Richtlijnen en procedure Fonds International


Richtlijnen en procedure Fonds International Experience 2017/2018
Procedure/werkwijze aanvraag Fonds International Experience 2017/2018
 Een student die aanspraak wil maken op het Fonds International Experience vult het online application
form in: https://studiegids.tue.nl/verbreding/buitenland-en-stages/voorbereiding/beurzen-enfondsen/tue-beurzen-buitenland/aanmeldformulier-beurzen-buitenland/
De student ontvangt, wanneer hij voldoet aan de eisen om FIE aan te vragen, het aanvraagformulier
FIE en het format van een Learning Agreement (LA). De student krijgt tevens informatie over studeren
in het buitenland, beurzen, de gratis collectieve studie/stage reisverzekering van de TU/e en tips en
informatie over aanvullende zaken.
 De student vult het aanvraagformulier FIE in, laat het tekenen door zijn facultaire
internationaliseringscoördinator en mailt het document naar [email protected] of levert het hardcopy in bij de STU Service Desk. Voor deadlines voor aanmelding zie kader hieronder.
 De student vult de Learning Agreement (LA) in, en levert deze ook in bij STU/io ([email protected])
 De LA wordt ondertekend door: student, “facultaire coördinator/begeleider” gastinstelling en
“facultaire internationaliseringscoördinator” thuisinstelling.
De LA wordt beschouwd als de definitieve aanvraag. Op de LA wordt ook een contact telefoonnummer
in geval van calamiteiten ingevuld alsmede de periode van verblijf in het buitenland en het adres en
website van de gastinstelling. De LA mag na de deadline van aanmelding worden ingeleverd, maar
dient vóór aanvang van de stage/exchange in bezit te zijn van STU/io.
Deadlines voor aanmelding:
aanvangsdatum exchange/stage tussen
kwartiel 1
kwartiel 2
kwartiel 3
kwartiel 4
1 juli
1 oktober
1 januari
1 april
30 september
31 december
31 maart
30 juni
Deadline aanmelding beurs voor
mobiliteit met aanvangsdatum in
betreffende kwartiel
1 juni
1 september
1 december
1 maart
Beursbedrag Fonds International Experience 2017/2018: 600 Euro
Het beursbedrag wordt per academisch jaar vastgesteld. Bovenstaand beursbedrag is vastgesteld voor mobiliteit die plaatsvindt in
academisch jaar 2017/2018 (aanvangsdatum mobiliteit tussen 1-7-2017 en 30-6-2018)
Verdeling en toekenning beschikbare beurzen
 Het per academisch jaar aantal beschikbare beurzen wordt verdeeld over 4 kwartielen.
 De verdeling van het aantal beschikbare beurzen per kwartiel is gebaseerd op de historisch trend over
de afgelopen 4 academische jaren.
 Deadline voor aanmelding voor de beurs: tenminste 1 maand voor de 1e datum van periode waarin de
studie/stage aanvangt. (Bijvoorbeeld voor kwartiel 1 dat aanvangt op 1 juli; deadline 1 juni)
 Na sluiting van de deadline zal de ranking van studenten/aanvragers plaatsvinden, gebaseerd op het
gewogen cijfergemiddelde van de aanvrager op de datum van de deadline en de studievoortgang van
de aanvrager, bijvoorbeeld 1 juni voor de aanvragers van kwartiel 1.
 De top van de kwartiellijst komt in aanmerking voor de Holland Scholarship beurs.
https://studiegids.tue.nl/verbreding/buitenland-en-stages/voorbereiding/beurzen-enfondsen/holland-scholarship/ Het aantal beschikbare Holland Scholarship beurzen per kwartiel is
tevens gekoppeld aan de percentages aan de hand van historische trend van uitstroom per kwartiel.
Door middel van indiening van de FIE aanvraag, dingt de student automatisch mee naar de Holland
Scholarship Beurs.
 De daaropvolgende studenten op de ranking list ontvangen Fonds International Experience, gebaseerd
op het vastgestelde quotum beschikbare beurzen voor het betreffende kwartiel.
 Indien de stage van een student op een later moment zal plaatsvinden dan het kwartiel waarvoor hem
de beurs is toegekend, kan de eerdere toekenning niet meegenomen worden naar een mobiliteit in
een nieuw kwartiel, maar wordt zijn aanvraag opnieuw meegenomen in de nieuwe ranking-periode.



