1.4 Implementatie

Model
Implementatie Plan
Levensloop Arrangement
September 2006
Inhoudsopgave
1
DE INVOERING VAN DE LEVENSLOOPREGELING......................................................... 2
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
2
VOORWOORD .......................................................................................................................... 2
VOORBEREIDING ..................................................................................................................... 3
INTRODUCTIE .......................................................................................................................... 4
IMPLEMENTATIE ...................................................................................................................... 6
BEHEER ................................................................................................................................... 7
DRAAIBOEK INVOERING LEVENSLOOPREGELING ...................................................... 8
Voorbereiding ............................................................................................................................. 8
Introductie ................................................................................................................................... 8
Implementatie ............................................................................................................................. 9
Beheer ......................................................................................................................................... 9
3
BEREIKBAARHEID EN CONTACTPERSONEN ................................................................ 10
3.1
3.2
4
CONTACTGEGEVENS [NAAM KLANT] ............................................................................... 10
CONTACTGEGEVENS ABN AMRO ARRANGEMENTEN LEVENSLOOP .................................. 10
BIJLAGEN .................................................................................................................................... I
Beschrijving aanmeldingsproces................................................................................................ II
BIJLAGE 2 ............................................................................................................................... III
Bestandslayout “Terugkoppelen rekeningnummers” ................................................................ III
1
1
1.1
De invoering van de Levensloopregeling
Voorwoord
Om de invoering van het levenslooparrangement gedegen en binnen de gestelde tijdslijnen te laten
plaatsvinden, is door ABN AMRO een draaiboek opgesteld. Dit draaiboek geeft aan welke activiteiten
wanneer moeten worden ontwikkeld om een succesvolle en efficiënte invoering van de
levensloopregeling te waarborgen.
Op basis van uw specifieke behoeften kan het draaiboek verder worden afgestemd op de situatie
binnen uw organisatie. Uw implementatiemanager is u daarbij graag van dienst. Het is van belang in
het draaiboek duidelijk vast te leggen welke activiteiten door wie moeten worden uitgevoerd en
binnen welke termijn.
De invoering kan worden onderverdeeld in 4 fasen:
Voorbereiding
Introductie
Implementatie
Figuur 1: Fasen bij invoering
De vier fasen worden in de volgende paragrafen nader toegelicht.
2
Beheer
1.2
Voorbereiding
Voorbereiding
Introductie
Implementatie
Beheer
Figuur 2: Voorbereidingsfase
ABN AMRO hecht groot belang aan een goede samenwerking met u gedurende de implementatie van
de regeling. Het moet voor beide partijen helder zijn wat van elkaar wordt verwacht. De volgende
afspraken dienen dan ook in de voorbereidings fase te worden gemaakt:
 Wie wordt aangesteld als implementatiemanager vanuit ABN AMRO? De implementatie
manager wordt ingezet om de implementatie zo effectief mogelijk te ondersteunen.
 Wie is verantwoordelijk voor het invoeringstraject bij de werkgever?
 Hoe verloopt het aanmeldingsproces?
 Wat is de gewenste ingangsdatum?
 Wat zijn de verdere eisen en wensen van de werkgever ten aanzien van de implementatie?
Afwegingen vooraf
Voordat tot invoering van de levensloopregeling kan worden overgegaan, dient u een aantal
afwegingen te maken:
 Spaarloonregeling
- Hoe en wat wordt gecommuniceerd over spaarloon versus levensloop?
- Hoe en voor wanneer moet uw werknemer een keuze hebben gemaakt voor spaarloon dan wel
levensloop?
 Verlofspaarregeling
- Heeft de werkgever een ‘oude’ verlofspaarregeling?
- Indien ja, hoe wordt uw werknemer geïnformeerd over de hoogte van het opgebouwde saldo en
dat dit overgeheveld moet worden naar de levensloopregeling?
 Werkgeversbijdrage
- Is er een werkgeversbijdrage?
- Zo ja, wat en hoe wordt hierover gecommuniceerd?
 Overgangsmaatregelen pensioen en prepensioen
- Kent de huidige pensioenregeling een prepensioenmodule?
- Zo ja, worden als gevolg van de wet VPL overgangsmaatregelen genomen en hoe wordt
daarover gecommuniceerd?
