WORD, 79 KB - Gemeente Leiden

Burgemeester en Wethouders
B&W.nr. 10.1208, d.d. 23-11- 2010
B&W-Aanbiedingsformulier
Onderwerp
Brief aan de raad betreffende Plan van Aanpak beheer en onderhoud
vastgoed
BESLUITEN
Behoudens advies van de commissie
1. Een plan van aanpak op te stellen waarin wordt nagegaan welk vastgoed wij in
bezit hebben, hoe het beheer van dit vastgoed is geregeld en wat de status is
van het onderhoud van het vastgoed.
2. De kosten voor het uitvoeren van het plan van aanpak per object ten laste te
brengen van de onderhoudsvoorziening van het object.
3. Na uitvoering van het plan van aanpak het beheer en onderhoud een beslissing
te nemen welk vastgoed gecentraliseerd kan worden naar de afdeling VAG en
de bestuurlijke verantwoordelijkheid neer te leggen bij één portefeuillehouder, te
weten portefeuillehouder Ruimtelijke ordening, Binnenstad en Publiekszaken.
Uitgangspunt is om zoveel mogelijk het eigendom en het beheer in handen te
leggen van VAG.
4. Tot aan de komende centralisatie van het beheer en onderhoud vastgoed de
ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer en onderhoud van elk pand te
laten te laten bij de afdeling die daar op dit moment al verantwoordelijk voor is.
5. Tot aan de komende centralisatie van het beheer en onderhoud vastgoed de
bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het beheer en onderhoud van elk pand te
laten afhangen van de functie van het vastgoed.
6. De bestuurlijke verantwoordelijkheid van dit plan van aanpak met betrekking tot
het beheer en onderhoud gemeentelijke vastgoed te beleggen bij de
portefeuillehouder Ruimtelijke ordening, Binnenstad en Publiekszaken
7. Bijgaande brief aan de raad vast te stellen, waarin de raad wordt geïnformeerd
over het plan van aanpak met betrekking tot de inventarisatie van het
achterstallig beheer en onderhoud van het gemeentelijk vastgoed
Samenvatting
De raad wordt met een brief geïnformeerd over het plan van aanpak voor de inventarisatie
van de staat van beheer en onderhoud van gemeentelijke vastgoedportefeuille.
De uitvoering van het plan van aanpak zal duidelijk moeten maken wat het achterstallig
onderhoud is van de vastgoedobjecten uit de vastgoedportefeuille die in gebruik zijn als
maatschappelijk vastgoed.
Datum
Kenmerk
Pagina
23 november 2010
Gemeente Leiden
Div-2010-17974
2/7
De verwachting is dat dit inzicht een somber beeld zal zijn, en dat er in de toekomst een
aanzienlijk bedrag nodig zal zijn, om de vastgoedportefeuille qua beheer en onderhoud op
orde te brengen. Dan wel door het onderhoudsniveau te verlagen, vastgoed af te stoten of
kostendekkend te exploiteren.
Datum
Kenmerk
Pagina
23 november 2010
Gemeente Leiden
Div-2010-17974
3/7
Retouradres: Postbus 9100, 2300 PC Leiden
Aan de leden van de raad
Datum 23 november 2010
Ons kenmerk Div-2010-17974
Onderwerp Plan van aanpak beheer en onderhoud vastgoed
Gemeente Leiden
Bezoekadres Stadhuis
Stadhuisplein 1
Postadres Postbus 9100
2300 PC Leiden
Telefoon 071-5165165
E-Mail [email protected]
Website www.leiden.nl/gemeente
Contactpersoon J. van Strien
Doorkiesnummer 5854
Geachte leden van de raad,
Hierbij informeren wij u over de stand van zaken met betrekking tot het beheer en
onderhoud van Gemeentelijk Vastgoed. Zoals toegezegd bij de behandeling van de
jaarrekening 2009.
Het gemeentelijk vastgoed heeft betrekking op een vastgoedportefeuille van ca. 355
gebouwen. Naast het vastgoed heeft Gemeente Leiden ca. 200 gronden in portefeuille.
