Handleiding Financieel Verslag

MINA: FINANCIEEL VERSLAG 2016
Financieel verslag
Dit is een verslag van je inkomsten en uitgaven van het voorbije jaar. In het ideale geval komt dit overeen
met de begroting die je voorheen opgesteld hebt, met als grote verschil dat je nu voor alles wat je noteert
een bewijsstuk nodig hebt.
HOE INVULLEN?
STAP 1:
Met de boekhoudexcel
Wanneer je doorheen het jaar gebruik maakt van de boekhoudexcel, dan heb je het nu heel gemakkelijk. Het
enige wat je, in principe, nog moet invullen is de overboeking van het voorbije boekjaar en de gegevens die je
terugvindt in “Bedragen 2016”. De naam van het document spreekt voor zich: neem de juiste bedragen over en
vul ze in op je financieel verslag.
Zonder de boekhoudexcel
Heb je het voorbije jaar nog geen gebruik gemaakt van de boekhoudexcel? Dan moet je het deze keer nog één
keer manueel doen. Volgend jaar maak je wel best gebruik van de nieuwe excel want dat is toch een stuk
makkelijker: je vind de uitleg en de excel binnenkort in je mailbox.
Voor deze keer, volgen hier de stapjes:
1.
2.
Eerst en vooral zoek je alle bonnetjes van het voorbije jaar bij elkaar. Als je alles netjes bijgehouden
hebt, zou het per categorie geordend moeten zijn. Is dat nog niet gebeurd, dan doe je dat best eerst.
Daarna tel je alle bedragen op en vul je de categorieën in, zowel de inkomsten als de uitgaven.
STAP 2: de categorieën
Bekijk onderstaande categorieën grondig en zet de juiste bedragen op de juiste plaats.
Voor de uitgaven
 ‘Beheerkosten bank’: dit zijn de administratieve kosten die je aan je bank moet betalen (vb. voor je
bankkaart, voor je rekening, …) en zijn jaarlijks ongeveer gelijk. Je vindt deze bedragen terug op je
rekeninguittreksels.

Tijdschrift: hier zijn ook kosten aan verbonden: drukken, kopiëren, nieten, vouwen,… Kortom: alles
behalve de verzending ervan zet je hier.

De verzending is een aparte kost. Hier komen je betalingen aan de post te staan.
27/03/2015 | Pagina 1

Aparte uitnodigingen, kalenders, brieven naar je leden maar ook afdelingsspecifiek promomateriaal
(flyers, posters,…) komen bij ‘drukwerk allerhande’.

Bij ‘organisatie leden- en publieksgerichte activiteiten’ zet je al je uitgaven voor activiteiten,
weekendjes, afdelingskampen... ook al vraag je voor een activiteit deelnamegeld. Het deelname geld
komt immers bij ‘inkomsten activiteiten’ te staan.

Verder kan je ook nog kantoorkosten hebben. Hiermee bedoelen we de kleine kosten die je maakt
om de administratie in je afdeling uit te voeren: etiketten, postzegels, schrijfgerief, telefoonkosten,…

Het postje huur zalen spreekt voor zich. Zorg er dan ook steeds voor dat je een contractje opstelt als
je ergens een zaal huurt.

In de categorie lidgelden komt minstens 25 euro. Dit is het bedrag dat elke afdeling aan de Bond Beter
Leefmilieu (BBL) moet betalen. De JNM-afdelingen zijn rechtstreeks aangesloten bij BBL en niet bij
JNM-nationaal, en BBL vraagt lidgeld, vandaar. Het correcte bedrag dat je hier moet invullen, staat in
het document ““Bedragen 2016””.
Behalve dit lidmaatschap kan je met de afdeling ook lid zijn van een tijdschrift of dergelijke, tel dit
bedrag hier dan bij op.

De categorie ‘verzekering’ slaat op de verzekering tegen persoonlijke ongevallen die JNM-Nationaal
voor haar leden afsluit. Elke afdeling die MINA-subsidies krijgt, draagt hier een stukje toe bij, in
verhouding tot het aangevraagde bedrag. Het precieze bedrag hangt af van het totaal aan subsidies
dat wordt aangevraagd door alle afdelingen samen, maar ook van het aantal leden. Het correcte
bedrag dat jouw afdeling moet bijdragen staat in het document ““Bedragen 2016””. Je moet dit
bedrag noteren in je verslag maar in praktijk hoef je dit niet te betalen. Deze verzekering wordt
namelijk afgehouden van je subsidies.

Bij ‘aankoop materialen’ zet je alle aankopen van het voorbije jaar: een waterkoffer, vlindernetten of
een complete gidsencollectie? Dit is het postje!

‘Diverse kleine uitgaven’ en ‘Varia’ zijn ongeveer hetzelfde en komt neer op alle kosten die nergens
anders onder passen!
Je mag GEEN financiële steun verlenen aan andere natuurverenigingen of –projecten. Het MINA-geld dient om
zelf op te gebruiken, niet om door te sluizen naar andere (natuur)initiatieven.
27/03/2015 | Pagina 2
Voor de inkomsten

Met ‘overboeking voorbije jaar’ bedoelt men het geldoverschot van het vorige jaar. Je bekomt dit
bedrag door je uitgaven van het vorige jaar af te trekken van je inkomsten.

De lidgelden/afdrachten verschillen ieder jaar en zijn afhankelijk van het aantal afdelingen die hier
beroep op doen. De bedragen staan in het document ““Bedragen 2016””

Steun en giften: dit zijn alle inkomsten waar je niets voor hoeft te doen m.a.w. geld dat je cadeau
gedaan wordt.

