3.2 Bedrijfseconomische aspecten

SPECIFIEKE DEELONDERWERPEN
135
rapportage van die adviezen is dan ook aan te bevelen, mede omdat
het oordeel waarschijnlijk een andere verspreidingskring kent dan
de richtinggevende adviezen.
Als het de opdrachtgever alleen om de (richtinggevende) adviezen
gaat is er in feite geen sprake meer van een audit maar van een
adviesopdracht. De opdrachtgever is immers niet geı̈nteresseerd in
een (gecertificeerd) oordeel. De praktijk wijst uit dat dergelijke
opdrachten helaas toch onder de vlag van een IT-audit worden
uitgevoerd.
3.2 Bedrijfseconomische aspecten
Algemeen
In de bedrijfseconomie houdt men zich bezig met het bestuderen
van organisaties in hun streven naar welvaart. Deze welvaart wordt
bereikt door het meer of minder succesvol inzetten van productiemiddelen en informatietechnologie is hierbij één van die productiemiddelen. Begrippen en technieken uit de bedrijfseconomie zijn
dan ook bij uitstek geschikt voor het meten en verbeteren van de
inzet van informatietechnologie.
Kosten van informatiesystemen
De behoefte aan inzicht in kosten vindt zijn oorsprong in de besturing
van organisaties. Om organisaties te besturen is inzicht in het verschil
tussen incidenten, zowel meevallers als tegenvallers, en de normale
bedrijfssituatie noodzakelijk. Bij het berekenen van kosten gaat men
dan ook inventariseren wat onder normale bedrijfsomstandigheden de
kosten zouden zijn. De organisatie dient dan zodanig bestuurd te
worden dat een zo efficiënt en effectief mogelijk gebruik van
productiemiddelen wordt gemaakt. In deze paragraaf worden enkele
kernbegrippen uit de bedrijfseconomie gedefinieerd.
Verschil tussen kosten en uitgaven
Het eerste belangrijke verschil dat moet worden gemaakt is dat
tussen kosten en uitgaven. Een uitgave is een vermindering van de
voorraad liquiditeiten, maar tegenover de uitgave staat een ontvangst, bijvoorbeeld van een computer. Er is dan nog geen sprake
van kosten. Kosten worden pas gemaakt op het moment dat deze
computer in waarde gaat dalen. Uit ervaring weet men bijvoorbeeld
dat de computer over vier jaar moet worden vervangen door een
nieuw exemplaar. Gedurende de komende vier jaar is er dus sprake
van een waardedaling van de computer en dus van kosten.
Waarde en waardeverloop
Men kan verschillende uitgangspunten hanteren bij het waarderen
van productiemiddelen zoals computers, namelijk:
– Historische waarde. Wat heeft de betreffende computer indertijd gekost?
136
INRICHTEN EN BEHEREN
– Vervangingswaarde. Wat moet men betalen om op het moment
dat een computer is afgeschreven, een vergelijkbare computer te
kopen?
– Liquidatiewaarde. Wat brengt de computer nog op als men deze
nu verkoopt?
– Indirecte opbrengstwaarde. Wat gaan de producten opleveren
die men met behulp van de computer gaat vervaardigen?
In principe kunnen alle vier de bovenstaande waarden voor een
productiemiddel gelijk zijn, maar meestal zijn er aanzienlijke verschillen. In een gezonde bedrijfssituatie is de indirecte opbrengstwaarde dehoogste waarde, want deze is gebaseerd op de opbrengst
van de eindproducten die de organisatie met behulp van de productiemiddelen denkt te gaan realiseren. Om de indirecte opbrengstwaarde te bepalen dient men de opbrengsten van de organisatie te
relateren aan de productiemiddelen. Bijvoorbeeld voor welk
gedeelte van de omzet van een bank is een bepaalde computer
verantwoordelijk? Indien men veel producten en productiemiddelen
in een organisatie heeft, wordt dit al snel een theoretische exercitie.
