Neem bij vragen contact op met de kwaliteitscoördinator van de

Template Monitorplan – verwaarloosbaar
risico-onderzoek
]Invulinstructie:

Elk onderdeel dient ingevuld te worden.

Uitleg voor de verschillende onderwerpen verkrijgt u door de bijbehorende bladwijzer te lezen.
Dit doet u door Ctrl+klik op het betreffende onderstreepte onderwerp.

Bij de schuin gearceerde tekst dient onderzoeks-specifieke informatie te worden ingevuld.

Het uiteindelijke monitorplan bestaat alleen uit de tabellen op pagina1 en 2. De overige
pagina’s dienen alleen als achtergrondinformatie en bevatten daarom geen voettekst en
paginanummering.

Op de laatste pagina bevindt zich een afkortingenlijst.
Uitprinten:

Controleer na uitprinten of alle velden zijn ingevuld.

Creëer voor uw eigen administratie een PDF-file van het monitorplan (Selecteer printer -> PDF
Creator).
Een wijziging in het onderzoeksprotocol kan een wijziging van het monitorplan tot gevolg hebben.
Neem bij vragen contact op met de kwaliteitscoördinator van de eigen divisie.
UMCU.BKO.SF040_Monitorplan verwaarloosbaar risico_invulformulier_februari 2014_beveiligd
Monitorplan
1. ALGEMENE GEGEVENS
Titel studie
Deelnemende centra +
hoofdonderzoeker
(Centrale)
hoofdonderzoeker
Verrichter
Risicoclassificatie
Aantal patiënten +
looptijd onderzoek
Verwaarloosbaar = minimale monitoring
Monitor
2. MONITORING: FREQUENTIE
Initiatie visite
Per centrum 1x check bladwijzer voor meer informatie
Monitor visite
Per centrum: Frequentie is afhankelijk van opzet onderzoek, meer informatie
via bladwijzer
Per centrum 1 x check bladwijzer voor meer informatie
Close-out visite
3. MONITORING: INHOUD
Per centrum controle van de inclusiesnelheid en het uitvalspercentage.
Proefpersonenstroom
Study File
Per centrum controle aanwezigheid en volledigheid van de betreffende
Study File, beschrijf welke Study File(s) van toepassing is/zijn.
Informed Consent
Per centrum 100% controle van de getekende ICs.
In- en exclusie criteria
Per centrum controle eerste 3 proefpersonen, daarna 10%.
Per centrum : 10% hierbij dient te worden toegevoegd om welke primaire en
secundaire eindpunten en overige parameters het gaat; meer informatie via
bladwijzer.
Per centrum 100% controle gemelde SAEs en 10% op eventueel gemiste
SAEs. Hierbij dient te worden toegevoegd voor geneesmiddelenonderzoek: SAR
+ SUSAR en bij medical device SADE , meer informatie via bladwijzer.
Indien van toepassing zie te controleren items via bladwijzer (per centrum).
Source Data
Verification
Serious Adverse Events
Onderzoeksmedicatie/
-hulpmiddel en/of
blindering
Onderzoeksprocedures,
apparatuur en
faciliteiten
Laboratorium
Apotheek
Biologische monsters
Per centrum controle of instructies voor uitvoer van studieprocedures
aanwezig zijn en of studiepersoneel hierop getraind is.
Indien van toepassing zie te controleren items (per centrum) via bladwijzer
Indien van toepassing zie te controleren items (per centrum) via bladwijzer
Indien van toepassing zie te controleren items (per centrum) via bladwijzer.
UMCU.BKO.SF040_Monitorplan verwaarloosbaar risico_invulformulier_februari 2014_beveiligd
Pagina 1
Monitorplan
4. MONITORING: VERSLAGLEGGING
De monitor zal een schriftelijk verslag (rapport) maken na ieder bezoek aan een onderzoekslocatie
(centrum). Het monitorvisite rapport bevat:
- Een samenvatting van hetgeen de monitor heeft beoordeeld
- Een algemene beschrijving van de kwaliteit
- Een opsomming van belangrijke bevindingen/feiten, afwijkingen en
tekortkomingen
- Een overzicht met te nemen maatregelen en aanbevelingen om naleving van het
onderzoeksprotocol te garanderen
- De “overall” conclusie
De lokale hoofdonderzoeker ontvangt na ieder bezoek aan het eigen centrum de begeleidende brief
en de ‘Monitoring Issues and Actions Tracker’ en dient deze te bewaren in de Investigator Site File.
De verrichter*, indien het UMC Utrecht, ontvangt na ieder bezoek aan het eigen of een deelnemend
centrum het originele rapport en een origineel (van eigen centrum) of kopie (van deelnemend
centrum) van de begeleidende brief en de ‘Monitoring Issues and Action Tracker’. Deze dienen
bewaard te worden in de Monocenter Study File, Investigator Site File of Center Master File.
Deze verslaglegging moet door de centrale hoofdonderzoeker en de lokale hoofdonderzoeker
bewaard worden en bij een audit ter inzage beschikbaar zijn.
De centrale hoofonderzoeker van de verrichter* (origineel) en de onderzoekslocatie (kopie)