De afdeling Vastgoedontwikkeling en Grondzaken beheert uit de vastgoedportefeuille117
objecten welke gelabeld zijn als maatschappelijk vastgoed. Deze worden geëxploiteerd op
basis van huurcontracten met een grote diversiteit aan huurders zoals culturele- ,zorg-, en
sociale instellingen, kunstenaars en overige.
Daarnaast heeft de afdeling ruim 200 ontwikkelingsobjecten in bezit die, naar gelang het
tijdelijke gebruik, ook technisch worden ondersteund op het gebied van klachtenonderhoud.
Voor een deel van de 117 objecten maatschappelijk vastgoed zijn in de periode 1998- 2002
meerjaren onderhoudsplannen opgesteld. Ondanks dat in het recente verleden mogelijk de
suggestie is gewekt dat deze zijn geactualiseerd, hebben we moeten vaststellen dat deze
informatie zwaar verouderd is en geen enkele relatie heeft met de begroting en de feitelijke
kosten die worden gemaakt. Tot op heden vindt onderhoud hoofdzakelijk plaats op basis van
de door de bouwkundigen geformuleerde prioriteiten, verwoord in een jaarplan. Recent is
een start gemaakt met een plan van aanpak voor het actualiseren van de meerjaren
onderhoudsplannen. De verwachte doorlooptijd bedraagt 2 jaar. De uitvoering zal via een
aanbestedingprocedure in de markt worden gezet.
Het huidige Meerjaren Onderhoudsplan voor vastgoed voldoet in geen enkel opzicht aan de
hieraan te stellen eisen met betrekking tot betrouwbaarheid en actualiteit.
Datum
Kenmerk
Pagina
23 november 2010
Gemeente Leiden
Div-2010-17974
4/7
De basisinformatie voor het Meerjaren onderhoudsplan is grotendeels te gedateerd – ouder
dan 10 jaar – om nog langer bruikbaar te zijn. De zeer beperkte relatie tussen de hierop
gebaseerde gebouwbudgetten en daadwerkelijke bestedingen onderschrijven deze
bevinding. Geconstateerd moet worden dat beheer en onderhoud van vastgoed grotendeels
een ad-hoc karakter kent en er jaarlijks op urgentie wordt gepland. In algemene zin kan
worden gesteld dat het beschikbare onderhoudsbudget naar eer en geweten zinvol wordt
besteed, maar tegelijkertijd de onderbouwing ontbreekt om dit te staven. Het ( financiële-)
risico van onbeheersbare degradatie van het bezit is hierbij groot.
Datum
Kenmerk
Pagina
23 november 2010
Gemeente Leiden
Div-2010-17974
5/7
Ter illustratie van mogelijke omissies tussen budget en noodzakelijke middelen om het
Gemeentelijke Vastgoed in een aanvaarbare onderhoudstatus te houden biedt de volgende
vuistregel enig houvast: 1 % van de WOZ- waarde, per jaar, als reservering voor momentaan en
toekomstig onderhoud. Dit is exclusief eventuele kosten voor het corrigeren van achterstallig
onderhoud. Ervaring leert dat door de aard en staat van het vastgoedbezit dit percentage veel
hoger kan liggen. Schattingen lopen hierbij uiteen van 2 tot 5 %.
Het betreft hier slecht een indicatie op basis van landelijke gemiddelden. Uiteindelijk zal
gedetailleerd onderzoek moeten uitwijzen in hoeverre dit ook op het specifieke bezit van de
Gemeente Leiden van toepassing is.
Concreet betekent dit dat voor ons dat wij rekening dienen te houden met 3,45 miljoen euro
onderhoudskosten per jaar onder de voorwaarden dat panden goed zijn onderhouden en er geen
achterstallig onderhoud is. Aan deze voorwaarden wordt niet voldaan, en we moeten dan ook
constateren dat er sprake is van onvoldoende budget.
