Rapportering en security

Infosessie:
Financiële rapporten
&
weddebudgetrapportering
Veerle De Bock
Agentschap Overheidspersoneel
Situering
Alle entiteiten aangesloten op DC PA: behoefte aan
een eigen weddebudgetrapportering
Erkenning van deze grote nood aan rapportering
bij de entiteiten in de huidige besparingscontext –
sturingsinstrument
Voorjaar 2016: oprichting werkgroep
weddebudgetrapportering wegens grote behoefte
Analyse van de bestaande weddebudgetrapporten
Geen uniform systeem over de entiteiten heen
Sterk verschillend – complex
Nood aan standaardisering
Aanpak
Opvangen van de urgente rapporteringsbehoeften
verspreid over de verschillende beleidsdomeinen
Proef weddebudgetrapporten aanleveren en verfijnen
voor 6 pilootentiteiten
Prioritair ontsluiten van een set aan urgente financiële
rapporten in de Vlimpers rapportenshop naar de
volledige doelgroep
Structureel: nieuw generiek weddebudgetrapport
met simulatiemogelijkheden
Stapsgewijs
Inhoudelijk afgestemd (vanuit de gedetecteerde
behoeften)
Technisch correct
Financiële rapporten
Rapportenshop
Hoe aanmelden
Klik op Rapportenshop
U komt in onderstaand scherm terecht
Voer gebruikersnaam
en wachtwoord in
Klik volgens op
“OK”
Rapportenshop
Pad in de
Cognosomgeving
Rechtstreekse link (Favorieten): https://vobip-bi.vonet.be/cognos10login/cgibin/cognosisapi.dll?b_action=xts.run&m=portal/cc.xts&m_folder
=iE3D6AA493D114FB5A60F550F96808391
Rapportenshop
Structuur
Basis HRBP-werkgroepen
Leiderschap en ontwikkeling
Opleiding
Organisatieontwikkeling
Prestatiemanagement en loopbaan
Rekrutering en selectie
Welzijn
Extra
Financieel (werkgroep weddebudgetrapportering)
Security
Basis
Andere (rondvragen)
Rapportenshop
U krijgt de ondergebrachte rapporten te zien door op de naam van de
gewenste map te klikken
Rapportenshop
Rapportenshop
Hoe een rapport uitvoeren
Op de naam van het rapport klikken
Promptpagina
Rapportenshop
Rapportenshop
Hoe een rapport uitvoeren
Via de optiepagina: klik op het blauwe driehoekje aan
de rechterkant van het scherm op dezelfde lijn als de
titel van het rapport – niet op de naam van het
rapport!
Rapportenshop
Optie indeling: in
welk formaat
zoals Excel, PDF….
Optie bezorging:
op welke manier
zoals e-mail….
Overzicht financiële rapporten
Wat valt op?
Bij een aantal rapporten: melding werkgeverscode 050
050 = 12 Vlaamse ministeries, SAR’s, VREG, EVA
Plantentuin Meise en Agion
Niet van toepassing voor 001, 040, 096, 245 en 496
https://overheid.vlaanderen.be/aanvullendeinfo#rszenfiscaliteit
Overzicht financiële rapporten
Budgetwinst of meerkost berekenen per pln
Wanneer te gebruiken: berekenen van budgetwinst bij
statutarisering of meerkost bij bevordering
Voorwaarde: het personeelslid moet gekend zijn
Nieuwe index 1,6406 werd verwerkt
Opgebouwd op basis van het werkrooster in
combinatie met de afwezigheden (inclusief de nieuwe
afwezigheidscodes n.a.v. het zorgkrediet)
Resultaat: huidige toestand in combinatie met de
nieuwe situatie op basis van de geselecteerde
keuzemogelijkheid. Totale kost/winst aan 100% + VTE
(12/12)
Overzicht financiële rapporten
Bevordering:
statutair A111 naar
statutair A211
Regularisatie:
contractueel B111
naar statutair B111
Overzicht financiële rapporten
Pln in dienst op basis van aanrekeningscode
Wanneer te gebruiken: budgetkost raadplegen van de
indiensttredingen binnen een welbepaalde
referentieperiode gekoppeld aan een aanrekeningscode
