Bijlage rolbeschrijving projectmanager

Stadsontwikkeling
Bijlage: Rolbeschrijving projectmanager
Hieronder beschrijven we de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden / het mandaat van de
projectmanager. De navolgende beschrijving is niet uitputtend en ook niet gedetailleerd, omdat anders
de essentie verloren zou gaan. De rol is vooral beschreven vanuit het perspectief van de besturing van
projecten.
Algemeen
De projectmanager (PM) is integraal verantwoordelijk voor het realiseren van het projectresultaat,
waarvoor hij het project inhoudelijk en procesmatig opzet, organiseert en aanstuurt. Legt aan de AOG
verantwoording af over het project.
De PM zorgt ervoor dat er een duidelijk projectplan ligt (op basis van de projectopdracht), dat wordt
vastgesteld door de ambtelijk opdrachtgever (AOG) en via deze zo nodig door de bestuurlijk
opdrachtgever (BOG). In dit projectplan is onder meer de aanpak van het project beschreven (globaal
voor het hele project, specifiek voor de eerstvolgende fase), in lijn van de Rotterdamse Standaard voor
projectmatig werken. Hij stelt een projectteam samen, waarbij hij mensen met de benodigde kennis en
vaardigheden betrekt. Voor de realisatie van onderdelen kan de PM externe partijen als
opdrachtnemer inschakelen. De PM beheerst het project op de GROTICK-aspecten, rapporteert
periodiek en ad hoc over de voortgang, stuurt zo nodig bij en neemt besluiten binnen de gegeven
kaders. Besluiten die buiten die kaders vallen, legt hij voor aan de AOG en via deze zo nodig aan de
BOG. Hij legt verantwoording af aan de AOG.
Taken
Projectopdracht en -plan:
ondersteunt de AOG bij het formuleren van de projectopdracht, op basis van een
·
projectverzoek en gegeven kaders. Hierin zijn globaal beschreven: de doelstelling(en), het
resultaat, de scope en aanpak van het project. De AOG en BOG besluiten over de opdracht
(en voor de projecten die in aanmerking komen voor de Monitor Grote Projecten of Regeling
risicovolle projecten ook de betreffende directie binnen de fysieke sector);
werkt de projectopdracht uit in een projectplan en legt dit ter besluitvorming voor aan de AOG
·
en via deze aan de BOG. Schakelt voor het maken van het projectplan interne en zo nodig
externe betrokkenen in en doet dit bij voorkeur door middel van een Project Start-Up. Het
projectplan is globaal voor het hele project en specifiek voor de eerstvolgende fase;
kijkt over de grenzen van de eigen cluster, afdeling, het gebied en het project en stemt af met
·
andere clusters, afdelingen, gebieden en projecten. Houdt de samenhang, onderlinge relaties
en afhankelijkheden tussen verschillende projecten in de gaten.
Besturing en organisatie van het project (inclusief leidinggeven):
geeft in overleg met de BOG en AOG vorm aan een heldere, eenduidige besturing van het
·
project (één BOG, één AOG, één PM) en zorgt voor een adequate overlegstructuur. Maakt
inzichtelijk hoe taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden / mandaten tussen BOG,
AOG en PM en een eventueel in te richten stuurgroep en ambtelijk opdrachtgeveroverleg zijn
verdeeld. Werkt ook de wijze van opschaling voor het project duidelijk uit;
richt de projectorganisatie in, waarbij hij mensen met de benodigde kennis en vaardigheden
·
betrekt. Voert daarvoor overleg met de betrokken vakafdelingen / clusters over de inzet van
capaciteit. Schakelt hier zo nodig de AOG voor in. Geeft operationeel leiding aan de
projectorganisatie. Onderneemt initiatieven om de samenwerking, de teamspirit en het
functioneren van het projectteam te stimuleren. Betrekt het team bij belangrijke kwesties,
houdt het team goed op de hoogte van ontwikkelingen;
schakelt interne of externe partijen in voor het uitvoeren van specifieke werkzaamheden of
·
vraagt vakafdelingen / clusters dit te doen, voor zover dit binnen de vastgestelde
bevoegdheden / het mandaat valt. Buiten de eigen bevoegdheden / het mandaat worden
besluiten voorgelegd aan de AOG, waarbij inzicht wordt geboden in het afwegings- en
onderhandelingsproces. Legt afspraken over de samenwerking vast en stuurt de
opdrachtnemerorganisatie op basis hiervan aan;
Stadsontwikkeling
·
draagt zorg voor de borging van de juiste kennis en ervaring binnen de projectorganisatie.
