Algemene AfdelingsVergadering

Rotterdam
Algemene AfdelingsVergadering
Rosanne Joosse
27 januari 2016
INDEX
Inleiding
I Opening
Openingswoord
Agenda
Notulen
II Bestuurs Blok
Vragen aan het bestuur
III Financieel Blok
Presentatie realisatie 2015
III Verkiezingsblok
Presentatie kandidaten & vragen
Stemprocedure
VII Bijlagen
Stembiljet
FinanciëleRealisatie2015
1
INLEIDING
De Algemene Afdeling Vergadering is het hoogste orgaan van de afdeling
Rotterdam van de Jonge democraten. Dit is de plek en het moment om als lid
vragen te stellen aan het bestuur en zich uit te spreken over de koers en de
organisatie van de afdeling.
De Algemene Afdeling Vergadering van 27 januari 2016 zal in het teken staan
van de financiën. De jaarrekening zal aan de leden worden voorgelegd. Daarnaast
is er ruimte om vragen te stellen aan het bestuur.
Let wel: gezien het korte programma is deze Algemene Afdeling Vergadering
voor de maandelijkse borrel, die nadien gehouden zal worden in Dudok
Rotterdam.
Het afdelingsbestuur nodigt u allen uit op 27 januari 2016 om uw stem te laten
horen over de bovenstaande zaken.
Met vriendelijke groet,
Bestuur Jonge Democraten Rotterdam
Michael Vos – Voorzitter
Rosanne Joosse –Secretaris
Gerard Reinders – Penningmeester
Koen Sijtsema – Bestuurslid Politiek
Kevin Brongers– Bestuurslid Organisatie
Robbin van Pelt – Bestuurslid Promotie
2
OPENING
OPENINGSWOORD
Openingswoord door de afdelingsvoorzitter
3
AGENDA
Datum: 27 januari 2015 Tijd: 20:00 uur
Locatie: Dudok, Meent 88, 3011 JP Rotterdam
20:00-21:10
I Opening
1 Openingswoord door de Afdelingsvoorzitter
2 Vaststellen agenda
3 Notulen 16 december 2015
20:10 -20:15
II Bestuursblok
20:15-20:25
III Financieel Blok
20:25-20:35
IV Verkiezingsblok
7 Presentatie kandidaten & vragen
8 Stemmen
Pauze
20:45-20:50
V Afsluiting
9 Uitslagen Verkiezingen
10 Afsluiten vergadering
4
NOTULEN
De notulen van de afgelopen Algemene Afdeling Vergadering liggen ter inzage bij de
Algemeen Secretaris van de Jonge Democraten Rotterdam. Aanvraag van de notulen
kan via [email protected].
Tijdens de Algemene Afdeling Vergadering van 17 december 2014 werd de wens
uitgesproken de notulen niet, tezamen met het AAV-boek, openbaar op het internet
te publiceren. Overwegende het privacy-argument heeft het bestuur besloten de
notulen op aanvraag alleen aan leden te verstrekken. Daarnaast zullen de notulen
zichtbaar zijn op een scherm tijdens de Algemene Afdeling Vergadering.
Bij vragen omtrent deze procedure kunt u contact opnemen met de Secretaris via
het bovenstaande e-mail adres.
5
Bestuursblok
Vragen aan het bestuur
Er is ruimte om mondeling vragen te stellen aan het bestuur
6
Financieel Blok
Inleiding
Iedere afdeling van de Jonge Democraten is verplicht een financieel jaarverslag
op te stellen. Naast deze verplichting is het natuurlijk ook erg wenselijk om de
leden een kijk te geven in de afdelingsfinanciën. Is het geld uitgegeven aan
nuttige zaken? Zijn de uitgaven netjes geadministreerd? Hoe staan de
afdelingsfinanciën ervoor en zijn deze toekomstbestendig? Dit financieel
jaarverslag streeft ernaar een antwoord geven op deze vragen.
In dit jaarverslag zijn de winst- en verliesrekening en de balans van 2015
opgenomen. Daarnaast is er ook een toelichting op zowel de winst- en
verliesrekening als de balans opgenomen. Ter inzicht zijn er ook realisaties en
begrotingen uit 2014 opgenomen.