- Biedt uw pensioenreglement de mogelijkheid om opgebouwde prepensioenrechten in te
brengen in levensloop?
3
1.3
Introductie
Voorbereiding
Implementatie
Introductie
Beheer
Figuur 3: Introductiefase
De introductie van het levenslooparrangement bij de werknemers is het sluitstuk van het adviestraject
bij het opzetten van de regeling. De werkgever heeft er immers groot belang bij dat de regeling goed
onder de aandacht van de werknemer wordt gebracht. Dat zal ertoe bijdragen dat werknemers die aan
de levensloopregeling willen deelnemen, kiezen voor het door de werkgever gesloten arrangement.
Bij beperkte deelname aan de collectieve regeling wordt de werkgever namelijk nog steeds
geconfronteerd met een diversiteit aan aanbieders (met alle administratieve gevolgen van dien).
Uit verschillende onderzoeken is gebleken dat bijna 70% van de werkgevers vindt, dat de
informatievoorziening aan werknemers inzake collectieve werknemersregelingen aanmerkelijk kan
worden verbeterd. Met name vanwege de complexiteit van dergelijke regelingen blijkt dit voor veel
werkgevers een lastige opgave te zijn. Goede communicatie zorgt ervoor dat werknemers de juiste
keuzes maken en vergroot bovendien de waardering van werknemers.
Werknemers hebben steeds meer behoefte aan goede voorlichting. Mede omdat de individuele
keuzemogelijkheden van werknemers sterk zijn toegenomen. Uit onderzoek is gebleken dat circa 85%
van de werknemers een beter inzicht in deze regelingen op prijs stelt. Men verwacht hiervoor ook een
extra inspanning van de werkgever. Voor de levensloopregeling is het dan ook een gezamenlijke
verantwoordelijkheid van ABN AMRO en de werkgever om de werknemers zo goed mogelijk voor te
lichten.
Communicatie te verzorgen door de werkgever:

Levensloopregeling
Werknemers dienen bij een levenslooparrangement op de hoogte gesteld te worden van de
regeling zelf. Zaken die daarbij aan de orde moeten komen zijn de spaar- en
beleggingsmogelijkheden, de bestedingsmogelijkheden en of er sprake is van een
werkgeversbijdrage. Bovendien is het raadzaam om deze communicatie te koppelen aan
informatie over de pensioenregeling (bijvoorbeeld aanwending van de levensloopregeling om
eerder met pensioen te gaan).

Collectief aanbod en aanmeldingstraject
Het is belangrijk dat de werknemers duidelijk wordt gemaakt wat de collectieve voordelen
kunnen zijn van het ABN AMRO LevensloopPlan in vergelijking met een individueel af te
sluiten levenslooprekening. Ook zal het aanmeldingstraject met bijbehorende termijnen
moeten worden toegelicht.
ABN AMRO biedt voor bovenstaande communicatie ondersteuning aan in de vorm van concept
brieven en artikelen over de levensloopregeling en het collectieve aanbod.
4
Communicatie ondersteuning door ABN AMRO:

Toegang tot een besloten gedeelte van de ABN AMRO site met daarin opgenomen:
o Correspondentie voorbeelden
o Artikelen levensloopregeling
o Sjabloon werknemerspresentatie
o Model Levensloopreglement
o Model Verklaring deelname levensloopregeling
o Model Wijzigingsformulier levensloopregeling
o Voorbeeld Verlofreglement

Informatiepakket ABN AMRO LevensloopPlan voor werknemers bestaande uit:
o Concept begeleidende brief met arrangementsafspraken
o Brochure ABN AMRO LevensloopPlan
o Aanvraagformulier
o Beleggingsdocumenten
o Voorwaarden

Het ABN AMRO Customer Contact Center beantwoordt algemene vragen van werknemers
met betrekking tot de levensloopregeling en specifieke vragen inzake het ABN AMRO
LevensloopPlan. Werknemers kunnen bellen naar 0900-0024 (keuze ‘Sparen’).

www.abnamro.nl/levensloop: Op deze website kunnen uw werknemers alle informatie over
het ABN AMRO LevensloopPlan vinden.