Nieuwe index 1,6406 werd verwerkt
Opgebouwd op basis van het werkrooster in
combinatie met de afwezigheden (inclusief de nieuwe
afwezigheidscodes n.a.v. het zorgkrediet)
Opgelet: niet de rapporteringsdefinitie instroom maar
als uitgangspunt de budgettaire invalshoek namelijk
“aanrekeningscode”
Resultaat: totale theoretische budgetkost aan 100% +
VTE (12/12)
Overzicht financiële rapporten
Overzicht financiële rapporten
Pln met een verwachte einddatum
Wanneer te gebruiken: u wenst een zicht te hebben
op de contracten die binnen een geselecteerde periode
aflopen
Nieuwe index 1,6406 werd verwerkt
Opgebouwd op basis van het werkrooster in
combinatie met de afwezigheden (inclusief de nieuwe
afwezigheidscodes n.a.v. het zorgkrediet)
Opgelet: enkel de contracten van bepaalde duur + de
vervangingscontracten
Einddatum in Vlimpers: enkel voor CBD +
vervangingscontracten. Niet ingevuld = niet in Cognos
Overzicht financiële rapporten
Resultaat: rapportlijst met de contracten waarvan de
verwachte einddatum in Vlimpers binnen de
geselecteerde referentieperiode valt. Totale budgetlast
dat vrijkomt aan 100% + VTE (12/12)
Overzicht financiële rapporten
Pln met sprongen
Wanneer te gebruiken: u wenst de sprongen in salarisen/of functionele schaal te kennen binnen een
bepaalde geselecteerde periode
Nieuwe index 1,6406 werd verwerkt
Opgebouwd op basis van het werkrooster in
combinatie met de afwezigheden (inclusief de nieuwe
afwezigheidscodes n.a.v. het zorgkrediet)
2 keuzemogelijkheden: individueel pln of een entiteit
Resultaat: een overzicht van de personeelsleden die
binnen de gekozen periode een sprong maken. Totale
kost van de nieuwe sprong aan 100% + VTE (12/12)
Overzicht financiële rapporten
1 personeelslid
Overzicht financiële rapporten
Groep personeelsleden/entiteit
Overzicht financiële rapporten
Pln met theoretische budgetlast
Duiding:
Theoretische budgetlast: er wordt geen rekening gehouden
met toelagen, vergoedingen….
Werkelijke budgetlast: er wordt wel rekening gehouden met
toelagen, vergoedingen….
Wanneer te gebruiken: u wenst de theoretische kost
te kennen van bijvoorbeeld een pln dat vermoedelijk
eind 2017 zal uitstromen
Berekening theoretische budgetlast volgens
aanwervingskost statutairen en contractuelen 12
Vlaamse ministeries
https://overheid.vlaanderen.be/aanvullendeinfo#aanwervingskost
Overzicht financiële rapporten
Nieuwe index 1,6406 werd verwerkt + kost woonwerkverkeer van 660,33
Opgebouwd op basis van het werkrooster in
combinatie met de afwezigheden (inclusief de nieuwe
afwezigheidscodes n.a.v. het zorgkrediet)
2 keuzemogelijkheden: individueel pln of een entiteit
Resultaat: totale theoretische kost aan 100% + VTE
(12/12)
Overzicht financiële rapporten
1 personeelslid
1 personeelslid
Overzicht financiële rapporten
Groep personeelsleden/entiteit
Overzicht financiële rapporten
Pln met werkelijke budgetlast
De reële uitgave: er wordt rekening gehouden met
uitbetaalde toelagen, verminderde prestaties…
Wanneer te gebruiken:
Werkelijke budgetlast: uitbetaalde loongegevens van een
individueel pln of van een entiteit
Vervroegd uitbetaald VAK, EJT of uitbetaalde
verbrekingsvergoedingen. Alleen opvraagbaar per entiteit, NIET
op personeelsnummer! BRUTO bedragen
Werkelijke budgetlast van de gedetacheerde leerkrachten in
kader van de terugvorderingsdossiers. Alleen opvraagbaar per
entiteit, NIET op personeelsnummer!
