Notulen bestuursvergadering nbat

Agenda bestuursvergadering dd. 04- 05- 2013
bij: Robbert Zuijdam
Waterradmolen 47
1703PB Heerhugowaard
Aanvang: 10.50 uur.
Aan: Pim Wilhelm, Robbert Zuijdam, Eugène ter Beek, Theo van Meegen
en Henk Sieraad .
1
Opening door de voorzitter.(10.50 uur)
Pim en Eugene willen uiterlijk 15.30 de vergadering sluiten.
Eugene legt uit wat zijn huidige medische status is, helaas zijn enkele uitzaaiingen
geconstateerd en zijn derhalve de chemokuren tijdelijk gestopt en vervangen door bestralingen.
Zijn vrouw Lydeke is helaas ongeneeslijk ziek, en gaat snel achteruit.
2
Vaststellen van de agenda.
Er wordt een provisorische agenda opgesteld.
3 Terugblik ALV.
Mede dor het ontbreken van financieel verslag 2012, de begroting 2013 en het verslag
van de ledenadministratie is de ALV redelijk vlot en rimpelloos verlopen.
Het belangrijkste overblijvende item was de nieuwe website.
Een werkgroep had een powerpoint presentatie voorbereid en een webdesigner uitgenodigd.
E.e.a. werd door de aanwezigen met gemengde gevoelens ontvangen, te meer omdat
de webdesigner een bedrag van €10.000 denkt nodig te hebben voor de bouw, waarbij
de website in zijn bezit blijft. (tenzij we deze kopen, dit bedrag komt bovenop de eerder
genoemde bouwkosten.
Als bestuur missen we een doordacht actieplan van de werkgroep.
Ook weten we (nog) niet hoe de financiële situatie van de NBAT zich op korte termijn
zal ontwikkelen.
Er wordt besloten om de werkgroep uit te breiden met enkele andere vrijwilligers met
kennis over deze materie, en deze groep vervolgens binnenkort uit te nodigen voor
overleg en afstemming van het wensenpakket van het bestuur.
Wat willen we in de website terugzien:
 Imagoverbetering door een moderne vormgeving.
 De mogelijkheid om op termijn “Het Aquarium” tegen betaling te downloaden.
 De mogelijkheid om digitaal te communiceren met de schrijvers van artikelen.
 Een koppeling tussen de website en I-funds (autorisatie vereist)
 Zichtbaar maken welke verenigingen er aan keuringen doen en welke niet.
 Wet- en regelgeving.
 Verenigingsbestuurders moeten de verenigingsgegevens kunnen wijzigen (intranet)
 De mogelijkheid voor verenigingsbestuurders om onderscheidingen e.d. aan te vragen.
 Keurmeesters en sprekers moeten hun eigen gegevens kunnen aanpassen.
4 KvK/ bankzaken.
De registraties bij de kamer van koophandel en diverse banken zijn zwaar verouderd,
er staan oud- bestuurders vermeld die reeds lang in de geschiedenisboeken zijn
verdwenen, dit zal nu worden aangepast.
David Verhage en Jordan Klink moeten worden uitgeschreven bij de Kamer van koop
Handel, en Theo Van Meegen moet als bestuurslid worden aangemeld.
Bij de ING wordt Theo Verheij uitgeschreven, en zal Pim als gemachtigde worden ingeschreven.
Bij de ABN-Amro wordt Hans ten Berg uitgeschreven, en zal Pim als gemachtigde worden
ingeschreven.
Ter plekke worden alle benodigde formulieren getekend.
Van beide banken zullen extra betaalpassen worden aangevraagd, zodat het bestuur voor
Betalingen minder kwetsbaar is.
5 Penningmeesters zaken: overdracht en lopende zaken.
Pim gaat de penningmeesters taken waarnemen totdat er een nieuwe penningmeester is
gevonden, Eugene gaat hem hierbij helpen.
De bestuurlijke gegevens voor de banken en de KvK moeten op korte termijn worden
geregeld en ge-updated, de huidige functionarissenlijsten zijn verouderd.
