voeren op de logische rustpunten van de logistieke keten het benutten van mogelijkheden tot risicoreductie - - 2.3.2. Omschrijving De vergunningsaanvraag komt op initiatief van de klant. Een vergunningsaanvraag dient geanalyseerd en gevalideerd te worden alvorens een vergunning af te leveren. De belangrijkste activiteitenblokken van het proces vergunningen zijn: - Werven van vergunninghouders o selecteren van potentiële klantenbestanden vergunninghouders uit de uitvoeren van een analyse van hun activiteiten met het oog op het stimuleren van het aanvragen van gepaste vergunningen Onderzoeken van de ontvankelijkheid o Controleren van de volledigheid en wettelijke vormenvereisten van de aanvraag o onderzoeken welke (combinatie van) Douane / Accijns regimes aangewezen zijn voor de klant Tussen het tweede activiteitenblok “onderzoeken van de ontvankelijkheid” en het derde activiteitenblok “beslissen voor het afleveren van de vergunning” vinden de volgende activiteiten in andere processen plaats: Proces ‘risicobeheer’ o analyseren van de potentiële risico’s o vaststellen risico-indicatoren op basis van risicoprofiel . o wegen van de klant Proces ‘controle aanpak’ o definiëren een controle aanpak (controle model: audit) in functie van de vastgestelde potentiële risico’s Proces ‘selectie controle’ o selecteren van een klant om een audit uit te voeren Proces ‘administratieve en boekhoudkundige controle’ o auditeren van de klanten systemen : o beperkt audit in geval van een standaard vergunning o geïndividualiseerde audit met identificatie van verbeteringsacties voor de klant in geval van een Grote Klant Proces ‘risicobeheer’ 23 317515149 bepalen van overblijvende risico’s (na verbeteringsacties ‘Grote Klant’). o Vaststellen van risico-indicatoren door gebruikmakend van het risicoprofiel van de doelgroep o aanpassen risico-indicatoren van het risicoprofiel van de Grote Klant Proces ‘Controle Aanpak’ o bepalen van afdekkingmaatregelen van de overblijvende risico’s o opstellen van een controle aanpak op basis van de gedefinieerde afdekkingsmaatregelen: o individueel controleprogramma voor een Grote Klant o standaard controleprogramma voor een standaard vergunning Proces ‘borgtochten’ via proces ‘Inputbeheer invordering’ en proces ‘Bepalen invorderingsaanpak’ o bepalen van de nodige borg (type en bedrag) om de overblijvende risico’s af te dekken o notifiëren aan de klant Beslissen afleveren vergunning o bij het afleveren van de vergunningen worden de rechtsgevolgen van een vergunning tussen de Administratie en de klant vastgelegd. Daarin worden de rechten en plichten van de klant gedefinieerd en de praktische modaliteiten in verband met de vergunning vastgelegd Opvolgen van de vergunningen o bewaken van de bepalingen van de vergunning (gebruik, geldigheid, borgstelling, ..) Indien nodig zal het individuele controleprogramma of de borgstelling aangepast worden of zelfs de vergunning ingetrokken worden. Innoveren 18/07/2002 o - - - - - Opvolgen van de systemen op de markt, de werkwijze van de klant en de impact op de vergunning (specifiek ‘Grote Klanten’) Interactie o Binnen het kader van dit proces zullen verschillende types interacties plaatsvinden: aanvraag status behandeling. Om een optimale behandeling en correcte opvolging te verzekeren, zullen de verschillende types interacties die verbonden zijn aan dit proces verder worden uitgewerkt in het proces Algemene interactie-Specifieke interacties. o - 2.3.3. Startschot Naam startschot Interface Klantenbestand Dienst Douane & Accijnzen Vergunningsaanvraag Extern (klant) Initiatief voor Innovatieproject Extern (klant) Dienst Douane & Accijnzen 2.3.4. Resultaat Naam resultaat Afgeleverde inclusief Interface Vergunning een Extern (klant) 24 317515149 18/07/2002 controleprogramma en eventuele borgstelling een Auditverslag = actuele risico’s 2.3.5. Belangrijkste inputs Naam input Klantgegevens vergunninghouders aangiften per jaar Interface potentiële – aantal Proces ‘verzamelen en beheren van pre-arrival gegevens en aangiften’ Regel en wetgeving Proces ‘informatie’ Klantgegevens Extern (klant) Goederengegevens Proces ‘risicobeheer’ Logistieke gegevens (trafiek) Proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ Inninggegevens Waarborggegevens Klantensegmentatie Proces ‘klanteninzicht’ Risicoprofiel Doelgroepen Risicoprofiel Grote Klant Proces ‘risicobeheer’ Advies Bindende Tarief Inlichting, Bindende Oorsprong Inlichting Proces ‘Operationele Expertise’ kennis van Proces ‘administratieve boekhoudkundige controle’ Controle programma Proces aanpak ‘ ‘bepalen Eventuele Borgstelling Proces ‘waarborgen’ Informatiesystemen Extern (klant) en controle 2.3.6. Belangrijkste outputs Naam output Interface Vraag Advies Bindende Tarief Inlichting, Bindende Oorsprong Inlichting Proces ‘operationele Expertise’ Gevalideerde Vergunningsaanvraag, ingevulde vragenlijst dossiergegevens Proces ‘risicobeheer’ en Aanvraag (aanpassing) Borgstelling (type of bedrag) Proces ‘waarborgen’ Intrekking van de vergunning Extern (klant) Vergunninggegevens Proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ 25 317515149 2.4. Proces ‘berekenen schuld, tegoed, risico’s of recht tot terugbetaling’2 18/07/2002 financiële 2.4.1. Bestaansreden Het proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s of recht tot terugbetaling’ dient om het verschuldigd bedrag of het tegoed voor alle types belastingen (afzonderlijk) te berekenen en deze aan te merken als verschuldigd door of aan de belastingplichtige. Voor bepaalde belastingen worden deze bedragen ingebracht op een synthesebalans die alle financiële verplichtingen tussen de administraties en de belastingplichtige in kaart brengt en opvolgt. 2.4.2. Omschrijving De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: - Definiëren en up-to-date houden verwerkingsinstrument: het instrument waarmee de verschillende verschuldigde belastingen (incl. geregionaliseerde), financiële risico’s en recht tot terugbetaling berekend wordt, moet aangepast zijn aan de laatste stand van zaken inzake wetgeving en reglementering. Dit houdt in dat de werking ervan opgevolgd wordt, de nodig wijziging worden geïdentificeerd en de invoering van deze wijzigingen wordt opgevolgd. - Berekenen verschillende bedragen: Per type belasting wordt de verschuldigde belasting (incl. geregionaliseerde), de financiële risico’s of het recht tot terugbetaling berekend. Dit kan een initieel bedrag zijn, een verbetering op een voorgaand bedrag, het berekenen van een risico of het omzetten van een financieel risico in een schuld. Voor sommige belastingen/risico’s impliceert dit een berekening van het verschuldigde bedrag om de schuld/het tegoed van de belastingplichtige ten opzicht van de administratie te kunnen bepalen. Voor andere volstaat een bevestiging van de op de aangifte vermelde bedragen. Het berekend bedrag wordt eventueel (in functie van het type belasting) ingebracht op de fiscale balans van de belastingplichtige. De specificiteit van verschillende fiscale materies en de vervaldatum wordt hierbij eveneens geïntegreerd in deze rekening. Valideren van de berekende bedragen en behandelen van de anomalieën: de berekende bedragen worden gevalideerd voordat de belastingplichtige van het resultaat van de De belangrijkste doelstellingen van dit proces hebben betrekking op: - Het bijhouden van een volledig overzicht van de fiscale rechten en verplichtingen van een belastingplichtige door een complete en correcte historiek van de financiële proactieve interacties met deze belastingplichtige. - Het correct berekenen van de belastingen (incl. geregionaliseerde), rechten, magazijnrechten, boetes en retributies en toewijzing ervan aan de persoon die verplicht is tot de betaling ervan. - Het correct berekenen van de financiële risico's (vb. Berekening van de te stellen waarborg bij tijdelijk invoer - D&A) - 2 Opmerking: in dit proces worden niet alleen de directe belastingen, douanerechten, accijnsrechten en BTW behandeld, maar ook Verkeersbelasting met fiscaal kenteken (VB/MFK), Verkeersbelasting zonder fiscaal kenteken(VB/ZFK), automatische ontspanningstoestellen (AO), eurovignet (EUV), spelen en weddenschappen (SW), onroerende voorheffing (OV). 26 317515149 - verwerking wordt geïnformeerd. Eventuele anomalieën worden geanalyseerd en indien nodig verbeterd. Interactie: Binnen het kader van dit proces zullen verschillende types interacties plaatsvinden: aanvraag status behandeling, aanvraag uitstel, aanvraag akkoord, enz. Om een optimale behandeling en correcte opvolging te verzekeren, zullen de verschillende types interacties die verbonden zijn aan dit proces verder worden uitgewerkt in het proces Algemene interactieSpecifieke interacties. 18/07/2002 2.4.3. Startschot Naam startschot Interface Ontvangen aangifte / coherente aangifte /Lijsten Proces ‘verzamelen, beheren fiscale gegevens’ Proces ‘verzamelen, beheren pre-arrival gegevens & aangiften’ Opmerking: Bij douane en accijnzen ontstaat het merendeel der schulden uit het indienen van een aangifte. Het berekenen van deze schuld is een zeer tijdkritische activiteit. De aangifte kan niet verder behandeld worden en de goederen kunnen niet worden vrijgegeven of de toelating tot exploitatie kan niet worden gegeven, zolang er geen bevestiging gegeven is van de boeking van de verschuldigdheden en de betaling ervan of van het stellen van een waarborg voor de betaling van de schuld. Voor deze schulden zijn het berekenen van de schuld en het nemen van de waarborg activiteiten die het verloop en de resultaten van het proces ‘verzamelen, beheren pre-arrival gegevens & aangiften’ bepalen. Wijzigingen aan de gegevens die een herberekening nodig maken / Niet-aanzuivering van een verbintenis / Annulering van de aangifte Proces ‘verzamelen, beheren fiscale gegevens’ Verschuldigde of te verminderen boetes/interesten (procentueel) Proces ‘nazicht fiscale situatie’ Proces ‘verzamelen, beheren pre-arrival gegevens & aangiften’ Proces ‘administratieve en boekhoudkundige controle’ Proces ‘mobiel toezicht’ Proces ‘verzamelen,beheren pre-arrival gegevens & aangiften’ Proces ‘dossierbehandeling fraude’ 27 317515149 18/07/2002 Periodieke cyclus (magazijn rechten, openingsbelastingen, vergunningsrecht, …), begin van een nieuwe belastbare periode Proces ‘werkmethodes’ Aanvraag van de klant (Retributie, , eurovignet, ...) en de verkoop van documenten Extern (klant) Wijziging van regelgeving Proces ‘werkmethodes’ wet- of 2.4.5. Belangrijkste inputs Interface Gegevens enig dossier Proces ‘verzamelen, beheren persoonlijke gegevens’ Proces ‘verzamelen, fiscale gegevens’ beheren 2.4.6. Belangrijkste outputs Vraag tot berekening van de belastingen en rechten die op het spel staan Proces ‘waarborgen’ Coherente verbintenisaanvraag Proces ‘verzamelen, beheren pre-arrival gegevens en aangiften’ Proces ‘administratieve boekhoudkundige controle’ Naam input en Naam output Interface Berekende schuld/tegoed die op de fiscale balans komt Proces ‘acties op de fiscale balans’ Berekende schuld / financieel risico Proces ‘ontvangsten’ Berekend recht op terugbetaling / teruggave Proces ‘uitgaven’ Berekende bedragen van belastingen en rechten die op het spel staan Proces ‘waarborgen’ Up-to-date verwerkingsinstrument Berekende bedragen Impuls voor R&W Proces ‘impulsbeheer’ 2.4.4. Resultaat Naam resultaat Interface Proces ‘administratieve boekhoudkundige controle’ en 28 317515149 Rapporten, statistieken algemene gegevens 18/07/2002 en Proces ‘opvolging’ 29 317515149 2.5. Proces ‘acties op de fiscale balans’ 2.5.1. Bestaansreden Het proces ‘acties op de fiscale balans’ dient om op basis van de situatie van een synthesebalans de nodige acties te kunnen ondernemen. Deze fiscale balans omvat immers alle financiële rechten en verplichtingen van de belastingplichtige. Ze laat toe om op elk ogenblik een volledig zicht te hebben van de openstaande schulden en tegoeden per type belasting, evenals van de historiek van een specifieke belastingplichtige. Op basis van de situatie van deze balans kan dan ook aan de belastingplichtige een geconsolideerd taxatievoorstel met betalingsbericht overgemaakt worden3. 18/07/2002 2.5.2. Omschrijving De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: - Verzamelen van de ontbrekende gegevens: de mate waarin de aangiftes worden ontvangen, wordt opgevolgd. Wanneer aangiftes niet worden ontvangen op de verwachte datum, worden de nodige acties ondernomen om ervoor te zorgen dat de noodzakelijke gegevens worden verkregen. Bij het blijvend ontbreken van een aangifte kan een procedure voor ambtshalve aanslag opgestart worden. - Opmaken van het betalingsbericht: periodiek wordt een taxatievoorstel/betalingsbericht verstuurd naar de belastingplichtige. In dit activiteitenblok wordt bepaald welke elementen uit de fiscale toestand van de belastingplichtige deel zullen uitmaken van het taxatievoorstel/betalingsbericht dat verstuurd zal worden. Tegoeden en schulden kunnen hierbij aangerekend worden om tot een globaal verschuldigd of terug te krijgen bedrag te komen. - Creëren van een titel: dit activiteitenblok houdt in dat, wanneer de noodzaak zich aandient, de nodig elementen voor het creëren van een titel bij elkaar gebracht worden en op het niveau van taxatie uitvoerbaar verklaard worden. - Interactie: Binnen het kader van dit proces zullen verschillende types interacties plaatsvinden: aanvraag status behandeling, aanvraag uitstel, aanvraag akkoord, enz. Om een optimale behandeling en correcte opvolging te verzekeren, zullen de verschillende types interacties die De belangrijkste doelstelling voor dit proces heeft betrekking op: - 3 Verhogen van de compliance door het uitvoeren van pro-actieve en reactieve acties, mogelijk gemaakt door een analyse van de fiscale balans. De processen van D&A zijn hierdoor niet betrokken bij dit proces, omdat daar doorgaans een onmiddellijke betaling nodig is om de aangifte te kunnen valideren. De aangever heeft een gevalideerde aangifte nodig om met zijn goederen verder te mogen gaan. 30 317515149 18/07/2002 verbonden zijn aan dit proces verder worden uitgewerkt in het proces Algemene interactie-Specifieke interacties. 2.5.3. Startschot Naam startschot Interface Periodieke cyclus voor opstellen taxatievoorstel/betalingsbericht Proces ‘werkmethodes’ Noodzaak voor opmaken gecorrigeerd taxatievoorstel/betalingsbericht Proces ‘berekenen schuld, tegoed fin. risico’s & recht terugbet.’ Proces ‘verzamelen, beheren fiscale gegevens’ Proces ‘invordering’ Benodigde gegevens ingezameld Communicatie van het taxatievoorstel /betalingsbericht Proces ‘levering en distributie’ Uitvoerbaar verklaarde titel Proces ‘invordering’ Naam input Interface Gegevens i.v.m. al dan niet indiening Proces ‘verzamelen, fiscale gegevens’ Gegevens over schrapping als belastingplichtige Proces ‘verzamelen, beheren persoonlijke gegevens’ Feedback i.v.m. validatie aanvraag, met eventueel gecorrigeerde elementen Proces ‘uitgaven’ beheren 2.5.6. Belangrijkste outputs 2.5.4. Resultaat Naam resultaat Proces ‘nazicht fiscale situatie’ 2.5.5. Belangrijkste inputs Overschrijden van de termijn voor een verwachte gebeurtenis Noodzaak aan uitvoerbaar verklaarde titel Procedure van ambtshalve aanslag opgestart Interface Naam output Herinnering aan belastingplichtige Signaal over mogelijk risico Interface de Proces ‘levering en distributie’ Proces ‘risicobeheer’ 31 317515149 18/07/2002 Vraag om validatie voorgestelde aanrekening Feit dat een verwacht betaling van wordt Proces ‘uitgaven’ Proces ‘ontvangsten’ Feit dat een terugbetaling dient te gebeuren Proces ‘uitgaven’ Rapporten, statistieken algemene gegevens Proces ‘opvolging’ Impuls voor R&W en Proces ‘impulsbeheer’ 32 317515149 Proces 'ontvangsten' 2.5.7. Bestaansreden 18/07/2002 Het proces ‘ontvangsten’ behandelt de verwerking van alle betalingen (de verschillende belastingen, taksen, douaneschulden, accijnzen, voorafbetalingen, voorheffingen, boetes en toebehoren, borgsommen, enz.). De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op: het correct, snel en efficiënt innen, en toewijzen van de bovenvermelde betalingen het correct en tijdig toekennen van de ontvangsten aan de verschillende rechthebbende overheden 2.5.8. Omschrijving De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: Voorbereidende taken aan de inning van niet-fiscale schuldvorderingen (Patr.Di.)Bevoegdheidsen territorialiteitsonderzoek Creatie van de klant Creatie van de opdracht Creatie van de schuldeiser Vervaldagbeheer: Beheer van de vervaldagen Automatisch inbrengen van de schuldvorderingen in de comptabiliteit Automatisch verzenden van de uitnodigingen tot betalingen Voorbereiden opstellen uitvoerbare titel door de bevoegde administratie belast met de vestiging van de belastingen Overmaken van in te vorderen schulden Behandelen van de overschrijvingen: Eventueel berekenen van de verschuldigde nalatigheidsinteresten (automatisch) Inbrengen van betalingen in het comptabiliteitssysteem (automatisch) Opzoeken van de bestemming van de betalingen zonder gestructureerde mededelingen Behandelen van de verschillen inzake betalingen (BV, RV, BTW, en krediettermijnen, openingsbelasting, vergunningsrecht bij de Douane & Accijnzen). De volledige behandeling van de aangiften gebeurt echter in het proces 'verzamelen en beheren fiscale gegevens (of voor de douane in het proces 'verzamelen en beheren pre-arrival gegevens') en ‘actie op de fiscale balans’ Boekhoudkundige rechtzettingen uitvoeren Verschaffen van de nuttige gegevens aan het proces 'invordering': o Niet betaalde schulden te behandelen door het proces 'invordering' o Betalingen op artikelen in vervolging Verschaffen van de nuttige gegevens aan het proces 'uitgaven' Behandeling van de betalingen in geld (D&A en patr.di.) Eventueel berekenen van de verschuldigde nalatigheidsinteresten Kwitanties uitschrijven Storting op de postchequerekening Inbrengen van betalingen in het comptabiliteitssysteem 33 317515149 Verschaffen van de nuttige gegevens aan het proces 'invordering' : o Niet betaalde schulden te behandelen door het proces 'invordering' o Betalingen op artikelen in vervolging Verschaffen van de nuttige gegevens aan het proces 'uitgaven' Behandeling van de betalingen met betaalkaarten, cheques Eventueel berekenen van de verschuldigde nalatigheidsinteresten Kwitanties uitschrijven Behandelen voorafbetalingen Verschaffen van de nuttige gegevens aan het proces 'verzamelen en beheren fiscale gegevens' Beheer van het repertorium Behandeling van de teruggezonden uitnodigingen Beheer van de bedragen in beraad Opzoeken van de bestemming voor de niet toewijsbare bedragen, voor de bedragen met onbekende oorsprong, voor teveel betaalde bedragen en voor de niet-verschuldigde bedragen Een definitieve bestemming geven aan deze bedragen Beheer van de debiteurrekening (D&A) Openen van een debiteurenrekening Verificatie van het saldo Aanschrijven met het instellen van de krediettermijn en/of de reservatie op de kredietrekening Aanzuiveren van de kredietrekening en/of het beëindigen van de reservatie Blokkeren van de rekening van de debiteur Het aanpassen van de debiteurrekening 18/07/2002 - - Het innen van de borg Behandelen klachten Analyse van het dossier Oplossen van het probleem Opmaken van het antwoord en het voorstel Registreren en gepaste communicatie voeren Interactie Binnen het kader van dit proces zullen verschillende types interacties plaatsvinden: aanvraag status behandeling. Om een optimale behandeling en correcte opvolging te verzekeren, zullen de verschillende types interacties die verbonden zijn aan dit proces verder worden uitgewerkt in het proces Algemene interactie-Specifieke interacties. 2.5.9. Startschot Naam startschot Ontstaan van het recht op ontvangsten (op aangifte of uitvoerbare titel of taxatievoorstel) Spontane betalingen (voorafbetalingen en nietgeregistreerde aannemers) Jaarlijkse en trimesteriele cyclus (voorafbetaling) (voor andere fiscale entiteiten buiten D&A) Dagvaarding of verzoek uitgaande van Interface Proces 'acties op de fiscale balans' Extern Extern 34 317515149 belastingplichtige of derde Vonnis of arrest Betaling en facturen van de bouwheer aangaande nietgeregistreerde aannemers (voor andere fiscale entiteiten dan Douane & Accijnzen) Klachten over aanwendingen en betalingen, en vergissingen Contactname door de belastingplichtige Aanvraag voor recuperatie van ten onrechte betaalde bedragen Reservatie op de borg (voor Douane & Accijnzen) Aanrekening op schulden Aanvraag aan patr.di. voor de invordering van een nietfiscale schuld 18/07/2002 Extern Extern Extern Bijgewerkte boekhouding volgens de gegevens van invordering (bijvoorbeeld betalingstermijnen en invorderingskosten) Volledige aanzuivering van de schuld Lijst van voorafbetalingen Proces 'invordering' Administratieve beslissing over een klacht Extern Extern Proces 'uitgaven' Proces 'acties op de fiscale balans' Proces 'uitgaven' Extern Proces 'invordering' Proces 'verzamelen en beheren fiscale gegevens' (voor andere fiscale entiteiten dan Douane & Accijnzen) Proces 'verzamelen en beheren pre-arrival gegevens en aangiften' (voor D & A) Proces ‘invordering’ 2.5.10. Resultaat Naam resultaat Bijgewerkte boekhouding (volgens de betalingen) Interface Proces 'invordering' Proces 'afsluiting en verificatie' Proces 'uitgaven' 35 317515149 18/07/2002 2.5.11. Belangrijkste inputs Naam input Betalingen via overschrijvingen - met gestructureerde mededeling (inbegrepen aanrekening van terugbetalingen) - zonder gestructureerde mededeling Betalingen in geld Betalingen via betaalkaarten, cheques, ... Geautomatiseerd bestand van de te betalen bedragen (uitvoerbare titel, aangiftes, taxatievoorstel, enz.) tegenspraak (uitgaande van belastingplichtige of derden) Interface Extern Proces 'uitgaven' Vonnis of arrest Extern Lijst van boekhoudkundige fouten Proces 'afsluiting en verificatie' Extern (Rekenhof en Europese Commissie) Vrijstelling nalatigheidsinteresten Proces 'invordering' Extern Extern Aangezuiverde schulden Proces 'invordering' Proces 'invordering' Proces 'acties op de fiscale balans' Proces 'administratieve en boekhoudkundige controle' Aanneming in onwaarde of oninbaarheid Afbetalingsplan Proces 'invordering' Beslissing/uitgavestuk Proces 'invordering' Ontheffing van vervolgingskosten Proces 'invordering' Proces 'invordering' Proces 'invordering' Proces 'mobiel toezicht' Proces 'verzamelen en beheren pre-arrival gegevens en aangiften' Informatie komende van invordering Proces 'invordering' Opnieuw verzonden briefwisseling: aanslagbiljetten, aanmaningen, taxatievoorstel Deurwaardersexploot of verzoekschrift op Extern Toepassing van art. 877 BNW (overlijden) Proces 'dossierbehandeling Fraude' 36 317515149 18/07/2002 Uittreksel van vonnis penale boeten (patr.di.) Extern Automatisch bestand van het verschil aangifte/betaling Proces ‘actie op de fiscale balans’ Rekeningsuittreksels mbt een verkeerde debet/credit Extern Een vergunning voor het openen van een debiteurrekening (D&A) Proces ‘vergunning’ Teruggezonden uitnodigingen mbt de voorafbetaling (niet bedeeld door de post) Extern Geautomatiseerde bestanden van de niet betaalde schulden 2.5.12. Belangrijkste outputs Naam output Kwitanties Boekingen Administratieve beslissing Betalingsexcedent Brief voor recuperatie van ten onrechte betaalde sommen Kennisgeving van ontvangst van betaling (niet geregistreerde aannemers) (voor andere fiscale entiteiten dan DA) Geautomatiseerde bestanden van de niet tijdig betaalde bedragen op aangifte Geautomatiseerde bestanden van de niet tijdig betaalde bedragen op taxatievoorstellen Geautomatiseerde bestanden van de niet tijdig betaalde bedragen op uitvoerbare titel Interface Extern (D & A, Patr.Di.)) Proces ‘afsluiting en verificatie’ Proces ‘uitgaven’ en proces ‘invordering’ Extern Proces ‘uitgaven’ Extern Opgemaakte akte ter verbetering Overzicht van de gedane voorafbetalingen (ander fiscale entiteiten dan Douane en Accijnzen) Rechtsplegingsvergoeding en schadevergoeding Te veel betaald of Proces ‘verzamelen en beheren van fiscale gegevens’ Proces ‘invordering’ Proces ‘acties of de fiscale balans’ Proces ‘acties of de fiscale balans’ Proces ‘voorstel voor invorderingsactie’ Proces ‘invordering’ Proces ‘bepalen van invorderingsaanpak’ Proces ‘invordering' Proces ‘invordering’ Proces ‘bepalen van invorderingsaanpak’ Proces ‘uitgaven’ Proces ‘distributie en levering’ Proces ‘uitgaven’ Proces ‘uitgaven’ 37 317515149 18/07/2002 verkeerdelijk betaald Uitnodiging tot voorafbetaling (andere fiscale entiteiten dan Douane en Accijnzen) Verzending van saldoberichten en/of rekeninguittreksels (D&A)aan belastingplichtigen Bestand met een overzicht van de terug te betalen sommen aan de nietgeregistreerde aannemers Geautomatiseerd bestand van de niet-betaalde schulden waarvoor een uitvoerbare titel moet opgesteld worden Aanmaningen voor de nietbetaalde schulden (normaal verzonden en aangetekende) Informatie over de betalingen betreffende in vervolging gestelde schulden Rapporten, statistieken algemene gegevens en Proces ‘levering en distributie’ Opdracht tot drukken en afleveren van fiscale bandjes (D&A) Proces ‘levering distributie’ en Extern Afsluitingsrapport Proces ’verificatie afsluiting’ en Opnieuw verstuurde uitnodiging tot voorafbetaling Extern Informatie aan belastingplichtige en aan invordering mbt uitgevoerde rechtzettingen Extern Bewijsstukken mbt rechtzettingen Proces ‘Verificatie afsluiting’ Aangepaste automatiseerde bestanden met de verschillen aangifte/betaling Proces ‘Acties op de fiscale balans’ Toekenning van een debiteurrekeningnummer (D&A) Extern Proces ‘uitgaven’ Proces ‘actie op de fiscale balans’ Extern Proces 'invordering' Proces ‘opvolging’ Impuls voor R&W Proces ‘impulsbeheer’ Kennisgeving van aanwending (niet geregistreerde aannemers) (voor andere fiscale entiteiten dan D& A) Proces ‘invordering’ Proces ‘Invordering’ en 38 317515149 18/07/2002 2.6.2. Omschrijving 2.6. Proces 'uitgaven' De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: - 2.6.1. Bestaansreden Het proces ‘uitgaven’ verzekert de correcte afhandeling van alle bedragen die de federale overheid verschuldigd is betreffende : belastingen, voorafbetalingen, taksen, douaneschulden, accijnzen, vrijgegeven borgsommen, voorheffingen, boetes en toebehoren, enz. de vergoedingen voor geleverde prestaties (deurwaarderskosten, advocaatkosten, hypotheekbewaringskosten, enz.) De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op: - - Het organiseren van het correcte verloop van de (terug)betaling aan de juiste rechthebbende (rechthebbende overheden, prestatieplichtigen, belastingplichtigen, ...); Het schadeloosstellen van de belastingplichtige wegens het ten onrechte in bezit houden van gelden die van rechtswege hem toebehoren (moratoriuminteresten, voor andere fiscale entiteiten dan Douane & Accijnzen). - - Behandelen uitgaven o Bepalen van de bestemming o Valideren van de aanwendingen/terugbetalingen o Het opmaken van voorstellen inzake moratoriuminteresten (voor andere fiscale entiteiten dan D&A) o Het opmaken van voorstellen nalatigheidsinteresten, o Het opmaken van een dossier voor de rekenplichtige inzake liggende gelden o Opstellen van de overschrijvingen en circulaire cheques (voor de sommen in beraad, teruggaven voor D& A, voor overdracht aan overheden, prestatieplichtigen, ...) o Opstellen van de verrekenbare stukken (voor D& A) o Onderzoeken en terugbetalen aan de rechthebbende niet-geregistreerde aannemer (voor andere fiscale entiteiten dan Douane & Accijnzen) o Bijwerken van het repertorium (voor voorafbetalingen bij fiscale entiteiten) Behandelen klachten Analyse van het dossier Oplossen van het probleem Opmaken van het antwoord en het voorstel Registreren en gepaste communicatie voeren Interactie Binnen het kader van dit proces zullen verschillende types interacties plaatsvinden: aanvraag status behandeling. Om een optimale behandeling en correcte opvolging te verzekeren, zullen de verschillende types interacties die 39 317515149 18/07/2002 verbonden zijn aan dit proces verder worden uitgewerkt in het proces Algemene interactie-Specifieke interacties. 2.6.3. Startschot Naam startschot Geautomatiseerd bestand van de negatieve saldo’s (voor andere fiscale entiteiten dan Douane & Accijnzen) Administratieve beslissing Interface Proces 'acties op de fiscale balans' Proces 'nazicht fiscale situatie' (voor andere fiscale entiteiten dan Douane & Accijnzen) Proces 'invordering' Proces 'administratieve en boekhoudkundige controle' (voor Douane & Accijnzen) Proces 'mobiel toezicht' (voor Douane & Accijnzen) Proces 'verzamelen en beheren pre-arrival gegevens' (voor Douane & Accijnzen) Proces 'dossierbehandeling Fraude' Te veel betaald/ verkeerde betaling Aanvraag terugbetaling Aanvraag terugbetaling voorafbetalingen (voor andere fiscale entiteiten dan Douane & Accijnzen) Aanvraag terugbetaling storting niet-geregistreerde aannemers (voor andere fiscale entiteiten dan Douane & Accijnzen) Dagvaarding of verzoek uitgaande van belastingplichtige of derde Vonnis of arrest Contactname door de belastingplichtige Klachten, briefwisseling over bijvoorbeeld onverschuldigde betalingen Vrijgave borg in speciën (D&A) Proces 'ontvangsten' Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Proces ‘invordering’ Proces 'administratieve en boekhoudkundige controle' Proces 'mobiel toezicht' Proces 'verzamelen en beheren pre-arrival gegevens en aangiften' 40 317515149 18/07/2002 Periodiciteit van betaling aan rechthebbende overheden Bewarende maatregelen Proces 'werkmethodes' Opgemaakte akte ter verbetering Rechtsplegingsvergoeding en schadevergoeding Geautomatiseerd bestand met de te betalen kosten aan rechthebbende (advocaten, rechtsdeurwaarders, hypotheekbewaarders, enz.) Proces 'ontvangsten' Overschrijving aan rechthebbende overheden Thesaurie Proces 'ontvangsten' Bijgewerkte boekhouding Proces 'afsluiting en verificatie' Proces ‘invordering’ Betalingen via overschrijvingen, met gestructureerde mededeling (inbegrepen aanrekening van terugbetalingen) en zonder bijgewerkte boekhouding Proces ‘ontvangsten’ Uitbetaling van prestatievergoedingen (deurwaarders, advocaten, opslagvergoedingen, hypotheekbewaarders...) Extern Proces ‘invordering’ 2.6.4. Resultaat Naam resultaat Aanrekening op schulden Proces ‘invordering’ Interface Proces 'ontvangsten' Proces 'invordering' Terugbetaling Extern Dossier voor rekenplichtige der liggende gelden (bijvoorbeeld bij terugbetaling aan overleden personen) Minnelijke schikking in gerechtelijke fase Administratieve beslissing i.v.m. een klacht Thesaurie Extern Proces 'invordering' Extern Extern (gemeenten voor Douane & Accijnzen) 2.6.5. Belangrijkste inputs Naam input Administratieve beslissing van taxatie of invordering (met inbegrip akte ter verbetering) Interface Proces 'nazicht fiscale situatie' Proces 'administratieve en boekhoudkundige controle' (voor Douane & Accijnzen) 41 317515149 18/07/2002 Proces 'mobiel toezicht' (voor Douane & Accijnzen) Proces 'verzamelen en beheren pre-arrival gegevens en aangiften' (voor Douane & Accijnzen) Proces 'dossierbehandeling Fraude' Proces 'invordering' Betalingsexcedent Uitgavennota van de prestatieplichtige Verkeerde betaling Teruggekomen taxatievoorstel aangaande negatieve saldo’s (voor andere fiscale entiteiten dan Douane & Accijnzen) Proces 'ontvangsten' Proces 'ontvangsten' Extern Proces 'ontvangsten' Extern Aangezuiverde schulden Proces 'invordering' Aanneming in onwaarde of oninbaarheid Beslissing/ uitgavestuk Proces 'invordering' Bijgewerkte boekhouding (volgens betalingen) Ontheffing van vervolgingskosten Proces 'ontvangsten' Proces 'invordering' Proces 'invordering' 42 317515149 18/07/2002 Belangrijkste outputs Naam output Overschrijvingen, circulaire cheques aan rechthebbenden (terugbetalingen rechtstreeks uitgevoerd door uitgaven) Overzicht van de terugbetaalde borgsommen (voor Douane & Accijnzen) Geautomatiseerd bestand van de aanwendingstabellen Geautomatiseerd bestanden i.v.m. de terugbetalingen aan de rechthebbenden Loonfiches (gerechtsdeurwaarders e.a.) Teruggezonden taxatievoorstellen aangaande negatief saldo’s Interface Extern Aanvraag voor recuperatie van ten onrechte betaalde betalingen Proces 'ontvangsten' Informatie over de geboekte betalingen i.v.m. schulden in vervolging Proces 'invordering' Rapporten, statistieken en Proces 'verzamelen en beheren pre-arrival gegevens en aangiften' Thesaurie Proces 'invordering' Thesaurie Proces ‘opvolging’ algemene gegevens Impuls voor R&W Proces ‘impulsbeheer’ Informatie aan de belastingplichtige mbt uitgevoerde aanwendingen met de eventuele saldo’s Extern Beslaglegging inzake teruggaven Thesaurie Proces 'verzamelen en beheren fiscale gegevens' Extern Rechtsplegingvergoeding en schadevergoeding Proces ’invordering’ Boekingen Proces 'afsluiting en verificatie' 43 317515149 18/07/2002 De belangrijkste activiteiten van dit proces zijn: 2.7. Proces 'afsluiting en verificatie' - 2.7.1. Bestaansreden Het proces 'afsluiting en verificatie' verzekert een controle op de coherentie, de juistheid en de rechtmatigheid van de boeking van de financiële verrichtingen. Bovendien moet dit proces zorgen voor een relevante, tijdige en juiste rapportering over deze verrichtingen aan het management en de controlerende overheden. - De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op: - de bewaking van de coherentie en rechtmatigheid van de boekingen; het rapporteren van de financiële verrichtingen en verplichtingen aan het management en de controlerende overheden; het bezorgen aan de belastingplichtige van een overzicht van hun financiële verplichtingen en rechten ten aanzien van Douane en accijnzen (D&A); 2.7.2. Omschrijving Er is één activiteitenblok: dag-, maand- en jaarafsluiting, verificatiecyclus en stopzetting activiteiten rekenplichtige - - Dagafsluiting Afrekenen van de aangiftepunten Uitvoeren van dagafsluitingen Controle op de coherentie van de boekingen Steekproefsgewijze controle van de juistheid en rechtmatigheid van de boekingen. Boekhoudkundige rechtzettingen uitvoeren Opstellen van de dagelijkse rapporten voor belastingplichtigen (voor Douane & Accijnzen), management en controleoverheden. Maandafsluiting: Uitvoeren van maandafsluitingen Opstellen van de maandelijkse rapporten voor belastingplichtigen (voor Douane & Accijnzen), management en controleoverheden. Jaarafsluiting: Uitvoeren van jaarafsluitingen Opmaken van de jaarlijkse beheersrekening Verificatie van de boekhouding: Opmaken van de bijzondere beheersrekening wegens einde beheer Verificatie van de regelmatigheid en tijdigheid van de boekingen en rapportering Opmaken van de bijzondere beheersrekening wegens deficit (Rekenhof) 44 317515149 18/07/2002 2.7.3. Startschot Naam startschot Dagelijkse cyclus Maandelijkse cyclus Jaarlijkse cyclus Verificatiecyclus Rekenplichtige die zijn activiteiten stopzet Interface Proces 'werkmethodes Proces 'werkmethodes ‘Managementprocessen P&O’ 2.7.4. Resultaat Naam resultaat Diverse rapporten Verificatieverslagen Interface Thesaurie Extern (gemeenten en andere overheden) Extern Rekenhof 2.7.5. Belangrijkste inputs Naam input Boekingen Interface Proces 'ontvangsten' Bijgewerkte boekhouding Bijgewerkte boekhouding Proces 'uitgaven' Proces 'uitgaven' Proces 'ontvangsten' – (volgens betalingen) Geautomatiseerde bestand met de verschillende afsluitingen De bewijsstukken inzake de rechtzettingen De terugbetaling van de borgtochten in species (D&A) Proces ‘ontvangsten’ Proces ‘uitgaven’ Proces ‘ontvangsten Proces ‘uitgaven’ 2.7.6. Belangrijkste outputs Naam output Verzending van saldoberichten aan kredietrekeninghouder (voor Douane & Accijnzen) Lijst van boekhoudkundige fouten Saldoberichten (aan houders kredietrekening en voorzover er geen acties op fiscale balans worden ondernomen) (D&A) Interface Extern Rapporten, statistieken algemene gegevens Proces ‘opvolging’ en Proces 'ontvangsten' Extern Impuls voor R&W Proces ‘impulsbeheer’ Geautomatiseerd bestand Proces ‘ontvangsten’ 45 317515149 van de jaarlijkse overdrachten 18/07/2002 Proces ‘uitgaven’ 46 317515149 18/07/2002 3. Functionele processen Patrimonium Documentatie Opmerking rond processen inzake niet-fiscale invordering: op basis van discussies in de stuurgroep werd beslist de processen inzake niet-fiscale invordering te consolideren in de relevante inningen invorderingsprocessen. Om die consolidatie te kunnen doen is er echter eerst verder onderzoek op niveau van stroomschema’s en swimlanes nodig. Pas nadien zullen dus de juiste aanpassingen aan het procesboek kunnen gebeuren. Deze zullen worden ingevoerd in de finale versie van het procesboek FOD Financiën. Hieronder volgen de functionele processen van de entiteit Patrimonium Documentatie: alle dossiers doorlopen deze processen. 