Met ‘subsidies Vlaams gewest’ worden de MINA-subsidies bedoeld. Deze bedragen zijn afhankelijk
van je financieel verslag van vorig jaar. Je vindt de juiste bedragen in het document ““Bedragen
2016””. Bij de afdelingen waar een vraagteken staat, zijn ze nog steeds in beraad. Wordt zo snel
mogelijk meegedeeld!

‘Subsidies gemeente’: dit is al het geld dat je van de gemeentes van je grondgebied krijgt.

Soms kan je ook aparte projectsubsidies aanvragen bij de gemeentelijke, provinciale of Vlaamse
overheden. Deze inkomsten komen dan bij ‘andere subsidies’.

De categorie ‘deelname activiteiten’ is zeer belangrijk. Het inschrijvingsgeld voor een afdelingskamp,
weekendje, kortom alles waar je geld voor vraagt, zet je in deze post.

Inkomsten allerlei: hier komen de inkomsten die niet onder een andere post thuishoren vb. een
betaling van NP om te helpen met beheerswerken.

En als laatste zijn er nog de intresten bankinstelling, die je terug vindt op je rekeninguittreksels.
Opmerking: inkomsten moeten NIET bewezen worden. Daar hoef je dus geen uittreksels van te versturen.
Enkel als je subsidies andere dan die van het ANB gekregen hebt kan je best in een bijlage vermelden van wie je
deze gekregen hebt.
STAP 3: de bonnetjes
Het verschil met de begroting is dat je voor je financieel verslag ook betalingsbewijzen nodig hebt. Deze heb je,
normaal gezien, doorheen het jaar allemaal netjes bij gehouden, waardoor je ze nu enkel nog uit je map moet
halen en meesturen (1 exemplaar) naar het bondssec. Vergeet ook niet om hier eerst een kopietje van te
nemen voor je eigen archief voor je ze op de post doet.
Het handigst is als de bonnetjes per categorie samenzitten in een envelop, maar je hoeft ze niet te nummeren
ed.
27/03/2015 | Pagina 3
Als je kosten
hebt aan je
‘tijdschrift’
moet je ook
‘verzendings
kosten’
hebben, en
omgekeerd.
Als dat niet
het geval is,
stop je er
best een
extra briefje
met uitleg
bij (vb. als
het
tijdschrift
gratis
gedrukt kan
worden)
Hier
minimum
€25
invullen
voor het
lidgeld aan
BBL .
STAP 4: kijk nog eens na
Vul hier de naam van je
afdeling in.
Zorg dat hier het juiste
jaartal staat.
naam vereniging: JNM afdeling xxx
FINANCIEEL VERSLAG Streekvereniging 2016
Dit model geldt enkel voor feitelijke verenigingen.
Vzw's volgen het model van begroting zoals opgelegd door de vzw-wetgeving
Zelf nog in te
vullen: Inkomsten
vorig jaar –
uitgaven vorig jaar
= overboeking.
en bezorgen dit aan de administratie.
UITGAVEN
INKOMSTEN
EUR
EUR
beheerkosten bank
overboeking voorbije jaar
tijdschrift
lidgelden / afdrachten
verzending tijdschrift
steun en giften
drukwerk allerhande
subsidies Vlaams gewest
organisatie leden- en publieksgerichte
activiteiten
subsidies gemeente
kantoorkosten
(telefoon, postzegels, etc)
andere subsidies
huur zalen
deelname activiteiten
lidgeld
inkomsten allerlei
verzekeringen
intresten bankinstelling
Als jouw afdeling
afdrachten aangevraagd
heeft, vind je dit bedrag
in de excel “Bedragen
2016”
Dit bedrag vind je
eveneens in de excel
“Bedragen 2016”
diverse kleine uitgaven
aankoop materialen
varia
TOTAAL UIT
Datum
0 TOTAAL IN
0
“TOTAAL UIT” en “TOTAAL IN” zijn hoogstwaarschijnlijk niet gelijk. Dit moet niet, maar zorg dat je niet overdreven
veel winst hebt en zeker geen verlies.
Let er ook op dat je dubbel zoveel uitgaven moet hebben als het bedrag ‘subsidies Vlaams gewest’.
(Get.) voorzitter
(Get.)
secretaris
Laat hier de voorzitter en secretaris tekenen.
Denk er aan:
NIET iemand anders “in opdracht van” laten tekenen.
OPGELET: Als je afdeling Mina’s wil ontvangen, moeten de uitgaven
minstens 1000euro zijn!
27/03/2015 | Pagina 4
GEEN kopie of scan van handtekening
STAP 5: last but not least
Print het document drie keer af, zet er de DATUM onder, laat het TEKENEN door VOORZITTER en SECRETARIS.
Zorg ervoor dat je niet ‘in opdracht van’ tekent… enkel de handtekening van de secretaris en de voorzitter zijn
geldig. OPGELET: de handtekeningen mogen niet in gescand of gekopieerd zijn, hier doen ze heel moeilijk over.
Begin dus op tijd, dan krijg je iedereen tijdig te pakken om 9 maal zijn handtekening te zetten (3 maal op
inhoudelijk, 3 maal op de begroting en 3 maal op financieel)
Stuur twee exemplaren vóór 15 februari naar het bondssec. Het derde houd je zelf bij, om de opvolging
achteraf te vergemakkelijken. Stuur ook een digitale versie naar [email protected], met als onderwerp MINA naam van de afdeling. De bonnetjes hoef je uiteraard niet dubbel op te sturen en ook niet door te mailen.
Neem best wel een kopie of scan die je zelf bijhoudt voor in je archief (verplicht 7 jaar).
STAP 6: this is the end, my friend
Je taak zit erop. Nu wordt je verslag nagelezen op het bondssec en daarna nogmaals door BBL. Als er nog
ergens iets niet klopt, krijg je zeker nog een telefoontje.
27/03/2015 | Pagina 5