Beschikking Annex 3 Audit Protocol NL

Accountantsprotocol samenspraak en tegenspraak
Annex 3 Copro 16055E
Versie 2.0 definitief – 16 juni 2016
Accountantsprotocol Samenspraak en
Tegenspraak
1.
Inleiding
Doel en opzet strategische partnerschappen Samenspraak en
Tegenspraak (S&T)
1.1
De subsidiebeschikkingen inzake subsidietoekenning S&T vloeien voort uit het beleidskader
Samenspraak en Tegenspraak. De overkoepelende doelstelling van dit beleidskader is het
versterken van maatschappelijke organisaties in lage- en lage-middeninkomenslanden in hun rol
als pleiter en beïnvloeder. Dit stelt deze organisaties in samenwerking met hun (internationale)
partners en via hun netwerken in staat op lokaal, nationaal en internationaal niveau hun rol te
spelen in pleitbezorging en beïnvloeding en zo bij te dragen aan duurzame inclusieve ontwikkeling
voor iedereen en aan het bestrijden van armoede en onrecht.
Waar in dit protocol gesproken wordt over penvoerder wordt bedoeld de maatschappelijke
organisatie die op grond van de subsidiebeschikking de subsidie ontvangt. Indien in het protocol
wordt gesproken over alliantiepartners wordt bedoeld de penvoerder en zijn mede-indieners.
Samenwerkingspartners in dit protocol zijn partners buiten de alliantie.
1.2
Normenkader
Voor “Samenspraak en Tegenspraak” is het volgende normenkader van toepassing:

Subsidiebeschikking inzake subsidietoekenning S&T, inclusief de daarbij behorende
bijlagen.
Ter informatie bij dit normenkader kunnen de volgende documenten geraadpleegd worden:
a) Kamerbrief “Samenwerking met het maatschappelijk middenveld in een nieuwe context”
van 9 oktober 2013;
b) Beleidskader en aanvraagstramien “Samenspraak en Tegenspraak” van 13 mei 2014;
c) Partnerschapsovereenkomst Strategische partners in Pleiten en Beïnvloeden.
Documenten a) en b) zijn te raadplegen via: www.rijksoverheid.nl. Document c) is in bezit van de
penvoerder.
1.3
Doel accountantsprotocol
In dit protocol worden de bij de accountantscontrole te hanteren toetspunten nader uiteengezet.
Tevens wordt ingegaan op de wijze waarop de uitkomsten van de werkzaamheden door de
accountant dienen te worden gerapporteerd.
De penvoerder treedt op als opdrachtgever aan de accountant. Op verzoek van de minister kan een
review worden uitgevoerd bij de fungerende accountant van de penvoerder ter toetsing op de
naleving van dit protocol. Deze review zal in overleg plaatsvinden.
1.4
Leeswijzer
In dit protocol wordt een tweedeling gemaakt tussen de werkzaamheden van de accountant ten
behoeve van de financiële S&T-rapportage door iedere alliantiepartner afzonderlijk (hoofdstuk 2)
en de werkzaamheden ten behoeve van de financiële S&T-rapportage van de alliantie als geheeld,
opgesteld door de penvoerder (hoofdstuk 3).
Dit betekent dat de penvoerder:

zijn accountant wijst op de bepalingen in het protocol;