47 317515149 18/07/2002 Functionele processen Belastingen & Invorderingen Inning Functionele processen Patrimonium Documentatie 1. Verzamelen en beheren persoonlijke gegevens 9. Afsluiting en verificatie 7. Ontvangsten 2. Verzamelen en beheren fiscale gegevens 5. Berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling 8. Uitgaven 6. Acties op de fiscale balans 14. Bewaren en bijwerken van patrimonium documentatie 15. Leveren van patrimoniale informatie 11. Verwerven, beheren en vervreemden van goederen 12. Waarderen van goederen 10. Vorderen van rechten 13. Opstellen en verlijden van een authentieke akte 16. Behandelen van onenigheden 3. Verzamelen en beheren prearrival gegevens en aangiften Beheer Thesaurie 4. Vergunningen Sturende processen Beheer deposito- en consignatiekas Ondersteunende processen 35. Strategie en uitwerking dienstverlenings modellen 36. Beheer contolemodellen 37. Beheer invorderingsmodellen 38. Operationele expertise 39. Levering en distributie 40. Integratie economische keten ondernemingen Reglementering en Werkmethodes 41. Reglementering 42. Commentaar 43. Werkmethodes 44. Informatie 45. Extern advies & medewerking 46. Impulsbeheer 47. Opvolging Processen voor specifieke verwerking Managementprocessen 17. Risicobeheer 18. Bepalen controle aanpak 19. Selectie controle 20. Nazicht fiscale situatie 21. Administratieve en boekhoudkundige controle Budget & Beheerscontrole Personeel & Organisatie (incl. kennismanagement) ICT Secretariaat en logistieke diensten Interne audit Studie & Onderzoek 22. Mobiel toezicht 24. Zaakbehandeling Fraude 23. Inputbeheer Fraude 26. Inputbeheer Invordering 32. Klanteninzicht 27. Bepalen Invorderingsaanpak 33. Bepalen dienstverlenings aanpak 28. Voorstel voor invorderingsactie 25. Dossierbehandeling Fraude 29. Waarborgen 30. Bewarende maatregelen 31. Invordering 34. Algemene interactie 48 317515149 18/07/2002 - 3.1. Proces ‘Bewaren patrimoniumdocumentatie’ 3.1.1. Proces ‘Bewaren Documentatie’ en en bijwerken bijwerken van van - - Patrimonium - 3.1.1.1. Bestaansreden Het proces ‘Bewaren en bijwerken van Patrimonium Documentatie’ wordt uitgetekend om een zo volledig mogelijke up-to-date documentatie van het vermogen aan te leggen en te beheren, en op die manier een maximale rechtszekerheid te garanderen. Dit proces heeft, met betrekking tot de operationele uitwerking, een belangrijke link met het programma CRM Patrimonium Documentatie. Daarom worden de interactieprocessen expliciet opgenomen in de interfaces. - 3.1.1.2. Omschrijving De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: - De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op: - - Kwaliteitsbewaking van de patrimoniale documentatie (volledigheid, actualiteit, betrouwbaarheid) om rechtszekerheid te maximaliseren Snelle, efficiënte en effectieve processen, o.a. door middel van automatisering (e-processen) en integratie van bestaande processen op het niveau van de hypotheekkantoren, kadaster, registratie en domeinen Invullen en uitbreiden van de databank Rechtszekerheid met patrimoniale documentatie Om analyses en controles kwalitatiever te maken, de toegang tot andere databanken nastreven via de Kruispuntbank Toegang tot de patrimoniale documentatie via het opzoeken op onroerend goed én persoon Taakafspraken en –verdeling met externe stakeholders (vb.notarissen) opstellen Vereenvoudigen van processen en procedures Inzicht in en opvolging van de werkingskosten, performantiemanagement Standaardiseren van documenten waar mogelijk Transparante en klantvriendelijke processen uitwerken - Extern formatteren: er wordt gestreefd naar een maximale standaardisatie van documenten. In het geval van een authentieke akte zal de notaris een uittreksel van de akte, een uittreksel van het hypothecair certificaat, een akte van nalatenschap,... opstellen in een gestandaardiseerde vorm en elektronisch doorsturen. Deze activiteit vindt plaats buiten de entiteit Rechtszekerheid Openen van een dossier: nadat het document ontvangen wordt (rechtstreeks van de klant, zijn gelastigde (notaris) of één van de centra) wordt er een opdrachtdossier geopend. Er gebeurt een kwalificatie van de aanvrager en van de documenten voor de verdere afhandeling van de opdracht 49 317515149 - - 18/07/2002 (vb. alle documenten kunnen geregistreerd worden, maar daarom niet allemaal overgeschreven, bewaard…) Analyse en Controle: de ontvankelijkheid van de documenten wordt naar vorm onderzocht. Er wordt gecontroleerd of de gegevens uit de authentieke aktes overeenkomen met de gegevens die voorkomen in de patrimoniumdocumentatie. Er wordt tevens gecontroleerd of alle gegevens volledig en juist zijn om in de databank aangevuld te worden. In bepaalde gevallen zal er een ambtshalve inschrijving genomen moeten worden. Voor men de aangeboden documenten kan neerleggen, moeten de verschuldigde rechten en bijdragen betaald worden. Dit gebeurt in het proces Vorderen van rechten: registratierechten en bijdragen. Hierdoor wordt het fiscale bewust afgescheiden van het juridische Bijwerken van de patrimoniale documentatie: opslaan van de gegevens in de databank Patrimoniale Documentatie Afsluiten dossier: de klant krijgt een bericht over de bewaring en bijwerking van de patrimoniale documentatie. Dit gebeurt aan de hand van een gestandaardiseerd (electronisch indien mogelijk) document met vermelding van een contactpersoon. Vervolgens wordt het dossier afgesloten 3.1.1.3. Startschot Naam startschot Interface Een overeenkomst Extern Proces ‘Opstellen verlijden van authentieke akte’ Een unilaterale akte Patrimoniale een vonnis informatie Extern in Extern Documenten Extern Repertoria van notarissen en gerechtsdeurwaarders Extern 3.1.1.4. Resultaat Naam resultaat Interface Up-to-date gegevensbestanden patrimoniale documentatie Tegenstelbaarheid aan derden (zakelijke rechten in overgeschreven authentieke akten; ingeschreven of wettelijke voorrechten en hypotheken) Vaste datum en een 50 317515149 18/07/2002 3.1.1.5. Belangrijkste inputs Naam input Interface Voorafgaandelijk kadastraal identificatienummer Proces ‘Bewaren en bijwerken van patrimoniumdocumentatie’ (beheer van het kadastraal plan) Plan gevoegd bij de akte Proces ‘Bewaren en bijwerken van patrimoniumdocumentatie’ (beheer van het kadastraal plan) Uniek identificatienummer voor personen Extern Authentieke onderhandse akte Extern akte, Documenten allerhande Extern Bevestiging van van betaling Proces ‘Vorderen van rechten (registratie, hypotheekrechten / bijdragen) ontvangst Informatie over segmenten Proces ‘Klanteninzicht’ Behoefteprofiel / Behoeften van de hele populatie Proces ‘Klanteninzicht’ Informatie over intenties Proces ‘Klanteninzicht’ Informatie over individuele klant Proces ‘Klanteninzicht’ Dienstverleningsmodel Proces ‘Bepalen dienstverleningsaanpak’ 3.1.1.6. Belangrijkste outputs Proces ‘Opstellen verlijden van authentieke akte’ Vonnissen en arresten Extern Unilaterale aktes Extern Repertoria van notarissen en gerechtsdeurwaarders Extern en een Naam output Interface Gestandaardiseerd communicatiedocument Proces ‘Levering distributie’ en Verzoekschrift tot correctie / aanvullingen / inlichtingen Proces ‘Levering distributie’, en Proces verlijden ‘Opstellen van en een 51 317515149 18/07/2002 authentieke akte’ Impuls voor R&W Proces ‘Impulsbeheer’ Proces ‘Bewaren en bijwerken van patrimoniumdocumentatie’ (beheer van het kadastraal plan) Proces ‘Waarderen van goederen’ (onroerende en roerende goederen) Proces ‘Behandelen onenigheden’ van Inningsopdracht Proces ‘Vorderen van rechten (registratie, hypotheekrechten / bijdragen) Borderel van de ambtshalve inschrijving Proces ‘Levering Distributie’ Gegevens ‘Klantenopdrachtendatabank’ Proces ‘Klanteninzicht’ en en Communicatie Proces ‘Levering Distributie’ Feedback over gebruik van dienstverleningsmodellen Proces ‘Algemene interactie’ Rapporten, statistieken algemene gegevens Proces ‘Opvolging’ en en 52 317515149 18/07/2002 - 3.1.2. Proces ‘Beheer van het kadastraal plan’ - 3.1.2.1. Bestaansreden Dit proces wordt uitgetekend teneinde het kadastraal plan continu en op digitale wijze bij te werken en te verbeteren. 3.1.2.2. Beschrijving De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op: - - Verhoging van het aantal percelen waarvan de afbakening juridisch correct is Evolueren naar een juridisch kadaster4 Verzekeren van voorafgaandelijke kadastratie5 Het juridische Kadaster, inventaris van de onroerende patrimonia, levert het bewijs van het eigendomsrecht en maakt de onroerende overdrachten zo betrouwbaar mogelijk. Daartoe moet zijn documentatie een maximale rechtszekerheid waarborgen. Dat betekent dat alle gewenste duidelijkheid moet bestaan over het onroerend goed waarop de juridische akte betrekking heeft, en dat bij de akte een opmetingsplan gevoegd wordt, dat opgemaakt is op basis van opmetingen op tegenspraak der partijen. Bovendien moet de informatie over een onroerend goed natuurlijk altijd gekoppeld zijn aan dat goed, dat op een eenduidige manier geïdentificeerd is. 5 Het juridische Kadaster is datgene dat het bewijs levert van het eigendomsrecht. Voor wat het plan betreft, is het nodig dat dit een exacte weergave biedt van het voorwerp van de contracten. Voor wat het perceel betreft, impliceert het voorgaande dat, telkens wanneer een gedeelte van een perceel wordt verkocht, het betrokken gedeelte voorafgaandelijk aan de akte zijn eigen perceelsidentificatie krijgt (een nieuw perceelnummer). Die perceelsidentificatie zal zowel door de partijen als door de notarissen worden gebruikt, en zal worden opgenomen in de verschillende openbare registers, hetgeen elke dubbelzinnigheid zal vermijden. Verhoging van de dekkingsgraad van het kadastraal plan van het grondgebied door de kadastratie van het nietgekadastreerde openbaar domein Verhogen van de eigen inkomsten van de entiteit 4 - 6 Initialisering en primaire analyse: dit betreft het ontvangen en identificeren van de aanvraag (goed en perceelnummer), het openen (of creëren) van een dossier en een nummer toekennen. Op basis van de verkregen informatie wordt een eerste analyse van het dossier uitgevoerd en wordt een beslissing genomen over de dringendheid en de prioriteit van het dossier. Deze wordt toegekend aan een dossierbeheerder en een bevestiging van de opdracht wordt desgevallend verzonden naar de klant. In deze activiteitenblok wordt eveneens beslist of de afpalingsopdrachten6 van de burger uitbesteed worden. Verzameling en analyse van basisgegevens: het dossier wordt opgesteld door interne (archieven, juridische stukken, reeds uitgevoerde opmetingen, …) en externe gegevens (bij voorbeeld, het plan van de privé landmeter) samen te brengen. Alle beschikbare gegevens worden geanalyseerd teneinde te bepalen of deze kwantitatief en kwalitatief voldoende zijn. Er wordt een beslissing genomen of een opmeting op het terrein moet uitgevoerd worden. Indien de De juridische validatie wordt uitgevoerd door Opmetingen en Waarderingen. 53 317515149 - - - - 18/07/2002 gegevens voldoende zijn, gaat men rechtstreeks over naar de activiteitenblok « juridische en technische validatie »7. Opmeting en behandeling van terreingegevens: het betreft het voorbereiden en uitvoeren van opmetingen op het terrein (met desgevallend de tussenkomst van GPS). Perifere gegevens worden eveneens nagekeken (omliggende percelen). In geval van een afpalingaanvraag, worden een aantal bijkomende specifieke taken uitgevoerd. Juridische en technische validatie: zowel de opmetingen uitgevoerd door het personeel van Opmetingen en Waarderingen als de plannen gerealiseerd door de privé landmeters, worden onderzocht en geauthentificeerd alvorens opgenomen te worden in het digitaal kadastraal plan. Er wordt een juridische of technische (metingsplan – technisch – visueel) kwaliteit gegeven aan de limieten en de punten. Deze activiteitenblok omvat eveneens de georeferencering8 van de plannen. Behandelen van gegevens: na de juridische validatie van de gegevens zal het kadastraal plan bijgewerkt worden (numerieke schets) en de archivering in de respectievelijke lagen (juridisch tegenstelbaar – metingsplan – gegeoreferenceerd metingsplan – technische - visuele) van het G.I.S zal plaatsvinden. Diffusie en afsluiten van het dossier: de klant wordt geïnformeerd (communicatie van de afrekening voor betalende diensten) en het dossier wordt afgesloten. Voor een voorafgaandelijk kadastrale identificatie wordt geen opmeting uitgevoerd. De analyse van de stukken van het dossier laat daarentegen toe nieuwe perceelsnummers te creëren en ze te introduceren in de databases. 8 Een georeferencering op het terrein gebeurt enkel in geval van een juridische kwaliteit. 3.1.2.3. Startschot Naam Aanvraag perceelsidentificatie (voorafgaandelijke kadastratie) Interface tot Proces ‘Bewaren en bijwerken van patrimoniumdocumentatie’ Juridische wijziging van het perceel Proces ‘Bewaren en bijwerken van patrimoniumdocumentatie’ Proces ‘Waarderen van goederen’ (waarderen van onroerende goederen) Afpalingsaanvraag en aanvraag voor plaatsing van GPS punten Extern Kwaliteitsactie9 7 Dit houdt acties voor kadastratie van het niet-gekadastreerde openbaar domein in. 9 54 317515149 18/07/2002 Resultaten Naam Interface Bijgewerkt en juridisch gevalideerd kadastraal plan Proces ‘Bewaren en bijwerken van patrimoniumdocumentatie’ Voorafgaandelijke kadastrale identificatie Proces ‘Bewaren en bijwerken van patrimoniumdocumentatie’ Afbakening van eigendom Proces ‘Bewaren en bijwerken van patrimoniumdocumentatie’ Extern Fysische en technische gegevens over het perceel (plan van de privé landmeters, aangiften, vaststelling van wijziging, regionale referenties, GPS fiches, NGI kaarten, schetsen, rapporten van topografische berekeningen, …) Proces ‘Waarderen van goederen’ (waarderen van onroerende goederen) Administratieve gegevens (gemeentegrenzen, wijziging van perceelnummer, definitie van het systeem van coördinaten, …) Extern Extern 3.1.2.5. Voornaamste outputs 3.1.2.4. Voornaamste inputs Naam Interface Juridische gegevens over het perceel (akten, vonnissen, betwistingen, afpalingen…) Proces ‘Bewaren en bijwerken van patrimoniumdocumentatie’ (Bewaren en bijwerken van Patrimonium Documentatie) Extern Naam Interface Afpaling- en metingsplannen Extern Proces ‘Waarderen van goederen’ (waarderen van onroerende goederen) Digitaal kadastraal plan Proces ‘Bewaren en bijwerken van patrimoniumdocumentatie’ 55 317515149 18/07/2002 Gegevens over de identificatie van onroerende goederen (voorafgaandelijke kadastrale identificatie) Proces ‘Bewaren en bijwerken van patrimoniumdocumentatie’ Proces ‘Waarderen van goederen’ (waarderen van onroerende goederen) Gegevens voor databases van de patrimoniale documentatie en ‘Knowledge Center’ (publicaties, statistieken, expertises, …) Aanvraag tot inning of eventuele invordering van de te betalen diensten Proces invordering’ Rapporten, statistieken algemene gegevens Proces ‘Opvolging’ Impulsen Reglementering Werkmethodes en voor en ‘Niet-fiscale Proces ‘Impulsbeheer’ 56 317515149 3.2. Proces ‘Leveren van Patrimoniuminformatie’ 3.2.1. Bestaansreden 18/07/2002 3.2.2. Omschrijving De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: - Het proces ‘Leveren van Patrimoniuminformatie’ wordt uitgetekend om de toegankelijkheid van de patrimoniale documentatie voor alle klanten te maximaliseren, rekening houdend met de wetgeving aangaande de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Voor wat het afleveren van informatie betreft uit de archieven dient er rekening gehouden te worden met het feit dat deze niet zullen gedigitaliseerd worden. Dit proces heeft, met betrekking tot de operationele uitwerking, een belangrijke link met het programma CRM Patrimoniumdocumentatie. Daarom worden de interactieprocessen expliciet opgenomen in de interfaces. Informatie die openbaar is, zal in de mate van het mogelijke ter beschikking gesteld worden via de website. - De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op: - - Snelle aflevering van informatie door het uitbouwen van alle mogelijke communicatiekanalen Uitbouwen van het uniek loket principe Klantvriendelijke dienstverlening Openen van een dossier: er wordt een klantdossier en een opdrachtdossier geopend in de Databank Patrimonium Documentatie. De vraag om informatie wordt gecontroleerd op ontvankelijkheid (Heeft de aanvrager recht op dat type van informatie?) en er wordt een eerste onderscheid gemaakt tussen vragen die onmiddellijk kunnen beantwoord worden door een eenvoudige raadpleging van de Databank Patrimoniale Documentatie en vragen waarvoor uitgebreidere opzoekingen vereist zijn. Wanneer uitgebreidere opzoekingen vereist zijn dan wordt op basis van de territoriale bevoegdheid de vraag doorgestuurd. Er wordt een dossierbeheerder aangesteld die verantwoordelijk is voor de volledige behandeling van de vraag. In geval van uitgebreide opzoekingen wordt er een bijdragevoorstel geformuleerd aan de klant Opzoeking van de informatie: deze stap houdt in dat de benodigde informatie wordt opgezocht in de Patrimoniale Documentatie (elektronische databanken en archieven) Afsluiten van het dossier: op basis van de opgezochte informatie wordt een antwoord op de gestelde vraag geformuleerd en het antwoord wordt afgeleverd na het ontvangen van een eventuele vergoeding. In sommige gevallen zal er tevens een certificaat van authenticiteit afgeleverd worden. Het klantdossier en het opdrachtdossier worden afgesloten 57 317515149 18/07/2002 vraag 3.2.3. Startschot Informatie over segmenten Proces ‘Klanteninzicht’ Naam startschot Interface Behoefteprofiel / Behoeften van de hele populatie Proces ‘Klanteninzicht’ Een vraag om informatie Extern Informatie over intenties Proces ‘Klanteninzicht’ Informatie over individuele klant Proces ‘Klanteninzicht’ Dienstverleningsmodel Proces ‘Bepalen dienstverleningsaanpak’ 3.2.4. Resultaat Naam resultaat Interface Afgeleverde informatie Extern 3.2.6. Belangrijkste outputs 3.2.5. Belangrijkste inputs Naam input Interface Allerlei patrimoniumgegevens Databanken Patrimoniale Documentatie en archieven Rechtszekerheid Bevestiging van ontvangst van betaling van bijdragen Proces ‘Vorderen van rechten’ ( Registratie-, hypotheekrechten en bijdragen) Beslissingsmatrix ontvankelijkheid Proces ‘Werkmethodes’ m.b.t. van de Naam output Interface Certificaat van authenticiteit Proces ‘Levering Distributie’ en Uittreksels van diverse documenten uit de Patrimoniale Documentatie (databank en archieven) Proces ‘Levering Distributie’ en Vraag om bijdragen Proces ‘Vorderen van rechten’ ( registratie-, hypotheekrechten en bijdragen) inning van Foutmeldingen m.b.t. inhoud Proces ‘Bewaren en 58 317515149 van de Rechtszekerheid 18/07/2002 databank Gegevens ‘Klantenopdrachtendatabank’ en bijwerken van patrimoniumdocumentatie’ (Bewaren en bijwerken van patrimoniumdocumentatie) Proces ‘Klanteninzicht’ Feedback over het gebruik van Dienstverleningsmodellen Proces ‘Algemene Interactie’ Communicatie Proces ‘Levering Distributie’ Rapporten, statistieken algemene gegevens Impuls voor R&W en en Proces ‘Opvolging’ Proces ‘Impulsbeheer’ 59 317515149 Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden van goederen’ 3.2.7. Proces ‘Verwerving van onroerende goederen’ 18/07/2002 3.2.7.2. Omschrijving De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: - 3.2.7.1. Bestaansreden Het proces ‘Verwerving van onroerende goederen’ wordt uitgetekend om onroerende goederen te verwerven (= aankopen en onteigenen) in naam van en voor rekening van de federale en niet-federale overheden. Patrimoniumdiensten treedt op als (exclusief) bevoegd orgaan van de federale overheden en als lasthebber van de niet-federale overheden. De belangrijkste doelstellingen van dit proces hebben betrekking op: - - - - Het verzekeren dat de overheden onroerende goederen kunnen verwerven binnen een vooraf bepaalde doorlooptijd (prioritisering van de opdrachten bij het betrokken team van Patrimoniumdiensten); Het verzekeren dat de overheden de juiste aankoopprijs betalen voor het gekochte onroerend goed. De juiste aankoopprijs is de werkelijke waarde van het onroerend goed. De verwervende overheid kan, eventueel en mits motivering, meer dan de werkelijke waarde betalen; Het verzekeren dat de onteigenden de juiste vergoeding voor hun schade krijgen. Dit wil zeggen dat de volledige schade die de onteigening hen berokkent, wordt vergoed, en dat zij op een faire manier worden behandeld door Patrimoniumdiensten; Het positioneren van Patrimoniumdiensten als ‘professioneel immobiliënagentschap’ en ‘notaris’ van en voor de overheden. - - Openen van het dossier: het klantdossier wordt geopend (eventueel eerst gecreëerd indien de klant nog niet bekend is) en binnen het klantdossier wordt een nieuw verwervingsdossier geopend. Een eerste analyse van de opdracht (welke dienst moet worden geleverd?) wordt uitgevoerd; de wettelijke (is Patrimoniumdiensten wettelijk bevoegd om de dienst te verlenen?) en territoriale (is het team van Patrimoniumdiensten, gelet op het ambtsgebied, bevoegd voor die klant?) bevoegdheid wordt, zo nodig, onderzocht. De uitvoering van de opdracht wordt gepland (binnen welke termijn kan en/of moet de opdracht worden uitgevoerd?). Een ambtenaar van het betrokken team van Patrimoniumdiensten (in principe de ‘cliënt manager’) wordt aangeduid voor het uitvoeren van de opdracht. Analyse van de opdracht: de opdracht wordt getoetst aan het doel dat de opdrachtgever wil bereiken (eventueel worden alternatieven voorgesteld, bijvoorbeeld, er wordt voorgesteld het onroerend goed niet aan te kopen maar een recht van opstal te vestigen); een terreinverkenning wordt uitgevoerd om zich een eerste beeld te vormen van het onroerend goed. Voorbereiding van de verwerving: de waarde van het onroerend goed wordt gevraagd aan en geleverd door de entiteit Opmetingen & Waarderingen. Op basis van deze waarde wordt de te verwachten aankoopprijs of onteigeningsvergoeding geschat en de overheid die de goederen wil verwerven wordt gevraagd de nodige kredieten ‘vast te leggen’. Indien de kredieten worden vastgelegd – als de kredieten niet worden vastgelegd, wordt het proces 60 317515149 - - - - 18/07/2002 natuurlijk gestopt – worden de nodige inlichtingen over de personen en de goederen verzameld. Aan de hand van deze inlichtingen worden de individuele dossiers aangelegd en worden de bij de verwerving betrokken zakelijke en persoonlijke rechten vastgesteld. Verwerving: met de eigenaar (en eventueel de huurder en/of de (hypothecaire) schuldeiser) wordt onderhandeld over de verwerving (Kan een akkoord over de aankoopprijs/onteigeningsvergoeding worden bereikt?): Als met de eigenaar (en eventueel de huurder en/of de (hypothecaire) schuldeiser) een akkoord kan worden bereikt, wordt het goed aangekocht of onteigend en wordt de authentieke akte opgemaakt en verleden (het betrokken team van Patrimoniumdiensten treedt op als ‘overheidsnotaris’); Als met de eigenaar geen akkoord kan worden bereikt en als het goed moet worden onteigend, wordt de gerechtelijke onteigeningsprocedure ingeleid. Post-verwerving activiteiten: de akte wordt aan de wettelijke formaliteiten onderworpen (registratie van de akte, overschrijving, etc.), het vereffeningsvoorstel wordt bezorgd aan de kredietbeheerder (=het voorstel van het betrokken team van Patrimoniumdiensten dat de opdrachtgever/kredietbeheerder toelaat de aankoopprijs/de onteigeningsvergoedingen te betalen aan wie het hoort), de partijen krijgen een afschrift/uitgifte van de akte, de provisie wordt afgerekend en, eventueel, terugbetaald, de individuele dossiers worden gesloten en het algemeen dossier wordt gesloten. Naam startschot Interface Opdracht tot verwerving van een onroerend goed Extern 3.2.7.4. Resultaat Naam resultaat Onroerend verworven Interface goed is Extern 3.2.7.5. Belangrijkste inputs Naam input Interface Gegevens over de personen en de onroerende goederen Proces ‘Leveren van patrimoniuminformatie’ Kruispuntbank van Patrimonium Documentatie Extern10 Schattingsverslag van het onroerend goed (orde van grootte van de venale Proces ‘Waarderen van goederen’ (Waarderen van onroerende goederen) 3.2.7.3. Startschot 10 In de mate dat alle vereiste gegevens over de personen en de onroerende goederen nog niet kunnen worden verzameld via de Kruispuntbank van Patrimonium Documentatie, moeten externe bronnen worden geconsulteerd. 61 317515149 18/07/2002 waarde) Onteigeningsbesluit Extern 3.2.7.6. Belangrijkste outputs Naam output Interface Authentieke akte van verwerving + afschrift en uitgifte Proces ‘Opstellen verlijden van authentieke akte’ en een Proces ‘Bewaren en bijwerken van patrimonium documentatie’ (Bewaren en bijwerken van Patrimonium Documentatie) Extern Vereffeningsvoorstel Rapporten, statistieken algemene gegevens Impuls voor R&W Extern en Proces ‘Opvolging’ Proces ‘Impulsbeheer’ 62 317515149 Proces ‘Vervreemding en verkoop van onroerende goederen’ 3.2.7.7. Bestaansreden Het proces ‘Vervreemding en verkoop van onroerende goederen’ wordt uitgetekend om de onroerende goederen van de federale en niet-federale overheden te vervreemden of te verkopen. Patrimoniumdiensten treedt op als (exclusief) bevoegd orgaan van de federale overheden en als lasthebber van de niet-federale overheden. De belangrijkste doelstellingen van dit proces hebben betrekking op: Het verzekeren dat de vervreemding of verkoop binnen een aanvaardbare doorlooptijd gebeurt (prioritisering van de opdrachten bij het betrokken team van Patrimoniumdiensten); Het verzekeren dat de overheden de hoogst mogelijke prijs krijgen voor de vervreemding/verkoop van hun onroerende goederen; Het positioneren van het betrokken team van Patrimoniumdiensten als ‘professioneel immobiliënagentschap’ en ‘notaris’ van en voor de overheden. 3.2.7.8. Omschrijving De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: Openen van het dossier: het klantdossier wordt geopend (eventueel eerst gecreëerd indien de klant nog niet bekend is) en binnen het klantdossier wordt een nieuw vervreemdingsdossier geopend. Een eerste analyse van de opdracht (welke dienst moet worden geleverd?) wordt uitgevoerd; de wettelijke (is Patrimoniumdiensten wettelijk bevoegd om de dienst te verlenen?) en territoriale (is het betrokken 18/07/2002 team van Patrimoniumdiensten , gelet op het ambtsgebied, bevoegd voor die klant?) bevoegdheid wordt, zo nodig, onderzocht. De uitvoering van de opdracht wordt gepland (binnen welke termijn kan en/of moet de opdracht worden uitgevoerd?). Een ambtenaar van het betrokken team van Patrimoniumdiensten (in principe de ‘client manager’) wordt aangeduid voor het uitvoeren van de opdracht. Analyse van de opdracht: de opdracht wordt juridisch geanalyseerd en getoetst aan het doel dat de opdrachtgever wil bereiken (eventueel worden alternatieven voorgesteld, bijvoorbeeld, er wordt voorgesteld het onroerend goed niet te verkopen maar een recht van opstal te vestigen). Voorbereiding van de vervreemding/verkoop: een terreinverkenning wordt uitgevoerd om zich een eerste beeld te vormen van het onroerend goed. De waarde van het onroerend goed wordt gevraagd aan en geleverd door de entiteit Opmetingen & Waarderingen. De nodige inlichtingen over het onroerend goed worden verzameld; op basis van de door de entiteit Opmetingen & Waarderingen bepaalde waarde van het onroerend goed, wordt de te verwachten verkoopprijs geschat; de wijze van vervreemding wordt bepaald (openbare verkoop of verkoop uit de hand?) en aan de opdrachtgever wordt een provisie voor kosten (onder meer publiciteitskosten) gevraagd. De nodige documenten en/of akten worden opgemaakt (algemene verkoopsvoorwaarden en bijzondere verkoopvoorwaarden bij openbare verkoop en algemeen en bijzonder verkoopreglement bij verkoop uit de hand). Publiciteit wordt gevoerd, onder meer op de website van Patrimoniumdiensten, eventueel gekende kandidaat-kopers (databank van potentieel geïnteresseerde klanten) worden gecontacteerd, wie erom vraagt krijgt inlichtingen over het te koop gestelde goed en het goed kan 63 317515149 18/07/2002 worden bezichtigd. De vereiste inlichtingen worden bezorgd aan diverse overheden (fiscale notificaties, aanbieding van het recht van voorkoop, etc.). Vervreemding/verkoop: het onroerend goed wordt vervreemd (het zakelijk recht wordt gevestigd) of verkocht (openbaar of uit de hand); de authentieke akte wordt opgemaakt en verleden (het betrokken team van Patrimoniumdiensten treedt op als ‘overheidsnotaris’). Post-vervreemding activiteiten: de akte wordt aan de wettelijke formaliteiten onderworpen (registratie van de akte, overschrijving, etc.), de verkoopprijs en de kosten worden betaald en in ontvangst genomen waarna kwijting wordt gegeven, de opdrachtgever wordt ingelicht, de partijen krijgen een afschrift/uitgifte van de akte, de provisie wordt afgerekend en, eventueel, terugbetaald, en het dossier wordt gesloten. Resultaat Naam resultaat Onroerend goed vervreemd/verkocht Interface is De vereffening van de erfloze nalatenschap kan verder gaan Extern Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden van goederen’ (Vereffening van erfloze nalatenschappen) 3.2.7.10. Belangrijkste inputs 3.2.7.9. Startschot Naam startschot Interface Opdracht tot vervreemding van een onroerend goed Extern Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden van goederen’ (Vereffening van erfloze nalatenschappen) Naam input Interface Gegevens over de personen en de onroerende goederen Proces ‘Leveren van patrimoniuminformatie’ Kruispuntbank van Patrimonium Documentatie Extern Schattingsverslag van het onroerend goed (orde van grootte van de venale waarde) Proces ‘Waarderen van goederen’ (Waarderen van onroerende goederen) Klantengegevens Proces ‘Klanteninzicht’ 64 317515149 18/07/2002 3.2.7.11. Belangrijkste outputs Naam output Interface Algemene en bijzondere verkoopvoorwaarden & algemeen en bijzonder verkoopreglement Extern Authentieke akte van vervreemding / verkoop + afschrift en uitgifte Proces ‘Opstellen verlijden van authentieke akte’ en een Proces ‘Bewaren en bijwerken van patrimoniumdocumentatie’ (Bewaren en bijwerken van patrimoniumdocumentatie) Extern Rapporten, statistieken algemene gegevens Impuls voor R&W en Proces ‘Opvolging’ Proces ‘Impulsbeheer’ 65 317515149 3.2.8. Proces ‘Realisatie van roerende goederen’ 3.2.8.1. Bestaansreden Het proces ‘Realisatie van roerende goederen’ wordt uitgetekend om diensten te verlenen met betrekking tot de materiële roerende goederen van de overheden: de roerende goederen worden verkocht, gerecycleerd of vernietigd. De belangrijkste doelstellingen van dit proces hebben betrekking op: Het verzekeren dat de materiële roerende goederen als een goede huisvader behandeld worden: de goederen die kunnen/mogen worden verkocht, worden verkocht, en de goederen die niet kunnen/mogen worden verkocht, worden vernietigd (milieuvriendelijke afvalverwerking) of gerecycleerd; Het verzekeren dat de publiekrechtelijke rechtspersonen zich daadwerkelijk ontdoen van de materiële roerende goederen die ze niet langer gebruiken. 3.2.8.2. Omschrijving De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: Openen van het dossier: het klantdossier wordt geopend (eventueel eerst gecreëerd indien de klant nog niet bekend is) en binnen het klantdossier wordt een realisatiedossier geopend. De wettelijke (is Patrimoniumdiensten wettelijk bevoegd om de materiële roerende goederen van deze cliënt te realiseren?) en territoriale (is de betrokken entiteit van Patrimoniumdiensten, gelet op het ambtsgebied, bevoegd om de roerende goederen van de cliënt te realiseren?) bevoegdheid wordt, zo nodig, onderzocht. De uitvoering van de opdracht wordt 18/07/2002 gepland (binnen welke termijn kan en/of moet de opdracht worden uitgevoerd, onder meer gelet op het roerend goed zelf en op de mogelijkheid of opportuniteit de roerende goederen weg te halen bij de cliënt?). Voorbereiding van de realisatie: een eerste analyse van de opdracht wordt uitgevoerd (onder meer, zijn alle vereiste gegevens betreffende de roerende goederen ingevuld in het invulformulier op de website van Patrimoniumdiensten?). Het type realisatie wordt georganiseerd: kunnen / mogen de roerende goederen worden verkocht of moeten ze worden gerecycleerd/vernietigd? Realisatie van het goed: De roerende goederen worden verkocht: eventueel opslaan van de goederen in de verkoopruimte en vormen van de te verkopen loten, publiciteit (onder meer, bezorgen van de catalogus aan de klanten opgeslagen in het klantenbestand, catalogus op de website van Patrimoniumdiensten), eventueel aanvraag van evaluatie van het roerend goed bij de entiteit Opmetingen & Waarderingen, bezichtiging van de goederen en openbare verkoop (of verkoop uit de hand); De roerende goederen worden gerecycleerd/vernietigd: overeenkomstig het met de (gespecialiseerde) onderneming gesloten contract, wordt de afhaling van de roerende goederen georganiseerd, de roerende goederen worden afgehaald en gerecycleerd/vernietigd. Post-realisatie activiteiten: de verkoopprijs wordt ontvangen en getransfereerd naar de klant of de kosten van de vernietiging worden betaald (en eventueel verhaald op de klant) en dit wordt boekhoudkundig verwerkt. De verkochte roerende goederen worden weggehaald door de koper en het dossier wordt gesloten. 66 317515149 18/07/2002 3.2.8.5. Belangrijkste inputs 3.2.8.3. Startschot Naam startschot Vraag tot realisatie roerende goederen Interface van Noodzaak tot realisatie van roerende goederen in het kader van een erfloze nalatenschap Extern Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden van goederen’ (Vereffening van erfloze nalatenschappen) 3.2.8.4. Resultaat Naam resultaat Interface Roerend goed is verkocht Extern Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden van goederen’ (Vereffening van erfloze nalatenschappen) Roerend goed gerecycleerd / vernietigd is Naam input Interface Klantengegevens Proces ‘Klanteninzicht’ Schattingsverslag roerende goederen van Proces ‘Waarderen van goederen’ (waarderen van roerende goederen) 3.2.8.6. Belangrijkste outputs Naam output Interface Akte van verkoop Proces ‘Bewaren en bijwerken van patrimoniumdocumentatie’ (Bewaren en bijwerken van Patrimonium Documentatie) Extern Contract van vernietiging Extern Extern Verkoopscatalogus, lastenboek, publiciteit Extern Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden van goederen’ (Vereffening van erfloze nalatenschappen) Rapporten, statistieken algemene gegevens Impuls voor R&W en Proces ‘Opvolging’ Proces ‘Impulsbeheer’ 67 317515149 3.2.9. Proces ‘Vereffening van erfloze nalatenschappen’ 3.2.9.1. Bestaansreden Het proces ‘Vereffenen van erfloze nalatenschappen’ (=passief betalen en actief te gelde maken) wordt uitgetekend om de erfloze nalatenschappen in naam van de Staat in bezit te nemen. De belangrijkste doelstellingen van dit proces hebben betrekking op: Het verzekeren dat de onbeheerde nalatenschappen met een batig saldo worden geërfd door de Staat11; Het verzekeren dat het netto vereffeningsresultaat van de in bezit genomen erfloze nalatenschappen zo hoog mogelijk is; Het vereffenen van de erfloze nalatenschap als een goede huisvader (zodat later rekenschap kan worden gegeven aan de erfgenaam die toch nog opduikt). 3.2.9.2. Omschrijving De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: 11 De onbeheerde nalatenschappen worden nu beheerd door een curator, aangesteld door de rechter. Gelet op bepaalde misstanden uit het verleden, zal worden onderzocht of de curatele van de onbeheerde nalatenschap niet kan/moet worden toevertrouwd aan Patrimoniumdiensten. Traditioneel wordt de Staat beschouwd en behandeld als erfgenaam van de erfloze nalatenschap. Er zal worden onderzocht of het juridisch verantwoord en opportuun is de Staat niet als erfgenaam, maar als ‘soeverein’ tot de erfloze nalatenschap te laten komen. 18/07/2002 Openen van het dossier: het dossier wordt geopend en een verantwoordelijke voor het beheer wordt aangeduid. Voorafgaand onderzoek van de optie (de nalatenschap opvorderen of niet): analyse van de activa en passiva van de nalatenschap (onder meer via de Kruispuntbank van de Patrimonium Documentatie) om uit te maken of de onbeheerde nalatenschap batig is en moet worden opgevorderd als erfloze nalatenschap. Eventuele erfgenamen worden opgespoord. Inbezitstelling: De voorlopige inbezitstelling van de nalatenschap wordt gevraagd aan de burgerlijke rechtbank; de formaliteiten om de voorlopige inbezitstelling en het voorlopige beheer van de nalatenschap te bekomen worden vervuld; de nalatenschap wordt voorlopig beheerd (als een goede huisvader); De definitieve inbezitstelling van de nalatenschap wordt gevraagd aan de burgerlijke rechtbank; de formaliteiten om de definitieve inbezitstelling van de nalatenschap te bekomen (onder meer, bekendmakingen in het Belgisch Staatsblad) worden vervuld. Vereffening: het te gelde maken van de activa (realisatie van de materiële roerende goederen, vervreemding/verkoop van de onroerende goederen en invordering van de schuldvorderingen van de overledene) en betalen van de passiva van de nalatenschap, en de boekhoudkundige verwerking van de vereffening. Sluiten van het dossier: het dossier wordt gesloten. Het gesloten dossier wordt heropend als een erfgenaam opduikt: in dit geval wordt rekenschap van het beheer en het vereffeningsresultaat van de nalatenschap uitgekeerd aan de erfgenaam. 