Specifiek wanneer onderdelen van het project uitgevoerd worden door externe partijen dient
een goede borging plaats te vinden van kennis in de opdrachtgeverorganisatie.
Rapportage en besluitvorming:
spreekt met de AOG af hoe hij over de voortgang rapporteert en hoe hij de besluitvorming
·
voor het project inricht. Baseert zich hierbij onder meer op de standaard faseringen en de
meldingsnormen voor projecten;
informeert de AOG over de voortgang van het project door middel van periodieke en ad hoc
·
voortgangsrapportages. Adviseert zo nodig over bijsturing. Schaalt tijdig op naar de AOG
wanneer zich issues voordoen die daarvoor aanleiding geven;
beslist over de continuering van het project, binnen de projectopdracht en –kaders en de
·
toegekende bevoegdheden / het mandaat. Legt besluiten die de eigen bevoegdheden / het
mandaat overstijgen voor aan de AOG en via deze zonodig aan de BOG. Legt afwijkingen
van eerdere afspraken vast in het projectplan en laat deze goedkeuren door de AOG en
zonodig de BOG;
laat de AOG besluiten over de afsluiting van een fase door middel van een beslisdocument en
·
over de start en aanpak van een volgende fase door middel van een projectplan. Voor
faseovergangen die bestuurlijke besluitvorming vereisen, laat de AOG besluiten nemen door
de BOG door middel van beslisdocumenten. De PM ondersteunt dit proces;
levert het projectresultaat op aan de AOG. Laat de AOG het projectresultaat, de wijze van
·
overdracht daarvan aan de lijn-/ beheerorganisatie en de wijze van beëindiging van het
project accorderen. Draagt zorg voor een goede overdracht van het projectresultaat.
Beheersing van het project:
beheerst het project op de aspecten geld, risico’s, organisatie, tijd, informatie, communicatie
·
en kwaliteit (GROTICK). Maakt per beheersaspect afspraken over gehanteerde normen en
marges. Werkt per beheersaspect een passende aanpak met beheersmaatregelen uit en
schakelt hiervoor zo nodig specialisten in (zoals een projectcontroller en een
projectsecretaris);
volgt de voortgang van het project op de beheers- aspecten en stuurt tijdig bij binnen de
·
gegeven kaders. Adviseert de AOG zo nodig over bijsturing (onder andere bij afwijkingen van
het projectplan en/of onvoorziene omstandigheden) en volgt hierbij de regels voor het melden
van afwijkingen uit hoofde van de meldingsnormen;
draagt zorg voor het inrichten en onderhouden van een juist, compleet en actueel
·
projectdossier, waarin alle relevante documenten over het project snel terug te vinden zijn en
dat zo nodig makkelijk overdraagbaar is aan anderen;
draagt zorg voor een juiste borging van de juridische aspecten binnen het project (waarbij hij
·
zich waar nodig kan laten ondersteunen door een juridisch adviseur).
Achter de projectbeheersing gaan vele taken schuil. Deze zijn hier niet allemaal uitgewerkt. Denk
onder andere aan het opstellen van een begroting en een planning, het maken van een risicoanalyse,
het ontwikkelen van een communicatieplan en het managen van de omgeving. De omvang en
intensiteit van deze activiteiten is afhankelijk van, en dient afgestemd te worden op de grootte en
complexiteit van het project.
Verantwoordelijkheden
Is verantwoordelijk voor het realiseren van het projectresultaat en het daarvoor inhoudelijk en
procesmatig opzetten, organiseren en aansturen van het project. Legt aan de AOG verantwoording af
over het project.
Bevoegdheden / mandaat
Mag binnen gegeven kaders, zoals verkregen van de AOG en opgenomen in de mandaatregeling van
de dienst, besluiten nemen over de aanpak van een project en over de tussentijds gevraagde
beslissingen. Legt besluiten die buiten de eigen kaders vallen voor aan de AOG ter besluitvorming (en
via deze zo nodig aan de BOG). Mag de projectmedewerkers vooraf en tussentijds aanwijzingen
geven over de inhoud en aanpak van het project en over de beheersaspecten (GROTICK).