Project Management Hfst 1: Het project: §1.1: Soorten

Project Management
Hfst 1: Het project:
§1.1: Soorten werkzaamheden:
We kennen 3 soorten werkzaamheden:
 Improvisatie: een plotselinge reactie op een niet verwachte gebeurtenis.
Hiervoor zijn geen richtlijnen. Deze handelingen geven veel vrijheid, maar kosten
veel energie.
 routinematige werkzaamheden: werken volgens vaste procedures met zekerheid
van het resultaat. Deze werkzaamheden worden vaker herhaald.
 projectmatige werkzaamheden: werkzaamheden die worden planmatig worden
uitgevoerd, vooral telkens een nieuwe opdracht.
§1.4: Van improvisatie via project naar routine:
Nieuwe taken beginnen vaak als improvisatie. Als ze vaker terug blijken te komen, wordt al
snel een project opgezet om alles goed te organiseren zodat in het vervolg alles volgens een
vast plan kan worden gedaan.
§1.5: Soorten projecten:
Enkele soorten projecten waar je mee te maken kunt krijgen zijn:
 Technische projecten: ook wel harde projecten genoemd. Deze zijn goed te
plannen en hebben een duidelijk resultaat.
 Sociale projecten:
ook wel zachte projecten genoemd. Deze hebben vaak
een minder duidelijk resultaat omdat je hierbij vaak
mensen moet beïnvloeden, wat erg moeilijk is.
 Commerciële projecten: hebben als doel geld te verdienen
 Gemengde projecten: een combinatie van de bovenstaande.
 Evenementen:een project waarvan het resultaat op een vast moment
wordt gegeven.
Samenvatting ‘ Project Management – R. Grit’ door Rick Hendriks
§1.3: Wat is een project?
Een project is een tijdelijke samenwerking van een aantal mensen, meestal uit verschillende
vakgebieden, om meestal binnen een bepaalde tijd een vooraf gesteld doel te bereiken met
een vastgesteld budget.
Het is van belang dat de medewerkers weten wat er van hen verlangd wordt en dat ze
resultaatgericht te werk gaan.
1
Hfst 3: Het project van begin tot eind:
§3.2: Projectvoorstel:
De eerste fase, de initiatiefase bestaat uit 4 fasen:
a. Het initiatief voor een project komt meestal vanuit het management. Met moet
zich realiseren dat het grote gevolgen kan hebben. Het kan veel geld gaan kosten,
maar er kunnen ook veranderingen optreden in de werkwijze waardoor er dingen
op het spel komen te staan voor het personeel.
b. Een medewerker schrijft vervolgens een projectvoorstel:
-Naam van het project
-Inleiding met de achtergrond van het project
-Gegevens van de schrijver van het project
-Toekomstige opdrachtgever
-Zo precies mogelijke beschrijving van het gewenste resultaat
-Globale planning
-Benodigde capaciteiten van mensen en middelen
-Schatting van de kosten
-Haalbaarheid en te verwachten knelpunten
-Gevolgen voor de organisatie
c. Na het voorstel wordt er een goedkeuring gegeven
d. Vervolgens wordt er een projectleider aangewezen.
Samenvatting ‘ Project Management – R. Grit’ door Rick Hendriks
§3.1: Project organiseren en uitvoeren:
Wanneer er een nieuwe groep is die nooit eerder een project heeft gedraaid, is het aan te
bevelen eerst een pilotproject uit te voeren, een klein project om te leren om te gaan met
de werkwijze.
Bij de werkwijze kom je meestal met een aantal stappen in aanraking;
1) initiatief
2) definitie ontwerp
3) detailontwerp
4) voorbereiding
5) realisatie
6) nazorg
2
§3.6 t/m 3.8: Ontwerp, voorbereiding, uitvoering en afsluiting project:
De derde fase is de daadwerkelijke uitvoering van het project:
a. Ontwerp:
b. Voorbereiding:
c. Uitvoeren activiteiten:
d. Opleveren tussenproducten:
e. Bewaking plannen:
f. Bewaken middelen:
g. Controleren kwaliteit:
h. Opleveren projectresultaat:
i. Overleggen stakeholders:
De vierde en laatste fase is de afsluiting van het project:
a. Evalueren project:
b. Feestelijk beëindigen:
c. Projectleden terug in de organisatie:
§3.9: Beheersaspecten van het project:
Tijdens de voorbereidingen zijn de 5 belangrijkste beheersaspecten de TGKIO: Tijd, Geld,
Kwaliteit, Informatie & Organisatie. Deze moeten door de projectleider in de gaten worden
gehouden.