68 317515149 18/07/2002 Schuldvorderingen zijn geïnd 3.2.9.3. Startschot Proces invordering’ 3.2.9.5. Belangrijkste inputs Naam startschot Interface Informatie omtrent het bestaan van een erfloze nalatenschap Proces ‘Vorderen van rechten’ (successierechten) Naam input Interface Extern Overlijdensakte Extern Samenstelling activa passiva nalatenschap 3.2.9.4. Resultaat Naam resultaat Interface Nalatenschap is vereffend Proces ‘Beheer Thesaurie’ Successierechten betaald zijn Proces ‘Vorderen van rechten’ (successierechten) Materiële roerende goederen van de nalatenschap zijn gerealiseerd Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden van goederen’ (Realisatie van roerende goederen) Onroerende goederen de nalatenschap vervreemd Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden van goederen’ (Vervreemding en verkoop van onroerende goederen) van zijn ‘Niet-fiscale en Proces ‘Leveren van patrimoniuminformatie’ Kruispuntbank van Patrimonium Documentatie Waardering van onroerende en roerende goederen Proces ‘Waarderen van goederen’ (Waarderen van onroerende en roerende goederen) Notariële inventaris Extern Voorlopige en verordeningen Extern definitieve 3.2.9.6. Belangrijkste outputs Naam output Informatie Interface omtrent het Proces ‘Bewaren en 69 317515149 18/07/2002 patrimonium van de Staat bijwerken van patrimoniumdocumentatie’ (Bewaren en bijwerken van Patrimonium Documentatie) Authentieke akten Proces ‘Opstellen verlijden van authentieke akte’ en een Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden van goederen’ (Vervreemding en verkoop van onroerende goederen + Realisatie van roerende goederen) Verzoeken tot voorlopige en definitieve inbezitstelling Extern Publicaties Extern Beheerrekening Proces ‘Beheer Thesaurie’ Rapporten, statistieken algemene gegevens Impuls voor R&W en Proces ‘Opvolging’ Proces ‘Impulsbeheer’ 70 317515149 18/07/2002 Proces ‘Waarderen van goederen’ 3.2.10. Proces ‘Waarderen van roerende goederen’ 3.2.10.1. Bestaansreden Dit proces wordt uitgetekend teneinde roerende goederen (venale waarde) te schatten voor klanten intern aan de FOD Financiën, en indien mogelijk, op lange termijn voor externe klanten. Deze schattingen hebben betrekking tot een groot aantal goederen (niet-genoteerde aandelen, meubilair, kunstwerken, verzamelstukken, …). De ontwikkeling van databases en specifieke documentatie over roerende goederen zal noodzakelijk zijn om venale waarden af te leveren. Gezien de grote diversiteit en complexiteit van roerende goederen zal de ondersteuning van externe experten noodzakelijk zijn. - - De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op: - Afleveren van schattingen gebaseerd op volledige en actuele informatie Afleveren van venale waarden onderbouwd door een duidelijke motivering Continu bijwerken van de patrimoniale documentatie 3.2.10.2. Omschrijving De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: - Initialisering en primaire analyse: de gegevens (aanvraag, aangifte, …) komen elektronisch binnen of per papier. Een opdrachtdossier wordt geopend en een dossiernummer wordt toegekend. Er volgt een primaire analyse van de gegevens, teneinde de activiteiten te plannen (in functie van de dringendheid en prioriteit van het dossier), de vereiste middelen te bepalen en het dossier aan een dossierbeheerder toe te vertouwen. Een bevestiging van de opdracht met de vermelding van onder andere de dossierbeheerder en de vooropgestelde termijn wordt verzonden naar de (interne) klant. Verzameling van de basisgegevens: de intern en in de Kruispuntbank beschikbare gegevens worden verzameld (databases, bestanden, beursinformatie, …) en samengebracht in het dossier. Externe informatie kan eveneens worden opgevraagd (banken, verzekeringen, externe partijen, …). Het opdrachtdossier wordt vervolledigd met de verzamelde informatie. Opportuniteitsanalyse: dit omvat de analyse van de finaliteit van de rentabiliteit12, taak die vereist is voor de opdrachten waarbij een waarde aangegeven is en aldus gecontroleerd moet worden (successierechten). Voor deze aanvragen wordt de in de vorige activiteitenblok verzamelde informatie geanalyseerd. Een beslissing gebaseerd op risicoanalyse, wordt genomen of de aangegeven waarde aanvaardbaar is. Indien dit niet het geval is, worden de scope en de modaliteiten van de expertise bepaald. Voor de opdrachten met betrekking tot specifieke roerende goederen (bij voorbeeld kunstwerken), kan er desgevallend beroep worden gedaan op externe experten gespecialiseerd in het type te waarderen roerend goed (museumconservatoren, …). Er is geen analyse van de finaliteit van de rentabiliteit voor alle opdrachten waarbij een waarde moet worden vastgelegd (venale waarde voor Patrimoniumdiensten). 12 71 317515149 - - - Expertise: een expertise wordt uitgevoerd teneinde een venale waarde te bepalen gebaseerd op de verzamelde informatie (desgevallend op het terrein). Alle informatie wordt geanalyseerd en het interne waarderingsverslag wordt opgesteld. Voor de gevallen waarbij externe experten belast zijn met een expertiseopdracht, wordt hun werk opgevolgd en geïntegreerd in het waarderingsverslag. Reporting: het waarderingsverslag bestemd voor de klant (inbegrepen motivering van de beslissing) wordt opgesteld. De gemotiveerde waarde of de tekortvaststelling13 wordt gecommuniceerd aan de klant. Een tussentijdse bijwerking van de databases van de patrimoniale documentatie wordt uitgevoerd. Afsluiten van het dossier: de databases van de patrimoniale documentatie worden definitief bijgewerkt en het dossier wordt afgesloten. 18/07/2002 3.2.10.3. Startschot Naam Interface Waarderingsaanvraag Proces ‘Vorderen van rechten’ (successierechten / recht van overgang bij overlijden / ongenoegzaamheden) Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden van goederen’ (Realisatie van roerende goederen + Vereffening van erfloze nalatenschappen) 3.2.10.4. Resultaten Naam Volledige waarde 13 De tekortvaststelling (de aangegeven waarde door de klantbelastingplichtige is lager dan de waarde bepaald door Opmetingen en Waarderingen) wordt gecommuniceerd aan Rechtszekerheid dat de successierechten berekent op basis van de waarde bepaald door Opmetingen en Waarderingen en betekent deze aan de klantbelastingplichtige. Deze laatste kan de waarde betwisten bij Opmetingen en Waarderingen. Interface en gemotiveerde Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden van goederen’ (Realisatie van roerende goederen + Vereffening van erfloze nalatenschappen) 72 317515149 Aanvaardbare waarde Ongenoegzaamheid 18/07/2002 Proces ‘Vorderen van rechten (successierechten / recht van overgang bij overlijden / ongenoegzaamheden) Proces ‘Vorderen van rechten (successierechten / recht van overgang bij overlijden / ongenoegzaamheden) Voornaamste outputs Naam Interface Gegevens overgemaakt aan de interne klanten (waarderingsverslag, communicatie van beslissing, …) Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden van goederen’ (Realisatie van roerende goederen + Vereffening van erfloze nalatenschappen) Proces ‘Vorderen van rechten (successierechten / recht van overgang bij overlijden / ongenoegzaamheden) 3.2.10.5. Voornaamste inputs Naam Interface Juridische gegevens (aangiftes, aktes, listings, …) Extern Administratieve gegevens Extern Fysische gegevens (foto’s, …) Extern Gegevens voor databases van de patrimoniale documentatie en ‘Knowledge Center’ (publicaties, statistieken, expertises, …) Aanvraag tot inning of eventuele invordering van de te betalen diensten Proces invordering’ Rapporten, statistieken algemene gegevens Proces ‘Opvolging’ Impulsen Reglementering werkmethodes en voor en ‘Niet-fiscale Proces ‘Impulsbeheer’ 73 317515149 18/07/2002 74 317515149 18/07/2002 Proces ‘Waarderen van onroerende goederen’ 3.2.10.6. Bestaansreden Dit proces wordt uitgetekend teneinde onroerende goederen te schatten voor klanten intern en extern aan de FOD Financiën. Deze waarderingen hebben betrekking tot drie waarden: venale waarde, constructiewaarde en locatieve waarde/federaal kadastraal inkomen. De activiteiten van dit proces kunnen gedifferentieerd worden naargelang de te bepalen waarde. - De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op: - - Afleveren van waarderingen gebaseerd op volledige en actuele informatie Afleveren van waarden (venale waarde, constructiewaarde of locatieve waarde) onderbouwd door een duidelijke motivering en binnen optimale doorlooptijden Continu bijwerken van de patrimoniale documentatie Verhogen van de eigen inkomsten van de entiteit14 - 3.2.10.7. Beschrijving - De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: - 14 Initialisering en primaire analyse: de gegevens (aanvraag, aangifte, …) komen elektronisch binnen of per papier. Een opdrachtdossier wordt geopend en een dossiernummer wordt toegekend. Voor wat Door toedoen van producten met betrekking tot de vastgoedmarkt die beantwoorden aan de noden van de klanten en een economische rol kunnen spelen binnen onze maatschappij (statistieken, benchmarks,waarderingen "en masse", etc.) - betreft de bepaling van de locatieve waarde van een goed na verbouwingen of van een nieuwbouw, wordt een standaard formulier verzonden naar de eigenaar. Dit formulier moet door deze15 worden ingevuld en zal alle elementen met betrekking tot het goed, noodzakelijk voor de bepaling van het kadastraal inkomen, moeten meegeven. Er volgt een primaire analyse van het dossier, onder andere om de activiteiten te plannen (in functie van de dringendheid en de prioriteit van het dossier), de in te zetten middelen en de dossierbeheerder aan te duiden voor de behandeling van het dossier. Een bevestiging van de opdracht met de vermelding van de dossierbeheerder en de vooropgestelde termijnen wordt verzonden naar de klant. Verzameling en behandeling van de basisgegevens: de intern en in de Kruispuntbank beschikbare gegevens worden verzameld (databases, bestanden, …) en samengebracht in het dossier. Deze informatie (bij voorbeeld, van het formulier met betrekking tot de bepaling van het kadastraal inkomen van een goed na verbouwingen of van een nieuwbouw) wordt geïntegreerd in het systeem. Het mathematisch model berekent een waarde (locatieve of venale waarde16). Deze waarde wordt in de volgende activiteitenblok geanalyseerd. Externe informatie kan eveneens worden opgevraagd. Het opdrachtdossier wordt vervolledigd met de verzamelde informatie. Opportuniteitsanalyse: dit omvat de analyse van de finaliteit van de rentabiliteit – risicoanalyse – dat bepaalt of een De eigenaar zal bijgestaan worden door de bouwheer of architect om dit formulier in te vullen. 16 Op basis van parameters van marktevolutie. 15 75 317515149 - - diepgaande expertise moet uitgevoerd worden van het onroerend goed. Indien de aangegeven waarde (in het kader van successierechten) of de waarde bepaald door het mathematisch model, aanvaardbaar is, zal er geen aanvullende expertise gebeuren. In zulk geval wordt het dossier bijgewerkt en wordt de klant ingelicht. Expertise : in functie van de resultaten van het voorgaande activiteitenblok wordt een keuze gemaakt over welke type expertise van toepassing is voor deze opdracht: ‘en chambre’, courant (beperkt bezoek) of particulier (diepgaand bezoek). De expertise heeft als doel het bepalen van een waarde (venale waarde, constructiewaarde17 of locatieve waarde) op basis van de volledige informatie overeenstemmend met de reële fysische situatie van het onroerend goed. Alle informatie wordt geanalyseerd en het interne waarderingsverslag wordt opgesteld. Reporting: het waarderingsverslag bestemd voor de klant (inbegrepen motivering van de beslissing) wordt opgesteld. De gemotiveerde waarde of de tekortvaststelling18 wordt Opmetingen en Waarderingen berekent een constructiewaarde voor de nieuwbouwen of belangrijke verbouwingen met behulp van een mathematisch model (op basis van de elementen met betrekking tot het bepalen van het kadastraal inkomen, en op basis van de gegevens van de interne databases zoals bij voorbeeld de waarde van materialen). Deze constructiewaarde wordt gecommuniceerd aan de entiteiten P – KMO – GO, die ze vergelijken met de aangifte (facturen) van de bouwheer en die de nodige gevolgen geven op het vlak van BTW inning. De bouwheer kan de constructiewaarde betwisten bij Opmetingen en Waarderingen. 18 De tekortvaststelling (de aangegeven waarde door de klantbelastingplichtige is lager dan de waarde bepaald door Opmetingen en Waarderingen) wordt gecommuniceerd aan Rechtszekerheid dat de successierechten of de bijkomende registratierechten berekent op basis van de waarde bepaald door Opmetingen en 17 18/07/2002 - gecommuniceerd aan de klant. Het federaal kadastraal inkomen wordt betekend aan de burgerbelastingplichtige. Een tussentijdse bijwerking van de databases van de patrimoniale documentatie wordt uitgevoerd. Afsluiten van het dossier: de databases van de patrimoniale documentatie worden definitief bijgewerkt en het dossier wordt afgesloten. 3.2.10.8. Startschot Naam Interface Waarderingsaanvraag Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden van goederen’ (Verwerving van onroerende goederen, Vervreemding en verkoop van onroerende goederen, Vereffening van erfloze nalatenschappen) Proces ‘Vorderen van rechten (successierechten / recht van overgang bij overlijden / ongenoegzaamheden) Proces ‘Vorderen van Waarderingen et betekent deze aan de klantbelastingplichtige. Deze laatste kan de waarde betwisten bij Opmetingen en Waarderingen. 76 317515149 18/07/2002 rechten (onmiddellijk geïnde griffierechten) Proces ‘Vorderen van rechten (registratie, hypotheekrechten / bijdragen) nalatenschappen) Proces ‘Verzamelen en beheren fiscale gegevens’ Extern Aanvaardbare waarde Proces ‘Verzamelen en beheren fiscale gegevens’ Extern Informatie over een gebeurtenis (aangifte, informatie, vaststellingen, …) Proces ‘bewaren en bijwerken van patrimoniumdocumentatie’ (Beheer van het kadastraal plan) Proces ‘Vorderen van rechten (onmiddellijk geïnde griffierechten) Proces ‘Vorderen van rechten (registratie, hypotheekrechten / bijdragen) Extern 3.2.10.9. Resultaten Naam Volledige waarde Ongenoegzaamheid Interface en gemotiveerde Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden van goederen’ (Verwerving van onroerende goederen, Vervreemding en verkoop van onroerende goederen, Vereffening van erfloze Proces ‘Vorderen van rechten (successierechten / recht van overgang bij overlijden / ongenoegzaamheden) Proces ‘Vorderen van rechten (successierechten / recht van overgang bij overlijden / ongenoegzaamheden) 77 317515149 18/07/2002 recht van overgang overlijden ongenoegzaamheden) 3.2.10.10. Voornaamste inputs Naam Interface Juridische gegevens (listings, aangiftes, aktes, fiches, vaststellingen, …) Extern Administratieve gegevens Extern Fysische gegevens (foto’s, plannen, vaststellingen, contracten, aangiftes, etc) Extern bij / Proces ‘Vorderen van rechten (onmiddellijk geïnde griffierechten) Proces ‘Vorderen van rechten (registratie, hypotheekrechten / bijdragen) Proces ‘Verzamelen en beheren fiscale gegevens’ Extern 3.2.10.11. Voornaamste outputs Naam Interface Gegevens overgemaakt aan de interne of klanten (waarderingsverslag, communicatie van de bevestiging, betekening van het federaal kadastraal inkomen, …) Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden van goederen’ (Verwerving van onroerende goederen, Vervreemding en verkoop van onroerende goederen, Vereffening van erfloze nalatenschappen) Proces ‘Vorderen van rechten (successierechten / Betekening van het federaal kadastraal inkomen Proces ‘ distributie’ Levering en Gegevens voor databases van de patrimoniale documentatie en Knowledge Center (publicaties, statistieken, expertises, …) Aanvraag tot inning of eventuele invordering van de te betalen diensten Proces invordering’ Rapporten, statistieken algemene gegevens Proces ‘opvolging’ en ‘Niet-fiscale 78 317515149 Impulsen Reglementering werkmethodes 18/07/2002 voor en Proces ‘Impulsbeheer’ 79 317515149 3.3. Proces ‘Opstellen authentieke akte’ 18/07/2002 en verlijden van een 3.3.2. Omschrijving De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: - 3.3.1. Bestaansreden Het proces ‘Opstellen en verlijden van een authentieke akte’ wordt uitgetekend om authentieke akten voor de federale en niet-federale overheden op te maken en te verlijden. Patrimoniumdiensten speelt op dat vlak de rol van ‘overheidsnotaris’, notaris van en voor de overheden. Dit proces is een afzonderlijk proces als alleen de authentieke akte wordt opgemaakt en verleden, als met andere woorden de authentieke akte niet het resultaat is van een verwerving of vervreemding van een onroerend goed (bijvoorbeeld, verhuring of verkoop van sociale woningen en de daarmee verband houdende hypothecaire leningen, statuten van een (overheids)vennootschap). Dit proces werkt als een subproces van de processen verwerving en vervreemding/verkoop van onroerende goederen. - De belangrijkste doelstellingen van dit proces hebben betrekking op: - Het verzekeren dat de authentieke akten tijdig opgesteld en verleden worden; Het positioneren van de entiteit van Patrimoniumdiensten als ‘overheidsnotaris’; Het verzekeren van de rechtszekerheid van de authentieke akten. - Openen van het dossier: het klantdossier wordt geopend (eventueel eerst gecreëerd indien de klant nog niet bekend is) en binnen het klantdossier wordt een opdrachtdossier geopend. Een eerste analyse van de opdracht (welke dienst moet worden geleverd?) wordt uitgevoerd; de wettelijke (is Patrimoniumdiensten wettelijk bevoegd om de dienst te verlenen?) en territoriale (is de entiteit van Patrimoniumdiensten , gelet op het ambtsgebied, bevoegd voor die klant?) bevoegdheid wordt, zo nodig, onderzocht. De uitvoering van de opdracht wordt gepland (binnen welke termijn kan en/of moet de opdracht worden uitgevoerd?). Een ambtenaar van het betrokken team van Patrimoniumdiensten (in principe de ‘client manager’) wordt aangeduid voor het uitvoeren van de opdracht. Juridische analyse van de vraag: welke akte moet worden opgemaakt? (een (eigendoms)overdragende akte of een andere akte bv. de statuten van een (overheids)vennootschap). Kan de gevraagde opdracht juridisch worden uitgevoerd? Voorbereiding van de akte: de nodige inlichtingen om de akte te kunnen opmaken worden verzameld; aan de opdrachtgever wordt een provisie voor kosten gevraagd. De nodige documenten en/of akten worden opgemaakt: onder meer de ontwerpakte wordt opgemaakt en voorgelegd aan de partijen en eventueel aangepast aan de opmerkingen van de partijen. 80 317515149 - 18/07/2002 De vereiste inlichtingen worden bezorgd aan diverse overheden (eventueel fiscale notificaties, etc.). Verlijden van de akte: het voorlezen en toelichten van de akte aan de partijen en het ondertekenen van de akte. Post-akte formaliteiten: de akte wordt aan de wettelijke formaliteiten onderworpen (registratie van de akte, overschrijving, etc.), de opdrachtgever wordt ingelicht, de partijen krijgen een afschrift/uitgifte van de akte, de provisie wordt afgerekend en, eventueel, terugbetaald, en het dossier wordt gesloten. 3.3.4. Resultaat Naam resultaat Interface Akte is verleden Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden van goederen’ (Verwerving van onroerende goederen, Vervreemding en verkoop van onroerende goederen) 3.3.3. Startschot Naam startschot Interface Vraag naar authentieke akte Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden van goederen’ (Verwerving van onroerende goederen, Vervreemding en verkoop van onroerende goederen) Extern Extern 3.3.5. Belangrijkste inputs Naam input Interface Gegevens over de personen (en eventueel de onroerende goederen) Proces ‘Leveren van patrimoniuminformatie’ Kruispuntbank van Patrimonium Documentatie Extern 81 317515149 18/07/2002 3.3.6. Belangrijkste outputs Naam output Interface Authentieke akte + afschrift en uitgifte Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden van goederen’ (Verwerving van onroerende goederen, Vervreemding en verkoop van onroerende goederen) Proces ‘Bewaren en bijwerken van patrimoniumdocumentatie’ (Bewaren en bijwerken van Patrimonium Documentatie) Extern Rapporten, statistieken algemene gegevens Impuls voor R&W en Proces ‘Opvolging’ Proces ‘Impulsbeheer’ 82 317515149 3.4. Proces ‘Vorderen van rechten’ 18/07/2002 - 3.4.1. Proces ‘Vorderen van Zegelonmiddellijk geïnde griffierechten’ 3.4.1.1. Bestaansreden Het proces ‘Vorderen van Zegelonmiddellijk geïnde griffierechten’ de zegel wordt uitgetekend om deze zo efficiënt mogelijk te innen en over te maken aan de Thesaurie. De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op: - Vereenvoudiging van processen en procedures door dematerialisering en e-processen Een klantgedreven dienstverlening ontwikkelen Het (verder) verzekeren voor de overheid van deze bron van inkomsten Het invoeren van een effectieve controle op de heffing en inning van de onmiddellijk geïnde griffierechten Maximalisatie van synergieën met andere inningprocessen Vereenvoudiging van de griffierechten - geïnde griffierechten gebeurt aan de bron, dit is buiten de entiteit Rechtszekerheid Inning: In het geval van de onmiddellijk geïnde griffierechten lost de belastingplichtige of zijn gelastigde onmiddellijk zijn schuld af aan de bron, m.a.w. aan de primaire debiteur (de griffie). De geïnde rechten worden ingeschreven in de boekhouding van de primaire debiteur en er wordt een overzicht gemaakt van de geïnde rechten. Daarna worden zowel het geld als het overzicht van de geïnde rechten getransfereerd naar de entiteit Rechtszekerheid en daar in de boekhouding ingeschreven. De entiteit Rechtszekerheid controleert eveneens of het ontvangen bedrag overeenkomt met het volgens het overzicht verschuldigd bedrag. Dit wordt boekhoudkundig verwerkt. Deze rechten worden tenslotte de vooraf afgeloste zegel-, griffierechten of de met zegel gelijkgestelde taksen. Vervolgens worden de bedragen ingeschreven in de boekhouding doorgestort naar de Thesaurie en het getransfereerde bedrag wordt geboekt Opmerking: er zullen twee types periodieke controle voorzien worden. Een eerste type is de periodieke controle op de heffing van onmiddellijk geïnde griffierechten en een tweede type is de periodieke controle op de boekhouding in de griffies 3.4.1.2. Omschrijving De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: - Heffing en aflossing: dit betreft het bepalen van het te betalen type recht en het overeenkomend bedrag. De heffing van de onmiddellijk 83 317515149 18/07/2002 3.4.1.3. Startschot 3.4.1.5. Belangrijkste inputs Naam startschot Interface Naam input Interface Een taxeerbaar feit onderworpen aan onmiddellijk geïnde griffierechten, Alle handelingen of gebeurtenissen (fysisch en elektronisch) onderworpen aan een zegel (incl. met de zegel gelijkgestelde taksen) Extern Ontvangsten overzicht van de geïnde griffierechten Extern Geïnde De door de griffiers ontvangen griffierechten Extern 3.4.1.6. Belangrijkste outputs Naam output 3.4.1.4. Resultaat Rapporten, statistieken algemene gegevens Naam resultaat Interface Zegel onmiddellijk geïnde griffierechten en onmiddellijk geïnde griffierechten op rekening van Thesaurie Proces ‘ Beheer Thesaurie’ Impuls voor R&W Interface en Proces ‘Opvolging’ Proces ‘Impulsbeheer’ 84 317515149 18/07/2002 3.4.2.2. Omschrijving 3.4.2. Proces ‘Vorderen van Zegelregistratie-, hypotheekrechten en bijdragen’ De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: - 3.4.2.1. Bestaansreden Het proces ‘Vorderen van Zegelregistratie-, hypotheekrechten en bijdragen’ zegel wordt uitgetekend om deze zo efficiënt mogelijk te innen en over te maken aan de Thesaurie. - In dit proces worden wat betreft registratierechten niet de bijkomende registratierechten bedoeld (zie proces ‘Vorderen van successierechten, recht van overgang bij overlijden, ongenoegzaamheden en rechten in opschorting’). Indien er bijdragen moeten betaald worden (dit zijn vergoedingen die de belastingplichtige dient te betalen voor diensten van de processen ‘Bewaren en bijwerken van Patrimonium Documentatie’ en ‘Leveren van Patrimoniuminformatie’ van de entiteit Rechtszekerheid), dan is er een zelfde procesverloop als bij inning van registratierechten. De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op: - Vereenvoudiging van processen en procedures door onder andere dematerialisering, e-processen en andere betalingsmodaliteiten Een klantgedreven dienstverlening ontwikkelen Het (verder) verzekeren voor de overheid van deze bron van inkomsten Het invoeren van een effectieve controle op de heffing van de registratierechten Maximalisatie van synergieën met andere inningprocessen Vereenvoudiging van de bijdragen - - - Analyse en Controle: dit betreft het analyseren en controleren van de over te schrijven documenten op basis waarvan de registratierechten worden berekend. Dit impliceert tevens een fiscale opportuniteitsanalyse. Heffing en aflossing: dit betreft het bepalen van het te betalen type recht/bijdrage en het overeenkomend bedrag. De bijdragen die geïnd worden voor de processen ‘Bewaren en bijwerken van Patrimonium Documentatie’ en ‘Leveren van Patrimoniuminformatie’ zullen sterk vereenvoudigd worden. De professionelen zullen zelf hun registratie- en hypotheekrechten berekenen. Deze dienen enkel op hun correctheid gecontroleerd te worden. De controles verlopen gedifferentieerd en selectief. Betaalbaar maken: dit betreft het communiceren van het voorstel van te betalen rechten / bijdragen aan de belastingplichtige of zijn gelastigde (vb. notaris) Inning: De te innen rechten/bijdragen worden ingeschreven in de boekhouding. De entiteit Rechtszekerheid controleert of het ontvangen bedrag overeenkomt met de ingeschreven schuld. De professionele zullen beschikken over een nationale rekening die na het betaalbaar maken mag aangewend worden. Dit wordt boekhoudkundig verwerkt Voor al de rechten en bijdragen worden tenslotte de vooraf afgeloste zegel-, griffierechten of de met zegel gelijkgestelde taksen. Vervolgens worden de bedragen ingeschreven in de boekhoudingen juiste bedragen 85 317515149 18/07/2002 doorgestort naar de Thesaurie en het getransfereerde bedrag wordt geboekt. 3.4.2.3. Startschot Proces ‘Leveren van patrimoniuminformatie’ 3.4.2.5. Belangrijkste inputs Naam startschot Interface Een taxeerbaar feit onderworpen aan registratie-, hypotheekrechten en bijdragen, Alle handelingen of gebeurtenissen (fysisch en elektronisch) onderworpen aan een zegel (incl. met de zegel gelijkgestelde taksen) Extern Proces ‘Bewaren en bijwerken van patrimoniumdocumentatie’ (Bewaren en bijwerken van Patrimonium Documentatie) Proces ‘Leveren van patrimoniuminformatie’ Naam input Interface Een te registreren document Extern Ontvangsten Betalingsbewijs Extern 3.4.2.6. Belangrijkste outputs Naam output Bevestiging betaling Interface van ontvangst 3.4.2.4. Resultaat Naam resultaat Interface Zegelregistratie-, hypotheekrechten, bijdragen de en onmiddellijk geïnde griffierechten op rekening van Thesaurie Proces ‘Beheer Thesaurie’ Proces ‘Bewaren en bijwerken van patrimoniumdocumentatie’ (Bewaren en bijwerken van Patrimonium Documentatie) Proces ‘Bewaren en bijwerken van patrimoniumdocumentatie’ (Bewaren en bijwerken van Patrimonium Documentatie) Proces ‘Leveren van patrimoniuminformatie’ Aanvraag waarderingsverslag eventuele ongenoegzaamheden registratierechten) (voor Proces ‘Waarderen van goederen’ (Waarderen van onroerende en roerende goederen) 86 317515149 18/07/2002 Communicatie Rapporten, statistieken algemene gegevens Impuls voor R&W Proces ‘Levering Distributie’ en en Proces ‘Opvolging’ Proces ‘Impulsbeheer’ 87 317515149 18/07/2002 - 3.4.3. Proces ‘Vorderen van successierechten / recht van overgang bij overlijden / ongenoegzaamheden / rechten in opschorting’ 3.4.3.1. Bestaansreden Dit proces ‘Vorderen van successierechten / recht van overgang bij overlijden / ongenoegzaamheden / rechten in opschorting’ wordt uitgetekend om de successierechten en bijkomende successierechten verschuldigd op aangiften van nalatenschap zo efficiënt en zo klantvriendelijk mogelijk te innen. Het behandelt eveneens het recht van overgang bij overlijden. Dit is een recht gelijkaardig aan het successierecht, doch enkel berekend op de waarde van de onroerende goederen gelegen in België, verkregen uit een nalatenschap van een niet-rijksinwoner. - 3.4.3.2. Omschrijving De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: - Onder dit proces worden eveneens de ongenoegzaamheden verstaan (vb. bij bijkomende registratierechten). Opmerking: de jaarlijkse taks tot vergoeding van de successierechten van v.z.w’s wordt niet behandeld. Successierechten en rechten van overgang bij overlijden worden door de federale overheid geïnd ten behoeve van de Gewesten. De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op: - Vereenvoudigen en standaardiseren van de aangifte van nalatenschap om zodoende het aantal ‘foute’ aangiften van nalatenschap te beperken Om analyses en controles kwalitatiever te maken, de toegang tot andere databanken nastreven via de Kruispuntbank Patrimoniale Documentatie Optimale relatie en interactie met de klant/belastingplichtige Efficiënte en effectieve berekening van de successierechten Effectieve controle op de inning van de successierechten Maximalisatie van Synergieën met andere inningprocessen van patrimoniumdocumentatie (vb. solvabiliteitsonderzoek) - Openen en samenstellen dossier: dit betreft vooreerst het aanduiden van een dossierbeheerder. Vervolgens wordt een successiedossier op naam geopend. De diverse gegevens betreffende vermogensbestanddelen (activa en passiva) en juridische informatie in verband met de nalatenschap worden samengebracht. Het betreft o.a. gegevens betreffende onroerende en roerende goederen in het binnenland en indien beschikbaar in het buitenland, juridische informatie, gegevens van de entiteit Opmetingen en Waarderingen, van AOIF, DIV, Bank- en verzekeringsinstellingen, gerechtsdeurwaarders (beslagen), NBB, andere overheden en diensten,... Deze verzameling en consultatie gebeurt zoveel mogelijk via elektronische weg Indiening successieaangifte: de potentieel indieningspichtige erfgenamen worden in kaart gebracht en voorafgaand aan de eigenlijke successieaangifte een inlichtingsblad toegestuurd. Nadat deze dit ingevuld inlichtingsblad hebben teruggestuurd, worden de gegevens vergeleken met de gegevens uit het successiedossier. Nadien wordt onderzocht of de successie 88 317515149 - - - - belastbaar is, en in dit geval voor ieder een debiteurendossier geopend. Vervolgens verstuurt de entiteit Rechtszekerheid een gepersonaliseerd standaardformulier voor successieaangifte (eventueel elektronisch). De belastingplichtige dient op een gestructureerde manier informatie te verschaffen over zijn onroerende goederen en roerende goederen (fiscale devolutie). Eventueel kan het op langere termijn mogelijk worden een vooraf ingevulde successieaangifte te versturen naar de belastingplichtige. Naarmate de eigen databanken en de beschikbare gegevens via de Kruispuntbank worden uitgebreid, zal de informatie betreffende de roerende en onroerende goederen eveneens uitgebreid worden, waardoor de vooraf ingevulde successieaangifte een feit zou kunnen worden Controle: na het ontvangen van de (elektronische) successieaangifte kan gecontroleerd worden of alle elementen ingevuld en correct zijn. Indien nodig wordt er een bijvoeglijke aangifte verstuurd. Aan de entiteit Opmetingen en Waarderingen wordt gevraagd om selectief de roerende en onroerende goederen te waarderen. (Deze controle blijft onveranderd in het geval van een door de entiteit Rechtszekerheid voorafgaandelijk ingevulde successieaangifte.) Indien er na aanmaning geen successieaangifte wordt ontvangen, zal de entiteit Rechtszekerheid overgaan tot een ambtshalve aanslag Heffing: de effectieve berekening van de verschuldigde successierechten wordt uitgevoerd. De controle hierop gebeurt selectief. Betaalbaar maken: de belastingplichtigen krijgen een betalingsuitnodiging toegestuurd. De vordering (of eventueel de teruggave in geval van een bijvoeglijke aangifte) wordt in de boekhouding ingeschreven Invordering: 18/07/2002 - - - - Indien de belastingplichtige de schuld betaalt, wordt de betaling geïnd (zie volgende activiteitenblok). Indien de belastingplichtige de schuld niet betaalt, wordt de schuldvordering ingevorderd: verzenden van een tweede uitnodiging tot betaling, solvabiliteitsonderzoek (onderzoek van de actieve en passieve samenstelling van het vermogen van de schuldenaar via de Kruispuntbank), aanbieden en/of aanvaarden van een afbetalingsplan, eventueel, opmaken van het dwangbevel, betekenen van de uitvoerbare titel (onder meer, dwangbevel) door de gerechtsdeurwaarder en gedwongen uitvoering op het vermogen van de schuldenaar (beslag, eventueel een vereenvoudigde vorm van beslag op een tegoed van de schuldenaar bij een publiekrechtelijke rechtspersoon, bijvoorbeeld de terug te betalen belastingen) Inning: de betaling van de successierechten wordt boekhoudkundig verwerkt, en de betaalde bedragen worden getransfereerd naar de Thesaurie Afsluiten van het dossier: het successiedossier wordt afgesloten, de gegevensbank van debiteuren wordt aangevuld, en de debiteurendossiers worden eveneens afgesloten Opmerking: Bij ieder overlijden met overdracht van onroerende goederen stelt een bevoegde (notaris, vrederechter,…) een akte van erfopvolging op (burgerrechtelijke devolutie). Deze akte wordt in het proces ‘Bewaren en bijwerken van de patrimoniale documentatie’ overgeschreven en de informatie wordt opgenomen in de Databank Patrimoniale Documentatie. Dit om de mutaties tegenstelbaar te maken aan derden 89 317515149 18/07/2002 Onbelastbare successie 3.4.3.3. Startschot Extern 3.4.3.5. Belangrijkste inputs Naam startschot Interface Fysisch overlijden van een persoon Extern Naam input Interface Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden van goederen’ (Vereffening van erfloze nalatenschappen) Ingevuld inlichtingsblad Extern Ingevulde successieaangifte Extern Juridisch overlijden van een persoon (‘afwezige’) Vaststelling ongenoegzaamheden van Extern Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden van goederen’ (Vereffening van erfloze nalatenschappen) Proces ‘Waarderen van goederen’ (Waarderen van onroerende goederen) 3.4.3.4. Resultaat Naam resultaat Successierechten rekening van Thesaurie Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden van goederen’ (Vereffening van erfloze nalatenschappen) Gegevens uit de databanken Patrimoniale Documentatie en uit de Kruispuntbank (Voorafgaand) waarderingsverslag Proces ‘Waarderen van goederen’ (Waarderen van onroerende en roerende goederen) Rapport over onenigheid Proces ‘Behandelen onenigheden’ van Interface op Proces ‘Beheer Thesaurie’ 90 317515149 18/07/2002 Distributie’ 3.4.3.6. Belangrijkste outputs Document van ‘Ambtshalve aanslag’ Naam output Interface Voorafgaand inlichtingsblad met instructies Proces ‘Levering Distributie’ en Gepersonaliseerd standaardformulier successieaangifte Proces ‘Levering Distributie’ en voor Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden van goederen’ (Vereffening van erfloze nalatenschappen)en’ Aanvraag (voorafgaand) waarderingsverslag Proces ‘Waarderen van goederen’ (Waarderen van onroerende en roerende goederen) Vaststelling van eventuele erfloze nalatenschap Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden van goederen’ (Vereffening van erfloze nalatenschappen) Opdracht tot teruggave bij een bijvoeglijke aangifte Proces ‘Beheer Thesaurie’ Betalingsuitnodiging Proces ‘Levering Proces ‘Levering Distributie’ en Dwangbevel Proces ‘Levering Distributie’ en Afbetalingsplan Proces ‘Levering Distributie’ en Initiatie van een bezwaar / geschil Proces ‘Behandelen onenigheden’ Communicatie na analyse Proces ‘Levering Distributie’ Rapporten, statistieken algemene gegevens Impuls voor R&W de en van en Proces ‘Opvolging’ Proces ‘Impulsbeheer’ en 91 317515149 18/07/2002 - 3.5. Proces ‘Behandelen van onenigheden’ 3.5.1. Bestaansreden Het proces Behandelen van onenigheden wordt uitgetekend om via een transparante procedure onenigheden tussen de burger (in de brede zin van het woord) enerzijds en de Administratie anderzijds snel en efficiënt op te lossen. 3.5.2. Omschrijving De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: - Onder dit proces vallen verschillende types ‘onenigheden’ die zich binnen de entiteit Patrimonium Documentatie kunnen voordoen: formele - Bezwaren: vormen van onenigheden die verlopen volgens formele procedures en/of aan formele vereisten moeten voldoen om ontvankelijk te zijn. - Betwistingen: vormen van onenigheden procedures of wetgeving vallen. die buiten de Geschillen: onenigheden die afgehandeld worden voor een gerechtelijke instantie. De entiteit Opmetingen en Waarderingen behandelt zelf geen geschillen. Geschillen m.b.t. Opmetingen en Waarderingen worden behandeld door de entiteit Rechtszekerheid. De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op: - Rechtszekerheid en transparantie waarborgen Transparante, vereenvoudigde en gelijkvormige procedures en beslissingen opstellen; Verhogen efficiëntie en effectiviteit van het proces binnen een redelijke doorlooptijd; Responsabilisering van de betrokken dossierbeheerders; Gebruik maken van de verworven ervaring teneinde de behandeling van onenigheden te optimaliseren en pro-actief de dossierbehandeling in de originele processen te verbeteren - Opportuniteitsanalyse: indien in één of ander proces een bepaalde stap een risico of een potentieel tot onenigheid inhoudt, wordt deze potentiële onenigheid geëvalueerd. Op grond van deze evaluatie beslist de Administratie om al dan niet zelf een betwisting of geschil in te stellen. Openen van een dossier: er wordt een onenigheiddossier geopend waarin alle gegevens m.b.t. de onenigheid zullen bijgehouden worden. Indien het een lopende onenigheid betreft, wordt het bestaande onenigheiddossier opgezocht en geopend. Primaire analyse: bij een betwisting of bezwaar geïnitieerd door een externe partij worden een aantal handelingen gesteld die te maken hebben met de ontvankelijkheid van de onenigheid. De kwalificatie van de onenigheid in het licht van de ontvankelijkheid vormt de basis voor de prioriteitsstelling en planning van de verdere behandeling. Indien het een geschil betreft, mondt de analyse van het verzoekschrift/de dagvaarding of het ontwerp van gedinginleidend stuk uit in de aanstelling van een advocaat. Onderzoek/Technisch onderzoek: er wordt een desk onderzoek uitgevoerd ter voorbereiding van de behandeling van de onenigheid. Bij een geschil hoort altijd een plaatsbezoek, dat in een schattingsadvies resulteert. Bij een 92 317515149 - - - - betwisting/geschil wordt een voorstel van aanpak geformuleerd op basis van de vaststelling van een materiële misslag of van de conclusie van een eventueel plaatsbezoek. Bij elk plaatsbezoek is het mogelijk dat de Administratie intern of extern advies inwint. Onderzoek/Juridisch onderzoek: in deze stap gebeurt een inhoudelijke analyse van de aangeboden stukken. Het juridisch kader wordt uitgetekend en gebruikt om de aangeboden stukken te toetsen. Op grond hiervan wordt de strategie bepaald voor afhandeling van de onenigheid. Eventueel zal de Administratie na deze fase zelf een geschil initiëren. Afhandelen van de onenigheid: deze stap omvat verschillende activiteiten om tot een regeling van de onenigheid te komen. Bij een betwisting of een bezwaar omvat de afhandeling onderhandeling(en) met de tegenpartij. Deze onderhandelingen zijn gebaseerd op de strategie die tijdens het onderzoek bepaald werd. Bij een geschil (inclusief de gerechtelijke onteigening) wordt de gerechtelijke procedure gevolgd. Sluiten van het dossier: de verworven kennis m.b.t. de onenigheid wordt opgeslagen in een kennisdatabank. Er wordt een eindverslag opgemaakt en eventueel wordt feedback gegeven aan de opdrachtgever of aan andere betrokkenen. Nadat eventuele financiële verrichtingen uitgevoerd zijn, wordt het dossier van de onenigheid afgesloten. Interactie: Binnen het kader van dit proces kunnen verschillende types interacties plaatsvinden: behandeling van aanvraag status dossier, aanvraag informatie, enz. Om een optimale behandeling en correcte opvolging te verzekeren zullen de verschillende types interacties die verbonden zijn aan dit proces en die niet in het procesverloop zelf ontwikkeld zijn, verder worden uitgewerkt in het proces Algemene interactie-Specifieke interacties. 