Dit geldt ook voor de liquidatiewaarde. Deze is vooral interessant
om te weten als men een organisatie gaat financieren. In een
dergelijk geval wil men bijvoorbeeld weten hoeveel geld men
nog terugkrijgt in het geval dat de organisatie failliet gaat.
In de praktijk kiest men dan ook meestal bij het waarderen van
productiemiddelen tussen de historische waarde en de vervangingswaarde. In principe geeft de vervangingswaarde het beste beeld van
de kosten in een organisatie. Met de vervangingswaarde als uitgangspunt schrijft men altijd voldoende af om in ieder geval
hetzelfde productiemiddel weer opnieuw aan te schaffen. De fiscus
hanteert echter de historische waarde als uitgangspunt. Organisaties
die de vervangingswaarde hanteren zijn dus genoodzaakt om twee
registraties bij te houden.
Verschil tussen waarde en kosten
Op basis van het hiervoor beschreven begrip waarde wordt het
begrip kosten gedefinieerd, namelijk, kosten zijn een inschatting in
geld van de opgeofferde waarden. Kosten betreffen altijd inschattingen op basis van een bepaalde norm.
Normen voor kosten
In de informatievoorziening worden vele normen gehanteerd. Voorbeelden zijn regels programmacode per dag bij systeemontwikkeling, kosten per MIPS bij een rekencentrum en aantal PC beheerders
per werkplek bij een decentrale automatiseringsafdeling. Van essentieel belang bij het bepalen van economische normen is dat deze
eveneens zijn gebaseerd op een economische grondslag, ofwel, men
dient uit te gaan van de onvermijdbaarheid van kosten. Kosten
die wel vermijdbaar zijn, worden verspilling genoemd. Bij het
SPECIFIEKE DEELONDERWERPEN
137
inschatten van kosten staat de haalbaarheid onder normale omstandigheden voorop.
Voorbeeld
Als men door een hoog ziekteverzuim meer externe programmeurs
in moet huren, dan is er sprake van een incidentele tegenvaller. Vice
versa, als men door een onverwacht laag ziekteverzuim minder
externe programmeurs nodig heeft, is er sprake van een incidentele
meevaller. Beide situaties wijken af van de norm en dienen geen
invloed te hebben op het inschatten van de kosten.
Verder staat bij het inschatten van de kosten het economische motief
centraal. Dit economisch motief wordt geı̈llustreerd in het onderstaande voorbeeld.
Voorbeeld
Het ‘tunen’ van complexe databases is specialistisch werk. De
leverancier van een database management systeem is in staat om
dit voor u te doen, maar rekent hiervoor EUR 200 per uur. De
interne uurprijs is EUR 100. Om de kosten van het ‘tunen’ te
berekenen dient men in te schatten of uw eigen medewerkers
dezelfde kwaliteit kunnen leveren als de leverancier voor ten
hoogste tweemaal de tijd (EUR 200 / EUR 100 = 2). Aangezien
dit type werk behoorlijk wat inleertijd vraagt, zal de norm al snel het
externe tarief zijn.
Typische voorbeelden om aan normen voor het vaststellen van
kosten te komen zijn:
– Technische analyse. Calculatie van het aantal functiepunten in
programmatuur, opslagcapaciteit voor disks en datacommunicatie voor netwerken, zijn typische voorbeelden van technische
analyses.
– Historische analyse. Hierbij worden gegevens uit het verleden
als uitgangspunt genomen, bijvoorbeeld het aantal regels code
van het vorige inkoopprogramma, de ontwikkeling van de
opslagcapaciteit van de vorige drie jaar, en netwerkcapaciteit
van een vergelijkbare afdeling. Het spreekt voor zich dat een
belangrijk risico van een historische analyse is, dat men ook de
historische fouten in de analyse meeneemt.
Typen kosten
Kosten worden veelal onderscheiden naar bepaalde typen, aangezien de diverse typen verschillende karakteristieken hebben en
daardoor een andere besturing vragen.
