Verslag informatievergadering d.d. 14 april 2010 1. Opening De vergadering wordt geopend door de heer burgemeester, Geert Grepdon. 2. Algemene toelichting Mr. Carlos De Wolf verstrekt volgende algemene toelichting. 2.1 Selectieprocedure Er wordt benadrukt dat in het kader van de georganiseerde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking in de zin van artikel 17, §3, 2° van de Wet van 24 december 1993 een duidelijk onderscheid moet worden gemaakt tussen de selectiefase, enerzijds, en de daarop volgende eigenlijke gunningsfase, anderzijds. In de huidige selectiefase wordt van de geïnteresseerden verwacht dat zij, overeenkomstig de bepalingen van de Leidraad, hun kandidatuur indienen Deze bestaat uit de documenten opgenomen in titel 5 “Kwalitatieve selectiecriteria” van de Leidraad en dit moet uiterlijk op 30 april 2010 om 11.00 uur aan de gemeente worde, bezorgd. Belangrijk onderdeel van de kandidatuurstelling is de interpretatiennota. Hierin zet de kandidaat zijn visie en uitgangspunten met betrekking tot het Project Assistentiewoningen Mesen uiteen (zie titel “5.2 Selectiecriteria” van de Leidraad), Deze nota zal doorslaggevend zijn indien het aantal kandidaten het vooropgestelde aantal van maximum zes gegadigden overschrijdt. Op basis van de ingediende kandidatuurstelling zal de selectiecommissie nagaan of de kandidaten zich niet in een uitsluitingsgrond bevinden, enerzijds, en of zij anderzijds over voldoende economische en financiële draagkracht en technische bekwaamheid beschikken om de opdracht tot een goed einde te brengen. Deze informatievergadering betreft nog steeds de eerste fase, m.n. de selectiefase. Pas in een later te organiseren tweede fase zullen de aldus geselecteerde kandidaten worden uitgenodigd om een offerte in te dienen op basis waarvan de Opdracht uiteindelijk zal worden gegund. De gemeente Lede heeft in de leidraad reeds informatie opgenomen met betrekking tot de modaliteiten van de Opdracht en aldus betrekking hebben op de tweede fase, dewelke de eigenlijke gunningsfase is. Het bestuur heeft er voor gekozen om aan de kandidaten reeds in de eerste fase deze informatie mee te geven in een zo vroeg mogelijk stadium om hen maximaal te informeren over de inhoud en de draagwijdte van het project. 2.2 Architectuur De heer Coen licht toe dat de gemeente Lede een hedendaagse architectuur wenst, met dien verstande dat een deel van het bestaande kasteel, m.n. het torengebouw, behouden dient te worden en aldus in het door de gegadigden in de tweede fase in te dienen ontwerp geïntegreerd zal moeten worden dit om “een zweem van het verleden te bewaren”. Het ontwerp dient wel architecturaal te passen binnen de bestaande en voorziene bouwstijlen. Het torengebouw en het projectgebied zullen worden bezichtigd aansluitend op de toelichtingsvergadering. 3. Vragen en antwoorden Na de toelichting werden de vragen die overeenkomstig de bepalingen van de Leidraad schriftelijk werden overgemaakt aan de gemeente Lede behandeld. Voorafgaandelijk wordt meegedeeld dat de enige bepalende en bindende antwoorden waarmee de geïnteresseerden met het oog op het opstellen van hun kandidatuutstelling rekening dienen te houden, de antwoorden zijn zoals opgenomen in onderhavig document. 3.1 Het bestek heeft het over het belang dat gehecht wordt aan het zoeken/engageren van een uitbater. Tegelijk vernemen we in het masterplan dat er op de site een OCMW rusthuis gevestigd is. In hoeverre is het bespreekbaar om de uitbating met het OCMW te organiseren? Of het OCMW Lede bepaalde diensverlening, bv. het zorgen voor (warme) maaltijden, kan verschaffen en zo ja welke, is in beginsel bespreekbaar met het OCMW Lede. Echter, er wordt op gewezen dat het hierbij hoe dan ook slechts een beperkte vorm van dienstverlening kan betreffen die door het OCMW Lede kan worden verricht met het bestaande personeelskader en zonder dat dit ten koste van haar eigen dienstverlening zal gebeuren. In geen geval kan het OCMW Lede als effectieve of eigenlijke uitbater van de assistentiewoningen fungeren. De geïnteresseerden kunnen de overweging om voor bepaalde diensten samen te werken met het OCMW en hun visie daaromtrent desgevallend uiteenzetten in de over te maken interpretatienota. 