18/07/2002 3.5.3. Startschot Naam startschot Interface Een risico op onenigheid in een bepaalde processtap Alle functionele processen van Patrimonium Documentatie Onenigheid (betwisting, bezwaar, geschil) geïnitieerd door een burger Extern Onenigheid (betwisting, geschil) geïnitieerd door de Administratie Alle functionele processen van Patrimonium Documentatie Alle functionele processen van Patrimonium Documentatie 3.5.4. Resultaat Naam resultaat Betwisting of afgehandeld Interface geschil is Extern Alle functionele processen van Patrimonium Documentatie Managementprocessen (kennisbeheer) 93 317515149 18/07/2002 Proces ‘Impulsbeheer’ 3.5.5. Belangrijkste inputs Naam input Interface Procedures en vereisten m.b.t. ontvankelijkheid Proces ‘Reglementering’ Dagvaarding/verzoekschrift Extern Noodzakelijk info voor het desk onderzoek (technisch onderzoek) Gegevensbank en archief Patrimonium Documentatie Intern of extern advies ter ondersteuning van het plaatsbezoek of van de toetsing aan het juridisch kader of van de afhandeling van het geschil Extern Alle aangeboden stukken m.b.t. de onenigheid Extern Vonnissen en arresten Extern Allerlei bronnen van informatie m.b.t. wetgeving, Extern Proces expertise’ en (kennisbeheer) Ereloonnota’s kostennota’s en Extern 3.5.6. Belangrijkste outputs ‘Operationele Extern Proces expertise’ rechtsleer, rechtspraak precedenten Naam output Interface Aangepaste status van het dossier (status van onenigheid) Alle functionele processen van Patrimonium Documentatie Onenigheiddossier Communicatie i.v.m. nietontvankelijkheid ‘Operationele Proces ‘Waarderen goederen’ Managementprocessen van Ontwerp gedinginleidend stuk Extern van Rapport van het technisch onderzoek en voorstel van aanpak van de onenigheid Aanvraag tot waardering Proces ‘Waarderen goederen’ Schattingsadvies op basis van het plaatsbezoek Extern Proces ’Waarderen goederen’ van van 94 317515149 18/07/2002 Voorstel van strategiebepaling op basis van het juridisch onderzoek Staat van kosten Administratieve beslissing op basis van het juridisch onderzoek Communicatie i.v.m. afhandeling van de betwisting of het bezwaar (resultaat van de onderhandeling) Rapportering over onderhandeling of afhandeling van geschil Extern de de het Aanpassing van patrimoniumgegevens Proces ‘Waarderen goederen’ erelonen en Proces ‘Beheer Thesaurie’ Betalingsvoorstel (bij gerechtelijke onteigening) Proces ‘Beheer Thesaurie’ Diverse procedurestukken (dagvaarding, verzoekschrift, conclusies) Extern Rapporten, statistieken en algemene gegevens Proces ‘Opvolging’ Conclusies reglementering werkmethode m.b.t. en/of Proces ‘Impulsbeheer’ Relevante kennis behandelen onenigheden m.b.t. van Managementprocessen (kennisbeheer) van Proces ‘Bewaren en bijwerken van patrimoniumdocumentatie’ (Bewaren en bijwerken van Patrimonium Documentatie) Proces ‘Vorderen van rechten’ Betekend vonnis Extern 95 317515149 18/07/2002 Onder sturende processen processen verstaan: wordt - Risicobeheer - Klanteninzicht - Inputbeheer Fraude - Inputbeheer Invordering de verzameling van volgende De sturende processen hebben als gemeenschappelijke kenmerken dat zij: - Structurerend zijn: organiseren van (sommige) activiteiten van de FOD Financiën - Initiatief nemen: het opstarten van de activiteiten gebeurt volledig vanuit het initiatief van de FOD Financiën - Gestaafde zijn: de activiteiten zullen ondernomen worden op basis van onderbouwde analyses. Risicobeheer Inputbeheer Invordering Deze processen zullen in de toekomst de FOD Financiën toelaten om pro-actief en gericht activiteiten uit te voeren naar fiscale operatoren, bepaalde dossiers, enz. De vier sturende processen zullen in volledige interactie staan met elkaar. Deze interactie zal toelaten de processen onderlings te voeden door de bevordering van de informatie- en kennisverdeling. Inputbeheer Fraude 4. Sturende processen Klanteninzicht 96 317515149 18/07/2002 - 4.1. Proces ‘risicobeheer’ 4.1.1. Bestaansreden Het proces ‘risicobeheer’ wordt uitgetekend om risico’s of risicogebieden te identificeren, te analyseren en te beschrijven in een risicoprofiel. Het risicoprofiel is de tenuitvoerlegging van het risicobeheer en bevat de identificatie van het risicogebied, de mogelijke risico’s, de bijhorende risico-indicatoren en het risiconiveau.19 In dit proces worden eveneens bijkomende opsporingen verricht om informatie in te zamelen die nodig is bij het opstellen van de profielen. Risicobeheer geeft dus een sturende input naar de opsporingactiviteiten. De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op: - Identificatie en analyse van de risico’s en risicogebieden: het verwerven van een zo volledig en correct mogelijk beeld van de bestaande risico’s of risicogebieden, de risico-indicatoren en het risiconiveau; De beschrijving en eventueel de instructies voor bepaalde bijstandsprocedures, controleprocedures of invorderingsprocedures maken eveneens deel uit van een afgewerkt risicoprofiel; de uitwerking van deze procedures of aanpak gebeurt wel in de processen ‘bepalen van controle aanpak’, ‘bepalen van dienstverleningsaanpak’ en ‘bepalen van invorderingsaanpak’, en dienen om de geïdentificeerde risico’s of risicogebieden te dekken. 19 - Opstellen van risicoprofielen als voorbereidende fase waarop de Administratie zich steunt voor het bepalen van de bijstandsprocedures, van de controleprogramma’s en invorderingsplannen. Beschikken over een basis waarop de Administratie zich steunt voor de selectie voor wat de controle betreft en een voorstel van invorderingsactie voor wat de invordering betreft. Opmerking: ruling is geen proces op zich; het zal, onder andere geconcretiseerd worden binnen de activiteiten van dit proces. De analyse van de feedback vanuit de verschillende processen gebeurt onder meer in het proces ‘risicobeheer’ teneinde de nodige informatie bij het opstellen of bijwerken van een risicoprofiel op te bouwen. 4.1.2. Omschrijving De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: - Beheren van de informatie verbonden aan het risicobeheer : de activiteiten m.b.t. de ontvangst van gegevens en informatie, noodzakelijk of nuttig voor risicobeheer, de verwerking van informatie, de analyse van de verzamelde informatie, en de inzameling van additionele informatie, indien nodig. Het belangrijkste resultaat van dit activiteitenblok is de ter beschikking stelling van gestructureerde informatie over één of meerdere risico’s of risicogebieden. Aan de hand van informatie verstrekt door verscheidene interne of externe informatiebronnen (feedback na nazicht fiscale situatie, klantenkennis, sectoriele studie, operationele expertise, wettelijke bepalingen invordering, solvabiliteitsgegevens, …), worden risico’s geïdentificeerd. 97 317515149 - - - Aflijning van het risicogebied waarin de risico’s zich kunnen voordoen; Inventarisatie van het risico of risicogebied. Inzamelen van additionele informatie: het proces ‘risicobeheer’ kan op elk moment beroep doen op het activiteitenblok ‘inzamelen van additionele informatie’, zowel bij de identificatie van een risico(gebied), bij de beslissing om een profiel te creëren, bij het zoeken naar indicatoren, bij de analyse van het risico, bij de bepaling van het risiconiveau, als bij de latere uitwerking van het risicoprofiel in functie van het ontwikkelen van een aanpak om het risico af te dekken. Prioritiseren van risico’s en nemen van beslissing over het creëren van profielen: in het activiteitenblok ‘Beheren van de informatie verbonden aan het risicobeheer’ vindt eveneens een eerste analyse plaats om de gegevens te structureren. Eens de informatie gestructureerd is wordt ze overgemaakt aan het activiteitenblok ‘Prioritiseren van risico’s en nemen van beslissing over het creëren van profielen’ die de analyse uitdiept, de prioriteiten legt en beslist over de creatie van de risicoprofielen. Ontwikkelen en onderhouden van risicoprofielen: opzoeken van indicatoren (parameters, feiten, coëfficiënten, gemiddeldes), risicoanalyse (op een bepaald tijdstip worden de risico-indicatoren geanalyseerd in termen van waarschijnlijkheid, van frequentie en van omvang), risiconiveau (evaluatie, op basis van de analyse, van de risicograad inherent aan elke fiscale of niet-fiscale activiteit. Deze analyse wordt verricht voor elke risico-indicator en voor het geheel van risico-indicatoren in een risicogebied), en analyse van de feedback. 18/07/2002 4.1.3. Startschot Naam startschot Interface Informatie Alle processen Vraag om informatie Managementprocessen Feedback van een geïmplementeerd risicoprofiel Proces ‘nazicht fiscale situatie’ 4.1.4. Resultaat Naam resultaat Interface Risicoprofiel met een beslissing om het risico af te dekken via een bijstands-, controle- of invorderingsaanpak. Proces ‘bepalen van controle aanpak’ Proces ‘bepalen van dienstverleningaanpak’ Proces ‘bepalen van invorderingsaanpak’ Proces ‘inputbeheer fraude’ 98 317515149 18/07/2002 4.1.5. Belangrijkste inputs Naam input Interface Informatie uit verschillende bronnen, beschikbaar op papier of een geïnformatiseerde drager, gestructureerd of niet Massale processen Specifieke externe processen In te coderen dossiers Resultaat van het nazicht van dossier volgens de vooropgestelde methode Complementaire informatie (bijv. een reeds bestaand dossier) Negatief advies van een technische dienst en eventueel van sommige diensten op het terrein Positief advies van een technische dienst en eventueel van sommige ervaren diensten op het terrein Proces ‘nazicht fiscale situatie’ Extern antwoord op een vraag voor een studie die voorafgaat aan een analyse model Bepaalde elementen van piloot dossiers 4.1.6. Belangrijkste outputs Naam output Interface Vragen aan verschillende interne en externe diensten om een effectieve ter beschikking stelling ter verzekeren Proces ‘operationele expertise’ Ontwikkelen van een gegevensbank en programma Alle processen Proces ‘nazicht fiscale situatie’ Lastenboek (ICT, bijeenbrengen van gegevens) Adviesvraag aan technische diensten, eventueel aan sommige terrein diensten Statistieken 99 317515149 18/07/2002 Opdracht aan bepaalde diensten of personen om gegevens of informatie binnen of buiten de Administratie in te zamelen Opdracht om pilootdossiers uit te voeren (naar de externe processen) De nodige gegevens of informatie (synthese rapport) Aanpassing van de voorgestelde controleaanpak Aanpassing van de voorgestelde invorderingsaanpak 100 317515149 18/07/2002 - 4.2. Proces ‘Bepalen controleaanpak’ 4.2.1. Bestaansreden 4.2.2. Beschrijving De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: Het proces ‘bepalen controle aanpak’ staat in voor het bepalen van de gepaste controletypologie om risico of risicogebied – dat door het proces ‘risicobeheer’ geïdentificeerd werd – af te dekken. In dit proces wordt het type aanpak bepaald voor fiscale operatoren of groepen fiscale operatoren of goederen waarvan het risico als hoog of middelmatig wordt ingeschat. De bepaling van de meeste gepaste en specifieke controletypologie, om risico’s of risicogebieden af te dekken, omvat dus: Het consulteren van de meest geschikte controletypologie in de voorstellen van het proces ‘beheren controlemodellen’. Het leggen van specifieke klemtonen in de controletypologieën in functie van de af te dekken risico’s, risicogebieden en risico-indicatoren. Het ontwikkelen van specifieke typologieën indien de voorgestelde aanpakken niet toelaten om de risico’s, risicogebieden of risicoindicatoren af te dekken. De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op: - Het verzekeren van een aangepaste aanpak om het geïdentificeerde risico of risicogebied op een optimale manier te dekken. Het verzekeren van een transparante aanpak die, in de mate van de beschikbare middelen, een gelijke controle voorschrijft tussen gelijkaardige fiscale operatoren - Creëren en uitwerken van een specifieke controleactie : Het creëren en uitwerken van een specifieke controleaanpak is het uitwerken van de controleaanpak om risico’s of risicogebieden te dekken - welke controleaanpak aangewezen is in functie van het risiconiveau (hoog of middelhoog) en de aard van het risico (op basis van de indicatoren) – rekening houdend met een kostenbaten studie. - Testen en valideren van het volledige risicoprofiel: Indien nodig aftoetsen van de voorgeschreven specifieke controletypologie door een reële test op het terrein; analyse van de resultaten en doorlichting als deze in lijn zijn met de verwachtingen. Rekening houden met een kosten-baten studie20: in deze activiteitenblok wordt eveneens een 20 Kosten-baten studie: Naast een budgettaire inschatting zijnde de som van de toekomstige kosten ten opzichte van de som van ingeschatte toekomstige opbrengsten, zullen verschillende andere criteria moeten worden in acht genomen: Welke effecten heeft de controleaanpak op de compliance van de fiscale operator? Welke preventieve of afschrikeffecten heeft de controleaanpak op de fiscale operator? 101 317515149 18/07/2002 simulatie gedaan van de benodigde middelen op basis van historische gegevens en vergeleken met de beschikbare middelen. Eventueel wordt de controleaanpak dusdanig aangepast.Bepalen van de feedback vereisten (nodige gegevens, opsplitsing van informatie en resultaat per motief, …) en formaat. 4.2.3. Startschot Naam startschot Profiel met controleaanpak Interface beslissing Herziening bestaand profiel Proces ‘risicobeheer’ Proces ‘risicobeheer’ Proces situatie’ - fiscale 4.2.4. Resultaat Naam resultaat Interface Materiële ter beschikking stelling van het volledige risicoprofiel inclusief controleaanpak Proces ‘selectie controle’ 4.2.5. Belangrijkste inputs Proces ‘mobiel toezicht’ Naam input Interface Proces ‘administratieve en boekhoudkundige controle Nieuw controlemodel Proces controlemodellen’ ‘beheer Proces expertise’ Bestaand controlemodel Proces controlemodellen’ ‘beheer Opzoekingen & resultaten (invulling van de feedback fiche) Proces situatie’ Proces - ‘nazicht controlemodellen’ ‘operationele ‘beheren Zijn opbrengsten theoretische opbrengsten, moeilijk invorderbare opbrengsten (met een lage kans op invordering) of gemakkelijke invorderbare opbrengsten (met een hoge kans op invordering)? Welke effecten heeft de controleaanpak op het aantal geschillen? ‘nazicht fiscale Proces ‘dossierbehandeling Fraude’ Proces ‘zaakbehandeling 102 317515149 18/07/2002 Ingeschatte kosten materiaal en personeel van Fraude’ Proces ‘mobiel toezicht’ Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ Proces ‘administratieve en boekhoudkundige controle’ Proces ‘mobiel toezicht’ Proces ‘selectie controle’ Proces ‘administratieve en boekhoudkundige controle’ Aanvraag controlemodel Management processen Impuls voor R&W Proces ‘impulsbeheer’ Opdracht voor het eventueel uitvoeren van een test Proces situatie’ ‘nazicht fiscale Instructie Proces situatie’ ‘nazicht fiscale Proces situatie’ ‘nazicht fiscale Testresultaten Proces situatie( Beschikbare middelen Management processen Analyse fiche Proces ‘risicobeheer’ van de feedback ‘nazicht fiscale voor Naam output Interface Profiel met controletypologie Proces expertise’ ‘beheer Cursussen Model van electronische feedback fiche (met lijst met de nodige feedback elementen 4.2.6. Belangrijkste outputs Proces controlemodellen’ ‘operationele Proces ‘klanteninzicht’ Proces ‘inputbeheer Fraude’ Proces Invordering’ ‘inputbeheer 103 317515149 18/07/2002 - 4.3. Proces ’Inputbeheer Fraude’ 4.3.1. Bestaansreden Het proces ‘inputbeheer fraude’ dient om signalen te verwerken en daarbinnen de nodige elementen te onderkennen die wijzen op zware fraude. De beoordeling van deze elementen kan dan leiden tot het opstarten van de processen ‘zaakbehandeling fraude’ en ‘dossierbehandeling fraude’. Enerzijds is deze aansturende rol van dit proces gebaseerd op een oriëntatie van de binnenkomende inlichtingen, anderzijds zal dit proces zelf elementen onderkennen op basis van strategische fraudeanalyse en screening van de beschikbare gegevens op mogelijke fraudegevallen. De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op: - - - Het efficiënt gebruiken van de gegevens in de strijd tegen de fraude (in het bijzonder de carrouselfraude) en het verzekeren dat een maximaal aantal zware fraudegevallen wordt onderkend en vervolgens ook bestreden. Het verzekeren dat enkel de zaken die voldoen aan de rol van Fraudebestrijding / Onderzoek & Opsporing worden weerhouden voor onderzoek door Fraudebestrijding / Onderzoek & Opsporing. Het verzekeren van de optimale inzet (kosten/baten) van de middelen van Fraudebestrijding / Onderzoek & Opsporing rekening houdend met het proportionaliteitsbeginsel en met de gestelde prioriteiten, die zich inschrijven in het ruimer beleidskader. - Het tegengaan van de concurrentievervalsende werking van de fraude. Het uitdiepen en bevestigen van sterke vermoedens van nieuwe fraude(technieken), onder meer d.m.v. opsporingsacties naar aanleiding van ad hoc signalen, om de aanpak van de fraude te verbeteren en bij te dragen aan het bepalen van de strategische prioriteiten en aan het beleid ter bestrijding en voorkoming van fraude. 4.3.2. Omschrijving De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: Oriënteren: vanuit verschillende externe en interne bronnen (risicobeheer, gerecht, klachten, de entiteiten P/KMO/GO/D&A, internationale organisaties en buitenlandse partners, ...) worden signalen aangebracht omtrent bedrijven, organisaties, personen of goederenstromen, die een verhoogd risico vertonen op mogelijk zwaar frauduleus gedrag. Het signaal wordt geconsolideerd met andere signalen i.v.m. dezelfde subjecten, zodat dit nieuwe signaal eventueel kan geïntegreerd worden in acties die reeds ondernomen worden. Op basis van een evaluatie van deze signalen wordt het risico bepaald in termen van bruikbaarheid, belangrijkheid in functie van de vooraf bepaalde prioriteiten (de mate waarin het een zaak is voor Fraudebestrijding / Onderzoek & Opsporing rekening houdend met de prioriteiten die zich inschrijven in het beleidskader) en dringendheid. Deze beoordeling, tezamen met de beschikbare capaciteit, bepaalt of er actie wordt ondernomen door Fraudebestrijding / Onderzoek & Opsporing, of de inlichting wordt doorgegeven aan andere diensten binnen of buiten de FOD Financiën, of 104 317515149 - - 18/07/2002 wordt bewaard voor wanneer er extra informatie beschikbaar wordt of wordt geklasseerd. Bij waarnemingen van heterdaad zal het oriënteren zich herleiden tot een ‘snelle’ coördinatie met onmiddellijke go/no go beslissing. Kenniscreatie/rapporteren/informatie verschaffen: periodieke en éénmalige thematische rapporten opstellen en analyses uitvoeren (inbegrepen strategische fraudeanalyses en risicoprofielen voor specifieke fraudemechanismen) m.b.t. bepaalde fraudeonderwerpen, naar aanleiding van vaststellingen of signalen, en in het bijzonder in het kader van specifieke interacties met interne en externe partners in de strijd tegen de fraude (verzoeken van politie, justitie, buitenlandse opsporingsdiensten, internationale organisaties,...). Interactie: Binnen het kader van dit proces zullen verschillende types interacties plaatsvinden: aanvraag status behandeling, aanvraag uitstel, aanvraag akkoord, enz. Om een optimale behandeling en correcte opvolging te verzekeren, zullen de verschillende types interacties die verbonden zijn aan dit proces verder worden uitgewerkt in het proces Algemene interactieSpecifieke interacties. 4.3.3. Startschot Naam startschot Interface Vraag tot onderzoek door overheid Extern Mogelijke risicogevallen van fiscale of douane- & accijnzenaards Proces ‘selectie controle’ Vaststellingen gedaan binnen of na afloop van andere onderzoeken. Resultaten/outputs van lopende en afgeronde operaties en onderzoeken Proces ‘risicobeheer’ Proces ‘zaakbehandeling fraude’ Proces ‘dossierbehandeling fraude’ Proces ‘nazicht fiscale situatie’ Proces ‘mobiel toezicht’ Proces ‘administratieve en boekhoudkundige controle’ Proces ‘vorderen van rechten’ Risicoprofielen Proces ‘risicobeheer’ Contacten met of mededelingen van niet-fiscale diensten (binnenland) Extern (sociale inspectie, arbeidsinspectie, ministerie van volksgezondheid, OVAM, politie, parket, …) Ontvangen ‘klachten’ vanwege belastingplichtigen Extern Vraag om info door andere administratie (binnenland of buitenland) of het gerecht Extern Vraag om info/mededeling van andere diensten binnen de FOD Financiën Proces ‘inputbeheer fraude’ Proces ‘mobiel toezicht’ Proces ‘administratieve en 105 317515149 Mededeling van vermoedens van fraude of inlichtingen vanuit het buitenland 18/07/2002 boekhoudkundige controle’ fraudeanalyse partners,…) Extern (internationale partners, internationale politiediensten, ...) Vraag van risicobeheer Proces ‘risicobeheer’ Dit omvat ook een aanvraag tot deelname aan een JCO (Joint Customs Operation), hetgeen kan leiden tot de opstart van een internationale opsporingsoperatie Gerealiseerde studies/rapporten Proces ‘operationele expertise’ Proces ‘inputbeheer fraude’ Punctuele informatie, omgevingsfactoren,… Extern (pers, anonieme tips, ...) Waarneming heterdaad Proces ‘zaakbehandeling fraude’ 4.3.4. Resultaat Naam resultaat Interface Te onderzoeken zaak (direct of later) Proces ‘zaakbehandeling Fraude’ Klassering zonder gevolg/ geen infomededeling Te onderzoeken door andere entiteiten Proces ‘administratieve en boekhoudkundige controle’ Proces ‘nazicht fiscale situatie’ Extern (politie, parket, ...) Gezamenlijk te onderzoeken zaak Extern (politie, parket, buitenlandse partners, ...) Extern (politie, ...) Extern (internationale Proces ‘zaakbehandeling Fraude’ Proces ‘nazicht fiscale situatie’ Proces ‘nazicht fiscale situatie’ Opgestelde strategische Proces ‘mobiel toezicht’ Proces ‘administratieve en boekhoudkundige controle’ Proces ‘dossierbehandeling fraude’ Proces ‘mobiel toezicht’ Proces ‘risicobeheer’ Onmiddellijk actie nemen Proces ‘dossierbehandeling 106 317515149 (snelle coördinatie bij heterdaad) Actieve distributie van een rapport/analyse Beantwoorden vraag om informatie 18/07/2002 Fraude’ 4.3.5. Belangrijkste inputs Proces ‘risicobeheer’ Naam input Interface Extern (politie, parket, buitenlandse partners, ...) Vaststellingen uit andere onderzoeken Proces ‘zaakbehandeling fraude’ Proces ‘dossierbehandeling fraude’ Proces ‘risicobeheer’ Extern (politie, parket, buitenlandse partners, ...) Proces ‘mobiel toezicht’ Proces ‘administratieve en boekhoudkundige controle’ Informatie gestockeerd Gekanaliseerde informatie (lopende zaken, externe partners Proces ‘risicobeheer’ Proces ‘inputbeheer fraude’ Proces ‘zaakbehandeling fraude’ Extern Za(a)k(en) opgeschort/stopgezet/ samengevoegd Proces ‘zaakbehandeling fraude’ Proces ‘nazicht fiscale situatie’ Opdrachten/mededelingen Extern (parket, ...) Managementprocessen Gestelde vraag om informatie door binnenlandse of buitenlandse administratie of het gerecht Extern Gerealiseerde studies Proces ‘operationele expertise’ Gegevens i.v.m. de betrokken belastingplichtigen Proces ‘nazicht fiscale situatie’ Ontvangen antwoorden op Extern Proces ‘operationele expertise’ 107 317515149 18/07/2002 informatievragen Beschrijving van fraudefenomenen Extern Bijstandsvraag Proces ‘zaakbehandeling fraude’ Proces ‘dossierbehandeling fraude’ Proces ‘dossierbehandeling fraude’ Doorzenden van inlichtingen naar andere administratie Proces ‘verzamelen, beheren fiscale gegevens’ Risicogebonden informatie aan binnen- en buitenlandse partners (in zoverre deze niet confidentieel is) Proces ‘risicobeheer’ Vraag om studie Proces ‘operationele expertise’ Extern Punctuele informatie Extern (pers, anonieme tips, ...) Strategisch plan met beleidsprioriteiten Managementprocessen Inlichtingen mbt ‘waarneming heterdaad’ Proces ‘dossierbehandeling fraude’ Formele overdrachtsregels met andere entiteiten Managementprocessen Beschrijving van fraudefenomenen Proces ‘risicobeheer’ Zowel beknopte rapporten m.b.t. fraude als diepgaande strategische fraudeanalyses 4.3.6. Belangrijkste outputs Naam output Interface Inschrijving op werkplan Proces ‘zaakbehandeling fraude’ Beantwoorde vragen voor informatie Extern Inlichtingen m.b.t. een op te starten of lopende zaak Proces ‘zaakbehandeling fraude’ Proces ‘zaakbehandeling fraude’ Proces ‘dossierbehandeling Fraude’ Extern (politie, parket, internationale douanepartners, internationale politiepartners,...) Impuls voor R&W Proces ‘impulsbeheer’ 108 317515149 4.4. Proces 'inputbeheer invordering' 4.4.1. Bestaansreden Het proces 'inputbeheer invordering' dient om aan de hand van de veelheid van inlichtingen die binnenkomen of verzameld worden, na te gaan of de solvabiliteit van belastingschuldigen van die aard is dat in het proces 'invordering' specifieke acties dienen genomen te worden. De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op: - - 18/07/2002 - belastingen. Deze signalen worden geregistreerd in het enig dossier en waar nodig wordt de bron verwittigd van de ontvangst. Solvabiliteitsonderzoek: Er wordt onderzocht of de debiteur solvabel is, vooraleer de invordering wordt opgestart 4.4.3. Startschot Naam startschot Interface Vraag van de invordering Proces 'invordering' Informatie of verslag van de fiscale entiteiten Proces 'nazicht fiscale situatie' (voor andere fiscale entiteiten dan Douane & Accijnzen) Verzamelen van informatie over de solvabiliteit van belastingschuldigen teneinde de invordering te vergemakkelijken en te versnellen via het optimaal gebruik van de beschikbare informatie komende vanuit eigen en externe onderzoeksactiviteiten het verzekeren van de optimale inzet van de middelen die leiden tot invordering Proces 'dossierbehandeling Fraude' Proces 'administratieve en boekhoudkundige controle' (voor Douane & Accijnzen) Proces 'mobiel toezicht' (voor Douane & Accijnzen) 4.4.2. Omschrijving De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: - Opsporen en consolideren van signalen: vanuit verschillende externe en interne bronnen (risico beheer, gerecht, klachten, andere fiscale entiteiten,...) worden signalen aangebracht omtrent belastingplichtigen die een verhoogd risico vertonen op georganiseerd onvermogen of andere vormen van ontlopen van de Proces 'invordering' Vaststellingen en informatie komende van derden (o.a. arbeidsinspectie , sociale inspectie gerecht, federale Extern 109 317515149 18/07/2002 4.4.5. Belangrijkste inputs politie, buitenlandse douane…) Vraag vanuit het proces borgtochten Proces ‘waarborgen’ 4.4.4. Resultaat Naam resultaat Interface Aangevuld enig dossier met concrete invorderingsgegevens Proces 'invordering' Proces 'borgtochten' Douane & Accijnzen) Proces maatregelen' Proces 'invordering' Geautomatiseerd bestand met informatie over faillissementen en concordaten Proces 'invordering' Rapportering aan invordering en borgtochten Proces ‘invordering’ Interface Uiterlijke kenmerken die kunnen leiden tot een efficiëntere invordering Proces 'invordering' Proces 'nazicht fiscale situatie' (voor andere fiscale entiteiten dan Douane & Accijnzen) Proces 'administratieve en boekhoudkundige controle' (voor Douane & Accijnzen) (voor Proces 'mobiel toezicht' (voor Douane & Accijnzen) 'bewarende Bepalen ‘invorderingsaanpak’ Geautomatiseerd bestand met informatie over collectieve schuldenregelingen, overlijden en vertrek naar het buitenland Naam input Informatie Proces 'inputbeheer Fraude' 4.4.6. Belangrijkste outputs Naam output Interface Informatie Proces 'inputbeheer Fraude' Proces 'invordering' Proces ‘borgtochten’ Proces 'bepalen invorderingsaanpak' Informatie vanuit andere landen, administraties Proces 'invordering' 110 317515149 Impuls voor R&W 18/07/2002 Proces ‘impulsbeheer’ 111 317515149 18/07/2002 Het verzekeren van een standaard aanpak om het geïdentificeerde risico op een optimale manier af te dekken. Het vormt ‘één van de belangrijkste basissen waarop de administratie zich steunt voor het implementeren van de bijstandsprocedures en de invorderingsplannen. Het vormt één van de basissen waarop de administratie zich steunt voor de verdeling van de beschikbare middelen; - 4.5. Proces ‘Bepalen invorderingsaanpak Het proces ‘bepalen invorderingsaanpak’ staat in voor het bepalen van de meest gepaste invorderingsactie om risico's of risicogebieden die door het proces ‘risicobeheer’ geïdentificeerd werden af te dekken. In dit proces wordt het type aanpak bepaald voor geïdentificeerde operatoren of groepen operatoren met een risico. - - 4.5.1. Omschrijving De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: De invorderingsactie wordt begrepen als zijnde de formulering van een keuze van (opeenvolgende) invorderingstaken of bijstandstaken die het best een bepaald risico kan dekken. - De bepaling van de meest gepaste invorderingsaanpak om risico’s of risicogebieden af te dekken omvat dus dat: - een keuze van de meest geschikte specifieke invorderingsactie zal gemaakt worden uit de invorderingmodellen voorgesteld door het proces ‘beheer invorderingsmodellen’; het proces ‘bepalen invorderingsaanpak’ verantwoordelijk zal zijn voor het leggen van specifieke klemtonen in de invorderingsactie in functie van het te dekken risico, risicogebieden en risico-indicatoren. De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op: - Het verzekeren van een transparante aanpak die in de mate van de beschikbare middelen een gelijke invorderingsaanpak voorschrijft tussen gelijkaardige fiscale operatoren Kiezen van de meest aanbevolen invorderingsacties: Uitwerking per risiconiveau en per risicogebied welke typologieën inzake invordering aangewezen zijn om toe te passen, rekening houdend met een optimale aanwending van de beschikbare middelen. Valideren van het invorderingsmodel en opstellen van instructies:, Rekening houden met een kosten-baten studie21.Uitvoeren van een analyse die toelaat te 21 Kosten-baten studie: De taak ‘kostenbaten analyse uitvoeren’ betreft het opmaken van een kostenbaten analyse van het uitgewerkt risicoprofiel. Naast een theoretische en globale budgettaire inschatting, zijnde de som van de toekomstige kosten ten opzichte van de som van ingeschatte toekomstige opbrengsten, zullen verschillende andere criteria moeten worden in acht genomen: - Welke effecten heeft de invorderingsaanpak op de compliance van de fiscale operator? - Welke preventieve of afschrikeffecten heeft de invorderingsaanpak op de fiscale/ niet-fiscale operator? 112 317515149 18/07/2002 vermijden dat invorderingsacties worden ondernomen voor dossiers waaruit manifest het onvermogen van de operator blijkt en waarin alle wettelijke middelen reeds werden ingezet. Opstellen van een instructie en bepalen van de feedback vereisten (nodige gegevens, opsplitsing van informatie en resultaat van motief,…). 4.5.2. Startschot Naam startschot Interface Profiel met beslissing invorderingsaanpak Proces ‘risicobeheer’ Herziening bestaand profiel Naam resultaat Materiële ter beschikking stelling van het volledige profiel Interface Proces ‘voorstel voor invorderingsactie’ 4.5.4. Belangrijkste inputs Proces ‘risicobeheer’ Proces ‘invordering’ Proces expertise’ 4.5.3. Resultaat Naam input Nieuw invorderingsmodel Interface Proces ‘beheer invorderingsmodellen’ ‘operationele Proces ‘bepalen invorderingsmodellen’ - Welke effecten heeft de invorderingsaanpak op het aantal geschillen? - De simulatie tussen de benodigde middelen op basis van historische gegevens tegenover de beschikbare middelen wordt eveneens gedaan om de impact op de organisatie te kennen. Een onevenwicht zou kunnen leiden tot een verandering van de invorderingsaanpak Bestaand invorderingsmodel Opzoekingen en resultaten (invulling van de feedbackfiche) Ingeschatte kosten van materiaal en personeel, beschikbare middelen Proces ‘invordering’ Proces ‘inputbeheer invordering’ Proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ Proces ‘nazicht fiscale situatie’ Managementprocessen 113 317515149 18/07/2002 Informatie Proces invordering’ Reglementering werkprocedures Analyse fiche van de en feedback ‘inputbeheer Proces ‘informatie’ Proces ‘risicobeheer’ 4.5.5. Belangrijkste outputs Naam output Profiel invorderingstypologie Interface met Aanvraag voor ‘beheer invorderingsmodellen’ en voor ‘reglementering en statuten’ Proces ‘operationele expertise’ Proces ‘klanteninzicht’ Proces ‘inputbeheer Fraude’ Proces ‘inputbeheer invordering’ Proces ‘beheer invorderingsmodellen’ Impuls voor R&W Proces ‘impulsbeheer’ Instructie Proces ‘waarborgen’, proces ‘bewarende maatregelen’ en Proces ‘invordering’ Proces ‘waarborgen’, proces ‘bewarende maatregelen’ en Proces ‘invordering’ Model van de electronische feedback fiche (met lijst met nodige feedback elementen) 114 317515149 18/07/2002 4.6.2. Omschrijving De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: 4.6. Proces ‘klanteninzicht’ - 4.6.1. Bestaansreden Om op adequate wijze te kunnen beantwoorden aan de behoeften van de klanten, moet de FOD Financiën in de eerste plaats kunnen begrijpen wat deze behoeften zijn. Zo moet onder meer bepaald worden: Via welke interactiekanalen wenst interageren met de FOD Financiën? een bepaalde klant - te Wat zijn de redenen van contact tussen de klant en de FOD Financiën, wat zijn de typische gedragingen van deze klant? - Welke dienstverlening verwacht de klant van FOD Financiën? Op basis van dit inzicht kunnen klanten vervolgens opgedeeld worden in verschillende segmenten. Uit deze segmentatie wordt bepaald met welk segment de FOD Financiën prioritair moet interageren voor welke dienstverlening en met welk doel. - De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op: - Het verwerven van een zo volledig en correct mogelijk beeld van de situatie, de noden en de intenties van de verschillende klanten Het komen tot een efficiënte en werkbare segmentatie van klanten (klantensegmenten) met een prioritisering van de dienstverlening naar bepaalde segmenten op basis van de dienstverleningsstrategie. Deze laatste wordt bepaald in het proces ‘strategie en uitwerking van dienstverleningsmodellen’. - Definiëren van de vraag: Binnen dit activiteitenblok wordt de vraag naar klanteninzicht geregistreerd en geanalyseerd. Op basis van de analyse wordt een methodiek geselecteerd om een antwoord te genereren op de vraag en wordt aangegeven welke de relevante gegevens zijn die dienen verzameld te worden. Verzamelen van relevante data: Binnen dit activiteitenblok worden taken uitgevoerd die tot doel hebben de gegevens te zoeken en te verwerven die noodzakelijk zijn om de geselecteerde analysemethodiek uit te voeren. Samenstellen van klanteninzicht: Binnen dit activiteitenblok wordt door middel van de geselecteerde methodiek het klanteninzicht bepaald en geëxtrapoleerd op basis van de verzamelde gegevens. Hiervoor wordt de data in een eerste fase op uniforme wijze klaargezet, geclassificeerd en geprepareerd. Controleren van het klanteninzicht: Binnen dit activiteitenblok wordt gecontroleerd of het klanteninzicht dat verworven werd door middel van de analyse, correct en bruikbaar is. Wanneer het analyseresultaat niet bevestigd wordt door de testresultaten, dient geïdentificeerd welke taken van het proces opnieuw doorlopen moeten worden. Prioritisering van de dienstverleningsbehoeften: Binnen dit activiteitenblok kan een prioritisering worden toegekend aan een bepaalde dienstverleningsbehoefte die geïdentificeerd werd op basis van het verworven klanteninzicht. Deze prioritisering zal binnen het proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’ verder gebruikt worden. 