Logical Framework Planning, Methode voor doelgericht

Logical Framework Planning,
Methode voor doelgericht plannen
Groen voor maatschappelijk effect
Geel voor hoofddoelstelling
Rood voor resultaten
Wit voor activiteiten
Blauw voor externe factoren
1.
Inleiding
Logical framework planning is een methode die recentelijk (2005 en 2006) gebruikt is bij
het maken van de bestuurlijke jaarplannen voor de Bestuursdienst Amsterdam (BDA).
Per resultaatgebied (bijvooreeld Openbare Orde en Veiligheid) werden de bestaande
jaarplannen getoetst op logica en consistentie met behulp van het Logisch kader (logical
Framework). In een workshop van 1 dagdeel werden de cruciale delen van het bestaande
jaarplan vertaald naar de verschillende elementen van het logisch kader. Vervolgens werd
geidentificeerd in hoeverre dit logisch kader een werkbaar stramien is voor het maken van
de toekomstige jaarplannen. De deelnemers aan de verschillende workshops waren de
trekkers van de resultaatgebieden de toets en advies teams en de vertegenwoordigers
van de betrokken diensten en bedrijven.
Hieronder volgt een beschrijving van de verschillende elementen van het Logisch kader
met tot slot een eenvoudig voorbeeld die alle elementen kort beschrijft.
Door het gebruik van indicatoren op alle niveaus kan het logical framework ingezet
worden voor de monitoring. De structuur van de matrix zorgt bovendien voor een ideaal
hulpmiddel bij het schrijven van voortgangsrapportages.
Vanuit het logical framework kunnen weer andere instrumenten zoals een gedetailleerd
budget, verdeling van verantwoordelijkheden, tijdspad voor implementatie en een
monitoringplan opgesteld worden.
ref:Logical Framework Planning.doc Bart van Halteren
Page 1 (11)
www.mdf.nl
Het logical framework is een instrument dat in de hele planningscyclus gebruikt kan
worden. Bij de planning is het een effectief instrument om op een participatieve wijze met
alle betrokken partijen problemen te identificeren en te analyseren en een concreet en
realistisch plan voor te bereiden voor het oplossen van die problemen.
© MDF Indochina copyright 2008
De methode bestaat uit een analytisch proces en een manier om de resultaten van dat
proces te presenteren. Op een systematische en logische manier worden de
doelstellingen van een plan en hun onderlinge samenhang bepaald.
www.mdf.nl
© MDF Indochina copyright 2008
Zoals elk instrument heeft ook het logical framework zijn beperkingen. Het is een heel
goed instrument om de planning en implementatie te verbeteren, maar andere factoren
zijn medeverantwoordelijk voor het succes.
ref:Logical Framework Planning.doc Bart van Halteren
Page 2 (11)
Figuur 1: Elementen van een succesvol plan
Goede planning
Plan gaat in op de
echte poblemen
Competent en
gemotiveerd projectteam
Succesvol
plan
Betrokken partijen
komen afspraken
Capaciteit van de
organisatie is voldoende
Andere factoren
1.2. Beschrijving van het logical framework
Maatschappelijk
effect
Indicatoren
Informatiebron
nen
Hoofddoelstelling
Indicatoren
Informatiebron
nen
Externe
factoren
Resultaten
Indicatoren
Informatiebron
nen
Externe
factoren
Activiteiten
Middelen
Kosten
Externe
factoren
© MDF Indochina copyright 2008
Figuur 5: Logical framework matrix
ref:Logical Framework Planning.doc Bart van Halteren
www.mdf.nl
Randvoorwaarden
Page 3 (11)
Eerste kolom: Interventielogica
Maatschappelijk effect : Hoger gelegen doelen waaraan het plan een bijdrage levert.
Andere projecten en activiteiten zullen tevens een bijdrage leveren aan deze hoger
gelegen doelen.
Hoofddoelstelling : Doelstelling die bij het einde van de planningsperiode gerealiseerd
moet zijn. Geeft gebruik van resultaten door doelgroepen aan. Het gaat hier om duurzame
voordelen voor de doelgroepen. De Hoofddoelstelling is het zwaartepunt aan. Hier moet
duidelijk tot uiting komen wat de voordelen zijn voor de doelgroep. Het mag geen
beschrijving zijn van diensten die verschaft worden, maar het gebruik van die diensten
door de doelgroep moet duidelijk gemaakt worden.