Voorbeelden van kostentypen zijn:
– Vaste en variabele kosten. Hierin wordt tot uitdrukking gebracht
de mate waarin kosten afhankelijk zijn van de bedrijfsdrukte. De
hoeveelheid benzine die een pompstation moet inkopen is
bijvoorbeeld volledig afhankelijk van de bedrijfsdrukte. De
138
INRICHTEN EN BEHEREN
meeste automatiseringskosten daarentegen zijn zeer ongevoelig
voor de bedrijfsdrukte en zijn dan ook vast. Het onderscheid
tussen vaste en variabele kosten is overigens relatief, want op de
(zeer) lange termijn zijn alle kosten variabel.
– Directe en indirecte kosten. De mate waarin kosten zijn gebonden aan de producten van de organisatie. De kosten van inkoop
van benzine kan een pomphouder direct doorrekenen in zijn
literprijs voor klanten en zijn dus direct. De meeste automatiseringskosten zijn indirect. Een programmeur werkt bijvoorbeeld
aan een marketinginformatiesysteem, dat leidt tot betere marketingplannen, dat wederom leidt tot betere producten of verkoopacties, dat wederom moet leiden tot meer omzet en winst.
Een voorbeeld van directe automatiseringskosten is het geval
dat een programmeur alleen werkt aan de ontwikkeling van één
bepaald internetproduct, bijvoorbeeld de verkoop van CD’s via
internet.
In de automatisering zijn de meeste kosten vast en indirect. Dit
bemoeilijkt de besturing aanzienlijk. Met behulp van het inhuren
van externen en het uitbesteden van bepaalde activiteiten is het in
ieder geval mogelijk om de kosten minder vast ten opzichte van de
bedrijfsdrukte te maken. Op deze wijze kan de organisatie bij
tegenvallende resultaten het kostenniveau eenvoudiger omlaag
brengen.
Afschrijven
In het voorgaande is aangegeven wat kosten zijn en waarin deze
bijvoorbeeld verschillen van uitgaven. Doel van het berekenen van
de kosten is om de geleidelijke waardedaling van productiemiddelen in de tijd te bepalen en op basis hiervan de organisatie beter te
besturen. Het afschrijven van productiemiddelen is hierbij belangrijk aangezien met afschrijven die geleidelijke waardedaling tot
uitdrukking wordt gebracht. Hier worden de bekendste afschrijvingsmethoden beschreven.
De bekendste afschrijvingsmethoden zijn:
– Afschrijven op basis van een vast percentage van de aanschafprijs of vervangingsprijs.
– Afschrijven op basis van een vast percentage van de boekwaarde.
– Afschrijven op basis van het annuı̈teitensysteem.
Afschrijven op basis van vast percentage van aanschafprijs of
vervangingsprijs
Dit is de eenvoudigste methode en wordt in de praktijk ook het
meeste toegepast. Stel men koopt een computer van EUR 40.000.
De levensduur wordt geschat op vier jaar. Bij afschrijving op
basis van een vast percentage van de aanschafprijs schrijft men
dan EUR 40.000/4 jaar = EUR 10.000 per jaar af. In formulevorm:
SPECIFIEKE DEELONDERWERPEN
afschrijving ¼
139
aanschafprijs of vervangingsprijs
gebruiksduur
Bij het streven naar constante kosten per werkeenheid dienen ook de
rentekosten die verbonden zijn aan de aanschaf constant te zijn. Dit
kan worden gerealiseerd door de rentekosten van de helft van de
investering bij de betreffende investering op te tellen, immers de
gemiddelde investering is de helft van de totale investering.
Het is mogelijk dat het duurzame productiemiddel aan het einde van
de levensduur nog een bepaalde restwaarde heeft. Voor mainframe
computers bestaat bijvoorbeeld een tweedehandsmarkt. In dergelijke gevallen wordt de totale investering gelijk aan de vervangingsprijs minus de restwaarde. De formule wordt als volgt.
afschrijving ¼
vervangingsprijs restwaarde
gebruiksduur
Afschrijven op basis van vast percentage van boekwaarde
Als men afschrijft met een vast percentage van de boekwaarde dalen
zowel de afschrijvings- als de rentekosten.