115 317515149 18/07/2002 4.6.3. Startschot Proces ‘algemene interactie’ Naam startschot Interface Punctuele vragen (eventuele dienstverleningsbehoefte) Proces ‘strategie en uitwerking van dienstverleningsmodellen’ Proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’ Proces ‘leveren van patrimoniale informatie’ Proces ‘bewaren en bijwerken van patrimoniumdocumentatie’ Proces ‘risicobeheer’ Proces ‘impulsbeheer’ Extern Periodieke cyclus (continue vragen) 4.6.4. Resultaat Naam resultaat Interface Antwoord op de vraag naar klanteninzicht en behoefteprofiel met prioritiseringsbeslissing Proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’ Antwoord op de vraag naar klanteninzicht Proces ‘strategie en uitwerking van dienstverleningsmodellen’ Extern Proces ‘risicobeheer’ 4.6.5. Belangrijkste inputs Naam input Interface Klantendata (Enig dossier) Proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ Proces situatie’, ‘nazicht fiscale Proces ‘invordering’ Proces ‘mobiel toezicht’ Proces ‘administratieve en boekhoudkundige controle’ 116 317515149 18/07/2002 Proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s of recht tot terugbetaling’ Proces Risicobeheer? Extern (voorbeeld aangekocht of verkregen van andere overheidsinstanties) Materiële vraag klanteninzicht naar Proces ‘strategie en uitwerking van dienstverleningsmodellen’ Analyses van sectoren Proces expertise’ Geactualiseerde lijsten van risicogebieden Proces ‘risicobeheer’ Beschrijvingen risicoprofielen Proces ‘risicobeheer’ Gegevens ‘Klantenopdrachtendatabank’ van en Extern Rulingdossiers Proces ‘algemene interactie’ Interactie historieken Proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ Proces ‘algemene interactie’ Dienstverleningsstrategie Proces ‘strategie en uitwerking van dienstverleningsmodellen’ Proces ‘leveren patrimoniale informatie’ van Proces ‘bewaren en bijwerken van patrimoniumdocumentatie’ Proces ‘risicobeheer’ Proces ‘impulsbeheer’ ‘operationele 4.6.6. Belangrijkste outputs Naam output Interface Registratie van de vraag en van de daarbij behorende gegevens Aanvraag voor importeren van gegevens Extern Proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ 117 317515149 Vraag naar procedure gegevens beschikbaar maken 18/07/2002 om te Extern Omschrijving inhoud en scope Procedure aanbesteding Opdracht klantenbevraging Proces Interactie’ Proces ‘risicobeheer’ openbare Proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ ‘Algemene Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ Inventaris van klantennoden en intenties Extern Segmentatierapport: Listings van segmenten & subsegmenten ‘Algemene ‘operationele Proces ‘Bepalen dienstverleningsaanpak’ Proces ‘strategie en uitwerking van dienstverleningsmodellen’ Proces ‘strategie en uitwerking van dienstverleningsmodellen’ Proces expertise’ Proces ‘risicobeheer’ Klanten-listings volgens segmenten en subsegmenten Proces interactie’ Trends en Marktevoluties Extern Proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ Proces ‘Strategie en uitwerking van dienstverleningsmodellen’ Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ Proces expertise’ Proces expertise’ ‘operationele Proces ‘strategie en uitwerking van dienstverleningsmodellen’ Aanvraag gegevens verzamelen Feedback naar vraagsteller bij seponeren van aanvraag ‘operationele Proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ Extern Proces ‘strategie en 118 317515149 18/07/2002 uitwerking van dienstverleningsmodellen’ Proces ‘risicobeheer’ Proces ‘impulsbeheer’ Extern 119 317515149 4.7. Proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’ 18/07/2002 De belangrijkste betrekking op: - 4.7.1. Bestaansreden Het Proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’ laat toe een geschikt dienstverleningsmodel te selecteren (uit de reeks bestaande dienstverleningsmodellen of na creatie door het proces ‘strategie en uitwerking dienstverleningsmodellen’). Deze selectie gebeurt in functie van de situatie en de behoeften die voor de verschillende segmenten gedetecteerd werden binnen het proces ‘klanteninzicht’. Ook vanuit andere processen kan een vraag naar het bepalen van een dienstverleningsaanpak worden geformuleerd (zoals bijvoorbeeld vanuit het proces ‘risicobeheer’ (bijstandsacties)). Voorbeeld Fiscale entiteiten: een bedrijf, behorende tot het segment startende bedrijven, dat zijn belastingaangifte 3 weken voor de ultieme inleveringdatum nog niet heeft teruggestuurd, zou telefonisch kunnen gecontacteerd worden door de Fiscale entiteiten, met de vraag of het bedrijf persoonlijke bijstand verlangt. Voorbeeld Patrimoniumdocumentatie: een 75-jarige vrouw, die onlangs haar man heeft verloren, zou een brochure kunnen krijgen van Patrimoniumdocumentatie waarin haar op eenvoudige wijze wordt uitgelegd op welke wijze zij haar verschillende verplichtingen ten aanzien van Patrimoniumdocumentatie kan nakomen. - - doelstellingen voor dit proces hebben Het inspelen op de behoeften van de specifieke doelgroep en subgroepen en op relevante sleutelmomenten in de levenscyclus van deze doelgroep De klanttevredenheid verhogen door middel van een dienstverleningsmodel aangepast aan de noden, de situatie en de behoeften van de klant en georganiseerd rond de intenties van de klant Verbeteren van het imago van de FOD Financiën Verhogen van de compliance Identificatie van een geschikte communicatieaanpak als antwoord op de vraag vanuit andere processen 4.7.2. Omschrijving De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: - - Identificeren en selecteren van een dienstverleningsmodel: Binnen dit activiteitenblok wordt op basis van de analyse van de vraag naar het bepalen van een dienstverleningsaanpak en de richtlijnen opgenomen in de dienstverleningsstrategie, een dienstverleningsmodel geselecteerd. Wanneer geen van de bestaande dienstverleningsmodellen in aanmerking komt, wordt een aanvraag opgesteld voor het ontwikkelen van een nieuw dienstverleningsmodel of een nieuwe externe communicatie Testen van het dienstverleningsmodel: Binnen dit activiteitenblok wordt enerzijds geverifieerd of het dienstverleningsmodel overeenstemt met de objectieven die geïdentificeerd werden binnen de dienstverleningsbehoefte. 120 317515149 18/07/2002 Anderzijds worden de kosten en baten voor de organisatie en de doelgroep geanalyseerd die resulteren uit de selectie van een bepaald dienstverleningsmodel. Het aanwenden van een bestaand dienstverleningsmodel, oorspronkelijk bedoeld voor doelgroep X, voor een nieuwe doelgroep Y, kan immers grote financiële gevolgen hebben indien de nieuwe doelgroep Y bij voorbeeld tien keer groter is dan de oorspronkelijke doelgroep X. Nieuwe Reglementering Proces ‘informatie’ Nood aan communicatie Extern externe Proces ‘klanteninzicht’ Proces ‘integratie economische ondernemingen’ 4.7.3. Startschot Naam startschot Interface Dienstverleningsbehoefte Extern Proces ‘algemene interactie ’ in de keten 4.7.4. Resultaat Proces ‘algemene interactie ’ Naam resultaat Interface Proces ‘klanteninzicht’ Selectie dienstverleningsmodel Proces ‘algemene interactie’ Proces ‘integratie economische ondernemingen’ in de keten Proces 'leveren informatie’ van Beslissing om een bepaald segment prioritair te benaderen Proces ‘klanteninzicht’ Proces ‘leveren van patrimoniale informatie’ Nood dienstverleningsaanpak Extern Proces ‘bewaren en bijwerken van patrimoniumdocumentatie’ Proces ‘informatie’ Proces ‘werkmethodes’ aan Proces ‘werkmethodes’ Aanvraag voor bijstandsactie Proces ‘risicobeheer’ 121 317515149 18/07/2002 dienstverleningsmodellen 4.7.5. Belangrijkste inputs Feedback van Dienstverleningsmodel Naam input Interface Materiële vraag voor bepalen dienstverleningsaanpak Extern dienstverleningsmodellen’ het Proces ‘bewaren en bijwerken van patrimoniumdocumentatie’ Proces ‘algemene interactie ’ Proces ‘klanteninzicht’ Testresultaten Proces ‘integratie economische ondernemingen’ Ingeschatte kosten van o.a. materiaal en personeel in de keten Proces ‘algemene interactie’ Proces ‘leveren van patrimoniale informatie’ Extern 4.7.6. Belangrijkste outputs Proces ‘informatie’ Proces ‘werkmethodes’ Proces ‘risicobeheer’ Naam output Interface Informatie over noden en behoeften van een doelgroep Proces ‘klanteninzicht’ Opdracht (aanpassing) dienstverleningsmodel Proces ‘strategie en uitwerking van dienstverleningsmodellen’ Klantenprofielen Proces ‘klanteninzicht’ Opdracht uitvoeren test Intenties Proces ‘klanteninzicht’ Dienstverleningsstrategie Proces ‘strategie en uitwerking van dienstverleningsmodellen’ Nieuwe Proces ‘strategie uitwerking of aangepaste en van 122 317515149 Materiële vraag voor aanvullende informatie 18/07/2002 Extern Proces ‘algemene interactie ’ Proces ‘klanteninzicht’ Proces ‘integratie economische ondernemingen’ in de keten Proces ‘informatie’ Proces ‘werkmethodes’ Proces ‘risicobeheer’ Getest dienstverleningsmodel Proces ‘Werkmethodes’ Testrapport Extern 123 317515149 18/07/2002 5. Processen voor specifieke verwerking Hier volgen de processen voor specifieke verwerking: deze processen zorgen voor de specifieke verwerking ten aanzien van bepaalde selecties van aangiftes, dossiers, belastingplichtigen,… Functionele processen Belastingen & Invorderingen Inning Functionele processen Patrimonium Documentatie 1. Verzamelen en beheren persoonlijke gegevens 9. Afsluiting en verificatie 7. Ontvangsten 2. Verzamelen en beheren fiscale gegevens 5. Berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling 8. Uitgaven 6. Acties op de fiscale balans 14. Bewaren en bijwerken van patrimonium documentatie 15. Leveren van patrimoniale informatie 11. Verwerven, beheren en vervreemden van goederen 12. Waarderen van goederen 10. Vorderen van rechten 13. Opstellen en verlijden van een authentieke akte 16. Behandelen van onenigheden 3. Verzamelen en beheren prearrival gegevens en aangiften Beheer Thesaurie 4. Vergunningen Sturende processen Beheer deposito- en consignatiekas Ondersteunende processen 35. Strategie en uitwerking dienstverlenings modellen 36. Beheer contolemodellen 37. Beheer invorderingsmodellen 38. Operationele expertise 39. Levering en distributie 40. Integratie economische keten ondernemingen Reglementering en Werkmethodes 41. Reglementering 42. Commentaar 43. Werkmethodes 44. Informatie 45. Extern advies & medewerking 46. Impulsbeheer 47. Opvolging Processen voor specifieke verwerking Managementprocessen 17. Risicobeheer 18. Bepalen controle aanpak 19. Selectie controle 20. Nazicht fiscale situatie 21. Administratieve en boekhoudkundige controle Budget & Beheerscontrole Personeel & Organisatie (incl. kennismanagement) ICT Secretariaat en logistieke diensten Interne audit Studie & Onderzoek 22. Mobiel toezicht 24. Zaakbehandeling Fraude 23. Inputbeheer Fraude 26. Inputbeheer Invordering 32. Klanteninzicht 27. Bepalen Invorderingsaanpak 33. Bepalen dienstverlenings aanpak 28. Voorstel voor invorderingsactie 25. Dossierbehandeling Fraude 29. Waarborgen 30. Bewarende maatregelen 34. Algemene interactie 31. Invordering 124 317515149 5.1. Proces ‘selectie controle’ 18/07/2002 5.1.2. Omschrijving De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: 5.1.1. Bestaansreden - ‘Selectie controle’ is het proces waarbij, afhankelijk van de situatie, op zowel centraal als op lokaal niveau het bestand van te controleren en niet te controleren fiscale en niet fiscale operatoren kan worden aangemaakt. De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op: - - - Het identificeren van de verplicht (niet) te controleren fiscale en niet-fiscale operatoren en goederenstromen; mits motivatie kan, door middel van de vrije ruimte voor lokale selectie, een operator of een goederenstroom toch gecontroleerd worden. Het streven naar een gelijke behandeling door het objectiveren van de selectie De praktische toepassing van de risicoprofielen: richtlijnen organiseren voor de selectie en ingreep van de overheidsbeslissingen Het optimaliseren van de basissen waarop de administratie zich steunt voor de selectie en de verdeling van de beschikbare middelen: Optimalisatie van de human resources, de materiële en financiële middelen van de administratie om te komen tot een juiste heffing van de belasting en een minimalisatie van de fiscale en nietfiscale risico’s; Om te vermijden een verkeerd beeld te krijgen van het proces ‘selectie controle’, wordt de lezer erop gewezen dat de bepaling van het risico en de exactheid ervan onderhevig zijn aan de beschikbaarheid en de juistheid van fiscale en niet-fiscale gegevens omtrent de fiscale en niet fiscale operator. - - 22 Confronteren en komen tot selectievoorstel -22): Op basis van de confrontatie van de aangifte van een fiscaal object (o.a. transactie) of subject, of pre-arrival gegevens met de verschillende profielen die van toepassing zijn, wordt het risiconiveau van dit fiscaal object of subject bepaald. De vertaling hiervan leidt tot een voorstel voor een concrete actie, zijnde verplichte selectie, indicatieve selectie of nietselectie met de motieven ervan. Dankzij de specifieke controleaanpak beschreven in het profiel (door het proces ‘bepalen controleaanpak’), zal er per risiconiveau in functie van de indicatoren een welbepaalde controleactie worden voorgeschreven. De verwachte feedback is eveneens voorgeschreven in het vorig proces, welke essentieel is om het profiel naar de toekomst toe te verbeteren. Op termijn zal dit eerste activiteitenblok een louter ICT applicatie worden. Het volume confrontaties zal zodanig groot worden dat een geïnformatiseerde confrontatie verplicht is. Nazien voorstel: De intelligentie van het selectiesysteem zal mettertijd groeien op basis van ervaringen met en verwerkingen van risicoprofielen. Ondertussen zal het nazicht van het voorstel (steekproeven, toegevoegde waarde, coördinatie van voorstellen tussen verschillende niveaus, validatie, …) van groot belang zijn om de kwaliteit van het voorstel na te kijken. Selectievoorstel lokaal: vrije ruimte voor lokale selectie 125 317515149 18/07/2002 5.1.5. Belangrijkste inputs 5.1.3. Startschot Naam startschot Interface Gevalideerd profiel met typologie en materiële ter beschikking stelling Proces controleaanpak’ Naam input Interface Fiscaal object/subject Proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ ‘bepalen Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ 5.1.4. Resultaat Proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s of recht tot terugbetaling’ Naam resultaat Interface Selectievoorstel: lijst met verplicht te controleren en niet te controleren fiscale objecten of subjecten inclusief voorgeschreven aanpak en feedbackvereisten Proces ‘mobiel toezicht’ Proces ‘administratieve en boekhoudkundige controle’ Proces situatie’ ‘nazicht fiscale Proces ‘inputbeheer Fraude’ Proces Fraude’ ‘zaakbehandeling Proces ‘dossierbehandeling Fraude’ Extern (contra informatie, …) Historiek (gegevens, selectie, nazicht) Proces situatie’ ‘nazicht Proces expertise’ fiscale ‘operationele Proces ‘inputbeheer Fraude’ Proces invordering’ ‘inputbeheer Proces ‘invordering’ Proces ‘mobiel toezicht’ Proces ‘administratieve en boekhoudkundige controle’ 126 317515149 Lokale kennis 18/07/2002 Proces situatie’ Proces expertise’ ‘nazicht fiscale ‘operationele Feedback indien resultaten haalbaar/relevant zijn de niet Volledige profiel Proces ‘bepalen aanpak’ Informatie over beschikbaar personeel P&O Informatie over beschikbare middelen ICT Proces ‘controleaanpak’ Richtlijnen voor de selectie Proces situatie’ ‘nazicht fiscale Richtlijnen voor de motivatie van de feedback Proces situatie’ ‘nazicht fiscale Managementprocessen Proces ‘mobiel toezicht’ Proces ‘risicobeheer’ controle 5.1.6. Belangrijkste outputs Naam output Interface Lijst van indicatief/verplicht te controleren belastingplichtigen Proces situatie’ Feedback naar risicobeheer (motivatie indien nietselectie) Proces ‘risicobeheer’ Proces expertise’ ‘nazicht fiscale ‘operationele 127 317515149 18/07/2002 - 5.2. Proces ‘nazicht fiscale situatie’ 5.2.1. Bestaansreden Het proces ‘nazicht fiscale situatie’ dient om de geïdentificeerde risico’s af te dekken waarbij gestreefd wordt naar een aanvaarde en een fiscaal zo correct mogelijke taxatie. Dit proces zet de stap van geselecteerde dossiers naar invulling van het werkplan. Dit proces omvat ook het maken van een correcte vaststelling van de verschuldigde belasting, evenals het opvolgen van de nietakkoorden en het oplossen van de geschillen die hiermee samenhangen. Het proces ‘nazicht fiscale situatie’ brengt verschillende processen samen. De geïdentificeerde risico’s uit het proces ‘risicobeheer’ worden afgedekt volgens de aanpak uitgekozen in het proces ‘bepalen controle aanpak’ eventueel gebruikmakend van het ondersteuningsmateriaal voor controles ontwikkeld door het proces ‘beheer controlemodellen’. De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op: - - Vertrouwen creëren in de gelijkheid en transparantie van het taxatieproces; o.m. door de gebruikte controleprocedures te objectiveren. Verzekeren van een correcte heffing van de belasting Verzekeren van een continue verbetering van het risicobeheersingproces door het verlenen van feedback omtrent de selectiemotieven en de behaalde resultaten i.v.m. die selectiemotieven. Verzekeren van een vlotte en eenvoudige afhandeling van niet-akkoorden en geschillen Opmerking: De ruling is geen proces op zich; het zal onder het proces Algemene Interactie-Specifieke interactie behandeld worden. 5.2.2. Omschrijving De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: - - - Selectie en opstellen werkplan: uit de lijst met voorgestelde risico’s wordt een lange termijnplanning opgemaakt rekening houdend met de imperatieve (verplicht op te nemen) en indicatieve risico’s en de lokale kennis.. Op basis van deze lange termijnplanning wordt een korte termijnplanning opgemaakt waarbij de lijst van weerhouden risico’s geconfronteerd wordt met de beschikbare middelen. De selectie uit de indicatieve lijst, voorzien door risicobeheer wordt gemotiveerd zodat een feedback mechanisme gerealiseerd wordt. Voorbereiden van het nazicht: Het geïdentificeerde risico wordt geconsolideerd met andere lokaal gekende gegevens. Deze gegevens kunnen betrekking hebben op die specifieke belastingplichtige of betrekking hebben op het segment waarin de belastingplichtige zich bevindt. De relaties tussen deze verschillende gegevens en/of de verschillende betrokken entiteiten worden in kaart gebracht. De controleopdracht wordt een eerste keer geanalyseerd en de aanpak verder gedetailleerd. Uitvoeren van het nazicht: dit is het uitvoeren van het nazicht volgens de aanpak zoals die in de vorige activiteitenblok werd bepaald om de op voorhand geïdentificeerde risico’s te 128 317515149 - - - - bevestigen of te ontkrachten. De activiteiten die verricht worden tijdens het nazicht worden gedocumenteerd. Binnen het kader van de uitvoering van het nazicht, kunnen de ambtenaren beroep doen op ondersteuningsmateriaal ontwikkeld binnen het proces ‘beheer controlemodellen’. Tijdens dit nazicht zal ook op geregelde tijdstippen of wanneer nieuwe informatie aan het licht komt, afgetoetst worden of het verantwoord is de ingezette aanpak te wijzingen of het nazicht zelfs stop te zetten. Uitvoeren van opsporingsactiviteiten: afhankelijk van de in te zetten controle aanpak, kan het nodig zijn om de uiteindelijke taxatie te ondersteunen d.m.v. opsporingstaken. Deze taken bestaan uit het verkrijgen van materiële vaststellingen en het opsporen van concrete feiten die dienstig zullen zijn in de onderbouwing van het taxatiestandpunt. Administratieve geschillen: wanneer de belastingplichtige niet akkoord is na een formele wijzigingsprocedure, wordt de administratieve geschilprocedure opgestart. Deze procedure heeft tot doel dit niet-akkoord op te lossen binnen de FOD Financiën in het kader van een administratief beroep. Gerechtelijke geschillen: de overgang van een geschil naar de bevoegde rechtbank start de gerechtelijke geschilprocedure. Deze eindigt wanneer een vonnis/arrest niet betwist wordt, of de hoogste rechtsinstantie zich heeft uitgesproken en het definitief verschuldigd bedrag vaststaat. Evalueren uitvoering fiscaal nazicht en feedback: om de selectie en de aanpak naar de toekomst toe te verbeteren worden voor elk van de geselecteerde dossiers gerapporteerd over de realisatie van het risico en de efficiëntie en effectiviteit van de aanpak. Bij de evaluatie van het nazicht wordt er aan de processen ‘risicobeheer’ en ‘bepalen controle aanpak’ een uitgesplitste feedback gegeven omtrent de geconstateerde meerwaarde verbonden aan elk van de afzonderlijke 18/07/2002 - redenen die aanleiding hebben gegeven tot de selectie van het dossier. Er wordt ook feedback gegeven over eventuele andere nieuwe elementen die tijdens het nazicht aan de oppervlakte zijn gekomen en ook behandeld werden. Elementen i.v.m. fraude zullen gerapporteerd worden aan het proces ‘inputbeheer fraude’. Interactie: Binnen het kader van dit proces zullen verschillende types interacties plaatsvinden: aanvraag status behandeling, aanvraag uitstel, aanvraag akkoord,, enz. Om een optimale behandeling en correcte opvolging te verzekeren, zullen de verschillende types interacties die verbonden zijn aan dit proces verder worden uitgewerkt in het proces ‘Algemene interactie-Specifieke interactie’. 5.2.3. Startschot Naam startschot Interface Voorstel tot selectie (indicatieve en imperatieve lijst) Proces ‘selectie controle’ Vaststellingen in onderzoeken Proces ‘nazicht fiscale situatie’ Vraag tot verder nazicht waarschijnlijkheidsfouten Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ Vraag/opdracht ombudsman Extern Klacht tegen derden Extern 129 317515149 18/07/2002 5.2.4. Resultaat 5.2.6. Belangrijkste outputs Naam resultaat Interface Aangepaste gegevens enig dossier a.d.h.v. onderzoek fiscale situatie Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ Opgelegde boetes Naam output Interface Proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ Update enig dossier Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ Proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s of recht tot terugbetaling’ Feedback naar risicobeheer Proces ‘risicobeheer’, 5.2.5. Belangrijkste inputs Naam input Verschillende inlichtingen; dossier Interface soorten gegevens enig Proces aanpak’ ‘bepalen Feedback i.v.m. fraude Proces ‘inputbeheer Fraude’ Feedback i.v.m. ondernomen acties in het kader van de uitvoering van het nazicht Proces ‘operationele expertise’ Inlichtingen entiteiten Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ voor andere Proces ‘werkmethodes’ Inlichtingen Extern Aanvraag wetaanpassing Proces ‘impulsbeheer’ Extern Impuls voor R&W Proces ‘impulsbeheer’ Lokale kennis Intern Rapporten, statistieken algemene gegevens Indicatieve en imperatieve lijst Proces ‘Risicobeheer’ Voorgestelde controle aanpak Proces aanpak’ Beslissingen en informatie van de rechtbank ‘bepalen controle controle en Proces ‘opvolging’ 130 317515149 18/07/2002 - 5.3. Proces controle’ ‘administratieve en boekhoudkundige - 5.3.1. Bestaansreden Het proces ‘administratieve en boekhoudkundige controle’ dient om het compliance gedrag te bevorderen aan de hand van controles van de bedrijfsadministratie, al dan niet a posteriori en om de handel te faciliteren door maximaal gebruik te maken van systeemcontroles. De belangrijkste doelstellingen van dit proces hebben betrekking op: - het controleren van de correctheid van de heffing het a posteriori controleren van de ontvankelijkheid en juistheid van aangiften het nagaan van de correcte naleving van het formaliteitenstelsel Het proces dient dus enerzijds om de bedrijfsadministratie te vergelijken met de aangiften en anderzijds de bedrijfsadministratie te vergelijken met de goederenstroom. Opmerkingen Er werd besloten om de afhandeling van geschillen te beschrijven onder de titel ‘administratieve en boekhoudkundige controle’ alhoewel de geschillen in het verlengde liggen van zowel het proces ‘administratieve en boekhoudkundige controle’, ‘mobiel toezicht’, ‘verzamelen en beheren van pre-arrival gegevens en aangiften’ , ‘vergunningen’ en ‘ontvangsten’. - Bij Douane en Accijnzen moet onderscheid gemaakt worden tussen enerzijds de afhandeling van administratieve geschillen en anderzijds de afhandeling van strafrechtelijke geschillen. Administratieve geschillen zijn de geschillen die indien ze niet in de schoot van de administratie kunnen worden opgelost, voor de burgerlijke (fiscale) rechter zullen worden gebracht. Zij hebben betrekking op een meningsverschil tussen de onderneming en de FOD Financiën en hebben in generlei mate een repressief karakter. Strafrechtelijke geschillen zijn geschillen die indien ze niet in de schoot van de administratie kunnen worden afgehandeld, door middel van een minnelijke regeling (transactie) op initiatief van de administratie voor de strafrechter (correctionele rechtbank) zullen worden ingeleid. Zoals de naam het aangeeft, is de doelstelling te bestraffen en te ontraden. 5.3.2. Omschrijving Administratieve en boekhoudkundige controle Onregelmatigheden en tekortkomingen opsporen door controle van de administratieve geschriften en de systemen van de klant die de naleving van de wettelijke en administratieve voorschriften moeten garanderen. De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: - Opstellen werkplan operationeel plannen (datum, plaats, team en technische middelen) van : audit opdrachten controle opdrachten 131 317515149 18/07/2002 - - - (individuele) controleprogramma’s controles van geselecteerde aangiften en bijstandsopdrachten in samenwerking met andere fiscale entiteiten. Uitvoeren uitvoeren van administratieve en boekhoudkundige controles en uitvoeren van audits in het kader van de aanvraag en toepassing van de vergunning. binnen het kader van de uitvoering van het controle, kunnen de ambtenaren beroep doen op ondersteuningsmateriaal ontwikkeld binnen het proces ‘operationele expertise’. tijdens de controle zal ook op geregelde tijdstippen of wanneer nieuwe informatie aan het licht komt, afgetoetst worden of het verantwoord is de ingezette aanpak te wijzingen of de controle zelfs stop te zetten het kan ook nodig zijn de controle te ondersteunen d.m.v. opsporingstaken. Deze taken bestaan uit het verkrijgen van materiële vaststellingen en het opsporen van concrete feiten die dienstig zullen zijn in de onderbouwing van het vaststellen van fraude voor de controles die niet uitgevoerd kunnen worden moeten wij verantwoording afleggen Rapporteren documenteren in het controle- of audit verslag doorgeven van uitgevoerde activiteiten, vaststellingen en aanbevelingen. Nemen van bewarende maatregelen heeft betrekking op de handelingen die gesteld worden om de rechten van de FOD Financiën veilig te stellen, zoals nemen van een wettelijke hypotheek, de - aanhouding, het in beslag nemen van goederen of borgstelling Transactionele afhandelen - onmiddellijk afhandelen heeft betrekking op de handelingen die gesteld worden om de begane onregelmatigheden of overtredingen te bestraffen. de controlerende ambtenaar heeft van de gewestelijk administrateur delegatie gekregen om aan de overtreder onmiddellijk bij de vaststelling een minnelijke schikking aan te bieden om de overtreding af te handelen. Geschillen De belangrijkste activiteitenblokken van de geschillen zijn : Voor administratieve geschillen - - Behandelen bezwaarschrift wanneer een belastingplichtige of de economische operator niet akkoord gaat met een beschikking van de administratie kan hij in een eerste fase zijn recht van administratief beroep uitoefenen. de FOD Financiën moet dan formeel standpunt innemen over het al dan niet behouden van de oorspronkelijke beslissing. Gerechtelijke fase indien de belastingplichtige of de economische operator ook met de beslissing van de FOD Financiën over zijn administratieve beroep niet akkoord kan gaan, kan hij de zaak voor de burgerlijke (fiscale) rechter brengen. 132 317515149 18/07/2002 dit activiteitenblok heeft betrekking op de handelingen die gesteld worden om de beslissing van de FOD Financiën te verdedigen voor de burgerlijke (fiscale) rechter en de eventueel betekening van het vonnis. Voor strafrechtelijke geschillen Transactioneel afhandelen N-3 wanneer in hoofde van een belastingplichtige inzake douane en accijnzen inbreuken worden vastgesteld die bestraft worden met een strafrechtelijke sanctie, zal in eerste instantie ernaar gestreefd worden om het geschil in der minne te regelen (transactie) waardoor een strafzaak voor de rechtbank vermeden wordt en het geschil in de schoot van de administratie wordt beëindigd. het gaat om kennis nemen en beoordelen van de vastgestelde feiten en omstandigheden en in functie daarvan aanbieden van een minnelijke schikking of bevestigen van de minnelijke schikking die door de controlerende ambtenaar reeds werd aangeboden Nemen van bewarende maatregelen heeft betrekking op de handelingen die gesteld worden om de rechten van de FOD Financiën veilig te stellen, zoals nemen van een wettelijke hypotheek, de aanhouding, het in beslag nemen van goederen of borgstelling Gerechtelijke fase indien de minnelijke regeling niet wordt aanvaard of indien de feiten te ernstig zijn waardoor een minnelijke regeling uitgesloten is, zal het dossier op initiatief van de FOD Financiën bij de strafrechter worden ingeleid waardoor de gerechtelijke fase start. Deze fase eindigt wanneer een definitieve gerechtelijk uitspraak is gekregen. dit activiteitenblok heeft betrekking op de handelingen die gesteld worden om van de strafrechter een veroordeling te bekomen, het vonnis te betekenen en eventueel ten uitvoer te leggen (inning van de boetes en verschuldigde aanvullende belastingen) of de ten uitvoer legging te bekomen ( gevangenisstraf). 5.3.3. Startschot Naam startschot Interface Startschot voor ‘administratieve en boekhoudkundige controle’ Lijst met verplicht te controleren fiscale en niet fiscale subjecten of objecten, inclusief voorgeschreven aanpak en feedbackvereisten Proces ‘selectie controle’ Lijst met te controleren of niet te controleren transacties inclusief voorgeschreven aanpak en feedbackvereisten Proces ‘selectie controle’ 133 317515149 18/07/2002 Controleopdracht in verband met terugbetaling, kwijtschelding of rechtzetting van de aangifte Proces ‘verzamelen en beheren pre-arrival gegevens en aangiften’ Bijstandsaanvraag O&O Proces ‘inputbeheer Fraude’ Externe bijstandsaanvragen (buitenlandse Douane Administraties, EU, andere FOD’s) Extern (buitenlandse Administraties, EU, FOD’s) Bijstandsaanvragen van andere Administraties binnen FODFIN Extern (andere Administraties binnen FOD Financiën) Douane andere Startschot voor geschillen ‘verz. en beh. pre-arrival gegevens en aangiften’ O&O Bericht van niet betaling of niet aanvaarding van de minnelijke schikking Extern PV om het vermogensonderzoek te starten Proces ‘adm. en boekh. controle’, ‘mobiel toezicht’ O&O Dagvaarding of vordering rechte door de overtreder Processen ‘vergunningen’ in tegen Extern Vragen van advocaat, beroep, cassatie, arbitragehof, Europese hof van justitie Extern Kennisgeving van vordering in rechte of dagvaarding Extern Vonnis of arrest Extern Onmiddellijke afhandeling Processen ‘mobiel toezicht’, ‘administratieve en boekhoudkundige controle’ Administratief beschikking beroep ‘ontvangsten’, 5.3.4. Resultaat O&O Vaststelling overtreding Processen ‘mobiel ‘administratieve boekhoudkundige toezicht’, en controle’, Naam resultaat Interface Resultaat voor ‘administratieve en boekhoudkundige controle’ Controleverslag actuele risico’s = kennis van Proces ‘risicobeheer’ 134 317515149 18/07/2002 ‘risicobeheer’ Bevestiging van de juistheid van de gegevens van de aangifte en van de naleving van de verplichtingen die volgen uit de aangifte en de vergunning Auditverslag = actuele risico’s kennis van Minnelijke schikking O&O 5.3.5. Belangrijkste inputs Proces ‘risicobeheer’ Proces ‘vergunningen’ Naam input Processen ‘bewarende maatregelen’ en patrimonium Belangrijkste inputs voor ‘administratieve en boekhoudkundige controle’ Resultaat voor geschillen Beslissing van N-2 administratief beroep over Extern Processen ‘ontvangsten’, ‘invordering’, ‘uitgaven’, ‘vergunningen’, ‘borgtochten’, ‘operationele expertise’, ’verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ O&O Betekening vonnis of arrest Minnelijke beschikking schikking Extern of Extern Processen ‘ontvangsten’, ‘uitgaven’, ‘vergunningen’, ‘borgtochten’, ‘operationele expertise’, ‘verz. en beh. persoonlijke gegevens’, Geselecteerde Controleprogramma Interface standaard Proces ‘selectie controle’ - Standaard Vergunning Geselecteerde Individueel controle programma Proces ‘selectie controle’ - Vergunning Grote Klant Auditopdrachten (Individueel of standaard) Proces ‘selectie controle’ Geschriften en systemen van de klant Extern (klant) Klantengegevens Proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ Risicoprofiel doelgroepen risicoprofiel ‘grote Klant’ Proces ‘risicobeheer’ 135 317515149 18/07/2002 Advies en ondersteuning Belangrijkste geschillen inputs Proces ‘operationele expertise’ voor Dossier 5.3.6. Belangrijkste outputs Processen ‘ontvangsten’, ‘invordering’, ‘uitgaven’, ‘vergunningen’, ‘borgtochten’, ‘operationele expertise’, ’verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ O&O Vragen dep. Advocaat Extern Beroep Extern Cassatie Extern Vonnis of arrest Extern Aanvraag voor herziening van de minnelijke schikking Extern Definitief PV Processen ‘mobiel toezicht’, administratieve en boekhoudkundige controle’ O&O Bericht van betaling of niet betaling of afwijzing van de transactie Bevestiging hypothecaire inschrijving Proces ‘ontvangsten’ Naam output Interface Belangrijkste outputs voor ‘administratieve en boekhoudkundige controle’ Klantgegevens Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ Controleverslag actuele risico’s = kennis van Proces ‘risicobeheer’ Auditverslag = kennis van actuele risico’s Proces ‘risicobeheer’ Feedback i.v.m. ondernomen acties in het kader van de uitvoering van de controle Proces ‘operationele expertise’ Belangrijkste geschillen outputs Proces ‘vergunningen’ voor Bericht om inning of uitbetaling te stoppen Proces ‘ontvangsten’ Opvraging dossier Processen ‘invordering’, Proces ‘invordering’ ‘ontvangsten’, ‘uitgaven’, 136 317515149 18/07/2002 ‘vergunningen’, ‘borgtochten’, ‘operationele expertise’, ’verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ O&O Kennisgeving Extern Dossiernummer Proces ’verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ Opdracht departements advocaat Advocaat Beslissing voor verdere actie en antwoorden op vragen departements-advocaat Advocaat Stopzetting geschil Processen ‘uitgaven’, ‘borgtochten’, expertise’ O&O Kennisgeving vonnis Registratie vaststelling ‘ontvangsten’, ‘vergunningen’, ‘operationele Processen ‘ontvangsten’, ‘uitgaven’, ‘vergunningen’, ‘borgtochten’, ‘operationele expertise’, ‘verz. en beh. Persoonlijke gegevens’, ‘mobiel toezicht’, administratieve en boekhoudkundige controle’ O&O Proces ‘verz. en beh. persoonlijke gegevens’ Kennisgeving niet-verklaring minnelijke schikking Extern Opdracht voor opstellen 350, PV of verslag Processen ‘verzamelen en beheren pre-arrival gegevens en aangiften’, ‘administratieve en boekhoudkundige controle’ ‘mobiel toezicht’ O&&O Kennisgeving overtreding Extern vastgestelde Proces ‘borgtochten’, persoonlijke ‘risicobeheer’ ‘ontvangsten’, ‘verz. en beh. gegevens’, Kennisgeving beslissing Extern Processen ‘verz. en beh. prearrival gegevens en aangiften’, ‘adm. en boekh. controle’, ‘mobiel toezicht’ O&O Afstand van de goederen Proces documentatie’ Uitnodiging tot betalen Extern Aanvraag inschrijving ‘Patrimonium hypothecaire 137 317515149 18/07/2002 Te stellen borg Proces ‘ontvangsten’ Dagvaarding Extern 138 317515149 18/07/2002 De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: 5.4. Proces ‘mobiel toezicht’ 5.4.1. Bestaansreden Het proces ‘mobiel toezicht’ dient om het ‘compliance’ gedrag te bevorderen en de criminele goederen te weren aan de hand van fysieke controle, documentaire controle en ontradende bewaking. De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op: de samenleving inzake gezondheid, veiligheid en milieu te beschermen overeenstemming tussen de gegevens en de goederen te verzekeren de naleving van de fiscale en niet fiscale wettelijke voorschriften te verzekeren dit met een minimum aan hinder voor de klant en een maximale reductie van het oponthoud van de goederen 5.4.2. Omschrijving Deze controles worden aan de grens, of op de openbare weg of in de instelling van de klant uitgevoerd. Deze controles kunnen ook in samenwerking met andere Belgische controlediensten (RVA, Federale Politie, Economische Inspectie...) of andere Europese douanediensten uitgevoerd worden. Plannen o voor de verplichte tijdkritische controleopdrachten : ontvangen controleopdrachten toewijzen van de nodige middelen o voor de niet-tijd kritische fysieke controles en documentaire controles bepalen van de beschikbare capaciteit opnemen in een planning toewijzen aan een team o voor de controles die niet uitgevoerd kunnen worden afleggen van verantwoording o voor alle de controles ter beschikking stellen van de nodige instructies om de controles uit te voeren o voor bepaalde controles bijstand vragen van andere overheidsdiensten (Economische Zaken, Landbouw,...) Uitvoeren o uitvoeren van fysieke en documentaire controles o binnen het kader van de uitvoering van het controle, kunnen de ambtenaren beroep doen op ondersteuningsmateriaal ontwikkeld binnen het proces ‘operationele expertise’. o tijdens de controle zal ook op geregelde tijdstippen of wanneer nieuwe informatie aan het licht komt, afgetoetst worden of het verantwoord 139 317515149 is de ingezette aanpak te wijzingen of de controle zelfs stop te zetten o het kan ook nodig zijn de controle te ondersteunen d.m.v. zaak behandeling fraudetaken. Deze taken bestaan uit het verkrijgen van materiële vaststellingen en het opsporen van concrete feiten die dienstig zullen zijn in de onderbouwing van het vaststellen van fraude o voor de controles die niet uitgevoerd kunnen worden moeten wij verantwoording afleggen Rapporteren o documenteren in het controleverslag o doorgeven van uitgevoerde activiteiten, vaststellingen en aanbevelingen Nemen van bewarende maatregelen o heeft betrekking op de handelingen die gesteld worden om de rechten van de FOD Financiën veilig te stellen, zoals nemen van een wettelijke hypotheek, de aanhouding, het in beslag nemen van goederen of borgstelling Transactionele afhandelen - onmiddellijk afhandelen o heeft betrekking op de handelingen die gesteld worden om de begane onregelmatigheden of overtredingen te bestraffen. o de controlerende ambtenaar heeft van de gewestelijk administrateur delegatie gekregen om aan de overtreder onmiddellijk bij de vaststelling een minnelijke schikking aan te bieden om de overtreding af te handelen. 