KlantVenster E-Archief

KlantVenster
E-Archief
Document en Content
Management
als basis voor uw
online dienstverlening
KlantVenster E-Archief betekent voor u:
Procesaansturing en -bewaking van alle
inkomende, uitgaande klantcontacten ongeacht
het communicatiekanaal
Compleet overzicht van actuele en gearchiveerde
zaken op een overzichtelijke wijze toegankelijk in
klant-, eenheid- en complexdossier
Automatisch en digitaal verzenden van uitgaande
post
Integratie met Microsoft Office en andere
bestaande informatiesystemen
Onafhankelijk van tijd en plaats altijd toegang tot
uw informatie en dossiers
Snel en eenvoudig documenten vinden
LAAT ICT VOOR U WERKEN!
Document
Management:
basis voor
goede digitale
dienstverlening
Wanneer de informatievoorziening binnen uw organisatie goed is
geregeld, beïnvloedt dit op een positieve manier de dienstverlening
naar uw klanten en tevredenheid van uw medewerkers.
T
Archiveren is meer dan opbergen van documenten!
Toegankelijkheid van documenten met betrekking tot klanten en
woningbezit is in het belang van het bedrijfsproces. Dit betekent
in de praktijk een verschuiving van persoonlijke documenten naar
ransparantie in een organisatie wordt bereikt wanneer document-
het centraal beschikbaar stellen van documenten. De behoefte aan
en informatiestromen beschikbaar zijn voor alle medewerkers, en
een centraal archief zal toenemen als de kwaliteit van het centrale
informatie uit meerdere bronnen wordt samengebracht.
digitale archief wordt gegarandeerd (o.a. authenticiteit, snelheid,
tijdigheid, relevantie, actualiteit, volledigheid, betrouwbaarheid en
Op basis van accurate informatie kan snel worden gerapporteerd en
toegankelijkheid). Een voorwaarde voor het succes van een centraal
kunnen de juiste beslissingen worden genomen. Een medewerker wil bij
digitaal archief is, dat het voor medewerkers mogelijk en aantrekkelijk
ieder contact met de klant snel beschikken over de status van een aanvraag,
moet zijn om digitale documenten aan te bieden c.q. toe te voegen aan
melding of klacht. Maar ook intern dient elke medewerker in één oogopslag
het organisatiebrede archief. Het Document Management Systeem
op de hoogte te zijn. Door informatie te ontsluiten uit aanwezige interne
(DMS) van Techxx, KlantVenster E-Archief, biedt deze integrale
en externe informatiebronnen en digitalisering van het proces, biedt
oplossing. Door integratie van het DMS met klantportalen ontstaan
Document Management met KlantVenster E-Archief de basis voor een
krachtige online zelfservice-mogelijkheden voor uw klant zodat u zich
goede (online) 24/7 dienstverlening.
kunt focussen op andere zaken.
DOCUMENT MANAGEMENT
Bedrijfsbrede transparante informatievoorziening
Ontsluit
informatie
en creëer
transparantie
Actuele rapportages. Inzicht
in het verwerkingsproces en
mogelijke knelpunten.
Wachtrij. Het startpunt voor
uniforme afhandeling van post en
e-mail met een eenvoudige wizard.
Efficiency binnen handbereik
SharePoint als toekomstvast platform
KlantVenster E-Archief biedt uitgebreide functionaliteit voor het
KlantVenster E-Archief is gebaseerd op het
starten, bewerken, bewaken en archiveren van verschillende
Microsoft SharePoint platform. Dit platform is
communicatiestromen binnen organisaties. Denk daarbij aan
gebruiksvriendelijk en integreert toepassingen
inkomende en uitgaande post, e-mail, scans en PDF-documenten.
op het gebied van samenwerking,
Administratieve en operationele processen functioneren op een
communicatie en kennisdeling.
snelle en efficiënte wijze doordat documenten direct digitaal voor
medewerkers beschikbaar zijn, de daarbij horende informatiestromen
KlantVenster E-Archief is ook als cloud-
geoptimaliseerd worden en de integratie met andere
oplossing beschikbaar. Dit betekent dat de
informatiesystemen plaatsvindt.
applicatie niet op uw eigen omgeving wordt
geïnstalleerd, maar via het internet bereikbaar
KlantVenster E-Archief brengt alle
benodigde informatie samen op één
klant-, eenheden- of complexenkaart.
02
KlantVenster E-Archief
Werkzaamheden worden effectiever en efficiënter uitgevoerd door o.a.
is. Techxx faciliteert en beheert voor u de
kortere zoektijden, minder fysiek transport van documenten, kleiner
benodigde infrastructuur. Zelf investeren in
opslagvolume van papier, gelijktijdig en meervoudig gebruik van
licenties, hardware en infrastructuur, inclusief
dossiers en documenten, full tekst search, koppeling van documenten
het beheer kennis is niet meer nodig.
aan meerdere entiteiten en de inzet van versiebeheer.
KlantVenster E-Archief
03
Direct zicht op alle relevante informatie die bij een binnengekomen
Zaak- of
Dossiergericht
Werken
Gebruiksgemak
In een herkenbare en intuïtieve gebruikersinterface wordt
informatie over uw klant, eenheid/complex en lopende
klant- en werkprocessen overzichtelijk gepresenteerd. Een
Eén integraal klantbeeld
gepersonaliseerde informatievoorziening voor de medewerker
staat daarbij centraal. Op een gepersonaliseerd bureaublad
vraag, melding of verzoek hoort. KlantVenster biedt deze
mogelijkheid met Zaak- of Dossiergericht Werken. Handmatig dan
wel geautomatiseerd worden dossiers aangemaakt op basis van
een binnengekomen melding of aanvraag. In dit dossier zijn alle
relevante contactmomenten, documenten en acties overzichtelijk
weergegeven. De status van een dossier is voor iedereen inzichtelijk.
