Controleprotocol accountantsverklaring POP

EUROPESE GEMEENSCHAP - ELFPO
“Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling: Europa investeert in zijn platteland”
Controleprotocol accountantsverklaring POP-subsidie
Versie: 2.0
Datum: 30 juni 2010
Inleiding
In de provinciale subsidieverordeningen ILG zijn bepalingen opgenomen dat bij vaststelling boven
een bepaald subsidiebedrag een accountantsverklaring is vereist. Bij de beschikking tot
subsidieverlening in het kader van het Plattelands Ontwikkelings Programma 2007-2013 (POP2,
hierna verder als POP aangeduid) zijn de subsidieverplichtingen opgenomen. Daarin staat het
bedrag vermeld waarboven de accountantsverklaring verplicht is. Onderliggend controleprotocol
accountantverklaring is opgesteld door het Betaalorgaan van DLG en is van toepassing op de
accountantscontrole van POP-projecten wanneer deze, zoals hierboven is vermeld, wordt vereist.
Dit protocol is afgestemd met het Koninklijk Nederlands Instituut voor Registeraccountants
(NIVRA), en door de werkgroep Controleprotocollen (COPRO) getoetst op uitvoerbaarheid.
Referentiekader
Het referentiekader voor de beoordeling van de POP-subsidie is de provinciale subsidieverordening
waaronder de aanvraag is verleend. Voor POP-subsidie moet een project tevens voldoen aan het
nationaal opgestelde plattelands ontwikkelingsprogramma 2007-2013 (POP2) met de daarin
opgenomen de maatregelfiches. Verder zijn de vereisten uit de Europese verordeningen met
betrekking tot het POP van belang. Alle voor de aanvrager relevante kaders zijn opgenomen in de
subsidieverplichtingen bij de subsidieverleningbeschikking.
Hoofdstuk 1 Uitgangspunten
Doelstelling
Het doel van dit controleprotocol is het verstrekken van duidelijkheid over de reikwijdte en
diepgang van de accountantscontrole van de aanvraag tot vaststelling van de subsidie en de in dat
kader af te geven accountantsverklaring. De accountantsverklaring moet het DLG Betaalorgaan
zekerheid geven over de juistheid en volledigheid van de gedeclareerde kosten van een project
waarvoor POP-subsidie is verleend. Hiertoe controleert de accountant de financiële verantwoording
van de gedeclareerde kosten (het facturenoverzicht) die door de eindbegunstigde bij het verzoek
tot vaststelling (eindafrekening) is aangeleverd. Het DLG Betaalorgaan controleert vervolgens de
EU-conformiteit.
Procedures
De eindbegunstigde verzoekt de accountant een accountantsverklaring op te stellen op basis van
het protocol accountantsverklaring POP-subsidie. De eindbegunstigde levert hiertoe de aanvraag
subsidievaststelling met een facturenoverzicht aan de accountant aan. De accountant controleert
Protocol accountantsverklaring POP2
Versie: 1.4, 16 juni 2010
1 van 5
de juistheid en volledigheid van de aanvraag voor subsidievaststelling van de subsidieontvanger op
basis van de richtlijnen in dit protocol. Naar aanleiding van de controle waarmerkt de accountant
het facturenoverzicht en stelt de accountantsverklaring op. Hoofdstuk 3 bevat de minimaal
voorgeschreven tekst van de accountantsverklaring.
De subsidieontvanger dient de aanvraag voor subsidievaststelling (eindafrekening) inclusief de
vereiste bijlagen in bij het loket vermeld in de subsidieverleningbeschikking.
De aanvraag voor subsidievaststelling moet, nadat het project is voltooid, binnen de door de
provincie gestelde termijn worden ingediend. Deze termijn is in de subsidieverplichtingen bij de
beschikking tot subsidieverlening opgenomen.
De Auditdienst (AD) van LNV kan een review uitvoeren op de uitgevoerde accountantscontrole
inzake de eindafrekening. De accountant die de controle uitvoert verstrekt de Auditdienst van LNV
desgevraagd alle inlichtingen en bescheiden zoals deze dienst dat gewenst acht.
Definities
Een accountant: Een erkend accountant zoals bedoeld in artikel 393, lid 1 Burgerlijk Wetboek, boek
2, aan wie de eindbegunstigde de opdracht heeft toegekend de aanvraag tot vaststelling
(eindafrekening) ten behoeve van de subsidieaanvraag POP te controleren.
Subsidieontvanger: Een natuurlijke of rechtspersoon aan wie Gedeputeerde Staten van de
Provincie een POP-subsidie heeft toegekend.
Gemachtigde: Een natuurlijke of rechtspersoon welke door de subsidieontvager is gemachtigd
bepaalde activiteiten ten behoeve van de subsidieaanvraag te verrichten. De afspraken omtrent de
machtiging zijn vastgelegd in een machtigingsverklaring.