Volgende afwezigheidscodes werden opgenomen in het rapport:
VO_AT_VOA, VO_AT_VOB, VO_AT_VOH, VO_AT_VOI, VO_AT_VOE,
VO_AT_VOF, VO_AT_VOG, VO_AT_VOC, VO_AT_VOD, VO_AT_PV3,
VO_AT_PV4 en VO_AT_SYN
Overzicht financiële rapporten
Resultaat: werkelijk uitbetaalde bedragen
Ook raadpleegbaar voor werkgeverscode 001, 040,
096, 245 en 496
Detailgegevens: beschikbaar via het rapport
“personeelsleden met werkelijke budgetlast detail”
Overzicht financiële rapporten
Werkelijke budgetlast
Overzicht financiële rapporten
Vervroegd uitbetaald VAK, EJT
en uitbetaalde
verbrekingsvergoedingen =>
Bruto bedragen
Keuze 2 NIET mogelijk
Overzicht financiële rapporten
Werkelijke budgetlast
gedetacheerde personeelsleden
Keuze 2 NIET mogelijk
Overzicht financiële rapporten
Pln nog niet in dienst met theoretische budgetlast
Wanneer te gebruiken: u bent van plan om een nieuw
pln in dienst te nemen of een nieuwe
wervingsprocedure op te starten en wenst de kost
hiervan te kennen
Bijvoorbeeld: wat is de theoretische kost wanneer er een
contractueel pln zou aangeworven worden met 8 jaar
anciënniteit in schaal A111
Vertrekpunt: berekening theoretische budgetlast
volgens aanwervingskost statutairen en contractuelen
12 Vlaamse ministeries
Overzicht financiële rapporten
Nieuwe index 1,6406 werd verwerkt + kost woonwerkverkeer van 660,33
Resultaat:
Totale theoretische statutaire kost aan 100%
Totale budgetlast aan 100% ambtenaar
55.233,93 €
Totale theoretische contractuele kost aan 100%
Totale budgetlast aan 100% contractueel
64.305,18 €
De patronale kost bij een contractueel pln is hoger
Overzicht financiële rapporten
Overzicht financiële rapporten
Pln uit dienst op basis van aanrekeningscode
Wanneer te gebruiken: budgetwinst raadplegen van
de uitdiensttredingen binnen een welbepaalde
referentieperiode gekoppeld aan een aanrekeningscode
Nieuwe index 1,6406 werd verwerkt
Opgebouwd op basis van het werkrooster in
combinatie met de afwezigheden (inclusief de nieuwe
afwezigheidscodes n.a.v. het zorgkrediet)
Opgelet: niet de rapporteringsdefinitie uitstroom maar
als uitgangspunt de budgettaire invalshoek namelijk
“aanrekeningscode”
Resultaat: totale theoretische budgetwinst aan 100%
+ VTE (12/12)
Overzicht financiële rapporten
Overzicht financiële rapporten
Werkelijk uitbetaalde toelagen en vergoedingen
Wanneer te gebruiken: u wenst een overzicht te
hebben van de uitbetaalde toelagen en/of
vergoedingen. BRUTO bedragen
2 keuzemogelijkheden: individueel pln of een entiteit
Combinatie van één of meerdere toelagen en
vergoedingen kunnen opgevraagd worden
Opgelet: enkel de vergoedingen die voor uw entiteit
via Vlimpers uitbetaald worden – NIET Orafin
Fietsvergoeding 1400 + 1487: extra apart tabblad met
vermelding van het aantal km ’s + begin en einddatum
=> wordt binnenkort nieuw voorzien
Overzicht financiële rapporten
Weddebudgetrapport:
hoe begin ik eraan?
