Algemeen:

Voortgangsrapportage Wmo-Uitvoeringsorganisatie
Datum: 1 februari 2008
Algemeen:
De gemeenteraad van Alphen aan den Rijn heeft op 19 juli 2007 als volgt over de Wmo-uitvoeringsorganisatie besloten:
“in te stemmen met:
de gefaseerde oprichting van een nieuwe uitvoeringsorganisatie Wmo voor Alphen aan den Rijn door Stichting Welzijn en Stichting
Zorgwijzer. Hierbij tevens de raad in de gelegenheid stellen wensen en bedenkingen te uiten conform art 160, lid 2 Gemeentewet;
het aangaan door de gemeente van een subsidierelatie met de nieuwe uitvoeringorganisatie, die uitgaat van productgerichte
subsidiëring en het middels een beleidsrijke beschikking vorm geven aan prestatieafspraken. Na twee jaar wordt geëvalueerd in
hoeverre de doelen van de fusie gerealiseerd zijn;
het komen tot een hernieuwde taakverdeling tussen de nieuwe uitvoeringsorganisatie en gemeente betreffende de
accommodaties, waarbij het accommodatiebeheer in een aparte unit binnen de nieuwe uitvoeringsorganisatie wordt
ondergebracht;
het afzien van de uitbesteding van de indicatiestelling voor Wmo-voorzieningen aan het Centraal Indicatieorgaan Zorg (CIZ).”
Tevens heeft de raad ingestemd met onderstaand amendement:
‘’ De meerkosten van de (voorbereiding) van de nieuwe uitvoeringsorganisatie voor het jaar 2008 (frictiekosten en
exploitatietekort) worden vooralsnog uit de PIM-gelden gedekt. De structurele meerkosten zoals die in het voorjaar 2008 uit de
meerjarenbegroting van de nieuwe uitvoeringsorganisatie zullen blijken (thans begroot op 200.000,00), worden betrokken bij de
voorjaarsnota 2008.’’
Ter uitvoering van deze besluiten is tussen drie partijen (de gemeente en beide stichtingen) een convenant opgesteld. In dit
1
convenant is als volgt overeengekomen:
1. De drie partijen werken ieder vanuit de eigen verantwoordelijkheden samen om tot een Wmo-uitvoeringsorganisatie te
komen.
2. Partijen streven er naar dat de juridische fusie wordt gerealiseerd voor 1 juli 2008.
3. Voordat de fusie daadwerkelijk plaatsvindt, is de randvoorwaarde dat op een aantal onderdelen afdoende maatregelen zijn
genomen . Het betreft de volgende onderdelen:
o
financiële afspraken met de gemeente over de fusiekosten;
o
prijs-prestatieafspraken op alle van toepassing zijnde Wmo-prestatievelden;
o
sanering van het exploitatietekort en het achterstallig onderhoud van de gebouwen die beheerd worden door Stichting
Welzijn.
4. Na realisatie van de juridische fusie wordt een jaar uitgetrokken (gerekend vanaf 1 juli 2008) om de nieuwe Wmouitvoeringsorganisaties haar definitieve vorm te laten krijgen.
5. Het fusiebestuur stelt in de vervolgfase een saneringsplan en een fusieplan op. In het fusieplan doet het fusiebestuur o.a. een
voorstel over de wijze waarop de eerste Raad van Toezicht en Raad van Bestuur worden geworven en geselecteerd. De leden
van de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur worden in de startfase van de Wmo-uitvoeringsorganisatie met instemming
van alle drie convenantpartners benoemd.
6. Daarnaast wordt door alle drie partijen gezamenlijk samengewerkt op de onderdelen die de relatie tussen de gemeente en de
nieuw te vormen stichting betreffen. Deze onderdelen zijn:
a. Invoering productsubsidiëring door middel van het komen tot prestatie afspraken en het formuleren van prestatieindicatoren op het volledige terrein van de nieuwe Wmo-uitvoeringsorganisatie (betreft dus zowel zorg als welzijn).
b. Accommodatiebeleid: het implementeren van het besluit “het komen tot een hernieuwde taakverdeling tussen de
uitvoeringsorganisatie en de gemeente betreffende accommodaties” en de sanering van onderhoudsachterstanden.
2
c. Afstemming back- en front-Office (Wmo-uitvoeringsorganisatie en gemeentelijk Wmo-loket), waaronder het indiceren.
d. Afstemming beleid uitvoeringsorganisatie en Wmo-beleidsplan en het uitwerken subsidierelatie.
e. Verzorgen subsidierelatie voorfase begroting, conceptbeschikking, betaling en controle eindverantwoording.
f. Verzorgen subsidierelatie meerjarenbegroting, conceptbeschikking, betaling en controle eindverantwoording.
Voor deze onderdelen ligt de eindverantwoordelijkheid bij de gemeente.
Het project is op grond van deze afspraken onderverdeeld in twee hoofdopdrachten: één opdracht onderleiding van de gemeente
voor de onderdelen onder punt 6 en één opdracht van de beide stichtingen om de juridische en organisatorische fusie per 1 juli
2008 te realiseren.
A. DEELPROJECTEN ALPHEN AAN DEN RIJN:
Voor de onderdelen 6a t/m 6c zijn een drietal deelprojecten ingericht, waaraan zowel de gemeentelijke organisatie als de beide