Door gedigitaliseerde workflows te koppelen aan dossiers, ontstaat een
worden o.a. direct de laatst geopende dossiers, openstaande
krachtig instrument voor het afhandelen van aanvragen/meldingen.
taken, de wachtrij met af te handelen klantcontacten en
Dit levert de volgende voordelen op:
relevante notificaties getoond. Mobiel werken op tablets
•
Uniforme afhandeling voor klantvragen en meldingen;
wordt ondersteund, zodat medewerkers ook buiten de
•
Zicht op doorlooptijd en mogelijkheid tot bijsturing;
woningcorporatie informatie kunnen raadplegen en
•
Klanten proactief op de hoogte houden van voortgang;
toevoegen.
•
Eén integraal beeld door bundeling van relevante informatie;
•
Knelpunten in het proces worden inzichtelijk gemaakt;
•
Werkvoorraad voor afdeling en medewerker wordt inzichtelijk.
Mijn dossiers. Snel inzicht in de status van
uw eigen dossiers en relevante informatie.
Huurderskaart. Complete contacthistorie (boven) in
beeld en toegang tot alle documenten/taken (onder)
en dossiers (links).
Effectief samenwerken en communiceren
Dossiers. Relevante documenten, contactmomenten en
taken van een dossier overzichtelijk gepresenteerd.
Decentraal archiveren
Centraal registreren van binnenkomende post, waarbij het
afhandelen en archiveren van deze post decentraal op de afdeling
plaatsvindt, is mogelijk met KlantVenster E-Archief. Om dit
mogelijk te maken, wordt het aantal handmatig toe te voegen
kenmerken (het indexeren) sterk gereduceerd. Dit is mogelijk te
maken door het indexeren van documenten te differentiëren naar
Uw DMS als
KlantVolgSysteem
Direct inzicht in klant-
profiel/klanthistorie
Naast het vastleggen, afhandelen en archiveren van schriftelijke
klantcontacten in het DMS, is KlantVenster E-Archief ook volledig
inzetbaar voor het afhandelen van al uw klantcontacten via
andere kanalen (e-mail, website, telefoon, balie). Deze krachtige
functionaliteit zorgt organisatie breed voor een uniforme wijze van
afhandeling van alle klantcontacten.
afdeling en soort document. Afhandeling en archivering vindt
Belangrijke uitgangspunten daarbij zijn:
eenvoudig en gestandaardiseerd plaats met een wizard.
• Het gebruik van klantdossiers waarop actuele informatie over klanten/relaties, het
woningbezit, nieuwbouwprojecten of eigen afdelingen wordt weergegeven. Voor
Digitaal versturen van post met DigiBrief
Het inzetten van digitale kanalen voor het verzenden of
publiceren van brieven in plaats van fysieke postverzending
een volledig klantbeeld is het mogelijk om alle klantcontacten vast te leggen.
• Generieke afhandeling van binnengekomen post, telefonische contactmomenten en
vragen/verzoeken vanuit het klantenportaal in de vorm een taak of workflow.
bespaart veel kosten. Dit natuurlijk naast het feit dat het digitaal
• E-mailberichten worden op basis van e-mailadres geïdentificeerd en gearchiveerd.
beschikbaar stellen van informatie als klantvriendelijk wordt
• Klantprofielen maken het mogelijk om direct na klantidentificatie één of meerdere
ervaren. De module DigiBrief ondersteunt dit proces en zorgt
kennisitems uit een geïntegreerde kennisbank te tonen. Door inzet van Microsoft
voor automatische verzending en biedt rapportages om uitval
Lync kan voor verdere afhandeling direct contact worden opgenomen met de specialist.
alsnog nog te printen en te versturen. Door integratie met een
klantportaal zijn gestuurde documenten ook direct beschikbaar
en benaderbaar voor uw klanten. Als huurders geen digitale post
willen ontvangen, kunt u dit vastleggen.
04
KlantVenster E-Archief
KlantVenster E-Archief
05
DOCUMENT MANAGEMENT
Kortom...
Over Techxx...
KlantVenster E-Archief op basis van Microsoft
Techxx staat al 18 jaar garant voor stabiliteit,
SharePoint biedt één webbased Document en
betrouwbaarheid en innovatie in ICT. Onze oplossingen
Content Management Systeem aan, waarmee
ondersteunen Communicatie, Samenwerking en
alle inkomende en uitgaande klantcontacten
Kennisdeling. Techxx biedt met de KlantVenster-
ongeacht het communicatiekanaal, worden
suite, gebaseerd op Microsoft SharePoint, oplossingen
aangestuurd en bewaakt.
voor Klant Contact Center, Document Management,
Enterprise Content Management, Relatiebeheer,
Deze portaaloplossing stelt u in staat uw
Workflow en Portalen. Het samenbrengen van alle
verschillende informatiesystemen te bundelen
communicatie biedt u een betrouwbaar klantbeeld voor
(Officeprogramma’s, website, kennisbank
goede en efficiënte dienstverlening.
en primaire bedrijfsinformatiesystemen
zoals ERP, CRM en HRM) en zo efficiënt
mogelijk in te zetten. Gebruikers kunnen
relevante informatie ophalen en hergebruiken
uit verschillende informatiesystemen. Zij
zijn daardoor in staat snel documenten,
projecten, informatie, e-mails, procedures
en werkinstructies te vinden en conform
afgesproken kwaliteitstandaarden te
communiceren.
LAAT ICT VOOR U WERKEN!
Siriusdreef 17-27
2132 WT Hoofddorp
Tel.: 023 557 4400
Fax: 023 557 1713
[email protected]
www.techxx.nl