Resultaten : Producten of diensten die geleverd worden.
Activiteiten : de activiteiten die in de planningsperiode worden uitgevoerd.
Tweede kolom: Indicatoren
In de tweede kolom staan de indicatoren. De indicatoren beschrijven hoe we
maatschappelijke effecten, hoofddoelstelling, en resultaten willen bereiken in termen van
kwantiteit, kwaliteit, doelgroep, plaats en tijd. In feite zijn de indicatoren nauwkeurige
definities de doelstellingen hierarchie.
De middelen die nodig zijn om de activiteiten uit te voeren worden in de vierde rij gezet,
naast de activiteiten uit de eerste kolom.
Derde kolom: Informatiebronnen
In de derde kolom staan de informatiebronnen. De informatiebronnen geven aan waar en
op welke manier de informatie gevonden kan worden die aangeeft of de doelstellingen en
resultaten behaald zijn.
In de vierde kolom staan de externe factoren die buiten de directe controle van het
management vallen, maar cruciaal zijn voor het realiseren van de activiteiten, resultaten,
hoofddoelstelling en maatschappelijke effecten.
Soms zijn er randvoorwaarden waaraan moet worden voldaan voordat een plan kan
worden uitgevoerd. Deze randvoorwaarden worden helemaal onderin de vierde kolom
geplaatst.
ref:Logical Framework Planning.doc Bart van Halteren
Page 4 (11)
www.mdf.nl
Vierde kolom: Externe factoren
© MDF Indochina copyright 2008
De kosten van middelen en de financieringsbronnen worden in de vierde rij gezet, naast
de activiteiten uit de eerste kolom en de middelen uit de tweede kolom.
1.3
Interventielogica
In de eerste kolom staat de interventielogica, de basis voor het plan.
figuur 6: interventielogica
Hoger gelegen doelen
waaraan programma/
plan bijdrage levert
Maatschappelijke
effecten
↑
Doelstelling die bij einde
plan gerealiseerd moet
zijn. Geeft gebruik van
planresultaten door
doelgroepen aan
Producten (outputs) of
diensten die door uitvoering van plan
geleverd worden
Hoofddoelstelling
↑
Resultaten
↑
Activiteiten zoals
in plan
worden uitgevoerd
Activiteiten
←
Middelen
Middelen die nodig zijn
voor uitvoer van activiteiten
1.4. Externe factoren
Externe factoren kunnen worden geïdentificeerd door brainstormen, maar kunnen ook
deels uit de doelstellingenboom gehaald worden. Clusters die niet gekozen worden in de
interventielogica, maar die wel noodzakelijk zijn voor het behalen van hoger gelegen
doelen worden in het logical framework als externe factor opgenomen.
www.mdf.nl
In het logical framework worden de externe factoren in de vierde kolom weergegeven:
© MDF Indochina copyright 2008
Bij de uitvoering van een plan heb je altijd te maken met externe factoren. Externe
factoren hebben vaak een belangrijke invloed op het succes van een plan en daarom
moeten we er rekening mee houden. Externe factoren kunnen het bereiken van resultaten
en hoger gelegen doelen beïnvloeden of zelfs bepalen. Daarom moet je al bij de planning
deze externe factoren identificeren en hun waarschijnlijke invloed bepalen. Het gaat er om
te bepalen welke van die externe factoren een aanzienlijke invloed hebben op de
realisatie van het project, maar waar het management zelf geen directe invloed op kan
uitoefenen.
ref:Logical Framework Planning.doc Bart van Halteren
Page 5 (11)
figuur 7: relatie interventielogica – externe factoren
Maatsch. effecten
hoofddoelst.