stichtingen deelnemen.
I.
Opdracht deelproject Productsubsidiering
Een van de deelprojecten is invoering van productsubsidiëring door middel van het komen tot prestatieafspraken en het
formuleren van prestatie-indicatoren op het volledige terrein van de nieuwe Wmo-uitvoeringsorganisatie (betreft dus zowel zorg
als welzijn). De methodiek die gebruikt wordt voor de ontwikkeling van productsubsidiëring is WILL (Welzijnsinformatie Lokaal en
Landelijk). Hieronder volgt een korte toelichting op de methodiek.
De methodiek WILL werkt met een productenboek die instellingen de mogelijkheid bieden om hun activiteiten op basis van
prestatie-eenheden (producten) aan te bieden. Tegelijkertijd ondersteunt het productenboek het gesprek tussen gemeente en
instellingen over de subsidieafspraken.
3
Beoogd eindresultaat:
- Programma van eisen: een beschrijving van de beleidsdoelen die de gemeente wil bereiken en de gewenste activiteiten
- Productenboek;
- Meerjarenproductbegroting.
II.
Opdracht deelproject Frontoffice-backoffice
Het uitgangspunt van dit deelproject is dat de gemeentelijke organisatie en de nieuwe uitvoeringsorganisatie moeten komen tot
een hernieuwde vaststelling van de huidige taakverdeling tussen de front- en de backoffice. Deze taken worden op dit moment
(2007) uitgevoerd door het WMO-loket (onderdeel van het SCA) en de stichting Zorgwijzer. De huidige taakverdeling is gebaseerd
op het, in 2006 vastgestelde bedrijfsplan WMO loket (2006/16766) en het beleidskader WMO “sterk voor
kwetsbaar”.Kaderstellend voor de hernieuwde taakverdeling zijn de, door de gemeenteraad vastgestelde beleidsuitgangspunten
en verordeningen:
- De front-Office voor de gemeentelijke WMO-taken is in het gemeentehuis gevestigd
- Het WMO-loket is laagdrempelig en kent een fysieke, digitale en telefonische verschijningsvorm
- De eenvoudige indicatiestelling vindt plaats aan het loket
- De WMO verstrekkingen zijn ruimhartig
- Dienstverlening is efficiënt en klantvriendelijk
Beoogde eindresultaat deelproject:
Afbakening taken frontoffice (Wmo-loket) en backoffice (Alwelzo) en informatieoverdracht tussen beiden.
Onderdelen zijn:
1. Op basis van de inventarisatie van de loketfuncties van Stichting Welzijn (hoeveel, waar, waarvoor, openstelling ) bepalen welke
taken in het Wmo-loket) en welke bij Alwelzo liggen.
2. Bepalen welke indicaties overgebracht worden naar het Wmo-loket, wanneer en onder welke voorwaarden.
4
3. Werkprocessen: actualiseren en waar nodig verhelderen op taakverdeling FO/BO
4. Vaststellen ICT-standaard voor het gehele proces, dus waar zowel het Wmo-loket als Alwelzo mee werkt.
III.
Opdracht deelproject accommodatiebeheer.
Een uitgangspunt van dit deelproject is dat de gemeente en de nieuwe uitvoeringsorganisatie moeten komen tot een hernieuwde
taakverdeling tussen de nieuwe uitvoeringsorganisatie en de gemeente betreffende de accommodaties. De Raad geeft daarbij
verder aan als uitgangspunt te hanteren dat binnen de nieuwe uitvoeringsorganisatie een aparte unit moet komen voor het
accommodatiebeheer voor het deel dat bij de uitvoeringsorganisatie wordt ondergebracht.
Beoogd eindresultaat van dit deelproject.:
1. Er ligt een onderhoudsplan van de gemeentelijke welzijnsaccommodaties
2. Er ligt een duidelijke beheerstructuur
3. Er ligt een goed exploitatieoverzicht
4. Er ligt een plan voor inhoudelijk programmabeheer
5. Er zijn heldere afspraken gemaakt met de betrokken partijen.
6. De gemeentelijke begroting is aangepast aan deze ontwikkelingen
B. OPDRACHT VAN DE BEIDE STICHTINGEN AAN HET FUSIEBESTUUR:
Het uitdrukkelijke streven is de feitelijke fusie per 01-07-2008 te realiseren. De beide stichtingen zijn hiervoor verantwoordelijk.
Daartoe moet een projectorganisatie ingericht worden en zal een fusieplan en fusiebegroting worden opgesteld.
De werkwijze voor de uitvoering van de deelprojecten is gefaseerd. Alle deelopdrachten (Rechtsaangelegenheden, Financiën,
Administratieve organisatie & ICT en HRM) doorlopen de ontwikkelfase, de realisatiefase en de nazorgfase. De volgende
opdrachten zijn in het fusieplan voor de deelprojecten geformuleerd:
5
Opdracht deelproject Rechtsaangelegenheden
- Statuten. Het opstellen van stukken t.b.v. de oprichting van een nieuwe juridische entiteit en het opstellen van concept
bestuursstatuten en bestuursreglement voor de nieuwe juridische rechtsvorm.
- Uitwerken van bestuursaansprakelijkheid fusiedirectie.
- Verzekeringen aansprakelijkheid. Voorstel op welke wijze de aansprakelijkheidsverzekering voor de nieuwe organisatie en
bestuurders geregeld
wordt.
