betalingsfraude : hoe kunnen ondernemingen zich wapenen?

BETALINGSFRAUDE :
HOE KUNNEN
ONDERNEMINGEN
ZICH WAPENEN?
?
Log
in
rd
swo
s
a
P
Meer en meer ondernemingen worden vandaag geconfronteerd met diverse
vormen van betalingsfraude. Deze fraudevorm is vaak gestructureerd zoals
een echt bedrijfsmodel en komt voort uit een grondige voorkennis van
de beoogde ondernemingen. Voorkennis die in het algemeen opgedaan
wordt via internet en social media.
Om deze - in toenemende mate internationaal georganiseerde - vorm van
oplichting te bestrijden, hebben het VBO, UNIZO, UCM, de bankensector,
de economische beroepen, en de gerechtelijke politie van Brussel (NIFO,
National and International Fraud Office) hun krachten gebundeld.
De gevolgen kunnen dramatisch zijn: enerzijds is er de financiële impact
op de onderneming die weinig kans heeft om de naar het buitenland
overgedragen bedragen terug te vorderen; anderzijds is er de menselijke
impact op de werknemer die de oplichting niet meteen door heeft.
MISLEIDING VAN BOEKHOUDKUNDIGE EN FINANCIËLE
MEDEWERKERS IN BELGISCHE ONDERNEMINGEN
De werknemers van financiële, IT- en juridische diensten moeten prioritair worden
geïnformeerd. Verhoogde waakzaamheid en een aangescherpte kritische benadering
zullen hen in staat stellen om de oplichtingsscenario’s te identificeren waarmee zij ooit
kunnen worden geconfronteerd.
Enkele cijfers
Sinds september 2010 werden alleen
al voor de zogenaamde oplichting “uit
naam van de bedrijfsleiding” (cf. infra)
32 onderzoeken geopend bij de federale
gerechtelijke politie van Brussel voor een
bedrag van ruim 37 miljoen euro, waarvan
meer dan 13 miljoen daadwerkelijk werd
overgeschreven naar buitenlandse bankrekeningen van oplichters. De resterende
24 miljoen betrof pogingen tot overdracht.
Voor dezelfde periode bedragen de actueel gekende cijfers in Wallonië (Marche-en-Famenne, Neufchateau, Hoei,
Bergen, Doornik, Nijvel, Luik en Charleroi)
31 dossiers, voor een totaal bedrag van
24 miljoen euro, waarvan iets meer dan
4 miljoen overgeschreven werd naar de
rekeningen van de oplichters.
In Vlaanderen tonen de onvolledige cijfers
(Antwerpen, Turnhout, Leuven, Oudenaarde
en Halle) 8 geopende onderzoeken waarbij
geprobeerd werd 3,5 miljoen euro over te
schrijven. Daarvan kwam ook effectief een
kleine 2 miljoen euro op de rekeningen van
de oplichters.
Betalingsfraude :
Hoe kunnen ondernemingen zich wapenen?
Deze cijfers vormen slechts het zichtbare
deel van de ijsberg: talrijke om hun imago
bezorgde ondernemingen onthullen liever
niet dat ze werden misleid. Daarenboven
betreft het hier slechts bepaalde oplichtingsvormen gebaseerd op identiteitsmisbruik en manipulatie van medewerkers
(cf. infra); andere oplichtingsvormen zoals
vervalsing van facturen bijvoorbeeld, zijn
niet in deze cijfers opgenomen – bij gebrek
aan nauwkeurige statistieken hieromtrent
– ook al werden er bij de politiediensten
reeds duizenden gevallen gemeld.
Om welke oplichtingspraktijken
gaat het?
Deze oplichting kan een oneindig aantal
vormen aannemen. We onderscheiden
voornamelijk twee oplichtingsvormen,
de ene gebaseerd op identiteitsmisbruik
en de andere op het onderscheppen van
documenten.
Een derde categorie maakt gebruik van malware die de informaticasystemen besmet.
1. Oplichting gebaseerd op
identiteitsmisbruik
Deze oplichting wordt soms voorafgegaan door een voorbereidingsfase.
Hierna volgen enkele terugkerende scenario’s waarmee de oplichting kan gedetecteerd worden:
VOORBEREIDINGSFASE
Gebruikt voorwendsel:
Audit en analyse van de betaalprocessen
• De oplichter contacteert een onderneming, eventueel dochteronderneming van een internationale groep, via telefoon of e-mail.
• Hij doet zich voor als een overheidsinstelling, auditor of bedrijfsrevisor die aangesteld is om de interne betaalprocessen
uit te schrijven.