3.2 Wij hadden graag wat meer zicht op de fasering van de uitvoering van het masterplan. Naast de assistentiewoningen zullen immers nog een aantal zaken op de site worden gebouwd die van invloed kunnen zijn op de assistentiewoningen zowel qua programma als architecturaal. Wat het tijdsaspect betreft, zal de wegenaanleg binnen het Projectgebied door de gemeente Lede worden gerealiseerd in 2012, d.i. voorafgaandelijk aan de ingebruikname van de assistentiewoningen. De realisatie (d.w.z. de voorlopige oplevering) van het woon- en zorgcentrum is op basis van de actuele planning voorzien voor 2013. Wat het architecturale aspect betreft, kan verwezen worden naar het masterplan dat op de website van de gemeente Lede te raadplegen is, evenals naar het plaatsbezoek dat aansluitend op de informatievergadering plaatsvindt. De plannen van het Woon- en Zorgcentrum kunnen door geïnteresseerden worden ingekeken (op afspraak). 3.3 De totale bouwoppervlakte voor de assistentiewoningen? De oppervlakte van de individuele assistentiewoningen dienen te voldoen aan de vigerende reglementaire en wettelijke bepalingen ter zake. Een bruto oppervlakte van 75 m² per assistentiewoning wordt voorzien. Wat de totale bouwoppervlakte betreft, kan worden herhaald dat maximaal 80 % van de footprint van de oorspronkelijk bebouwde oppervlakte opnieuw bebouwd dient te worden. De achterliggende bedoeling is een hoogbouw te realiseren veeleer dan een laagbouw. Bijkomend wordt er op gewezen dat de bestaande fundering niet kan dienen als fundering. Volledigheidshalve kan worden opgemerkt dat de totale bouwoppervlakte op de site ca. 40.000 m³ bedraagt, waarvan reeds 27.000 m³ is voorzien voor het woon- en zorgcentrum. 3.4 Mag in dit project een ruimte voorzien worden voor een “conciergewoning” Het voorzien van een conciergewoning is op zich niet verboden en is evenmin uitgesloten op basis van het bijzonder plan van aanleg. Echter, de gemeente Lede wenst erop te wijzen dat absoluut vereist is dat de 45 assistentiewoningen met bijhorende parkeerplaatsen en fietsenstalling worden gerealiseerd en dat het bouwvolume dient te worden gerespecteerd. 3.5 Is er een richtprijs voor de opstalvergoeding vooropgesteld? Er is geen richtprijs voor de opstalvergoeding vooropgesteld. De opstalvergoeding zal deel uitmaken van het financieel voorstel en aldus worden bepaald in functie van het verwachte rendement van het door de inschrijver voorgestelde ontwerp. Het ontwerp en het financieel voorstel zullen evenwel deel uitmaken van de door de geselcteerde kandidaten in de tweede fase in te dienen offertes. 3.6 Brandverzekering OCMW-flats, wie betaald [sic] hiervoor de kosten? De private partner dient zich te verzekeren voor het assitentiewoningengebouw. De wijze waarop de kosten voor deze verzekeringen worden gedragen, kan een onderdeel vormen van het financieel plan. Indien de kosten voor de brandverzekeringen geventileerd worden naar de inwoners van de assistentiewoningen, dienen deze voorzien te zijn in de dagprijs. Mondeling wordt door meerdere aanwezigen bijkomend de vraag gesteld of, in tegenstelling tot wat het bouwtechnisch memorandum vermeldt, ook kan worden voorzien in één elektriciteitsteller in plaats van in individuele elektriciteitstellers voor elke assistentiewoning. Bij het voorbereiden van het dossier opteerde de gemeente Lede voor afzonderlijke elektriciteitstellers voor de individuele assistentiewoningen om toe te laten het persoonlijk gebruik van de betrokkenen te identificeren. Aangezien deze problematiek niet van aard is de inhoud van de kandidatuurstellingen doorslaggevend te beïnvloeden in de eerste fase, verklaart de gemeente Lede zich bereid om deze vraag opnieuw te bespreken en hieromtrent definitief standpunt in te nemen in het op te maken bestek (2 e fase). 