Samenvatting ‘ Project Management – R. Grit’ door Rick Hendriks
§3.3 t/m §3.5:Intakegesprek, opzetten van het project & Start-up-vergadering:
De tweede fase is het definiëren van het project. Dit gaat als volgt:
a. Intakegesprek opdrachtgever: Dit is het eerste gesprek tussen de opdrachtgever
en de gekozen projectleider. Eventueel wordt er vervolgens nog een haalbaarheidsonderzoek gedaan om een go/no-go beslissing te geven.
b. Samenstellen projectteam
c. Programma van eisen
d. Plannen project:
e. Schrijven plan van aanpak:
f. Goedkeuren plan van aanpak:
g. Project start-up vergadering: de eerste vergadering kan het beste niet te formeel
zijn. Het is de bedoeling om elkaar vooral te leren kennen en daarnaast met
elkaar de doelen, activiteiten en verantwoordelijkheden te bespreken.
3
Hfst 4: Planning:
§4.1: Waarom plannen?:
Met een planning wil je de totale duur afbakenen, nadenken over eventuele gevolgen van
vertraging, je kosten bepalen en de voortgang organiseren en bewaken.
§4.3: Strokenplanning:
In een strokenplanning zet je een aantal activiteiten onder elkaar met daarnaast een balk die
aangeeft in welke dagen / weken je denkt bezig te zijn met die activiteit. Met stippellijnen
kan eventueel speling worden aangegeven. En door stroken een verticale lijn te verbinden,
kun je aangeven dat bepaalde activiteiten afhankelijk zijn van een andere activiteit.
§4.4: Netwerkplanning:
Deze planningsvorm bestaat uit een cirkel als start- en als eindpunt. Daartussen staan enkele
mijlpalen aangegeven in vierkante blokken. Pijlen staan symbool voor een activiteit die moet
leiden naar een nieuwe mijlpaal, dit is de activity on arrow-methode. In sommige gevallen
worden de activiteiten aangegeven in aparte blokjes, dan is het een activity on nodemethode. Door rechthoeken dik te drukken of een kleur te geven, kun je aangeven dat deze
op het kritische pad liggen.
§4.6: Bijstellen van een planning:
Een planning is dynamisch; dat wil zeggen dat er van af geweken kan worden. Bij grote
afwijkingen zullen er aanpassingen nodig zijn die door iedereen goed gekeurd moeten
worden.
§4.7: Welke activiteit zijn nodig?
Om er achter te komen welke activiteiten nodig zijn, moet je naast zelf zo veel mogelijk
bedenken, literatuur raadplegen, overleggen met de projectleden, een ervaren projectleider
interviewen, overleggen met de opdrachtgever of een WBS (Work Breakdown Structure)
Samenvatting ‘ Project Management – R. Grit’ door Rick Hendriks
§4.2: Begrippen:
Doorlooptijd is de periode waarover je een taak mag doen, bijvoorbeeld een periode van
een week. De tijd die je er in uren daadwerkelijk actief mee bezig bent noem je de
benodigde werktijd.
Een mijlpaal is een tussenproduct dat tijdens het project ontstaat. Deze zijn gemakkelijk om
je planning mee af te bakenen.
Een speciale activiteit is de afhankelijke activiteit: deze kan pas worden uitgevoerd als een
andere activiteit is volbracht. Een andere is de kritische activiteit: als de doorlooptijd van
deze activiteit verandert, heeft dat invloed op de eindtijd van het gehele project. Als er
meerdere kritische activiteiten na elkaar hebt, spreek je van het kritische pad. Alles wat daar
niet toe behoort, behoort tot activiteiten met speling.
Termijn die bij de planning horen zijn ASAP (As Soon As Possible) en ALAP (As Late As
Possible).
Bij het plannen heb je verder bronnen nodig (resources) en een planningtechniek. We
kennen er twee: strokenplanning en netwerkplanning.
4
Samenvatting ‘ Project Management – R. Grit’ door Rick Hendriks
maken. Een Work Breakdown Structure is een overzicht waarbij je proces in steeds kleinere
onderdelen onderverdeelt.
5
Hfst 5: Maken van een plan van aanpak:
§5.1: Plan van aanpak:
Het PVA (Plan van Aanpak) wordt ook wel projectplan of basisdocument genoemd. De
planning is van de onderdelen van het plan van aanpak. Wat er in ieder geval aan de orde
moet komen is in de volgende paragraven per hoofdstuk aangegeven.
§5.3: Achtergronden:
Hierin geef je aan buitenstaanders aan hoe het project en de organisatie in elkaar zitten. Je
geeft de naam van het project, de opdrachtgever, de opdrachtnemer en stakeholders:
belang hebbenden bij het project.
§5.4: Projectopdracht:
Hierin staat het resultaat van het project centraal. Bij een onderzoek kan dit ook een
probleemstelling zijn die moet worden opgelost.
§5.5: Projectactiviteiten:
Beschrijf zo precies mogelijk welke activiteiten er allemaal moeten plaats vinden. Daarbij
horen ook de voorbereidende werkzaamheden die al voor het maken van het plan van
aanpak al hebben plaatsgevonden.
§5.7: Producten:
De producten die je gaat leveren, zijn meestal de mijlpalen. Het kunnen echte producten
zijn, maar ook rapporten, verslagen of gebeurtenissen.