ontvangen ook het initiatie visite rapport en het close-out visite rapport. Indien van toepassing zullen
ook overige relevante contacten betreffende het onderzoek schriftelijk vastgelegd worden.
Van alle rapportages zal een kopie naar de kwaliteitscoördinator van de divisie waar het onderzoek
wordt opgezet/uitgevoerd worden gestuurd.
* Bij onderzoek met een externe verrichter ontvangt de centrale hoofdonderzoeker kopieën in plaats
van originele documenten. De lokale hoofdonderzoeker in het UMC Utrecht ontvangt dan de
originele documenten.
UMCU.BKO.SF040_Monitorplan verwaarloosbaar risico_invulformulier_februari 2014_beveiligd
Pagina 2
Risicoclassificatie:
Het risico, op basis van de NFU risicoclassificatie, wordt vastgesteld door de (centrale)
hoofdonderzoeker. Zie NFU advies Kwaliteitsborging van mensgebonden onderzoek (2012),
hoofdstuk 5. De METC geeft een uiteindelijk oordeel over de risicoclassificatie.
De verschillende classificaties kennen ieder hun eigen eisen wat betreft minimale monitoring.
Monitor:
Geef aan of hier een gekwalificeerde centrale monitor van de divisie Julius Centrum of een
onafhankelijke, gekwalificeerde monitor van een afdeling wordt ingezet.
Frequentie van de monitoring (per deelnemend centrum):
Ter controle van eventuele onvolkomenheden zal de eerste monitorvisite* plaatsvinden na inclusie
van de eerste 1-5 proefpersonen, afhankelijk van het totaal aantal inclusies. Daarna zal per centrum
minimaal 1 maal per jaar (volgens NFU richtlijnen) monitorvisite(s) per jaar plaatsvinden. Bij de
beslissing om meerdere monitorvisites per jaar uit te voeren spelen het totaal aantal proefpersonen
en de duur van het onderzoek een belangrijke rol.
Bevindingen gedaan tijdens eerdere monitorvisites kunnen leiden tot een aanpassing van het aantal
monitorvisites.
Daarnaast zal er voorafgaand aan het onderzoek een “initiatievisite” en aan het einde van het
onderzoek een “close-out visite” gepland worden. Bij multicenteronderzoek is het mogelijk om te
kiezen voor een centrale initiatie en/of close-out visite.
Het is mogelijk om de laatste monitorvisite te combineren met de close-out visite.
Een initiatievisite zal niet langer dan een dagdeel in beslag nemen en wordt uitgevoerd wanneer de
goedkeuringsbrief van de METC binnen is. Tijdens de initiatievisite wordt de lijst “Checklist Essential
Start-up Documents” doorgenomen. Wanneer deze compleet is, kan er gestart worden met
includeren.
* Voor een inschatting van het benodigde aantal uren per monitorvisite, kunt u gebruik maken van
de tool op de BKO-landingspagina https://richtlijn.mijnumc.nl/BKO/Paginas/default.aspx.
Study Files:
Tijdens een monitor visite zal controle op aanwezigheid en volledigheid plaatsvinden van de
volgende study files:
- Monocenter Study: een Monocenter Study File
- Multicenter Study: een Study Master File (“oppermap” bij de verrichter), Center Master File
(“schaduwmap” van deelnemend centrum bij verrichter), Investigator Site File (“werkmap” bij
deelnemend centrum)
Informed Consent:
De monitor controleert standaard 100% van de Informed Consent-formulieren op correctheid, tenzij
de omvang van het onderzoek dit niet mogelijk maakt (hoog aantal proefpersonen en/of
deelnemende centra). In dat geval kan na overleg met de kwaliteitscoördinator een afwijkend
percentage vastgesteld worden.
Indien er serieuze tekortkomingen gevonden worden bij de controle op een deel van de Informed
Consent-formulieren zullen alle Informed Consent-formulieren in dat specifieke centrum
gecontroleerd worden.
Monitoring gebeurt conform de opgestelde SOP S003.
In-/exclusiecriteria:
100% controle op in- en exclusiecriteria van de 1ste 3 deelnemers per centrum. Vervolgens zal 10%
van de overige deelnemers worden gecontroleerd op in- en exclusiecriteria.
UMCU.BKO.SF040_Monitorplan verwaarloosbaar risico_invulformulier_februari 2014_beveiligd
Indien er fout-geïncludeerde deelnemers in het onderzoek zijn opgenomen zullen mogelijk alle
dossiers van dat specifieke centrum gecontroleerd worden.
Source Data Verification (controle onderzoeksgegevens versus brondocumentatie):
- 10% van onderstaande onderzoeksgegevens die in duidelijke relatie staan tot de veiligheid en
geldigheid van het onderzoek zullen gecontroleerd worden met de brondocumenten (t.w. originele
documenten, gegevens en registraties die door de monitor gecontroleerd kunnen worden).
Primaire eindpunten en secundaire eindpunten (indien van toepassing):