de mede-indieners instrueert om hun accountant te wijzen op de bepalingen in het
protocol.
Alle paragrafen zijn van toepassing voor de accountants van alle alliantiepartners, met uitzondering
van hoofdstuk 3 dat alleen van toepassing is voor de accountant van de penvoerder.
1.5
Wijze van verantwoorden
De subsidie in het kader van de subsidieregeling “Samenspraak en Tegenspraak” is toegekend aan
een organisatie, die optreedt als penvoerder voor een alliantie. Besteding van de ter beschikking
gestelde middelen vindt plaats via de afzonderlijke alliantieleden, waaronder de penvoerder; de
penvoerder is in dit opzicht ook als alliantielid te beschouwen.
De rapportage-structuur is als volgt ingericht:
Stap 1:
De afzonderlijke alliantiepartners stellen een financiële S&T-rapportage op m.b.t. de aan hen (door
de penvoerder) ter beschikking gestelde en door hen bestede middelen. Dit geldt ook voor de
penvoerder in diens hoedanigheid als alliantielid.
Elke financiële S&T-rapportage dient in ieder geval aan de volgende eisen te voldoen:
a) de alliantiepartners verantwoorden zich over de opbouw van de overhead en geven inzicht
in de toerekeningsmethodiek aan doelstellingen zoals opgenomen in het
programmadocument, en in de kosten van beheer en administratie zoals opgenomen bij de
goedgekeurde begroting. Zie artikel 1 van de beschikking en het via annex 1 bij de
beschikking gevoegde programmadocument incl. begroting en liquiditeitsprognose;
b) de verantwoording is op dezelfde wijze ingericht als de laatst goedgekeurde begroting voor
het betreffende jaar. Hierin is tevens een geaccumuleerde verantwoording opgenomen. Zie
artikel 5.3 en 6 van de beschikking;
c) de verantwoording laat een vergelijking zien met de begroting waarbij afwijkingen op
subtotaal land/regio groter dan 10% en verschuivingen tussen de budgetlijnen per
land/regio groter dan 25% worden toegelicht. Zie artikel 5.3. en 6 van de beschikking;
d) in de financiële S&T-rapportage nemen de alliantiepartners een overzicht op van
(vermoedens van) onregelmatigheden in de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten
(zoals fraude, schending van aanbestedingsprocedures of enig andere onregelmatigheid,
zie beschikking art. 3.1). Hierin worden gerapporteerd: de onderhanden (vermoedelijke)
fraudes c.q. malversaties, aard van de constatering, het financiële belang, getroffen
maatregelen en huidige status (bijv. voortgang van onderzoek en/of bewaking door de
alliantiepartner op getroffen maatregelen).
e) Als bijlage (in dit protocol verder aangeduid als “Bijlage Verantwoord Bedrag”) bij de
financiële S&T-rapportage is een tabel opgenomen waarin m.b.t. het totaal van de lastens
de subsidie aangegane programmaverplichtingen jegens derden wordt gespecificeerd, voor
de betreffende rapportageperiode en cumulatief voor de looptijd van de subsidie: het totaal
van de aangegane verplichtingen, het totaal van de hierop verrichte betalingen, en het
2
totale bedrag waarover door de samenwerkingspartners verantwoording is afgelegd tijdens
deze verslaggevingsperiode1.
In deze bijlage beschrijft de penvoerder / alliantiepartner tevens (in maximaal twee
pagina’s A4) op basis van welk proces en welke bewijsstukken2 betalingen aan
samenwerkingspartners als besteed/verantwoord worden beschouwd. Indien processen of
bewijsstukken niet uniform zijn, maar afhankelijk van bepaalde voorwaarden (bijv. omvang
financiering, locatie van programma-uitvoering, kwaliteit van de samenwerkingspartner, et
cetera), dan worden deze variaties (=verschillende combinaties van bewijsstuk(ken) en
proces(sen)) en de omstandigheden waaronder deze optreden, in de bijlage vermeld.
De bijlagen zoals bedoeld onder e) worden door de penvoerder doorgeleid naar het Ministerie.
Werkzaamheden accountant bij stap 1
Op de financiële S&T-rapportages van de afzonderlijke alliantiepartners dient een controle
uitgevoerd te worden volgens Standaard 800/805. Daarnaast dient een Standaard 4400-opdracht
uitgevoerd te worden m.b.t. de “Bijlage Verantwoord Bedrag”.
Zie verder Hoofdstuk 2 van dit protocol.
De individuele alliantiepartners (waaronder de penvoerder) leveren de volgende documenten ten
behoeve van de penvoerder:

de financiële S&T-rapportage zoals opgesteld door de alliantiepartner (inclusief de
penvoerder voor diens aandeel in de besteding van de subsidie) met de daarbij behorende
“Bijlage Verantwoord Bedrag”;

de controleverklaring (Standaard 800/805) bij deze financiële S&T-rapportage op niveau
van alliantiepartner, inclusief het bijbehorende controleverslag zoals aangeduid in
paragraaf 2.1/bijlage A bij dit protocol;

het rapport van bevindingen (Standaard 4400) bij de “Bijlage Verantwoord Bedrag”.
Stap 2:
De penvoerder consolideert de financiële S&T-rapportages van de afzonderlijke alliantiepartners tot
één financiële S&T-rapportage voor de alliantie als geheel.
De penvoerder voegt de afzonderlijke “Bijlage(n) Verantwoord Bedrag” en de bijbehorende
rapportages van bevindingen (Standaard 4400) samen tot één set. De penvoerder schrijft als
onderdeel van deze set een samenvatting van ongeveer 800 woorden waarin hij de belangrijkste
bevindingen uit de rapportages van bevindingen (Standaard 4400) onder de aandacht brengt, en
aangeeft welk bedrag van de subsidie op basis van de “Bijlage(n) Verantwoord Bedrag” door de
penvoerder en alliantiepartners als verantwoord wordt beschouwd.
Werkzaamheden accountant bij stap 2
Op de geconsolideerde financiële S&T-rapportage van de alliantie als geheel, wordt een Standaard
4400-opdracht uitgevoerd. Zie verder Hoofdstuk 3 van dit protocol.
De financiële rapportage door de penvoerder aan het Ministerie van Buitenlandse Zaken bestaat
uit:

de geconsolideerde financiële S&T-rapportage voor de alliantie als geheel;

de Standaard 4400-rapportage inzake deze geconsolideerde financiële S&T-rapportage;

de set van
o “Bijlage(n) Verantwoord Bedrag” van de individuele alliantiepartners;
o de rapportages van bevindingen (Standaard 4400) bij deze bijlagen; en
o de als onderdeel van deze set door de penvoerder geschreven samenvatting;