Er wordt een reservelijst van maximaal 10 runners-up voor eventuele uitvallers in het betreffend
kwartiel opgesteld, als ook een lijst van studenten die definitief niet geselecteerd zijn voor de beurs.
Deze groepen studenten worden geregistreerd als Nul-beurs studenten. Zij komen wel in aanmerking
voor registratie voor de Business Travel Insurance van de TU/e en worden gevraagd om na afloop van
de studie/stage in het buitenland een experience report in te leveren ten behoeve van de database
met ervaringsverslagen.
Indien de internship/study abroad van een student in het kwartiel waarvoor hij een aanvraag heeft
gedaan geen doorgang kan vinden, vervalt de toekenning en komt de eerstvolgende op de reserveranking list in aanmerking.
Uitbetaling FIE beurs:
 Een voorschot [75%] van de FIE beurs wordt uitbetaald aan studenten die geselecteerd zijn middels de
ranking-list en hun aanvraag compleet (inclusief Learning Agreement) hebben ingediend.
Na einde exchange/stage periode:
 Binnen zes weken na terugkomst levert de student bij STU de Statement of Host Institution en het
Experience report (per e-mail: [email protected]) in.
 Binnen drie maanden na terugkomst levert de student het definitieve LA en het transcript of records
(TOR) in. LA en TOR dienen overeen te komen.
 NB: De student neemt na terugkomst uit het buitenland contact op met zijn faculteit om te bespreken
wat hij bij de faculteit moet inleveren.
 Na ontvangst van de verklaring van de gastinstelling, het studentverslag, het definitieve Learning/
Training Agreement en het transcript of records zal STU/io het restant bedrag van de FIE beurs
uitbetalen [25%].
 Wanneer de student nalaat het getekende Statement of Host Institution en het Experience Report in
te leveren, wordt de reeds aan hem uitbetaalde FIE beurs door STU teruggevorderd.
 Ook wanneer de exchange of stage niet is uitgevoerd, zal het reeds betaalde bedrag worden
teruggevorderd.
Voorwaarden Fonds International Experience 2017/2018:







Fonds International Experience (FIE) geeft financiële ondersteuning aan TU/e studenten voor reisen extra verblijfskosten tijdens hun studie/stage in het buitenland.
Voor een toekenning uit het fonds komt een student in aanmerking die
a. als voltijds student met hoofdinschrijving aan de TU/e staat ingeschreven;
b. feitelijk studeert aan de TU/e;
c. in aanmerking komt voor het wettelijk tarief collegegeld, d.w.z. niet het instellings-tarief betaalt;
d. geen aanspraak kan maken op deelname aan het Erasmus+ Studie, het Erasmus+ Placement
programma, Holland Scholarship of deelname aan een Summerschool waarbij de TU/e een
aanzienlijk deel van de kosten voor haar rekening neemt ;
e. een exchange of internship gaat doen buiten de EU/EER; en
f. geselecteerd wordt middels de ranking-list gebaseerd op gewogen cijfergemiddelde van de
aanvragers en quota van het beschikbare aantal beurzen van het kwartiel waarin hij op
exchange/stage naar het buitenland gaat.
Bij inschrijving “als tweede opleiding” aan de TU/e, de zogenaamde neveninschrijving, ontvangt de
student geen financiële bijdrage;
Er bestaat geen recht op een financiële bijdrage wanneer de student korter dan 12 weken voor het
volgen van een deel van de studie dan wel een stage naar het buitenland gaat.
Er bestaat alleen recht op een financiële bijdrage wanneer de student 15 ECTS of meer in het
buitenland heeft behaald;
Een student kan maximaal 1 keer Fonds International Experience ontvangen gedurende zijn
opleiding aan de TU/e.
De student woont gedurende het verblijf in het buitenland, in het land van waar de buitenlandse
gastinstelling, instituut of bedrijf is gevestigd;