externe factoren/
condities
Resultaten
externe factoren/
condities
Activiteiten
externe factoren/
condities
randvoorwaarden
Het diagram moet als volgt gelezen worden:
• als er aan de randvoorwaarden is voldaan kunnen de activiteiten beginnen
• als de activiteiten uitgevoerd zijn, en de condities op dit niveau vervuld zijn, zullen er
resultaten komen
• de resultaten en de vervulling van de condities op dit niveau zullen de
hoofddoelstelling tot stand brengen
• als hoofddoelstelling en de condities op dit niveau volbracht zijn zal het
Maatschappelijk effect worden bereikt
www.mdf.nl
Als je de procedure van dit schema volgt geeft de eerste vraag aan of de externe factor
belangrijk is om een hoger gelegen doelstelling te bereiken. De externe factor kan dan
weggelaten worden als dit niet het geval is of nader onderzocht of aan de conditie voldaan
kan worden buiten het plan om. Als dat zeker het geval is hoeft deze externe factor niet
opgenomen te worden in het logical framework. Als er waarschijnlijk wel aan de conditie
voldaan zal worden moet die als externe factor opgenomen worden in kolom 4 van het
logical framework. Als het onwaarschijnlijk is dat aan de conditie voldaan zal worden moet
nagegaan worden of het plan hier invloed op kan uitoefenen en moet de externe factor
overgezet worden naar het plan (kolom 1). Als het plan er geen invloed op kan uitoefenen
noemen we deze conditie een “killer assumption”, dat wil zeggen dat het plan ten dode
opgeschreven is omdat niet aan deze conditie voldaan kan worden. De opzet van het plan
moet dan veranderd worden of het plan moet verworpen worden.
© MDF Indochina copyright 2008
De beslissing of een doelstelling in kolom 1 of kolom 4 geplaatst moet worden kan worden
bepaald met behulp van een schema.
ref:Logical Framework Planning.doc Bart van Halteren
Page 6 (11)
Figuur 8: Beoordeling van externe factoren
Is de externe factor belangrijk?
JA
NEE
Is het waarschijnlijk dat de
externe factor wordt
gerealiseerd?
zeer waarschijnlijk
niet opnemen
in LF
waarschijnlijk
opnemen als
externe factor in LF
niet opnemen
in LF
onwaarschijnlijk
kan de externe factor binnen
het project gebracht worden?
JA
Pas het projectontwerp aan
en voeg resultaten en/of
activiteiten toe
NEE
KILLER ASSUMPTION
Project is niet haalbaar en
dient te worden aangepast of
geheel te worden ingetrokken
1.5. Duurzaamheidfactoren
In het logical framework hebben we reeds de eerste en de vierde kolom ingevuld. We
gaan nu verder met vragen omtrent de duurzaamheid van een plan. Het antwoord op
deze vragen kan leiden tot drie soorten veranderingen: de interventielogica (kolom 1)
wordt veranderd door resultaten en/of activiteiten toe te voegen ; externe factoren (kolom
ref:Logical Framework Planning.doc Bart van Halteren
Page 7 (11)
www.mdf.nl
Belangrijke factoren kunnen onder andere zijn:
politieke steun: adequate politieke steun van de competente autoriteiten kan worden
verwacht
geschikte technologie: de technologie is geschikt voor de lokale condities
milieu protectie: het plan zal geen negatieve effecten hebben op het milieu
sociaal-culturele aspecten (inclusief gender en diversiteit)
institutionele en management capaciteit: organisaties die het plan implementeren
kunnen voldoende follow-up leveren
economisch en financieel
© MDF Indochina copyright 2008
Voordat de uitvoering opgestart wordt kun je het controleren op duurzaamheid. Een plan
kan duurzaam genoemd worden als het voordelen aan de doelgroep kan bieden die voor
een lange periode van kracht blijven nadat het plan is voltooid.
Afhankelijk van de aard van een plan kun je factoren voor duurzaamheid benoemen.
4) worden toegevoegd; nader onderzoek wordt gepland opdat er nieuwe voorstellen
kunnen komen voor activiteiten, resultaten en/of externe factoren.
1.6. Indicatoren
Door middel van indicatoren kunnen we de interventielogica uit kolom 1 operationaliseren.
Indicatoren beschrijven de maatschappelijke effecten, hoofddoelstelling en resultaten in
termen van kwaliteit, kwantiteit, doelgroepen, plaats en tijd. Als de indicatoren goed
geformuleerd zijn geven ze een toereikend beeld van de situatie en zijn ze meetbaar op
een consistente manier en tegen acceptabele kosten.
Indicatoren stellen ons in staat om de levensvatbaarheid en de duurzaamheid van het
doelstelling en de resultaten te controleren en de voortgang van het plan te monitoren.
In het logical framework worden de indicatoren ingevuld in de tweede kolom.