de (doorgeleide) controleverslagen zoals aangeduid in paragraaf 2.1 /bijlage A bij dit
protocol.
Een verantwoording afgelegd tijdens de huidige verslaggevingsperiode kan betrekking hebben op bedragen
die in eerdere verslaggevingsperiodes zijn ontvangen van/betaald door de alliantiepartner; deze
verantwoording wordt vermeld in de regel die betrekking heeft op de huidige verslaggevingsperiode en niet in
de cumulatieve regel. Bepalend is derhalve het moment waarop verantwoording wordt afgelegd.
2
Bij “bewijsstukken” kan bijvoorbeeld gedacht worden aan inhoudelijke, financiële of audit-rapportages,
verslagen van veldbezoeken, et cetera. Met “proces” wordt bedoeld de wijze waarop deze bewijsstukken
worden gebruikt om vast te stellen dat een bedrag beantwoord is, bijvoorbeeld met welke frequentie en door
welke functionarissen kennis wordt genomen van bewijsstukken, wie beslist over het bedrag dat als
verantwoord wordt beschouwd, en waaruit dit alles blijkt (vastlegging).
1
3
2.
Werkzaamheden m.b.t. individuele alliantiepartners
2.1
Inleiding
In deze paragraaf worden de werkzaamheden besproken die de accountant uitvoert met betrekking
tot de financiële S&T rapportage van elke alliantiepartner afzonderlijk. Deze werkzaamheden
bestaan uit accountantscontrole van de financiële S&T-rapportage enerzijds (zie 2.2 en 2.3) en een
aanvullende Standaard 4400-opdracht anderzijds (zie 2.4).
De werkzaamheden zoals aangeduid onder paragraaf 2.3 monden uit in een controleverklaring bij
de financiële S&T-rapportage conform Standaard 800/805 en bijbehorend controleverslag conform
het sjabloon in bijlage A bij dit protocol. De werkzaamheden zoals aangeduid onder paragraaf 2.4
monden uit in rapport van bevindingen (Standaard 4400). Zowel het controleverslagen als de
rapportages van bevindingen worden door de penvoerder doorgeleid naar het Ministerie van
Buitenlandse Zaken.
2.2
Doel en reikwijdte van de accountantscontrole
De accountant controleert of de transacties zoals verwerkt in de financiële S&T-rapportage voldoen
aan het normenkader van paragraaf 1.2 . Bij de uitvoering van de werkzaamheden handelt de
accountant conform de vereisten uit dit protocol en de relevante Nadere Voorschriften Controle- en
Overige Standaarden (NV COS).
Object van controle is de financiële S&T-rapportage van penvoerder voor het te controleren jaar
(zie paragraaf 2.3 en 1.5 a t/m d) inclusief voorzover relevant de aan deze financiële S&Trapportages ten grondslag liggende processen en administraties.
2.3
Controleaanpak financiële verantwoording (Standaard 800/805)
De accountantscontrole wordt uitgevoerd volgens het recht van het land waar de desbetreffende
penvoerder / alliantiepartner statutair gevestigd is (in de meeste gevallen zal dit Nederlands recht
zijn), en conform de geldende standaarden voor accountants.
De accountant hanteert een betrouwbaarheid van minimaal 95%. Voor het bepalen van de
strekking van de verklaring geldt de volgende materialiteit:
Soort controleverklaring
Fouten in de
verantwoording
Onzekerheden in de
controle
Goedkeurend
Met beperking
Oordeelonth.
Afkeuring
Zie onderstaande
tabel
Zie onderstaande
tabel
< 6%
-
>6%
<10%
> 10%
-
Bedrag subsidie jaar van de controle
Tot EUR 1,5 mln.
EUR 1,5 mln. tot EUR 5 mln.
Meer dan EUR 5 mln.
Goedkeuringstolerantie
3% van het subsidiebedrag
EUR 50.000
1% van het subsidiebedrag.
Als basis voor de materialiteit moet worden uitgegaan van het totaal van de lasten.
Als onderdeel van de controlewerkzaamheden rond de financiële verantwoording toetst de
accountant expliciet of voldaan is aan de volgende specifieke voorwaarden conform 1.5 a t/m d.
De accountant stelt de controleverklaring op conform het model onder punt 2.5.1 in dit protocol, of
conform een recentere daarvoor in de plaats getreden voorbeeldtekst zoals gepubliceerd op de
NBA-site.
Bij de controleverklaring verstrekt de accountant een controleverslag conform het sjabloon in
bijlage A bij dit protocol. Dit controleverslag is een uitzonderingsrapportage, en hierin
gerapporteerde bevindingen hebben niet op voorhand gevolgen voor de strekking van de
controleverklaring, tenzij de accountant van mening is dat de gerapporteerde bevindingen
gevolgen hebben die van materieel belang zijn voor de financiële S&T-rapportage.
4
Indien de accountant in het kader van de uitgevoerde controle aandacht heeft besteed aan opzet
en werking van de administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB), en meer in het
bijzonder aan a) autorisatie van uitgaande betalingen, b) de toerekening van directe en indirecte
programmakosten, c) naleving van (Europese) aanbestedingsregels, d) de mate waarin de
administratieve processen leiden tot vastlegging van de financiële informatie conform het voor de
entiteit geldende verslaggevingsstelsel, dan vermeldt hij zijn bevindingen inzake deze aspecten in
dit controleverslag.
De accountant vraagt een bevestiging bij de financiële verantwoording (letter of representation;
LOR) van het management van de subsidieontvanger op waarin wordt medegedeeld dat naar beste
weten de financiële verantwoording alle transacties en ontvangsten omvat, dat dit overzicht in alle
opzichten juist en volledig is en dat aan alle subsidievoorwaarden is voldaan, ook de
subsidievoorwaarden welke buiten de reikwijdte van de werkzaamheden van de accountant vallen.
Als onderdeel van deze letter of representation dient het management specifiek te bevestigen dat
voldaan is aan art. 16 van de subsidiebeschikking: “Subsidieontvanger zal aan derden niet
aanbieden, noch van derden zoeken, accepteren of toegezegd krijgen, voor hemzelf of enige
andere partij, enige schenking, beloning, compensatie of profijt van welke aard dan ook, die
geïnterpreteerd kan worden als een onwettige of corrupte praktijk (-)”.
Indien het management van de alliantiepartner deze bevestiging niet wil opnemen in de letter of
representation en/of geen letter of representation wil afgeven handelt de accountant
overeenkomstig het bepaalde in Standaard 580 artikel 19, en maakt de accountant melding van de
weigering in het in 2.1 aangeduide controleverslag conform het sjabloon in bijlage A bij dit
protocol.
Analoog aan de marginale toetsing van het bestuursverslag conform art. 393 lid 3 van Boek 2 Titel
9 BW, gaat de accountant na of het inhoudelijke deel van de S&T-rapportage verenigbaar is met
het financiële deel van de S&T-rapportage.
2.4
Onderzoeksaanpak “Bijlage(n) Verantwoord Bedrag” (Standaard 4400)
De accountant van de individuele alliantiepartner is verantwoordelijk voor het opstellen van een
rapport van bevindingen bij de “Bijlage Verantwoord Bedrag” bij de financiële S&T-rapportage.
Deze opdracht heeft het karakter van een Standaard 4400 opdracht en dient op onderstaande
wijze te worden uitgewerkt.
Het uitvoeren van een Standaard 4400 opdracht betekent dat de accountant geen zekerheid
verschaft, maar alleen onderzoeksbevindingen rapporteert. Dit protocol beschrijft de
aandachtspunten voor het onderzoek. De gebruiker van het rapport moet zelf een oordeel vormen
en zijn eigen conclusies trekken. De accountant dient de aard, tijdsfasering en omvang van de
overeengekomen specifieke werkzaamheden goed met de opdrachtgever af te stemmen en in het
rapport tot uitdrukking te brengen (zie Standaard 4400 paragraaf 11 en 17). Helder moet zijn,
welke werkzaamheden de accountant heeft uitgevoerd en wat de reikwijdte van zijn
werkzaamheden is geweest. Van de accountant wordt niet verwacht dat hij een uitspraak doet
over de toereikendheid en geschiktheid van de verrichte werkzaamheden in relatie tot het doel
waarvoor deze worden verricht, noch voor enig ander doel.
De volgende werkzaamheden worden door de accountant verricht:

Vormvereisten tabel
o De accountant stelt vast dat de tabel in de “Bijlage Verantwoord Bedrag” minimaal
bestaat uit de in paragraaf 1.5 onder e) aangeduide rijen en kolommen;

Aansluiting inhoud van de tabel met de (project)administratie
o De accountant stelt vast dat de in deze tabel vermelde bedragen voor de
betreffende rapportageperiode en cumulatief aansluiten bij de
(project)administratie.
o De accountant stelt vast of dit dezelfde (project)administratie is, waarop ook de
financiële S&T-rapportage is gebaseerd.
Indien sprake is van een separate (project)administratie dan stelt de accountant
vast of de in de tabel vermelde bedragen, voor zover van toepassing,
overeenstemmen met de financiële administratie waarop de financiële S&Trapportage gebaseerd is.
5

2.5
Bestaan van bewijsstukken en proces
o De accountant neemt kennis van de beschrijving van de penvoerder /
alliantiepartner van het proces en de bewijsstukken op grond waarvan betalingen
aan samenwerkingspartners als besteed/verantwoord worden beschouwd. De
accountant stelt vast of in deze beschrijving variaties vermeld worden, en zo ja,
welke variaties dit betreft. (Variaties =verschillende combinaties van
bewijsstuk(ken) en proces(sen), die afhankelijk zijn van door de penvoerder /
alliantiepartner omschreven voorwaarden / omstandigheden). De accountant
vermeld deze variaties in zijn rapport van bevindingen.
o De accountant neemt kennis van het in de tabel m.b.t. de rapportageperiode als
verantwoord vermelde bedrag, en vraagt de penvoerder / alliantiepartner om een
specificatie hiervan naar onderliggende bedragen3 uit de (project)administratie.
o Uit deze specificatie selecteert de accountant 10% (maar minimaal twee en
maximaal zeven) van de onderliggende bedragen uit de (project)administratie.
Indien uit de beschrijving van de penvoerder / alliantiepartner blijkt dat sprake is
van variatie in processen en/of bewijsstukken, kiest de accountant deze bedragen
zodanig dat de twee of drie meest frequent voorkomende variaties in ieder geval in
de selectie wordt betrokken.
Indien bedragen op verschillende momenten gedurende de rapportageperiode als
verantwoord zijn vastgelegd in de (project)administratie, streeft de accountant bij
zijn selectie naar een spreiding in de tijd.
Indien sprake is van meerdere samenwerkingspartners, dan streeft de accountant
tevens naar spreiding van zijn selectie over de diverse samenwerkingspartners, ook
over rapportageperiodes heen.
Binnen de hierboven beschreven randvoorwaarden streeft de accountant ernaar om
in zijn selectie tenminste 25% van het als verantwoord aangegeven bedrag te
betrekken. Indien dit ertoe zou leiden dat meer dan het omschreven maximum van
zeven van de onderliggende bedragen geselecteerd zou moeten worden, kan
worden volstaan met een lager percentage.
o Met betrekking tot elk van de geselecteerde bedragen stelt de accountant vast

of hier de bewijsstukken aan ten grondslag liggen, conform de beschrijving
van de penvoerder / alliantiepartner;

of hier de processen (inclusief vastlegging) aan ten grondslag liggen,
conform de beschrijving van de penvoerder / alliantiepartner;

