Tot op dit moment is het document niet in te zien

2003.
Nr.
: 03.0066.
Dnst. : CS
Kredietaanvraag financieel systeem.
Leiden, 18 juni 2003.
Eén van de middelen om de financiële informatievoorziening te verbeteren is de invoering
van een gemeentebreed financieel systeem. Momenteel worden binnen de gemeente Leiden
twee financiële systemen gebruikt. Consolidatie op concernniveau vindt plaats met Excel, een
spreadsheetprogramma.
In het Collegeprogramma is als prioriteit opgenomen de vervanging van deze huidige
systemen door een gemeentebreed financieel systeem. In de Perspectief nota 2002 zijn
daarvoor, als uitvloeisel van het Collegeprogramma, ook extra middelen opgenomen. Door
vervanging van de bestaande verschillende systemen kan de financiële informatievoorziening
verbeteren en betrouwbaarder worden. Dit geldt met name ook voor de consolidatie op
concernniveau. Daarnaast vervallen per 2004 de licenties van één van de systemen.
In uw Raad van 8 oktober 2002 heeft u bij besluitnr. 020124 besloten tot een
voorbereidingskrediet voor de voorbereidingen van de vervanging.
Nu stellen wij u voor een krediet voor de aanschaf en de implementatie goed te keuren,
zodat de invoering van het nieuwe systeem daadwerkelijk per 1 januari 2004 kan
plaatsvinden.
Dit krediet is noodzakelijk voor de aanschaf van de benodigde hard en software, voor
technische koppeling van dit systeem aan bestaande andere systemen en voor opleiding en
voor de kosten van inrichting van het nieuwe systeem.
De licentiekosten en aanschaf van het financiële systeem zijn ontleend aan de offerte van de
betreffende leverancier. Maatwerk is daarbij niet inbegrepen. Omdat gekozen is voor een
standaard systeem is maatwerk met andere systemen die in de gemeente Leiden worden
gebruikt noodzakelijk. Een voorbeeld hiervan is de koppeling met het personeelsinformatiesysteem Beaufort.
De dienstverlening bestaat uit opleiding en consultancy geleverd door de leverancier. Omdat
de tijd die beschikbaar is voor de implementatie erg kort is en risico’s meebrengt is zijn
relatief hoge implementatiekosten in de kredietaanvraag meegenomen. Bij de implementatie
is het van belang dat financiële medewerkers van de gemeente Leiden vrijgemaakt worden
om kennis van en ervaring met het financiële systeem op te bouwen. Dat betekent dat
reguliere werkzaamheden blijven liggen of dat er voor het uitvoeren van deze
werkzaamheden extra capaciteit moet worden ingehuurd. Om die extra capaciteit in te
kunnen huren en de risico’s zoveel mogelijk te beperken is dit bedrag nodig.
Wij stellen uw Raad voor het hierna in ontwerp afgedrukte besluit te nemen.
Burgemeester en Wethouders van Leiden,
de Secretaris,
de Burgemeester,
P.I.M. v.d. WIJNGAART.
H.J.J. LENFERINK.
De Raad der gemeente Leiden;
Gezien het voorstel van Burgemeester en Wethouders (raadsvoorstel nr. 03.0066 van 2003);
B E S L U I T:
een krediet ter beschikking te stellen van € 1.250.000,-- en de kapitaallasten te dekken uit de
bestaande budgetten voor de huidige financiële systemen en het in perspectiefnota 2002 ter
beschikking gestelde jaarlijks budget van € 50.000,--.
Gedaan ter openbare vergadering van 1 juli 2003
de Griffier,
BW030646
de Voorzitter,
Aanbiedingsformulier
Onderwerp
In te vullen door
Kredietaanvraag financieel systeem
Ontwerper
Parafanten
Bestuurssecretariaat
B&W Nr:03.0646/18-06-2003 Dienst
: CS
Agenda
Sector
:
Openbaar: ja
Naam
: D.A.A. van den Berg
R.V
Tst.nr
: 5072
Datum
: 11-06-2003
nr: 03.0066
Commissie:
Directeuren
Portefeuilleh.
CS
FSW
CC
CC
BESLUITEN
Behoudens advies van de commi ssie FSW
1.
2.
3.
Vertrouwelijk.
De Raad voor te stellen een krediet van € 1.250.000 ter beschikking te stellen en de kapitaallasten
te dekken uit enerzijds de bestaande budgetten voor de huidige financiële systemen en anderzijds
uit het bij de perspectiefnota 2002 ter beschikking gestelde budget van € 50.000.
Dit besluit te zenden aan de griffie met het verzoek behandeling in de raadscommissie
en de raad te bevorderen.