Indicatoren worden geformuleerd voor de resultaten, de hoofddoelstelling, en soms ook
voor de maatschappelijke effecten. De indicator is een specificatie van een doelstelling in
termen van:
-
kwaliteit
kwantiteit
-
plaats
doelgroep
tijd
: wat ga je meten (de variabele)?
: met welke waarde moet de variabele aan het eind van het plan
zijn toe- of afgenomen?
: waar ga je meten?
: op wie richt je de meting?
: wanneer moet het doel bereikt zijn?
Indicatoren moeten smart zijn:
specifiek
meetbaar
afgesproken
relevant
tijdsgebonden
Het is goed mogelijk dat er meerdere indicatoren per doelstelling nodig zijn om zo secuur
mogelijk het bereiken ervan te meten.
Informatiebronnen zijn documenten, rapporten en andere bronnen die informatie
verschaffen en een mogelijkheid bieden om te oordelen over de voortgang van het plan.
De voortgang kan gemeten worden aan de hand van de indicatoren die opgesteld zijn
voor de doelen en resultaten.
Informatiebronnen moeten beschreven worden om er zeker van te zijn dat er voldoende
informatie ingewonnen kan worden voor de indicatoren. Als de informatiebronnen buiten
het plan verkregen kunnen worden moeten er, indien nodig, voorzieningen getroffen
worden voor betaling van deze informatie. Als binnen het plan de informatie gehaald moet
worden dan moeten er in het logical framework activiteiten opgenomen worden om de
gewenste data te verzamelen.
ref:Logical Framework Planning.doc Bart van Halteren
Page 8 (11)
www.mdf.nl
1.7. Informatiebronnen
© MDF Indochina copyright 2008
Plaats de indicatoren in de tweede kolom van de matrix.
1.8. Middelen en kosten
Om het logical framework volledig in te kunnen volgen rest ons nog in rij vier de middelen
(kolom 2) en de kosten voor de middelen (kolom 3) in te vullen. De middelen zijn de inputs
die nodig zijn voor de uitvoering van de geplande activiteiten en het management van het
plan.
Er zijn drie soorten middelen: personele, fysieke en financiële. De laatste betreft dan de
kosten voor het verwerven van de eerste twee typen. Een uitzondering hierop betreft de
inzet van financiële producten, zoals bijvoorbeeld een kredietfonds; deze kunnen worden
aangemerkt als fysieke middelen.
Kosten zijn de financiële vertaling van de geïdentificeerde personele en fysieke middelen.
De activiteiten moeten voldoende uitgewerkt zijn om de benodigde middelen te kunnen
inschatten.
1.9. Eindcontrole
Het hele logical framework is nu ingevuld. Het kan nog een laatste keer gecontroleerd
worden om onder andere na te gaan of:
•
de verticale logica compleet en nauwgezet is, aandachtspunten hierbij:
•
•
•
•
•
•
•
•
indicatoren en informatiebronnen toegankelijk en betrouwbaar zijn
de randvoorwaarden realistisch zijn
de externe factoren realistisch en volledig zijn
de risico’s acceptabel zijn
de waarschijnlijkheid van succes groot is
rekening is gehouden met duurzaamheidfactoren
de voordelen opwegen tegen de kosten
nader onderzoek gewenst is
www.mdf.nl
Als er veel vraagtekens in het logical framework staan kan een haalbaarheidsonderzoek
gewenst zijn.
© MDF Indochina copyright 2008
• is het gat tussen de maatschappelijke effecten en de hoofddoelstelling niet te groot?
• geeft de hoofddoelstelling duidelijk het gebruik van de resultaten door de doelgroep
weer (met andere woorden, is het meer dan de som der resultaten)?
• zijn alle genoemde activiteiten inderdaad nodig om de gewenste resultaten te
behalen?
• zijn alle genoemde resultaten inderdaad nodig om de hoofddoelstelling te bereiken?