Voor het berekenen van het vaste percentage van de boekwaarde
gebruikt men de volgende formule.
sffiffiffiffiffiffiffiffiffiffiffiffiffiffiffiffiffiffiffiffiffiffiffiffiffiffiffiffiffiffiffi !
restwaarde
Gd
daling boekwaarde ðtÞ ¼ 100 1 aankoopwaarde
Gd is hierbij de gebruiksduur.
Bij een restwaarde van EUR 5000 geldt dan voor ons voorbeeld:
!
rffiffiffiffiffi
4 5
100 1 ¼ 40; 5%
40
Jaarlijks dient in dit voorbeeld dan 40,5% van de boekwaarde te
worden afgeschreven (jaar 1 ¼ 0,405*40.000= 16.200; jaar 2 ¼
0,405*(40.000 16.200) ¼ 9.636 enzovoort).
Ten opzichte van de vorige methode, waarin met een vast percentage
van de aanschafprijs werd afgeschreven, is er sprake van een snellere
afschrijving. Aangezien de doelstelling van afschrijven was om een
constant waardeverloop per eenheid producten te realiseren, is deze
methode dus met name geschikt als er in de loop van de tijd andere
kosten bijkomen, of als het aantal eenheden product afneemt.
Afschrijven op basis van annuı̈teitensysteem
Bij het annuı̈teitensysteem wordt zodanig afgeschreven dat de som
van de afschrijving en de rente jaarlijks constant is, maar de
140
INRICHTEN EN BEHEREN
afschrijving jaarlijks toeneemt en de rentekosten jaarlijks afnemen.
De som van beide blijft echter constant. Het resultaat van deze
methode is goed vergelijkbaar met die van de eerste methode, maar
de berekening is aanzienlijk gecompliceerder.
In figuur 3.2 wordt het annuı̈teitensysteem geı̈llustreerd. De
afschrijving neemt geleidelijk af en de rentekosten nemen geleidelijk toe. De som van de afschrijving en de rente blijft constant. Deze
som wordt de annuı̈teit genoemd.
Figuur 3.2 Gelijkblijvende annuı̈teit bij afnemende rentekosten en
toenemende afschrijving
Voor het berekenen van de annuı̈teit dient men gebruik te maken van
formules van de samengestelde interest. Deze zijn niet bijgevoegd,
aangezien zij de doelstelling van dit boek voorbij schieten.
Kostprijsberekening
In het voorgaande is aangegeven hoe men kosten vaststelt aan de
hand van de waardedaling van een productiemiddel. Vervolgens is
men in staat om een kostprijs uit te rekenen. Typische voorbeelden
van producten en diensten in de informatievoorziening waarvan
men een kostprijs kan uitrekenen zijn: machine- of systeemtarieven
van een rekencentrum en uurtarieven van consultants van een
ontwikkelafdeling.
In een kostprijsberekening worden de kosten per eenheid product
berekend. Typische doeleinden van een dergelijke calculatie zijn:
– Het vaststellen van de verkoopprijs.
– Het vaststellen van de transactiewinst.
– Het controleren van de efficiency van het gevoerde beleid.
SPECIFIEKE DEELONDERWERPEN
141
Achtereenvolgens worden hieronder twee methoden beschreven, de
delingscalculatie en de kostenplaatsenmethode.
Delingscalculatie
Bij de delingscalculatie worden alle begrote kosten gedeeld door de
verwachte productieomvang. De formule is als volgt.
kostprijs ¼
vaste kosten
variabele kosten
þ
normale productie
verwachte productie
De normale productie betreft het productievolume dat men over een
lange periode zoals een jaar verwacht te bereiken. De verwachte
productie betreft het productievolume dat men de komende productieperiode verwacht te bereiken, bijvoorbeeld de komende
maand. Dit onderscheid wordt gemaakt om de kostprijs minder
te laten beı̈nvloeden door korte termijn variaties in het productievolume.
