TAKENPAKKET BESTUURSLEDEN EN COMMISSIES

VERANTWOORDELIJKHEDEN EN
TAAKOMSCHRIJVINGEN
(incl. ORGANOGRAM)
GTTC GRONINGEN
VERANTWOORDELIJKHEDEN EN TAAKOMSCHRIJVINGEN GTTC GRONINGEN
INHOUDSOPGAVE
pagina



Voorwoord
Organogram
Verantwoordelijkheden en taakomschrijvingen:
 Bestuursleden:
- Voorzitter
- Secretaris
- Penningmeester
- Bestuurslid jeugdzaken
- Bestuurslid technische zaken
- Bestuurslid seniorenzaken
- Bestuurslid evenementen
 Commissies van bijstand
- Beheerscommissie
- Harencommissie
- Ratelredactie
- Sponsorcommissie
- Kantinecommissie
- Jeugdcommissie
- Technische commissie
- Sectie topsport
- Sectie opleidingen
- Sectie breedtesport
- Commissie toernooien en wedstrijden
- Internetcommissie
- Seniorencommissie
- Activiteitencommissie
 Vaste commissies
- Kascommissie
- Commissie van beroep
- Commissie van benoemingen
 I.D.-er
2
VERANTWOORDELIJKHEDEN EN TAAKOMSCHRIJVINGEN GTTC GRONINGEN
VOORWOORD
In de navolgende pagina’s vindt u een organogram waarin u in één oogopslag kunt zien hoe de
structuur van onze vereniging eruit ziet en hoe de verantwoordelijkheidslijnen lopen plus een
overzicht van alle verantwoordelijkheden en taakomschrijvingen van de bestuursleden en commissies
van de tafeltennisvereniging GTTC Groningen.
Bij het lezen van dit geheel is het belangrijk in het achterhoofd te houden dat het hier een gewenste
situatie betreft zoals die door het bestuur in het voorjaar van 2006 is vastgesteld. In de praktijk kan
het voorkomen dat – door gebrek aan tijd en/of vrijwilligers – verantwoordelijkheden gedeeld en
taken verschoven zijn.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met één van de bestuursleden.
3
PR
Sponsorcommissie
Beheerscommissie
Voorzitter
Ratel-redactie
Ledenadministratie
Secretaris
Commissie van
Benoemingen
Commissie van
Beroep
KantineCommissie
Boek-houding
Penningmeester
Jeugdcommissie
Wervingscommissie
Sectie
Opleidingen
Bestuurslid
Jeugdzaken
Bestuur
Algemene
Leden
Vergadering
Sectie
Topsport
Technische
Commissie
Sectie
Breedtesport
Commissie
Toernooien &
Wedstrijden
Bestuurslid
Technische Zaken
Internetcommissie
Vrijwilligerscoördinator
(Bestuurslid
Seniorenzaken)
Activiteitencommissie
Bestuurslid
Evenementen
I.D.-er
(vereniging als
werkgever)
Kascommissie
VERANTWOORDELIJKHEDEN EN TAAKOMSCHRIJVINGEN GTTC GRONINGEN
ORGANOGRAM
4
VERANTWOORDELIJKHEDEN EN TAAKOMSCHRIJVINGEN GTTC GRONINGEN
BESTUURSLEDEN
VOORZITTER
verantwoordelijkheden en taken:






algemene zaken en dagelijks bestuur, waaronder:
- het opstellen, implementeren en controleren van het algemeen beleidsplan
- het zorgdragen voor een goede interne communicatie i.s.m. secretaris en bestuurslid
seniorenzaken
- het leiden van de bestuursvergaderingen en de a.l.v.’s
- het bewaken van de naleving van bestuursbesluiten
- coördinatie van bestuurstaken
- het maken en verspreiden van nieuwsbrieven
- het voeren van functioneringsgesprekken met de trainers
juridische zaken
representatie van de vereniging, waaronder:
- perswoordvoerder
- het onderhouden van de externe contacten met o.a. N.T.T.B., afdelingsbestuur, gemeente,
scholen, Huis van de Sport en andere verenigingen.
- het onderhouden van de contacten met de sponsors i.s.m. de Sponsorcommissie
Beheerscommissie, waaronder:
- fungeren als voorzitter
Sponsorcommissie, waaronder:
- fungeren als bestuursverantwoordelijke
PR, waaronder:
- fungeren als bestuursverantwoordelijke
SECRETARIS
verantwoordelijkheden en taken:



algemene zaken en dagelijks bestuur, waaronder:
- postzaken en archief
- het zorgdragen voor een goede interne communicatie i.s.m. voorzitter en bestuurslid
seniorenzaken
- beheer van clubshirts
- het notuleren van de bestuursvergaderingen en de a.l.v.’s
- het zorgen voor tijdige verspreiding van uitnodigingen, agenda's, notulen en eventuele
andere bijlagen t.b.v. de bovengenoemde vergaderingen
- het toezicht houden op naleving statuten en huishoudelijk reglement
- formele communicatie met o.a. N.T.T.B., afdelingsbestuur, gemeente (zaalreserving e.d.) en
andere verenigingen
- up-to-date houden van de infomap nieuwe bestuursleden
- het samenstellen en verspreiden van de jaarkalender i.s.m. het bestuurslid jeugdzaken en het
bestuurslid seniorenzaken
de Ledenadministratie, waaronder:
- fungeren als bestuursverantwoordelijke
clubblad De Ratel, waaronder:
- fungeren als bestuursverantwoordelijke
5
VERANTWOORDELIJKHEDEN EN TAAKOMSCHRIJVINGEN GTTC GRONINGEN
PENNINGMEESTER
verantwoordelijkheden en taken:



algemene financiële zaken en dagelijks bestuur, waaronder:
- het registreren van alle financiële transacties van de vereniging
- het toezien op de goede verloop van de inning van contributies, toernooigelden, donaties,
subsidies en sponsorgelden
- het verzorgen van een overzicht van de contributiebetalingen, toernooienbetalingen, donaties,
subsidies en sponsorgelden en deze doorgeven aan de ledenadministrateur,
toernooicoordinator of de sponsorcommissie
- toezien op een goede financiële administratie van de bar
- toezien op een goede financiële administratie van de dependance Haren
- toezien op een goede financiële administratie van de Rubberwinkel
- het opstellen van een financieel jaarverslag
- het opstellen van een jaarbegroting
- toetsen van het financieel jaarverslag aan de begroting
- het 4 x per jaar op de hoogte stellen van het bestuur van de financiële positie van de
vereniging
- het behartigen van bank- en kaszaken
- het controleren van beleidsvoorstellen op financiële haalbaarheid
- het zorgdragen voor de tweejaarlijkse kascontrole door de Kascommissie
- het maken van een jaarlijks overzicht van de betaalde salarissen t.b.v. accountant
- salarisbetalingen ID-er
- de penningmeester heeft zitting in de sponsorcommissie
de Boekhouding, waaronder:
- fungeren als bestuursverantwoordelijke
Kantinecommissie, waaronder:
- fungeren als bestuursverantwoordelijke
BESTUURSLID JEUGDZAKEN
verantwoordelijkheden en taken:






jeugdbeleid
het maken en verspreiden van het Groene Infoboekje (eind augustus) en het supplement (medio
januari) voor de jeugd i.s.m. het bestuurslid technische zaken
het samenstellen en verspreiden van de jaarkalender i.s.m. de secretaris en het bestuurslid
seniorenzaken
het beheren, bewaken en verantwoorden van het toegekende financiële budget voor jeugdzaken
Jeugdcommissie, waaronder:
- fungeren als voorzitter
Wervingscommissie, waaronder:
- fungeren als bestuursverantwoordelijke
6
VERANTWOORDELIJKHEDEN EN TAAKOMSCHRIJVINGEN GTTC GRONINGEN
BESTUURSLID TECHNISCHE ZAKEN
verantwoordelijkheden en taken:






technisch beleid en trainingen, waaronder;
- het bewaken van een goede communicatie tussen de verschillende secties
- het bewaken van de voortgang van aan technische zaken gerelateerde zaken (werving,
jeugdcommissie, activiteitencommissie)
het maken van het Groene Infoboekje (eind augustus) en het supplement (medio januari) voor de
jeugd i.s.m. het bestuurslid jeugdzaken
het beheren, bewaken en verantwoorden van het toegekende financiële budget voor technische
zaken
coachcoördinatie waaronder:
- het zorgdragen voor een groep vaste coaches (coachpool)
- het zorgdragen voor begeleiding en coaching tijdens competitiewedstrijden van de jeugd,
externe jeugdtoernooien en de competitiewedstrijden van Heren 1 en 2.
Technische commissie, waaronder:
- fungeren als voorzitter
- fungeren als voorzitter van de sectie Topsport en het beleggen van sectievergaderingen
Commissie Toernooien en Wedstrijden (CTW), waaronder:
- fungeren als voorzitter
VRIJWILLIGERSCOORDINATOR (BESTUURSLID SENIORENZAKEN)
verantwoordelijkheden en taken:











vrijwilligersbeleid, waaronder:
- het opstellen beleidsplan vrijwilligerszaken
- het opzetten en uitvoeren van het vrijwilligersbeleid
- het werven, begeleiden, ondersteunen, stimuleren en motiveren van vrijwilligers
- het verzorgen van deskundigheidsbevordering van vrijwilligers
- het organiseren van de vrijwilligersavond i.s.m. de activiteitencommissie
het zorgdragen voor de uitreiking van de Duim
het zorgdragen voor uitreiking Zilveren Bat
het zorgdragen voor een goede interne communicatie i.s.m. de voorzitter en de secretaris
het samenstellen en verspreiden van de jaarkalender i.s.m. de bestuurslid jeugdzaken en de
secretaris
het beheren, bewaken en verantwoorden van het toegekende financiële budget voor
seniorenzaken
contactpersoon voor I.D.-er, waaronder:
- het vertegenwoordigen van de vereniging als werkgever
- het eenmaal per maand voeren van een functioneringsgesprek
ledenwerving en behoud gericht op senioren
opvang en begeleiding van nieuwe seniorenleden
coördinatie 50+ tafeltennis
Internetcommissie, waaronder:
- fungeren als bestuursverantwoordelijke
BESTUURSLID EVENEMENTEN
verantwoordelijkheden en taken:


het beheren, bewaken en verantwoorden van het toegekende financiële budget voor
evenementen
Activiteitencommissie, waaronder:
- fungeren als voorzitter
7
VERANTWOORDELIJKHEDEN EN TAAKOMSCHRIJVINGEN GTTC GRONINGEN
COMMISSIES VAN BIJSTAND
BEHEERSCOMMISSIE
bestuursverantwoordelijke:

de voorzitter van het bestuur
bezetting:



de voorzitter van het bestuur
de ID-er
minimaal twee andere leden
verantwoordelijkheden en taken:

beheer kantine, berghok en materialen, waaronder:
- het schoonhouden van kantine en berghok
- het inrichten van de kantine i.s.m. de Kantinecommissie
- groot onderhoud kantine en berghok
- onderhoud en aanschaf van materialen
- coördinatie (ver)bouwen van accommodatie
- zorgdragen voor schoonmaak zaal, douches en kleedkamers
- opslag tafeltennisvloer
SPONSORCOMMISSIE
bestuursverantwoordelijke:

de voorzitter
bezetting:



de voorzitter van het bestuur
de penningmeester (manager subsidies)
minimaal twee andere leden
verantwoordelijkheden en taken:


sponsorbeleid, waaronder:
- sponsorwerving
- het werven van donateurs (o.a. t.b.v. de 50-euro club)
- het innen van de sponsorgelden en donaties
- het onderhouden van de contacten met de sponsors i.s.m. de voorzitter
- advertenties in het clubblad De Ratel
- coördinatie Grote Clubactie
het aanvragen van subsidies, waaronder:
- het actief subsidies aanvragen voor alle commissies die activiteiten ontplooien die subsidiabel
zijn
- het innen van subsidies
8
VERANTWOORDELIJKHEDEN EN TAAKOMSCHRIJVINGEN GTTC GRONINGEN
PUBLIC RELATIONS
bestuursverantwoordelijke:

de voorzitter
bezetting:

de PR-functionaris
verantwoordelijkheden en taken:


PR
-
activiteiten, waaronder:
het maken en verspreiden van persberichten naar alle lokale en regionale nieuwsmedia
het maken en verspreiden van persberichten op alle relevante internetsites
het maken en verspreiden van persberichten naar alle sponsors en adverteerders i.s.m. de
voorzitter
- het maken en toezien op de verspreiding van posters ter aankondiging van de
thuiswedstrijden van Heren 1, Dames 1 en Jongens 1.
De PR-functionaris heeft zitting in de wervingscommissie en de internetcommissie.
RATELREDACTIE
bestuursverantwoordelijke:

de secretaris
bezetting:


één hoofdredacteur
minimaal twee andere redacteuren
verantwoordelijkheden en taken:

het clubblad De Ratel, waaronder:
- het zorgdragen voor de uitgifte van minimaal 3 reguliere clubbladen per jaar,
- het zorgdragen voor de uitgifte van de GTTC INFO RATEL (bevattende het jaarverslag) eind
augustus i.s.m. de secretaris
- verspreiding van de clubbladen
LEDENADMINISTRATIE
bestuursverantwoordelijke:

de secretaris
bezetting:

de ledenadministrateur
verantwoordelijkheden en taken:

de
-
ledenadministratie, waaronder
het bijhouden van een gedetailleerde ledenadministratie
het doorvoeren van mutaties in het ledenbestand op aangeven van (bestuurs)leden
het aan- en afmelden van leden bij de NTTB
het aan- en afmelden van competitiespelers
licentieadministratie en –aanvraag
het innen van de contributies (incl. boetes) op aangeven van de penningmeester
het gepast actie ondernemen bij wanbetalen
9
VERANTWOORDELIJKHEDEN EN TAAKOMSCHRIJVINGEN GTTC GRONINGEN
KANTINECOMMISSIE
bestuursverantwoordelijke:

de penningmeester
bezetting:


een financieel administrateur
minimaal drie andere leden
verantwoordelijkheden en taken:



beheer bar en keuken, waaronder:
- inkoop bar en keuken
- verkoop bar en keuken
- het vaststellen van het assortiment en de verkoopprijzen
- voorraadadministratie
- het regelen van bardiensten bij competitie, toernooien en evenementen d.m.v. het opstellen
van een barrooster
- het instrueren van barvrijwilligers (het maken van een barhandleiding)
- het schoonhouden van bar en keuken
- het inrichten van de kantine i.s.m. de beheerscommissie
- financiële administratie van de bar
- het leegmaken van de kluis en het geld op de GTTC-rekening storten
- het toezien op de naleving van de kantineregels
het in bezit hebben van het diploma sociale hygiëne
het toezien op de naleving van de regels in het kader van HACCP (hygiënecode)
JEUGDCOMMISSIE
bestuursverantwoordelijke:

het bestuurslid jeugdzaken
bezetting:



het bestuurslid jeugdzaken
minimaal drie jeugdleden
eventuele seniorleden
verantwoordelijkheden en taken:

jeugdbeleid, waaronder:
- het organiseren van interne jeugdactiviteiten
- het bevorderen van de integratie van jeugd en senioren
- het organiseren van jeugdcursussen i.s.m. de technische commissie
- het organiseren van activiteiten voor ouders en familieleden
- het onderhouden van contacten met ouders van jeugdleden m.b.t. jeugdactiviteiten
10
VERANTWOORDELIJKHEDEN EN TAAKOMSCHRIJVINGEN GTTC GRONINGEN
WERVINGSCOMMISSIE
bestuursverantwoordelijke:

het bestuurslid jeugdzaken
bezetting:




het bestuursleden jeugdzaken & seniorenzaken
minimaal twee jeugdtrainers
de PR-functionaris
minimaal één ander lid
verantwoordelijkheden en taken:

jeugdwervingsbeleid, waaronder:
- ledenwerving en behoud gericht op jeugd en senioren
- het organiseren van wervingsactiviteiten
- het organiseren van het kindertafeltennisfeest in de kerstvakantie
- het onderhouden van contacten met basisscholen m.b.t. het kindertafeltennisfeest,
jeugdcursussen en eventuele andere toernooien en/of evenementen
TECHNISCHE COMMISSIE
bestuursverantwoordelijke:

het bestuurslid Technische Zaken
bezetting:




het bestuurslid technische zaken
de hoofdtrainer
de coördinator opleidingen
de coördinator breedtesport
verantwoordelijkheden en taken:




technisch beleid en trainingen, waaronder:
- opzetten en uitvoeren van het technisch beleidsplan
- het opstellen van een realistisch technisch jaarplan (=jaarlijkse trainingstechnische invulling
van het beleidsplan) in lijn met de beleidslijn
- het indelen van de trainingsgroepen en het maken van het trainingstijdenschema
- het houden van voortgangsgesprekken over individuele spelers
- het vaststellen van een externe toernooiagenda voor de jeugd
- het - kwalitatief en kwantitatief - op peil houden van het trainerskorps
- het verspreiden van informatie over trainingen, toernooien en competitie spelen onder de
leden
- het maken van de vakantieroosters
- het zorgdragen voor de begeleiding en/of coaching tijdens competitiewedstrijden en externe
toernooien van de jeugd
- het organiseren van minimaal 1 interne bijscholingsdag voor trainers per jaar
het samenstellen van de competitieteams, waaronder:
- het navragen bij alle leden wie er N.T.T.B.-competitie wil gaan spelen
- het vormen van competitieteams rekening houdend met het technisch beleid van de
vereniging en de wensen van de individuele spelers
- het opstellen van lijst met daarop de definitieve teamindeling (jeugd en senioren) t.b.v. de
wedstrijdsecretaris
de organisatie van trainingsstages/kampen
het zorgdragen voor nominaties voor het Houten Bat
11
VERANTWOORDELIJKHEDEN EN TAAKOMSCHRIJVINGEN GTTC GRONINGEN
SECTIE TOPSPORT
bezetting:



het bestuurslid technische zaken
de hoofdtrainer
de selectietrainers
verantwoordelijkheden en taken:





het stimuleren van topsportontwikkeling
het aantrekken van nieuwe spelers
het verzorgen van de selectietrainingen en toptrainingen
het contacteren van ouders over de voortgang t.a.v. het technisch beleid en de trainingen m.b.t.
individuele jeugdspelers
het maken van een topsportbegroting per seizoen
SECTIE OPLEIDINGEN
bezetting:


de coördinator opleidingen
de jeugdtrainers
verantwoordelijkheden en taken:









het verzorgen van de jeugdtrainingen
het contacteren van ouders over de voortgang t.a.v. het technisch beleid en de trainingen m.b.t.
individuele jeugdspelers
de sectie adviseert de Technische Commissie t.a.v. de indeling van de trainingsgroepen jeugd en
de jeugdteams
het voorbereiden van het technisch jaarplan m.b.t. de jeugd
de organisatie van de trainingsweek in augustus
het zorgdragen voor deelname aan de Dag van het Talent en van de bijkomende organisatie
ledenwerving en behoud gericht op jeugd i.s.m. de wervingscommissie
het organiseren van jeugdcursussen i.s.m. de wervingscommissie
het verzorgen van de inschrijvingen voor externe toernooien voor de jeugd i.s.m. de
toernooifunctionaris
SECTIE BREEDTESPORT
bezetting:


de coördinator breedtesport
de seniorentrainers
verantwoordelijkheden en taken:





het verzorgen van de breedtesporttrainingen
de sectie adviseert de Technische Commissie t.a.v. de indeling van de trainingsgroepen senioren
en de seniorenteams
het voorbereiden van het technisch jaarplan m.b.t. de senioren
de organisatie van het trainingsweekend in januari
het verzorgen van de inschrijvingen voor externe toernooien voor senioren i.s.m. de
toernooifunctionaris
12
VERANTWOORDELIJKHEDEN EN TAAKOMSCHRIJVINGEN GTTC GRONINGEN
COMMISSIE TOERNOOIEN EN WEDSTRIJDEN
bestuursverantwoordelijke:

het bestuurslid Technische Zaken
bezetting:



de wedstrijdsecretaris
de toernooifunctionaris
de vervoerscoördinator (ID-er)
verantwoordelijkheden en taken wedstrijdsecretaris

