het nederlands archiefbestel - Provincie Noord

HET NEDERLANDS ARCHIEFBESTEL
De functie van archieven
Iedereen vormt archieven. Zo'n archief wordt aangelegd als eigen geheugensteun, maar wordt op
den duur vanzelf een getuigenis van het verleden.
Bij de overheid is het in feite niet anders. Gemeenten, waterschappen, provincies en rijk bewaren
hun archieven in de eerste plaats als eigen geheugensteun. Op den duur worden dezelfde archieven
een bron voor de geschiedschrijving.
Met de archieven van de overheid is daarnaast wel iets bijzonders aan de hand. Burgers en ook de
overheid zelf kunnen aan de hand ervan hun rechten bewijzen, de burger kan in een democratie de
overheid controleren aan de hand van de goed bewaarde en goed toegankelijke overheidsarchieven.
Naast hun belang als geheugensteun en historische bron hebben archieven dan ook een functie ter
waarborging van de rechtsstaat.
Om deze redenen is de archiefvorming bij de overheid aan speciale regels gebonden: de Archiefwet
1995 en uitvoeringsregelingen.
Verantwoordelijkheden
In de Archiefwet 1995 is vastgelegd wie belast is met de zorg voor (dat wil zeggen de bestuurlijke
verantwoordelijkheid) en het beheer (d.w.z. de ambtelijke verantwoordelijkheid) van archieven en
het toezicht op beide aspecten.
Zorg en beheer zijn kernbegrippen in de archiefwetgeving.
Op grond van de Archiefwet hebben de verschillende dagelijkse besturen: burgemeester en
wethouders, waterschapsbesturen, gedeputeerde staten en ministers de zorg voor de archieven van
hun eigen organisatie. Dit geldt vanaf het moment van binnenkomst van, of van het opmaken van
de archiefstukken. Wanneer de archieven twintig jaar of ouder zijn, moet dat gedeelte dat van
blijvend historisch belang is (ongeacht of ze in papieren of in digitale vorm zijn opgemaakt)
worden overgebracht naar een openbare archiefbewaarplaats. Deze overgebrachte, historische
archieven zijn daar op grond van de wet openbaar. De zorgdrager kan daaraan echter gedurende
maximaal 75 jaar of in bepaalde gevallen zelfs langer vanwege de eerbiediging van de persoonlijke
levenssfeer, het belang van de staat of de onevenredige bevoordeling of benadeling van natuurlijke
of rechtspersonen beperkingen stellen.
Genoemde archieven of in bijzondere gevallen de reproducties daarvan zijn in principe voor ieder
kosteloos te raadplegen.
Rijk en provincie
De manier waarop de verantwoordelijkheid voor het beheer van de overgebrachte, historische
archieven is geregeld verschilt per bestuurslaag.
De archieven van rijksorganen worden na twintig jaar overgebracht naar een
rijksarchiefbewaarplaats. In elke provinciehoofdstad is er een. De centrale regeringsarchieven en
die van de Hoge Colleges van Staat gaan naar het Algemeen Rijksarchief in Den Haag. Vóór de
overbrenging naar de rijksarchiefbewaarplaats heeft elke vakminister de verantwoordelijkheid voor
de eigen archieven, na overbrenging komt de verantwoordelijkheid voor alle rijksarchieven te
berusten bij de minister van OCW.
De historische archieven van de provinciebesturen en –organen gaan ook naar het rijksarchief in de
provinciehoofdstad en komen ook onder verantwoordelijkheid van OCW. Daarmee is de provincie
de enige bestuurslaag die niet verantwoordelijk is voor de eigen historische archieven.
-1-
Gemeenten en waterschappen
Gemeenten en waterschappen behouden hun eigen historische archieven, die na selectie in de eigen
gemeentelijke/ waterschaps of streek archiefbewaarplaats bewaard worden en openbaar zijn.
Anders dan rijk en provincie, die op grond van de wet hun archieven naar een
rijksarchiefbewaarplaats brengen waar per definitie een rijksarchivaris aan het hoofd staat, is de
aanstelling van een gemeente- of waterschapsarchivaris, die de historische archieven beheert,
facultatief. In veel gemeenten en waterschappen is deze dan ook niet benoemd en is de secretaris
belast met het beheer van deze archieven.
Toezicht
De Archiefwet 1995 kent twee soorten archieftoezicht:
.
toezicht op de zorg en
.
toezicht op de naleving van de regelgeving inzake het beheer.
Het zijn twee van elkaar te onderscheiden bevoegdheden met een duidelijk hiërarchisch criterium:
bestuurlijke versus ambtelijke bevoegdheden.
Op alle niveaus bestaat derhalve toezicht op ( de kwaliteit van) archiefbeheer. Toezicht op de
archiefzorg bestaat uitsluitend op het niveau van gemeenten en waterschappen, gemeenschappelijke
regelingen en regiopolitie.
1. toezicht op de zorg
Op de bestuurlijke zorg voor de archieven bij de lokale overheden en de politie wordt bestuurlijk
toezicht uitgeoefend door gedeputeerde staten; namens gedeputeerde staten houdt de
provinciaal archiefinspecteur toezicht op deze zorg voor recente en historische archieven bij de
gemeenten, waterschappen en politieregio’s. Dit toezicht is geregeld in de provinciale
archiefverordening 1996. De provinciale inspecteur spreekt dan ook bestuurders hierop aan.