18/07/2002 5.4.3. Startschot Naam startschot Interface Lijst met verplicht te controleren fiscale en niet fiscale subjecten of objecten, inclusief voorgeschreven aanpak en feedbackvereisten Proces ‘selectie controle’ Lijst met de te controleren/niet te controleren transacties inclusief voorgeschreven aanpak en feedback vereisten.electiecontrole Proces ‘selectie controle’ Nationale acties internationale Extern (andere overheden, Douanediensten, RVA, Federale Politie...) Controleopdracht i.v.m. aanvraag tot rectificatie en aanzuiveringen Proces ‘verzamelen en beheren van pre-arrival gegevens en aangiften’ en 5.4.4. Resultaat Naam resultaat Interface Terugwijzing Extern 140 317515149 18/07/2002 Bevestiging van de juistheid van de gegevens van de aangifte Proces ‘risicobeheer’ Bevestiging van de naleving van de verplichtingen die volgen uit de aangifte Proces ‘risicobeheer’ Bevestiging van de naleving van de verplichtingen die volgen uit de vergunning Proces ‘risicobeheer’ Minnelijke schikking Processen ‘bewarende maatregelen’ en patrimonium Proces Fraude’ Geselecteerde klant Proces ‘selectie controle’ Proces Fraude’ Geselecteerd (bepaalde) vervoermiddelen ‘dossierbehandeling ‘dossierbehandeling Proces ‘selectie controle’ Proces Fraude’ ‘zaakbehandeling Proces Fraude’ ‘dossierbehandeling Extern (andere FOD Financiën) 5.4.5. Belangrijkste inputs Geselecteerd reiziger FOD’s, RVA, Proces ‘selectie controle’ Naam input Interface Proces ‘zaakbehandeling fraude Individuele controleprogramma Proces ‘selectie controle’ Proces Fraude’ - Standaard vergunning Individuele controleprogramma Proces ‘selectie controle’ - Grote Klant Klantengegevens Geselecteerde aangifte Proces ‘selectie controle’ melding, Proces ‘selectie controle’ Proces Fraude’ ‘zaakbehandeling Beslissing om bepaalde activiteiten waar te nemen (vernietigingen, uitzonderlijke prestaties, vaststellen van de aanwezigheid van goederen (actieve verdeling, verhuisboedels, bewaking van goederen)) ‘dossierbehandeling Extern (Klant) Proces Fraude’ ‘dossierbehandeling Proces ‘selectie controle’ 141 317515149 18/07/2002 Beslissing van aanwezigheid preventieve Proces ‘selectie controle’ Proces Fraude’ Selectie van goederenstromen bepaald ‘dossierbehandeling Proces ‘selectie controle’ 5.4.6. Belangrijkste outputs Naam output Controleverslag negatieve) Interface (positieve en Monsters Proces ‘risicobeheer’ Proces ‘risicobeheer’ Proces ‘operationele expertise’ (laboratorium van D&A en O&O) Extern (laboratorium Economische Zaken) Rapporten, statistieken algemene gegevens en van Proces ‘opvolging’ 142 317515149 5.5. Proces ‘zaakbehandeling Fraude’ 5.5.1. Bestaansreden Het proces ‘zaakbehandeling fraude’ dient enerzijds om de zaken die verder onderzocht moeten worden bloot te leggen naar omvang (de ernst van de fraude) en reikwijdte (de betrokkenen bij de zaak). Dit gebeurt door middel van onderzoeken en operaties. Eveneens worden hieruit lessen getrokken voor de behandeling van andere zaken. De activiteiten worden opgestart wanneer er een vaststelling van fraude is geweest ofwel met aanzienlijke zekerheid kan gezegd worden dat fraude voorkomt, en waarbij deze vermoedens door specifieke acties moeten worden bevestigd. De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op: - - Bevestigen van aanzienlijke vermoedens van fraude door specifieke acties te ondernemen. Het verzekeren van de bestrijding van het geheel van de fraudeaspecten van een zaak, niet alleen de fiscale aspecten Het verzekeren van de proportionele inzet van middelen in vergelijking met de ernst van de fraude en de verwachte impact van de acties Het genereren van informatie ten behoeve van andere interne en externe diensten betrokken in het geheel van de fraudebestrijding, in het bijzonder de diensten die instaan voor het risicobeheer, de controles en het nazicht. 18/07/2002 5.5.2. Omschrijving De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: - - Bepalen van strategie: voor de behandeling van de zaak wordt een strategie uitgetekend die rekening houdt met de karakteristieken, de belangrijkheid van de zaak, en de dringendheid. Dit omvat ook het inschatten van de noodzaak en mogelijkheden tot samenwerking met andere binnenlandse of buitenlandse (gebruik van internationale bijstandsmechanismen of samenwerking,…) partijen in het geheel van de fraudebestrijding. Op basis van info verkregen uit de behandeling van andere zaken en dossiers, lokale kennis, buitenlandse, gerechtelijke of andere externe bronnen, wordt een passend opsporingsmodel opgesteld dat zal worden toegepast voor het opsporen van fraude. Uitvoeren van de strategie: de vooropgestelde activiteiten worden uitgevoerd volgens de bepaalde strategie om op een gerichte manier de omvang van de zaak en/of het gebruikte fraudemechanisme in kaart te brengen. Hierbij worden individuele dossiers (of taken binnen een opsporingsoperatie) opgestart en toegewezen aan de gepaste diensteenheden. Voor de betrokken dossiers wordt eventueel een standaard aanpak uitgetekend. Gedurende de looptijd van het onderzoek of de specifieke opsporingsoperatie wordt de realisatie van de strategie opgevolgd en afgezet tegen de verwachte resultaten. Indien nodig wordt de strategie aangepast of wordt het onderzoek stopgezet (kosten/baten afweging). 143 317515149 - - - Evalueren van de gevolgde strategie: van zodra het zinvol is en ook na afloop van het onderzoek of de operatie worden de acties geëvalueerd op de elementen die nuttig kunnen zijn voor toekomstig onderzoek, de mate waarin de vooropgestelde resultaten zijn behaald en de wijze waarop de middelen zijn ingezet. Hierbij wordt omtrent de resultaten feedback gegeven aan o.m. risicobeheer, zeker wat betreft nieuwe fraudefenomenen of varianten van de bestaande en waar mogelijk, ook aan de partijen die aan de basis lagen van de eerste signalen. Vaststellingen van specifieke nieuwe fraudegevallen worden teruggekoppeld naar inputbeheer om na beoordeling eventuele nieuwe zaken of dossiers op te starten. De resultaten kunnen beoordeeld worden op verschillende gebieden die niet tot de FOD Financiën beperkt blijven (belasting in buitenland, geïnde sociale bijdragen, strafrechtelijke vervolging,…). Opsporing: deze activiteitblok bestaat hoofdzakelijk om de gestructureerde en gesignaleerde wijdvertakte fraude door middel van specifieke opsporingsacties bloot te leggen en te bestrijden. Deze activiteiten brengen vaak een grote mate van internationale samenwerking met zich mee. Interactie: Binnen het kader van dit proces zullen verschillende types interacties plaatsvinden: aanvraag status behandeling, aanvraag uitstel, aanvraag akkoord, enz. Om een optimale behandeling en correcte opvolging te verzekeren, zullen de verschillende types interacties die verbonden zijn aan dit proces verder worden uitgewerkt in het proces Algemene interactieSpecifieke interacties. 18/07/2002 5.5.3. Startschot Naam startschot Interface Opstarten van een zaak Proces ‘inputbeheer fraude’ Gezamenlijk zaak onderzoeken Proces ‘inputbeheer fraude’ specifieke Proces ‘inputbeheer fraude’ Beslissing tot stopzetting van een andere zaak Proces ‘inputbeheer fraude’ Beslissing tot consolidatie van een andere zaak Proces ‘inputbeheer fraude’ te Op te starten opsporingsoperatie 5.5.4. Resultaat Naam resultaat Interface Het, zoveel als haalbaar is, bereikt hebben van de vooropgestelde kwantitatieve en kwalitatieve resultaten Communicatie van informatie/feedback over onderzoek- en Proces ‘inputbeheer fraude’ Proces ‘risicobeheer’ 144 317515149 opsporingsresultaten 18/07/2002 Extern (internationale partners, ...) 5.5.5. Belangrijkste inputs Naam input Interface Signalen en risicobeoordeling (risicoparameters, …) / inlichtingen m.b.t. een op te starten zaak (zaakmap) Proces ‘inputbeheer fraude’ Feedback uit de behandelde individuele dossiers (Controleverslagen, informatie van het gerecht, bezwaren/verzet van de belastingplichtigen, vonnissen en arresten, werkelijk geïnde bedragen, enz) Proces ‘dossierbehandeling fraude’ Data verkregen in het kader van protocol MOU Extern Planning van de middelen (resourceplanning) Managementprocessen Proces ‘risicobeheer’ Proces ‘nazicht fiscale situatie’ Proces ‘inputbeheer fraude’ 5.5.6. Belangrijkste outputs Naam output Interface Beslissing om een welbepaald dossier volledig of gedeeltelijk zelf te behandelen Proces ‘dossierbehandeling fraude’ Uitlopers om door anderen te laten behandelen Proces ‘risicobeheer’ Proces ‘administratieve en boekhoudkundige controle’ Proces ‘nazicht fiscale situatie’, Proces ‘vorderen van rechten’ ‘Aanbevelingen’ voor samenwerking of vlotte uitwisseling van gegevens of prioritaire behandeling van een zaak Proces ‘dossierbehandeling fraude’ Proces ‘vorderen van rechten’ Proces ‘inputbeheer invordering’ Proces ‘bewarende maatregelen’ Extern Standaard aanpak voor de dossiers betrokken in een bepaalde zaak Proces ‘dossierbehandeling fraude’ Proces ‘nazicht fiscale situatie’ 145 317515149 18/07/2002 Proces ‘vorderen van rechten’ Spontane inlichtingen en verslagen voor binnenlandse, buitenlandse of internationale partners in de strijd tegen de fraude Extern Informatie aan het gerecht Extern Vragen om informatie aan buitenlandse administraties Extern Vaststelling tijdens een opsporingsoperatie Proces ‘inputbeheer fraude’ Mogelijke dossiers die wijzen op een andere zaak/ zaakoverschrijdende informatie Proces ‘inputbeheer fraude’ Inlichtingen i.v.m. een dossier in een zaak Proces ‘dossierbehandeling fraude’ Kenniselementen voor de aanpak van soortgelijke zaken (risicogebonden informatie) Proces ‘bepalen controle aanpak’ Initiatief naar media Proces ‘strategie en uitwerking dienstverleningsmodellen’ Bijstandsvraag Proces ‘mobiel toezicht’, Proces ‘inputbeheer fraude’, Extern Rapporten (interne werking,…), Proces ‘opvolging’ statistieken en algemene gegevens Managementprocessen Draaiboek van een operatie Proces ‘zaakbehandeling fraude’ Impuls voor R&W Proces ‘impulsbeheer’ Proces ‘risicobeheer’ 146 317515149 5.6. Proces ‘dossierbehandeling Fraude’ 18/07/2002 - 5.6.1. Bestaansreden Het proces ‘dossierbehandeling Fraude’ dient om voor een welbepaald dossier in een zaak, bewijsmateriaal te verzamelen, de daders van een fraude te identificeren evenals de ernst van de fraude en deze te volgen doorheen hun volledige afhandeling, en ook om hieruit lessen te trekken voor de behandeling van de andere dossiers in deze zaak. Het proces wordt dus opgestart met elementen die wijzen op bestaande fraude in binnen- of buitenland en leidt tot gericht onderzoek. De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op: - Het beteugelen van misdrijven of inbreuken op de fiscale wetgeving Het nastreven van ontradingseffect door een effectieve behandeling van de dossiers Het verzekeren van het blootleggen van de essentiële aspecten nodig voor het aantonen van de ernst van de fraude - - - - 5.6.2. Omschrijving De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: - Bepalen van aanpak: voor de geïdentificeerde betrokkenen wordt een aangepaste benadering uitgetekend binnen de strategie die gedefinieerd wordt in het proces ‘zaakbehandeling fraude’. Deze aanpak kan impliceren dat meerdere entiteiten het werk verdelen. - Deze dossieraanpak houdt ook de concrete operationele planning van de onderzoeksactiviteiten in. Uitvoeren van aanpak: de uitgetekende aanpak wordt geïmplementeerd. Tijdens de onderzoeksactiviteiten wordt stelselmatig alle beschikbare informatie aan het dossier toegevoegd. Gedurende het onderzoek van een dossier wordt het verloop regelmatig geëvalueerd. Indien nodig wordt de aanpak gewijzigd of de dossierbehandeling stopgezet. Evalueren gevolgde aanpak: de gevolgde aanpak wordt, van zodra het zinvol is en na afloop, beoordeeld op de mate waarin ze de verwachte resultaten heeft bereikt en de mate waarin de informatie die hieruit is voorgekomen kan hergebruikt worden voor de aanpak van andere dossiers in deze zaak of ten dienste kan staan van andere partijen o.m. risicobeheer. Dit omvat ook communicatie van de nodige informatie en resultaten indien dit nodig en mogelijk is. Behandelen van geschillen: dit activiteitenblok omvat zowel de administratieve fase, de gerechtelijke en afhankelijk van de materie een strafrechterlijke of andere procedure. Bekeuringsactiviteiten voor transactionele afhandeling met onmiddellijke beslissing: dit omvat taken die betrekking hebben op een onmiddellijke minnelijke schikking. Bekeuringsactivititeiten voor bewarende maatregelen Douane & Accijnzen: dit omvat taken m.b.t. een aanhouding of een inbeslagneming van goederen. Interactie: Binnen het kader van dit proces zullen verschillende types interacties plaatsvinden: aanvraag status behandeling, aanvraag uitstel, aanvraag akkoord, enz. Om een optimale behandeling en correcte opvolging te verzekeren, zullen de verschillende types interacties die 147 317515149 18/07/2002 verbonden zijn aan dit proces verder worden uitgewerkt in het proces Algemene interactie-Specifieke interacties. 5.6.3. Startschot Naam startschot Interface Beslissing om een welbepaald dossier volledig of gedeeltelijk zelf te behandelen Proces ‘zaakbehandeling Fraude’ Nieuwe informatie verkregen vanuit de zaak voor een lopend dossier Proces ‘zaakbehandeling fraude’ Proces ‘inputbeheer fraude’ voor snelle coördinatie 5.6.4. Resultaat Naam resultaat Interface Definitief verschuldigd bedrag (met nadruk op hetgeen uiteindelijk binnenkomt in de schatkist) of vastgestelde overtredingen Proces ‘ontvangsten’ Stopzetting dossierbehandeling (geen fiscale schuld noch overtreding) Proces ‘zaakbehandeling fraude’ Proces ‘administratieve en boekhoudkundige controle’ 5.6.5. Belangrijkste inputs Naam input Interface Ingezamelde gegevens (opdracht, klacht, vaststellingen afkomstig van P/KMO/GO/Invordering/D&A/…. vragen van het gerecht, vragen van buitenlandse fiscale diensten, constateringen uit risicobeheer, over frauduleuze goederenstromen…) Proces ‘inputbeheer fraude’ Inlichtingen die aanleiding gaven tot behandeling individueel dossier Proces ‘zaakbehandeling fraude’ Beschrijving van fraudefenomenen Proces ‘inputbeheer fraude’ Standaard aanpak voor behandeling van dossier Proces ‘zaakbehandeling fraude’ Aansporing tot nemen van prioritaire acties Proces ‘zaakbehandeling fraude’ Ontvangst bezwaarschrift Extern Ontvangst (verzoekschrift/ Extern Proces ‘operationele expertise’ inleiding verzet) voor 148 317515149 18/07/2002 alle rechtsinstanties (fiscale en niet-fiscale procedures) Briefwisseling met belastingplichtige in kader van onderzoek Extern Briefwisseling met belastingplichtige in kader van geschil Extern Briefwisseling met derden Extern Conclusies van de tegenpartij voor alle rechtsinstanties Extern Planning van de middelen (resourceplanning) Managementprocessen Afleveren van informatie Extern Mogelijke nieuwe dossiers/zaken Proces ‘inputbeheer fraude’ Feedback over resultaten en vooruitgang van de dossierbehandeling Proces ‘zaakbehandeling fraude’ Bijstandsverzoeken Proces ‘mobiel toezicht’ Proces ‘inputbeheer fraude’ 5.6.6. Belangrijkste outputs Naam output Interface Standpunt van de administratie i.v.m. de verschuldigde sommen of tegoeden (bericht van wijziging, procedure stukken, …) Proces ‘berekenen schuld, tegoed, fin. risico’s & recht tot terugbet.’ Wijziging van de schulden en tegoeden Proces ‘ontvangsten’ Kennisgeving aan het gerecht Extern Proces ‘uitgaven’ Extern Briefwisseling met belastingplichtige in kader van onderzoek Extern Briefwisseling met belastingplichtige in kader van geschil Extern Briefwisseling met derden Extern Conclusies van de administratie voor alle rechtsinstanties Extern Mededelingen aan Invordering i.v.m. invorderingsactiviteiten Proces ‘inputbeer invordering’ Proces ‘bewarende maatregelen’ Spontane inlichtingen aan buitenland Extern 149 317515149 18/07/2002 Status van eventuele bezwaren Proces ‘ontvangsten’ Kenniselementen voor de aanpak van soortgelijke dossiers (risicogebonden informatie) Proces ‘zaakbehandeling fraude’ Proces ‘operationele expertise’ Proces ‘risicobeheer’ Rapporten (interne werking,…), statistieken en algemene gegevens Proces ‘opvolging’ Impuls voor R&W Proces ‘impulsbeheer’ Bekeuringsakten Proces ‘administratieve en boekhoudkundige controle’ Inventaris van in beslag genomen goederen en ontvangstbewijs Proces ‘administratieve en boekhoudkundige controle’ Managementprocessen 150 317515149 5.7. Proces ‘voorstel voor invorderingsactie’ 18/07/2002 5.7.2. Omschrijving De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: 5.7.1. Bestaansreden Het proces ‘voorstel voor invorderingsactie’ wordt uitgetekend om een eerste voorstel te maken van de aangewezen invorderingsprocedure die voor geïdentificeerde dossiers kan worden ingesteld. Het betreft een voorstel tot het instellen van een bepaalde invorderingsactie aangezien wettelijk gezien de rekenplichtige persoonlijk verantwoordelijk is voor de belasting waarvan de invordering hem werd toevertrouwd. De exclusieve beslissingsbevoegdheid behoort derhalve tot de betrokken rekenplichtige. De organisatie van de feedback van de voorgestelde invorderingsacties is cruciaal teneinde deze te kunnen toetsen aan de behaalde resultaten. De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op: - - - De verdeling van de beschikbare middelen: de optimalisatie van de human resources, de materiële en financiële middelen van de administratie om te komen tot een juiste invordering van de belasting en een minimaliseren van de fiscale en niet-fiscale risico’s De praktische toepassing van de risicoprofielen: richtlijnen organiseren voor de voorstellen tot instelling van een aangewezen invorderingsactie en voor de ingreep van de overheidsbeslissingen Streven naar een gelijke behandeling door het objectiveren van de voorstellen tot instelling van een invorderingsactie - - Confronteren en komen tot een voorstel voor invorderingsactie: op basis van de confrontatie van een fiscaal object of subject met de verschillende profielen die van toepassing zijn, wordt het risiconiveau van dit fiscaal object of subject bepaald. De vertaling hiervan leidt tot een concreet voorstel voor invorderingsactie en het opslaan van de motieven die geleid hebben tot het voorstel tot instelling van een invorderingsactie. Op termijn zal dit eerste activiteitenblok een louter ICT applicatie zijn. Nazien voorstel: De intelligentie van het systeem voor voorstel van een invorderingsactie zal mettertijd groeien op basis van ervaringen met en verwerkingen van risicoprofielen. Ondertussen zal het nazicht van het voorstel van groot belang zijn om de kwaliteit van het voorstel na te kijken. 5.7.3. Startschot Naam startschot Interface Gevalideerd profiel met typologie en materiële ter beschikking stelling Proces invorderingsaanpak’ ‘bepalen 151 317515149 18/07/2002 5.7.4. Resultaat Proces ‘invordering’ Naam resultaat Interface Proces Invordering’ Voorstel voor invorderingsactie Proces ‘invordering’ Managementprocessen Proces ‘operationele expertise’ ‘inputbeheer 5.7.6. Belangrijkste outputs 5.7.5. Belangrijkste inputs Naam input Interface Lijst onbetaalde schulden en het lastenboek (object/subject) Proces ‘inning’ Volledige profiel Proces invorderingsaanpak’ Inventaris middelen van beschikbare ‘bepalen Naam output Interface Listings en/of statistieken opgemaakt door ICT Proces ‘invordering’ Richtlijnen voor de motivatie van de feedback P&O ICT Alle processen Fiscale en niet-fiscale gegevens omtrent operator Proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ Lokale kennis Proces ‘nazicht fiscale situatie’ Proces ‘operationele expertise’ 152 317515149 18/07/2002 inschatten van de solvabiliteit van de onderneming en de mate waarin er mag verwacht worden dat zij haar verplichtingen zal nakomen. Deze inschatting gebeurt op basis van het auditverslag en het solvabiliteitsrapport o inschatten van de te stellen zekerheid bepaald op basis van de twee vorige inschattingen Aanvaarden van de borgtocht o omvat alle activiteiten die verband houden met het aanvaarden van de akte van borgtocht daaronder begrepen het aanvragen van de schatting van als onderpand aangeboden goederen, het nemen van hypothecaire inschrijvingen, en het afgeven van bewijzen om het stellen van de borgtocht aan te tonen in andere Lidstaten van de E.U. Beheren van de borgtochten o periodieke evalueren van de borgtocht o evalueren van de borgtocht op vraag van de onderneming o evalueren van de borgtocht naar aanleiding van informatie vanuit het proces ‘risicobeheer’ of van informatie verstrekt door de onderneming o afgeven van certificaten van borgtocht o bewaken termijnen van vergunningen en de implicaties op het financieel risico Opvolgen van de opzegging van de borgtochten o registreren en in kennis stellen van alle betrokken van de opzegging o opvolgen van de verplichtingen verbonden aan de opgezegde akte o vrijgeven van de akte, verlenen van handlichting voor de hypothecaire inschrijvingen of vrijgeven van de in pand o 5.8. Proces ‘Borgtochten’ 5.8.1. Bestaansreden Het proces ‘borgtochten’ dient om met instemming van de belastingplichtige de nodige waarborgen te nemen opdat zij hun financiële verplichtingen zouden nakomen ten aanzien van Douane en accijnzen. Het bewarend beslag valt niet onder dit proces. De belangrijkste doelstelling voor dit proces heeft betrekking op: met een minimum aan hinder voor de handel, een solide zekerheid bieden voor de inning van de eventuele verschuldigde bedragen - - Opmerkingen: het kan gaan om borg in geld, personele zekerheden, zekerheid in roerende goederen of in effecten meestal gaat het proces borgtochten gepaard met het proces vergunningen. In het proces ‘Vergunningen’ worden aan de ondernemingen bepaalde faciliteiten toegestaan, mits het stellen van een borg, waarmee het financiële risico van de overheid toch binnen aanvaardbare perken worden gehouden - 5.8.2. Omschrijving De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: - Bepalen en berekenen van borgtocht o inschatten van de schulden die kunnen voortvloeien uit de activiteiten van de onderneming 153 317515149 - gegevens warden, van zodra komt vast te staan dat alle verplichtingen ten aanzien van de akte werden voldaan Interactie o binnen het kader van dit proces zal een type interactie plaatsvinden: bespreken en onderhandelen borgtocht. Om een optimale behandeling en correcte opvolging te verzekeren, zal dit type interactie die verbonden is aan dit proces verder worden uitgewerkt in het proces Algemene interactie-Specifieke interacties. 18/07/2002 5.8.3. Startschot Naam startschot Interface Borgvereiste uit hoofde van een vergunning Proces ‘vergunningen’ Schuld of financieel risico Proces 'berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s of recht tot terugbetaling’ Vraag voor herziening van de borgstelling (type of bedrag) Extern (Klant) Informatie Proces ‘risicobeheer’ Extern (Klant) Aanvraag borgtocht certificaat van Extern (Klant) Opzegging Extern (Klant) In gebreke blijven van de borg Proces ‘ontvangsten’ Periodieke opvolgingsplicht Reglementering en werkmethodes Proces ‘invordering’ 154 317515149 18/07/2002 5.8.5. Belangrijkste inputs 5.8.4. Resultaat Naam resultaat Aanvaarde borgtocht Interface akte van Afwijzing van de akte van borgtocht Naam input Interface Verbintenissen Proces ‘verzamelen en beheren pre-arrival gegevens en aangiften’ Schuldberekening Proces 'berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s of recht tot terugbetaling’ Rapport voorafgaande audit Proces ‘administratieve en boekhoudkundige controle’ Controleprogramma Proces ‘bepalen controleaanpak’ Vergunning Proces ‘vergunningen’ Risicoprofiel Proces ‘risicobeheer’ Rapport solvabiliteitsonderzoek Proces Invordering’' Invorderingsgegevens Proces ‘verz en beh. Persoonlijke gegevens’ Extern (Klant) Proces ‘ontvangsten’ Extern (Klant) Proces ‘vergunningen’ of Proces ‘verzamelen en beheren pre-arrival gegevens en aangiften’ Borgstelling Proces ‘vergunningen’ Certificaat van borgtocht of GRN (Guarantee Reference Number) Extern (Klant) Voorstel borgstelling onroerende goederen in van 'inputbeheer Extern (Klant) Akte van borgtocht Extern (Klant) Schatting Proces ‘waarderen van 155 317515149 18/07/2002 goederen’ Depositobewijzen Extern Hypothecaire toestand van de onroerende goederen Proces ‘leveren van patrimoniuminformatie’ Bevestiging inschrijving Proces ‘leveren van patrimoniuminformatie’ hypothecaire Schuldtoestand 5.8.6. Belangrijkste outputs Naam output Interface Vaststelling vereiste borg Proces ‘vergunningen’ Aanvraag schuldberekening Proces 'berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s of recht tot terugbetaling’ Verzoek gegevens Proces ‘administratieve en boekhoudkundige controle’ Proces ‘ontvangsten’ Proces ‘invordering’ toelichting Niet-aangezuiverde verbintenissen Proces ‘verz. en beh. Prearrival gegevens en aangiften’ Controleverslag Proces ‘administratieve en boekhoudkundige controles’ Aanvraag schatting Kennisgeving verlies of diefstal van een certificaat van borgtocht Extern Voorstel aanpassing van borgtocht Hernieuwde stukken Extern stavende Extern Proces ‘waarderen goederen’ akte van Extern (borg) Proces ‘vergunningen’ Proces ‘verz. en beh. van pre-arrival gegevens en aangiften’ Vraag voor verstrekking van ontbrekende bijlagen Extern Aanvraag schuldtoestand Proces ‘ontvangsten’ Proces ‘invordering’ 156 317515149 Aanvraag aangezuiverde verbintenissen 18/07/2002 niet- Proces ‘verz. en beh. van pre-arrival gegevens en aangiften’ Voorstel voor aanpassing van het certificaat van borgtocht Extern (Aangever) Hypothecaire inschrijving Proces ‘bewaren bijwerken documentatie’ Bevestiging inschrijving Proces ‘bewaren bijwerken documentatie’ Kennisgeving aanvaarding akte van borgtocht Proces ‘vergunningen’ en van of Proces ‘verz. en beh. van pre-arrival gegevens en aangiften’ hypothecaire Aanvraag heroverlegging stavende stukken Extern Opzegging borgtocht Extern (borg belastingplichtige) akte van Kennisgeving opzegging Proces ‘verz. en beh. persoonlijke gegevens’ Verzoek voor aanpassing van de borgtocht of opzegging van de borgtocht Extern (Aangever) Bericht niet-uitvoering van de gevraagde aanpassing van de borgtocht Proces ‘verz. en beh. van pre-arrival gegevens en aangiften’ Proces ‘verz. en beh. prearrival gegevens en aangiften’ Proces ‘ontvangsten’ Bevestiging opzegging Of Proces ‘vergunningen’ en Proces ‘vergunningen’ Extern (aangever) Evaluatierapport en van van Ontlasting (van verplichtingen voortvloeiende uit opgezegde akte borgtocht) de Extern de Extern de van Proces ‘vergunningen’ Proces ‘verz. en beh prearrival gegevens en aangiften’ Proces ‘ontvangsten’ 157 317515149 Handlichting inschrijving 18/07/2002 hypothecaire Proces ‘bewaren bijwerken documentatie’ en van Kennisgeving opzegging en vrijgaven van het deposito Deposito & Consignatiekas Vrijgave van de akte van borgtocht Extern Negatieve beslissing over de vraag voor ontlasting Extern 158 317515149 18/07/2002 o 5.9. Proces 'bewarende maatregelen' 5.9.1. Bestaansreden Het proces ‘bewarende maatregelen’ bestaat uit het waarborgen van de rechten van de schatkist voor nog vast te stellen rechten. De belangrijkste doelstelling voor dit proces heeft betrekking op: - Het nemen van maatregelen met als doelstelling het waarborgen van de invordering van nog te vestigen schulden voor dewelke de “bewijsleverende” elementen doen vermoeden dat een belangrijke bijdrage ten laste van een belastingsschuldige gecreëerd zal worden, een bijdrage die niet-recupereerbaar wordt door de huidige kredietwaardigheid van de geïnteresseerde of van de door hem uitgevoerde manoeuvres om zijn insolvabiliteit te organiseren. Opmerking: De bewarende maatregelen en hypotheken voor de vastgestelde rechten (tegen belastingschuldige of derde) zijn onderdeel van het proces 'invordering'. De omzetting van de bewarende maatregelen in uitvoerende maatregelen wordt beschreven in het proces 'invordering'. 5.9.2. Omschrijving De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: - Het opstellen van een verzoekschrift aan de beslagrechter en het nemen van bewarende maatregelen: - Dit verzoekschrift wordt opgesteld na een onderzoek van de verkregen inlichtingen van de fiscale ambtenaren gedetacheerd naar de ad hoc-cel van het centrale bureau tegen de georganiseerde economische en fiscale criminaliteit (CDGEFID) of na een onderzoek van de aanvragen van de verantwoordelijke ambtenaren van de wijzigingen ten gronde in het fiscale dossier en meer bepaald van de wijzigingen met betrekking tot “carrousel-fraude” die tevens kunnen gebruikt worden in de strijd tegen de georganiseerde criminaliteit Het inhouden van een belastingskrediet (BTW, KB 4, 81 §3 lid) Indien de schuld zeker, ‘liquide’ en eisbaar is, worden de genomen bewarende maatregelen omgezet in uitvoerende maatregelen. 5.9.3. Startschot Naam startschot Interface Vaststelling of kennisgeving van gekarakteriseerde fraude in hoofde van een belastingplichtige Proces 'dossierbehandeling Fraude' Proces 'nazicht fiscale situatie' (voor andere fiscale entiteiten dan Douane & Accijnzen) Proces 'administratieve en boekhoudkundige controle' 159 317515149 18/07/2002 (voor Douane & Accijnzen) Proces 'mobiel toezicht' (voor Douane & Accijnzen) Elementen die het risico aantonen van een vermindering van de kredietwaardigheid van een potentiële belastingsschuldige Proces ‘dossierbehandeling Fraude’ Proces ‘nazicht fiscale situatie’ (voor andere fiscale entiteiten dan Douane & Accijnzen) 5.9.5. Belangrijkste inputs Naam input Interface Informatie ontvangen van de ondersteunende cel CDGEFID Extern Informatie vanwege de ambtenaren belast met diepgaand nazicht Proces 'nazicht fiscale situatie' (voor andere fiscale entiteiten dan Douane & Accijnzen) Proces 'administratieve en boekhoudkundige controle' (voor Douane & Accijnzen) 'Proces dossier behandeling Fraude' Proces 'mobiel toezicht' (voor Douane & Accijnzen) Proces 'administratieve en boekhoudkundige controle' (voor Douane & Accijnzen) Proces ‘Inputbeheer invordering’ Proces 'mobiel toezicht' (voor Douane & Accijnzen) 5.9.4. Resultaat Naam resultaat Interface Bewarend beslag Proces 'invordering' De inhouding als bewarende maatregel (BTW) Proces 'verzamelen en beheren fiscale gegevens' Ontvangst verklaring van derden van belastingsinhouding Proces 'verzamelen en beheren fiscale gegevens' Aanvragen tot inhouding ten bewarende titel voor de BTWkredieten Proces ‘verzamelen en beheren van fiscale gegevens’ Machtiging van beslagrechter Extern 160 317515149 18/07/2002 Aangevuld enig dossier met concrete invorderingsgegevens Proces ‘inputbeheer invordering 5.9.6. Belangrijkste outputs Naam output Rapporten, statistieken algemene gegevens Interface en Proces ‘opvolging’ Impuls voor R&W Proces ‘impulsbeheer’ Ondertekend eenzijdig verzoekschrift tot inbeslagname Extern 161 317515149 18/07/2002 5.10.2. Omschrijving 5.10. Proces 'invordering' De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: De invordering bewerkstelligen o Analyseren van de dossiers i.v.m. openstaande schulden o Acties nemen rekening houdend met de voorgestelde invorderingsaanpak: Verplichte acties: bijvoorbeeld faillissementen, collectieve schuldenregelingen, concordaten, onbekwaamverklaarden, stuiting van de verjaring, e.a. Acties op initiatief van invordering: bijvoorbeeld rechtstreekse vervolgingen, onrechtstreekse vervolgingen, bewarende maatregelen,, tenuitvoerleggen van vervangende gevangenisstraffen (voor Douane & Accijnzen en patri.di.), e.a. o Opvolgen van de ingestelde acties Klachten, geschillen en verzoeken in de administratieve fase: o Behandelen van klachten die betrekking hebben op een specifiek dossier o Reageren op interventies (ombudsdiensten, parlementairen, ministers, “Paleis”,...) o Nemen van beslissingen (Behandelen vrijstelling nalatigheidinteresten, behandelen van betwistingen inzake nalatigheidinteresten en vervolgingskosten) Geschillen in gerechtelijke fase: o Dossieranalyse o Opstellen van conclusies o Opvolging van de procedures 5.10.1. Bestaansreden Het proces 'invordering' omvat het uitvoeren van een aantal procedures met als doel: - de nog verschuldigde belastingen, taksen, douaneschulden, accijnzen, voorheffingen, boeten en toebehoren, enz., voor de federale staat en andere overheden (inclusief supranationale overheden) te recupereren. De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op: Zo snel en zo efficiënt mogelijk recupereren van de nog verschuldigde bedragen (o.a. ondersteund door de processen “bepalen van invorderingsaanpak” en “voorstel voor invorderingsactie” die gebaseerd zijn op 'risicobeheer') en dit met zo weinig mogelijk kosten voor de burger Het aansporen van de belastingschuldige om zijn verplichtingen na te komen Het nemen van administratieve beslissingen m.b.t. de ingediende klachten Opstarten van gerechtelijke acties door de administratie tegen nalatige belastingschuldigen en derden Het verdedigen van de administratie tegen gerechtelijke betwistingen i.v.m. ingestelde invorderingsacties. 162 317515149 18/07/2002 Controle o Controle uitvoeren op de verjaringen o Behandelen van de dossiers ivm de aansprakelijkheid van de rekenplichtige Interactie o Binnen het kader van dit proces zullen verschillende interacties plaatsvinden: aanvraag status behandeling. Aanvraag afbetalingsplannen. Om een optimale en correcte behandeling te verzekeren, zullen de verschillende types interacties die verbonden zijn aan dit proces verder worden uitgewerkt in het proces Algemene interactie-Specifieke interacties. 5.10.3. Startschot Naam startschot Interface Niet spontaan betaalde opeisbare schulden Proces 'ontvangsten' Dagvaarding of verzoekschrift op initiatief van belastingschuldigen of derden Extern Vonnis of arrest Extern Brief Belastingschuldige (Nalatigheidinteresten, vervolgingskosten) Extern Contactname door belastingplichtige en/of Extern professionele intermediairen Verzoek voor wederzijdse bijstand Extern Bericht van niet-aangifte voor een geoorloofde bestemming (voor Douane & Accijnzen) Proces 'verzamelen en beheren pre-arrival gegevens en aangiften' 5.10.4. Resultaat Naam resultaat Interface Aangezuiverde schulden Proces 'ontvangsten' Proces 'uitgaven' Administratieve beslissing Proces 'uitgaven' Proces ‘ontvangsten’ 5.10.5. Belangrijkste inputs Naam input Interface Teruggekeerde briefwisseling o.a., positieve aanslagbiljetten/taxatievoorstellen, aanmaningen, ... Proces 'ontvangsten' Voorstel invorderingsactie Proces 'voorstel 163 317515149 18/07/2002 invorderingsactie' Geautomatiseerd bestand over de niet betaalde schulden Proces 'ontvangsten' Vragen van de belastingschuldigen om uitstel van betaling Extern Informatie ontvangen van curatoren, notarissen, gerechtsdeurwaarders en belastingschuldigen Extern Geautomatiseerd bestand over faillissementen en concordaten dagvaardingen (verzet tegen vervolgingen, acties en revindicaties) Proces 'inputbeheer Invordering' Deurwaardersexploot of verzoekschrift op tegenspraak van belastingschuldige of derde Extern Vonnis of arrest in kracht van gewijsde Extern Minnelijke schikking in gerechtelijke fase Extern Bewarend beslag Proces 'bewarende maatregelen' Kennisgeving van aanwending (niet-geregistreerde aannemers) (voor andere fiscale entiteiten dan Douane & Accijnzen) Proces 'ontvangsten' Rechtsplegingvergoeding en schadevergoeding Proces 'ontvangsten' Extern Geautomatiseerd bestandinformatie over collectieve schuldenregelingen, overlijden en vertrek naar het buitenland Proces 'inputbeheer Invordering' Extern Geautomatiseerd bestand over bezwaarschriften en verhalen ingediend voor de rechtbank met betrekking tot de vestiging Proces situatie' 'nazicht Proces 'dossierbehandeling Fraude' Klachten en interventies Extern Geautomatiseerd bestand over de geboekte betalingen i.v.m. schulden in vervolging Proces 'ontvangsten' Informatie vanuit andere landen, administraties, ... Proces 'inputbeheer Invordering' Vonnissen, arresten en Extern Aangevuld enig dossier met concrete invorderingsgegevens Proces 'inputbeheer Invordering' Proces 'uitgaven' fiscale Proces 'uitgaven' 164 317515149 18/07/2002 Aanrekening op schulden Proces 'uitgaven' Geautomatiseerd Proces 'uitgaven' bestand van de aanwendingstabellen Administratieve beslissing i.v.m. een klacht Proces 'uitgaven' Bijgewerkte boekhouding (volgens betalingen) Proces 'ontvangsten' Bijgewerkte boekhouding volgens de gegevens van invordering (bijvoorbeeld betalingstermijnen en invorderingskosten) Proces 'ontvangsten' Informatie Proces 'inputbeheer invordering' Volledige aanzuivering aanslagbiljetten/taxatievoorstellen, aanmaningen Opdrachten aan de gerechtsdeurwaarder Extern Bewarende maatregelen Extern Proces 'uitgaven' Proces ‘ontvangsten’ Proces 'ontvangsten' Afbetalingsplan Proces 'ontvangsten' Fiscaal derdenbeslag Extern Vrijstelling nalatigheidinteresten Proces 'ontvangsten' Notificaties aan notarissen en gerechtsdeurwaarders Extern Aangiften van schuldvordering Extern Toepassing van artikel. 