De delingscalculatie is de eenvoudigste kostprijscalculatie. De
methode is alleen toepasbaar als men maar één soort product
maakt.
Kostenplaatsenmethode
De meest algemeen toepasbare methode om een kostprijs uit te
rekenen is de kostenplaatsenmethode. De kostenplaatsenmethode
maakt onderscheid tussen:
– Kostensoorten: de indeling van alle kosten naar aard van de
productiemiddelen, zoals arbeidskosten (loon, sociale lasten,
opleidingen), apparatuur, materiaalkosten, kosten van diensten
van derden, kapitaalkosten, huisvesting enzovoort.
– Kostenplaatsen: de indeling van kosten naar de organisatieeenheden die de betreffende middelen gebruiken. Hierbij kan
nog een verdere onderverdeling plaatsvinden, namelijk in:
Calculatorische kostenplaatsen: dit betreft geen concrete
afdelingen, maar kostenplaatsen die alleen voor de kostentoerekening worden gebruikt, bijvoorbeeld energieverbruik.
Algemene kostenplaatsen: dit zijn afdelingen die diensten
leveren aan alle andere afdelingen in het bedrijf zoals
directie en personeelszaken.
Hulpkostenplaatsen: dit zijn afdelingen welke niet rechtstreeks aan de productie deelnemen maar daaraan diensten
verlenen zoals het magazijn, onderhoud en werkvoorbereiding.
Hoofdkostenplaatsen: dit zijn afdelingen waar de productie
plaatsvindt.
– Kostendragers: de voortgebrachte producten of diensten waarvan de kostprijs wordt berekend.
Voor het berekenen van de kostprijs van de kostendragers wordt het
volgende stappenplan gehanteerd.
142
INRICHTEN EN BEHEREN
– Reken alle kostensoorten toe aan de diverse kostenplaatsen en
kostendragers. Per definitie kunnen hierbij directe kosten direct
aan kostendragers worden toegerekend en worden de indirecte
kosten aan de diverse kostenplaatsen toegerekend. Om kostensoorten toe te rekenen dient men verdeelsleutels vast te stellen.
Een logische manier om arbeidskosten te verdelen is bijvoorbeeld op basis van werkelijke arbeidskosten.
– Reken de verschillende calculatorische, algemene en hulpkostenplaatsen toe aan de hoofdkostenplaatsen. Ook hier dient men
wederom kostenverdeelsleutels vast te stellen. Zie tabel 3.1.
voor voorbeelden.
– Reken de hoofdkostenplaatsen toe aan de kostendragers.
Tabel 3.1 Kostenverdeelsleutels
Kostenplaats
Toerekenen op basis van
Huisvesting
Directie
Administratie
Onderhoud
Personeelszaken
Oppervlakte van de afdeling
Inschatting van de hoeveelheid managementaandacht
Inschatting van het aantal administratieve handelingen
Machine-uren per afdeling
Aantal personeelsleden per afdeling
Tabel 3.2 geeft een sterk vereenvoudigd voorbeeld van een rekencentrum. Er zijn vijf kostensoorten, namelijk: personeelskosten,
apparatuurkosten, huisvesting, materiaalkosten en overige kosten.
Er zijn drie kostenplaatsen, namelijk: directie, ontwerpafdeling en
productieafdeling en er zijn twee kostendragers, namelijk: manuren
en machinetarieven. Eerst worden de kostensoorten verdeeld over
Tabel 3.2 Voorbeeld kostenplaatsmethode
Kostensoorten
Algemene
Hoofdkostenplaatsen
Kostendragers
kostenplaats
Directie
OntwerpProductie- Manuren Machineafdeling
afdeling
tarieven
Personeelskosten
Apparatuurkosten
Huisvesting
Materiaalkosten
Overige kosten
5000
50
500
50
100
5700 !
Bedragen in duizend EUR.
25000
150
1250
100
15000
2850
44350 !
5000
800
1250
300
3000
2850
13200 !
22,25 f.t.e
= EUR 100
per uur.
24 uur per
dag = EUR
17 per rekenseconde.