Aanvullend zijn de volgende mogelijkheden binnen de communicatie bespreekbaar:
ABN AMRO kan (tegen meerprijs) de volgende zaken voor werkgevers verzorgen:
•
Opstellen van een Levensloop Nieuwsbrief
•
Het verzorgen van plenaire voorlichtingsessies
•
Het aanleveren van een intranet informatiepagina
•
Opleiden van HR-functionarissen
Op basis van bovenstaande kan het communicatieplan worden opgesteld. Dit maakt deel uit van het
implementatieplan. Het verdient aanbeveling om bij de communicatie zoveel mogelijk gebruik te
maken van de binnen de organisatie reeds bestaande communicatiekanalen en -middelen. Het is
belangrijk dat u in overleg met uw eigen communicatie afdeling of -bureau de communicatiestrategie ,
de doelgroepen, de boodschap, de in te zetten middelen en kanalen, de timing en het benodigde
budget bepaalt. Uw implementatiemanager kan u hierbij ondersteunen.
5
1.4
Implementatie
Voorbereiding
Introductie
Implementatie
Beheer
Figuur 4: Implementatiefase
In de voorbereidingsfase is gekozen voor een specifiek aanmeldingstraject. De bijbehorende stappen
zijn opgenomen in het implementatieplan en dienen te worden gemonitord.
In de implementatiefase ligt het accent op de aanmelding en de administratieve afhandeling daarvan.
Onderdeel van het aanmeldingsproces is identificatie van werknemers. Op grond van de Wet
Identificatie bij Dienstverlening (WID) is een bank verplicht de identiteit van een cliënt vast te stellen
voordat zij aan die cliënt een dienst verleent. Een dienst is onder meer het openen van een rekening,
hetgeen bij afname van een LevensloopPlan gebeurt.
Als een werknemer wil deelnemen aan het ABN AMRO LevensloopPlan maar nog geen klant is van
ABN AMRO, zal de werknemer zich bij één van onze kantoren moeten langsgaan om het
klantacceptatieproces (identificatie en legitimatie) te doorlopen voordat de aanvraagformulieren
verstuurd worden naar ABN AMRO. De werknemer die al klant is bij ABN AMRO hoeft niet het
klantacceptatieproces te doorlopen.
De werkgever stuurt vervolgens de volledig ingevulde en ondertekende formulieren naar
ABN AMRO. Nadat de ingevulde en ondertekende aanvraagformulieren door ABN AMRO zijn
ontvangen, worden de levenslooprekeningen geopend. Zowel de werknemers als de werkgever
ontvangen hier een bevestiging van (de werkgever in elektronische vorm).
Voor deze procedure is gekozen bij de invoering van het levenslooparrangement. In de bijlage van dit
implementatieplan vindt u de procedure verder beschreven, inclusief de daarbij te gebruiken
formulieren.
Administratieve afhandeling door werkgever
Zodra de levenslooprekeningen geopend zijn, worden deze via een elektronisch bestand
teruggekoppeld naar de werkgever (zie bijlage voor bestandslayout).
De werkgever kan dit bestand gebruiken om de rekeningnummers op elektronische wijze op te nemen
in de salarisadministratie.
De volgende zaken moet u regelen in uw administratie:
 Elektronisch inlezen van het bestand met de geopende rekeningnummers
 Administreren van het te storten bedrag per werknemer
 Implementeren (maandelijkse) stortingen in de salarisadministratie (inclusief afdracht
werknemersverzekeringen)
 Implementeren uitkeringsadministratie (inhouden loonbelasting op de door ABN AMRO
overgeboekte geldbedragen ten behoeve van bijvoorbeeld verlof)
 Implementeren jaarlijkse controles op basis van elektronisch overzicht aangeleverd door
ABN AMRO
 (Mutatie-)formulieren op intranet beschikbaar stellen
 Levensloop Aanvraagpakketten opnemen in welkomstpakket nieuwe medewerkers alsmede
de bijbehorende communicatie inzake deelname aan de levensloopregeling voor nieuwe
medewerkers.
6
1.5
Beheer
Voorbereiding
Introductie
Implementatie
Beheer
Figuur 5: Beheerfase
Na afronding van de implementatie komt het ABN AMRO LevensloopPlan in de beheerfase. Hierin
worden de (maandelijkse) stortingen gedaan en kunnen mutaties plaatsvinden.
De stortingen worden door de individuele spaar- en beleggingsadministratie van ABN AMRO
verwerkt.