- Juridische toets subsidieovereenkomst. Geven van advies op welke wijze subsidieovereenkomst gestalte moet worden gegeven.
- Ontbinding huidige stichtingen. Het geven van advies op welke wijze de oude stichtingen geliquideerd moeten worden.
- Decharge. Voorstel tot verlenen van decharge aan bestuurders.
- KvK registratie stichtingen (oud en nieuw).
- Bestuur. Voorstel samenstelling, verdeling taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (TVB’s) en benoemingsprocedure
bestuur.
- Directie. Voorstel samenstelling, verdeling taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (TVB’s) en benoemingsprocedure
directie.
Opdracht Deelproject Financiën
– Huidige financiële positie stichtingen. De financiële positie van de twee stichtingen wordt geïnventariseerd en uitgewerkt.
Hierbij worden financiële en fiscale risico’s inzichtelijk gemaakt. Tevens wordt uitgewerkt hoe deze risico’s beperkt of opgelost
kunnen worden.
– Waardering onroerend goed. Het onroerend goed in bezit van de Stichting Welzijn wordt gewaardeerd. Speciale aandacht wordt
geschonken aan het elementen ‘onderhoud en beheer’ (is relevant voor dit deelproject, wordt concreet uitgewerkt in deelproject
Accommodatie).
– Uitvoeren due diligence.
– Het besturingsproces wordt uitgewerkt en ingericht.
6
– Meerjarenbegroting. Een meerjarenbegroting wordt uitgewerkt. Volgens een te kiezen systematiek. In iedere geval moet die
gebaseerd zijn op een
– productensystematiek en een kostprijsberekening.
– Bedrijfsplan en begroting. Een uitgewerkt bedrijfsplan inclusief begroting voor de nieuwe organisatie wordt uitgewerkt.
– Fusiebalansen van de twee stichtingen worden opgesteld.
Opdracht Deelproject Administratieve Organisatie en ICT
- Producten. De producten die zowel Stichting Welzijn als Stichting Zorgwijzer in 2008 gaan leveren, worden beschreven.
- Processen (handboek Kwaliteit). De processen worden beschreven. Een keuze wordt gemaakt volgens welk procesmodel de
processen worden beschreven. Hierbij worden alleen de risicovolle processen uitgewerkt.
- Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Er wordt een matrix opgesteld waarin tot uiting komt hoe de taken,
verantwoordelijkheden en bevoegdheden in de nieuwe organisatie worden belegd.
- Organisatiestructuur. Een organogram van de nieuwe organisatie wordt opgesteld.
- Interne controle (IC). Control wordt ingericht met de daarbij horende protocollen en werkinstructies.
- Software. Welke kantoorautomatisering is de beste oplossing, hoe gaan we het applicatiebeheer regelen. Er wordt een
investeringsplan en begroting opgesteld.
- Hardware (infrastructuur). Een uitwerking van de benodigde hardware, infrastructuur en onderhoud en beheer, inclusief
investeringsplan en begroting wordt uitgewerkt.
Opdracht Deelproject HRM
- Competentiemanagement (handboek). Het vaststellen van de competenties en vaardigheden van de functies in de nieuwe
organisatie. Het uitwerken van een
competentiemethodiek.
- Sociaal plan. Het opstellen van een sociaal plan.
- Arbeidsvoorwaarden worden afgestemd. Er wordt een keuze voor een CAO gemaakt.
7
- Opleidingen & trainingen. Er wordt een opleidings- en trainingsplan voor de eerste fase na de fusie opgesteld.
- Plaatsen medewerkers. Het uitwerken en uitvoeren van een plaatsingsprocedure.
- Arbeidscontracten. Er worden nieuwe arbeidscontracten uitgewerkt.
Mijlpalenplanning voor het gezamenlijke traject:
September 2007: voorbereiding projectplan en deelprojecten
Opstellen en ondertekenen intentieverklaring/convenant
Aantrekken/benoemen projectleiders, fusiedirectie en fusiebestuur.
Okt-Nov 2007:
Voorfase fusietraject;
Voorfase uitwerken deelprojecten.
Dec-Feb 2008:
Projectrealisatie en fusievoorbereiding
Mrt. 2008:
Voorbereiding Meerjaren-productbegroting
Afstemming en synchronisatie deelprojecten en fusietraject
Apr.-mei 2008:
Afronding deelprojecten en voorbereiding fusie
Juni 2008:
Besluitvorming
Juli 2008:
Start nieuwe WMO-uitvoeringsorganisatie.
Deelprojecten
Toelichting/Onderdelen
Stand van zaken
Planning
Algemeen
Convenant Alphen aan den Rijn met
Afgesloten
26-09-07
Afgerond
17-1207
opmerkingen
Zorgwijzer en stichting Welzijn
Fusiebegroting en projectinrichting
Fusiebegroting is
8
fusieorganisatie
binnen de raming
van juli 2007
gebleven.
Definitiefase fusieplan
Afgerond
01-01-08
Bemensing fusieproject
Afgerond
01-12-07
Plan van aanpak tripartiete projecten (de zes
Afgerond
31-10-07
deelprojecten zie hierboven)
Communicatie tussen gemeente en
Communicatiestructuur
stichtingen
tussen drie partijen :
1x zes weken
Bestuurlijk
1x per
afstemmingsoverleg
maand
Managementoverleg
1x per
directies
maand