877 BW (overlijden) Extern Ontheffing van vervolgingskosten Proces 'ontvangsten' Proces 'ontvangsten' Proces 'uitgaven' 5.10.6. Belangrijkste outputs Vragen om inlichtingen aan het buitenland of andere administraties Extern Naam output Interface Vragen om invorderingsbijstand Extern Opnieuw verzonden briefwisseling: Proces 'ontvangsten' Gestuite verjaring Extern 165 317515149 18/07/2002 bijvoorbeeld onverschuldigde bedragen Neergelegde conclusies Extern Briefwisseling Extern Dagvaarding uitgaande van de administratie Extern Ontbreken van adequate invorderingstypologie Proces ‘beheer invorderingsmodellen’ Vonnis of arrest in kracht van gewijsde Extern Rapporten, statistieken en algemene gegevens Proces ‘opvolging’ Minnelijke schikking in gerechtelijke fase Extern Impuls voor R&W Proces ‘impulsbeheer’ Manuele aanmaningen Extern Beslissing/uitgavenstuk Proces 'ontvangsten' Informatie aan de PdK ivm alternatieve strafsancties (Patr.Di.) Extern Proces 'uitgaven' Opdracht tot omvorming van bewarend in uitvoerend beslag Extern Geautomatiseerde bestanden van uit te betalen vervolgingskosten en gerechtskosten aan de uitvoerder Proces ‘uitgaven’ Opdracht dringende vaststelling uitvoerbare titel Proces ‘acties op de fiscale balans’ Beknopt verslag aan de Europese Commissie (D&A) Extern Opzoekingen en resultaten (invulling van de feedbackfiche) Proces ‘bepalen invorderingsaanpak’ Proces ‘uitgaven’ Beslissing over klachten Extern Geautomatiseerd bestand van uit te betalen rechtsplegingvergoeding en schavergoeding Aanneming in onwaarde of oninbaarheid Proces 'uitgaven' Verslag aan Rekenhof Extern Informatie komende van invordering Proces 'ontvangsten' Aangepaste database van de jurisprdudentie Proces ‘beheer invorderingsmodellen Klachten, briefwisseling over Proces 'uitgaven' Proces 'ontvangsten' Proces ‘R en W’ 166 317515149 18/07/2002 5.11. Proces ‘algemene interactie’ Het proces ‘algemene interactie’ is een type proces dat bestaat uit algemene en specifieke interacties Algemene interacties zijn niet dossiergebonden interacties. Volgende interacties werden onderscheiden, naar aanleiding van het gebruikte interactiekanaal Vraag om gehoord te worden (KMO-GO) Bespreken en onderhandelen van de te stellen borg (D&A) Afleveren van een vergunning (D&A) 5.11.1. Bestaansreden Het proces ‘algemene interactie’ heeft tot doel om op een klantvriendelijke en professionele wijze, zowel pro-actief als reactief met de klant te interageren. Algemene interactie via telefoon Algemene interactie via correspondentie De belangrijkste betrekking op: Algemene interactie via face-to-face. - Specifieke interacties zijn dossiergebonden interacties die geen deel uitmaken uit de kern van de in de functionele processen beschreven processen. - doelstellingen voor dit proces hebben Het klantvriendelijk en professioneel interageren met de klant. Het toegankelijk maken van de FOD Financiën voor de klant Het beperken van de behoefte aan interactie tussen de klant en de FOD Financiën Vraag tot status behandeling (P, KMO, GO, Inv, D&A, PI) Vraag tot inzage dossier (P, KMO, GO, Inv, PI) Specifieke informatieaanvraag/hulp bij het invullen van een aangifte (P, KMO, INV, O&W,RZ, Patrimoniumdiensten) Afleveren van attesten (P, KMO, Inv) Ontvangen van een algemene informatieaanvraag Vaststellen van schade (KMO, GO) Specifieke klachten (O&W, RZ, Patrimonium Diensten) Analyse van het onderwerp en behandeling van de informatieaanvraag. Vraag tot akkoord /Ruling (P, KMO, GO) Vraag tot uitstel (P, KMO, GO, O&W) 5.11.2. Omschrijving Afhankelijk van het type interactie verschillen de te doorlopen taken. De typisch te doorlopen stappen, zijn voorgesteld in het proces algemene interactie via telefoon : o Analyse van het onderwerp van de interactie: Evaluatie van de interactie naar: 167 317515149 18/07/2002 o Complexiteit: noodzaak eventueel doorverwijzen van de aanvraag naar de meest competente persoon Volledigheid van de informatie die werd verstrekt in de aanvraag Risico Behandelen van het onderwerp van de interactie 0pzoeken van informatie/aanvragen van producten Samenstellen van het antwoord Selecteren van de meest geschikte antwoordstrategie Beantwoorden van de interactie/voorbereiden van de proactieve informatieverstrekking en afsluiten van het interactiedossier. o o Finaliseren van de interactie Registratie (updaten van enig dossier) en evaluatie van de interactie. 5.11.3. Startschot Naam startschot Interface Fysiek bezoek, brief, e-mail, telefoon of fax van een klant Extern Vraag naar pro-actieve interactie met klant Proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’ 5.11.4. Resultaat Naam resultaat Interface Levering van product/dienst of communicatie Extern Antwoord op een niet-dossier gebonden klacht of een klacht, andere dan een bezwaarschrift en de afhandeling van een onregelmatigheid Extern Proces ‘levering en distributie’ Proces ‘levering en distributie’ Opgestelde ruling 5.11.5. Belangrijkste inputs Naam input Interface Dienstverleningsmodel Proces ‘strategie en uitwerking van dienstverleningsmodellen’ Proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’ Database, die de gegevens bevat betreffende alle klanten en ondernemingen (enig dossier) Proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ 168 317515149 18/07/2002 Extern Proces ‘ontvangsten’ Alle andere processen Overzicht van de betalingen in het wachtregister (voor bijkomende opzoekingen vooraleer toe te wijzen) Database, die de gegevens bevat betreffende de verschillende entiteiten (diensten, ambtenaren) Extern Kennisbeheer Databank Proces ‘kennismanagement’ Database, met inhoud voor standaardantwoorden en handleidingen, voor het verstrekken van de correcte antwoorden en inlichtingen via dit interactie kanaal Proces ‘informatie’ Documenten, brochures bestemd voor de klanten Proces ‘levering en distributie’ Interactiescripts Extern, Proces ‘strategie en uitwerking van dienstverleningsmodellen’ Database gegevens met workflow 5.11.6. Belangrijkste outputs Proces ‘extern medewerking’ advies en Naam output Interface Update enig dossier Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ Extern Risicoprofielen Proces ‘risicobeheer’ Notificatie aan de klant van de wijziging in zijn schulden en tegoeden Proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s of recht tot terugbetaling’ Proces ‘klanteninzicht’ Feedback van dienstverleningsmodel het Proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’ Aanvulling Kennisdatabank Extern Vraag om info door buitenlandse administratie Proces ‘inputbeheer Fraude’ Antwoorden op informatievragen Proces ‘inputbeheer Fraude’ Impuls voor R&W Proces ‘impulsbeheer’ 169 317515149 18/07/2002 6. Ondersteunende processen Hier volgen de ondersteunende processen: deze processen leveren de nodige support voor de functionele processen Belastingen en Invorderingen, de functionele processen Patrimoniale Documentatie, de sturende processen en voor de processen voor specifieke verwerking. Functionele processen Belastingen & Invorderingen Inning Functionele processen Patrimonium Documentatie 1. Verzamelen en beheren persoonlijke gegevens 9. Afsluiting en verificatie 7. Ontvangsten 2. Verzamelen en beheren fiscale gegevens 5. Berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling 8. Uitgaven 6. Acties op de fiscale balans 14. Bewaren en bijwerken van patrimonium documentatie 15. Leveren van patrimoniale informatie 11. Verwerven, beheren en vervreemden van goederen 12. Waarderen van goederen 10. Vorderen van rechten 13. Opstellen en verlijden van een authentieke akte 16. Behandelen van onenigheden 3. Verzamelen en beheren prearrival gegevens en aangiften Sturende processen Beheer deposito- en consignatiekas Beheer Thesaurie 4. Vergunningen Ondersteunende processen 35. Strategie en uitwerking dienstverlenings modellen 36. Beheer contolemodellen 37. Beheer invorderingsmodellen 38. Operationele expertise 39. Levering en distributie 40. Integratie economische keten ondernemingen Reglementering en Werkmethodes 41. Reglementering 42. Commentaar 43. Werkmethodes 44. Informatie 45. Extern advies & medewerking 46. Impulsbeheer 47. Opvolging Processen voor specifieke verwerking Managementprocessen 17. Risicobeheer 18. Bepalen controle aanpak 19. Selectie controle 20. Nazicht fiscale situatie 21. Administratieve en boekhoudkundige controle Budget & Beheerscontrole Personeel & Organisatie (incl. kennismanagement) ICT Secretariaat en logistieke diensten Interne audit Studie & Onderzoek 22. Mobiel toezicht 24. Zaakbehandeling Fraude 23. Inputbeheer Fraude 26. Inputbeheer Invordering 32. Klanteninzicht 27. Bepalen Invorderingsaanpak 33. Bepalen dienstverlenings aanpak 28. Voorstel voor invorderingsactie 25. Dossierbehandeling Fraude 29. Waarborgen 30. Bewarende maatregelen 31. Invordering 170 34. Algemene interactie 317515149 18/07/2002 Het aanbieden aan de klant van een keuze aan interactiekanalen. Het waarborgen van de consistentie van de via de kanalen aangeboden producten/diensten. o Opstellen van een communicatie of promotie die volgende doelstellingen beoogt: Communicatie die de klant helpt bij het vervullen van zijn verplichtingen en het waarborgen van zijn rechten (fair play) Snel en doeltreffend kunnen communiceren, onder meer naar aanleiding van crisissituaties Verhogen van de efficiëntie van bepaalde producten/diensten 6.1. Proces ‘strategie dienstverleningsmodellen’ en uitwerking van 6.1.1. Bestaansreden Het proces ‘strategie en uitwerking van dienstverleningsmodellen’ wordt uitgetekend om de FOD Financiën in staat te stellen professionele en consistente dienstverleningsmodellen uit te werken die conform zijn met het imago en de dienstverleningsstrategie. De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op: - - Opstellen van een klantgeoriënteerde dienstverleningsstrategie die de basis en de leidraad moeten vormen bij de creatie van een kwalitatieve en klantvriendelijke dienstverlening en communicatie De klanttevredenheid en compliance verhogen door middel van de creatie van dienstverleningsmodellen, aangepast aan de noden en de situatie van en georganiseerd rond de intenties van de klanten o Die kanalen (eigen of derdepartij) identificeren en ontwikkelen die het best zijn aangepast aan de noden en de situatie van de klanten. Het oprichten van derdepartij interactiekanalen (vb. Het gezamenlijk uitbouwen van een internetsite met een beroepsvereniging van notarissen of met andere overheidsdiensten) als volwaardig alternatief naast de eigen interactiekanalen. - 6.1.2. Omschrijving Het proces ‘strategie en uitwerking dienstverleningsmodellen” werd opgesplitst in 3 subprocessen: ‘Uitwerking dienstverleningsen communicatiestrategie’, ‘uitwerking dienstverleningsmodellen’ en ‘uitwerking externe communicatie’. De reden voor deze opsplitsing ligt enerzijds in het feit dat de drie processchema’s quasi nooit in één beweging zullen doorlopen worden. Zo zal bijvoorbeeld de aanvraag vanuit het subproces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’ voor het uitwerken van een nieuw dienstverleningsmodel of de uitwerking van een externe communicatie, geen aanleiding geven tot het realiseren van een nieuw voorstel van dienstverleningsstrategie of communicatiestrategie. Ook omgekeerd zal de vraag voor een herziening van de dienstverleningsstrategie niet automatisch resulteren in het opstarten van een project voor het uitwerken 171 317515149 18/07/2002 van een nieuw interactiekanaal of de uitwerking van een nieuwe externe communicatie. van dienstverleningsstrategie zal ter validatie worden voorgelegd aan het management. Opstellen communicatiestrategie en communicatieplan : Binnen dit activiteitenblok wordt een voorstel van communicatiestrategie uitgewerkt op basis van de input die verworven wordt uit de strategische studie. Dit voorstel van communicatiestrategie zal ter validatie worden voorgelegd aan het management. Vervolgens wordt binnen de krijtlijnen van de dienstverlenings- en communicatiestrategie een communicatieplan opgesteld Anderzijds werden deze processchema’s opgesplitst op basis van inhoudelijke motieven. Het subproces ‘uitwerking dienstverlenings- en communicatiestrategie’ tekent immers het raamwerk waarbinnen de twee andere ondersteunende operationele processen hun opdrachten kunnen vervullen. Zo zal het subproces ‘Uitwerking dienstverleningsmodellen’ diensten/producten en interactiekanalen uitwerken en prijzen bepalen in lijn met de richtlijnen uitgetekend binnen de dienstverleningsstrategie en promotie uitwerken voor deze dienstverleningsfactoren die conform is aan de bepalingen uit de communicatiestrategie. Net zoals het subproces ‘uitwerking externe communicatie’ communicatie zal uitwerken in het kader van de dienstverlening die beantwoordt aan de communicatiestrategie en kadert binnen het algemene communicatieplan. - Uitwerking dienstverlenings- en communicatiestrategie Met een dienstverleningsmodel bedoelen we de unieke combinatie van de verschillende dienstverleningsfactoren. Meer bepaald de combinatie van een dienst of product met het interactiekanaal waarlangs het wordt aangeboden, de promotie die voor deze dienst wordt gerealiseerd en de prijs die voor deze dienst wordt bepaald. (Kost voor de burger/klant) Het subproces ‘Opstellen dienstverlenings- en communicatiestrategie’ wordt opgestart bij de creatie van een nieuwe organisatie of bij een periodieke herziening van de strategie, bijvoorbeeld één keer per jaar. Het doel van dit subproces bestaat er in een nieuwe dienstverleningsen communicatiestrategie uit te werken die de leidraad moet vormen bij het creëren van nieuwe dienstverlening of nieuwe communicatie binnen de organisatie. De belangrijkste activiteitenblokken van dit subproces zijn: - Opstellen dienstverleningsstrategie: Binnen dit activiteitenblok wordt een voorstel van dienstverleningsstrategie uitgewerkt op basis van de input die verworven wordt uit de strategische studie. Dit voorstel Uitwerking dienstverleningsmodellen Het startschot van dit proces kan zowel de vraag betreffen naar de aanpassing van een bestaand dienstverleningsmodel als de creatie van een nieuw dienstverleningsmodel. Deze vraag naar een dienstverleningsmodel vertrekt vanuit het proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’, waar geen van de bestaande dienstverleningsmodellen geschikt werd bevonden om een antwoord te bieden op de dienstverleningsbehoefte die moet beantwoord worden. De vraag naar een nieuw dienstverleningsmodel betekent niet dat het volledige subproces ‘uitwerking dienstverleningsmodellen’ wordt doorlopen. De vraag kan bijvoorbeeld alleen betrekking hebben op de creatie van een 172 317515149 18/07/2002 nieuw product of de uitwerking van bijkomende promotie, zonder dat een nieuw interactiekanaal wordt gerealiseerd of een nieuw of aangepast prijsbeleid wordt uitgewerkt. Het resultaat van dit proces is een nieuw of aangepast dienstverleningsmodel dat conform is aan de vraag die gesteld werd en dat kadert binnen de dienstverleningsstrategie. De conformiteit tussen het nieuwe dienstverleningsmodel en de dienstverleningsbehoefte die aan de basis lag voor de vraag naar een nieuw dienstverleningsmodel, wordt niet getest binnen dit proces doch binnen het proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’. De belangrijkste activiteitenblokken van dit subproces zijn: Analyse van de dienstverleningsbehoefte: Binnen dit activiteitenblok wordt de coördinatie gerealiseerd van de verschillende aanvragen naar nieuwe dienstverleningsmodellen. Dit betekent dat beslist wordt welke aanvragen niet zullen beantwoord worden en welke projecten moeten opgestart worden voor de aanvragen die wel zullen behandeld worden. In laatstgenoemde situatie zal beslist worden om aanvragen in de mate van het mogelijke zoveel mogelijk gemeenschappelijk te beantwoorden. Dit wil bij voorbeeld zeggen dat één interactiekanaal zal worden gerealiseerd dat beantwoord aan meerdere vragen naar een nieuw interactiekanaal. Creatie van de dienstverleningsfactoren: Afhankelijk van de dienstverleningsbehoeften die geïdentificeerd werden binnen de analyse van de dienstverleningsbehoefte, zullen in dit activiteitenblok één of meerdere dienstverleningsfactoren uitgewerkt worden. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat er een nieuw product dient gerealiseerd worden dat moet worden aangeboden via een nieuw te realiseren kanaal. Aangezien dit een nieuw product betreft, moet in de meeste gevallen ook de - doelgroep op de hoogte worden gebracht van het bestaan van dit nieuwe product. Dit zal gebeuren door middel van de realisatie van een nieuwe promotie. Tenslotte zal voor dit product mogelijkerwijze eveneens een prijs moeten bepaald worden. Dit impliceert in dit geval methodologisch dat we eerst het processchema ‘product’ zullen doorlopen, vervolgens hetzelfde processchema voor de creatie van het ‘interactiekanaal’. Tenslotte moeten de processchema’s ‘promotie’ en ‘prijs’ doorlopen worden. De dienstverleningsbehoefte die moet beantwoord worden kan echter meer beperkte consequenties hebben voor dit proces. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat een bestaand product dat gratis aangeboden wordt via een bestaand interactiekanaal onvoldoende bekend is bij de doelgroep waarvoor het bestemd is. In dit geval zal binnen het activiteitenblok ‘Creatie van de dienstverleningsfactoren’ slechts het processchema voor de creatie van promotie doorlopen moeten worden. Samenstellen dienstverleningsmodel als unieke combinatie van de dienstverleningsfactoren: Binnen dit activiteitenblok wordt een selectie en combinatie gemaakt tussen de verschillende dienstverleningsfactoren teneinde een dienstverleningsmodel samen te stellen dat beantwoordt aan de dienstverleningsbehoefte die aan de basis lag voor de uitwerking van het model 173 317515149 18/07/2002 Uitwerking externe communicatie Het startschot voor het subproces‘uitwerking externe communicatie’ kan zowel een punctuele vraag betreffen naar nieuwe communicatie (vb. aanvraag vanuit het proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’ als een periodieke cyclus die doorlopen wordt en naar aanleiding waarvan een herziening van de communicatie wordt doorgevoerd. Het resultaat van dit proces betreft een nieuwe communicatie of het advies om niet te communiceren naar aanleiding van de situatie die aanleiding heeft gegeven tot de vraag naar nieuwe communicatie. De belangrijkste activiteitenblokken van dit subproces zijn: - - - Ontvangen van de communicatieaanvraag: Binnen dit activiteitenblok wordt een analyse gerealiseerd van de aanvraag voor de creatie van externe communicatie Bepalen plan van aanpak: Binnen dit activiteitenblok wordt de aanpak bepaald met betrekking tot de communicatie die zal gerealiseerd worden. Dit kan zowel betekenen dat een aanpak wordt geselecteerd die reeds werd voorgeschreven binnen het communicatieplan, als dat een aanpak wordt uitgewerkt of dat de beslissing wordt genomen om niet te communiceren Implementatie: Binnen dit activiteitenblok wordt de externe communicatie gerealiseerd volgens de aanpak die binnen het vorige activiteitenblok werd voorzien. Vervolgens wordt geverifieerd of de communicatie wel degelijk de objectieven bereikt die bij het begin van het proces werden gedefinieerd 6.1.3. Startschot Naam startschot Interface Vraag naar dienstverleningscommunicatiestrategie nieuwe en Vraag naar dienstverleningsmodel nieuw Vraag naar communicatie Proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’ Proces ‘ werkmethodes’ nieuwe Periodieke cyclus Extern 6.1.4. Resultaat Naam resultaat Interface Nieuw dienstverleningsmodel Proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’ Proces ‘algemene interactie’ Proces ‘leveren patrimoniale informatie’ van Proces ‘werkmethodes’ Nieuwe of aangepaste Extern 174 317515149 18/07/2002 dienstverleningscommunicatiestrategie of Nieuwe communicatie Proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’ Proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’ Extern Advies om communiceren niet te Proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’ Extern 6.1.5. Belangrijkste inputs Naam input Interface Input klantenbevraging Proces ‘klanteninzicht’ Strategische documenten Extern Interne visie Extern Benchmark informatie Extern, Proces ‘klanteninzicht’ Klanteninzicht Proces ‘klanteninzicht’ Input eerstelijns personeel Proces ‘klanteninzicht’ Proces ‘algemene interactie’ Materiële vraag naar nieuw dienstverleningsmodel of aanpassing bestaand dienstverleningsmodel Proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’ Input organisatie, van de organisatie Extern, Proces expertise’ Informatie Proces ‘ werkmethodes’ ‘operationele Testresultaten (indien uitgevoerd door ander proces) Proces ‘algemene interactie’ Product/interactiekanaal aanpassingen aan bestaande product/interactiekanaal extern werd gerealiseerd Extern Promotie die gerealiseerd extern of het die werd Extern Informatie over behoeften van een klantensegment Proces ‘klanteninzicht’ Intenties, Behoefteprofiel Proces ‘klanteninzicht’ Markttrends, Extern Risicoprofiel Proces ‘risicobeheer’ Strategische doelstellingen, Bedrijfsdoelstellingen Extern Feedback over dienstverleningsmodel Proces ‘impulsbeheer’ het Proces ‘algemene interactie’ 175 317515149 18/07/2002 patrimoniale informatie’ Gewijzigde/nieuwe werkmethode Proces ‘werkmethodes’ Informatie R&W (nieuwe of gewijzigde reglementering/commentaar) Proces ‘informatie’ Materiële aanvraag communicatie Proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’ Nieuw product/dienst voor Proces ‘algemene interactie’ Proces ‘ werkmethodes’ Informatie R&W Proces ‘leveren patrimoniale informatie’ Promotie Proces ‘informatie’ Proces ‘algemene interactie’ Proces ‘leveren patrimoniale informatie’ Naam output Interface Nieuwe interactiekanalen Proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’ Proces ‘algemene interactie’ Extern Proces ‘leveren patrimoniale informatie’ van Proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’ Proces Proces van Proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’ 6.1.6. Belangrijkste outputs Prijsbeleid Proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’ ‘algemene interactie’ ‘leveren van Communicatiebeleid/-plan Extern Dienstverleningsstrategie Extern Impuls voor R&W Proces ‘impulsbeheer’ Vraag input R&W Proces ‘informatie’ Vraag werkmethodes aanpassing van Proces ‘werkmethodes’ Aanpak strategische studie: eventueel als rapporteringinstrument aan het management Extern Aanvraag klantenbevraging Proces ‘klanteninzicht’ 176 317515149 Een voorstudie marktstudie) 18/07/2002 (incl. Extern Feedback Proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’ Inhoud en scopeomschrijving Procedure aanbesteding Ontwerp van nieuwe/aangepaste kanaal/product Extern het Opdracht tot uitvoeren test Extern Analyseresultaten Extern Testrapport Extern Ontwerp van de promotie Extern openbare 177 317515149 18/07/2002 6.2.2. Omschrijving 6.2. Proces ‘beheer controlemodellen’ De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: - 6.2.1. Bestaansreden Het proces ‘beheer controlemodellen’ staat in voor uitwerken, onderhouden en ter beschikking stellen van controlemodellen die kunnen ingeschakeld worden binnen het proces ‘bepalen controle aanpak’ om risico’s of risicogebieden, geïdentificeerd vanuit het proces ‘risicobeheer' af te dekken. Het proces ‘beheer controlemodellen’ staat eveneens in voor het ontwikkelen van handleidingen die kunnen gebruikt worden binnen het proces ‘Nazicht fiscale situatie’. De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op: Het verzekeren van een gelijke behandeling van de belastingplichtige. Het verhogen van de effectiviteit van nazicht van de fiscale situatie door het aanbieden van een aangepaste waaier controlemodellen waaruit het meest geschikt model kan gekozen worden. Het vergemakkelijken van het beheer van het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’ door het structuren van de belangrijkste stappen in de verschillende inzetbare controlemodellen. Het ondersteunen van de ambtenaren bij het uitvoeren van het proces nazicht fiscale situatie zodat de nazichten eenvormig en efficiënt uitgevoerd worden. Opmerking: De ruling is geen proces op zich; het zal worden uitgewerkt binnen het proces ‘Algemene interactie-Specifieke interactie’.. - Analyseren van de problematiek: uit de resultaten van uitgevoerde controles of reeds bij de aftoetsing op het terrein van een voorgestelde controlemodel/handleiding, kan het nodig blijken verfijningen aan te brengen aan bestaande modellen of handleidingen. Daarnaast kunnen risico’s waarvoor geen adequate controlemodel bestaat en nieuwe evoluties op wetgevend of technologisch vlak eveneens aanleiding geven tot het ontwikkelen van nieuwe controlemodellen. In deze activiteitenblok worden de doelstellingen bepaald die het te ontwikkelen controlemodel dient te vervullen.Daarnaast worden best practices verzameld zodat er intern kennisbeheer wordt opgebouwd bij het ontwikkelen en verfijnen van controlemodellen. Aanpassen/Ontwikkelen controlemodellen: de ontwikkeling omvat het samenstellen van de generieke stappen waaruit het nazicht zal bestaan. Voor elk van deze stappen wordt in grote lijnen bepaald wat er zal plaatsvinden, door wie het wordt uitgevoerd en met welke specifieke ondersteuning. Deze generieke stappen van het controlemodel (het gaat hier om bouwstenen zoals: het vragen om inlichtingen bij derden, het verzamelen van feiten vóór de aangifte, het nemen van steekproeven om de relatie tussen de stukken en de boekhouding te verifiëren, enz.) zijn reeds aanwezig in andere controletypologieën of worden hiervoor gecreëerd. Na deze ontwikkeling wordt afgetoetst of de gestelde doelstellingen zullen gehaald worden en de voorgestelde stappen redelijkerwijze realistisch zijn. Eenmaal het model is uitgewerkt, wordt de werkmethode waar nodig aangepast. 178 317515149 - 18/07/2002 Aanpassen/ontwikkelen handleidingen. Vanuit het proces Nazicht fiscale situatie worden aanvragen gelanceerd om bestaande handleidingen aan te passen of nieuwe handleidingen te ontwikkelen. Hierbij houdt men rekening met best practices en volgens principes van doeltreffendheid, gebruiksvriendelijkheid, effectiviteit enz. Richtlijnen dienaangaande kunnen aangereikt worden door het proces Werkmethodes. De handleiding zal hieraan ook getoetst worden. De handleiding wordt ter beschikking gesteld voor gebruik door de processen Bepalen controle aanpak en Nazicht fiscale situatie. Naam startschot Interface Ontbreken van een adequate controletypologie Proces aanpak’ Vraag tot een nieuw aangepast controlemodel Proces ‘werkmethodes’ of Wijziging van de technologische mogelijkheden uit Naam resultaat Controlemodellen of nieuwe) Interface (aangepaste Proces aanpak’ ‘bepalen controle Proces ‘werkmethodes’ 6.2.5. Belangrijkste inputs 6.2.3. Startschot Feedback controles 6.2.4. Resultaat uitgevoerde ‘bepalen controle Naam input Interface Nieuwe reglementering Proces ‘informatie’ Advies over mogelijkheden Proces ‘operationele expertise’ (wettelijke) 6.2.6. Belangrijkste outputs Extern Proces ‘nazicht fiscale situatie’ Naam output Interface Vraag tot opname van een nieuw/aangepast controlemodel in de werkmethode Proces ‘werkmethodes’ 179 317515149 18/07/2002 6.3. Proces 'beheer invorderingsmodellen' 6.3.1. Bestaansreden Het proces 'beheer invorderingsmodellen' staat in voor het uitwerken, onderhouden en ter beschikking stellen van een lijst van invorderingsacties die kunnen gehanteerd worden binnen het proces ‘invordering’. Het proces invorderingsaanpak selecteert uit deze lijst de meest aangepaste acties in een bepaalde volgorde rekening houdend met de risicoprofielen. De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op: Het beperken van de invorderingskosten door een grotere standaardisering van de verschillende invorderingstypologieën Het verhogen van de effectiviteit en de efficiëntie van de invordering door het aanbieden van een volledige en bijgewerkte lijst van invorderingsacties. 6.3.2. Omschrijving De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: - Behandelen van de informatie Vragen over de invorderingsmodellen en aanpassing in de wet- en regelgeving worden onderzocht Ontwikkelen en actualiseren van de invorderingstypologie: de ontwikkeling omvat het samenstellen van een lijst van alle mogelijke invorderingsacties en het opstellen van instructies. Voor elk van deze acties wordt in grote lijnen bepaald wat deze inhoudt, - door wie het wordt uitgevoerd en met welke specifieke ondersteuning (het gaat hier om acties zoals loonbeslag, het nemen van een hypotheek, bewarende maatregelen, enz.). Na deze ontwikkeling wordt geëvalueerd of de voorgestelde acties redelijkerwijze realistisch en effectief zijn. Eenmaal het model is uitgewerkt, wordt de werkmethode waar nodig aangepast. Aanpassen van de handleiding: Het uitwerken van de handleiding en de instructies 6.3.3. Startschot Naam startschot Interface Ontbreken van een adequate invorderingstypologie Proces ‘invordering’ Vraag naar nieuw aangepast invorderingsmodel Proces ‘werkmethodes of Vraag naar advies mbt mogelijke invorderingsacties in een bestaand model Extern Proces ‘invordering’ 180 317515149 18/07/2002 jurisprudentie 6.3.4. Resultaat Advies over mogelijkheden (wettelijke) Naam resultaat Interface Lijst van mogelijke invorderingsacties (aangepaste of nieuwe) Proces 'bepalen invorderingsaanpak' Proces 'werkmethodes' Naam output Aangepaste handleiding en instructie Proces ‘invordering’ Informatie over invorderingsacties Proces ‘bepalen invorderingsaanpak’ Proces ‘werkmethodes’ Vraag naar advies mbt mogelijke invorderingsacties in een bestaand model Proces ‘invordering’ Proces expertise' 'operationele 6.3.6. Belangrijkste outputs Interface de Advies van de uitvoerende entiteiten Proces ‘werkmethodes’ Proces ‘operationele expertise’ 6.3.5. Belangrijkste inputs Naam input Te leggen klemtonen functie van risicobeheer Interface in Nieuwe reglementering/evolutie van Proces ‘bepalen invorderingsaanpak’ Proces ‘informatie’ 181 317515149 18/07/2002 de praktische toepasbaarheid van wettelijke maatregelen, reglementen of administratieve richtlijnen af te toetsen. 6.4. Proces ‘operationele expertise’ 6.4.1. Bestaansreden Het proces ‘operationele expertise’ dient om - - - antwoorden op fiscale, sectorale, juridische en informatica gerelateerde (nieuw boekhoudingpakket) vragen te formuleren Het proces ‘operationele expertise’ beantwoordt feitenkwesties en niet-principiële toepassingsvragen. De antwoorden gegeven door ‘operationele expertise’ worden verspreid door de processen ‘Algemene interactie’ en ‘Kennisbeheer’. Principiële toepassingsvragen worden behandeld in het proces ‘commentaar’. functionele processen te ondersteunen door fiscale, sectorale, juridische en informatica kennis en experten netwerk op te bouwen en ter beschikking te stellen. De aanvragen tot ondersteuning dienen om kennisgroepen/netwerk van experten te creëren die hun kennis en expertise delen door ondersteuning te bieden en te beantwoorden op vragen van ambtenaren. De experten blijven afhankelijk van de pijler al dan niet hun operationele functies uitoefenen. Studies te ontwikkelen met betrekking tot fiscale, sectorale of ICT gerelateerde onderwerpen. De processen ‘Commentaar’ en ‘Werkmethodes’ kunnen ook aanvragen lanceren naar het proces ‘Operationele expertise’ om Dit proces zal uitsluitend ter beschikking zijn van interne gebruikers binnen de FOD Financiën teneinde deze te ondersteunen binnen het kader van hun activiteiten. De belangrijkste betrekking op: - - doelstellingen voor dit proces hebben Het verzekeren van uniforme en consistente beantwoording van technische, sectorale en juridische vragen. Het identificeren van specifieke tendensen inzake fiscale materies Het leveren van juridische bijstand in individuele dossiers tot bij de rechterlijke instanties Het opbouwen van relevante en gestructureerde kennis op basis van de ervaringen opgedaan in de verschillende processen. Deze kennis zal de vertrekbasis vormen voor het proces kennismanagement (P&O proces) Analyseren van vragen tot advies m.b.t. onderzochte externe reglementering, voorgestelde commentaar of werkprocedures. Opmerking: De ruling is geen proces op zich; het wordt uitgewerkt binnen het proces ‘Algemene interactie-Specifieke interactie’.. 6.4.2. Omschrijving De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: - Verzamelen, registreren en valideren van de aanvraag: Na registratie van de aanvraag wordt nagekeken of alle noodzakelijke inlichtingen aanwezig zijn om een antwoord te 182 317515149 - - - kunnen formuleren. De aanvraag wordt vervolgens geëvalueerd op risico, impact, complexiteit en precedenten. Om de consistentie te verzekeren en overbodig werk aan identieke vragen te vermijden wordt gezocht naar reeds beantwoorde gelijkaardige vragen. Voor iedere vraag wordt een manier van aanpak bepaald. Daar waar alle vragen zullen beantwoord worden zal bij de beslissing tot uitvoeren van een studie gekeken worden naar het potentiële nut van een dergelijke studie afgezet tegenover de benodigde investering Bijeenbrengen en verwerken van de nodige informatie voor een advies: de activiteiten om een antwoord/kennis te formuleren hangen af van de complexiteit van de gestelde kwestie. Eenvoudige vragen kunnen een gemeenschappelijk proces hebben. De meer ingewikkelde kwesties vereisen het onderzoek van de antecedenten of de tussenkomst van het proces ‘Commentaar’ of ‘Werkmethode’. De meest ingewikkelde kwesties vereisen het opstellen van een ontwerp dat vervolgens intern geverifieerd wordt op inhoud en gevolgde procedure. Voor stellingname in principiële toepassingsvragen zal de vraag worden overgemaakt aan het proces ‘commentaar’. Wanneer er zich de noodzaak voordoet, wordt het advies vertaald in één of meerdere talen. Bijeenbrengen en verwerken van de nodige informatie voor een ondersteuning. Het betreft hier een punctuele ondersteuning die een expert in een bepaald domein kunnen bijbrengen aan de ambtenaren van de FOD Financiën. De gestelde vragen zijn praktisch van aard en de experten betrekken operationele lijnfuncties. Om tot een netwerk van experten te kunnen komen, moet er een continu beheer zijn van deze groepen Bijeenbrengen en verwerken van de nodige informatie voor een studie De studies kunnen betrekking hebben op fiscale, sectorale of ICT gerelateerde onderwerpen. Het doel is het beschikbaar maken van de nodige informatie aan de ambtenaren van de FOD Financiën 18/07/2002 - zodat deze de doelstellingen van de dienstverleningsmodellen, beheer en controle/invordering in de beste omstandigheden en met de meest adequate informatie kunnen realiseren. Verspreiden van het antwoord: het antwoord wordt enerzijds geleverd aan het proces van oorsprong en anderzijds wordt ze, via het proces ‘kennismanagement’ (proces P&O) beschikbaar gesteld aan de FOD Financiën. Alle verspreide antwoorden worden geregistreerd. Na het afronden van de aanvraag wordt de werking van het proces geëvalueerd. 