Op de Algemene Afdelingsvergadering van 27 januari 2016 zal dit jaarverslag
aan de leden ter goedkeuring worden aangeboden. Tot slot ondertekenen het
bestuur en de kascommissie het jaarverslag.
Van 1 januari 2015 tot en met 31 december 2015 was Mats Koeneman als
penningmeester verantwoordelijk voor de afdelingsfinanciën. Per 16 december
2015 is Gerard Reinders als opvolgend penningmeester gekozen. De reguliere
maand overdrachtsperiode in acht nemend, zal hij dus officieel penningmeester
zijn tijdens de FAV maar valt het jaarverslag 2015 onder de termijn van de vorige
penningmeester.
Van 1 januari 2015 tot 30 september 2015 bestond de kascontrolecommissie uit
Enrico Timmerman en Mark-Jan Versluis. Op 30 september 2015 vervingen
Gerard Reinders en Shiyar Zibare de toenmalige kascontrolecommissie. Op 16
december werd Gerard verkozen als penningmeester, en daarmee niet meer
geschikt als kascontrolecommissielid. Olivier Kool is toen aangesteld.
7
Balans
Toelichting
Afdelingen van de Jonge Democraten mogen geen eigen vermogen aanhouden.
Aan het eind van het jaar wordt dan ook het overgebleven banksaldo afgeroomd.
Daarom heeft de afdeling ook geen eigen vermogen. Het feit dat het saldo van de
winst- en verliesrekening op €50 positief resultaat staat heeft te maken met een
openstaande debiteur van D66 Rotterdam welke wij nog moeten ontvangen.
Over het boekjaar 2014 bedroeg de afroming €40,83. Wat betekent dat de te
besteden middelen goed zijn gebruikt. Er is dus één debiteur die meegenomen
zal worden naar 2015 en geen crediteuren. Voor de functionaliteit en
overzichtelijkheid heb ik er voor gekozen de boekingen in 2016 met betrekking
op 2015 wel in de jaarrekening 2015 op te nemen. Dit betreft de bankkosten
over het vierde kwartaal, een laatste declaratie van een bestuurslid en de
voorlopige afroming met later de correctie van de afroming.
8
Winst- en verliesrekening
Kosten
Toelichting
-
-
-
De bankkosten zijn dit jaar weer lager uitgevallen dan vorig jaar. Hier was
wel extra geld voor begroot in 2015. Het blijkt dus weer dat deze kosten
lastig zijn in te schatten. In de begroting voor 2016 er dan ook weer
gekozen voor €100.
De bestuurskosten zijn net meer dan begroot. Echter als je de declaraties
voor bestuurskado’s (54c) hiervan aftrekt dan zit je weer onder begroot.
De promotionele kosten zijn significant hoger dan begroot. Dit heeft enkel
te maken met het versturen van kerstkaarten aan het eind van het jaar.
Aangezien er op andere posten meevallers waren is er met het bestuur en
kasco besloten €270,74 uit te geven aan een leuk gebaar naar alle leden
met meteen een stukje promotie om extra leden naar activiteiten te
krijgen.
Het onderwijssymposium is buiten de afdelingsboekhouding gelopen en
hier zijn dus geen kosten voor gemaakt.
Introductie nieuwe leden en het zomeroffensief hebben meer gekost dan
begroot. Voor het zomeroffensief is er vanuit landelijk ook meer geld
ontvangen dan begroot (52d). Tweede punt is dat in de begroting naast
geld voor reguliere activiteiten ook altijd een extra activiteit voor €150
beschikbaar is (63a). Dit wordt altijd ingezet bij de start van het politieke/collegejaar deze keer verdeeld over het zomeroffensief en de nieuwe
ledendag.
9
-
Kosten voor reguliere activiteiten zijn conform de begroting, alleen de
post commissies is achtergebleven. Dit is besproken met het bestuur en
de verwachting is dat dit volgend jaar beter zal gaan.