Projectleidersoverleg
Eigen

Projectgroepen en
planning


werkgroepen.
Regionale betrokkenheid

Overleg loopt. Voor
2008 zijn
productieafspraken
met R3 gemaakt.
Verkoop Max
Verkoop Max door
de stichting
Welzijn is van
belang voor de
9
financiele
reservepositie.
Risicoparagraaf
Er is sprake van een zeer hoog ambitiniveau,
01-07-08
i.h.b. voor wat betreft de invoering van
productsubsidiering en opschoning van het
accommodatiebeheer. Ook de doorlooptijd
van juridische procedures i.v.m. de oprichting
van de stichting en de werving van de nieuwe
raad van toezicht voormt een risico voor het
halen van de planning. Dit leidt ertoe dat er
sprake is van een complex en omvangrijk
project, waarbij de diverse onderdelen van
elkaar afhankelijk zijn. Dit leidt ertoe dat de
planning onder druk staat.
Conclusie tussenstand per 01022008 voor het gehele fusietraject:
Project ligt op alle onderdelen op koers. Ambitieniveau en jurisdische aspecten zet de planning wel onder druk.
Fusieproject
DEFINITIEFASE
De definitiefase bestaat uit een achttal
Definitiefase is afgerond
01-01-08
stappen:

Het opstellen van het fusieplan

Het opstellen van een fusiebegroting.

Het opstellen van de planning van de
projectcoördinatie. Een gedetailleerde
planning op
10

projectniveau wordt opgesteld.

Het inrichten van de projectorganisatie.

De benodigde deskundigheid uit de
verschillende disciplines wordt geleverd
door de twee stichtingen en externe
deskundigen.

