Beheer uw vaste activa en al uw afschrijvingen in SAP

Beheer uw vaste activa en al uw
afschrijvingen in SAP Business One
Bij veel bedrijven worden de vaste activa nog beheerd in uitgebreide Excelbestanden. Bij aanschaf
van een nieuw vast actief moet de boekhouder alle gegevens van het vast actief, aanschafwaarde,
levensduur et cetera, nauwkeurig inkloppen. Maandelijks wordt er, via ingewikkelde formules, in
Excel een afschrijvingsrun uitgevoerd en het resultaat hiervan wordt door middel van handmatige
journaalboekingen in SAP Business One verwerkt. De kans op fouten is groot en de controle en
rapportage mogelijkheden zijn beperkt. Daarom zit vanaf SAP Business One 9.0 de vaste activa
module standaard ingebouwd. Hiermee kunt u al uw vaste activa individueel beheren, met één druk
op de knop afschrijvingsruns uitvoeren en heeft u duidelijke rapporten en prognoses tot uw
beschikking.
Instellingen voor vaste activa
Als eerste moet u de module voor vaste activa inschakelen. Dit doet u via Beheer →
Systeeminstellingen → Bedrijfsdetails tabblad ‘Basisinitialisatie’:
De optie is hier grijs, want zodra deze eenmaal is geactiveerd, kan de module niet meer
uitgeschakeld worden.
Voordat we kunnen gaan werken met de vaste activa, moeten we nog enkele instellingen doorlopen:



8-3-17
Grootboekrekeningbepaling
Afschrijvingssoorten
Waarderingsgebieden
SAP Business One 9.0


Vasteactivaklassen
Attribuutgroepen
Deze instellingen lopen we één voor één door. U vindt ze via Beheer → Definitie → Financiële
boekhouding → Vaste activa:
Grootboekrekeningbepaling
Vaste activa van verschillende klassen (interieur, machines, auto’s e.d.) worden meestal op
verschillende grootboekrekeningen geboekt. Daarom kunt u voor iedere klasse een aparte
grootboekrekeningbepaling aanmaken. Hiermee wordt bij het activeren, afschrijven, verkopen of
buiten gebruik stellen van vaste activa automatisch op de juiste grootboekrekeningen geboekt:
Afschrijvingssoorten
In dit venster geeft u aan welke afschrijvingssoorten binnen uw bedrijf gebruikt worden (lineair naar
100%, lineair naar 10%, degressief, enz.) Ook geeft u hier onder andere aan of de waarde jaarlijks
moet worden afgerond, of verwerving en op- en afboeking vanaf de exacte aanschafdatum of per
begin of eind van de aanschafmaand moet plaatsvinden en de geldigheidsduur van de
afschrijvingssoort. In het tabblad berekening geeft u aan hoe de afschrijving berekend moet worden,
8-3-17
SAP Business One 9.0
afhankelijk van de gekozen afschrijvingssoort:
Waarderingsgebieden
In SAP Business One kunt u verschillende waarderingsgebieden gebruiken om de waarde van vaste
activa voor een bepaald doel weer te geven. Hierbij worden drie soorten waardering ondersteund:



Boeking in grootboek: het gebied voor het boeken van afschrijvingen van vaste activa in
grootboekrekeningen.
Afgeleid gebied: het afgeleide gebied van het hoofdwaarderingsgebied. Dit gebied gebruikt u
meestal als u buitengewone afschrijvingen uitvoert.
