Handleiding verslaggeving

Handleiding verslaggeving projecten
Technologische Dienstverlening &
Thematische Innovatiestimulering
Voor TIS & TD projecten van oproep 2007
(met IWT projectnummer 070XXX)
IWT handleiding verslaggeving VIS-TD
1
1. Inleiding
1.1 Doelstellingen
In deze handleiding vindt u de richtlijnen voor de verslaggeving en rapportering m.b.t. een
project Thematische Innovatiestimulering (TIS) & Technologische Dienstverlening (TD)
oproep 2007. Deze handleiding is een referentiedocument bij de PROJECTSPECIFIEKE
VOORWAARDEN van uw TIS of TD project.
Het doel van de verslaggeving is in eerste instantie een efficiënte opvolging van uw project
mogelijk te maken, dit zowel voor de projectuitvoerders als voor IWT.
1.2 Opbouw van deze handleiding
Eerst worden de verschillende te leveren documenten tijdens de uitvoering van een project
omschreven. Vervolgens wordt aangeven waar en wanneer deze verschillende documenten
in de loop van uw project aan bod komen.
1.3 Geldigheid
Deze handleiding is geldig voor de TIS & TD projecten van oproep 2007.
De informatie in deze handleiding is ondergeschikt aan de bepalingen opgenomen in de
algemene en projectspecifieke voorwaarden.
IWT handleiding verslaggeving VIS-TD
2
2. Overzicht van documenten
Met de nieuwe contractuele aanpak die vanaf de oproep 2007 is ingevoerd, is niet enkel het
tot stand komen van de IWT-OVEREENKOMST veranderd, maar is ook getracht de begrippen
over de programma’s heen te standaardiseren. De formele definities van de contractuele
begrippen vindt u zowel in de ALGEMENE VOORWAARDEN als in de PROJECTSPECIFIEKE
VOORWAARDEN. Bedoeling van onderstaande toelichting is de nieuwe begrippen op te lijsten
met een verwijzing naar de oude termen die nog in de handleiding TIS & TD van oproep
2007 werden gebruikt.
 BEGUNSTIGDE: vroeger aangeduid als VIS of PROJECTCONSORTIUM;
 ONDERZOEKSPARTNER: vroeger aangeduid met de term UITVOERDER;
 GEBRUIKERSGROEP: vroeger aangeduid met de term GEBRUIKERSCOMMISSIE OF
STUURGROEP
 SAMENWERKINGSOVEREENKOMST: hieronder valt elke onderlinge overeenkomst die
nadere afspraken betreft over de uitvoering van het PROJECT; er zijn 4 verschillende
types van onderlinge overeenkomsten te onderscheiden:
-
-
Onderlinge overeenkomst tussen een groep bedrijven die samen een VIS zonder
rechtspersoonlijkheid vormen (= nieuw ontstane VIS); vroeger aangeduid met de
term CONSORTIUM waarvoor een CONSORTIUMOVEREENKOMST vereist
was;
Onderlinge overeenkomst tussen verschillende VIS-sen die samen de
BEGUNSTIGDE vormen;
Onderlinge overeenkomst tussen de BEGUNSTIGDE en de ONDERZOEKSPARTNER;
Onderlinge
overeenkomst
tussen
BEGUNSTIGDE,
evt.
ook
de
ONDERZOEKSPARTNER en buitenlandse partners ingeval van het PROJECT kadert
in een internationaal programma.
Men
kan
er
voor
kiezen
om
voor
elke
verhouding
een
nieuwe
SAMENWERKINGSOVEREENKOMST op te stellen, dan wel alle onderlinge afspraken met alle
betrokkenen in een unieke SAMENWERKINGSOVEREENKOMST te gieten.
2.1 De IWT-overeenkomst
De IWT-overeenkomst beschrijft de contractuele modaliteiten van het project. De
overeenkomst bestaat uit twee deeldocumenten : de ALGEMENE VOORWAARDEN (die
consulteerbaar zijn op de IWT website) en de PROJECTSPECIFIEKE VOORWAARDEN. De
overeenkomst wordt door de begunstigde van het Vlaams innovatiesamenwerkingsverband
(VIS) en door IWT ondertekend. De onderzoekspartner, vroeger aangeduid met de term
uitvoerder, is geen contractpartij en dus te beschouwen als een derde.
2.2 De samenwerkingsovereenkomst
bedrijven
tussen
een
groep
van
Indien het aanvragende VIS bestaat uit een groep van bedrijven en niet als groep beschikt
over een rechtspersoonlijkheid (VZW, NV, ...), dan dienen de leden van het VIS een
SAMENWERKINGSOVEREENKOMST te sluiten waarin de rechten en plichten van de leden van
het VIS voor het betreffende project beschreven worden. Tevens duiden de leden van het
VIS
in
deze
SAMENWERKINGSOVEREENKOMST
de
vertegenwoordiger
(met
rechtspersoonlijkheid) aan die gerechtigd is het VIS te vertegenwoordigen en met wie het
IWT de overeenkomst voor het project zal afsluiten. De SAMENWERKINGSOVEREENKOMST legt
IWT handleiding verslaggeving VIS-TD
3
het mandaat van de vertegenwoordiger vast. De SAMENWERKINGSOVEREENKOMST en elke
wijziging ervan dient te worden goedgekeurd door IWT-Vlaanderen.
2.3 De samenwerkingsovereenkomst tussen verschillende VIS-sen
die samen de begunstigde vormen
Indien de aanvragende VIS samenwerkt met een andere VIS, dient tussen beide een
SAMENWERKINGSOVEREENKOMST te worden opgesteld. Belangrijk hierin zijn onder andere de
afspraken inzake de co-financiering van het project.
2.4 De samenwerkingsovereenkomst tussen de begunstigde en de
onderzoekspartner
Indien het aanvragende VIS de uitvoering van het project geheel of gedeeltelijk uitbesteedt
aan een derde partij, dan dient hiervoor een overeenkomst opgesteld die de modaliteiten
van deze uitbesteding regelt. Deze overeenkomst en elke wijziging ervan dient te worden
goedgekeurd door IWT-Vlaanderen.
2.5 Het reglement van orde van de gebruikersgroep
De begunstigde van het project is voor een TIS-project verplicht voor de inhoudelijke
opvolging van het project een GEBRUIKERSGROEP op te richten. Voor een TD-project is de
oprichting van een GEBRUIKERSGROEP optioneel. Om redenen van efficiëntie kan eenzelfde
GEBRUIKERSGROEP meerdere projecten van éénzelfde VIS opvolgen.
De samenstelling van de GEBRUIKERSGROEP dient representatief te zijn voor de doelgroep
van het project en dient in het bijzonder het KMO-karakter van het project te weerspiegelen.
Het IWT wordt als waarnemer aan de bijeenkomsten van deze GEBRUIKERSGROEP
uitgenodigd.
De GEBRUIKERSGROEP komt minimaal driemaal per jaar samen om de voortgang van het
project op te volgen. De planning van deze bijeenkomsten dient in functie te staan van de
adequate opvolging van het project en wordt vooraf vastgelegd.
Om de taak en werking van de GEBRUIKERSGROEP en de rechten en plichten van de leden
ervan te verduidelijken, dient een REGLEMENT VAN ORDE opgesteld dat door elk effectief lid
van de GEBRUIKERSGROEP moet worden ondertekend. In het bijzonder vermeldt het
REGLEMENT VAN ORDE de bevoegdheden die door het beheersorgaan van het
samenwerkingsverband aan de gebruikersgroep worden gedelegeerd en de wijze hoe de
gebruikersgroep terug rapporteert aan het beheersorgaan van het samenwerkingsverband.
Het
REGLEMENT
VAN
ORDE
vermeldt
ook
de
tarifering
die
door
het
innovatiesamenwerkingsverband in het kader van de dienstverlening van het project wordt
gehanteerd.
Dit REGLEMENT VAN ORDE en elke wijziging ervan dient door IWT-Vlaanderen te worden
goedgekeurd.
2.6 Projectregister
Voor iedere uitvoerende persoon ten laste van het projectbudget wordt een interne
registratie bijgehouden die moet toelaten eruit over het project geaggregeerde informatie te
extraheren m.b.t. de activiteiten en tijdsbesteding van de projectuitvoerders en het
uiteindelijke bereik van de uitgevoerde acties.
IWT handleiding verslaggeving VIS-TD
4
In zijn eenvoudigste vorm bevat dit register per prestatie (van enige omvang) : de
identificatie van de uitvoerder, de datum, de tijdsduur, een korte omschrijving en een
toewijzing aan een werkpakket of projectactiviteit. Dit register wordt in principe wekelijks
bijgehouden. Het projectregister dient niet aan het IWT overgemaakt, het IWT kan dit
projectregister wel ter plaatse komen controleren ter verificatie van de geleverde prestaties.
