Op de radar

OP DE RADAR!!!
Informatievoorziening bij de AFM
Presentatie Heterdaadsessie
5 juni 2012
Edwin Driessen en Reny Koedijk
Winnaar Mailprofsaward 2011
Wat vond de vakjury:
“De winnende organisatie is reeds een aantal jaren bezig en is daardoor verder in zijn
ontwikkeling. De AFM onderscheidt zich door een zeer gestructureerde aanpak,
waarbij goed aansluiting is gezocht bij ontwikkelingen in de rest van de
organisatie, waardoor ook het topmanagement van de organisatie het
veranderplan actief ondersteunt”
5 juni 2012 Presentatie Heterdaadsessie
Wat was de situatie 2-3 jaar geleden?
Waar liepen we tegenaan?
• Functioneel beheer Livelink lag bij Informatisering
• Sterke decentrale bevoegdheden; DIV was afhankelijk.
• Opnieuw innemen van /zoeken naar onze plek
• Weinig zelfvertrouwen en zichtbaarheid
• Verleden en eerdere gebeurtenissen
• Veredelde postkamer
• Gebrek aan opgeleide mensen
• Geen kwestie van niet willen maar niet kunnen
• Medewerkers AFM (nog) niet voldoende gewend aan digitaal werken.
5 juni 2012 Presentatie Heterdaadsessie
Team DIV kiest voor meedoen!!
1e stap naar verandering (2009-2010)
Samen, Slimmer, Strakker: Project Dossiervorming
– Volledige dossiers door kaderstellende richtlijnen voor toezichtafdelingen.
– Inrichting beheerorganisatie DIV
- Functioneel beheer Livelink
- Bewaking implementatie richtlijnen Dossiervorming
– Voldoen aan wet- en regelgeving o.a.
- Ontwerp Documentair Structuur Plan (DSP)
- Publicatie selectielijsten (rechtsvoorganger STE en AFM)
5 juni 2012 Presentatie Heterdaadsessie
Team DIV kiest voor meedoen!!
1e stap naar verandering (2009-2010)
– AFM-brede uniforme standaard voor digitale en zaaksgewijze dossiervorming
- Ontwerp van de Zaaktypecatalogus (ZTC)
– In dienst nemen van capabele medewerkers en dus ook afscheid nemen.
– Functioneel beheer en eigenaarschap DMS
– Externe bronnen
5 juni 2012 Presentatie Heterdaadsessie
Meedoen is Veranderen!
2e stap naar verandering (2011 - 2012)
• Project Orde in Zaken
– Vervolg project Dossiervorming (Grote DIV-deelname)
– Heeft de volgende einddoelen:
- Herinrichting van Livelink;
- Inzet van SharePoint als werkomgeving;
- Inrichting van digitaal archiefbeheer.
- Inzet van een documentcreatietool
- Inzet van een informatieplattegrond
- Functioneel beheer Produkten en Dienstengids
-Herinrichting PDG op het intranet
5 juni 2012 Presentatie Heterdaadsessie
Toekomstprognose
-Verschuiving van rollen en taken
-Minder uitvoering en meer beheer en beleid
bijvoorbeeld beheer van en advies over :
-Intranet
-Informatieplattegrond
-Documentgenerator
-Produkten –en dienstengids
-Team –en afdelingsite (mysites)
-Wiki
-Social Media toepassingen
-Beheer en archivering
-Digitale dossiervorming
-Ontsluiting en terugvindbaarheid van informatie
-Metadatering
-Recordmanagement
5 juni 2012 Presentatie Heterdaadsessie
Resultaat
*
•
•
•
•
•
•
•
•
Toezicht verandert dus ook de rol van DIV
Duidelijker onderscheid tussen uitvoering en beheer/advies
Van reactief naar actief
Van passief luisteren naar actief luisteren
Van adhoc naar beleid
Van volgend naar sturend
Van taak onvolwassenheid naar taakvolwassenheid
Continue groei van inzet digitale hulpmiddelen
Duidelijke meerwaarde voor AFM
5 juni 2012 Presentatie Heterdaadsessie
Welke ontwikkelingen zien jullie!
5 juni 2012 Presentatie Heterdaadsessie
VRAGEN?
5 juni 2012 Presentatie Heterdaadsessie