Er is jaarlijks een onderhoudsbudget beschikbaar van circa 3,2 miljoen euro. Uit de oude
dienstenstructuur zijn er op dit moment de volgende, vastgoedgerelateerde voorzieningen met
peildatum 31.12.2009 achterhaald.
Voorziening groot onderhoud gebouwen
Voorziening groot onderhoud archief
Voorziening groot onderhoud schouwburg
Voorziening groot onderhoud lakenhal
Voorziening groot onderhoud de valk
Voorziening onderhoud accommodaties
Voorziening onderhoud gebouwen BrW
Onderhoudsvoorziening DZB
5.031.836
366.539
112.697
282.743
33.377
4.846.782
610.026
605.761
Voor het Archief, Schouwburg, Lakenhal en de Valk zijn er bijzondere afspraken zijn gemaakt
waardoor deze min of meer autonoom zijn met betrekking tot beheer en onderhoud. Ditzelfde geldt
ook voor onderwijs- en sportgebouwen.
In de financiële bijlage is een overzicht opgenomen van gebudgetteerde en werkelijke
onderhoudskosten over de periode 2007-2010. Feitelijk betreffen deze onderhoudskosten, meer
dan de term suggereert, voor een belangrijk deel de exploitatiekosten die gedekt moeten worden.
Zo blijkt uit historische gegevens dat er o.a. regelmatig kosten zijn geboekt die als investering
moeten worden gezien, worden er energiekosten uit betaald die niet ( kunnen) worden doorbelast
en worden ook belastingen ( WOZ) en Heemraadschap ten laste gebracht van het
onderhoudsbudget. Daarnaast is de vraag of in alle verhuurrelaties de BTW goed is geregeld, dit
wordt op dit moment verder uitgezocht.
Actualisatie meerjaren onderhoudsplannen; Uitvoeringsplan
Daarnaast is relevant of het huidige vastgoedinformatiesysteem (Planon), en meer specifiek de
module MJO, naar huidige maatstaven nog geschikt is om deze informatie te verwerken en te
beheren.
Datum
Kenmerk
Pagina
23 november 2010
Gemeente Leiden
Div-2010-17974
6/7
Min of meer tegelijkertijd is de vraag gesteld of dat er een systematiek beschikbaar is die het
mogelijk maakt om te anticiperen op de uiteindelijke - financiële -uitkomst van de te actualiseren
meerjaren onderhoudsplannen.
In een aantal sessies met de meest ervaren bouwkundigen van de afdeling Vastgoed en
Grondzaken is een steekproef gedefinieerd, waarvan de onderzoeksresultaten representatief
worden verondersteld voor het totale bezit. Dit betreft 25 objecten. De werkzaamheden zijn
/worden opgedragen aan twee externe bureaus en de resultaten worden rond de jaarwisseling
verwacht.
In de prioriteitstelling van te evalueren objecten zal naast de 25 objecten uit de steekproef, voorts
voorrang worden verleend aan ambtelijke huisvesting zodat, zo spoedig mogelijk, een overzicht
kan worden geboden voor het totaal aan ambtelijke huisvesting.
Op deze wijze kan inzichtelijk worden gemaakt wat de te verwachte consequenties met betrekking
tot onderhoudsbudgetten en exploitatiebegroting – globaal- voor het totale bezit zullen zijn.
De gekozen opzet is geënt op het zo spoedig mogelijk beschikbaar krijgen van relevante,
betrouwbare informatie voor het invoeren van planmatig onderhoud en inzicht te krijgen in de
financiële consequenties op middellange termijn. Aansluitend zal de actualisatie van de overige
meerjaren onderhoudsplannen in 2011 worden uitgevoerd.
Wij voorzien de volgende planning
Oktober- december 2010:
 Meerjaren onderhoudsplannen steekproef ( 25 objecten)
 Prioritering overige objecten en voorbereiden opdracht
December 2010:
 Evaluatie onderzoeksresultaten
 Evaluatie Planon,nieuwe versie
Januari 2011:
 Prognose financiële consequenties, geëxtrapoleerd naar totale bezit.