Iedere uitvoerder houdt ook nauwgezet een lijst met contacten bij op basis waarvan het
bereik van de actie kan bepaald worden.
2.7 Meldingen
Het VIS dient IWT-Vlaanderen onmiddellijk de voortijdige beëindiging van het project te
melden.
Volgende aangelegenheid dienen gemeld te worden bij de eerstvolgende rapportering na het
voordoen van de feiten
- elke wijziging in de samenwerking met de ONDERZOEKSPARTNER;
- elke wijziging in een SAMENWERKINGSOVEREENKOMST en in het REGLEMENT VAN ORDE
van de GEBRUIKERSGROEP;
- elke wijziging aan de inrichting en samenstelling van de GEBRUIKERSGROEP;
- elke gebeurtenis of omstandigheid die de van de planning van de uitvoering van het
project ernstig in het gedrang brengt;
- elke wijziging van uitvoerend adviseur
- elke cumulatie met andere steun;
- elke gebeurtenis of omstandigheid die de realisatie van de projectresultaten, de
effecten en/of de ononderbroken en zorgvuldige uitvoering van de overeenkomst
door de BEGUNSTIGDE in gevaar kan brengen.
Al deze meldingen gebeuren per brief gericht aan de directie-voorzitter van IWT.
2.8 Het jaarlijks financieel overzicht
Jaarlijks wordt een financieel verslag bezorgd van de gemaakte kosten voor het project. De
overmaking van dit financieel overzicht leidt tot de uitbetaling van de volgende schijf.
IWT-Vlaanderen vraagt hierbij gebruik te maken van de template “kostenstaat” als format bij
indiening van dit financieel verslag (zie paragraaf 4). Deze kostenstaat dient door de
rechtsgeldige verantwoordelijke te worden ondertekend. Let wel de structuur en graad van
detail van de gevraagde info in deze nieuwe template wijkt af van de kostenstaat die
gebruikt werkt in projecten tot en met oproep 2006.
Het IWT benadrukt om steeds gebruik te maken van de vastgelegde rubrieken in de
kostenstaat.
De bewijsstukken van de kosten dienen niet meegestuurd te worden maar kunnen
steekproefsgewijs opgevraagd worden door het IWT.
Indien u twijfels heeft omtrent de aanvaardbaarheid van sommige kosten, kunt u steeds
contact opnemen met het IWT.
2.9 Het advies m.b.t. de tussentijdse evaluatie
Ieder project wordt naar het einde van het tweede projectjaar tussentijds geëvalueerd. Deze
tussentijdse evaluatie kan leiden tot aanbevelingen, bijsturingen aan het project en in het
IWT handleiding verslaggeving VIS-TD
5
ergste geval tot vroegtijdige stopzetting van het project. De beslissing m.b.t. de tussentijdse
evaluatie wordt per brief aan de VIS meegedeeld.
Om deze evaluatie tijdig uit te kunnen voeren, zullen de aanvragers 20 maanden na de start
van het project een tussentijdsverslag indienen.
De tussentijdse verslaggeving bevat:
- een inhoudelijke toelichting bij de behaalde resultaten,
- een actualisering van de doelstellingen van het project in functie van eventuele gewijzigde
noden van de doelgroep en ervaringen opgedaan in de eerste biënnale,
- het werkplan voor de tweede biënnale en
- een voorstel voor kengetallen en effectindicatoren voor de 2de biënnale.
Er is een aparte handleiding met template voor het indienen van tussentijdse verslaggeving
voor TIS & TD projecten oproep 2007 te consulteren onder de rubriek ‘documenten en faq’
van het TIS & TD programma.
2.10 Het eindverslag en de effectenanalyse
Op het einde van het project wordt een eindverslag opgemaakt, bestaande uit dezelfde
delen als het tussentijdse syntheseverslag. Hiervoor is geen aparte template beschikbaar.
Het eindrapport is een samenvatting van het volledige project . Het eindrapport wordt per
post naar IWT gestuurd ten laatste twee maanden na de einddatum van het projet. Het kan
bijkomend ook via de online rapportering aan IWT verzonden worden.
Hiernaast wordt door het VIS een effectenanalyse uitgevoerd om de effecten van het project
in kaart te brengen (via een klantenbevraging, meting van de effectenindicatoren, ...). Deze
effectenanalyse is een essentieel onderdeel van een eventuele vraag tot verdere
financiering van het project. De concrete inhoudelijke invulling van deze effectenanalyse zal
bij de aanvang van het project met het VIS afgesproken worden.
2.11 De finale financiële verslaggeving
Bij de financiële afrekening wordt een samenvattende financiële fiche opgesteld volgens het
model in paragraaf 4. Let wel de structuur en graad van detail van de gevraagde info in
deze nieuwe template wijkt af van de kostenstaat die gebruikt werkt in projecten tot
en met oproep 2006.
2.12 On-line Resultaatsgerichte Rapportering
Ieder project zal via een online toepassing 3 maal per jaar zijn kencijfers rapporteren,
evenals de omschrijving van een aantal typische activiteiten. Een gedetailleerde
omschrijving van de kengetallen en rapporteringsmodaliteiten vindt u onder paragraaf 5.
2.13 Enkel voor TD : verslaggeving Grondige Technologische
Adviezen
In het kader van de overgangsregeling (december 2008) voor GTA’s uitgevoerd voor grote
ondernemingen en land- en tuinbouwbedrijven is voorzien dat de formele en inhoudelijke
evaluatie van de GTA rapporteringsfiches gebeurt op het moment van tussentijdse
verslaggeving en eindverslaggeving. In de handleiding voor het indienen van tussentijdse
IWT handleiding verslaggeving VIS-TD
6
verslaggeving voor TIS & TD projecten oproep 2007 staan de inhoudelijke vereisten voor
deze rapporteringsfiches vermeld.
IWT handleiding verslaggeving VIS-TD
7
Inlichtingen en correspondentie
Voor bijkomende inlichtingen in verband met deze handleiding en de toepassing ervan kan
men contact opnemen met:
IWT
t.a.v. TIS & TD-programma
tel 02/209.29.13
fax. 02/223.11.81
e-mail : [email protected] of [email protected]
IWT handleiding verslaggeving VIS-TD
8
3. Kostenstaat
Algemene gegevens
IWT-projectnummer:
Naam;
Telefoonnummer;
en e-mailadres van de persoon die gemachtigd is bijkomende informatie te verschaffen:
Datum van dit financieel verslag:
Personeelskosten
Stel per werkjaar of indien u dit verkiest per boekjaar/kalenderjaar een kostenstaat van het personeel op volgens de
tabel. Het betreft de reële personeelsbezetting zoals gerapporteerd in de prestatietabel, met reële personeelskosten
die gestaafd dienen te worden met loonfiches, die met het verslag moeten meegestuurd worden.
Volg bij de bepaling van de kosten de regels opgenomen in de handleiding TIS/TD projecten oproep 2007..
Indien er specifieke afspraken zijn gemaakt met het IWT m.b.t. de bepaling van de personeelkosten, kan daar
vanzelfsprekend naar verwezen worden.
personeelskosten voor de periode ............. tot ...........
naam personeelslid
brutoloon op
jaarbasis (1)
extra legale
voordelen op
jaarbasis
aantal gepresteerde
mm
aangerekende
kost (2)
totaal personeelskosten
(1) brutoloonkost incl. vakantiegeld, eindejaarspremie en RSZ werkgever
(2) brutoloonkost + extra legale voordelen, geproratiseerd voor de bezetting
Overige kosten
Geef aan welke van onderstaande opties van toepassing is.
In alle gevallen dienen de werkingskosten te worden geregistreerd tijdens de uitvoering van het project. Tenzij
uitdrukkelijk vermeld moeten de bewijsstukken niet worden meegestuurd met het verslag, maar wel aan het IWT
worden overgemaakt als er naar gevraagd wordt.
IWT handleiding verslaggeving VIS-TD
9
 maximaal 50% van de personeelskosten
Bereken de kost. Stuur geen kostenstaat of bewijsstukken mee.
overige kosten voor het project
totaal van de
personeelskosten
percentage voor berekening van
de overige kosten (max. 50%) *
ingebrachte kost
* totale indirecte kosten zijn maximaal 20 % van de personeelskosten
 maximaal 80% van de personeelskosten
Vul op basis van de registraties van de kosten een borderel in. Stuur geen bewijsstukken mee.
overige kosten voor het project
voorwerp
aankoopbedrag
jaarlijkse kost
aantal
jaar
aanrekeningspercentage
ingebrachte
kost
totaal directe kosten (max. 60% van de personeelskosten)
totaal indirecte kosten (max. 20% van de personeelskosten)
totaal overige kosten
Coördinatiekost op projectniveau van geclusterde projecten (indien van toepassing)
In het geval er intensief wordt samengewerkt met verschillende TIS & TD projecten en waarbij de coördinatie ten
gevolge van de betrokkenheid van verschillende partijen complex is, kan een clustertoeslag van max. 5 % van de
goedgekeurde projectbegroting toegekend worden. In onderstaande tabel dienen de kostenposten die gerelateerd
zijn aan de cluster opgelijst te worden.
coördinatiekost clusterproject
Voorwerp
bedrag
Status van de geïnde co-financiering :
Geef hier aan wat de status is van de geïnde bedragen om de 20 % co-financiering van het project te realiseren.