Mogelijke mutaties zijn:
- wijziging naam, adres, woonplaats
- wijziging te storten bedrag
- wijziging verdeling Inleg over sparen en/of beleggen
- switchen
- opnames
- beëindiging dienstverband
- waardeovedracht nieuwe werknemers
ABN AMRO stelt hiervoor een mutatieformulier beschikbaar, die bijvoorbeeld op intranet geplaatst
kunnen worden. Ook kunnen medewerkers bellen met het Customer Contact Center van ABN AMRO
om een formulier toegestuurd te krijgen. Medewerkers kunnen bellen naar 0900-0024 (keuze
‘Sparen’).
Nadat de levensloopregeling is geïntroduceerd, stopt de communicatie niet. Ook nieuwe werknemers
moeten worden benaderd. En werknemers die nog niet deelnemen, kunnen nog van gedachten
veranderen. Om deelname aan de levensloopregeling te blijven stimuleren is het van belang de
regeling met enige regelmaat onder de aandacht van uw werknemers te brengen.
Nieuwe werknemers die bij indiensttreding al bij een andere financiële instelling aan een
levensloopregeling deelnemen, kunnen bij overstap naar het ABN AMRO-arrangement kiezen voor
waardeoverdracht. Het saldo van hun levenslooprekening wordt dan zonder kosten overgebracht naar
de rekening binnen het door u afgesloten ABN AMRO arrangement. Nieuwe werknemers kunt u
direct bij ABN AMRO aanmelden. De nieuwe werknemer ontvangt dan rechtstreeks van ABN
AMRO het informatiepakket.
7
2
Draaiboek invoering Levensloopregeling
Voorbereiding
Activiteit
Algemene werkgeversgegevens naar ABN AMRO sturen,
om contract in administratie op te voeren:
 Volledige naam
 Kamer van Koophandel nummer
 Adresgegevens (niet postbus)
 Volledige namen en handtekeningen van
tekeningsbevoegden
 Bankrekeningnummer
Overeenkomst opmaken en ondertekend in tweevoud naar
werkgever toesturen
Bepalen Regeling Levensloop
 Werkgever definieert de toepassing van de
levensloopwetgeving binnen het eigen bedrijf
 Werkgever stelt hiervoor de benodigde
documenten samen
 Bepalen aanmeldingstermijn voor werknemers
Opstellen Implementatieplan en Communicatieplan
Wanneer
Week 0
Wie verantwoordelijk
Werkgever
ABN AMRO
Week 0
Werkgever
Week 0
Werkgever en
ABN AMRO
Wanneer
Week 1
Wie verantwoordelijk
Werkgever
Week 2
ABN AMRO
Week 2
Werkgever
Introductie
Activiteit
Algemene communicatie over de levensloopregeling en
het reglement van de werkgever in het bijzonder ter
beschikking stellen
 Algemene informatie levensloopregeling (bv op
intranet, email, interne krant)
 Aankondiging collectief aanbod en
aanmeldingsprocedure (en termijn)
 FAQ
 Informeren/instrueren HR medewerkers
Samenstellen en verzenden aanvraagpakketten
werknemers met begeleidende brief aan werkgever
 Werkgever geeft het aantal benodigde
aanvraagpakketten aan en het exacte afleveradres
 Werkgever accordeert de door de implementatie
manager aangeleverde concept begeleidende brief
 ABN AMRO levert aanvraagpakketten bij
werkgever aan
Verspreiding van aanvraagpakketten aan werknemers
8
Implementatie
Activiteit
Werknemer vult aanmeldingsformulier in en ondertekent
dit. Stuurt dit vervolgens naar werkgever of stuurt het
formulier rechtstreeks naar ABN AMRO. Indien hij/zij
nog geen klant van ABN AMRO is zal eerst identificatie
en legitimatie van de werknemer plaats moeten vinden bij
één van onze kantoren
Werkgever stuurt aanvraagformulieren indien zij dit
wenselijk vindt door naar ABN AMRO in plaats van dit
rechtstreeks door de werknemer te laten doen.
