GEBRUIKSAANWIJZING

Selectieleidraad
Financieel-economische Dienst
AANBESTEDENDE OVERHEID: Vzw Provincialaat Broeders van Liefde
Stropstraat 119
9000 Gent
GUNNINGSWIJZE: Beperkte offerteaanvraag (Raamovereenkomst)
SOORT OPDRACHT: Overheidsopdracht voor Leveringen
VOORWERP VAN DE OPDRACHT: Deze aankoopopdracht omvat de levering en bijhorende
dienstverleningen (advies en ondersteuning) van
schoonmaakproducten en schoonmaakmaterialen t.b.v. het
gebouwenonderhoud, grootkeukens en afdelingskeukens voor
alle voorzieningen, scholen en belendende vzw’s van de
organisatie Broeders van Liefde.
PLAATS VAN UITVOERING: België
REFERENTIENUMMER OPDRACHT: 2016-002
CONTACTPERSOON EN -GEGEVENS: Ruben Slock tel 09 243 90 20
[email protected]
UITERSTE DATUM EN TIJDSTIP VOOR INDIENING AANVRAAG TOT 13 januari 2017 om 13:00uur
DEELNEMING:
ADRES VOOR INDIENING KANDIDATUREN & OFFERTES: Vzw Provincialaat Broeders van Liefde
Financieel-economische dienst/Samen-aankoop
T.a.v. Dhr Ruben Slock
Stropstraat 119
9000 Gent
Financieel-economische Dienst
Samen-aankoop
Pagina 1 van 13
Inhoudstafel
1.1
Aanbestedende overheid ......................................................................................4
1.2
Gunningswijze ....................................................................................................4
1.3
Aantal geselecteerde kandidaten ...........................................................................4
1.4
Voorwerp van de opdracht ....................................................................................4
1.4.1
Classificatie ..................................................................................................4
1.4.2
Beschrijving van de leveringen ........................................................................5
Algemeen ...............................................................................................................5
Opdrachtencentrale .................................................................................................5
Looptijd van het contract .........................................................................................5
Indeling van de opdracht in verschillende percelen ......................................................5
Geraamde omzetten ................................................................................................5
1.4.3
Informatiesessie ...........................................................................................5
1.4.4
Toepasselijke wettelijke bepalingen .................................................................6
1.4.5
Indiening van de aanvraag tot deelneming (art. 51 KB 15/07/2011) ....................6
1.4.6
Vorm en inhoud van de aanvragen tot deelneming ............................................6
1.4.7
Toegangsrecht en kwalitatieve selectie ............................................................6
Uitsluitingscriteria (art. 60 t.e.m. 66 KB van 15/07/2011) ............................................6
Financiële en economische criteria (art. 67 KB 15/07/2011) .........................................7
Technische bekwaamheidscriteria (art. 71 KB 15/07/2011) ..........................................7
Selectiebeperking (KB Plaatsing 2011, art 58§3) per perceel: .......................................8
1.4.8
Belangrijke opmerkingen ................................................................................8
1.5
Modeldocument Financieel- economische draagkracht ........................................... 11
1.6
Modeldocument Referenties ................................................................................ 12
1.7
Modeldocument Organisatie en Personeel ............................................................. 13
Financieel-economische Dienst
Samen-aankoop
Pagina 2 van 13
Inleiding
Broeders van Liefde is een christelijk geïnspireerde en waardengeoriënteerde organisatie die zich op verschillende maatschappelijke
domeinen engageert. Vandaag beheren de Broeders van Liefde in België heel wat scholen voor gewoon en buitengewoon lager en
secundair onderwijs, psychiatrische en ortho(ped)agogische centra. Ook de ouderenzorg, verslavingszorg, sociale economie en
kinderdagopvang behoren tot hun activiteiten. Daarnaast zijn ze de drijvende kracht achter tal van kleinere initiatieven, zoals opvang
van aidspatiënten, van mensen met zingevingsvragen, van kansarmen, vluchtelingen... In totaal verlenen zo 12.500 medewerkers in
Vlaanderen en 1.500 in Wallonië zorg en onderwijs aan circa 27.000 cliënten (kinderen, jongeren, volwassen en ouderen).