Korte overwegingen
In 2002 is een programma Verbetering van de financiële informatievoorziening opgesteld. Een van de
middelen om de financiële informatievoorziening te verbeteren is de invoering van een
gemeentebreed financieel systeem. Momenteel worden binnen de gemeente Leiden twee financiële
systemen gebruikt. Consolidatie vindt plaats met Excel. Invoering van één gemeentebreed financieel
systeem heeft tot gevolg dat consolidatie met Excel overbodig is. Dit levert efficiencyvoordelen en een
versnelling van de informatieverwerking op, met name bij de consolidatie op concernniveau. Ook
wordt door de vereenvoudiging van de werkwijze de informatievoorziening betrouwbaarder.
In het Collegeprogramma is als prioriteit opgenomen de vervanging van deze huidige systemen door
een gemeentebreed financieel systeem. In de perspectiefnota 2002 zijn daarvoor, als uitvloeisel van
het Collegeprogramma, ook extra middelen opgenomen.
Ter vervanging van de twee huidige financiële systemen en Excel als middel tot consolidatie is begin
dit jaar een Europese aanbesteding gestart. Zes leveranciers hebben geoffreerd, drie ervan zijn
uitgenodigd voor een demosessie.
Uitgangspunt bij de keuze van een nieuw financieel systeem was een in gemeentes bewezen
standaardsysteem. Dat betekend dat enig maatwerk (koppelingen met bestaande systemen zoals
bijvoorbeeld het personeelsinformatiesysteem Beaufort) noodzakelijk is. Er is niet gekozen voor een
open source/ open standard omdat landelijk gezien nog geen enkele gemeente hiervoor heeft
gekozen. Open source/ Open standard voldoet daarmee niet aan het uitgangspunt van een in
gemeentes bewezen standaardsysteem. Bovendien zijn de risico’s van open source/ open standard
mede gezien de korte beschikbare implementatietijd van het financieel systeem te groot.
Voor aanschaf en implementatie is een totaal krediet nodig van € 1.250.000. Dit is nodig voor de
aanschaf van software en hardware en kosten voor opleiding, ondersteuning en inhuur van externe
capaciteit. Voorkeur bestaat om de implementatie van het financiële systeem zelf ter hand te nemen
om kennis en ervaring op te bouwen. Dit betekent wel dat voor reguliere werkzaamheden die blijven
liggen capaciteit ingehuurd moet gaan worden.
Formatieve consequenties
Implementatie van het financiële systeem vergt extra inspanningen. Geschat wordt dat per dienst
gedurende een half jaar 1 fte nodig is om een succesvolle implementatie te kunnen garanderen. Een
half jaar om gemeentebreed een nieuw financieel systeem te implementeren is erg kort en dus
risicovol. Daarnaast verdient het de voorkeur om kennis en ervaring met het nieuwe financiële systeem
op te bouwen en de voor de implementatie van het financiële systeembenodigde capaciteit vrij te
maken. Om de risico’s te beperken en voorwaarden te scheppen om kennis en ervaring op te bouwen
is een flink bedrag aan implementatiekosten opgenomen om extra capaciteit in te huren voor het
verrichten van de reguliere werkzaamheden.
Applicatiebeheer van het nieuwe gemeentebrede financieel systeem valt onder de te concentreren
ICT-taken. Dekking van de kosten van applicatiebeheer dient te worden gevonden in de huidige
formatie in de diensten en wordt verder meegenomen bij de concentratie van de ICT-taken.
Begrotingsconsequenties
De kosten van aanschaf en implementatie van het financiële systeem bedragen totaal
€ 1.250.000. De onderbouwing van de kredietaanvraag is i.v.m. de nog te voeren onderhandelingen
niet openbaar (zie hiervoor de vertrouwelijke specificatie).
Dekking is aanwezig.
Communicatie
Openbaar: B&W-besluitenlijst/ niet openbaar / anders, nl: ….
Vanwege de aanbestedingsprocedure niet-openbaar.
Samenvatting
Voorgesteld wordt om de huidige twee financiële systemen en Excel als middel om te consolideren te
vervangen door één gemeentebreed financieel systeem met één rekenschema. Voordelen van één
gemeentebreed financieel systeem zijn o.a. het vergemakkelijken van de consolidatie waardoor
informatie sneller beschikbaar kan komen. Door van één systeem uit te gaan wordt de kans op fouten
bij de verwerking van de financiële gegevens kleiner en daarmee de informatie betrouwbaarder.
Voor de aanschaf en implementatie is een krediet van € 1.250.000 Euro nodig. Behalve de
aanschafkosten bevat dit krediet o.m. kosten voor benodigde infrastructuur, opleiding, ondersteuning
bij de implementatie en inhuur voor extra capaciteit. Voor de kapitaallasten en andere
exploitatiekosten is gemeentebreed dekking aanwezig.
Aanpak verdere communicatie
Wekelijks komt de gemeentebrede projectgroep bij elkaar. Elke dienst is daarin vertegenwoordigd. De
projectgroepleden zorgen voor communicatie binnen de diensten. Daarnaast verschijnen regelmatig
Nieuws en Opdrachtenbrieven die breed verspreid worden en wordt mondelinge informatie gegeven
in de diverse gemeentebrede overleggen.