De introductie van E-aanbesteden bij regionale overheden

De introductie van E-aanbesteden bij regionale overheden: een
internationale vergelijking
In samenwerking met PIANOo/TenderNed en E-proQure hebben de bestuurskundigen Hanna de Vries,
MSc, prof. Dr. Victor Bekkers en dr. Lars Tummers van de Erasmus Universiteit onderzoek verricht
dat zich richt op de introductie van E-aanbesteden bij regionale overheden, zoals provincies en
regionale inkoopsamenwerkingsverbanden. Het onderzoek werd uitgevoerd in Italië, Frankrijk,
Nederland, Spanje, Slowakije en Roemenië, met als vraagstelling: wat zijn de succes- en faalfactoren
die ervoor zorgen dat regionale overheidsorganisaties op E-aanbesteden overgaan? Uit de resultaten
blijkt dat vooral wettelijke verplichtingen organisaties dwingen om E-aanbesteden goed te
organiseren. Daarnaast is actieve steun van leidinggevenden essentieel om medewerkers te overtuigen
van de voordelen die E-aanbesteden brengt.
Opzet onderzoek
De zes Europese landen zijn vergeleken door middel van zowel een kwalitatieve als kwantitatieve
analyse (verkennende interviews en enquêtes onder inkopers van provincies en regionale
inkoopsamenwerkingsverbanden). Daarnaast is er een uitgebreide literatuurstudie uitgevoerd. Op basis
hiervan is een onderscheid gemaakt tussen twee soorten van factoren die E-aanbesteden kunnen
stimuleren of juist tegenhouden. Dit betreft enerzijds externe (omgevings)factoren (zoals wetgeving)
en anderzijds interne (organisatie) factoren, zoals het beschikbare budget en de houding van
medewerkers ten opzichte van E-aanbesteden.
Vier type organisaties: pioniers, volgers, achterblijvers en niet geïntroduceerd
Om de verschillende landen te kunnen vergelijken is er een indeling gemaakt in vier type organisaties:

Pionier: de organisatie was een van de eersten die van E-aanbesteden gebruik maakte

Volger: de organisatie heeft E-aanbesteden geïntroduceerd nadat de ervaringen van de pioniers
bekend waren

Achterblijver: de organisatie is een van de laatsten die E-aanbesteden heeft geïntroduceerd

Niet geïntroduceerd: de organisatie maakt geen gebruik van E-aanbesteden
Uit het onderzoek bleek de meeste provincies en
inkoopsamenwerkingverbanden in Nederland zich als
‘volger’ typeren (ruim 65%). Dit is hoger dan het
gemiddelde van de zes landen (49%). Aan de andere kant
is Nederland is wel later met de invoering van Eaanbesteden. De piek ligt rond 2013-2014, bij de andere
landen is dat beduidend eerder (hoogtepunt ligt rond 2005-2008).
Wettelijke verplichtingen dwingen
Uit de analyse van de omgevingsfactoren blijkt dat organisaties geconfronteerd kunnen worden met
politieke belangen die de introductie van E-aanbesteden kunnen tegenhouden of juist bevorderen. Zo
hebben politieke schandalen in Slowakije ervoor gezorgd dat E-aanbesteden sneller werd
geïntroduceerd bij regionale overheden, omdat werd verondersteld dat dit voor meer transparantie zou
zorgen in het inkoopproces. Achterblijvende organisaties hebben vooral te maken met een gebrek aan
wettelijke regelingen en goede ICT-infrastructuur in een land (bijvoorbeeld in het geval Roemenië).
Voor landen met veel organisaties die zich als volger beschouwen (zoals Nederland), vormen
wettelijke verplichtingen, zoals de nieuwe aanbestedingswet of de verplichte elektronische publicatie,
de meest krachtige stimulans om E-aanbesteden (verder) te organiseren.
Risicomijdende bureaucratische cultuur en weerstand medewerkers belangrijke
organisatiefactoren
Voor elke organisatie, onafhankelijk of ze al met E-aanbesteden zijn begonnen, blijkt support van
leidinggevenden van essentieel belang om E-aanbesteden goed van de grond te krijgen. Zij kunnen de
introductie van E-aanbesteden in sterke mate tegenhouden of juist stimuleren. Voor de ‘pioniers’ en de
‘volgende’ organisaties (zoals met name in Nederland) worden een risicomijdende bureaucratische
cultuur en weerstand van medewerkers als belangrijkste barrières genoemd. Werknemers kunnen
bijvoorbeeld het gevoel hebben dat E-aanbesteden weinig voordeel oplevert of lastig is. Tot slot is de
aanwezigheid van parate kennis over ICT applicaties essentieel voor de organisaties die E-aanbesteden
nog moeten invoeren.
Hoe verder?
Om de introductie van E-aanbesteden (verder) te stimuleren is het belangrijk dat er op
organisatieniveau voldoende steun wordt gerealiseerd. Dit kan door zogenaamde ‘voortrekkersfiguren’
aan te wijzen. Specifieke aanbevelingen voor organisaties die nog moeten starten met E-aanbesteden,
of nog maar net bezig zijn, betreffen het investeren in kennis over de ICT applicaties die nodig zijn en
het volgen van trainingen. Voor organisaties die al verder zijn, is het gebruik van ‘best practices’ een
goede manier om meer positieve bekendheid te genereren en successen te vieren.
Meer informatie over dit onderzoek is op te vragen bij Hanna de Vries ([email protected]). De
volledige versie van het (Engelstalige) beleidsrapport is te downloaden via
http://www.lipse.org/userfiles/uploads/Research%20Report%20LIPSE%20WP5_final_20150530.pdf.
Achtergrond onderzoek
Dit onderzoek maakt deel uit van het onderzoeksproject LIPSE. LIPSE of ''Learning from Innovation
in Public Sector Environments’’ is een onderzoeksproject gericht op de identificatie van invloedrijke
factoren op het gebied van sociale innovatie in de publieke sector. Het project wordt gecoördineerd
door prof. Victor Bekkers en dr. Lars Tummers van de afdeling Bestuurskunde van de Erasmus
Universiteit Rotterdam.
Website: www.lipse.org
Facebook: www.lipse.org/facebook
Nieuwsbrief: www.lipse.org/newsletter
Twitter: @EULIPSE