Geïnd bedrag (euro):
Dit vertegenwoordigt …..% van de gerealiseerde
projectkosten :
Geef hier indien nodig bijkomende toelichting, in het bijzonder als er afwijkingen zijn tussen de gebudgetteerde en de
reële kosten. Houd hierbij rekening met de regels zoals beschreven in de handleiding TIS/TD projecten.
Geef eveneens aan hoe de co-financiering verder zal gerealiseerd worden.
Handtekening van de rechtsgeldig vertegenwoordiger van de indiende organisatie
Handtekening :
Datum
IWT handleiding verslaggeving VIS-TD
10
4. On-line resultaatsgerichte rapportering.
4.1 Principe van de resultaatsgerichte rapportering
De resultaatsgerichte rapportering (RAP) is een on-line applicatie en bevat vier
componenten:
- het ingeven van kengetallen
- het ingeven van voorbeeldacties
- het ingeven van gepresteerde dagen per uitvoerder
- het opladen van overkoepelende rapporten
De gekozen kengetallen fungeren als indicatoren voor het verloop van het project.
De kengetallen hebben derhalve niet als doel de inhoudelijke beoordeling van de
projecten te vervangen.
-
per project worden hiertoe de streefcijfers voor de specifieke kengetallen
afgesproken. Niet alle kengetallen zijn voor ieder project van toepassing. Voor
ieder project wordt een relevante sub-set van kengetallen gekozen die moeten
toelaten een goed beeld te vormen van de voortgang van het project. Deze
getallen en de afgesproken streefwaarden worden als bijlage bij de
overeenkomst gevoegd;
-
per rapporteringsperiode wordt verder per VTE minimaal 1 voorbeeldactiviteit
ingebracht. Deze korte omschrijvingen worden confidentieel behandeld, tenzij
de inbrenger expliciet de toestemming geeft om deze te publiceren. Een
selectie van deze vrijgegeven voorbeeldacties kan gepubliceerd worden op een
publiek toegankelijke website en dienen ter promotie van het netwerk en de
individuele projecten. De term voorbeeldactie dient ruim geïnterpreteerd: het
gaat hier om de omschrijving van een typische actie die in het kader van het
project werd uitgevoerd en die eventueel wervend/verduidelijkend kan zijn
voor het project of voor het VIS-programma.
-
de inhoudelijke verslaggeving naar aanleiding van de tussentijdse evaluatie of
eindevaluatie worden tevens via de applicatie ingezonden, respectievelijk 20
maanden na de start van het project en uiterlijk 2 maanden na het einde van
het project voor het eindrapport (enkel voor projecten die 2 biënnales
omvatten). De tussentijdse verslaggeving bevat:
- een inhoudelijke toelichting bij de geleverde resultaten,
- een actualisering van de doelstellingen van het project in functie van
eventuele gewijzigde noden van doelgroep en ervaringen opgedaan in de
eerste biënnale,
- eventuele bijgestelde doelstellingen voor de 2de biënnale en
- een voorstel voor kengetallen en waarden voor de 2de biënnale.
Aan het verslag wordt de lijst van klanten 1 toegevoegd (naam,
ondernemingsnummer)
Verder bevat de tussentijdse verslaggeving een tabel met opgave van de
prestaties en reële kosten per uitvoerder.
Naar financiële rapportering wordt toegevoegd een copy van de loonstaten en
een gedetailleerde toelichting bij de opbouw van de ingebrachte loonkosten
1
Klanten zijn organisaties waaraan diensten verleend in het kader van het project gefactureerd
werden.
IWT handleiding verslaggeving VIS-TD
11
(welke kosten werden bovenop het brutoloon ingebracht).
Een copy van dit financiële verslag wordt, ondertekend, ook per post aan IWT
gestuurd.
-
de lijst van kengetallen is in bijlage toegevoegd (Deze kengetallen vormen in
wezen een samenvatting en vooral een standaardisatie van de huidige
boordtabellen.);
-
bij een aantal kengetallen dient verplicht bijkomende informatie gevoegd (bvb
lijst van de IWT-nummers van de projecten die werden begeleid, of overzicht
van de klantenlijst);
-
bij ieder kengetal kan de rapporteerder tevens bijkomende toelichting
verschaffen;
-
bij een aantal kengetallen wordt aan de rapporteerder gevraagd informatie ‘ter
inzage’ van het IWT ter beschikking te houden. Het is niet de bedoeling om
deze informatie naar IWT te zenden, enkel in bijzondere gevallen zal deze
informatie effectief ter plaatse ingekeken worden;
-
per rapporteringsperiode wordt per uitvoerder het aantal op het project
geboekte prestatiedagen2 vermeld. Hierdoor kunnen de opgegeven
kengetallen genormeerd worden naar VTE.
-
de projectuitvoerders zullen een gedetailleerd projectregister bijhouden waar
de tijdsbesteding van de projectmedewerkers voor het project wordt
bijgehouden. In zijn eenvoudigste vorm bevat dit register per prestatie (van
enige omvang) : de identificatie van de uitvoerder, de datum, de tijdsduur,
een korte omschrijving en een toewijzing aan een werkpakket of
projectactiviteit. Dit register wordt in principe wekelijks bijgehouden. Het
projectregister dient niet aan het IWT overgemaakt, het IWT kan dit
projectregister wel ter plaatse komen controleren ter verificatie van de
geleverde
prestaties.
Iedere uitvoerder houdt ook nauwgezet een lijst met contacten bij op basis
waarvan het bereik van de actie kan bepaald worden.
-
de rapportering aan IWT zal via een online systeem verlopen (en op vaste
tijden), de gebruiker zal ten allen tijde de status van zijn rapportering kunnen
opvolgen; IWT zal de projectuitvoerder (per e-mail) verwittigen wanneer de
volgende rapportering dient ingebracht en wanneer de rapporteringstermijn
overschreden wordt;
-
Volgende rapporteringsperiodes worden voorgesteld:
van 1 januari tot 30 april, te rapporteren uiterlijk 31 mei
van 1 mei tot 31 augustus, te rapporteren uiterlijk 30 september
van 1 september tot 31 december, te rapporteren uiterlijk 31 januari
-
de ingebrachte gegevens (kengetallen en toelichting) zullen verwerkt worden
in indicatoren op programma niveau, zodat de COG en de Raad van Bestuur
van IWT permanent een overzicht zal hebben van de status van het
programma; de uitvoerders zullen hun project kunnen vergelijken met
gemiddelde waarden van het programma. Zij krijgen tevens online de
resultaten van het volledige programma;
2
Prestatiedagen zijn dagen waarop de projectuitvoerder effectief activiteiten voor het project
uitgevoerd heeft. (1 VTE= 220 werkdagen)
IWT handleiding verslaggeving VIS-TD
12
-
de ingebrachte voorbeeldacties kunnen, na screening en voor zo ver hiervoor
door de inbrenger expliciet de toestemming werd gegeven, via een website ter
beschikking gesteld worden van het grote publiek om alzo wervend op te
treden voor de activiteiten van de uitvoerders en het VIS-programma. Dit zal
er toe leiden dat met de huidige bezetting IWT maandelijks een
voorbeeldacties zal kunnen publiceren. Via een zoeksysteem zullen bedrijven
deze voorbeeldacties kunnen consulteren.
-
de projectstuurgroepen TIS en TD worden verder geresponsabiliseerd voor de
inhoudelijke opvolging en kwaliteitsbewaking van de projecten. Aangezien de
VIS-steun een onrechtstreekse steun aan bedrijven is, zijn de begunstigde
bedrijven (bij middel van een representatieve stuurgroep) het best geplaatst
om uit te maken of het project, binnen de krijtlijnen van VIS-kader, aan de
behoeften voldoet. Jaarlijks zal de stuurgroep zelf een eigen evaluatie
uitvoeren van de status van het project. Een IWT adviseur zal in principe enkel
deze evaluatiestuurgroep bijwonen. Enkel voor projecten waar een
partnership3 met IWT is, zal de stuurgroep frequenter bijgewoond worden. Wat
betreft het aantal stuurgroepen, de inhoudelijke invulling ed. wordt de
stuurgroep vrijgelaten om zich naar eigen inzichten te organiseren. De huidige
modaliteiten kunnen evenwel nog steeds als leidraad gebruikt worden. De
verslagen van de stuurgroep worden ter informatie aan IWT gezonden.