Eindafrekening: Het verzoek van de eindbegunstigde tot vaststelling van de POP-subsidie van het
betreffende project is tevens het verzoek tot eindafrekening van het project waarvoor de subsidie
is aangevraagd. Het verzoek gaat op basis van een standaardmodel (aanvraagformulier
subsidievaststelling).
Accountantsverklaring: Een schriftelijke verklaring van de accountant inhoudende een oordeel
omtrent de juistheid en volledigheid van een verantwoording, in dit geval van de eindafrekening
van POP-projecten.
Gebundeld betalen: Het principe dat de subsidiabele geldstroom van een project via het
Betaalorgaan verloopt zodat deze inzichtelijk en controleerbaar is. Het Betaalorgaan betaalt de
nationale bijdragen en de EU-cofinanciering uit. Overheidsbijdragen die niet via het Betaalorgaan
verlopen, komen niet voor EU-cofinanciering in aanmerking.
Einddatum: De einddatum van het project is de datum waarop het project geheel technisch is
afgerond, exclusief een eventuele onderhoudsperiode. De nog te maken kosten in de
onderhoudsperiode worden of afgekocht of buiten de vaststelling gehouden.
De minimis: Bepaling, die is opgenomen in de diverse maatregelfiches in het POP, dat steun voor
investeringen aan een particuliere eindbegunstigde op een maximum stelt. Dit maximum is
gerelateerd aan een periode van drie belastingjaren.
Protocol accountantsverklaring POP2
Versie: 2.0, 30 juni 2010
2
Hoofdstuk 2 Onderzoeksaanpak
Controleaanpak
De accountant voert de controle met betrekking tot de aanvraag voor subsidievaststelling uit in
overeenstemming met de richtlijnen in dit controleprotocol. De accountant checkt hiertoe de
financiële verantwoording van de gedeclareerde kosten op de hieronder genoemde specifieke
controlepunten. De controleaanpak is de primaire verantwoordelijkheid van de accountant.
Controlepunten
De kern van de accountantscontrole is de vaststelling dat de aanvraag voor subsidievaststelling
juist en volledig is. Hiertoe controleert de accountant het facturenoverzicht dat door de
subsidieontvanger bij de aanvraag voor subsidievaststelling is aangeleverd.
De specifieke controlepunten hierbij zijn:
-
de projectadministratie sluit aan op de financiële administratie van de subsidieontvanger;
-
de gedeclareerde kosten (inclusief voorbereidingskosten) zijn herleidbaar naar de
kostensoorten/begroting zoals opgenomen in de (herziene) subsidieverleningsbeschikking;
-
de gedeclareerde kosten (facturen derden), voor zover ze geen betrekking hebben op
inbreng in natura, zijn gemaakt (prestatie geleverd) en daadwerkelijk betaald door de
subsidieontvanger;
-
de gedeclareerde kosten zijn rechtstreeks toe te kennen aan het project terzake waarvan
de subsidie is verleend;
-
de gedeclareerde kosten (exclusief voorbereidingskosten) zijn gemaakt vanaf de datum
van ontvangstbevestiging van de provincie tot en met de einddatum van het project;
-
de gedeclareerde voorbereidingskosten zijn in principe gemaakt tot uiterlijk een jaar voor
de datum van ontvangst van de aanvraag bij de provincie;
-
het al dan niet in aftrek kunnen brengen van de omzetbelasting (BTW) is juist toegepast;
-
de baten/inkomsten uit het project zijn verrekend;
-
de facturering voor arbeidskosten (van externen) is correct en de bijbehorende
verantwoording van die uren aanwezig;
-
de gedeclareerde kosten hebben in elk geval geen betrekking op niet subsidiabele kosten.
Niet subsidiabele kosten zijn:
o
BTW bij overheden.
o
Debetrente.
o
De aankoop van grond voor een bedrag dat hoger is dan 10% van de totale
subsidiabele uitgaven voor de actie/project. In uitzonderlijke, naar behoren
gemotiveerde gevallen kan een hoger percentage zijn vastgesteld voor
acties/projecten ten behoeve van milieubehoud.
o
Kosten in verband met een huurkoopovereenkomst (anders dan de aankoop of
huurkoop van nieuwe machines en bedrijfsuitrusting) zoals de marge voor de
verhuurder, de met de financiering gemoeide rentekosten en de
verzekeringskosten.
o
de aankoop van landbouwproductierechten, dieren en zaai en pootgoed van
jaarlijkse gewassen alsook het planten daarvan.