Artikel 28 van de Archiefwet 1995 schrijft de aanstelling van een archiefinspecteur gebiedend voor.
Volgens het 2e lid van dit artikel wordt hij door provinciale staten benoemd, geschorst en ontslagen;
Vervolgens staat de inspecteur onder rechtstreekse verantwoordelijkheid van gedeputeerde staten
en werkt onder hun bevelen, op basis van de door provinciale staten vastgestelde provinciale
archiefverordening 1996.
Het feit dat de provinciale archiefinspecteur toezicht houdt op de hele levenscyclus van archieven,
betekent ook dat hij naast het in gang zetten van verbeteringen in de recente fasen van
informatiebeheer, ook verbeteringen in de infrastructuur van de overgebrachte, historische
informatie moet bewerkstelligen. Dit ten behoeve van een goede toegankelijkheid voor burgers en
voor de overheid zelf.
Tenslotte heeft het opereren vanuit de naasthogere bestuurslaag voor de provinciale inspecteur het
voordeel dat hij als het ware meelift met het veelvuldig contact dat bestuurders en management van
provincies, gemeenten en waterschappen onderling hebben. Enerzijds is de provincie dicht bij
genoeg voor gemeenten en waterschappen om bereikbaar en benaderbaar te zijn en om soepel in te
kunnen spelen op regionale verschillen. Anderzijds heeft de provincie, die ook op zoveel andere
terreinen toezicht uitoefent, voor hen toch voldoende natuurlijk gezag.
2. toezicht op de naleving van de regelgeving inzake het beheer (ambtelijk toezicht op het
ambtelijk beheer binnen dezelfde bestuurslaag)
Bij de provincie ziet de provinciale archiefinspecteur toe op het beheer van de recente provinciale
archieven, waarvoor in hoogste instantie de griffier verantwoordelijk is en rapporteert aan het
provinciaal bestuur.
Deze specifieke toezichthoudende taak is de reden waarom naast de bijzondere
aanstellingsvoorschriften de archiefinspecteur zodanig in de organisatie dient te worden geplaatst
dat hij zijn taak zo onafhankelijk mogelijk overeenkomstig de bedoelingen van de wetgever kan
uitoefenen. Directe toegang tot het college van gedeputeerde staten is daarbij dan ook essentieel en
organisatorische plaatsing binnen een functionele afdeling staat daarmee op gespannen voet
Artikel 11 van de provinciale archiefverordening 1996 bepaalt dat de provinciaal archiefinspecteur
eenmaal per twee jaar aan gedeputeerde staten verslag doet van de bij de beheerders en zorgdragers
uitgevoerde inspecties. Tevens bepaalt artikel 18
van genoemde verordening dat gedeputeerde staten tenminste eenmaal per twee jaar aan provinciale
staten verslag doen omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 27 van de
Archiefwet 1995, waarbij zij het verslag van de archiefinspecteur overleggen.
Bij het rijk houdt de rijksarchiefinspectie (RAI), die ressorteert onder het ministerie van OCW,
toezicht op het beheer van de recente, nog niet naar de rijksarchieven overgebrachte archieven van
de rijksorganen. De RAI brengt jaarlijks verslag uit aan het parlement. Op het beheer van de
historische rijksarchieven is momenteel geen toezicht geregeld
Gemeenten en waterschappen tenslotte kennen evenals het Rijk een inspectie op het beheer van
de recente archieven, uitgeoefend door de gemeente- (streek-) of waterschapsarchivaris. Deze
brengt verslag uit aan het gemeente c.q. waterschapsbestuur. De benoeming van een archivaris is
echter niet wettelijk verplicht. Met als gevolg dat dit toezicht ontbreekt bij gemeenten en
waterschappen waar geen archivaris is benoemd. De secretaris is daar verantwoordelijk voor zowel
het beheer van de recente archieven als de historische archieven.
Particuliere archieven
De Archiefwet geldt alleen voor archieven die door overheidsorganen zijn gevormd. Op
privaatrechtelijke instellingen zijn deze regels niet van toepassing. Toch is het van groot belang
voor de kennis van de geschiedenis dat archieven van personen en instellingen die een rol hebben
gespeeld in het maatschappelijk leven voor historisch onderzoek toegankelijk zijn. In de praktijk
gebeurt dat ook. Bij de rijksarchieven en gemeentelijke archiefdiensten berusten op basis van
vrijwilligheid veel archieven van particulieren, zoals van kerken, families, verenigingen, stichtingen
en bedrijven, die van belang zijn voor de geschiedenis van de gemeente of streek. Daarnaast zijn er
ook andere instellingen waar archieven van particulieren worden bewaard en ter inzage zijn. Het
gaat daarbij om documentatiecentra die materiaal verzamelen op een bepaald gebied. Voorbeelden
daarvan zijn het Nederlands Instituut voor Oorlogsdocumentatie, het Internationaal Instituut voor
Sociale geschiedenis en het Nederlands Architectuur Instituut, het Katholiek Documentatiecentrum.
Ook plaatselijk en regionaal bestaan dit soort instellingen.
’s-Hertogenbosch, augustus 2001
mevrouw drs. M.H. van den Heuvel-Habraken
provinciaal archiefinspecteur
PAI NB 09-01