Onze aankoopwaarden
Het is voor ons een natuurlijk dynamiek om permanent voor een goede omkadering te zorgen, efficiënt met middelen om te gaan en
respect te hebben voor ieder individu. We willen er dan ook voor zorgen dat onze patiënten, bewoners, leerlingen en medewerkers elke
dag opnieuw voorzien worden van de juiste diensten en werkingsmiddelen.
Alleen zo kunnen we zorg en onderwijs organiseren van hoge kwaliteit. We werken continu samen met partners die ons daarvoor
maximaal ondersteunen. Zo vinden we samen een antwoord op de nieuwe uitdagingen die altijd weer op ons af komen.
Ook u kunt aan dit proces meewerken door in overleg uw ervaringen met ons te delen of door u in te schrijven voor deze specifieke
opdracht.
Financieel-economische Dienst
Samen-aankoop
Pagina 3 van 13
ALGEMENE INFORMATIE
1.1 AANBESTEDENDE OVERHEID
De aanbestedende overheid is de rechtspersoon vzw Provincialaat Broeders van Liefde, Stropstraat 119 te 9000 Gent met
ondernemingsnummer 0406.633.304.
Meer informatie over onze organisatie vindt u op www.broedersvanliefde.org
Volgende administratieve entiteit is belast met de opvolging van deze opdracht:
Provincialaat Broeders van Liefde
Financieel-economische dienst
Stopstraat 119, 9000 Gent
Voor bijkomende informatie en vragen betreffende deze gunningsprocedure kan u contact opnemen met:
Ruben Slock
Tel 09 243 90 20 | [email protected]
1.2 GUNNINGSWIJZE
De gunning van deze raamovereenkomst gebeurt via een beperkte offerteaanvraag.
1.3 AANTAL GESELECTEERDE KANDIDATEN
De aanbestedende overheid selecteert op basis van de in deze selectieleidraad aangegeven kwalitatieve selectiecriteria maximaal
volgend aantal kandidaten voor zover er geschikte kandidaten beschikbaar zijn:
Voor perceel 1: Gebouwenonderhoud gekoppeld aan een hoge graad van bijkomende dienstverlening – maximaal 5
Voor perceel 2: Gebouwenonderhoud gekoppeld aan een basis graad van bijkomende dienstverlening – maximaal 5
Voor perceel 3: Onderhoud Centrale keukens en afdelingskeukens met bijkomende dienstverlening – maximaal 5
Deze geselecteerde kandidaten zullen uitgenodigd worden om aan de hand van het hun toegezonden bestek een offerte voor deze
overheidsopdracht in te dienen.
1.4 VOORWERP VAN DE OPDRACHT
1.4.1 Classificatie
Deze opdracht is een opdracht voor leveringen
CPV code 39800000-2
Financieel-economische Dienst
Samen-aankoop
Pagina 4 van 13
1.4.2 Beschrijving van de leveringen
Algemeen
De productgroep “Schoonmaak” is een onderdeel van de Samen-aankoop cluster “Huishoudelijke diensten”.
Deze productgroep behoort tot de lijst van de centraal aan te besteden productgroepen. Deze zijn bindend voor alle voorzieningen en
scholen van de Organisatie Broeders van Liefde. Bijgevolg kunnen hiervoor geen lokale verbintenissen (contracten, afspraken over
langere periodes,…) meer gemaakt worden. De enige uitzondering hierop zijn de aankopen binnen een strikt therapeutische of
educatieve context.
Opdrachtencentrale
De vzw Provincialaat Broeders van Liefde treedt voor deze opdracht op als opdrachtencentrale. Een opdrachtencentrale is een centrale
cel die overheidsopdrachten afsluit met leveranciers en/of dienstverleners en waarop de verschillende aankoopdiensten van de
voorzieningen en scholen alsook van de belendende rechtspersonen aangesloten bij het contract, hun individuele bestellingen
rechtstreeks aan de leverancier en/of dienstverlener kunnen overmaken op basis van de voorwaarden in het contract.