Protocol accountantsverklaring POP2
Versie: 2.0, 30 juni 2010
3
o
Gewone vervangingsinvesteringen.
o
Acties/projecten waarbij via een andere EU-fonds subsidie is/ wordt verstrekt.
o
Kosten waarvan niet is aangetoond dat deze betaald zijn.
o
Kosten die niet aantoonbaar aan het project gerelateerd zijn.
o
Kosten van regulier beheer en onderhoud / exploitatie.
o
Kosten die voortvloeien uit wettelijke verplichtingen.
o
Legeskosten of heffingen die de aanvrager zelf in rekening brengt.
o
Schade (waarvoor de aanvrager zich had kunnen/moeten verzekeren).
o
Boetes, financiële sancties en proceskosten.
o
Kredietbeperking - kosten bovenop factuurbedrag als de afnemer niet binnen de
betalingstermijn betaalt (dit in tegenstelling tot een betalingskorting, korting op het
factuurbedrag als afnemer snel betaalt, die wel subsidiabel is mits daadwerkelijk
betaald)
-
de verantwoording van de bijdragen in natura (bijvoorbeeld eigen uren, inbreng grond,
gebouwen, bedrijfsuitrusting) is inzichtelijk en correct. Dit betekent voor de
verantwoording van de eigen uren een schriftelijke registratie (per persoon per dag),
getekend door de projectverantwoordelijke.
Het gedeclareerde uurtarief welke voor de uren van onbetaalde vrijwilligers en/of de eigen
uren van de subsidieontvanger zijn niet hoger dan het hiervoor vastgestelde maximum
uurtarief. Het gehanteerde uurtarief met betrekking tot de loonkosten eigen personeel is
onderbouwd.
Voor inbreng grond en gebouwen vindt verantwoording plaats op basis van een
taxatierapport en overdrachtspapieren.
Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid
De verklaring is gericht op het afgeven van een oordeel bij de aanvraag voor subsidievaststelling.
Bij de oordeelsvorming streeft de accountant naar een redelijke (lees: hoge) mate van zekerheid.
Indien dit begrip ten behoeve van het gebruik van statistische technieken moet worden
gekwantificeerd, moet worden uitgegaan van een betrouwbaarheid van 95 procent.
De opdracht dient dusdanig te worden gepland en uitgevoerd, dat fouten van materieel belang
worden geconstateerd. Informatie is materieel indien het weglaten of het onjuist weergeven
daarvan de beslissing van het betaalorgaan over het verzoek tot vaststelling (eindafrekening) zou
kunnen beïnvloeden. Verder wordt verwezen naar hetgeen over materialiteit is vastgelegd in
controlestandaard 320 'Materieel belang in de accountantscontrole' van NIVRA/NOvAA.
De accountantsverklaring
Voor de accountantsverklaring dient het model accountantsverklaring gehanteerd te worden. De
accountant stelt de verklaring op overeenkomstig de voorbeeldteksten in de Handleiding
Regelgeving Accountancy (HRA) deel III van NIVRA/NOvAA. De accountant dient het van
toepassing zijnde controleprotocol te vermelden in de accountantsverklaring.
Protocol accountantsverklaring POP2
Versie: 2.0, 30 juni 2010
4
Hoofdstuk 3 Tekst Accountantsverklaring
Aan: Opdrachtgever
ACCOUNTANTSVERKLARING POP-SUBSIDIE
Afgegeven ten behoeve van het DLG Betaalorgaan.
Opdracht
Wij hebben bijgevoegde en door ons gewaarmerkte aanvraag voor subsidievaststelling ingevolge
het plattelandsontwikkelingsprogramma 2007-2013 van …< naam eindbegunstigde > te … <
statutaire vestigingsplaats> over… < periode/jaar> gecontroleerd. De aanvraag voor
subsidievaststelling is opgesteld onder verantwoordelijkheid van ……< het bestuur van de
eindbegunstigde> . Het is onze verantwoordelijkheid een accountantsverklaring inzake de
aanvraag voor subsidievaststelling te verstrekken.
Werkzaamheden
Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht en het
Controleprotocol
accountantsverklaring
POP-subsidie
van
het
DLG
Betaalorgaan.
Dienovereenkomstig dienen wij onze controle zodanig te plannen en uit te voeren, dat een
redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de aanvraag voor subsidievaststelling geen
afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat onder meer een onderzoek door
middel van deelwaarnemingen van relevante gegevens.
Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als
basis voor ons oordeel.
Oordeel
Naar ons oordeel geeft de aanvraag voor subsidievaststelling de gedeclareerde kosten over het
project in alle van materieel belang zijnde aspecten juist en volledig weer, in overeenstemming
met de subsidieverleningsbeschikking.
Overige aspecten- beperking in het gebruik en verspreidingskring
De aanvraag voor subsidievaststelling van … <naam eindbegunstigde> en onze verklaring daarbij
zijn uitsluitend bedoeld voor het DLG Betaalorgaan en kunnen derhalve niet voor andere
doeleinden worden gebruikt.
<Plaats, datum>
<Naam accountantspraktijk>
<Naam externe accountant en ondertekening met die naam>
* doorhalen wat niet van toepassing is
Protocol accountantsverklaring POP2
Versie: 2.0, 30 juni 2010
5