-
de projecten zullen een eigen klantentevredenheidsbeoordelingssyteem
hanteren. Indien gewenst kan IWT een voorbeeldfiche ter beschikking stellen.
4.2 Kengetallen RAP vanuit bedrijfsperspectief
4.2.1 Algemene promotie en Informatieverspreiding
Resultaat bij het bedrijf:
Het bedrijf is geïnformeerd over het bestaan, de werking en de diensten van het VIN.4
Geeft typisch aanleiding tot :
Vraag
Vraag
Vraag
Vraag
Vraag
van
van
van
van
van
het bedrijf om informatie
het bedrijf om diensten te komen voorstellen
bedrijf om assistentie
het bedrijf om een bedrijfsbezoek te brengen
een aantal bedrijven om meer informatie
4.2.2 Technologische publicaties/presentaties
Resultaat bij het bedrijf:
Het bedrijf verkrijgt (technologische) informatie die het kan aanzetten/aanwenden om
succesvol (technologisch) te innoveren.
Geeft typisch aanleiding tot:
Vraag van het bedrijf om meer informatie
Vraag van bedrijf om assistentie
Bedrijf gebruikt de informatie
3
bv. specifieke gezamenlijke acties in het kader van het IRC-Vlaanderen; gezamenlijke promotionele
acties voor een specifiek steunmechanisme, enz.
4 VIN: Vlaams InnovatieNetwerk
IWT handleiding verslaggeving VIS-TD
13
4.2.3 Organisatie van seminaries/workshops
Resultaat bij het bedrijf:
Het bedrijf neemt deel aan een seminarie/workshop om informatie te verkrijgen die het kan
aanwenden om succesvol technologisch te innoveren.
Geeft typisch aanleiding tot:
Vraag van een bedrijf om informatie
Vraag van een bedrijf om assistentie
Bedrijf gebruikt de opgedane kennis
4.2.4 Bedrijfsbezoek of bezoek van het bedrijf aan het centrum
Resultaat bij het bedrijf:
Het bedrijf is na een analyse van zijn noden (in-take-gesprek) op de hoogte
van wat een specifieke IM5 en het netwerk voor hem kunnen betekenen, en
de diensten van het netwerk die voor het bedrijf specifiek van toepassing zijn.
Geeft typisch aanleiding tot:
Vraag naar een bepaalde dienst
4.2.5 Punctuele interventie
Resultaat bij het bedrijf:
Een specifiek probleem of vraag mbt. (technologische) innovatie is opgelost door de
adviseur.
Geeft typisch aanleiding tot:
Het bedrijf doet in de toekomst terug beroep op de diensten van de IM en het netwerk.
4.2.6 Begeleide doorverwijzing of Partner Matching
Resultaat bij het bedrijf:
Het bedrijf is in contact gebracht met een derde partij die hem kan helpen zijn innovatieplan
te realiseren.
Het bedrijf gaat samenwerken met een derde partij (bedrijf, kenniscentrum) voor het
uitvoeren van zijn innovatieplan.
Geeft typisch aanleiding tot:
De uitvoering van een innovatieplan ism. een derde partij.
Het verwerven/verkopen van technologie-licenties
Het bedrijf treedt toe tot de gebruikerscommissie van een project
4.2.7 Inbreng van technologieprofielen (request of offers) in IRC/EEN
Resultaat bij het bedrijf:
Een specifieke technologievraag/aanbod van het bedrijf , waarvoor in het netwerk geen
geschikte partner werd gevonden, werd door de adviseur in het IRC-netwerk (sedert
1/4/2008 EEN-netwerk) gebracht.
(Inbrengen van vraag in innovatienetwerk volgen we zelf op, dus geen
nood aan rapportering)
Geeft typisch aanleiding tot:
Het bedrijf vindt een partner om zijn technologiebehoefte in te vullen/om op zijn technologieaanbod in te gaan.
Het bedrijf doet in de toekomst terug beroep op de diensten van de IM en het netwerk.
5
IM: Intermediairen, lid van het VlN
IWT handleiding verslaggeving VIS-TD
14
4.2.8 Technologisch/Innovatie advies
Resultaat bij het bedrijf:
Het bedrijf krijgt een goed onderbouwd advies om een innovatieprobleem op te lossen.
Geeft typisch aanleiding tot:
Aan de hand van het advies kan het bedrijf het probleem oplossen.
Het bedrijf doet in de toekomst terug beroep op de diensten van de IM en het netwerk.
4.2.9 Audit
Resultaat bij het bedrijf:
Het bedrijf krijgt een lijst van innovatie-opportuniteiten
Geeft typisch aanleiding tot:
Het opstellen van een actieplan om één of meerdere innovatie-opportuniteiten te realiseren.
Het bedrijf doet beroep op de adviseur of het netwerk voor verdere begeleiding.
4.2.10 Opstellen van een innovatieplan
Resultaat bij het bedrijf:
Het bedrijf beschikt over een uitgewerkt innovatieplan.
Geeft typisch aanleiding tot:
Het opstarten en uitvoeren van het innovatieplan.
Het aanvragen van steun bij IWT, EU of andere instanties voor het uitvoeren van het
innovatieplan.
Het zoeken van (kennis)partners om het plan uit te voeren.
4.2.11 KMO- en O&O-Haalbaarheidsstudie
Resultaat bij het bedrijf:
Er werd een innovatiestudie bij IWT ingediend.
Geeft typisch aanleiding tot:
Het verkrijgen van steun voor de ingediende innovatiestudie
4.2.12 IWT en EU KMO-Innovatieproject / O&O-bedrijfsproject
Resultaat bij het bedrijf:
Er werd een innovatieproject bij IWT of EU ingediend.
Geeft typisch aanleiding tot:
Het verkrijgen van steun voor het ingediende innovatieproject
4.2.13 Begeleiding bij de uitvoering van een innovatieplan
Resultaat bij het bedrijf:
De uitvoering van het innovatieplan wordt begeleid door een innovatieadviseur
Geeft typisch aanleiding tot:
De succesvolle realisatie van het innovatieplan.
IWT handleiding verslaggeving VIS-TD
15
4.2.14 Aantal klanten
4.2.15 Samenwerkingsacties tussen netwerkleden
4.2.16 Netwerkondersteunende activiteiten
IWT handleiding verslaggeving VIS-TD
16
4.3 Detailomschrijving & faq i.v.m. RAP kengetallen.
4.3.1 Algemene promotie en informatieverspreiding
Omschrijving:
Het betreft hier het aantal activiteiten die zich richten naar een groep van bedrijven en
als doel hebben bedrijven in het algemeen aan te zetten tot technologische innovatie,
hen te informeren over de ondersteuning die zij kunnen krijgen voor hun
innovatieplannen of om bekendheid te geven aan de activiteiten van het netwerk.
Typisch zijn dit activiteiten zoals mailings van folders over de eigen diensten of de
diensten van het netwerk, algemene publicaties mbt. promotie voor innovatie.
FAQ:
V: Als ik een folder verstuur naar aanleiding van een seminarie dat ik organiseer. Mag ik
dit hier noteren?
A: Ja, het gaat immers om “het bekend maken van een activiteit van het netwerk”
V: Als ik een bedrijf individueel informeer. Mag ik dit hier dan noteren?
A: Neen, het dient te gaan om een ‘collectieve’ actie naar een groep van bedrijven.
V: Hoe groot moet de ‘groep’ zijn?
A: Geen exacte definitie, maar naar de geest moet het gaan om een aanzienlijk deel van
de doelgroep. Typisch meer dan 100 bedrijven voor zo ver de doelgroep voldoende groot
is. Anders quasi de volledige doelgroep.
Informatie die bij het kengetal verplicht bijkomend te rapporteren is:
- Omschrijving en bereik van de actie
Informatie die ter beschikking van IWT dient gehouden:
- Copy van folders, publicaties
IWT handleiding verslaggeving VIS-TD
17
4.3.2 Aantal innovatieondersteunende publicaties/presentaties
Omschrijving:
Het betreft hier het aantal publicaties/presentaties van de hand van de innovatieadviseur, waarbij het onderwerp van de publicatie/presentatie niet van promotionele aard
is, maar technologisch of innovatie-ondersteunend. In de publicatie/presentatie wordt
een duidelijke verwijzing gemaakt naar het VIS-project en de IWT steun. Bij de
rapportering wordt naast de titel, de plaats van publicatie/presentatie, een indicatie van
de oplage/aanwezigen gegeven. De innovatie-adviseur houdt een copy van deze
publicaties/presentaties ter beschikking van IWT
FAQ:
V: Ik werk mee aan een technologische publicatie van meerdere personen. Mag ik dit hier
registreren?