Het houden van een Kick-off
projectcoördinatie.

6In deze fase wordt het advies door de
fusiedirectie gevraagd aan de OR en de
PVT.

Het vaststellen van het fusieplan,
fusiebegroting, activiteitenplan en
planning.

De afstemming en bemensing van de
werkgroepen voor de projecten van de
gemeente wordt geregeld.
ONTWIKKELFASE
In de ontwikkelfase wordt invulling gegeven
De ontwikkelfase loopt
aan de volgende deelprojecten:
en ligt op planning.
Juni 2008
Aandachtspunt is
traject statuten en

Deelproject Rechtsaangelegenheden
samenstelling en

Deelproject Financiën
benoeming RvT en

Deelproject Administratieve organisatie en
RvB.
ICT

Deelproject Human Resource management
(HRM)
11
REALISATIE FASE
In de realisatiefase worden de voorstellen en
uitwerkingen zoals deze in de ontwikkelfase
zijn uitgewerkt en zijn vastgesteld door de
fusiedirectie uitgevoerd. Het resultaat is dat
de organisatie ‘sleutelklaar’ is op 1 juli 2008.
NAZORGFASE
De deelprojecten leveren een
overdrachtsdocument op aan de
projectcoördinator bij de beëindiging van het
deelproject. De projectcoördinator zorgt voor
de oplevering aan de fusiedirectie. Het
overdrachtsdocument bevat de complete
projectdocumentatie. Tevens wordt
vanuit ieder deelproject een eindevaluatie
opgeleverd.
Projecten AADR
Deelproject
Beoogde uitkomsten
productsubsidieri

ng
Programma van eisen en
15 februari
Programma van eisen: een beschrijving
producten zijn nagenoeg
2008
van de beleidsdoelen die de gemeente wil
afgerond
bereiken en de gewenste activiteiten

Productenboek;

Meerjarenproductbegroting.
12
Deelproject
Beoogde uitkomsten:
Accommodatie-

beheer
Er ligt een onderhoudsplan van de
gemeentelijke welzijnsaccommodaties

Er ligt een duidelijke beheerstructuur

Er ligt een goed exploitatieoverzicht

Er ligt een plan voor inhoudelijk
programmabeheer

Er zijn heldere afspraken gemaakt met de
betrokken partijen.

De gemeentelijke begroting is aangepast
aan deze ontwikkelingen
Inmiddels is een
Afronding
Aandachtspunten
gemengde Projectgroep
eind maart
is het in kaart
(gemeente / St. Wz. / St.
2008.
brengen van de
Zorgwijzer) gevormd. Het
inherente risico’s
is de bedoeling om het
en indien nodig
beheer / ingebruikgeving
het treffen van een
van accommodaties van
vangnet-
welzijnsfuncties, die
voorziening.
bijdragen aan de z.g.
Onderdeel hierbij
Kernwaarden (inclusief
is het komen tot
het programmabeheer)
afspraken over
aan de nieuwe
incentives voor
Uitvoeringsorganisatie op
professioneel
te dragen.
beheer.
Nog in bewerking
Daarnaast is een
Nog in bewerking
specifiek
aandachtspunt het
Nog in bewerking
beheer van
grotere
Nog in bewerking
multifunctionele
voorzieningen .
13
Deelproject
Beoogde Uitkomsten:
frontoffice-
Afbakening taken frontoffice (Wmo-loket) en
backoffice
backoffice (Alwelzo) en informatieoverdracht
tussen beiden.
Onderdelen zijn:

Op basis van de inventarisatie van de
inventarisatie
Alle
Invoering van een
nagenoeg gereed
onderdelen
nieuwe ICT-
(hoeveel, waar, waarvoor, openstelling )
eind maart
standaard zal
bepalen welke taken in het Wmo-loket)
afgerond
meer tijd vergen

loketfuncties van Stichting Welzijn
en welke bij Alwelzo liggen.

Bepalen welke indicaties overgebracht

uitgangspunt is
worden naar het Wmo-loket, wanneer en
raadsbesluit:
onder welke voorwaarden.
eenvoudige indicaties
aan het Wmo-loket

Werkprocessen: actualiseren en waar

Volgt op 2.
nodig verhelderen op taakverdeling
Werkprocessen die
FO/BO
niet gekoppeld zijn
aan indicering
nagenoeg afgerond.

Vaststellen ICT-standaard voor het gehele
proces, dus waar zowel het Wmo-loket als
Alwelzo mee werkt.
14