6.4.3. Startschot Naam startschot Interface Technische, sectorale of juridische vraag voor een concreet geval (ondersteuning) Alle processen Vraag voor advies Proces ‘reglementering’ Proces ‘commentaar’ Proces ‘werkmethodes’ Proces ‘extern medewerking’ Verzoek tot studie advies en Alle processen 183 317515149 18/07/2002 Voorontwerp 6.4.4. Resultaat Proces ‘commentaar’ Naam resultaat Interface Beantwoorde vraag Initiërend proces proces zijn) Advies van uitvoeringsentiteiten Proces ‘reglementering’ de (kan elk Proces ‘reglementering’ Proces ‘commentaar’ Ondersteuningsmateriaal (sectorale analyses, studies monografieën,…) advies Proces ‘kennismanagement’ (proces P&O) Antwoorden verzoeken / kennis Proces ‘kennismanagement’ (proces P&O) op vroegere behoefte aan Externe gegevens administratie Proces ‘werkmethodes’ Proces ‘extern medewerking’ Administratieve beslissingen en vroegere ervaringen binnen Financiën buiten de Extern en 6.4.6. Belangrijkste outputs Alle processen Naam output Vraag voor stellingname 6.4.5. Belangrijkste inputs Naam input Interface Directieven, juridische beslissingen en rechtspraak Proces ‘informatie’ Nieuwe reglementering Proces ‘informatie’ Nieuwe commentaar Proces ‘informatie’ Interface principiële Proces ‘commentaar’ Vraag voor opmaak of wijziging commentaar Proces ‘commentaar’ Advies over voorontwerp Proces ‘reglementering’ Proces ‘commentaar’ Aanvulling advies, kennis en studies aan kennisdatabank Proces ‘kennismanagement’ (proces P&O) Impuls voor R&W Proces ‘impulsbeheer’ 184 317515149 6.5. Proces ‘levering en distributie’ 18/07/2002 6.5.2. Omschrijving 6.5.1. Bestaansreden De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: Het proces ‘levering en distributie’ dient om producten aan te maken en de logistieke impact hiervan te organiseren. - Onder producten verstaan we alle mogelijke brochures, brieven, attesten, documenten, enz… die vanuit de verschillende processen komen en gemaakt en/of verdeeld dienen te worden naar de belastingplichtige of andere belanghebbenden. Ontvangen en evalueren productaanvraag: evalueren van de productaanvragen en het verder verzamelen van de documenten die moeten geïntegreerd worden in het product. - Naast het snel en accuraat leveren van standaard en gepersonaliseerde producten voor de fiscale entiteiten zal het bestellen van fiscale bandjes (tabakszegels) vanuit Douane & Accijnzen eveneens behandeld worden binnen het proces ‘levering en distributie’. Bovendien kan dit proces de levering en distributie van producten in de entiteit Patrimonium Documentatie ondersteunen o.a. de activiteiten van de huidige zegelwerkplaats. Dit alles gebruik makend van de voorhanden zijnde technologieën voor productaanmaak en verdeling op een zo optimaal mogelijke wijze. De activiteiten binnen het proces ‘levering en distributie’ zullen onder de stafdienst Secretariaat en Logistieke Diensten ressorteren. Aanmaken product: op basis van de beschikbare informatie/gegevens binnen het enig dossier, wordt het te leveren product gecreëerd binnen een aangepast formaat (papier, e-mail, poster,…) en verder gepersonaliseerd indien nodig. Bovendien hoort het plannen van de opdrachten die binnenkomen rekening houdend met de gevraagde datum/termijn eveneens bij deze activiteitenblok. - Leveren product: verzenden van de aangemaakte producten naar de gedefinieerde belanghebbende (intern/extern) via het meest geschikt kanaal. Eens een bestelling is opgemaakt, wordt de status hiervan up-to-date gehouden binnen het kader van het enig dossier. Bijkomende gegevens zoals onder meer de datum van verzending, het gehanteerde formaat kunnen eveneens aangeduid worden. - Opslag: analyseren of het zinvol is bepaalde producten in stock te plaatsen (centraal/decentraal) en bestaande producten uit opslag halen voor levering. - Aanbestedingen: het betreft aanbestedingen die op periodieke wijze georganiseerd worden teneinde zowel de creatie van de producten als hun distributie te kunnen realiseren (aanbestedingen voor het drukken van taxatievoorstellen, De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op: - Het snel en accuraat leveren van standaard en gepersonaliseerde producten Zo optimaal mogelijk gebruik maken van de voorhanden zijnde technologieën voor productaanmaak en verdeling 185 317515149 18/07/2002 voor het drukken van verschillende attesten, brochures, enz…) 6.5.3. Startschot Bevestiging creatie product aan aanvrager Initiërend proces Bijwerken enig dossier Naam startschot Interface Aanvraag creatie product Alle processen Impuls voor R&W Proces ‘impulsbeheer’ 6.5.4. Resultaat Naam resultaat Interface Verstuurd product Extern 6.5.5. Belangrijkste inputs Naam input Interface Enig dossier 6.5.6. Belangrijkste outputs Naam output Interface Product Extern 186 317515149 18/07/2002 - 6.6. Proces ‘integratie Ondernemingen’ in de economische keten - 6.6.1. Bestaansreden Dit proces dient enerzijds om een duurzame relatie tot stand te brengen tussen de FOD Financiën en de verschillende bedrijfssectoren en bedrijven die gevestigd zijn in België, anderzijds om buitenlandse bedrijven die zich willen vestigen in België te begeleiden. 6.6.2. Omschrijving De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: - De voornaamste rol van het proces ‘integratie in de economische keten ondernemingen’ omvat het verwerven van een diepgaande kennis van bedrijven en hun economische cyclus. Teneinde de FOD Financiën te laten begrijpen en, indien nodig, zich laten aanpassen aan de realiteit van de bedrijfswereld zal dit proces gerealiseerd worden onafhankelijk van de dagelijkse activiteiten van beheer en controle. Deze onafhankelijkheid betekent dat de ambtenaren die frequent in contact zullen komen met bedrijven (bijvoorbeeld account manager/account management team) op regelmatige wijze moeten geïnformeerd worden over de resultaten van het proces ‘integratie in de economische keten ondernemingen’. De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op: - De oprichting van een duurzame relatie tussen de verschillende bedrijfssectoren en de FOD Financiën Een diepgaand begrip ontwikkelen van de bedrijfswereld, wat de FOD Financiën toe zal laten mee te evolueren met de realiteit van ondernemingen. Het begeleiden van in België gevestigde ondernemingen. tijdens de belangrijkste gebeurtenissen van hun bestaan. Het bevorderen van buitenlandse investeringen in België. - - Samenstellen van ‘economische keten ondernemingen’ inzicht: Op basis van de verschillende contacten zal een diepgaand inzicht van de economische cyclus van ondernemingen en van hun behoeften en beperkingen ontwikkeld worden. Deze contacten spruiten voort uit: sectorale en professionele organisaties, fora en economische opdrachten, sectorale studies uitgevoerd door het proces ‘operationele expertise’, en tenslotte uit informatie komend vanuit het proces ‘klanteninzicht. Dit moet leiden tot een inzicht ruimer dan de loutere fiscale situatie. Ontwikkelen van ondersteuningsmateriaal: Op basis van het verworven inzicht, zal dit proces, samen met het proces ‘strategie en uitwerking dienstverleningsmodellen’, het noodzakelijke ondersteuningsmateriaal ontwikkelen voor toekomstige acties. Bevorderen van buitenlandse investeringen: Binnen het kader van fora en economische opdrachten of op het moment dat een zichtbare buitenlandse onderneming interesse toont om zich in België te vestigen, zal de FOD Financiën deze begeleiden bij het nemen van haar beslissing (antwoorden op vragen, vergelijkende analyses,…). Dit gebeurt op dezelfde manier met potentiële investeerders. 187 317515149 - - - Informeren van professionele en sectorale organisaties. Binnen het kader van de sectorale en professionele organisaties en ondernemingen gevestigd in België, zal de FOD Financiën antwoorden formuleren op de algemene vragen die zij ontvangt en tevens, via de account manager/account management team, de grote ondernemingen begeleiden tijdens belangrijke gebeurtenissen binnen hun bestaan (fusie, verandering van rechtsvorm,…). De sectorale en professionele organisaties zullen eveneens gebruikt kunnen worden als bijkomend communicatiekanaal teneinde bepaalde informatie te kunnen verspreiden. Formuleren van interne standpunten: Enerzijds zullen bij het samenstellen van inzicht in de ‘economische keten ondernemingen’ bepaalde informaties ontvangen worden die verspreid moeten worden binnen de FOD Financiën. Anderzijds zal op basis van het verworven inzicht of de ondernomen acties, aanvragen voor het aanpassen of ontwikkelen van reglementering, werkmethodes of dienstverleningsmodellen voorgelegd worden aan de processen ‘reglementering’, ‘werkmethodes’ via het proces ‘impulsbeheer’ en het proces ‘bepalen van dienstverleningsaanpak’. Het doel van dit activiteitenblok is een eerste voorstel te formuleren aan het proces ‘impulsbeheer’. Evalueren ondernomen acties naar ondernemingen: Het geheel van de ondernomen acties wordt geëvalueerd teneinde enerzijds te kunnen bepalen of de objectieven behaald zijn, anderzijds of er acties moeten gewijzigd, toegevoegd of geschrapt worden.. 18/07/2002 6.6.3. Startschot Naam startschot Interface Fora en opdrachten economische Extern Bijeenkomsten professionele en/of sectorale organisaties Extern Belangrijke gebeurtenis van onderneming Extern 6.6.4. Resultaat Naam resultaat Bevorderen investeringen Interface buitenlandse Extern Begeleiden van bedrijfssectoren/bedrijven gevestigd in België Extern 188 317515149 18/07/2002 gegevens’ 6.6.5. Belangrijkste inputs Proces ‘Impulsbeheer’ Naam input Interface Gegevens verzameld in het kader van sectorale en professionele organisaties Extern Gegevens verzameld binnen het kader van fora en economische opdrachten Extern Sectorale informatie beschikbaar op het niveau van de FOD Financiën Proces expertise’ Beschikbaar klanteninzicht Proces ‘klanteninzicht’ Adviezen/Antwoorden Proces ‘Commentaar’ Proces ‘Strategie en uitwerking dienstverleningsmodellen’ Nieuw of aangepaste wetgeving of werkmethodes Proces ‘Reglementering’ Proces ‘Werkmethodes’ 6.6.6. Belangrijkste outputs Proces expertise’ Studies Nieuwe of aangepast dienstverleningsmodel ‘operationele ‘Operationele Naam output Interface Voorstel tot aanpassing van reglementering Proces ‘impulsbeheer’ Voorstel tot aanpassing van werkmethodes Proces ‘impulsbeheer’ Impuls voor R&W Proces ‘impulsbeheer’ Inlichtingen/vragen Proces expertise’ Extern Proces expertise ‘Operationele Ondersteuningsmateriaal Proces ‘Bepalen van dienstverleningsaanpak’ Inlichtingen Proces beheren de ‘Verzamelen en persoonlijke ‘Operationele Proces ‘Commentaar Antwoord op gestelde vraag Proces ‘Levering distributie’ en Intern standpunt Proces ‘Strategie en uitwerking dienstverleningsmodellen’ 189 317515149 18/07/2002 7. Reglementering en werkmethodes Hier volgen de processen met betrekking tot reglementering: deze processen leveren de organisatie de nodige ondersteuning op vlak van uitwerking en uitvoering van wetgeving. Functionele processen Belastingen & Invorderingen Inning Functionele processen Patrimonium Documentatie 1. Verzamelen en beheren persoonlijke gegevens 9. Afsluiting en verificatie 7. Ontvangsten 2. Verzamelen en beheren fiscale gegevens 5. Berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling 8. Uitgaven 6. Acties op de fiscale balans 14. Bewaren en bijwerken van patrimonium documentatie 15. Leveren van patrimoniale informatie 11. Verwerven, beheren en vervreemden van goederen 12. Waarderen van goederen 10. Vorderen van rechten 13. Opstellen en verlijden van een authentieke akte 16. Behandelen van onenigheden 3. Verzamelen en beheren prearrival gegevens en aangiften 4. Vergunningen Sturende processen Beheer deposito- en consignatiekas Beheer Thesaurie Ondersteunende processen 35. Strategie en uitwerking dienstverlenings modellen 36. Beheer contolemodellen 37. Beheer invorderingsmodellen 38. Operationele expertise 39. Levering en distributie 40. Integratie economische keten ondernemingen Reglementering en Werkmethodes 41. Reglementering 42. Commentaar 43. Werkmethodes 44. Informatie 45. Extern advies & medewerking 46. Impulsbeheer 47. Opvolging Processen voor specifieke verwerking Managementprocessen 17. Risicobeheer 18. Bepalen controle aanpak 19. Selectie controle 20. Nazicht fiscale situatie 21. Administratieve en boekhoudkundige controle Budget & Beheerscontrole Personeel & Organisatie (incl. kennismanagement) ICT Secretariaat en logistieke diensten Interne audit Studie & Onderzoek 22. Mobiel toezicht 24. Zaakbehandeling Fraude 23. Inputbeheer Fraude 26. Inputbeheer Invordering 32. Klanteninzicht 27. Bepalen Invorderingsaanpak 33. Bepalen dienstverlenings aanpak 28. Voorstel voor invorderingsactie 25. Dossierbehandeling Fraude 29. Waarborgen 30. Bewarende maatregelen 34. Algemene interactie 31. Invordering 190 317515149 18/07/2002 7.1.2. Omschrijving 7.1. Proces ‘reglementering’ De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: - 7.1.1. Bestaansreden Het is de taak van de overheidsdienst om de beleidsbeslissingen in een reglementering uit te werken en een ondersteunende rol te spelen bij de voorbereiding van het beleid. Als onmiddellijk belanghebbende partij is het vereist dat de overheidsdienst actief en pro-actief kan deelnemen bij de totstandkoming van de federale en regionale reglementering. De overheidsdienst beschikt immers vanuit haar dagdagelijkse praktijk over een belangrijke ‘know-how’ terzake. Bij het uitwerken van deze regelgeving moet gezocht worden naar de grootst mogelijke eenvormigheid, eenvoud en praktische toepasbaarheid. Daarom is een gestructureerd proces ‘reglementering’ nodig. Reglementering omvat het geheel van wetgeving, reglementaire bepalingen en bepalingen met reglementair karakter die geheel of gedeeltelijk tot de bevoegdheid van de FOD Financiën behoren. - - De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op: - het tot stand brengen van reglementering die consistent is en op een efficiënte wijze kan worden geïmplementeerd; het leveren van een positieve bijdrage tot het verbeteren van de kwaliteit van de reglementering, inzonderheid op het vlak van eenvoud en doelmatigheid. - Uitvoeren voorstudie: deze voorstudie maakt deel uit van de kwaliteitszorg in de voorbereidingsfase van de totstandkoming van de reglementering. De voorstudie richt zich in de eerste plaats op de vraag naar de opportuniteit om al dan niet regelend op te treden. De bedoeling bestaat er in dat een algemeen verkennend onderzoek wordt opgestart dat de Administratie moet toelaten een eerste oordeel te vellen over de budgettaire impact (summiere kosten/baten analyse) en over de doelmatigheid en implementeerbaarheid van de in het vooruitzicht gestelde reglementering. Dit wordt afgesloten met een beleidsbeslissing. Opmaken voorontwerp: het concreet, maar ruw, vertalen van de positieve analyse uit de gevoerde voorstudie in een voorontwerp. Het vormt de vertrekbasis voor verder concreet onderzoek en overleg met de beleidsverantwoordelijken en alle andere belanghebbende partijen. Het voorontwerp wordt geëvalueerd en eventueel bijgestuurd rekening houdend met de uitgebrachte adviezen en/of opmerkingen. Het wordt afgesloten met een interne goedkeuring. Finaliseren ontwerp: het definitief voorontwerp wordt voor akkoord voorgelegd aan het (de) bevoegde orga(a)n(en). In voorkomend geval wordt het onderworpen aan het advies van de Raad van State om het vervolgens al dan niet aan te passen aan de gemaakte opmerkingen. Dit ontwerp wordt gefinaliseerd door een akkoord (eventuele ondertekening) op regeringsniveau. Goedkeuren en (laten) bekendmaken: het doorlopen van de formeel verplichte procedure van goedkeuring en 191 317515149 18/07/2002 bekendmaking in functie van de aard en het voorwerp van de reglementering met het oog op de inwerkingtreding. Indien nodig, verleent de administratie hierbij bijstand. 7.1.3. Startschot Naam resultaat Naam startschot Vraag (opdracht) Minister 7.1.4. Resultaat Nieuwe of reglementering Interface van Interface gewijzigde de Proces ‘commentaar’ Proces ‘werkmethodes’ Proces ‘informatie’ Proces ‘impulsbeheer’ Vraag (opdracht) van de cel beleidsvoorbereiding Managementprocessen Vraag (opdracht) van een andere overheid (bv. De Gewesten) Proces ‘extern medewerking’ advies Initiatief (beslissing) van de FEO Proces ‘extern medewerking’ advies Proces ‘impulsbeheer’ Proces ‘opvolging’ en en Geen nieuwe of gewijzigde reglementering Proces ‘informatie’ Proces ‘impulsbeheer’ 7.1.5. Belangrijkste inputs Naam input Interface Opdrachtdocument (beleidsbeslissing, beleidsnota’s) Wetsvoorstellen Proces ‘impulsbeheer’ Belangrijke documentatie (bv. bestaande reglementering, rechtspraak Proces ‘informatie’ Proces ‘extern advies en 192 317515149 18/07/2002 & rechtsleer, parlementaire vragen, precedenten, ...) medewerking’ Ontwerp besluit Parlementaire besprekingen (inclusief amendementen) Proces ‘informatie’ Finaal ontwerp Advies van de State Raad Goedgekeurde reglementering (c.q. parlementaire documenten) van (Andere) externe adviezen Advies van de uitvoerende entiteiten Proces ‘commentaar’ Proces ‘werkmethodes’ Proces ‘impulsbeheer’ Proces ‘informatie’ Proces ‘informatie’ Proces ‘opvolging’ Proces expertise’ ‘operationele Feedback aan impulsbeheer Proces ‘impulsbeheer’ Identificatiefiche met vermelding van de aangewezen doelgroep en communicatiekanalen 7.1.6. Belangrijkste outputs Naam output administratief (Officiële) bekendmaking Interface Evaluatie document Rapport voorstudie Krachtlijnennota Voorontwerp Proces expertise’ Proces ‘extern medewerking’ ‘operationele advies en 193 317515149 7.2. Proces ‘commentaar’ 7.2.1. Bestaansreden Het proces ‘commentaar’ bestaat erin een eenvormige, duidelijke en begrijpbare interpretatie te geven van de reglementering, met inbegrip van deze die een impact heeft op de fiscaliteit of op de werking van de FOD Financiën. Het omvat ook de studies over algemene problemen en het beantwoorden van principiële toepassingsvragen en parlementaire vragen. De belangrijkste doelstellingen van dit proces hebben betrekking op: - het correct informeren van de burger en de ambtenaar het verzekeren van rechtszekerheid en rechtsgelijkheid het beperken van geschillen en klachten het bijdragen tot een getrouwe en uniforme beleidsuitvoering het verkorten van de termijn tussen het van kracht worden van de reglementering en de uitvoering daarvan Opmerking: De ruling is geen proces op zich; het zal onder andere geconcretiseerd worden binnen de activiteiten van dit proces. 7.2.2. Omschrijving 18/07/2002 - regelgevende dienst en het inwinnen van informatie en advies bij externen. Opmaken commentaar: dit impliceert, na grondige analyse van het gehele dossier, het opstellen van een voorontwerp, het intern overleggen binnen de FEO, het overleggen met de uitvoeringsentiteiten, en het finaliseren van het ontwerp. Met het oog op publicatie, definiëren van de doelgroep en het meest aangewezen publicatiekanaal. 7.2.3. Startschot Naam startschot Interface Definitief ontwerp van nieuwe of gewijzigde reglementering Proces ‘reglementering’ Publicatie van externe reglementering in de gevallen waarin de FEO geen kennis had van het definitief ontwerp Proces ‘impulsbeheer’ Vraag tot opmaak of wijziging van commentaar Proces ‘impulsbeheer’ Vraag tot stellingname Proces ‘impulsbeheer’ De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: - Uitvoeren analyse: het analyseren van de concrete opdracht bestaat o.m. in het verzamelen en analyseren van bestaande gegevens en reglementering, het inwinnen van informatie en advies van de principiële Proces expertise’ Proces ‘operationele ‘operationele 194 317515149 18/07/2002 7.2.5. Belangrijkste inputs expertise’ Parlementaire vragen Proces ‘impulsbeheer’ Initiatief van FEO (publicaties – vonnissen & arresten; bestaande reglementering; output bottom-up, ... ) Proces ‘extern medewerking’ advies en Proces ‘impulsbeheer’ Proces ‘opvolging’ 7.2.4. Resultaat Naam resultaat Interface Commentaar Proces ‘werkmethodes’ (Circulaire, algemene commentaar, dienstbrief, antwoord parlementaire vraag, gecoördineerde commentaar) Proces ‘informatie’ Proces ‘extern medewerking’ advies Proces ‘impulsbeheer’ Managementprocessen Beslissing om commentaar niet te wijzigen Proces ‘informatie’ Proces ‘impulsbeheer’ Naam input Interface Het dossier van de reglementering (zowel ontwerp als goedgekeurde tekst) Proces ‘reglementering’ Relevante documentatie Proces ‘informatie’ (o.a. bestaande reglementering, rechtsleer en rechtspraak, bestaande commentaar over de reglementering, bestaande werkmethodes) en Advies van entiteiten uitvoerings- Proces expertise’ ‘operationele Advies van andere diensten binnen de FOD Financiën Advies van regelgevende dienst of van externen Proces ‘extern medewerking’ advies en Proces ‘impulsbeheer’ 195 317515149 18/07/2002 7.2.6. Belangrijkste outputs Naam output Interface Analyseverslag Voorontwerp commentaar Proces expertise’ Ontwerp van commentaar Proces ‘werkmethodes’ Proces ‘extern medewerking’ ‘operationele advies en Proces ‘opvolging’ Feedback aan impulsbeheer Proces ‘impulsbeheer’ Identificatiefiche met vermelding van de aangewezen doelgroep en communicatiekanalen Commentaar 196 317515149 18/07/2002 7.3.2. Omschrijving 7.3. Proces ‘werkmethodes’ De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: - 7.3.1. Bestaansreden Het proces ‘werkmethodes’ wordt uitgetekend om de reglementering en commentaar te vertalen in praktische werkinstrumenten ten behoeve van de uitvoeringsentiteiten. Het proces zal ook waken over de consistentie en de coördinatie verzekeren van alle werkmethodes. Methodes voor specifieke verwerkingsprocessen (modellen van controle, invordering en dienstverlening) dienen eveneens afgetoetst te worden op hun consistentie met de algemene werkmethodes en eventueel opgenomen in de werkmethodes. De belangrijkste doelstellingen van dit proces hebben betrekking op : - het te gepaste tijden garanderen van een effectieve en uniforme toepassing van de reglementering het verzekeren van een optimaal gebruik van de beschikbare middelen het voorzien van controlepunten bij de toepassing van de wetgeving Specifiek voor R&W Fiscale Entiteiten: Prioritair zal dit proces de methodes ontwikkelen die de uitvoeringsentiteiten zullen gebruiken voor de functionele processen Belastingen en Invorderingen. - - - Opdracht analyseren: de elementen die aanleiding geven tot het opstellen of het herzien van de werkmethodes worden geïdentificeerd en geanalyseerd. Krachtlijnennota opstellen: uitwerken van een ontwerp (krachtlijnennota), na de nodige adviezen ingewonnen te hebben binnen de FEO. Werkmethode op punt stellen: een projectplan opstellen en een team samenstellen dat de werkmethode zal opmaken. Definitief op punt stellen van de werkmethode in optimale samenwerking met de uitvoeringsentiteiten op basis van een reeds opgesteld ontwerp. Dit resulteert in een definitief ontwerp dat wordt goedgekeurd. Implementatieplan opstellen: de nodige middelen definiëren en waarborgen voor toepassing in de praktijk van de nieuwe werkmethode en een timing vastleggen; coördinatie van de verwezenlijking van de nieuwe werkmethode. Eventueel wordt een pilootproject opgezet. Na goedkeuring wordt de werkmethode definitief. Met het oog op publicatie, definiëren van de doelgroep en het meest aangewezen publicatiekanaal. 7.3.3. Startschot Naam startschot Definitief reglementering voorbereiding) Interface ontwerp (of in Proces ‘reglementering’ 197 317515149 18/07/2002 Nieuwe of gewijzigde commentaar of aanvulling Proces ‘commentaar’ Reglementering, commentaar werkmethodes extern de FOD Financiën Proces ‘extern medewerking’ of aan Initiatief van de FEO (verslag van een functionele entiteit of van het netwerk ICT in verband met de bestaande werkmethode) 7.3.4. Resultaat advies en Nieuwe of werkmethode Proces ‘impulsbeheer’ Proces ‘extern medewerking’ advies Proces ‘extern medewerking’ advies Proces ‘opvolging’ Proces ‘opvolging’ Managementprocessen Beslissing om werkmethode niet te wijzigen en Proces ‘informatie’ Proces ‘impulsbeheer’ 7.3.5. Belangrijkste inputs Proces ‘strategie en uitwerking dienstverleningsmodellen’ ‘beheer Proces ‘beheer invorderingsmodellen’ of Proces ‘informatie’ Proces ‘impulsbeheer’ Proces controlemodellen’ aanpassing gewijzigde Proces ‘impulsbeheer’ Vraag van de Ombudsman (federaal of regionaal) Vraag tot aanvulling Interface en Vraag of opdracht van de Minister (federaal of regionaal) Nieuw controlemodel, invorderingsmodel, dienstverleningsmodel Naam resultaat Proces ‘impulsbeheer’ Naam input Interface Resultaatsanalyse Proces ‘opvolging’ Advies van uitvoeringsentiteiten de Belangrijke documentatie Proces expertise’ ‘operationele Proces ‘informatie’ (o.a. reglementering, commentaar en bestaande werkmethodes) 198 317515149 Nieuwe technologieën ‘beste praktijken’ 18/07/2002 invorderingsmodellen’ en Uitgewerkt controle-, invorderingsof dienstverleningsmodel Projectplan Proces ‘strategie en uitwerking dienstverleningsmodellen’ Proces controlemodellen’ ‘beheer Proces ‘beheer invorderingsmodellen’ 7.3.6. Belangrijkste outputs Implementatieplan, behoeftenstudie en timing Managementprocessen Nota over pilootproject Feedback aan impulsbeheer Proces ‘impulsbeheer’ Identificatiefiche met vermelding van de aangewezen doelgroep en communicatiekanalen Werkmethodes Naam output Interface Analyseverslag Krachtlijnennota Ontwerp van werkmethode (of aanpassing) Proces ‘extern medewerking’ advies en Vraag tot opmaak van een controle-, invorderings- of dienstverleningsmodel Proces ‘strategie en uitwerking dienstverleningsmodellen’ Proces controlemodellen’ ‘beheer Proces ‘beheer 199 317515149 18/07/2002 7.4.3. Startschot 7.4. Proces ‘informatie’ 7.4.1. Bestaansreden Het proces ‘informatie’ heeft als doel om zowel de ambtenaren, als de belastingplichtigen via de processen ‘bepalen van dienstverleningsaanpak’ en ‘algemene interactie’, permanent correcte en gerichte informatie te geven. Enerzijds gaat het er om zo snel mogelijk informatie te verstrekken op vraag van de geïnteresseerden en anderzijds om hen permanent relevante documentatie ter beschikking te stellen. De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op: - een betere eerstelijnszorg en het verminderen van het aantal beslissingsniveaus het verbeteren van het imago van de administratie een positief werkklimaat 7.4.2. Omschrijving De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: - - Opdracht analyseren: verzamelen, selecteren en analyseren van alle nodige en relevante gegevens om een zo volledig en adequaat mogelijke informatie te verstrekken. De doelgroepen definiëren. Inhoud samenstellen en informatie ter beschikking stellen: voorbereiden en opmaken van doelgerichte informatie en het eventueel bijvoegen van toelichting. Bepalen op welke manier de informatie het best wordt verstrekt en de informatie verstrekken. Naam startschot Interface Publicatie reglementering Nieuwe of commentaar werkmethode van Proces ‘reglementering’ Proces ‘impulsbeheer’ gewijzigde of Vraag terbeschikkingstelling informatie tot van (o.a. van ombudsman, burger, interne dienst, Minister, ...) FEO (persartikel, antwoord parlementaire vragen, ontdekken van relevante informatie) Proces ‘commentaar’ Proces ‘werkmethodes’ Proces ‘impulsbeheer’ Proces ‘bepalen van dienstverleningsaanpak’ Proces ‘algemene interactie’ Proces ‘impulsbeheer’ Proces ‘opvolging’ 7.4.4. Resultaat Naam resultaat Interface Strikt interne informatie van de FOD Managementprocessen 200 317515149 18/07/2002 Algemene informatie Proces ‘bepalen van dienstverleningsaanpak’ uitvoeringsentiteiten expertise’ Dienstverleningsaanpak Proces ‘Bepalen van dienstverleningsaanpak’ Relevante documentatie Proces ‘impulsbeheer’ Proces ‘algemene interactie’ Proces ‘strategie en uitwerking dienstverleningsmodellen’ Beslissing tot het verspreiden van informatie niet de Proces ‘impulsbeheer’ 7.4.6. Belangrijkste outputs 7.4.5. Belangrijkste inputs Naam output Interface Reglementering, commentaar en werkmethodes intern aan de FOD Proces ‘reglementering’ Reglementering, commentaar werkmethodes extern de FOD Proces ‘extern medewerking’ Adviezen van en aan Proces ‘commentaar’ Gekozen verspreidingskanalen Proces ‘werkmethodes’ Gegevensdatabank advies en Proces ‘impulsbeheer’ met de Proces Interface Geselecteerde bestemmelingen Naam input Contact beroepsorganisaties (o.a. persartikelen, rechtspraak & rechtsleer, vakliteratuur, seminaries,..) ‘operationele Feedback aan impulsbeheer Proces ‘impulsbeheer’ Identificatiefiche met vermelding van de aangewezen doelgroep en communicatiekanalen Relevante interne en externe informatie 201 317515149 7.5. Proces ‘extern advies en medewerking’ 18/07/2002 - 7.5.1. Bestaansreden In dit proces wordt overleg gevoerd met andere overheidsdiensten, overheden of internationale organisaties met de bedoeling advies te verlenen en/of te komen tot een gezamenlijk standpunt inzake externe reglementering, commentaar en werkmethodes met een impact op de fiscaliteit of de werking van de FOD Financiën. De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op: - actief en pro-actief meewerken aan reglementering, commentaar en werkmethodes van andere overheden en internationale instellingen een up-to-date en internationaal gerichte fiscaliteit ontwikkelen onderzoek van de implicaties van externe reglementering, commentaar en werkmethodes op de werking van de FOD Financiën toetsen van de implementeerbaarheid van de daaruit voortvloeiende werkmethodes in voorkomend geval, de noodzakelijke wijzigingen voorstellen 7.5.2. Omschrijving De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: - Opdracht analyseren: analyseren van de opdracht, van de bestaande reglementering, commentaar of werkmethodes van andere overheidsdiensten of van internationale instellingen. Verzamelen van de noodzakelijke inlichtingen bij de - - uitvoeringsentiteiten, bij andere departementen, bij andere overheidsdiensten of bij internationale organisaties. Opstellen ontwerp advies of standpunt bepalen: uitwerken van het standpunt (advies) van de FOD Financiën betreffende de voorgelegde opdracht. Opstellen van een eerste ontwerptekst. Overleggen: uiteenzetten van het standpunt (advies) van de FOD Financiën bij de andere overheidsdiensten of bij de internationale instellingen. Overleg voeren en aanpassen standpunt of advies. Uitwerken van een gemeenschappelijk standpunt of document. Resultaat opstellen: formaliseren van het resultaat dat na overleg is bereikt. Publiceren van het resultaat door de bevoegde instelling. 7.5.3. Startschot Naam startschot Interface Vraag uitgaande van : Proces ‘impulsbeheer’ Cel beleidsvoorbereiding/ Minister andere overheidsdiensten buitenlandse instellingen Initiatief van F.E.O. 202 317515149 18/07/2002 7.5.4. Resultaat Naam resultaat Advies verstrekken 7.5.5. Belangrijkste inputs Interface Naam input Interface Proces ‘reglementering’ Document dat aanleiding geeft tot de medewerking of adviesverlening Proces ‘impulsbeheer’ Reglementering, commentaar werkmethodes Proces ‘reglementering’ Proces ‘commentaar’ Proces ‘werkmethodes’ Proces ‘informatie’ Proces ‘impulsbeheer’ Goedgekeurde en bekendgemaakte gemeenschappelijke tekst Proces ‘reglementering’ Proces ‘commentaar’ Proces ‘werkmethodes’ Proces ‘informatie’ Proces ‘impulsbeheer’ Beslissing de medewerking stop te zetten en Proces ‘commentaar’ Proces ‘werkmethodes’ Advies van uitvoeringsentiteiten Alle andere informatie de relevante Proces expertise’ ‘operationele Proces ‘informatie’ 7.5.6. Belangrijkste outputs Proces ‘informatie’ Proces ‘impulsbeheer’ Naam output Interface Analyseverslag Voorontwerp met het standpunt van de F.O.D.Financiën 203 317515149 18/07/2002 Document met het definitief standpunt van de F.O.D.Financiën Gemeenschappelijk einddocument gemeenschappelijk standpunt of Protocol Feedback aan impulsbeheer Proces ‘impulsbeheer’ Identificatiefiche met vermelding van de aangewezen doelgroep en communicatiekanalen Processen-verbaal vergaderingen van de 204 317515149 18/07/2002 - 7.6. Proces ‘impulsbeheer’ 7.6.1. Bestaansreden De maatschappelijke tendensen, verzuchtingen en noden van de burger, van de doelgroepen alsmede van de diensten opsporen, ze onderzoeken en tijdig de gepaste initiatieven nemen. Het proces ‘impulsbeheer’ wordt uitgetekend om tot een degelijke verwerking van alle impulsen te komen. Iedere impuls behoeft een antwoord. Het proces heeft betrekking op de impulsen Reglementering en Werkmethodes en op alle andere impulsen die binnen de FEO terechtkomen. De belangrijkste doelstellingen van het proces hebben betrekking op: - - Optimaliseren van de reglementering, commentaar en werkmethodes Het verhogen van de efficiëntie en van de uitvoerbaarheid van de reglementering en van de werkmethodes Stimuleren van de betrokkenheid van de belastingplichtige en de motivatie van de ambtenaar door het waarborgen van een reactie op enigerlei impuls Verbeteren van het imago van de administratie 7.6.2. Omschrijving - Impulsen capteren: teneinde geen impulsen verloren te laten gaan, dienen deze op een georganiseerde wijze te worden opgevangen en verzameld. Impulsen kanaliseren en afhandelen: de vloed aan impulsen die her en der ontstaan, dienen geleid te worden naar de bevoegde persoon of dienst, zodat er binnen de kortst mogelijke termijn een passend gevolg aan gegeven kan worden. Eenmaal de impuls is binnengekomen bij de bevoegde dienst dient deze behandeld. In voorkomend geval, wordt eventueel het respectieve REG proces aangeduid. De afhandeling van de impuls wordt opgevolgd. Er wordt een antwoord geformuleerd dat aan de impulsverstrekker wordt kenbaar gemaakt. 7.6.3. Startschot Naam startschot Interface Interne impulsen Alle Processen Externe impulsen Alle Processen 7.6.4. Resultaat Naam resultaat Antwoord impulsgever Interface aan de Alle processen De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: 205 317515149 Afgehandelde impuls 18/07/2002 Alle Processen 7.6.5. Belangrijkste inputs Voorlopig antwoord Oorspronkelijk proces Ontvangstmelding Oorspronkelijk proces Aanduiden REG proces Proces ‘reglementering’ Proces ‘commentaar’ Naam input Interface Relevante informatie Alle Processen Feedback / resultaat uit het aangeduide R&W proces Proces ‘reglementering’ Proces ‘werkmethodes’ Proces ‘informatie’ Proces ‘commentaar’ Proces ‘extern medewerking’ Proces ‘werkmethodes’ Proces ‘opvolging’ Proces ‘informatie’ Proces ‘extern medewerking’ advies Definitief antwoord advies en Oorspronkelijk proces en Proces ‘opvolging’ Organogram met opgelijste bevoegdheid Managementprocessen 7.6.6. Belangrijkste outputs Naam output Interface Doorsturen naar bevoegde dienst 206 317515149 18/07/2002 7.7.3. Startschot 7.7. Proces ‘opvolging’ 7.7.1. Bestaansreden Met het proces ‘opvolging’ wordt, aan de hand van interne gegevens en vaststellingen, en indien nodig op een permanente wijze, nagegaan of de reglementering, commentaar en werkmethodes beantwoorden aan de doelstellingen die zijn vooropgesteld. Met dit proces wordt ook onderzocht of de ingezette middelen toereikend zijn en hoe eventuele moeilijkheden kunnen worden opgelost. 7.7.2. Omschrijving De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn: - - Gegevens inzamelen: noodzakelijke informatie inzamelen aan de hand van de vooropgestelde controle-instrumenten om de opvolging uit te voeren. Gegevens evalueren: evalueren van de bekomen resultaten in het licht van de vooropgestelde doelstellingen. Rapportering opstellen: Opstellen van een rapport ten behoeve van het beleid of de opdrachtgever over het al of niet bereiken van de vooropgestelde doelstellingen. Indien nodig wordt een aanzet gegeven om de reglementering, commentaar of werkmethodes aan te passen. Naam startschot Nieuwe of werkmethodes Interface gewijzigde Initiatief van FEO Proces ‘werkmethodes’ Proces ‘extern medewerking’ advies en Proces ‘impulsbeheer’ 7.7.4. Resultaat Naam resultaat Interface Rapport over het al dan niet bereiken van de doelstellingen en eventueel voorstel tot wijziging of aanpassing van de maatregel Proces ‘reglementering’ Proces ‘commentaar’ Proces ‘werkmethodes’ Proces ‘informatie’ Proces ‘extern medewerking’ advies en 207 317515149 18/07/2002 7.7.5. Belangrijkste inputs Naam input Interface Controlemeetinstrumenten en Alle Processen Verslagen van uitvoeringsentiteiten de Alle Processen Gegevens statistieken en Alle Processen Criteria en indicatoren (data) Relevante informatie Alle Processen 7.7.6. Belangrijkste outputs Naam output Interface Verkregen informatie Managementprocessen Statistieken Proces ‘informatie’ Analyseverslag Evaluatie Rapport Proces ‘informatie’ 208 317515149 18/07/2002 8. Managementprocessen (P.M.) Hieronder volgen de managementprocessen: deze processen leveren de nodige sturing aan het functioneren van de organisatie. Deze processen worden niet uitgewerkt binnen deze BPR, maar zijn omwille van de volledigheid in het processchema opgenomen. Functionele processen Belastingen & Invorderingen Inning Functionele processen Patrimonium Documentatie 1. Verzamelen en beheren persoonlijke gegevens 9. Afsluiting en verificatie 7. Ontvangsten 2. Verzamelen en beheren fiscale gegevens 5. Berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling 8. Uitgaven 6. Acties op de fiscale balans 14. Bewaren en bijwerken van patrimonium documentatie 15. Leveren van patrimoniale informatie 11. Verwerven, beheren en vervreemden van goederen 12. Waarderen van goederen 10. Vorderen van rechten 13. Opstellen en verlijden van een authentieke akte 16. Behandelen van onenigheden 3. Verzamelen en beheren prearrival gegevens en aangiften Sturende processen Beheer deposito- en consignatiekas Beheer Thesaurie 4. Vergunningen Ondersteunende processen 35. Strategie en uitwerking dienstverlenings modellen 36. Beheer contolemodellen 37. Beheer invorderingsmodellen 38. Operationele expertise 39. Levering en distributie 40. Integratie economische keten ondernemingen Reglementering en Werkmethodes 41. Reglementering 42. Commentaar 43. Werkmethodes 44. Informatie 45. Extern advies & medewerking 46. Impulsbeheer 47. Opvolging Processen voor specifieke verwerking Managementprocessen 17. Risicobeheer 18. Bepalen controle aanpak 19. Selectie controle 20. Nazicht fiscale situatie 21. Administratieve en boekhoudkundige controle Budget & Beheerscontrole Personeel & Organisatie (incl. kennismanagement) ICT Secretariaat en logistieke diensten Interne audit Studie & Onderzoek 22. Mobiel toezicht 24. Zaakbehandeling Fraude 23. Inputbeheer Fraude 26. Inputbeheer Invordering 32. Klanteninzicht 27. Bepalen Invorderingsaanpak 33. Bepalen dienstverlenings aanpak 28. Voorstel voor invorderingsactie 25. Dossierbehandeling Fraude 29. Waarborgen 30. Bewarende maatregelen 31. Invordering 209 34. Algemene interactie 317515149 18/07/2002 De verantwoordelijkheid voor dit proces bevindt zich mede op niveau N-1 en N-2. De managementprocessen zijn weergegeven in het processchema en betreffen de processen rond B&B, Personeel en Organisatie, ICT, Secretariaat & logistieke diensten, Interne Audit en Studie & Onderzoek. Het zijn leidende processen die ervoor zorgen dat de doelstellingen, gesteld binnen de organisatie, bereikt worden en dat de middelen het best en efficiënt worden ingezet. Deze processen organiseren en ondersteunen de andere functionele processen. 210