 Opdracht(en) ten behoeve actualisatie meerjarenplannen overige objecten ( +/- 125)
Februari- december 2011
 Uitvoering actualisatie
Voor het opstellen van geactualiseerde meerjaren onderhoudsplannen, implementatie in Planon,
opleiding en begeleiding zijn de kosten begroot op € 3500,= per object.
Voorgesteld wordt om deze kosten ten laste van de onderhoudsvoorziening behorende bij object te
brengen.
Met de steekproef van 25 panden zal in 2011 duidelijk worden hoe omvangrijk de (financiële)
achterstand op het gebied van beheer en onderhoud van het vastgoed zal zijn. Tevens zullen wij u
oplossingen voorleggen om het (financiële) probleem van het achterstallig onderhoud op te lossen.
Hier op vooruitlopend hebben wij inmiddels de volgende besluiten genomen:
Behoudens advies van de commissie
Datum
Kenmerk
Pagina
23 november 2010
Gemeente Leiden
Div-2010-17974
7/7
8. Een plan van aanpak op te stellen waarin wordt nagegaan welk vastgoed wij in bezit
hebben, hoe het beheer van dit vastgoed is geregeld en wat de status is van het
onderhoud van het vastgoed.
9. De kosten voor het uitvoeren van het plan van aanpak per object ten laste te brengen van
de onderhoudsvoorziening van het object.
10. Na uitvoering van het plan van aanpak het beheer en onderhoud een beslissing te nemen
welk vastgoed gecentraliseerd kan worden naar de afdeling VAG en de bestuurlijke
verantwoordelijkheid neer te leggen bij één portefeuillehouder, te weten portefeuillehouder
Ruimtelijke ordening, Binnenstad en Publiekszaken. Uitgangspunt is om zoveel mogelijk
het eigendom en het beheer in handen te leggen van VAG.
11. Tot aan de komende centralisatie van het beheer en onderhoud vastgoed de ambtelijke
verantwoordelijkheid voor het beheer en onderhoud van elk pand te laten te laten bij de
afdeling die daar op dit moment al verantwoordelijk voor is.
12. Tot aan de komende centralisatie van het beheer en onderhoud vastgoed de bestuurlijke
verantwoordelijkheid voor het beheer en onderhoud van elk pand te laten afhangen van
de functie van het vastgoed.
13. De bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de totstandkoming van dit plan van aanpak met
betrekking tot het beheer en onderhoud gemeentelijke vastgoed te beleggen bij de
portefeuillehouder Ruimtelijke ordening, Binnenstad en Publiekszaken
14. Bijgaande brief aan de raad vast te stellen, waarin de raad wordt geïnformeerd over het
plan van aanpak met betrekking tot de inventarisatie van het achterstallig beheer en
onderhoud van het gemeentelijk vastgoed
Met de uitvoering van het plan van aanpak hopen wij in 2011 zicht te krijgen op het achterstallig
onderhoud van onze vastgoedportefeuille. Van 117 objecten die op dit moment maatschappelijk in
gebruik zijn, is dan specifiek in beeld welke status van onderhoud deze panden hebben, wat het
achterstallig onderhoud van deze panden is en hoe het vastgoedbeheer is geregeld. De
verwachting is dat dit inzicht een somber beeld zal zijn, en dat wij in de toekomst een aanzienlijk
bedrag nodig zullen hebben, om onze vastgoedportefeuille qua beheer en onderhoud op orde te
brengen. Dan wel door het onderhoudsniveau te verlagen, vastgoed af te stoten of kostendekkend
te exploiteren.
Aan het einde van dit project zullen wij een overzicht maken van alle objecten, panden en gronden,
waarbij wordt ingezoomd op het beheer en onderhoud van 117 maatschappelijke objecten.
Hoogachtend,
Burgemeester en Wethouders van Leiden,
de Secretaris,
de Burgemeester,