§5.8: Kwaliteitsbewaking:
Een goede manier om de kwaliteit te bewaken is door een proefresultaat te presenteren aan
de opdrachtgever. Verder kunnen er ook tussentijdse controles plaatsvinden.
§5.9: Beschrijving van de projectorganisatie:
De belangrijkste functies binnen de organisatie zijn de projectleider, secretaris, adviseur,
werkgroepleiders en de projectleden. Van allen moeten gegevens beschikbaar zijn: over
adressen, telefoonnummers, e-mailadressen, dagen van beschikbaarheid, bevoegdheden en
hoe deze persoon rapporteert.
Op grote projecten kan veel weerstand komen. Het is van belang dat het project daarom
naar de buitenwereld toe ‘verkocht’ wordt. Hiervoor moet de afdeling Public Relations
zorgen.
Samenvatting ‘ Project Management – R. Grit’ door Rick Hendriks
§5.6: Projectgrenzen en randvoorwaarden:
Om een project goed af te bakenen moet je aangeven van welke activiteiten die ‘op de
grens’ van het project liggen je wel, en welke je niet uitvoert. De belangrijkste
randvoorwaarden zijn de tijdsperiode en het budget dat gebruikt kan worden.
6
§5.10: Planning:
Zie Hfst. 4
§5.11: Kosten-/batenoverzicht:
Een project is alleen zinvol als de baten (opbrengsten) groter zijn dan de kosten. De grootste
kosten posten voor een project zijn meestal: mensuren, kosten voor hulpmiddelen, en
exploitatiekosten: kosten na uitvoering van het project. Daarnaast heb je vaak ook nog
onvoorziene uitgaven.
De belangrijkste inkomsten zijn: besparingen op personeel en materiaal na uitvoering van
het project, meer inkomsten door betere kwaliteit, service of personeel en eventueel de
verkoop van een product.
§5.12: Risicoanalyse:
Bij een project zijn er verschillende risico’s, zowel intern (deadlines, onvoldoende kennis,
ongeschikte leider, etc.) als extern (onvoldoende besluitvorming, afhankelijkheid van andere
projecten, wijzigingen in de groepssamenstelling)
§5.14: Projectarchief:
Het is een slim om een archief aan te leggen met alle documenten die van belang zijn voor
het project. Hierbij kun je een onderscheid maken tussen:
- Projectdossier: Dit bevat alle onderdelen die met de organisatie en beheersing
van het project te maken, zoals het logboek en planningen.
- Systeemdossier: Dit bevat alle onderdelen die te maken hebben met de
inhoudelijke informatie van het project, zoals verslagen,
adviezen en ontwerpen.
§5.15: Andere projectmanagementmethoden:
Veel bedrijven hebben hun eigen manier om projecten aan te pakken. Zo is bijvoorbeeld het
Prince II-projectmanagement ontwikkeld door de Britse overheid. Prince is de afkorting voor
PRoject IN Controlled Envornments. Het project wordt in fase verdeeld en na elke fase wordt
er teruggekeken in hoeverre de fase overeenkomt met het oorspronkelijke doel van het
project. Na elke fase wordt opnieuw bekeken hoe de volgende fase precies wordt ingevuld.
De naam voor hun speciale vorm van het plan van aanpak is het PID: Project Initation
Document.
Samenvatting ‘ Project Management – R. Grit’ door Rick Hendriks
§5.13: Plan van aanpak opstellen:
Naast de vaste hoofdstukken komt er natuurlijk een titelpagina en inhoudsopgave. Als het
plan af is kun je een afspraak maken om de inhoud te bespreken met je opdrachtgever.
7
Hfst 9: Een rapport schrijven:
§9.1: Voorbereiding van het rapport:
Aandachtspunten bij het opstelen van een rapport zijn: onderwerp, doel, lezer, indeling, layout en hulpmiddelen.
§9.2: Uitvoering van het rapport:
Belangrijk is om te weten wanneer het rapport af moet zijn. Een planning is daarom weer
heel belangrijk. Hierbij moet je uit gaan van 4 stappen die nodig zijn om een rapport te
schrijven:
- materiaal verzamelen
- materiaal ordenen: vaak eerst goede informatie uit zoeken (eerste schema) en
daarna pas ordenen per hoofdstuk (tweede schema)
- rapport schrijven
- rapport controleren
§9.4: Hoofdtekst en nawerk van het rapport:
Normaal gesproken bevat de inhoud van een rapport een aantal punten: situatieschets,
doelstelling, probleemstelling, korte beschrijving gevolgde werkwijze, het onderzoek, de
resultaten, aanbevelingen, een literatuurlijst en eventuele bijlagen.
Samenvatting ‘ Project Management – R. Grit’ door Rick Hendriks
§9.3: Indeling van het rapport:
Het is aan te raden voor een rapport in ieder geval een voorblad, inhoudsopgave, eventueel
een voorwoord en ter afsluiting een samenvatting te schrijven.
8