44350
13200
SPECIFIEKE DEELONDERWERPEN
143
de kostendragers. De personeelskosten worden bijvoorbeeld voor
5000 toegerekend aan de directie, voor 25000 aan de ontwerpafdeling en voor 5000 aan de productieafdeling. Als alle kostensoorten
zijn verdeeld, worden alle kosten voor kostendragers directie
opgeteld en op hun beurt weer verdeeld over de nog resterende
kostenplaatsen, te weten, manuren en machinetarieven. Achtereenvolgens worden op deze wijze alle kostenplaatsen over kostendragers doorgerekend. Als alle kosten zijn doorgerekend kan men
bijvoorbeeld de tarieven per afdeling berekenen en de kosten gaan
beheersen.
De kostenplaatsenmethode is algemeen toepasbaar. De methode
heeft als nadeel dat zij relatief arbeidsintensief is. Ook het uitrekenen van de kostprijs heeft wederom een kostprijs en men dient
zich af te vragen of de betreffende arbeid opweegt tegen de
kostenbesparingen die men door de betere beheersing van de kosten
verkrijgt.
De kostenplaatsenmethode wordt ook wel ‘productiecentramethode’ of ‘3-k model’ genoemd. De kostenplaatsenmethode is
vergelijkbaar met activity based costing. Ook bij activity based
costing worden kostensoorten en kostendragers onderkend. Alleen
is hierbij geen sprake van kostendragers, maar van activiteiten. Over
het algemeen worden de activiteiten ook op een hoger aggregatieniveau gekozen dan de kostenplaatsen en zijn er dus minder
activiteiten, dan kostenplaatsen.
Total Cost of Ownership
Een veelgebruikt concept bij IT kostenschatting en -beheersing is
‘Total Cost of Ownership’ (TCO). Dit wordt bijvoorbeeld gebruikt
om de integrale IT-kosten per werkplek te bepalen en te vergelijken
om verschillende hardware platforms te evalueren (bijvoorbeeld
Windows NT, Unix of Mainframe) en steeds vaker ook om de totale
kosten van IT-inzet te meten en te monitoren. Voor deze laatste
activiteit is het nodig om een op de organisatie toegesneden kostenof TCO-model te ontwerpen. Binnen een TCO-model worden
doorgaans twee ingangen onderkend:
– De kostensoorten: bijvoorbeeld personeel, hardware, software,
datacommunicatievoorzieningen, faciliteiten of ingehuurde
diensten.
– De kostencategorieën: bijvoorbeeld initiële -, operationele -,
onderhouds- of beheerskosten
Bij toepassing van een TCO-model is het van belang om afspraken
te maken over:
– De precieze betekenis van kostensoorten en kostencategorieën.
– De calculatiegrondslag (bijvoorbeeld periode, reële uitgaven en
standaardkostprijs).
– De wijze waarop niet specifiek onderkende kostenelementen
worden meegenomen (bijvoorbeeld voor telefonie, faciliteiten,
144
INRICHTEN EN BEHEREN
Tabel 3.3 Gestileerd voorbeeld van TCO-model
Kostensoorten en
kostencategorieen
Initieel
Onderhoud
Beheer
Totaal
Personeel
Hardware
Software
Diensten
Totaal
financiering of verzekeringen, alsmede in de gebruikersorganisatie (‘verborgen kosten’).
– De acceptabele betrouwbaarheid van eventuele schattingen.
Doorlopend gebruik van een TCO-model als instrument voor
kostenmanagement maakt het mogelijk om:
– Kostenontwikkelingen in kaart te brengen en te benchmarken,
zowel in de loop der tijd als in relatie tot andere organisatieonderdelen of organisaties.
– Voorgestelde beleidsmaatregelen te evalueren op kostenconsequenties (bijvoorbeeld centralisatie/decentralisatie, outsourcing/insourcing).
– Kosten te monitoren tijdens de realisatie, het gebruik en beheer
van IT.