A: Ja, op voorwaarde dat uw naam en de relatie met uw VIS-project vermeld wordt.
Indien minimaal één van de andere auteurs tot een ander VIS-project behoort, dan dient
u dit beiden ook onder het kengetal mbt. samenwerkingen te registreren.
V: Ik schrijf een kort berichtje (enkele lijnen) over een technologie in een omvattender
publicatie om bedrijven te wijzen op een bepaalde technologie. Er wordt voor meer
informatie
naar
mijn
dienst
verwezen.
Mag
ik
dit
hier
registreren?
A: Neen, het dient te gaan om een volwaardige op zich staande publicatie van enkele
pagina’s
V: Ik ben een spreker op een seminarie dat door een andere organisatie georganiseerd
wordt. Mag ik dit hier registreren?
A: Ja
Informatie die bij het kengetal verplicht bijkomend te rapporteren is:
- Titel, plaats van presentatie of publicatie en bereik van de actie
Informatie die ter beschikking van IWT dient gehouden:
- Copy van presentatie of publicaties
IWT handleiding verslaggeving VIS-TD
18
4.3.3 Aantal georganiseerde seminaries/workshops
Omschrijving:
Het betreft hier het aantal seminaries of workshops die op initiatief van het VIS-project in
de betreffende periode georganiseerd werden. De aankondigingen van het initiatief geven
duidelijk aan dat het initiatief uitgaat van het VIS-project. Bij de rapportering wordt
naast de titel en datum van het event tevens het aantal deelnemers gemeld.
FAQ:
V: Ik geef een presentatie op een seminarie van een collega. Mag ik dit hier registreren?
A: Neen, het seminarie moet van uw eigen project uit gaan. U kan dit wel bij kengetal 2
rapporteren.
V: Ik organiseer in het kader van mijn project een workshop voor de leden van mijn
stuurgroep, zonder al te formele uitnodiging. Mag ik dit hier registreren?
A: Ja, indien het om een workshop gaat met een specifieke inhoud en niet om de
reguliere stuurgroepvergadering over de opvolging van het project.
V: Ik organiseer in het kader van mijn project een workshop maar geef hierop zelf geen
presentatie. Mag ik dit hier registreren?
A: Ja
V: Ik organiseer in samenwerking met een ander project een seminarie. Mogen wij dit
beide registreren?
A: Ja en als de andere partij ook een VIS-actor is, dan dient u dit beiden ook te
registreren bij kengetal mbt. samenwerkingen in VIS-verband.
V: Ik organiseer voor een groep bedrijven een bedrijfsbezoek aan een ander bedrijf. Mag
ik dit hier registreren?
A: Ja, indien de groep voldoende groot is (typisch meer dan 5 bedrijven die aan het
bezoek deelnemen)
Informatie die bij het kengetal verplicht bijkomend te rapporteren is:
- Titel, plaats en aantal aanwezigen
Informatie die ter beschikking van IWT dient gehouden:
- Copy van hand-outs
IWT handleiding verslaggeving VIS-TD
19
4.3.4 Aantal bedrijfsbezoeken
Omschrijving:
Doel van dit kengetal is een zicht te krijgen op het aantal bedrijfsbezoeken (met het oog
op het verlenen van een dienst of het voorstellen van de diensten van het netwerk of de
organisatie) die via de VIS-projecten uitgevoerd worden.
Er wordt een onderscheid gemaakt op basis van KMO – GO, beide aantallen worden
indien mogelijk afzonderlijk gemeld. Mbt. het onderscheid tussen KMO en GO kan men
zich beperken tot het controleren van het aantal personeelsleden (<250 werknemers) en
de omzet . (informatie die u trouwens ook vindt bij het invullen van het innovatieprofiel)
Een eerste bedrijfsbezoek resulteert typisch ook in het invullen van een innovatieprofiel
(zie http://www.innovatienetwerk.be/net onder innovatieprofielen). In door IWT
opgegeven periodes dienen tevens alle bedrijfsbezoeken waarbij een dienst geleverd
werd aan het bedrijf geregistreerd te worden.
FAQ:
V: Ik bezoek een bedrijf om een advies af te leveren en toe te lichten. Mag ik dit hier
registreren?
A: Ja, en je dient het advies zelf ook eenmalig te registreren bij innovatie-adviezen.
V: Ik ga bij een bedrijf op bezoek om de diensten van mijn project voor te stellen. Mag ik
dit hier registreren?
A: Ja
V: Moet ik voor ieder bedrijfsbezoek een innovatieprofiel invullen?
A: Neen, bijvoorkeur wanneer u voor de eerste keer een bezoek brengt aan een bedrijf.
Voor bezoeken die aansluitend op dit eerste bezoek gebeuren, hoeft dit niet. Wel
wanneer u na een ‘lange’ onderbreking (typisch >1 jaar) opnieuw een bezoek brengt.
V: Een bedrijf komt bij mij op bezoek om zich te informeren over de diensten die het
centrum hem kan aanbieden. Mag ik dit hier registreren?
A: Ja
V: Ik neem deel aan een groepsbezoek aan een bedrijf (bv. een opendeurdag). Mag ik dit
hier registreren?
A: Neen, u bezoekt dit bedrijf niet om een dienst aan te bieden.
V: Een bedrijf stelt mij binnen de 3 à 4 maanden een nieuwe vraag waarvoor een
bedrijfsbezoek is aangewezen. Mag dit als bedrijfsbezoek geregistreerd worden?
A: Ja, en indien dit een nieuw advies inhoudt, kan je dit ook onder innovatie-adviezen
registreren.
V: Een bedrijf wordt herhaaldelijk bezocht in het kader van een begeleiding bij een
subsidieaanvraag. Mag elk bezoek aan het bedrijf geregistreerd worden?
A: Ja, ook herhaalbezoeken i.f.v. een concrete actie/begeleiding mogen geregistreerd
worden.
V: Een bedrijf wordt bezocht naar aanleiding van de organisatie van een
infosessie/seminarie waar de zaakvoerder als praktijkgetuige komt spreken. Mag dit
bezoek geregistreerd worden?
A: Ja
IWT handleiding verslaggeving VIS-TD
20
V: Naar aanleiding van een partner search wordt een bedrijf bezocht samen met een
afgevaardigde van een kenniscentrum dat mogelijk als partner zal optreden. Mag dit ook
geregistreerd worden als een bedrijfsbezoek?
A: Ja, bovendien mag u dit ook registreren bij 6. Begeleide doorverwijzing.
V: Omgekeerd, wanneer een adviseur samen met de zaakvoerder een kenniscentrum
bezoekt in het kader van een partnersearch/mogelijke samenwerking, mag dit bezoek
geregistreerd worden als bedrijfsbezoek?
A: Neen, niet als bezoek aan het bedrijf. Wel bij 6. Begeleide doorverwijzing
Informatie die bij het kengetal optioneel te rapporteren is:
- opdeling naar KMO (<250 werknemers) en GO
Informatie die ter beschikking van IWT dient gehouden:
- Lijst van bedrijfsbezoeken (datum, bedrijfsnaam en ondernemingsnummer)
IWT handleiding verslaggeving VIS-TD
21
4.3.5 Punctuele interventies
Omschrijving:
Het betreft hier het aantal persoonlijke contacten van de innovatie-adviseur met een
vertegenwoordiger van een bedrijf waarbij tijdens dit contact een dienst of advies
geleverd werd (en die niet eerder gerapporteerd werd onder andere indicatoren). Het
betreft hier dus typisch interventies van korte duur, geïnitieerd op vraag van het bedrijf,
zoals telefonische adviezen of mondelinge adviezen ter plekke bij een bedrijf. Essentieel
is wel het aspect van (technologische) kennisoverdracht.
FAQ:
V: Een bedrijf stelt een vraag naar meer informatie over een bepaalde technologie. Ik
stuur een technisch artikel door. Mag ik deze actie onder deze noemer registreren?
A: Ja
V: Een bedrijf stelt mij de vraag waar het voor een bepaalde test/expertise best terecht
kan. Ik geef het bedrijf een lijst van mogelijke expertise-centra. Mag ik deze actie onder
deze noemer registreren?
A: Ja
V: Ik verwijs een bedrijf met een technologisch innovatieprobleem telefonisch door naar
een meer geschikte collega? Mag dit hier geregistreerd worden?
A: Ja
Informatie die bij het kengetal verplicht bijkomend te rapporteren is:
- Geen
Informatie die ter beschikking van IWT dient gehouden:
- Geen
IWT handleiding verslaggeving VIS-TD
22
4.3.6 Aantal begeleide doorverwijzingen en aantal partner-matchings (bedrijf-bedrijf,
bedrijf-kenniscentrum)
Omschrijving:
Het betreft hier het aantal begeleide doorverwijzingen die door de innovatie-adviseur
gerealiseerd wordt.