3.7 Onderhoud park, wie neemt welke taak op zich? Bijbehorenden [sic] kosten? De private partner dient in te staan voor het onderhoud van het projectgebied dat hem ter beschikking werd gesteld door middel van het zakelijk recht van opstal. 3.8 Contracten door de uitbater vrij op te stellen? De contracten kunnen door de private partner vrij worden opgesteld inzoverre zij de in het bestek opgenomen bepalingen evenals de vigerende wettelijke en reglementaire bepalingen ter zake respecteren. 3.9 Komt de uitbater in aanmerking voor subsidies? Zoja, welke? De gemeente Lede zal geen subsidies verstrekken aan de private partner. Evenmin heeft zij weet van andere subsidiemogelijkheden. Het staat de geïnteresseerde vanzelfsprekend vrij verder na te gaan of de mogelijkheid tot subsidie voorhanden is en deze desgevallend te benutten en aldus te verwerken in zijn interpretatienota of zijn financieel plan. 4. Plaatsbezoek Aansluitend op de informatievergadering werd de Projectsite in aanwezigheid van de vertegenwoordigers van de gemeente Lede bezocht. Addendum verslag informatievergadering d.d. 14 april 2010 Op 19 april 2010 ontving de gemeente Lede een bijkomende schriftelijke vraag, m.n.: “Kunnen wij, voor indiening van een kandidatuurstelling ons team voorbrengen d.m.v. ondertekening van samenwerking tussen onze teamleden, of moet dit formeler? Betekent dit dan ook dat wij met zijn allen ‘de kandidaat’ worden genoemd en m.a.w. allemaal de gevraagde financiële en economische ratio’s moeten indienen?” Niettegenstaande deze vraag werd gesteld na de informatievergadering d.d. 14 april 2010, wenst de gemeente Lede deze vraag toch schriftelijk als volgt te beantwoorden. De gemeente Lede verwijst naar de bepalingen van de leidraad onder titel 4 “Rechtsvorm die de vereniging aan wie de opdracht wordt gegund moet aannemen” die ter zake stelt dat behoudens andersluidende bepaling voor de interpretatie van de leidraad onder het begrip “kandidaat” wordt begrepen, de tijdelijke handelsvennootschap of het samenwerkingsverband. Dit houdt met andere woorden in dat alle leden van het betrokken samenwerkingsverband of de tijdelijke handelsvennootschap die zich ten aanzien van de gemeente Lede met betrekking tot het project engageren, gezamenlijk als kandidaat zullen worden beschouwd. Dergelijk engagement kan inderdaad blijken door een door elk van de leden van de tijdelijke handelsvennootschap of het samenwerkingsverband behoorlij en rechtsgeldig ondertekend document in deze zin, waarbij dit document onder meer de vorm van een behoorlijk ondertekende samenwerkingsovereenkomst kan uitmaken. Het staat het samenwerkingsverband of de tijdelijke handelsvennootschap daarnaast vrij – bij voorbeeld onder de vorm van een onderaanneming – bijkomend een beroep te doen op derden die geen deel uitmaken van het kandiderende samenwerkingsverband. In dergelijk geval dient in de kandidatuurstelling een verbintenis van deze derde met betrekking tot het project te worden opgenomen. Bij gebreke aan dergelijke verbintenis zal met de financiële, economische of technische bekwaamheden van deze derde geen rekening worden gehouden bij de beoordeling van de selectiecriteria in hoofde van deze kandidaat (zie ook infra). Volledigheidshalve wenst de gemeente Lede nogmaals te benadrukken dat de tijdelijke handelsvennootschap of het samenwerkingsverband georganiseerd en samengesteld dient te zijn op een wijze die in overeenstemming is met alle vigerende relevante wettelijke reglementaire bepalingen ter zake, alsook met de deontologische bepalingen waaronder de diverse leden van het samenwerkingsverband of de tijdelijke handelsvennootschap ressorteren. Het voorgaande houdt onder meer in dat de samenwerkingsovereenkomst er, gelet op artikel 6 van de Wet van 20 februari 1939 ter bescherming van de titel en het beroep van de architect, niet toe kan leiden dat de architect samen met de aannemer deelt in