Extra gebied: een bijkomend gebied, naast de waarderingsgebieden voor boekingen. Met dit
gebied kunt u de effecten van verschillende waarderingsgebieden vergelijken. U kunt naast
de werkelijke berekening een extra waarderingsberekening uitvoeren voor een ander
waarderingsgebied. Deze parallelle berekening dient alleen ter informatie. Er wordt niets in
het grootboek geboekt
Bij het waarderingsgebied voor boeking in het grootboek, geeft u bovendien eventueel een afgeleid
waarderingsgebied op, of afschrijvingen op een aparte grootboekrekening geboekt worden of direct
op de balansrekening vaste activa en of winsten of verliezen bij afboeking wel of niet op een
8-3-17
SAP Business One 9.0
grootboekrekening geboekt moeten worden:
Vasteactivaklassen
Hier geeft u de verschillende vasteactivaklassen op, en de standaard grootboekrekeningbepaling,
afschrijvingsmethode en waarderingsgebied(en) die hieraan gekoppeld zijn. Ieder vast actief wordt
aan een klasse gekoppeld, maar de grootboekrekeningbepaling, afschrijvingsmethode en
waarderingsgebied(en) kunnen per vast actief nog wel gewijzigd worden:
Attribuutgroepen
U kunt verschillende attributen toewijzen aan vaste activa. Hiervoor maakt u eerst attribuutgroepen
aan, die u toewijst aan een vasteactivaklasse. Aan alle vaste activa in de betreffende klasse kunt u
vervolgens de attributen in de betreffende attribuutgroep toewijzen:
8-3-17
SAP Business One 9.0
Werken met vaste activa
Als alle instellingen zijn gedaan kunnen we gaan werken met de vaste activa. Deze module vindt u via
Financiële boekhouding → Vaste activa. We zullen hier alleen de belangrijkste functies en
rapportages toelichten:
8-3-17
SAP Business One 9.0
Stamgegevens vaste activa
Hier leggen we de gegevens van het vast actief vast, vergelijkbaar met artikelstamgegevens, zodat we
het vast actief kunnen gaan activeren. Hier kunt u onder andere een artikelomschrijving invullen,
eventueel een stukprijs. Als u het vast actief gaat inkopen moet het in ieder geval een inkoopartikel
zijn, als u het zelf produceert hoeft dit uiteraard niet. In het tabblad ‘Vaste activa’ legt u in ieder geval
de vasteactivaklasse vast. Bij het toevoegen van stamgegevens gebeurt er boekhoudkundig uiteraard
nog niks. De waarden die we hier zien zijn daarom 0. De velden zijn grijs, omdat we deze niet
handmatig kunnen aanpassen. Ze zijn het resultaat van transacties de we elders uitvoeren. Nadat we
een activering en afschrijving hebben gedaan, zullen we nogmaals kort kijken naar deze waarden:
Activering
Er zijn twee manieren om een vast actief te activeren; door het handmatig aanmaken van een
activeringsdocument (bijvoorbeeld voor een vast actief dat u zelf produceert) of door een
inkoopfactuur waarbij u het vast actief als artikel kiest. Hierdoor wordt automatisch een
activeringsdocument aangemaakt. In dit geval kiezen we ervoor om de nieuwe truck, die we als
8-3-17
SAP Business One 9.0
stamgegeven hebben aangemaakt, in te kopen bij een leverancier middels een inkoopfactuur:
Hierdoor wordt automatisch het volgende activeringsdocument aangemaakt, met de bijbehorende
journaalboeking:
8-3-17
SAP Business One 9.0
Daarnaast kunt u creditnota’s en verkoopfacturen gebruiken voor vaste activa, of deze transacties
handmatig boeken met een creditnota activering of een afboeking.
Afschrijvingen
U kunt uiteraard een handmatige afschrijving inboeken, maar één van de belangrijkste
functionaliteiten van de vaste activa module in SAP Business One is de Afschrijvingsrun. Hiermee
boekt u met enkele klikken periodiek al uw geplande afschrijvingen. In ons voorbeeld voeren we een
afschrijvingsrun uit voor de maand maart. Ook alle eventueel nog niet uitgevoerde geplande
afschrijvingen van eerdere maanden worden meegenomen, bijvoorbeeld omdat een vast actief is
geactiveerd nadat de vorige afschrijvingsrun is uitgevoerd. In het eerste scherm selecteert u de
periode en het waarderingsgebied waarvoor u de run wilt uitvoeren:
Door op preview te klikken, krijgen we te zien welke afschrijvingen het systeem zal gaan uitvoeren.