Onder begeleide doorverwijzing wordt verstaan dat de innovatie-adviseur zich informeert
over de probleemstelling bij het bedrijf en hiervoor de naar zijn inzicht best geschikte
partner zoekt. Verder begeleidt hij minimaal het bedrijf fysisch bij de eerste contactname
met het kenniscentrum/organisatie of ander bedrijf.
Van de innovatie-adviseur wordt verwacht dat hij het verdere verloop van de
samenwerking opvolgt en het bedrijf desgewenst verder ondersteunt.
Deze partner-matching resulteert in het ideale geval in een concrete technologische
samenwerking tussen de betrokken partners.
FAQ:
V: Ik breng een bedrijf in contact (volgens de bovenvermelde modaliteiten) met een
kenniscentrum, doch dit resulteert niet in een samenwerking tussen beide. Mag ik dit hier
registreren?
A: Ja
V: Ik breng een bedrijf in contact (volgens de bovenvermelde modaliteiten) met een
ander bedrijf, ik weet niet of dit ook effectief in een samenwerking tussen beide
resulteert. Mag ik dit hier registreren?
A:Ja
V: Voor een specifiek probleem kunnen drie kenniscentra een oplossing bieden. Ik
organiseer voor het bedrijf met ieder van deze centra een bespreking. Gaat het om drie
matchings of één?
A: Om één, uiteindelijk zal het bedrijf voor het aangehaalde probleem verder
samenwerken één van de kenniscentra. Werkt het bedrijf met meerdere samen, dan mag
u ook de andere samenwerkingen opgeven.
V: Voor een specifiek probleem vraagt het bedrijf mij een bestaande commerciële
oplossing te zoeken. Ik organiseer een bezoek van een aantal leveranciers die ieder hun
oplossing voor stellen. Het bedrijf koopt finaal één van de oplossingen.
A: Dit is geen partner matching, er is geen (technologische) samenwerking gepland.
V: Het bedrijf vraagt mij een toeleverancier te zoeken.
A: Dit is geen partner matching, louter commerciële samenwerking wordt niet als partner
matching beschouwd.
V: Ik verwijs een bedrijf door naar een collega in mijn eigen organisatie. Kan ik dit hier
rapporteren?
A: Neen, doorverwijzing binnen uw eigen organisatie kan u rapporteren als een punctuele
interventie.
Informatie die bij het kengetal verplicht bijkomend te rapporteren is:
- geen
Informatie die ter beschikking van IWT dient gehouden:
- Lijst van doorverwijzingen/partnermatchings met volgende informatie: naam van met
elkaar in contact gebrachte organisaties, onderwerp van de partnermatching
IWT handleiding verslaggeving VIS-TD
23
4.3.7 Aantal technologieprofielen ingebracht in IRC/EEN
Omschrijving:
Het betreft hier het aantal aanvaarde technologieprofielen (requests of offers) die in de
betrokken periode door de innovatie-adviseur voor een bedrijf in het EEN-netwerk werden
ingebracht (zie http://www.iwt.be/diensten/entreprise-europe-network ) . Bij de
rapportering worden de referenties meegegeven.
FAQ:
V: Ik breng een bedrijf in contact met een ander bedrijf dat voor het eerste bedrijf een
nuttige technologie heeft. Mag ik dit hier registreren?
A: Neen, enkel technologieprofielen die via het IRC/EEN-netwerk geregistreerd worden
kunnen hier geboekt worden. U kan dit wel bij begeleide doorverwijzing registeren.
V: Ik breng een technologieprofiel in het IRC/EEN-netwerk, doch er komt geen respons
op. Mag ik dit hier registreren?
A: Ja
Informatie die bij het kengetal verplicht bijkomend te rapporteren is:
- Naam bedrijf en IRC/EEN referentie
Informatie die ter beschikking van IWT dient gehouden:
- geen
IWT handleiding verslaggeving VIS-TD
24
4.3.8 Aantal
geleverde
Innovatie-adviezen
technologieverkenning via KMO-portefeuille)
(met
rapport,
incl.
GTA’s,
Omschrijving :
Het betreft hier het aantal schriftelijke (technologische) innovatie-adviezen dat door
innovatie-adviseur aan bedrijven afgeleverd werd. Een dergelijk advies waarvan de
voorbereiding minimaal enkele uren in beslag neemt en onder de vorm van een
schriftelijk rapport.
Ook de GTA’s en Technologieverkenningen (via de KMO-portefeuille) voldoen aan deze
omschrijving.
De innovatie-adviseur houdt een copy van deze adviezen ter beschikking van IWT.
FAQ:
V: Waaruit bestaat een advies?
A: Minimaal uit een technologische probleemstelling, een analyse en een voorstel van
één of meerdere oplossingspistes of effectieve oplossingen met opgave van eventuele
randvoorwaarden voor de gesuggereerde oplossingen.
V: Een bedrijf stelt een punctuele technische vraag (bv. wat is de smelttemperatuur van
PE) waar ik via een korte email op antwoord. Mag ik dit advies onder deze noemer
registreren?
A: Neen, dit antwoord wordt niet als een schriftelijk advies gezien, u kan dit wel
rapporteren onder 5. Punctuele interventies
V: Een bedrijf stelt een vraag naar meer informatie over een bepaalde technologie. Ik
stuur een technisch artikel door. Mag ik deze actie onder deze noemer registreren?
A: Neen, dit is geen advies, u kan dit wel rapporteren onder 5. Punctuele interventies
V: Een bedrijf vraagt om te onderzoeken of er bepaalde octrooien bestaan. Ik voer
hiervoor via Espacenet een onderzoek uit en stuur het bedrijf hiervan een verslagje met
een verwijzing naar een aantal relevante octrooien en geef hierbij mijn appreciatie. Mag
ik deze actie onder deze noemer registreren?
A: Ja
V: Een bedrijf stelt mij de vraag waar het voor een bepaalde test/expertise best terecht
kan. Ik voer hiervoor een klein ‘markt’onderzoek uit en bezorg het bedrijf een lijst van
mogelijke expertise-centra met bijkomende informatie over wat er bij de aangegeven
centra te vinden is. Mag ik deze actie onder deze noemer registreren?
A: Ja
V: Kan een GTA/KMO TECHNOLOGIEVERKENNING of advies die niet resulteren in een
oplossing van het probleem toch geregistreerd worden als een advies?
A: Ja
V: Kan het toelichten/bespreken van een technologische nota opgesteld voor het
aanbieden van oplossingen van frequent voorkomende specifieke problemen bij
ondernemingen aanzien worden als een advies en als dusdanig geregistreerd worden?
A: Ja, in zoverre dit gebeurt op vraag van het bedrijf dat effectief met een aanverwant
probleem kampt en er gepersonaliseerd advies gegeven wordt over hoe de nota bij het
bedrijf in de praktijk kan worden omgezet.
IWT handleiding verslaggeving VIS-TD
25
V: Een bedrijf stelt een vraag om meer informatie over een bepaalde technologie. Ik
breng een bezoek aan de vraagsteller, bespreek met hem de aanleiding tot de vraag en
geef uitleg over de technologie en bezorg/stuur een technisch artikel.
A: Ja, dit is advies met kennisoverdracht. U registreert dit tevens bij 4. Bedrijfsbezoek.
Informatie die bij het kengetal verplicht bijkomend te rapporteren is:
- geen
Informatie die ter beschikking van IWT dient gehouden:
- Copy van schriftelijk advies
IWT handleiding verslaggeving VIS-TD
26
4.3.9 Aantal uitgevoerde innovatie-audits
Omschrijving:
Het betreft hier het aantal formeel uitgevoerde innovatie-audits (in de betreffende
periode) bij een bedrijf. De innovatie-audit verloopt volgens een vastgelegd stramien (dat
aan IWT kenbaar wordt gemaakt) en heeft steeds tot doel innovatie-opportuniteiten in
het bedrijf op te sporen. Het resultaat van een innovatie-audit is minimaal een rapport
met een opgave van deze mogelijke innovatie-opportuniteiten. De innovatie-adviseur
houdt een copy van deze rapporten ter beschikking van IWT.
FAQ:
V: Wanneer spreekt men van een innovatie-audit?
A: Minimaal gebeurt de audit volgens een vastgelegd en formeel stramien, waarvan u
IWT een copy bezorgt. Het doel van de audit is innovatie-opportuniteiten op te sporen.
Het resultaat van de audit is minimaal een lijst van mogelijk innovatie-opportuniteiten.
V: Tijdens een bezoek aan een bedrijf stel ik vast dat de voorraden zeer hoog zijn. Ik stel
voor om deze voorraden via het gebruik van een innovatieve technologie te verminderen.
Mag ik deze actie onder deze noemer registreren?