het bedrijfseconomisch resultaat (winst of verlies) van het project. Wat de financiële en economische ratio’s betreft, kan worden verwezen naar artikel 18 c.q. 70 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken (hierna het “Koninklijk Besluit van 8 januari 1996”) die uitdrukkelijk stellen: “Art. 18. Onverminderd de bepalingen betreffende de erkenning van aannemers van werken, kan de financiële en economische draagkracht van de aannemer, over het algemeen, aangetoond worden door één of meer van de volgende referenties : 1° door passende bankverklaringen; 2° door voorlegging van de balansen, uittreksels uit balansen of jaarrekeningen van de onderneming, indien de wetgeving van het land waar de aannemer is gevestigd de bekendmaking van balansen voorschrijft; 3° door een verklaring betreffende de totale omzet en de omzet in werken van de onderneming over de laatste drie boekjaren. Een kandidaat of een inschrijver kan zich in voorkomend geval en voor welbepaalde opdrachten beroepen op de draagkracht van andere entiteiten, ongeacht de juridische aard van zijn band met die entiteiten. In dat geval moet hij de aanbestedende overheid aantonen dat hij zal beschikken over de voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijke middelen door overlegging van de verbintenis van deze entiteiten om de aannemer dergelijke middelen ter beschikking te stellen. Onder dezelfde voorwaarden kan een combinatie van kandidaten of van inschrijvers zich beroepen op de draagkracht van de deelnemers aan de combinatie of die van andere entiteiten. De aanbestedende overheid geeft in de aankondiging van opdracht of in de uitnodiging tot het indienen van een offerte deze van de referentie(s) in 1°, 2° en 3° aan die ze verlangt, evenals de andere bewijsstukken die moeten worden overgelegd. Indien de aannemer om gegronde redenen niet in staat is de gevraagde referenties over te leggen kan hij zijn economische en financiële draagkracht aantonen met andere documenten die de aanbestedende overheid geschikt acht.” “Art. 70. De financiële en economische draagkracht van de dienstverlener kan over het algemeen, aangetoond worden door één of meer van de volgende referenties : 1° door passende bankverklaringen of het bewijs van een verzekering tegen beroepsrisico's; 2° door voorlegging van de balansen, uittreksels uit de balansen of jaarrekeningen indien de wetgeving van het land waar de dienstverlener is gevestigd de bekendmaking van balansen voorschrijft; 3° door een verklaring betreffende de totale omzet en de omzet betreffende de diensten waarover de opdracht gaat, over de laatste drie boekjaren. Een kandidaat of een inschrijver kan zich in voorkomend geval en voor welbepaalde opdrachten beroepen op de draagkracht van andere entiteiten, ongeacht de juridische aard van zijn band met die entiteiten. In dat geval moet hij de aanbestedende dienst aantonen dat hij zal beschikken over de voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijke middelen door overlegging van de verbintenis van deze entiteiten om de dienstverlener dergelijke middelen ter beschikking te stellen. Onder dezelfde voorwaarden kan een combinatie van kandidaten of van inschrijvers zich beroepen op de draagkracht van de deelnemers aan de combinatie of die van andere entiteiten. De aanbestedende overheid geeft in de aankondiging van opdracht of in de uitnodiging tot indiening van een offerte deze van de referentie(s) in 1°, 2° en 3° aan die ze verlangt, evenals de andere bewijsstukken die moeten worden overgelegd. Indien de dienstverlener om gegronde redenen niet in staat is de gevraagde referenties over te leggen kan hij zijn economische en financiële draagkracht aantonen met andere documenten die de aanbestedende overheid geschikt acht.” Wat de technische bekwaamheden betreft, dient te worden verwezen naar artikel 19 c.q. artikel 71 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996: “Art. 19.Onverminderd de bepalingen betreffende de erkenning van aannemers