Een TCO-model is goed vergelijkbaar met de kostenplaatsenmethode uit het voorgaande. Wederom staan aan de linkerzijde de
kostensoorten vermeld. Aan de bovenzijde van de tabel staan echter
geen kostenplaatsen en -dragers maar levenscyclusfasen. Deze
levenscyclusfasen staan vermeld, omdat men bij TCO met name
is geı̈nteresseerd in de kosten na implementatie. Het gaat nu eenmaal om de total cost of ownership. De kostenplaatsen en -dragers
worden achterwege gelaten, omdat men het TCO altijd uitrekent
voor een specifieke toepassing of organisatie-eenheid.
In de praktijk blijkt het feit dat een TCO niet afdwingt om alle
kostendragers te specificeren vaak een groot probleem te zijn.
Hierdoor wordt men niet gedwongen om alle kosten te verdelen.
De volledigheid van TCO-modellen laat dan vaak te wensen over.
Daar staat tegenover dat men met een TCO aanzienlijk minder werk
heeft dan met een kostenplaatsenmethode.
Doorbelasting van kosten
Een belangrijk vraagstuk bij economisch beheer is of men wel of
niet kosten van de informatievoorziening moet doorbelasten aan
overige organisatieonderdelen. Hieraan zijn voor- en nadelen
SPECIFIEKE DEELONDERWERPEN
145
verbonden. Hier worden allereerst een aantal overwegingen
geschetst om wel of niet tot doorbelasting over te gaan. Vervolgens wordt ingegaan op eisen die men aan het doorbelastingsmechanisme dient te stellen.
Overwegingen bij doorbelasten
Het principe van ‘de vervuiler betaalt’ is ook in de informatievoorziening goed toe te passen. Een automatiseringsafdeling levert
diensten aan andere afdelingen in de organisatie die daarvoor
betalen en zo in staat zijn om de afweging te maken of de diensten
het geld waard zijn. In de praktijk is dit echter maar gedeeltelijk
waar. Over het algemeen is het voor de organisatieonderdelen
namelijk nauwelijks mogelijk om dezelfde diensten ook van derden
te betrekken. Ook het kostenbewustzijn van de automatiseringsafdeling wordt door het toerekenen van de diensten aan andere
organisatieonderdelen niet automatisch verhoogd. De kosten worden nu allemaal toch doorbelast. Het spreekt voor zich dat doorbelasten op zich ook kosten met zich meebrengt.
Er bestaan diverse manieren van doorbelasten
– Vaste of variabele tarieven, of een combinate van beide.
– Kostprijsgebaseerde, marktconforme of gesubsidieerde tarieven, of combinaties hiervan.
De vraag in welke mate men moet doorbelasten is een managementvraagstuk, waarbij men de mogelijkheid om de algehele
informatievoorziening te coördineren dient af te wegen tegen de
kosten en opbrengsten van het doorbelasten. Indien men, om de
automatiseringsafdeling te stimuleren, besluit om de organisatieonderdelen ook diensten van derden te laten betrekken, dient men
de automatiseringsafdeling ook de gelegenheid te bieden diensten
op de derdenmarkt af te zetten en marktconforme tarieven te
hanteren.
Eisen aan doorbelastingsmechanisme
In het algemeen stellen gebruikers prijs op een zo laag mogelijk en
van tevoren bekend tarief. Een laag tarief betekent voor de automatiseringsafdeling echter dat men nauwelijks mogelijkheden heeft
om tegenvallers te compenseren en mochten zich tegenvallers
voordoen, dan zal men gebruikers een naheffing moeten sturen.
In alle gevallen zullen gebruikers prijsstellen op:
– Rechtvaardigheid, gelijke tarieven voor alle gebruikers.
– Reproduceerbaarheid, consequente tarieven voor dezelfde handeling.
– Voorspelbaarheid, vergelijkbare handelingen dienen dezelfde
tarieven op te leveren.
– Herleidbaarheid, het tarief dient te herleiden te zijn tot het
gebruik.
– Gebruiksvriendelijkheid, het tariefmodel dient niet nodeloos
ingewikkeld te zijn.