Deze afschrijvingen zijn gegroepeerd per klasse, want voor iedere vasteactivaklasse zal één
journaalboeking gemaakt worden. Alle afschrijvingen zijn wel individueel te bekijken. Hier kunt u de
boekingsdatum aanpassen, standaard is dit de laatste dag van de gekozen maand, en een opmerking
8-3-17
SAP Business One 9.0
toevoegen aan de journaalboekingen:
Nu we de truck hebben geactiveerd en een eerste afschrijving hebben gedaan, kijken we nogmaals
naar de stamgegevens van het vast actief, onder het tabblad ‘Vaste activa’. We zien hier nu de
waardes over het jaar 2017; de aanschafwaarde, restboekwaarde aan het eind van het jaar, totale
geplande afschrijving in dit jaar en eventuele andere transacties die zijn uitgevoerd:
In de overige sub tabbladen zien we meer gedetailleerde overzichten op het gebied van de
vasteactivawaarde, geplande en geboekte afschrijvingen, kostenadministratie en attributen.
Boekjaarwisseling
Na afloop van ieder jaar moet u een boekjaarwisseling uitvoeren voor de vaste activa, om alle
vasteactivawaarden over te boeken naar het nieuwe boekjaar. Als u dit niet doet, kunt u in het
8-3-17
SAP Business One 9.0
nieuwe boekjaar geen afschrijvingsrun uitvoeren. Controleer daarom goed of van alle vaste activa de
waarden correct zijn overgeboekt naar het nieuwe boekjaar.
Rapportages
Deze controle kunt u doen met behulp van het vasteactivaraster. Hiermee krijgt u per jaar een
overizcht van alle vasteactivawaarden, eventueel gefilterd per klasse, balansrekening of
waarderingsgebied:
Ook heeft u de beschikking over een statusrapport vaste activa, met onder andere de begin en
einddatum van afschrijving van uw vaste activa, een prognoserapport slijtage vaste activa, met
daarin de verwachte afschrijvingen per periode per vast actief, en een rapport vasteactivabeweging,
met daarin een overzicht van alle documenten met betrekking tot activering, opboeking en afboeking
van al uw vaste activa.
Virtuele vaste activa
Nieuw in SAP Business One 9.2 is de mogelijkheid tot het aanmaken van virtuele vaste activa. U kunt
een virtueel vast actief aanmaken, als u meerdere identieke vaste activa tegelijk verwerft,
bijvoorbeeld tien nieuwe computers. U maakt eenmalig een virtueel stamgegeven vaste activa aan,
waarin u alle instellingen ingeeft. Op het moment dat u een verkoopfactuur inboekt, selecteert u dit
artikel in het document met als hoeveelheid tien. Op het moment dat u het document toevoegt,
maakt het systeem automatisch tien keer dit stamgegeven aan. Zo kunt u iedere computer wel
afzonderlijk beheren en bijvoorbeeld één afboeken op het moment dat een computer kapot gaat.
Voorwaarde is wel dat u de documentnummering op ‘Automatisch’ zet, omdat het systeem dus
automatisch nieuwe stamgegevens zal aanmaken:
Ook kan hierbij worden afgedwongen worden dat aan alle geactiveerde vaste activa serienummers
moeten worden toegewezen.
Vaste activa implementeren
In veel gevallen heeft u al één of meerdere balansrekeningen vaste activa en afschrijvingen vaste
activa op de balans staan op het moment dat u met de vaste activa-module van SAP Business One
wilt gaan werken. In dat geval moet u natuurlijk niet de vaste activa opnieuw activeren, omdat de
betreffende balansrekeningen dan opnieuw opgeboekt worden. U moet in dat geval alle
stamgegevens van ieder individueel vast actief inlezen via de module ‘Stamgegevens vaste activa
importeren van Microsoft Excel’. Hierbij leest u in ieder geval de artikelcode, aanschafwaarde,
aanschafdatum, levensduur en totaal afgeschreven bedrag in. Meer informatie over de module
‘Import uit Excel’ kunt u vinden op: https://www.linkedin.com/serac/gegevens-importeren-uit-excel
8-3-17
SAP Business One 9.0
De Vaste activa-module is standaard beschikbaar vanaf SAP Business One 9.0
Meer Tips & Tricks voor SAP Business One kunt u online vinden op de kennisbank van Serac. Deze is
beschikbaar via: www.serac.nl/kennisbank. Bezoek ook het Serac YouTube kanaal om video's te
bekijken over andere interessante functionaliteiten in SAP Business One.
8-3-17
SAP Business One 9.0