of het in de (project)administratie als verantwoord vermelde bedrag
cijfermatig aansluit bij de bedoelde bewijsstukken.
Indien voor wat betreft bewijsstukken, processen of cijfermatig sprake is van
afwijkingen, dan maakt de accountant hiervan melding in zijn rapportage, onder
vermelding van aard en omvang van de afwijking. Daarnaast vermeldt de
accountant tevens de reden voor de afwijking (indien hem deze bekend is). Indien
de reden voor de afwijking niet bekend is, verzoekt de accountant de
alliantiepartner om een toelichting en vermeldt hij in het rapport van bevindingen
welke toelichting de alliantiepartner heeft gegeven. De accountant hoeft naar
reden voor de afwijking, c.q. naar de toelichting door de alliantiepartner, geen
aanvullend onderzoek te doen.
Rapportage per alliantiepartner
2.5.1 Controleverklaring bij de financiële S&T-rapportage (Standaard 800/805)
De controleverklaring omvat in ieder geval de doelstelling en de reikwijdte van de
accountantscontrole, de toegepaste controlecriteria voor zover relevant en het oordeel.
Met “onderliggend bedrag” wordt gedoeld op een als verantwoord aangemerkt bedrag per
samenwerkingspartner, danwel per contract met samenwerkingspartner, danwel per land of regio, danwel per
thema, et cetera; dit afhankelijk van de wijze waarop de desbetreffende (project)administratie primair is
ingericht.
3
6
De accountant rapporteert in geval van een goedkeurende controleverklaring conform de
onderstaande voorbeeldtekst, of indien van toepassing, een actuelere voorbeeldtekst zoals
gepubliceerd op de NBA-website:
Opdracht
Wij hebben de financiële S&T rapportage ingevolge de subsidiebeschikking Samenspraak en
Tegenspraak d.d. XX-XX-20XX van … (naam entiteit) te … (statutaire vestigingsplaats) over…(jaar)
gecontroleerd.
Verantwoordelijkheid van het bestuur
Het bestuur van de entiteit (of een andere aanduiding, zoals 'Het bestuur van de stichting', 'De
directie van de vennootschap' (B.V/N.V.), enz.) is verantwoordelijk voor het opstellen van de financiële
S&T rapportage in overeenstemming met met de voorwaarden zoals gesteld in de subsidiebeschikking
inzake de subsidieregeling Samenspraak en Tegenspraak dd XX-XX-20XX. Het bestuur is tevens
verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opstellen van
de financiële S&T rapportage mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg
van fraude of fouten.
Verantwoordelijkheid van de accountant
Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de financiële S&T rapportage op basis
van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht,
waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het Accountantsprotocol Samenspraak en
Tegenspraak, specifiek paragraaf 2.2 en 2.3. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende
ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren, dat een redelijke mate van
zekerheid wordt verkregen dat de financiële verantwoording geen afwijkingen van materieel belang
bevat.
Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de
bedragen en de toelichtingen in de financiële S&T rapportage. De geselecteerde werkzaamheden zijn
afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van
de risico’s dat de financiële S&T rapportage een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van
fraude en fouten.
Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking
die relevant is voor het opstellen van de financiële S&T rapportage door de entiteit, gericht op het
opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen
hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne
beheersing van de entiteit. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de
gebruikte grondslagen voor het opstellen van financiële de S&T rapportage, alsmede een evaluatie van
het algehele beeld van de financiële S&T rapportage.
Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een
onderbouwing voor ons oordeel te bieden.
Oordeel
Naar ons oordeel is de financiële S&T rapportage van (naam entiteit) over 20XX in alle van materieel
belang zijnde opzichten opgesteld in overeenstemming met de voorwaarden zoals gesteld in de
subsidiebeschikking inzake de subsidieregeling Samenspraak en Tegenspraak dd XX-XX-20XX.
Beperking in gebruik en verspreidingskring
De financiële S&T rapportage is opgesteld voor (naam alliantiepartner) en het Ministerie van
Buitenlandse Zaken met als doel (naam entiteit en naam penvoerder) in staat te stellen te voldoen aan
rapportageverplichtingen in het kader van de subsidieregeling Samenspraak en Tegenspraak. Hierdoor
is de financiële S&T rapportage mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. Onze controleverklaring
is derhalve uitsluitend bedoeld voor (naam entiteit en naam penvoerder) en het Ministerie van
Buitenlandse Zaken en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen.
7
Plaats, datum
Naam accountantspraktijk
Naam externe accountant en ondertekening met die naam
2.5.2 Rapport van bevindingen (Standaard 4400)
Het rapport van bevindingen bevat de conform Standaard 4400 voorgeschreven elementen,
beschrijft de werkzaamheden en bevindingen inzake de aspecten zoals genoemd in paragraaf 2.4
van dit controleprotocol.
De accountant rapporteert conform de volgende voorbeeldtekst, of indien van toepassing, een
actuelere voorbeeldtekst zoals gepubliceerd op de NBA-website:
Aan: Opdrachtgever
Rapport van feitelijke bevindingen inzake Samenspraak en Tegenspraak -rapportage
Opdracht
Wij hebben een aantal specifieke werkzaamheden verricht met betrekking tot de financiële S&T
rapportage zoals omschreven in onze opdrachtbrief van ... (datum brief opdrachtbevestiging). Deze
rapportage bevat de uitkomsten van deze werkzaamheden.
Het is de bedoeling dat u zelf een oordeel vormt over de werkzaamheden en over de in dit rapport
weergegeven bevindingen en op basis daarvan uw eigen conclusie trekt. Wij wijzen u er op dat indien
wij aanvullende werkzaamheden zouden hebben verricht of een controle- of beoordelingsopdracht
zouden hebben uitgevoerd, wellicht andere onderwerpen zouden zijn geconstateerd die voor
rapportering in aanmerking zouden zijn gekomen.
Aard en reikwijdte van de verrichte werkzaamheden
Wij hebben onze werkzaamheden verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de
Nederlandse Standaard 4400, "Opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke
werkzaamheden met betrekking tot financiële informatie", en het Accountantsprotocol Samenspraak en
Tegenspraak, specifiek paragraaf 2.4. Het doel van deze opdracht tot het verrichten van
overeengekomen specifieke werkzaamheden is het verrichten van die werkzaamheden die wij met ...
(naam entiteit(en)) zijn overeengekomen en het rapporteren over de feitelijke bevindingen.
Aangezien wij slechts verslag doen van feitelijke bevindingen uit hoofde van de overeengekomen
werkzaamheden betekent dit dat op het in de financiële S&T rapportage opgenomen cijfermateriaal en
toelichtingen geen accountantscontrole is toegepast en dat evenmin een beoordelingsopdracht is
uitgevoerd. Dit houdt in dat aan onze rapportage geen zekerheid kan worden ontleend omtrent de
getrouwheid van het in de financiële S&T rapportage opgenomen cijfermateriaal en toelichtingen
daarop.
Beschrijving uitgevoerde specifieke werkzaamheden
Wij hebben de werkzaamheden uitgevoerd zoals met u overeengekomen en zoals beschreven in het
Accountantsprotocol Samenspraak en Tegenspraak, specifiek paragraaf 2.4. De toereikendheid en
geschiktheid van de te verrichten werkzaamheden is de verantwoordelijkheid van de gebruikers van
deze rapportage met wie deze werkzaamheden zijn overeengekomen. Derhalve doen wij geen uitspraak
over de toereikendheid en geschiktheid van de verrichte werkzaamheden in relatie tot het doel waarvoor
deze worden verricht, noch voor elk ander doel.
8
Volledigheidshalve wijzen wij er nog op dat, indien wij aanvullende werkzaamheden zouden hebben
verricht wellicht andere onderwerpen aan het licht zouden kunnen zijn gebracht die voor u mogelijk van
belang zouden kunnen zijn geweest.
Wij hebben de volgende werkzaamheden verricht:

wij hebben vastgesteld dat de tabel die onderdeel vormt van de Bijlage Verantwoord Bedrag
zoals bedoeld in het Accountantsprotocol S&T, paragraaf 1.5, stap 1, onder e), minimaal
bestaat uit de aldaar aangeduide rijen en kolommen;

wij hebben vastgesteld dat de in bedoelde tabel vermelde bedragen voor de betreffende
rapportageperiode en cumulatief aansluiten met de (project)administratie, dan wel met de
financiële administratie waarop de financiële S&T-rapportage gebaseerd is;

wij hebben kennisgenomen van de beschrijving van het proces en de bewijsstukken op grond
waarvan betalingen aan samenwerkingspartners als besteed/verantwoord worden beschouwd.
Wij hebben een specificatie opgevraagd van het in hiervoor genoemde tabel als verantwoord
aangeduide bedrag, naar onderliggende bedragen uit de (project)administratie. Conform de
aanwijzingen daartoe uit het Accountantsprotocol S&T hebben wij [aantal] van deze
onderliggende bedragen geselecteerd. Met betrekking tot deze geselecteerde bedragen hebben
wij vastgesteld of a) de bewijsstukken die hieraan ten grondslag liggen, conform
bovengenoemde beschrijving zijn; b) de processen die hieraan ten grondslag liggen, conform
bovengenoemde beschrijving zijn; c) het in de (project)administratie als verantwoord vermelde
bedrag cijfermatig aansluit bij de bedoelde bewijsstukken.
Beschrijving van de feitelijke bevindingen
Uit ons onderzoek is gebleken dat [...];
Overige aspecten - beperking in verspreidingskring en het gebruik
Deze rapportage is uitsluitend bestemd voor (naam alliantiepartner) en het Ministerie van Buitenlandse
Zaken aangezien anderen die niet op de hoogte zijn van het doel van de werkzaamheden de resultaten
onjuist kunnen interpreteren. De rapportage mag niet aan andere partijen worden verspreid, noch mag
eruit worden geciteerd, of eraan worden gerefereerd, zonder onze voorafgaande schriftelijke
toestemming..
Plaats en datum
... (naam accountantspraktijk)
... (naam accountant)
9
3.
Werkzaamheden m.b.t. Samenspraak en Tegenspraakrapportage door de penvoerder
3.1
Inleiding
In deze paragraaf worden de werkzaamheden besproken die de accountant uitvoert met betrekking
tot de Samenspraak en Tegenspraak rapportage door de penvoerder. Deze verantwoording is een
consolidatie van de financiële S&T-rapportages van alle alliantiepartners.
3.2
Samenspraak en Tegenspraak-rapportage penvoerder (Standaard 4400)
De accountant van de penvoerder is verantwoordelijk voor het opstellen van een rapport van
bevindingen bij de financiële Samenspraak en Tegenspraak-rapportage van de alliantie als geheel.
Deze opdracht heeft het karakter van een Standaard 4400 opdracht en dient op onderstaande
wijze te worden uitgewerkt.
Het uitvoeren van een Standaard 4400 opdracht betekent dat de accountant geen zekerheid
verschaft, maar alleen onderzoeksbevindingen rapporteert. Dit protocol beschrijft de
aandachtspunten voor het onderzoek. De gebruiker van het rapport moet zelf een oordeel vormen
en zijn eigen conclusies trekken. De accountant dient de aard, tijdsfasering en omvang van de
overeengekomen specifieke werkzaamheden goed met de opdrachtgever af te stemmen en in het
rapport tot uitdrukking te brengen (zie Standaard 4400 paragraaf 11 en 17). Helder moet zijn,
welke werkzaamheden de accountant heeft uitgevoerd en wat de reikwijdte van zijn
werkzaamheden is geweest. Van de accountant wordt niet verwacht dat hij een uitspraak doet over
de toereikendheid en geschiktheid van de verrichte werkzaamheden in relatie tot het doel waarvoor
deze worden verricht, noch voor elk ander doel.
De volgende werkzaamheden worden door de accountant verricht:


De accountant stelt vast of met betrekking tot de informatie die als input is gebruikt voor
de Samenspraak en Tegenspraak-rapportage (in casu de financiële S&T-rapportages van
alle alliantiepartners afzonderlijk) Standaard 800/805-controleverklaringen zijn afgegeven.
De accountant stelt vast wat de aard van deze controleverklaringen is. Indien een
controleverklaring anders dan goedkeurend is, wijst hij hierop in het rapport van
bevindingen onder vermelding van:
o de naam van de betreffende alliantiepartner;
o de aard van de verklaring;
o de letterlijke tekst uit controleverklaring waarin de onderbouwing van het nietgoedkeurende oordeel staat weergegeven;
o indien van toepassing: de plek in de Samenspraak en Tegenspraak -rapportage van
de alliantie als geheel, waar de post(en) is/zijn verwerkt op grond waarvan een
andere dan goedkeurende verklaring is verstrekt.
De accountant stelt vast dat de financiële rapportages van alle afzonderlijke
alliantiepartners door de penvoerder juist en volledig zijn samengevoegd tot de
Samenspraak en Tegenspraak–rapportage en dat de penvoerder discrepanties4 in de
aansluiting tussen rapportage van alliantiepartners en samenvoeging verklaart. Indien de
accountant van mening is dat de samenvoeging of toelichting van de penvoerder onjuist of
onvolledig is, doet hij aanbevelingen tot verbetering. Indien de penvoerder deze
aanbevelingen niet opvolgt, maakt de accountant hier melding van in zijn rapport van
bevindingen.
Met discrepanties wordt bedoeld: verschillen tussen de rapportages van de individuele alliantiepartners en de
financiële S&T-rapportage als geheel, bijvoorbeeld als gevolg van cijfermatige correcties in de huidige
verslagperiode, cijfermatige correcties m.b.t. vorige verslagperiodes, een andere categorisering (bijv.
vermelding van kosten onder andere kostensoorten), et cetera.
4
10
3.3
Rapportage m.b.t. Samenspraak en Tegenspraak -rapportage door de
penvoerder
3.3.1 Rapport van bevindingen (Standaard 4400)
Het rapport van bevindingen bevat de conform Standaard 4400 voorgeschreven elementen,
beschrijft de werkzaamheden en bevindingen inzake de aspecten zoals genoemd in paragraaf 3.2
van dit protocol en bevat tevens de in paragraaf 3.2 (3e bullit) genoemde samenvatting van de
Standaard 4400-rapportages van de individuele alliantiepartners.
3.3.2 Voorbeeld tekst
De accountant rapporteert conform de volgende voorbeeldtekst, of indien van toepassing, een
actuelere voorbeeldtekst zoals gepubliceerd op de NBA-website:
Aan: Opdrachtgever
Rapport van feitelijke bevindingen inzake Samenspraak en Tegenspraak -rapportage
Opdracht
Wij hebben een aantal specifieke werkzaamheden verricht met betrekking tot de financiële S&T
rapportage zoals omschreven in onze opdrachtbrief van ... (datum brief opdrachtbevestiging). Deze
rapportage bevat de uitkomsten van deze werkzaamheden.
Het is de bedoeling dat u zelf een oordeel vormt over de werkzaamheden en over de in dit rapport
weergegeven bevindingen en op basis daarvan uw eigen conclusie trekt. Wij wijzen u er op dat indien
wij aanvullende werkzaamheden zouden hebben verricht of een controle- of beoordelingsopdracht
zouden hebben uitgevoerd, wellicht andere onderwerpen zouden zijn geconstateerd die voor
rapportering in aanmerking zouden zijn gekomen.
Aard en reikwijdte van de verrichte werkzaamheden
Wij hebben onze werkzaamheden verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de
Nederlandse Standaard 4400, "Opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke
werkzaamheden met betrekking tot financiële informatie", en het Accountantsprotocol Samenspraak en
Tegenspraak, specifiek paragraaf 3.2. Het doel van deze opdracht tot het verrichten van
overeengekomen specifieke werkzaamheden is het verrichten van die werkzaamheden die wij met ...
(naam entiteit(en)) zijn overeengekomen en het rapporteren over de feitelijke bevindingen.
Aangezien wij slechts verslag doen van feitelijke bevindingen uit hoofde van de overeengekomen
werkzaamheden betekent dit dat op het in de financiële S&T rapportage opgenomen cijfermateriaal en
toelichtingen geen accountantscontrole is toegepast en dat evenmin een beoordelingsopdracht is
uitgevoerd. Dit houdt in dat aan onze rapportage geen zekerheid kan worden ontleend omtrent de
getrouwheid van het in de financiële S&T rapportage opgenomen cijfermateriaal en toelichtingen
daarop.
Beschrijving uitgevoerde specifieke werkzaamheden
Wij hebben de werkzaamheden uitgevoerd zoals met u overeengekomen en zoals beschreven in het
Accountantsprotocol Samenspraak en Tegenspraak, specifiek paragraaf 3.2. De toereikendheid en
geschiktheid van de te verrichten werkzaamheden is de verantwoordelijkheid van de gebruikers van
deze rapportage met wie deze werkzaamheden zijn overeengekomen. Derhalve doen wij geen uitspraak
over de toereikendheid en geschiktheid van de verrichte werkzaamheden in relatie tot het doel waarvoor
deze worden verricht, noch voor elk ander doel.
11
Volledigheidshalve wijzen wij er nog op dat, indien wij aanvullende werkzaamheden zouden hebben
verricht wellicht andere onderwerpen aan het licht zouden kunnen zijn gebracht die voor u mogelijk van
belang zouden kunnen zijn geweest.
Wij hebben de volgende werkzaamheden verricht:

Wij hebben de aanwezigheid vastgesteld van Standaard 800/805-controleverklaringen bij de
Samenspraak en Tegenspraak-rapportages door de afzonderlijke alliantiepartners, en tevens
vastgesteld wat de aard is van deze controleverklaringen;

Wij hebben vastgesteld dat (het financiële deel van de) Samenspraak en Tegenspraakrapportages juist en volledig is samengevoegd door de penvoerder;

Wij hebben vastgesteld dat de penvoerder een verklaring heeft verstrekt bij eventuele
discrepanties in de aansluiting tussen de rapportages van de individuele alliantiepartners en de
samenvoeging.
Beschrijving van de feitelijke bevindingen
Uit ons onderzoek is gebleken dat [...];
Overige aspecten - beperking in verspreidingskring en het gebruik
Deze rapportage is uitsluitend bestemd voor (naam penvoerder) en het Ministerie van Buitenlandse
Zaken aangezien anderen die niet op de hoogte zijn van het doel van de werkzaamheden de resultaten
onjuist kunnen interpreteren. Wij verzoeken u derhalve de rapportage niet aan anderen te verstrekken
zonder onze uitdrukkelijke toestemming vooraf De rapportage mag niet aan andere partijen worden
verspreid, noch mag eruit worden geciteerd, of eraan worden gerefereerd, zonder onze voorafgaande
schriftelijke toestemming.
Plaats en datum
... (naam accountantspraktijk)
... (naam accountant)
12
BIJLAGE A – Sjabloon controleverslag
Behorend bij de controleverklaring van de financiële S&T-rapportage conform Standaard 800/805
Betreft: controleverslag bij S&T-rapportage van [naam alliantiepartner] inzake [naam programma
ten behoeve waarvan subsidie is ontvangen] met penvoerder [naam penvoerder] ingevolge het
Accountantsprotocol Samenspraak en Tegenspraak, specifiek paragraaf 2.3.
Tijdvak gecontroleerde rapportage: [startdatum]-[einddatum]
De accountant is verantwoordelijk voor het verrichten van de controle in overeenstemming met
Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het Accountantsprotocol
Samenspraak en Tegenspraak.
1. Indien de accountant in diens controleverklaring komt tot een ander dan goedkeurend oordeel,
licht de accountant hier het niet-goedkeurende oordeel toe.
Toelichting bij niet-goedkeurend oordeel
2. Indien de accountant in het kader van de uitgevoerde controle aandacht heeft besteed aan opzet
en werking van de administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB), en meer in het
bijzonder aan de onderstaande aspecten, dan vermeldt hij zijn bevindingen inzake deze aspecten.
Indien geen aandacht is besteed aan de AO/IB dan wel aan de genoemde aspecten, dan vermeldt
de accountant hieronder “niet van toepassing”.
Eventuele bevindingen inzake de AO/IB:
a) Eventuele bevindingen inzake de autorisatie van uitgaande betalingen (d.w.z. of
uitgaande betalingen geautoriseerd zijn door de daartoe gemachtigde functionaris(sen) en aan de
rechthebbende partij)
b) Eventuele bevindingen inzake toerekening van directe en indirecte programmakosten
(en conformiteit hiervan met de goedgekeurde begroting uit Annex 1 van de beschikking):
c) Eventuele bevindingen inzake van toepassing zijnde (Europese)
aanbestedingsregels:
d) Eventuele bevindingen inzake de mate waarin de administratieve processen leiden
tot vastlegging van de financiële informatie conform het voor de entiteit geldende
verslaggevingsstelsel:
3. Indien de accountant naar aanleiding van de uitgevoerde controle overige bevindingen heeft,
met betrekking waartoe hij mondeling dan wel schriftelijk rapporteert aan de met governance
belaste organen van de penvoerder / alliantiepartner, maakt hij daarvan melding in dit
controleverslag.
Eventuele overige bevindingen n.a.v. de uitgevoerde controle (met betrekking waartoe
mondeling dan wel schriftelijk gerapporteerd is aan de met governance belaste organen):
13
4. De alliantiepartner/penvoerder dient in de LOR aan de accountant te verklaren dat voldaan is
aan art. 16 van de subsidiebeschikking:
“Subsidieontvanger zal aan derden niet aanbieden, noch van derden zoeken, accepteren of
toegezegd krijgen, voor hemzelf of enige andere partij, enige schenking, beloning, compensatie of
profijt van welke aard dan ook, die geïnterpreteerd kan worden als een onwettige of corrupte
praktijk (-)”
De accountant geeft aan of bovenstaande passage daadwerkelijk in de LOR is opgenomen.
Bevindingen m.b.t. aanwezigheid in de LOR van voorgeschreven passage:
14