Controle op volledigheid en juistheid van ontvangen
aanmeldingsformulier
Openen van rekeningnummer
Bevestigen van geopende rekeningnummers aan
werkgever middels elektronisch bestand
Bevestigen van geopende rekeningnummer + spaar- en/of
beleggingskeuze aan werknemer
Versturen Verklaring deelname levensloop aan
werknemers (papier / elektronisch)
Werknemer vult Verklaring in en stuurt deze terug naar
werkgever. Werkgever archiveert de verklaringen
Bedrag en rekeningnummer opnemen in
salarisadministratie en implementeren jaarlijkse controles
en uitkeringsadministratie
Wanneer
Week 3, 4
Wie verantwoordelijk
Werknemer
Week 4, 5
Werkgever
Week 6
ABN AMRO
Week 6,7
Week 7/8
ABN AMRO
ABN AMRO
Week 7/8
ABN AMRO
Week 7/8
Werkgever
Vanaf Week 8
Werkgever
Wanneer
Vanaf salarisrun
[maand] 2006
Vanaf salarisrun
[maand] 2006
Wie verantwoordelijk
Werkgever
Beheer
Activiteit
Storten afgesproken bedragen naar rekeningnummer
werknemer
Stortingen sparen en/of beleggen conform keuze
werknemer
NB: Bovenstaande tijdlijnen zijn indicatief.
9
ABN AMRO
3
Bereikbaarheid en contactpersonen
In onderstaand overzicht zijn de gegevens vastgelegd van de verschillende functionarissen van beide
partijen die verantwoordelijk zijn voor het naleven van de gemaakte afspraken in het
Implementatieplan.
3.1
Contactgegevens [NAAM KLANT]
Naam
Bezoekadres
Postadres
Telefoon algemeen
Fax
Contactpersonen [NAAM KLANT]
Naam
Telefoon
E-Mail
3.2
Verantwoordelijkheid
Implementatie
Contactgegevens ABN AMRO Arrangementen Levensloop
Naam
Bezoekadres
Postadres
Telefoon algemeen
Fax
E-mail
ABN AMRO Arrangementen Levensloop
Foppingadreef 22
Postbus 283 (PAC AA 3326), 1000 EA Amsterdam
020 – 6290555 (op werkdagen van 8.30 tot 17.00 uur)
020 – 6287275
[email protected]
Contactpersonen ABN AMRO Arrangementen
Naam
Telefoon
E-Mail
Verantwoordelijkheid
10
4
Bijlagen
In de bijlagen zijn de volgende onderdelen opgenomen:
 Beschrijving aanmeldingsproces
 Bestandslayout ‘terugkoppelen rekeningnummers’
I
BIJLAGE 1
Beschrijving aanmeldingsproces
De opname van werknemers in de levensloopadministratie van de ABN AMRO Bank N.V. geschiedt
aan de hand van de volgende stappen:




[Werkgever] verspreidt de LevensloopPlan Informatiepakketten onder zijn werknemers, deze
worden ingevuld en ondertekend door de werknemer. Hierin staan onder andere NAW
gegevens, geboortedatum en sofi-nummer. Indien hij/zij nog geen klant van ABN AMRO is
zal eerst identificatie en legitimatie plaats moeten vinden op één van onze kantoren alvorens
de werknemer het ingevulde formulier rechtstreeks aan ABN AMRO of aan de werkgever
retourneert.
De werknemer verstuurt het aanvraagformulier rechtstreeks aan ABN AMRO, F&S
Levensloop PAC SK0000, Antwoordnummer 5149, 3000 VB Rotterdam of
[Werkgever] stuurt de door de werknemer ingevulde aanvraagformulieren door aan
ABN AMRO F&S Levensloop PAC SK0000, Antwoordnummer 5149, 3000 VB Rotterdam;
ABN AMRO opent vervolgens de levenslooprekeningen voor de werknemers en meldt deze
nummers (elektronisch) terug aan [naam klant] en stuurt de individuele werknemers een
bevestigingsbrief.
Na de implementatiefase verloopt de aanmelding van nieuwe werknemers eveneens volgens
bovenstaand proces.
II
BIJLAGE 2
Bestandslayout “Terugkoppelen rekeningnummers”
Het volgende kan in Excelformaat worden teruggekoppeld:
Rek. nr. voorl tussenv Naam
straat
nr. postc plaats gebdat gesl
123456789 BY
VOOR BEELD TUINSTRAAT 13 1234PC EPE 22-12-1950 V
III