• Op die manier tracht hij waardevolle informatie te verkrijgen
zoals de identiteit van de medewerkers die gemachtigd zijn om
betalingen uit te voeren.
Gebruikt voorwendsel: Informaticatest
• Ook hier neemt de oplichter contact op met een onderneming
via telefoon of e-mail.
• Hij doet zich voor als een informaticus van het bedrijf dat instaat
voor de beveiliging van de betalingen.
• Onder de dekmantel van het uitvoeren van een aanal “testen”,
verzoekt hij het slachtoffer om hem gevoelige informatie (betalingsprocedures, rekeningsaldi, rekeningnummers, enz.) te
verstrekken.
UITVOERINGSFASE
• De oplichter neemt telefonisch contact op met een medewerker
van de financiële dienst van de beoogde onderneming.
• Hij geeft zich uit als de CEO, de CFO of een vertrouwenspersoon
van de onderneming.
• Hij eist de grootst mogelijke vertrouwelijkheid in verband met
zijn oproep.
• Onder de dekmantel van bijvoorbeeld een belastingcontrole of
de overname van een onderneming, zal er steeds een dringende
betaling moeten worden uitgevoerd.
• Hij zal, misbruik makend van de naam van de CEO, CFO, of iedere
andere vertrouwenspersoon van de onderneming, en met behulp
van vleierij of agressie, eisen dat het slachtoffer de ingevoerde
betalingsprocedures omzeilt.
2. Oplichting gebaseerd op het
onderscheppen van documenten,
en meer bepaald van facturen
Dergelijke oplichters zijn eveneens goed georganiseerd:
• na het onderscheppen van facturen veranderen ze het rekening­
nummer van de begunstigde;
• in sommige gevallen worden de contactgegevens van de opsteller
van de factuur (telefoonnummers of e-mailadres) ook aangepast
zodat eventuele informatieaanvragen (met betrekking tot de
geldigverklaring van de factuur) bij de oplichters zelf terechtkomen.
• in andere gevallen beweren de oplichters in kwestie dat het
door het slachtoffer gehuurde pand van eigenaar is veranderd
en verstrekken zij nieuwe – en valse – gegevens voor de betaling van de huur.
Wanneer de boekhoudkundige bediende denkt dat hij contact
opneemt met de opsteller van de factuur om zich ervan te vergewissen dat het rekeningnummer wel degelijk werd gewijzigd,
wordt hem verteld “ja, ja, we hebben ons rekeningnummer gewijzigd”...
3. Oplichting gebaseerd op
“malware”
Malware is een verzamelnaam voor allerlei soorten kwaadaardige
en schadelijke software. Ongevraagd en onopgemerkt slaagt
die erin zich op uw computer te installeren, meestal tijdens het
openen van een verdachte bijlage bij een e-mail of een hyperlink.
Malware stoort en manipuleert normale computerprocessen om
onder meer informatie te stelen of frauduleuze betalingsopdrachten
te genereren tijdens internetbankingsessies.
De bedrieger zal zeer overtuigend overkomen. Zo zal hij bij­
voorbeeld een “pseudo”-advocaat in het gesprek betrekken, een
e-mail sturen naar het slachtoffer via een e-mailadres dat lijkt
op dat van de Voorzitter, de financieel directeur, een advocaat of
andere beroepsbeoefenaar, alsook, onder een vals voorwendsel,
de grootst mogelijke vertrouwelijkheid eisen.
Aangezien hij vóór zijn oproep doorgaans voldoende informatie
heeft ingewonnen over het slachtoffer (bijvoorbeeld met behulp
van op het internet beschikbare gegevens), heeft hij nog meer
invloed op het slachtoffer.
Aangezien het slachtoffer zich tot geheimhouding heeft verbonden,
ondervindt deze een maximale druk.
Betalingsfraude :
Hoe kunnen ondernemingen zich wapenen?
Hoe kan men zich tegen deze oplichtingspraktijken wapenen?
VOORLICHTING
Om deze oplichterij tegen te gaan, is het van fundamenteel belang
dat gedetailleerde informatie wordt verspreid op alle niveaus van
de onderneming.
ADMINISTRATIEVE PROCEDURES
De administratieve procedures van de onderneming moeten gericht
zijn op het verlagen van het risico van onverschuldigde betalingen,
bijvoorbeeld door de controle en de goedkeuring van de facturen
en door de strikte naleving van de ondertekeningsbevoegdheid
voor betalingen. Deze schriftelijk vast te leggen procedures moeten
aan het personeel worden meegedeeld en de juiste toepassing
ervan moet geregeld worden gecontroleerd.