Concreet voorbeeld a.d.h.v. het sjabloon
Toelichting voorbeeldsjabloon
Stap 1: bepalen van de referentiemaand
Van uitermate belangrijk om te bepalen welke
gegevens al dan niet vervat zitten in het
referentiebudget
Bijvoorbeeld referentiemaand augustus: dit betekent dat
alles na referentiemaand augustus niet omvat is in het
referentiebudget maar zal opgenomen worden in de
instroom en uitstroomgegevens die enerzijds
geregistreerd staan in Vlimpers en anderzijds bijkomend
worden meegegeven door de entiteit zelf
Toelichting voorbeeldsjabloon
Stap 2: invoer van de inkomsten 2016 + 2017
Budget BO 2016
met overdrachten in kader van overgang personeel naar centrale dienstverleners
met extra krediet vergrijzingskost 2016
me extra krediet correctieboeking (verkeerde aanrekeningen - aanrekencodes)
Budget BA 2016
met pro memorie bijkomende provisieherverdelingen in kader van eventuele indexsprongen in de loop van 2016
met extra krediet herverdeling rendementssteun
Totaalbudget 2016
Referentiebudget 2017 = BA 2016
met overdrachten in kader van overgang personeel naar centrale dienstverleners
met extra besparing in kader van fase 2017 van -1950 koppenbesparing
met pro memorie bijkomende provisieherverdelingen in kader van eventuele indexsprongen in de loop van 2017 (of eind 2016)
Budget BO 2017
met extra krediet vergrijzingskost 2017
Budget BA 2017
Totaalbudget 2017
Toelichting voorbeeldsjabloon
Stap 3: cijfergegevens tabel A
Tabel A: besparingen ten gevolge uitstroom. Geeft
aan welke budgetten allemaal vrijkomen n.a.v.
ontslagen en pensioenen 2016 en 2017 na de
REF.maand
Wat in kaart brengen?
Gekende uitstroom 2016 (= pensioneringen + ontslag)
Gekende uitstroom 2017 (= pensioneringen + ontslag)
Eventueel loopbaanonderbrekers 2016
Eventueel loopbaanonderbrekers 2017
Toelichting voorbeeldsjabloon
Gekende uitstroom 2016 en 2017 na de REF.maand
Op basis van geregistreerde gegevens in Vlimpers
Te gebruiken Cognosrapport? Personeelsleden uit dienst
op basis van aanrekeningscode
Zelf nog volgende kolommen toe te voegen aan het
rapport:
Budgetwinst huidig budgetjaar 2016
pro rata
Budgetwinst volgend budgjaar 2017
12/12
Opgelet: pln die bijvoorbeeld 1 jaar onbetaald verlof hebben
gehad en nadien uitstromen => GEEN budgetwinst
Toelichting voorbeeldsjabloon
Gekende uitstroom 2016 en 2017 na de REF.maand
Informatie gekend bij de entiteit maar nog niet
verwerkt in het systeem. Bijvoorbeeld pln x zal
vermoedelijk eind 2017 uitstromen
Te gebruiken Cognosrapport? Personeelsleden met
theoretische budgetlast
Toelichting voorbeeldsjabloon
Stap 4: cijfergegevens tabel B
Tabel B: meerkost in kader van instroom en/of
doorstroom. Geeft aan welke budgetten allemaal
extra belast worden ten gevolge van instroom,
doorstroom en endogene groei 2016 en 2017
na de REF.maand
Wat in kaart brengen?
