De Projectcyclus De Projectcyclus

De Projectcyclus
De Projectcyclus
1.
Inleiding
Een van de belangrijkste eigenschappen
van een project is dat zij altijd tijdig zijn;
ieder project kent een begin en kent een
eind.
Daarbij is het zo dat ieder project een
aantal levensfasen kent, die voor ieder
project dezelfde zijn. Dit wordt beschreven
in de projectcyclus.
Beleid
Eind
Evaluatie
Identificatie
Uitvoering
Formuleren
De projectcyclus bestaat uit zes
verschillende fasen (zie figuur 1).
In elke fase vinden specifieke activiteiten
plaats. Door een heldere fasering is het ook
makkelijker om verantwoordelijkheden per
fase weer te geven. Bovendien helpt een
fasering er ook bij om een aantal
belangrijke beslismoment aan te kunnen
geven.
De projectcyclus structureert en
vergemakkelijkt het management van een
project.
Contract/
Draagvlak
12110.014
Figuur 1 De fasen van de projectcyclus
2.1 Beleid
De eerste fase heeft betrekking op het beleid waarbinnen een project moet passen.
Iedere organisatie heeft een bepaald beleid, een lijn die ze wil volgen en waar ze over
een aantal jaren als organisatie wil staan. De projecten die de organisatie uitvoert of
steunt moeten daar wel binnen passen. Organisaties geven alleen steun aan een project
als de uitvoering daarvan bijdraagt aan het realiseren van het beleid.
Beleid vind je terug in specifieke documenten. Je kunt denken aan statuten van een
organisatie, wetten in partnerlanden en beleidsdocumenten (tegenwoordig vaak op
websites terug te vinden).
Beleid kan vertaald zijn in de missie of visie van een organisatie. Een beleid moet in
principe duidelijk omschrijven waar de organisatie voor staat en welke keuzen het heeft
gemaakt.
ref:(MP00009688) AN
Page 1 (3)
 MDF copyright 2012
De fasen
www.mdf.nl
2.
Monitoring
Mid-term evaluatie
De Projectcyclus
Het beleid van de volgende organisaties zijn i.e.g. van belang:
- de uitvoerende organisatie,
- de subsidiërende organisatie,
- de partnerorganisatie,
- de (lokale) overheid.
Het project moet binnen hun beleid passen wil het steun krijgen. Neem bijvoorbeeld het
initiatief om een school op te zetten in een dorp in Ghana. De school zal moeten voldoen
aan en passen binnen het onderwijsbeleid van Ghana.
Maar het moet ook passen in het beleid van de Nederlandse ondersteunende organisatie.
Bijvoorbeeld; een organisatie in Nederland kan het beleid hebben de achterstandpositie
van vrouwen in ontwikkelingslanden te willen verbeteren.
2.2 Identificatie
In de identificatiefase staat het probleem of de wens waaraan het project wil
beantwoorden centraal. Een project komt nooit ‘uit de lucht’ vallen. Vaak is het zo dat
iemand een idee heeft voor een project of tegen een bepaald probleem is aangelopen.
Het uitvoeren van een project doe je altijd om een bepaald probleem op te lossen of een
wens in te vullen. Je wilt graag een situatie verbeteren. Het is daarom erg belangrijk in
deze fase het echte probleem wat het project moet omzetten goed te begrijpen. De valkuil
waarin velen vallen is direct naar de oplossingen te grijpen. We willen immers het liefst
direct iets doen. Er zijn helaas al veel voorbeelden van projecten die mislukt zijn omdat
men in deze fase géén goede analyse van het probleem had gemaakt. Dit resulteerde in
een project dat het echte probleem niet aanpakte. Bijvoorbeeld het bouwen van een
school om kinderen naar school te kunnen laten gaan. De school bleef na de bouw leeg,
omdat niet het schoolgebouw ontbrak, maar het aanbod van leraren te kort was.
Aan het eind van deze fase ligt er een document waarin het gehele project tot in de
details beschreven staat. Dit document wordt in de praktijk vaak gebruik om geld van
donoren te krijgen.
2.4 Contract/draagvlak
In de contractfase wordt, na inhoudelijke goedkeuring van donateurs, de financiële
planning tot in detail uitgewerkt en beoordeeld. Aan het eind van deze fase wordt vaak
een overeenkomst getekend. Voor projecten in eigen beheer is dit de fase waarin het
ref:(MP00009688) AN
Page 2 (3)
www.mdf.nl
2.3 Formuleren
Dit is de fase waarin het doel van het project, dat tijdens de identificatiefase is vastgelegd
verder uit te werken. Het projectidee moet nu op papier komen en in detail worden
uitgewerkt. Dit houdt in dat het duidelijk moet worden welke resultaten het project wil
leveren en welke activiteiten daarvoor uitgevoerd worden. Nadat je weet welke activiteiten
je gaat ondernemen moet je bepalen wie dat gaat doen, wanneer, met welke middelen en
wat dat kost (mens en organisatie, tijd, middelen en geld).
 MDF copyright 2012
Een probleem kent nooit een kant en wordt nooit door iedereen op dezelfde manier
ervaren, daarom is het belangrijk in deze fase gesprekken te hebben met alle betrokken
partijen om het doel van het project (dus dat wat het project moet veranderen) duidelijk te
krijgen.
De Projectcyclus
gedetailleerde projectvoorstel met financiële onderbouwing ter goedkeuring wordt
voorgelegd aan bijvoorbeeld het bestuur.
Dit is ook de fase waarin draagvlak voor het project wordt gecreëerd. Verschillende
betrokkenen committeren zich aan de uitvoer van het project en nemen hun
verantwoordelijkheid.
2.5 Uitvoering en monitoring
In deze fase start de praktische uitvoering van het project. Het is belangrijk om meteen
vanaf de eerste dag de voortgang van het project te monitoren om te kijken en volgen of
de projectdoelen ook daadwerkelijk gehaald worden. Dit betekent dat de doelen zo helder
mogelijk geformuleerd dienen te worden in de startfase.
Projectdoelen worden vaak vertaald in indicatoren of succesfactoren. Succesfactoren zijn
meetbare resultaten. Een goede monitoring van het project maakt het mogelijk het project
bij te sturen als er wijzigingen of zich problemen voordoen.
Bij de uitvoering van het project moeten de verantwoordelijkheden en taken van de
uitvoerders duidelijk zijn. Veel problemen over verantwoordelijkheden en taken kunnen
voorkomen worden wanneer deze duidelijk omschreven staan in bijvoorbeeld het
projectplan.
2.6 Evaluatie
In de laatste fase wordt het project geëvalueerd; de uiteindelijke resultaten van het project
worden vergeleken met de geplande resultaten.
Evaluaties zijn erg belangrijk voor het verzamelen van inhoudelijk informatie over wat er
wel en niet goed heeft gewerkt in het project. Deze informatie is bijvoorbeeld erg nuttig
wanneer men een ander project wil starten. De uitkomsten van de evaluatie kunnen dan
weer als input dienen voor het vervolg-project. Gemaakte fouten kunnen zo voorkomen
worden. Activiteiten die erg goede resultaten hebben opgeleverd in het project kunnen
wellicht in een volgend project worden overgenomen of worden voortgezet in een ander
project.
www.mdf.nl
 MDF copyright 2012
Een evaluatie is enerzijds een controle, maar moet vooral een lerende functie hebben
voor het project.
ref:(MP00009688) AN
Page 3 (3)