A: Neen
Informatie die bij het kengetal verplicht bijkomend te rapporteren is:
- naam bedrijf, ondernemingsnummer
Informatie die ter beschikking van IWT dient gehouden:
- Copy van audit rapport, audit-procedure
IWT handleiding verslaggeving VIS-TD
27
4.3.10 Aantal uitgewerkte innovatieplannen
Omschrijving:
Het betreft hier het aantal uitgeschreven innovatieplannen die de innovatie-adviseur voor
een bedrijf (meestal op basis van een innovatie-audit) heeft uitgewerkt met als doel de
implementatie van een concrete innovatie in het bedrijf voor te bereiden. Typisch is dit
een stappenplan met opgave van termijnen, schatting van de kosten, benodigde externe
expertise enz. In het merendeel van de gevallen zal de innovatie-adviseur nauw
betrokken blijven bij de concrete uitvoering van dit plan. In ieder geval zal hij zich
informeren over de concrete realisatie van dit plan. De innovatie-adviseur houdt een copy
van deze rapporten ter beschikking van IWT.
Typisch zal een aantal innovatieplannen uitmonden in een innovatiestudie of project.
FAQ:
V: Een bedrijf wordt geholpen een innovatiestudie in te dienen, doch het bedrijf beslist
voor de indiening toch geen innovatiestudie in te dienen maar via eigen middelen dit plan
uit te voeren. Mag dit hier geregistreerd worden?
A: Ja.
V: Ik help een bedrijf een innovatieplan op te stellen. Het bedrijf beslist echter om dit
uiteindelijk niet uit te voeren. Mag dit hier geregistreerd worden?
A: Ja
V: Een bedrijf wordt geholpen een innovatiestudie in te dienen, doch het bedrijf beslist
voor de indiening toch geen innovatiestudie in te dienen en geen verdere acties te
ondernemen. Mag dit hier geregistreerd worden?
A: Ja, indien men uiteindelijk tot een innovatieplan is gekomen (ook al wordt dit niet
door het bedrijf uitgevoerd)
V: Ik help een hogeschool/unif een TETRA/SBO-project indienen. Kan ik dit hier boeken?
A: Neen, u kan dit wel boeken onder kengetal 15 als een samenwerking tussen
intermediairen.
Informatie die bij het kengetal verplicht bijkomend te rapporteren is:
- naam van bedrijf, ondernemingsnummer en onderwerp
Informatie die ter beschikking van IWT dient gehouden:
- Copy van innovatieplan
IWT handleiding verslaggeving VIS-TD
28
4.3.11 Aantal IWT- haalbaarheidsstudies
steunaanvraag begeleid werd
waarvan
de
voorbereiding
van
de
Omschrijving :
Het betreft hier het aantal haalbaarheidsstudies (KMO of O&O) waarvan de voorbereiding
door de innovatie-adviseur begeleid werd én dat bij IWT werd ingediend.
Innovatiestudies/haalbaarheidsstudies zijn een subset van de innovatieplannen die onder
indicator
10
geregistreerd
werden
en
die
finaal
resulteren
in
een
innovatiestudie/haalbaarheidsstudie die bij IWT ingediend worden.
Om het innovatieplan dat u (eenmalig) reeds onder indicator 10 registreerde hier finaal
als studie te kunnen registreren heeft u dus een IWT nr nodig.
De begeleiding door de innovatie-adviseur wordt expliciet door de aanvrager op het
dossier vermeld en houdt een engagement in van de innovatie-adviseur mbt. de
inhoudelijke kwaliteit van de ingediende innovatiestudie.
FAQ:
V: Ik heb een bedrijf doorverwezen naar een college-adviseur die het bedrijf verder
geholpen heeft bij het indienen van een innovatiestudie. Mag ik dit noteren als een
innovatiestudie die ik begeleid heb?
A: Neen
V: Bij de voorbereiding zijn meerdere projecten/organisaties betrokken. Mogen zij
allemaal deze studie registreren?
A: Ja, indien zij effectief een bijdrage geleverd hebben en als dusdanig in het de
aanvraag vermeld worden.
V: Een bedrijf wordt geholpen een innovatiestudie/haalbaarheidsstudie in te dienen, doch
het bedrijf beslist voor de indiening toch geen innovatiestudie in te dienen. Mag dit
geregistreerd worden?
A: Neen, er is geen IWT nr.; u kan dit wel registreren onder 10. Innovatieplan.
V: Wat als een bedrijf besluit een aanvraag na indiening terug te trekken?
A: U mag dit registreren.
V:
Een
bedrijf
wordt
begeleid
bij
de
aanvraag
van
een
innovatiestudie/haalbaarheidsstudie in het eerste kwartaal. Het dossier wordt pas
ingediend in het tweede kwartaal. Dient de begeleiding geregistreerd te worden in het
tweede kwartaal?
A: Ja, aangezien het dossier dan effectief werd ingediend en een IWT-nummer kreeg.
V: Een bedrijf wordt begeleid bij de aanvraag van een innovatiestudie in het eerste en
tweede kwartaal. Het dossier wordt pas ingediend in het derde kwartaal. Mag de
begeleiding van het eerste en tweede kwartaal hier geregistreerd worden?
A: Neen, het mag hier pas geregistreerd worden in de periode wanneer het dossier wordt
ingediend en een nummer verkregen wordt. De innovatiestudie “in voorbereiding” mag
wel eenmalig in het eerste kwartaal geregistreerd worden onder indicator 10: aantal
uitgewerkte innovatieplannen. Ook indien de begeleiding meerdere periodes overspant,
dan nog wordt dit slechts eenmaal geregistreerd en wel in de periode dat de begeleiding
van het innovatieplan start.
V: Een bedrijf dat ik begeleid heb, heeft zijn innovatiestudie/haalbaarheidsstudie
ingediend maar heeft mij het IWT-nummer niet doorgegeven. Mag deze studie toch
geregistreerd worden?
IWT handleiding verslaggeving VIS-TD
29
A: Ja. Als u het IWT-nummer niet kent, volstaat het om de naam van het bedrijf in te
vullen.
Informatie die bij het kengetal verplicht bijkomend te rapporteren is:
- naam bedrijf, ondernemingsnummer en IWT-projectnummer
Informatie die ter beschikking van IWT dient gehouden:
- geen
IWT handleiding verslaggeving VIS-TD
30
4.3.12 Aantal IWT/EU-Innovatieprojecte
steunaanvraag begeleid werd
waarvan
de
voorbereiding
van
de
Omschrijving :
Het betreft hier het aantal KMO-innovatieprojecten en O&O bedrijfsprojecten waarvan de
voorbereiding door de innovatie-adviseur begeleid werd én dat bij IWT/EU werd
ingediend.
De begeleiding door de innovatie-adviseur wordt expliciet door de aanvrager op het
dossier vermeld en houdt een engagement in van de innovatie-adviseur mbt. de
inhoudelijke kwaliteit van het ingediende innovatieproject. Bij de rapportering worden de
IWT/EU nrs vermeld.
FAQ:
V: Ik heb een bedrijf doorverwezen naar een college-adviseur die het bedrijf verder
geholpen heeft bij het indienen van een innovatieproject. Mag ik dit noteren als een
innovatieproject die ik begeleid heb?
A: Neen
V: Bij de voorbereiding zijn meerdere VIS-projecten/organisaties betrokken. Mogen zij
allemaal deze studie registreren?
A: Ja, indien zij effectief een bijdrage geleverd hebben en als dusdanig in het de
aanvraag vermeld worden.
V: Een bedrijf wordt geholpen een innovatieproject in te dienen, doch het bedrijf beslist
voor de indiening toch geen innovatieproject in te dienen. Mag dit geregistreerd worden?
A: Neen, er is geen IWT nr.
V: Wat als een bedrijf besluit een aanvraag na indiening terug te trekken?
A: U mag dit registreren.
V: Ik voeg een bedrijf toe aan de gebruikersgroep van een Tetra, SBO, ... project. Mag ik
dit hier registreren?
A: Neen, enkel projecten waarbij het bedrijf zelf actief een deel van het project uitvoert.
U kan dit wel rapporteren onder 6. Begeleide doorverwijzing.
V: Ik begeleid een bedrijf bij het indienen van een EU-project. Mag ik dit hier registreren.
A: Ja
V: Ik help een hogeschool/unif een TETRA/SBO-project indienen. Kan ik dit hier boeken?
A: Neen, u kan dit wel boeken onder kengetal 15 als een samenwerking tussen
intermediairen.
V: Ik help een groep bedrijven een VIS-project of Competentiepool in te dienen. Mag ik
dit hier registreren?
A: Ja
Informatie die bij het kengetal verplicht bijkomend te rapporteren is:
- naam bedrijf, ondernemingsnummer en projectnummer (IWT of EU)
Informatie die ter beschikking van IWT dient gehouden:
- geen
IWT handleiding verslaggeving VIS-TD
31
4.3.13 Aantal innovatieplannen waarvan de uitvoering verder begeleid werd.
Omschrijving :
Het betreft hier het aantal innovatieplannen/trajecten waarvan de uitvoering verder door
de innovatie-adviseur begeleid werd.