Gekende instroom 2016 + 2017
Eventueel loopbaanonderbrekers 2016 + 2017
Doorstroom
Geldelijke of functionele sprongen 2016 + 2017
Eventueel bevorderingen + statutariseringen 2016 + 2017
Toelichting voorbeeldsjabloon
Gekende instroom 2016 en 2017 na de REF.maand
Op basis van geregistreerde gegevens in Vlimpers
Te gebruiken Cognosrapport? Personeelsleden in dienst
op basis van aanrekeningscode
Zelf nog volgende kolommen toe te voegen aan het
rapport:
Budgetkost huidig budgetjaar 2016
pro rata
Budgetkost volgend budgjaar 2017
12/12
Opgelet: omzetting contract bepaalde duur naar onbepaalde
duur => GEEN bijkomende budgetkost
Toelichting voorbeeldsjabloon
Gekende instroom 2016 en 2017 na de REF.maand
Informatie gekend bij de entiteit maar nog niet
verwerkt in het systeem – lopende
wervingsprocedures. Bijvoorbeeld op 1 januari 2017 zal
er vermoedelijk een nieuwe dossierbehandelaar in
dienst treden – wervingsprocedure net opgestart
Te gebruiken Cognosrapport? Personeelsleden nog niet in
dienst met theoretische budgetlast
Toelichting voorbeeldsjabloon
Doorstroom: geldelijke of functionele sprongen 2016
en 2017 na de REF.maand
Te gebruiken Cognosrapport? Personeelsleden met
sprongen
Zelf nog volgende kolommen toe te voegen aan het
rapport:
Endogene groei pro rata
Endogene groei 12/12
Toelichting voorbeeldsjabloon
Doorstroom: eventueel bevorderingen en
statutariseringen 2016 en 2017 na de REF.maand
Te gebruiken Cognosrapport? Budgetwinst of meerkost
berekenen per personeelslid
Opgelet: omzetting van contractueel naar statutair =
budgetwinst => - bedrag invullen in het sjabloon
Toelichting voorbeeldsjabloon
Stap 4: cijfergegevens tabel C
Tabel C: reeds uitgegeven kredieten op budget 2016
inclusief de REF.maand
Bijvoorbeeld REF.maand = augustus
Reeds uitgegeven kredieten 2016 = januari – augustus 2016
Te gebruiken Cognosrapport? Personeelsleden met
werkelijke budgetlast
Opletten met vervroegd VAK, EJT en
verbrekingsvergoedingen in REF.maand
Controle Orafin: vergelijking van de werkelijke
aanrekening met de Vlimpersgegevens
Toelichting voorbeeldsjabloon
Vakantiegeld mei 2016 m.b.t. prestaties 2015:
Provisie werd geboekt in 2015, moet altijd aangerekend worden
in het jaar waar de prestatie heeft plaatsgevonden
Het bedrag wordt werkelijk uitbetaald in 2016
Terugdraai van de aangelegde provisie vakantiegeld 2016 m.b.t.
prestaties 2015 in 2016 op moment dat de werkelijke
uitbetaling heeft plaatsgevonden (betaalmaand mei)
Verschil tussen de aangelegde provisie en de uitbetaling (+/-)
op te nemen
Vakantiegeld mei 2017 m.b.t. prestaties 2016:
Provisie moet aangelegd worden in 2016 maar de werkelijke
uitbetaling zal gebeuren in 2017
Op te nemen in tabel D “Resterende uitgaven in 2016”
Boeking provisies vakantiegeld in Orafin = Financiën
en Begroting
Toelichting voorbeeldsjabloon
Stap 5: cijfergegevens tabel D
Tabel D: resterende uitgaven in 2016
Bijvoorbeeld REF.maand = augustus
Resterende uitgaven 2016 = september – december 2016
(inclusief EJT)
En surplus mee te nemen bij de resterende uitgaven:
Achterstallen eind 2016
Jobstudenten
Uitgaven woon-werkverkeer – betalingen verlopen via
Orafin op het loonartikel
Provisie vakantiegeld 2017 m.b.t. prestaties 2016
Eventueel uitgaven ingevolge indexverhogingen 2016
Toelichting voorbeeldsjabloon
Stap 6: cijfergegevens tabel E
Tabel E: prognose uitgaven begrotingsjaar 2017
Raming totale uitgaven volgende begrotingsjaar obv REF.maand
REF.uitgaven 2017 obv constant beleid (aan 12 maanden loonkost) exclusief woon-werkverkeer
Uitgaven 2017 tengevolge instroom in 2016 (IN na REF.maand aan 12/12) en instroom in 2017
Uitgaven 2017 tengevolge doorstroom in 2016 (IN na REF.maand aan 12/12) en doorstroom in 2017
Besparing 2017 tengevolge uitstroom in 2016 (UIT na REF.maand aan 12/12) en uitstroom in 2017
Uitgaven woonwerkverkeer
Uitgaven FUTO's
Uitgaven 2017 ingevolge indexverhogingen 2017
PROGNOSE BENODIGD BUDGET 2017
Vragen?