LR1614 Notitie kosten en opbrengsten integratie

LR1614
Kosten en opbrengsten integratie
versie 1.0 – 14 september 2016
1. Inleiding
De integratie van de werkorganisaties van Unie KBO en PCOB brengt synergie- en daarmee ook
kostenvoordelen met zich mee. Een deel van deze voordelen is al op korte termijn merkbaar, een
deel manifesteert zich pas op de iets langere termijn. Tegelijkertijd zijn met de integratie op zich
kosten gemoeid. Deze kosten zijn onder te verdelen in twee delen:


Integratiekosten: de kosten die worden gemaakt om de integratie te realiseren
Frictiekosten: de kosten die gemaakt worden om de al bestaande contracten vroegtijdig op te
zeggen.
In de huidige fase van het integratieproces is het onmogelijk een nauwkeurige opstelling van kosten
en opbrengsten te geven. De werkelijke kosten en opbrengsten zijn afhankelijk van de resultaten van
onderhandelingen met leveranciers en verhuurders en de besluiten die gedurende het
integratieproces worden genomen. Uiteraard is het wel mogelijk een schatting te geven van de
integratie- en frictiekosten binnen bandbreedtes en kwalitatief inzicht te verschaffen in de
kostenvoordelen op korte en lange termijn.
Binnen de onzekerheden over het feitelijk verloop van het integratieproces hecht het bestuur eraan
om de directeur geen open financieel mandaat te verschaffen met betrekking tot de integratie.
Besloten is daarom:






De directeur te mandateren activiteiten te ondernemen en kosten te maken teneinde de
integratie te realiseren binnen het minimum van de in de volgende paragraaf opgenomen
integratie- en frictiekosten vanaf 1-7-2016;
De directeur te vragen het bestuur in elke vergadering te informeren over de stand van zaken
met betrekking tot de integratie- en frictiekosten;
Elke afwijking van de kosten ten opzichte van het gestelde minimum af te stemmen met de
penningmeesters van Unie KBO en PCOB;
De penningmeesters te mandateren in gezamenlijkheid akkoord te gaan met een door de
directeur voorgestelde afwijking tot ten hoogste het in de volgende paragraaf gestelde maximum
van de integratie- en frictiekosten;
De kwartiermaker en de directeur de opdracht te geven alles te doen wat mogelijk is om zoveel
mogelijk synergievoordelen op zo kort mogelijke termijn te realiseren, zodat de kosten snel
worden terugverdiend;
De uiteindelijk gerealiseerde integratie- en frictiekosten 50/50 te verdelen over de verenigingen
Unie KBO en PCOB.
2016 09 14 Kosten en opbrengsten
Pagina 1
2. Begroting kosten
In bijgaande opstelling staan op hoofdlijnen de kosten die de integratie met zich meebrengen. Ten
behoeve van de rapportage naar het bestuur zijn de kosten nader gespecificeerd, zodat het bestuur
een goed inzicht krijgt over de ramingen en feitelijke uitgaven. Het zijn de kosten vanaf 1-7-2016,
over de kosten tot die datum zijn al eerder besluiten genomen over de verdeling (namelijk op 50/50basis).
In deze begroting laten we de interne kosten, zoals de gemaakte uren en de reiskosten die gemaakt
worden naar aanleiding van extra overleg om de nieuwe organisatie vorm te geven buiten
beschouwing. Deze worden gedragen vanuit de bestaande verenigingen binnen de huidige begroting.
De kosten van de uitvoering van het sociaal plan worden opgenomen in de reguliere begroting van
2017.
De integratie- en frictiekosten bedragen de volgende:
Kosten voor integratie Unie KBO en PCOB vanaf 1 juli 2016 tot 1 april
2017
1. Juridische kosten
- opstellen statuten
2. Bestuurskosten KBO-PCOB
- vergaderkosten bestuur, ledenraad
3. Huisvestingskosten
- inrichtingskosten nieuwe pand, uitgaande van hergebruik
- advieskosten makelaar en facilitair
- installatiekosten ICT, telefonie
- verhuiskosten
- startbijeenkomst nieuwe relaties
4. Integratiekosten
- bestuursadvisering door Berenschot
- kwartiermaker
- communicatieadviseur
- begeleidingskosten belangenbehartiging
- website, huisstijl, logo KBO-PCOB
- uitwerken voorstel tot eventuele integratie bladen
- bijeenkomsten medewerkers
- vergaderkosten werkgroepen
- externe kosten advisering PVT’s
5. Onvoorzien 10%
TOTAAL
Minimum
*1000 €
3
Maximum
* 1000 €
3
4
5
162
208
325
403
49
543
62
681
Frictiekosten bij integratie Unie KBO en PCOB vanaf 1 augustus 2016
Minimum
*1000 €
160
Maximum
* 1000 €
180
-/- PM
-/- PM
6. Frictiekosten
- Doorlopend (van 1/1/17 tot 31/8/18) huurcontract kantoor Zwolle
- Overige doorlopende contracten die niet direct opzegbaar zijn
-
AF: Opbrengsten doorverhuur/opzegging kantoor Zwolle
2016 09 14 Kosten en opbrengsten
Pagina 2
Toelichting



Bij de kosten voor de huisvesting is ongeveer de helft begroot ten behoeve van de
installatiekosten voor ICT en telefonie.
Meer dan de helft van de integratiekosten bestaat uit het ontwikkelen van de communicatieuitingen van de nieuwe vereniging (advies en ontwerp, website, huisstijl, logo). De kwartiermaker
is gemiddeld 2 dagen per week tot uiterlijk 1 april 2017 actief, waarbij alleen de feitelijke kosten
worden gedeclareerd.
De frictiekosten bestaan grotendeels uit de aangegane huurverplichting van het kantoorpand in
Zwolle.
3. Synergievoordelen integratie werkorganisaties
De integratie van de werkorganisaties heeft veel synergie-effecten. Sommige van die
synergievoordelen worden al bij de begroting van 2017 zichtbaar. De te realiseren synergievoordelen
zijn onder meer


Centrale huisvesting
- Unie KBO en PCOB zijn nu gehuisvest in twee verschillende kantoren. Centrale
gemeenschappelijke huisvesting zal, zeker in de huidige markt waarin de huurprijzen onder druk
staan, leiden tot een aanzienlijke kostenbesparing.
- We verwachten schaalvoordelen van de centrale huisvesting op het gebied van inkoop en
dienstverlening (denk aan servicecontracten voor ICT-infrastructuur en facilitaire
dienstverlening).
Medewerkers
- Er is afscheid genomen van een directeur waardoor de personeelskosten op dat aspect zijn
gedaald
- Het uitgangspunt van het bestuur is dat er voor alle medewerkers plek is in de nieuwe
organisatie. Enkele, door natuurlijk verloop, vrijkomende formatieplaatsen zullen
hoogstwaarschijnlijk niet worden opgevuld. Eén en ander is afhankelijk van het formatieplan dat
wordt opgesteld.
Uitgaande van de huidige kostenstructuur van beide verenigingen verwachten we dat deze
synergievoordelen substantieel zijn. De uitgaven aan integratie- en frictiekosten zullen binnen zo’n
vijf jaar zijn terugverdiend met de genoemde synergievoordelen.
2016 09 14 Kosten en opbrengsten
Pagina 3