De bestellingen die op basis van de door de opdrachtencentrale afgesloten contracten worden geplaatst, gebeuren dus niet door de
opdrachtencentrale zelf, maar door de verschillende aankoopdiensten die gebruik kunnen maken van de overeenkomsten afgesloten
door de opdrachtencentrale. De facturen zullen dan ook nooit door de opdrachtencentrale zelf worden betaald, maar wel door de
individuele voorzieningen, scholen en belendende rechtspersonen.
Looptijd van het contract
De looptijd van het contract is vastgelegd op 5 jaar, namelijk 4 +1. Het eerste jaar is immers een transitiejaar waarbij niet elke
voorziening of school op hetzelfde moment in het contract zal stappen (beëindigen van lopende afspraken, verwerken van de
bestaande voorraden, installatie nieuwe producten en materialen, aangepaste opleiding poetspersoneel en dergelijke).
Indeling van de opdracht in verschillende percelen
Er werd ervoor gekozen om de volledige opdracht als 1 administratief dossier in de markt te plaatsen met daarin volgende 3 percelen.
Perceel 1: gebouwenonderhoud gekoppeld aan een hoge graad van bijkomende dienstverlening
Perceel 2: gebouwenonderhoud gekoppeld aan een basis graad van bijkomende dienstverlening
Perceel 3: onderhoud Grootkeukens en afdelingskeuken
Het uiteindelijk doel is om voor perceel 1 een raamovereenkomst af te sluiten met 2 deelnemers. Aan de best gerangschikte zal 60%
van de omzet binnen dit perceel worden toegewezen, de overige 40% wordt aan de 2de in de rangschikking toegewezen. Deze
opsplitsing zal gebeuren bij de start van de contracten door een oordeelkundige verdeling van de groep voorzieningen/scholen die
voor perceel 1 hebben gekozen.
Voor de percelen 2 en 3 is de opzet om een raamovereenkomst af te sluiten telkens met slechts 1 deelnemer (de best gerangschikte)
voor alle voorzieningen en scholen.
Geraamde omzetten
Voor de totale looptijd van deze opdracht worden de omzetten (excl BTW) binnen de verschillende percelen als volgt geraamd:
Perceel 1 2.000.000,00 EUR
Perceel 2 400.000,00 EUR
Perceel 3 1.000.000,00 EUR
Totaal:
3.400.000,00 EUR
1.4.3 Informatiesessie
Na het toezenden van het bestek aan alle geselecteerde kandidaten in fase 1 zal een informatiesessie worden georganiseerd op het
Provincialaat der Broeders van Liefde, Stropstraat 119 te 9000 Gent. De datum zal op een later moment gecommuniceerd worden.
Financieel-economische Dienst
Samen-aankoop
Pagina 5 van 13
1.4.4 Toepasselijke wettelijke bepalingen
Op deze opdracht zijn onder meer toepasselijk:
-
Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006
Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en
bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten.
KB van 15 juli 2011 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten klassieke sectoren.
KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies
voor openbare werken.
en alle latere aanvullingen en wijzigingen.
1.4.5 Indiening van de aanvraag tot deelneming (art. 51 KB 15/07/2011)
De aanvragen tot deelneming moeten worden gestuurd naar of ingediend op het adres zoals opgegeven op het voorblad van dit
document.
De uiterste datum en tijdstip voor indiening van de aanvragen tot deelneming zijn opgegeven op het voorblad van dit bestek.
De aanvraag tot deelneming wordt in een definitief gesloten envelop gestoken met vermelding van:
- de op het voorblad vermelde adres- en contactgegevens
- de uiterste datum en uur voor indiening van aanvragen tot deelneming
- de verwijzing naar het referentienummer en het voorwerp van de opdracht
De aanvraag tot deelneming die per post wordt verzonden wordt in een tweede definitief gesloten envelop gestoken met vermelding
van:
- de op het voorblad vermelde adres- en contactgegevens
- de verwijzing naar het referentienummer en het voorwerp van de opdracht
- AANVRAAG TOT DEELNEMING – NIET OPENEN
1.4.6 Vorm en inhoud van de aanvragen tot deelneming
De aanvraag tot deelneming wordt in één exemplaar op papier ingediend (origineel) en één exemplaar op CD-rom of USB stick.