Worden in overeenstemming met het protocol bepaald door de hoofdonderzoeker.
Overige parameters:
Worden in overeenstemming met het protocol bepaald door de hoofdonderzoeker.
Vragenlijsten (indien van toepassing):
In principe zullen alle vragenlijsten worden gecontroleerd op aanwezigheid en waar nodig op inhoud.
Safety:
Dit onderdeel kan ‘niet van toepassing’ zijn, wanneer hiervoor een vrijstelling is verkregen van de
METC.
Wanneer dit onderdeel wel van toepassing is, worden de volgende aspecten gecontroleerd:
- 100% verificatie geëigende meldingsprocedure van gemelde SAEs, SUSARs (bij
geneesmiddelenonderzoek) en/of SADEs (bij onderzoeken met een medisch hulpmiddel).
- 10% van de proefpersonen worden gecontroleerd op eventuele gemiste SAEs, SUSARs (bij
geneesmiddelenonderzoek) en/of SADEs (bij onderzoeken met een medisch hulpmiddel).
Indien er sprake is van gemiste en/of incorrecte melding van ernstige ongewenste voorvallen en/of
ernstige (onverwachte) ongewenste bijwerkingen, dienen alle dossiers van dat specifieke centrum
gecontroleerd te worden.
Onderzoeksprocedures, apparatuur en faciliteiten:
De monitor controleert of instructies voor uitvoer van studieprocedures aanwezig zijn en of
studiepersoneel hierop getraind is.
En of de onderzoeker en onderzoeksmedewerkers getraind zijn in wet- & regelgeving, conform
UMCU.RvB.S010
Onderzoeksmedicatie:
Gecontroleerd wordt welke instructies de proefpersonen meekrijgen.
Laboratorium:
Er wordt gekeken of het laboratorium geaccrediteerd is voor het uitvoeren van de
onderzoekshandelingen.
Apotheek:
Er wordt gekeken of de apotheek GMP gecertificeerd is.
Indien de apotheek betrokken is bij klaarmaken van de onderzoeksmedicatie, bijhouden van drug
accountability en/of randomisatie, zal er ook op deze punten controle plaatsvinden.
Biologische monsters:
Verzameling, labeling en opslag van de biologische monsters worden gecontroleerd.
Rapportage:
De monitor zal een schriftelijk verslag (rapport) maken na ieder bezoek aan een onderzoekslocatie
(centrum). Het monitorvisite rapport bevat:
UMCU.BKO.SF040_Monitorplan verwaarloosbaar risico_invulformulier_februari 2014_beveiligd
Een samenvatting van hetgeen de monitor heeft beoordeeld
Een algemene beschrijving van de kwaliteit
Een opsomming van belangrijke bevindingen/feiten, afwijkingen en tekortkomingen
Een overzicht met te nemen maatregelen en aanbevelingen om naleving van het onderzoeksprotocol
te garanderen
De “overall” conclusie
De lokale hoofdonderzoeker ontvangt na ieder bezoek aan het eigen centrum de begeleidende brief
en de ‘Monitoring Issues and Actions Tracker’ en dient deze te bewaren in de Investigator Site File.
De verrichter*, indien het UMC Utrecht, ontvangt na ieder bezoek aan het eigen of een deelnemend
centrum het originele rapport en een origineel (van eigen centrum) of kopie (van deelnemend
centrum) van de begeleidende brief en de ‘Monitoring Issues and Action Tracker’. Deze dienen
bewaard te worden in de Monocenter Study File, Investigator Site File of Center Master File.
Deze verslaglegging moet door de centrale hoofdonderzoeker en de lokale hoofdonderzoeker
bewaard worden en bij een audit ter inzage beschikbaar zijn.
De centrale hoofonderzoeker van de verrichter* (origineel) en de onderzoekslocatie (kopie)
ontvangen ook het initiatie visite rapport en het close-out visite rapport. Indien van toepassing zullen
ook overige relevante contacten betreffende het onderzoek schriftelijk vastgelegd worden.
Van alle rapportages zal een kopie naar de kwaliteitscoördinator van de divisie waar het onderzoek
wordt opgezet/uitgevoerd worden gestuurd. Zie SOP Monitoring UMCU.RvB.S005.
* Bij onderzoek met een externe verrichter ontvangt de centrale hoofdonderzoeker kopieën in plaats
van originele documenten. De lokale hoofdonderzoeker in het UMC Utrecht ontvangt dan de
originele documenten.
Verklaring gebruikte afkortingen:
GMP
IC
METC
NFU
SADE
SAE
SAR
SUSAR
SOP
Good Manufacturing Practice
Informed Consent
Medisch Ethische Toetsingscommissie
Nederlandse Federatie Universitair Medische Centra
Serious Adverse Device Event (ernstig ongewenst voorval
mogelijk gerelateerd aan het medisch hulpmiddel)
Serious Adverse Event (ernstig ongewenst voorval)
Serious Adverse Reaction (ernstig ongewenste bijwerking)
Suspected Unexpected Serious Adverse Reaction (vermoeden
van onverwacht ernstige bijwerking)
Standard Operating Procedure
UMCU.BKO.SF040_Monitorplan verwaarloosbaar risico_invulformulier_februari 2014_beveiligd