In sommige gevallen wenst een bedrijf na het opstellen van een innovatieplan of het
indienen van een innovatiestudie/project nog verder beroep te doen op een VIS-adviseur
voor begeleiding bij het implementeren van dit innovatietraject. Typische
begeleidingstaken zijn het bespreken van de onderzoeksresultaten, het zoeken naar
bijkomende partners of kenniscentra, het mee opvolgen van de planning, assistentie bij
de rapportering naar IWT ed. Het zijn dus ondersteunende taken of taken in de rand van
het innovatietraject. Het uitvoeren van taken als subcontractor of partner in een IWT
horen hier niet in thuis.
FAQ:
V: In een innovatiestudie treed ik op als uitvoerder. Kan ik dit hier registreren?
A: Neen, in principe behoort het uitvoeren van onderzoekstaken in een innovatiestudie of
–project niet tot de taken van een VIS-adviseur.
V: Het bedrijf sluit met mij een betaalde overeenkomst voor het uitvoeren van
begeleiding van een innovatiestudie. Kan ik dit hier registreren?
A: Ja, let wel dat het karakter van de uitgevoerde taken van begeleidende aard moet zijn
(zoals hierboven beschreven) en geen uitvoerende taken in het kader van de studie.
Informatie die bij het kengetal verplicht bijkomend te rapporteren is:
- naam bedrijf, ondernemingsnummer
Informatie die ter beschikking van IWT dient gehouden:
- geen
IWT handleiding verslaggeving VIS-TD
32
4.3.14 Aantal klanten
Een klant wordt hier gedefinieerd als een bedrijf dat beroep doet één of andere
individuele dienstverlening van het VIS-project. Er wordt verwacht dat u van iedere klant
het ondernemingsnummer6 (BTW-nr) registreert (met uitzondering van klanten die enkel
beroep deden op een punctuele interventie, hiervoor volstaat de naam van het bedrijf).
Voor de betrokken periode worden enkel de nieuwe klanten vermeld (de
rapporteringstoepassing berekent het totaal aantal klanten over de volledige periode),
dwz. dit deel van het totale klantenbestand dat in de betrokken periode voor het eerst
beroep deed op een individuele dienst van het project.
Er wordt een onderscheid gemaakt op basis van KMO – GO, beide aantallen worden
afzonderlijk gemeld. Mbt. het onderscheid tussen KMO en GO kan men zich beperken tot
het controleren van het aantal personeelsleden (<250 werknemers) en de omzet .
(informatie die u trouwens ook vindt bij het invullen van het innovatieprofiel)
Een bedrijf dat gedurende 2 jaar geen beroep doet op uw diensten, mag wanneer het
nadien terug beroep doet op uw diensten als nieuwe klant geregistreerd worden.
FAQ:
V: Een bedrijf dat nog geen klant van ons project is, vraagt om een bezoek te komen
brengen om onze diensten voor te stellen. Wordt dit bezoek onder deze indicator
genoteerd?
A: Neen, enkel als het bedrijf een concrete dienst vraagt (bv. een technologisch advies).
U kan dit bezoek wel registreren onder 4. Bedrijfsbezoek.
V: Ik ben een ledenorganisatie. Zijn mijn leden automatisch klant?
A: Neen, enkel als zij gebruik maken van diensten van mijn project
V: Ik organiseer een seminarie. Kan ik de aanwezige bedrijven hier registreren als klant?
A: Ja
V: Mijn organisatie voert een aantal VIS-projecten uit. Dien ik de VIS-klanten per project
te rapporteren of voor gans mijn organisatie?
A: In principe per project. In uitzonderlijke en gemotiveerde gevallen kan hier, na
overleg met IWT, van afgeweken worden.
Informatie die bij het kengetal optioneel te rapporteren is:
- verdeling KMO (<250 werknemers) en GO
Informatie die ter beschikking van IWT dient gehouden:
- Lijst van de klanten wordt meegestuurd met tussentijds- en eindrapport (Bedrijfsnaam
en ondernemingsnummer)
6
Via het innovatienetwerk > innovatieprofielen kunnen ondernemingsnummers desgewenst opgezocht
worden.
IWT handleiding verslaggeving VIS-TD
33
4.3.15 Aantal samenwerkingen met andere intermediairen in het ruime innovatienet
Omschrijving:
Het betreft hier het aantal gemeenschappelijke acties die de innovatie-adviseur
uitgevoerd heeft in samenwerking met een andere intermediair in het VIN-netwerk.
Onder gemeenschappelijke acties wordt verstaan die acties (events, publicaties, ...)
waarbij minstens twee intermediairen (VIS of niet VIS) de actie ‘patroneren’ en als
dusdanig als co-auteurs/organisator/partners naar voor treden.
FAQ:
V: Ik organiseer samen met een collega innovatie-adviseur een seminarie. Ik geef zelf
een presentatie op dit seminarie. Deze presentatie registreer ik. Mag ik ook deze
samenwerking dan nog registreren?
A: Ja, u kan beide ‘resultaten’ registreren bij het respectievelijke kengetal.
V: Ik help een kenniscentrum met het uitwerken van een SBO/TETRA/Collectief
onderzoeksproject. Mag ik deze samenwerking hier registreren?
A: Ja
V: Voor het uitbrengen van een advies, doe ik beroep op expertise van een collegaadviseur uit een ander centrum. De bijdrage van deze collega wordt als dusdanig in mijn
advies aangegeven. Mag ik deze samenwerking hier registreren?
A: Ja
V: Ik organiseer samen met een bedrijfsorganisatie een seminarie rond technologische
innovatie. Mag ik deze samenwerking hier registreren
?
A: Ja
Informatie die bij het kengetal verplicht bijkomend te rapporteren is:
- omschrijving van de actie, partners
Informatie die ter beschikking van IWT dient gehouden:
- geen
IWT handleiding verslaggeving VIS-TD
34
4.3.16 aantal netwerkondersteunende activiteiten.
Omschrijving:
Het betreft hier specifieke diensten op vraag van en gericht naar een goed omlijnde
groep van bedrijven ter bevordering of ter ondersteuning van de netwerking tussen
deze bedrijven of activiteiten die rechtstreeks ten bate zijn van deze goed omlijnde groep
van bedrijven. Deze indicator is een equivalent van diensten geleverd aan een individueel
bedrijf, maar waarbij de dienst nu aan een groep van bedrijven geleverd worden.
Typisch vinden we hier volgende soorten activiteiten terug:
- De ontwikkeling van roadmaps.
- Activiteiten of initiatieven van facility sharing, gezamenlijke infrastructuurbenutting,
uitwisseling menselijk potentieel.
- Aantal acties van opbouw van een gemeenschappelijk imago voor de doelgroep.
- Aantal vertegenwoordigingen van de doelgroep naar buiten uit (bvb beursdeelname in
het buitenland).
FAQ:
V: Ik organiseer een seminarie. Boek ik dit onder deze indicator?
A: Neen, onder seminaries.
V: Ik organiseer een studiereis voor een aantal bedrijven. Mag ik dit hier boeken?
A: Ja
Informatie die bij het kengetal verplicht bijkomend te rapporteren is:
- omschrijving van de actie, datum en aantal betrokken bedrijven
Informatie die ter beschikking van IWT dient gehouden:
- eventuele resultaten zoals een roadmap
IWT handleiding verslaggeving VIS-TD
35
4.4 Relaties tussen de kengetallen
Een aantal acties kunnen uitgesplitst worden en ieder op zich geregistreerd worden, bv. een
bedrijfsbezoek waar een audit uitgevoerd werd, wordt zowel bij bedrijfsbezoek als bij audit
geregistreerd. De tabel geeft aan welke acties verder kunnen uitgesplitst worden.
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Seminaries
X
Bedrijfsbezoek
X
X
Punctuele interventie
X
X
X
X
X
X
X
Technologieprofiel
X
Advies
X
Audit
X
Innovatieplan
X
X
X
Innovatiestudie
X
X
X
Innovatieproject
X
X
Begeleiding innovatieplan
X
Klanten
IWT handleiding verslaggeving VIS-TD
X
X
Begeleide doorverwijzing
Samenwerkingsacties X
Netwerkondersteunde activiteiten
X
X
Netwerkondersteunende
activiteiten
Publicatie
Samenwerkingsacties
Klanten
Begeleiding innovatieplan
Innovatieproject
Innovatiestudie
Innovatieplan
Audit
Advies
Technologieprofiel
Begeleide doorverwijzing
Punctuele interventie
Bedrijfsbezoek
Seminaries
Publicatie
Promotie
X
Promotie X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
36