De aanvraag tot deelneming dient zowel op papier als digitaal de vorm te hebben die hierna wordt beschreven. Digitaal worden de
documenten individueel als pdf bestand aangeboden.
De nummering en naamgeving van de documenten dienen strikt gevolgd worden als volgt:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Begeleidende brief
Ingevuld en ondertekend Modelformulier aanvraag tot deelneming (zie 1.5)
Bewijs van ondertekeningbevoegdheid
Modeldocument Financieel en Economische draagkracht (zie 1.6)
Modeldocument Referenties (zie 1.7)
Modeldocument Organisatie en Personeel (zie 1.8)
Engagement samenwerking (indien van toepassing – zie 1.4.8)
Bijlagen:
Indien de inschrijver bijkomende informatie wenst te verstrekken kan dat in de bijlagen. De informatie die onder punten 1
tot 7 gevraagd is mag in geen geval in de bijlagen opgenomen worden.
1.4.7 Toegangsrecht en kwalitatieve selectie
Uitsluitingscriteria (art. 60 t.e.m. 66 KB van 15/07/2011)
Financieel-economische Dienst
Samen-aankoop
Pagina 6 van 13
Daar de aanbestedende dienst wel toegang heeft tot bepaalde inlichtingen betreffende de situatie van de kandidaat, hoeft de
kandidaat onderstaande attesten niet zelf over te maken:
 Een attest van niet-faillissement, afgeleverd door de Rechtbank van Koophandel, waaruit blijkt dat de kandidaat geen
aangifte heeft gedaan van faillissement, geen gerechtelijke reorganisatie aangevraagd heeft of niet in staat van
faillissement, vereffening of een gelijkaardige situatie verkeert;
 een RSZ-attest waaruit blijkt dat de kandidaat voldoet aan de voorschriften inzake bijdragen voor de sociale zekerheid en
bestaanszekerheid.
 een attest waaruit blijkt dat de kandidaat aan al zijn fiscale verplichtingen heeft voldaan.
Belangrijke opmerking:
kandidaten die niet aan de Belgische wetgeving onderworpen zijn, dienen WEL evenwaardige attesten bij te voegen, overeenkomstig
de wettelijke bepalingen van het land waar zij gevestigd zijn (overeenkomstig art. 61, 62 en 63 van het KB van 15 juli 2011).
Financiële en economische criteria (art. 67 KB 15/07/2011)
De inschrijver toont zijn financiële en economische draagkracht aan door het voorleggen van een verklaring betreffende de totale en
specifieke (=exclusief schoonmaakmachines) omzet van de onderneming over de laatste drie boekjaren aan de hand van het
modeldocument 1.6 Financieel en economische draagkracht.
Minimale eisen: de specifieke (gemiddelde) jaarlijkse omzet (per perceel) dient minimaal het volgende te bedragen:
Voor perceel 1: minimaal 1,5 miljoen euro
Voor perceel 2: minimaal 0,5 miljoen euro
Voor perceel 3: minimaal 1,0 miljoen euro
Technische bekwaamheidscriteria (art. 71 KB 15/07/2011)
De kandidaat zal zijn technische bekwaamheid aantonen aan de hand van referenties enerzijds en een beschrijving van zijn
organisatie anderzijds met behulp van de in bijlage toegevoegde modeldocumenten “1.7 referenties” en “1.8 Organisatie en
Personeel” .