• is de verticale logica compleet, d.w.z. zal het uitvoeren van alle activiteiten en het
behalen van alle resultaten inderdaad leiden tot het bereiken van hoofddoelstelling
of ontbreken er activiteiten en/of resultaten?
ref:Logical Framework Planning.doc Bart van Halteren
Page 9 (11)
Figuur 9: Logical framework
Aantal buspassagiers
is toegenomen
Indicator
Informatiebron
Aantal betalende
passagiers op alle
stadslijnen, incl de
buitenwijken is
tussen 01-01-02 en
01-01-05 toegenomen met 30%
Statistieken
centrale
administratie
LoekaNet
2. Chauffeurs
volgen dienstregeling
3. Chauffeurs
gedragen zich
klantvriendelijk
Aantal bussen dat
jaarlijkse keuring
haalt is tussen 2002
en 2005 toegenomen
van 10% tot 70%
Aantal bussen dat
> 5 minuten te laat
bij een halte
aankomt is in 2005
maximaal 5%
Aantal
geregistreerde
klachten over gedrag
van chauffeurs is
tussen 2002 en
2005 afgenomen
met 80%.
Keuringsrapportage
garage
Statistieken
centrale
administratie
LoekaNet
Statistieken
centrale
administratie
LoekaNet
1.1 Monteurs
opleiden
2.1 Behoeften van
consument
onderzoeken
2.2 Dienstregeling
aanpassen
3.1 Introduceren
van een bonussysteem
3.2 Verbeteren van
werkomstandigheden
3.3 Meer ervaren
chauffeurs
werven
3.4 Chauffeurs
trainen
DOELSTELLING
1.
RESULTATEN
INDICATOREN:
INFORMATIEBRON:
ACTIVITEITEN
Bussen verkeren
in goede staat
1.2. Onderhoudsgereedschap
vervangen
1.2 Oudste bussen
door nieuwe
vervangen
Middelen
KOSTEN
ref:Logical Framework Planning.doc Bart van Halteren
2.3 Verspreiden
van dienstregeling
2.4 Chauffeurs
trainen
AANNAMES
Ð
Salarissen bij
busonderneming
stijgen komende 3
jaar max. 3% per
jaar
Trek van
platteland naar
stad groeit niet
harder dan 2%
Prijsverhoging van
5% doorgevoerd en
geaccepteerd door
consument.
Schoonmaakbedrijf Cleanex
houdt interieur
bussen beter
schoon.
Wegen zijn
gerepareerd.
Chauffeurs zijn
gemotiveerd voor
training.
RANDVOORWAARDEN
Overeenstemming
met gemeente over
vergunningen en
prijsverhoging.
Page 10 (11)
© MDF Indochina copyright 2008
PROJECT-
Verkeersopstoppingen in stad zijn
afgenomen
www.mdf.nl
Maatschappelijk
effect
Inkomsten van
busonderneming zijn
gestegen
2.
Plannen op verschillende nivo’s
Logical frameworks kunnen met elkaar in verbinding gebracht worden. Zo kun je een
logical framework maken voor een programma. Dit logical framework is dan de
hoofdmatrix, binnen deze hoofdmatrix kunnen de onderdelen (projecten) dan weer
gedetailleerd uitgewerkt worden in sub-logical frameworks. Ga je uit van een project, dan
kan ook dat project weer ingedeeld worden in projectonderdelen. Voor elk onderdeel kun
je ook weer een logical framework maken.
Figuur 10: Relatie programma – projecten - projectonderdelen
⇒
Project
Projectdoel
→
Globaal doel
Resultaten
→
Activiteiten
→
Programma
⇒
Projectonderdeel
Projectdoel
→
Globaal doel
Resultaten
→
Projectdoel
Activiteiten
→
Resultaten
Globaal doel
Het projectdoel van het hele programma wordt het globale doel voor het project, elk
resultaat van het programma wordt een projectdoel van een van de projecten die onder
het programma vallen. Grotere activiteiten die in het programma genoemd worden
resultaten in een van de projecten. Voor het logical framework van een project moeten
dan weer nieuwe activiteiten geformuleerd worden.
Door een programma op deze manier onder te verdelen wordt goed de samenhang
tussen de verschillende componenten aangetoond. Elke component kan op deze manier
meer gedetailleerd uitgewerkt worden.
ref:Logical Framework Planning.doc Bart van Halteren
www.mdf.nl
Het logical framework voor het hele programma kan ook gebruikt worden om aan te
geven wie verantwoordelijk zijn voor elk onderdeel. Per onderdeel kan ook het
tijdsschema aangegeven worden.
© MDF Indochina copyright 2008
Activiteiten
Page 11 (11)