van werken, kan de technische bekwaamheid van de aannemer aangetoond worden door één of meer van de volgende referenties : 1° door studie- en beroepskwalificaties van de aannemer en/of van het ondernemingskader en, in het bijzonder, van de verantwoordelijke(n) voor de leiding van de werken; 2° door de lijst van de werken uitgevoerd tijdens de laatste vijf jaar, en gestaafd door getuigschriften van goede uitvoering voor de belangrijkste werken. Deze getuigschriften bevatten het bedrag, het tijdstip en de plaats van uitvoering van de werken en geven duidelijk weer of deze uitgevoerd werden volgens de regels van de kunst en of ze op regelmatige wijze tot een goed einde werden gebracht. In voorkomend geval zullen deze getuigschriften door de bevoegde overheid rechtstreeks aan de aanbestedende overheid toegezonden worden; 3° door een verklaring die de werktuigen, het materieel en de technische uitrusting vermeldt waarover de aannemer zal beschikken voor de uitvoering van het werk; 4° door een verklaring die de gemiddelde jaarlijkse personeelsbezetting van de onderneming en de omvang van het kader weergeeft tijdens de laatste drie jaren; 5° door een verklaring waarin de technici of de technische diensten vermeld worden die, al dan niet deel uitmakend van de onderneming, ter beschikking zullen staan van de aannemer voor de uitvoering van het werk. Een kandidaat of een inschrijver kan zich in voorkomend geval en voor welbepaalde opdrachten beroepen op de draagkracht van andere entiteiten, ongeacht de juridische aard van zijn band met die entiteiten. In dat geval moet hij de aanbestedende dienst aantonen dat hij zal beschikken over de voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijke middelen door overlegging van de verbintenis van deze entiteiten om de aannemer dergelijke middelen ter beschikking te stellen. Onder dezelfde voorwaarden kan een combinatie van kandidaten of van inschrijvers zich beroepen op de draagkracht van de deelnemers aan de combinatie of die van andere entiteiten. De aanbestedende overheid geeft in de aankondiging van opdracht of in de uitnodiging tot het indienen van een offerte aan, welke van deze referenties zij verlangt. De bekwaamheid van de aannemer kan bovendien worden beoordeeld aan de hand van met name zijn vakkundigheid, doeltreffendheid, ervaring en betrouwbaarheid.” “Art. 71. De bekwaamheid van de dienstverlener kan worden beoordeeld aan de hand van met name zijn vakkundigheid, doeltreffendheid, ervaring en betrouwbaarheid. De technische bekwaamheid van de dienstverlener kan aangetoond worden door één of meer van de volgende referenties, afhankelijk van de aard, de hoeveelheid en het gebruik van de te verlenen diensten : 1° door studie- en beroepskwalificaties van de dienstverlener en/of van het ondernemingskader en, in het bijzonder, van de verantwoordelijke(n) voor de uitvoering van de diensten; 2° door de lijst van de voornaamste diensten uitgevoerd tijdens de laatste drie jaar, met vermelding van bedrag en datum en van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren : a) indien het diensten aan overheden betreft, worden de diensten aangetoond door certificaten die door de bevoegde overheid zijn opgesteld of goedgekeurd; b) indien het gaat om diensten aan privaatrechtelijke personen worden de diensten aangetoond door certificaten opgesteld door deze personen of, bij ontstentenis, door een verklaring van de dienstverlener; 3° door opgave van de al dan niet tot de onderneming van de dienstverlener behorende technici of technische diensten, in het bijzonder van die welke belast zijn met de kwaliteitscontrole; 4° door een verklaring die de gemiddelde jaarlijkse personeelsbezetting van de dienstverlener en de omvang van het kader weergeeft tijdens de laatste drie jaren; 5° door een verklaring die de werktuigen, het materieel en de technische uitrusting vermeldt waarover de dienstverlener zal beschikken voor de uitvoering van de diensten; 6° door een beschrijving