a)
Referenties
Voor elk van deze referenties geeft de kandidaat volgende informatie op:
 Naam van de opdrachtgever
 Contactpersoon bij opdrachtgever
 Contactgegevens
 Uitvoeringsperiode
 Beschrijving van de leveringen en van de specifieke bijhorende dienstverlening van de kandidaat
 Jaarlijkse omzet (exclusief BTW)
Minimale eisen:
Voor perceel 1 en 2: Drie (3) klanten, waarvan minstens 1 Belgisch ziekenhuis, met een minimale omzet in chemie en tools (géén
schoonmaakmachines) van jaarlijks €20.000
Voor perceel 3: Drie (3) klanten, waarvan minstens 1 Belgisch ziekenhuis, met een minimale omzet in chemie en tools (géén
schoonmaakmachines) van jaarlijks €10.000
b)
Organisatie en personeel
De kandidaat voegt verder een beschrijving toe van de werking van zijn organisatie, de mensen en de middelen waarover hij beschikt
voor het correct uitvoeren van de voorliggende opdracht, met bijzondere aandacht voor de communicatie met en de begeleiding van
de individuele voorzieningen en scholen binnen de organisatie Broeders van Liefde. Uit deze beschrijving moet blijken dat de
kandidaat beschikt over de middelen om de opdracht naar behoren te kunnen uitvoeren.
Minimale eisen:
(1) Beschikken over minimaal 10 technisch-commerciële medewerkers die ter plaatse het directe aanspreekpunt zijn voor alle
praktische vragen en begeleiding.
Financieel-economische Dienst
Samen-aankoop
Pagina 7 van 13
(2) Een adviesteam van minimaal 2 personen die ter plaatse bij onze voorzieningen zowel intense opleidingen, calculaties,
kwaliteitscontroles en coaching kunnen aanbieden
Selectiebeperking (KB Plaatsing 2011, art 58§3) per perceel:
Maximaal 5 kandidaten voor perceel 1, 2 en 3
Hierbij worden volgende criteria gehanteerd voor elk perceel:
a) Relevante sectorervaring van de kandidaat: bijkomende sectorervaring aanvullend op de minimale vereisten t.b.v. de
technische en professionele bekwaamheid
b)
Organisatie van de kandidaat: beschrijving van de werking van zijn organisatie, de mensen en de middelen waarover hij
beschikt voor het uitvoeren van een dergelijke opdracht, met bijzondere aandacht voor communicatie, advies,
ondersteuning en technisch nazicht/onderhoud.
De rangschikking van de kandidaten wordt gemaakt op basis van volgende maximale scores op 100:
Percelen
1, 2, 3
Sectorervaring
50
Organisatie/Personeel
50
Totaal
100
1.4.8 Belangrijke opmerkingen
1.4.8.1. Wanneer de kandidaat een aanvraag tot deelneming indient in een samenwerkingsverband of wanneer de kandidaat zich
beroept op de draagkracht van derden, dienen volgende voorwaarden vervuld te zijn :
- de deelnemers aan het samenwerkingsverband of de derden op wiens draagkracht de kandidaat zich beroept moeten zich
formeel verbinden om alle nodige middelen ter beschikking te stellen voor de uitvoering van de opdracht.
- voor de uitsluitingscriteria moet elk van de deelnemers aan de criteria voldoen
- voor de financiële en economische criteria en de technische criteria moeten de deelnemers samen aan de criteria voldoen.
1.4.8.2. Kandidaten maken verplicht gebruik van de modeldocumenten die bij deze selectieleidraad zijn gevoegd. De opdrachtgever
zal overgaan tot de selectie van de kandidaten in functie van de informatie die enkel op deze modeldocumenten werden gegeven.