BELANGRIJKSTE KNIPPERLICHTEN:
•o
ngebruikelijke transacties op grond van de aangehaalde
redenen, het bedrag, de omstandigheden, enz.;
• geheimhoudingsplicht (vertrouwelijkheidsvereiste, gebruik van
een geheime code, verzoek om de gesprekspartner te contacteren
via zijn gsm of persoonlijk e-mailadres);
• hoogdringendheid (dringende behoefte aan liquide middelen);
•o
ngewone druk om gevoelige informatie of een betaling (ongebruikelijke contactname door de CEO of CFO, tussenkomst
van een advocaat) te verkrijgen;
• transacties naar buitenlandse bankrekeningen (binnen of
buiten Europa);
• overdracht van liquide middelen op een vrijdag of de dag vóór
een feestdag (waardoor het geld niet door de bank kan worden
geblokkeerd);
•w
ijziging van de betalingsgegevens van een vaste leverancier;
• Een e-mail met een link naar de website van uw bank en waarin
gevraagd wordt om je persoonlijke code in te voeren.
PRAKTISCHE PREVENTIEADVIEZEN:
• Pas de veiligheidsregels en betalingsprocedures strikt toe; leef
in het bijzonder de regels na met betrekking tot de taakverdeling
en de uitoefening van de ondertekeningsbevoegdheden, en dat
onder alle omstandigheden. Het systeem waarbij betalingen
vanaf een bepaald bedrag door meerdere personen moeten
worden ondertekend, biedt een betere bescherming;
• Beveilig je computer voldoende (o.a. via een up-to-date antivirusscanner en een goed beveiligde WIFI-verbinding);
• Verspreid geen interne bedrijfsinformatie (hiërarchische structuur,
bevoegdheden, afwezigheden, beschikbare liquide middelen,
enz.) wanneer deze wordt opgevraagd via telefoon of e-mail;
• Controleer de identiteit van de gesprekspartner bij het geringste
vermoeden;
• Controleer de oorsprong van telefoongesprekken;
• Controleer de juistheid van de e-mailadressen, en in geval
van twijfel, de IP-adressen van waaruit de e-mails worden
verzonden (www.whois.com);
• Neem contact op met de opdrachtgever via een ander telefoonnummer of e-mail dan deze meegedeeld door de opbeller;
• Contacteer systematisch de leverancier wanneer de betalingsgegevens worden gewijzigd (opgelet: het telefoonnummer op
de factuur kan ook gewijzigd zijn en het is heel goed mogelijk
dat een oproepnummer dat bijvoorbeeld het netnummer “02”
gebruikt, in werkelijkheid op duizenden kilometers van Brussel
terechtkomt);
• Wees extra voorzichtig wanneer een betaling moet worden
verricht op een rekeningnummer dat nog niet in het gebruikelijke
betalingssysteem werd aangemaakt;
• Aarzel niet om de rekening- en telefoonnummers van een
onderneming te controleren via de internetzoekmachines;
• Met betrekking tot de federale belastingen (waaronder de
btw), ga na of de rekeningnummers wel degelijk beginnen met
BExx679x…;
• L aat u niet onder druk zetten;
• Overleg met uw leidinggevende of een collega, zelfs wanneer
de grootst mogelijke discretie vereist is (zonder u niet af);
• Stel een vertrouwenspersoon aan binnen de onderneming
waarnaar de werknemer zich zal kunnen richten bij het geringste
fraudevermoeden;
• Klik nooit op een bijlage of link in een e-mail die je niet helemaal vertrouwt;
• Surf nooit via een link in een e-mail naar de website van je bank
om vervolgens persoonlijke codes in te voeren;
• Indien bij het openen van een bijlage in een email die je niet helemaal vertrouwt, in een pop-up scherm wordt gevraagd om de
uitvoering van een «macro» toe te laten, ga daar dan niet op in.
BIJ OPLICHTINGSPOGINGEN:
•W
aarschuw de politie;
• Waarschuw de ondernemingen of beroepsbeoefenaren van
wie de identiteit vervalst lijkt te zijn of waarvan de gegevens
vervalst zijn onder meer op de facturen.
INDIEN DE BETALING WERD UITGEVOERD:
• Neem onmiddellijk contact op met uw bank, die zal proberen
het overgeschreven geld te recupereren
•D
ien een klacht in.
Betalingsfraude :
Hoe kunnen ondernemingen zich wapenen?
CONTACTPERSOON
Federale gerechtelijke politie van Brussel
National and International Fraud Office (NIFO)
Vervangen door: [email protected]
HINP LECROART (02/223.93.54) en CP LECOMTE Serge (02/223.93.69)