van de maatregelen die de dienstverlener treft om de kwaliteit te waarborgen en van de mogelijkheden die hij biedt ten aanzien van ontwerpen en onderzoek; 7° wanneer de te verlenen diensten van complexe aard zijn of in uitzonderlijke gevallen voor een bijzonder doel bestemd zijn, door middel van controle door de aanbestedende overheid of, namens deze laatste, door een bevoegd officieel orgaan van het land waar de dienstverlener is gevestigd, onder voorbehoud van de instemming van dat orgaan; deze controle heeft betrekking op de technische bekwaamheid van de dienstverlener en, indien nodig, de mogelijkheden die hij biedt ten aanzien van ontwerpen en onderzoek, alsmede de door hem getroffen maatregelen inzake kwaliteitscontrole; 8° door opgave van het gedeelte van de opdracht dat de dienstverlener desgevallend voornemens is in onderaanneming te geven. Een kandidaat of een inschrijver kan zich in voorkomend geval en voor welbepaalde opdrachten beroepen op de draagkracht van andere entiteiten, ongeacht de juridische aard van zijn band met die entiteiten. In dat geval moet hij de aanbestedende dienst aantonen dat hij zal beschikken over de voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijke middelen door overlegging van de verbintenis van deze entiteiten om de dienstverlener dergelijke middelen ter beschikking te stellen. Onder dezelfde voorwaarden kan een combinatie van kandidaten of van inschrijvers zich beroepen op de draagkracht van de deelnemers aan de combinatie of die van andere entiteiten De aanbestedende overheid geeft in de aankondiging van opdracht of in de uitnodiging tot het indienen van een offerte aan, welke van deze referenties zij verlangt.” Deze bepalingen hebben precies tot doel toe te laten dat rechtspersonen die individueel niet in staat zijn om voor een welbepaalde overheidsopdracht te kandideren of deze uit te voeren, zich verenigen om aldus gezamenlijk te kandideren of in te schrijven. Het voorgaande houdt in dat niet de afzonderlijke leden individueel dienen aan te tonen dat zij over de gevraagde financiële en economische bekwaamheden c.q. technische bekwaamheden beschikken, doch wel de leden van het samenwerkingsverband of de tijdelijke handelsvennootschap gezamenlijk. Echter, het spreekt voor zich dat enkel de bij de kandidatuurstelling gevoegde documenten beoordeeld zullen worden, teneinde na te gaan of de kandidaat over de vereiste financiële, economische en technische draagkracht beschikt. Daarnaast kan het samenwerkingsverband of de tijdelijke handelsvennootschap zich evenzeer beroepen op de financiële, economische en technische draagkracht van (rechts)personen die geen deel uitmaken van het kandiderende samenwerkingsverband of de tijdelijke handelsvennootschap, op voorwaarde dat een behoorlijk ondertekende verbintenis van deze persoon aan de kandidatuurstelling wordt toegevoegd, waaruit op voldoende wijze blijkt dat het samenwerkingsverband of de tijdelijke handelsvennootschap bij de uitvoering van het project “Assistentiewoningen Mesen” daadwerkelijk een beroep zal kunnen doen op de bedoelde economische, financiële en/of technische draagkracht van deze derde. Addendum 2 verslag informatievergadering d.d. 14 april 2010 Op 20 april 2010 ontving de gemeente Lede een bijkomende schriftelijke vraag, m.n.: Moet de kelder behouden worden? Zo nee, het nieuwe niveau 0 kan dit lager liggen dan het huidige niveau? (kelder niveau ligt, dacht ik, voor ongeveer de helft boven de grond). Artikel 2.3.1 van de leidraad stelt Het staat de inschrijvers vrij van het door de gemeente Lede voorgestelde inplantingsscenario af te wijken, onder de voorwaarde dat minimaal 80 % van de grondoppervlakte van de momenteel bestaande gebouwen opnieuw wordt bebouwd. Artikel 2.3.4 van de leidraad stelt Indien de inschrijver het keldervolume wenst te behouden, is de invulling ervan vrij te kiezen. Een bijkomend nieuwbouwvolume op de footprint van de zuidelijke schoolvleugel (kant Kasteeldreef) is toegelaten.