Eugene blijft zich ook bezighouden met de ledenadministratie.
Het verslag van de ledenadministratie, behorende bij de beschrijvingsbrief 2013 zal
door Eugene nog voor eind mei worden gemaakt, waarna dit kan worden doorgegeven
aan de verenigingen.
Eugene meldt, dat de NBAT op 1 januari 2013 nog ongeveer 2570 leden telde, een
verlies van ruim 400 leden in 2012.
Het financieel verslag van 2012 en de begroting voor 2013 zullen op iets latere termijn
worden gemaakt en ter controle aan de financiële commissie worden aangeboden.
Op korte termijn (voor eind mei) zullen de nota’s worden opgemaakt voor de verenigingen
(vanaf het 4e kwartaal van 2012),
de abonnementshouders (eveneens vanaf het 4e kwartaal van 2012),
en de adverteerders (voor het jaar 2013)
Het bijwerken van de ledenpassen heeft eveneens vertraging opgelopen; er moeten nog
140 mutaties worden verwerkt.
Eugene verwacht hiermee eind juni weer bij te zijn.
Verder spreken we af, dat nieuwe NBAT- leden met een abonnement op “Het Aquarium”
een eerdere jaargang kado krijgen; deze zal ze tezamen met een ledenpas worden
opgestuurd.
5a Secretariële zaken:
De postbus zal tijdelijk worden waargenomen door Henk.
Om te zorgen dat de E-mails ook bij hem aankomen, zal Pim de gegevens op de website
aanpassen en Henk een nieuwe toegangscode verstrekken.
Ook zal Henk tijdelijk de vergaderstukken maken, uitwerken en versturen.
Robbert en Rob Uvenhoven hebben zich bereid verklaard om hem met raad en/of
daad terzijde te staan.
Robbert heeft aangeboden om de onderscheidingen en erepredicaten te blijven
verzorgen, dit wordt in dank aanvaard.
5b Postbus NBAT.
De postbus van de NBAT, postbus 1580 in Hilversum, zal worden gelinkt aan het
Huisadres van Pim.
6 Actielijst.
6.1 Pim gaat op intranet nakijken of op intranet de koppeling nog aanwezig is waarmee
verenigingsbestuurders kunnen bekijken welke abonnees er zich binnen hun voedingsgebied bevinden, zodat ze deze evt. kunnen benaderen voor een lidmaatschap.
6.2 Pim zal de mutaties bij de KvK doorgeven.
6.3 Eugene en Pim zullen de bankmutaties regelen, en tevens extra betaalpassen aanvragen.
6.4 Eugene en Pim zullen op zeer korte termijn de facturen regelen naar:
De verenigingen v.a. het 4e kwartaal van 2012,
De adverteerders voor 2013, en
De abonnees op “Het Aquarium”vanaf het 4e kwartaal van 2012.
6.5 Pim zal een nieuw wachtwoord voor het mailadres [email protected] aanmaken
en dit aan Henk doorgeven.
6.6 Pim en Eugene dragen er zorg voor dat de ledenpassen met het juninummer van
“Het Aquarium” worden meegestuurd.
6.7 Robbert vraagt bij de drukkerij na of de inbindbanden voor de jaargang 2012 zijn
besteld, en zal dit doen als het nog niet is gedaan.
6.8 Henk vraagt F. Breedijk, J. Liefting en H. Witzel of zij zitting willen nemen in de
werkgroep Website.
6.9 Henk stuurt een update van de huidige situatie inclusief de wensenlijst van het bestuur
m.b.t. de website naar de leden van de werkgroep, en vraagt of de werkgroep een
projectplan wil maken.
6.10 Pim gaat Piet Röling instrueren over het toesturen van oude jaargangen van het
Bondsblad aan nieuwe leden.
6.11 Henk gaat de verenigingen een mail sturen, waarin ze wordt gevraagd of men
geschikte kandidaten weet voor de posten penningmeester en secretaris.
Deze zullen door het bestuur worden benaderd.
7 Sluiting door de voorzitter. Sluiting door Pim om 16.00 uur.