Financieel-economische Dienst
Samen-aankoop
Pagina 8 van 13
Modelformulier aanvraag tot deelneming
Vzw Provincialaat Broeders van Liefde
Financieel economische dienst
Aanvraag tot deelneming
Overheidsopdracht via beperkte offerteaanvraag voor het leveren (inclusief bijhorende dienstverlening) van schoonmaakproducten,
systeem gebonden materialen t.b.v. het schoonmaakonderhoud van de voorzieningen en scholen binnen de organisatie Broeders van
Liefde in België
De firma
(volledige benaming en rechtsvorm)
met als adres van de maatschappelijke zetel:
(straat)
(postnr en gemeente)
(land)
Ingeschreven bij de Kruispuntbank van de
Ondernemingen onder nummer
en waarvoor Mijnheer/Mevrouw (*)
(naam)
(functie)
gedomicilieerd op het adres
(straat)
(postnr en gemeente)
(land)
als kandidaat of gevolmachtigde (bewijs bij te voegen) optreedt en hieronder ondertekent, stelt zich kandidaat voor de opdracht voor
het leveren (inclusief bijhorende dienstverlening) van schoonmaakproducten, systeem gebonden materialen t.b.v. het
schoonmaakonderhoud van de voorzieningen en scholen binnen de organisatie Broeders van Liefde in België, voor volgende
percelen1:
◊ Perceel 1: Gebouwenonderhoud gekoppeld aan een hoge graad van bijkomende dienstverlening
◊ Perceel 2: Gebouwenonderhoud gekoppeld aan een basis graad van bijkomende dienstverlening
◊ Perceel 3: Onderhoud Centrale keukens en afdelingskeukens met bijkomende dienstverlening
1 Percelen aankruisen waarvoor men zich kandidaat
stelt.
Financieel-economische Dienst
Samen-aankoop
Pagina 9 van 13
Alle briefwisseling betreffende de gunning en de uitvoering van de opdracht moet worden gestuurd naar:
(contactpersoon)
(straat)
(postnr. en gemeente)
(telefoon en faxnummer)
(emailadres)
Gedaan:
Te
op
De kandidaat of gevolmachtigde:
(naam)
(functie)
(handtekening)
Financieel-economische Dienst
Samen-aankoop
Pagina 10 van 13
1.5 MODELDOCUMENT FINANCIEEL- ECONOMISCHE DRAAGKRACHT2
Boekjaar X
Boekjaar X - 1
Boekjaar X - 2
Totale omzet
Specifieke3 omzet Perceel 1
Specifieke4 omzet Perceel 2
Specifieke5 omzet Perceel 3
Gedaan:
Te
op
De kandidaat of gevolmachtigde:
(naam)
(functie)
(handtekening)
2
Bedragen exclusief BTW
3
exclusief schoonmaakmachines
4
exclusief schoonmaakmachines
5
exclusief schoonmaakmachines
Financieel-economische Dienst
Samen-aankoop
Pagina 11 van 13
1.6 MODELDOCUMENT REFERENTIES
Type (Zorg,
Onderwijs,
andere)
Jaarlijkse
omzet6
excl BTW
Opdrachtgever
Contactpersoon
contactgegevens
Referentie 17
Referentie 2
Referentie 3
Aanvullende
referentie(s)
………………….
Gedaan:
Te
op
De kandidaat of gevolmachtigde:
(naam)
(functie)
(handtekening)
6
7
Exclusief schoonmaakmachines
Belgisch ziekenhuis
Financieel-economische Dienst
Samen-aankoop
Pagina 12 van 13
Uitvoeringsperiode
Beschrijving
Leveringen &
Diensten
1.7 MODELDOCUMENT ORGANISATIE EN PERSONEEL
Beschrijving van de werking van uw organisatie, de mensen en de middelen waarover u beschikt voor het correct
uitvoeren van een dergelijke opdracht, met bijzondere aandacht voor communicatie, advies, ondersteuning en technisch
nazicht/onderhoud
Eigen organisatie & Personeel
Staf
Administratie en financiën
Technisch-Commercieel
Adviesteam
Technisch/onderhoud
Overig (……)
Naam Onderaannemers
Onderaannemer 1
Onderaannemer 2
Onderaannemer 3
…………………………….
Gedaan:
Aantal FTE
Relevante Kwalificatie(s)
Voorwerp/opdrachtonderdeel Aantal FTE
Te
Relevante Kwalificatie(s)
op
De kandidaat of gevolmachtigde:
(naam)
(functie)
(handtekening)
Financieel-economische Dienst
Samen-aankoop
Pagina 13 van 13