10
Opbrengsten
Toelichting
-
-
-
Inkomsten voor bestuurstrainingen zijn lager dan begroot. Dit komt
doordat het tweede bestuursweekend laat in het jaar was en ten tijde van
goedkeuring van de evaluatie dit geld niet meer nodig was voor de laatste
verwachtte uitgaven van 2015.
De projectsubsidie voor het zomeroffensief is verhoogd aangezien we dit
jaar twee dagen aanwezig waren op de Eurekaweek in plaats van de
enkele dag voorgaande jaren.
Dit jaar is er geen twinning geweest vandaar ook geen inkomsten of
uitgaven.
11
Verslag kascommissie
Beste Democraten,
De kascontrolecommissie geeft goedkeuring voor de jaarrekening van 2015. Wij
hebben steekproefsgewijs de administratie doorlopen om er zeker van te zijn dat
de gepresenteerde informatie juist is. Dit hebben wij gedaan door de
afschrijvingen te vergelijken met de facturen.
Over de jaarrekening controle hebben we de volgende opmerkingen:
 Grote verwarring ontstond bij de beschrijven van de transactie
met K. Sijtsema op 8/7. Het bedrag werd overgemaakt voor
“Benzine voor de BBQ”. Het bleek hier echter niet over benzine
maar over kolen te gaan. Gelukkig is de kascontrolecommissie
dankzij haar doordachte optreden achter de juiste betekenis
gekomen.
 Er waren enkele datumfouten gemaakt. Deze waren makkelijk te
corrigeren doordat de rest van de administratie op orde was.
 Het bonnetje van boekstuk nr. 52 was niet te vinden.
 Op 7/1/2016 zijn bankkosten afgeschreven die nog in de
boekhouding van 2015 moeten. Daarom moet er nog €22,93
worden bijgeschreven door het LB. Deze was namelijk aan het
begin van het jaar leeggehaald door het LB.
12
Akkoord jaarverslag 2015
Bestuur
Functie
Persoon
Van
Tot
Akkoord
Handtekening
Voorzitter
Elene Walgenbach
Jan-15
Jun-15
NVT
Voorzitter
Michael Vos
Jun-15
Heden
Penningmeester
Mats Koeneman
Jan-15
Dec-15
Penningmeester
Gerard Reinders
Dec-15
Heden
Algemeen Secretaris
Edwin Kaptein
Jan-15
Dec-15
NVT
Algemeen Secretaris
Rosanne Joosse
Dec-15
Heden
NVT
Secretaris Organisatie
Koen Sijtsema
Jan-15
Jun-15
NVT
Secretaris Organisatie
Kevin Brongers
Jun-15
Heden
Secretaris Politiek
Michael Vos
Jan-15
Jun-15
NVT
Secretaris Politiek
Koen Sijtsema
Jun-15
Heden
NVT
Secretaris Promotie
George Kwekel
Mar-15
May-15
NVT
Secretaris Promotie
Robbin van Pelt
Jun-15
Heden
Functie
Persoon
Van
Tot
Lid
Mark-Jan Versluis
Jan-15
Sep-15
NVT
Lid
Enrico Timmerman
Jan-15
Sep-15
NVT
Lid
Gerard Reinders
Sep-15
Dec-15
NVT
Lid
Shiyar Zibare
Sep-15
Heden
Lid
Olivier Kool
Dec-15
Heden
NVT
Kascontrolecommissie
13
Akkoord jaarverslag 2015
Bestuur
Functie
Persoon
Van
Tot
Akkoord
Handtekening
Voorzitter
Elene Walgenbach
Jan-15
Jun-15
NVT
Voorzitter
Michael Vos
Jun-15
Dec-15
Penningmeester
Mats Koeneman
Jan-15
Dec-15
Penningmeester
Gerard Reinders
Dec-15
Jan-17
Algemeen Secretaris
Edwin Kaptein
Jan-15
Jan-16
Algemeen Secretaris
Rosanne Joosse
Dec-15
Jan-17
Secretaris Organisatie
Koen Sijtsema
Jan-15
Jun-15
Bestuurslid
Organisatie
Kevin Brongers
Jun-15
Jan-16
Secretaris Politiek
Michael Vos
Jan-15
Jun-15
NVT
Bestuurslid Politiek
Koen Sijtsema
Jun-15
Jan-16
NVT
Secretaris Promotie
George Kwekel
Mar-15
Mei-15
NVT
Bestuurslid Promotie
Robbin van Pelt
Jun-15
Jan-16
Functie
Persoon
Van
Tot
Lid
Mark-Jan Versluis
Jan-15
Sep-15
NVT
Lid
Enrico Timmerman
Jan-15
Sep-15
NVT
Lid
Gerard Reinders
Sep-15
Dec-15
NVT
Lid
Shiyar Zibare
Sep-15
Jan-16
Lid
Olivier Kool
Dec-15
Jan-16
NVT
NVT
NVT
Kascontrolecommissie
14
VRAGEN AAN HET BESTUUR
Er zijn geen schriftelijke vragen gesteld
15
Naam
Mats
Achternaam
Koeneman
Woonplaats
Rotterdam
Geslacht
Man
Geboortedatum 16-03-1987
Beoogde functie Kascontrolecommissielid
Beoogde
1 jaar
periode
Eerdere/huidige functies buiten de JD
Bestuurs- en commissietaken binnen dispuut
Eerdere/huidige functies binnen de JD
Lid commissie politiek JD Rotterdam, penningmeester JD Rotterdam, lid
werkgroep zorg Landelijk
Lid politieke/maatschappelijke organisaties? Geef tevens aan hoe lang.
Sinds augustus 2012 lid van de JD en D66.
Motivatie (maximaal 350 woorden)
Aangezien ik afgelopen jaar met veel plezier penningmeester ben geweest
van de JD Rotterdam ben ik er erg op gebrand om te controleren dat mijn
opvolger er geen puinhoop van gaat maken ;-) Daarnaast is het ook niet
handig dat een vrij nieuwe kascontrolecommissie en penningmeester het
wiel opnieuw gaan uitvinden. Hun kwaliteiten komen beter tot zijn recht
als ze advies hebben van iemand die het reilen en zeilen kent.
16
STEMPROCEDURE
Op het stembiljet staan de naam of namen van kandidaten met daarachter de
beoogde functie. U brengt uw stem uit door in het kolom daarachter ‘voor’, ‘tegen’,
‘blanco’ of ‘onthouden’ uit te schrijven; waarbij blanco wel wordt meegeteld in het
totaal aan stemmen, en onthouding niet wordt meegeteld.
Indien er meerdere kandidaten zijn voor dezelfde functie, of, er meer dan het
maximaal aantal kandidaten voor de KasCo zijn wordt de procedure meerdere
kandidaten voor dezelfde functie gebruikt zoals staat beschreven in het
Huishoudelijk regelement van de Jonge Democraten Bijlage A ‘Methode voor
verkiezen van personen in functie’, artikel 3 ‘Procedure als er meerdere kandidaten
zijn voor een vacature’.
In de kascontrole commissie kunnen maximaal 5 personen plaatsenemen. In het
geval van minder kandidaten dan dit aantal, kunnen alle personen verkozen worden.
Indien er meer dan dit aantal kandidaten zijn, wordt de procedure meerdere
kandidaten voor dezelfde functie gebruikt.
Let op: De Stem- en Notulen Commissie heeft het recht om te bepalen welk
stembiljet geldig of ongeldig wordt verklaard. In het algemeen geldt: het gehele
stembiljet wordt ongeldig verklaard indien 1) er meer dan de hierboven aangegeven
toegestane vermeldingen aangebracht zijn, 2) er niet met blauwe balpen geschreven
wordt (de afdeling verzorgt voldoende pennen), 3) er gekrast wordt om de pen te
testen, 4) er onduidelijkheid bestaat of ronduit onleesbaar geschreven wordt, of 5)
bij elke andere in strijd met de procedures, Statuten, Landelijk Huishoudelijke
Reglement en het Huishoudelijk Reglement van de afdeling Rotterdam
toevoegingen.
17
STEMBILJET
Naam
Mats Koeneman
Functie
KasCo
Voor/Tegen/Blanco/Onthouden Voorkeur 1/2
18