wedstrijdsecretariaat, waaronder:
- het verspreiden van de competitieprogramma's
- het inzamelen, controleren en verzenden van de wedstrijdbriefjes
- het verzetten van wedstrijden
- contacten onderhouden met de competitieleider
- het bijhouden van de standen en persoonlijke resultaten
verantwoordelijkheden en taken toernooifunctionaris

toernooiwezen, waaronder:
- het tijdig informeren van de leden over externe toernooien
- het verzorgen van de inschrijvingen voor externe toernooien (i.s.m. de sectie opleidingen
indien het jeugdtoernooien betreft)
- het innen van toernooigelden (= het verzorgen van een overzicht van de te innen toernooigelden per deelnemer per toernooi en deze doorgeven aan de penningmeester t.b.v. de
automatische incasso; geen inschrijvingen accepteren zonder toestemming tot automatische
incasso)
verantwoordelijkheden en taken vervoerscoördinator

begeleiding, waaronder:
- het zorgdragen voor vervoer tijdens competitiewedstrijden van de jeugd en externe
jeugdtoernooien i.s.m. coachcoördinator
- contact onderhouden met de ouders van de te begeleiden jeugdteams
- het zorgdragen voor een lijst met alle teamopstellingen voor het te begeleiden jeugdteam
- het zorgdragen voor een competitie-rijschema voor de ouders van de te begeleiden
jeugdteams
INTERNETCOMMISSIE
bestuursverantwoordelijke:

het bestuurslid seniorenzaken
bezetting:




het bestuurslid seniorenzaken
de webmaster
de PR-functionaris
minimaal 2 andere leden
verantwoordelijkheden en taken:

beheer van de internetsite, waaronder:
- het verstrekken van informatie aan leden en niet-leden
- het op verzoek van het bestuur verstrekken van informatie aan leden
- het toegankelijk maken van de competitieresultaten
- het grafisch up-to-date houden naar de wensen van de tijd
13
VERANTWOORDELIJKHEDEN EN TAAKOMSCHRIJVINGEN GTTC GRONINGEN
ACTIVITEITENCOMMISSIE
bestuursverantwoordelijke:

het bestuurslid evenementen
bezetting:


het bestuurslid evenementen
minimaal drie andere leden
verantwoordelijkheden en taken:

de organisatie van evenementen, waaronder:
- het organiseren van interne toernooien (t.w. Jubileumtoernooi, Clubkampioenschappen,
Noppentoernooi, Dubbeltoernooi en minimaal één ander toernooi)
- het organiseren van activiteiten in het kader van jubilea
- het regelen en instrueren van voldoende medewerkers en deelnemers aan een evenement
- het organiseren van de vrijwilligersavond i.s.m. de vrijwilligerscoordinator
- het organiseren van uitwisselingsactiviteiten met andere verenigingen
- het organiseren van niet-tafeltennisactiviteiten voor alle leden en ouders van jeugdleden
- organisatie rommelmarkt en sponsorloop
VASTE COMMISSIES
KASCOMMISSIE
bezetting:

3 leden
verantwoordelijkheden en taken:

de kascontrole, waaronder:
- het tweemaal per jaar uitvoeren van de kascontrole (inclusief de rubberwinkel, de
Harendependance en de kantinecommissie) en daar van verslag doen tijdens de ALV
- het uitvoeren van een kascontrole indien de penningmeester opstapt
COMMISSIE VAN BEROEP
bezetting:

3 leden
verantwoordelijkheden en taken:

de beoordeling van tuchtrechtelijke straffen en maatregelen van het bestuur op verzoek van
betrokken leden, waaronder:
- het beoordelen van de juistheid van de door het bestuur opgelegde tuchtrechtelijke straffen
en maatregelen op verzoek van de betrokken leden
- het geheimhouden van de haar opgedragen werkzaamheden
14
VERANTWOORDELIJKHEDEN EN TAAKOMSCHRIJVINGEN GTTC GRONINGEN
COMMISSIE BENOEMINGEN
bezetting:

3 leden
verantwoordelijkheden en taken:

de advisering van de ALV en het bestuur m.b.t. benoemingen, waaronder:
- het adviseren van de ALV en het bestuur m.b.t. de benoeming van ereleden
- het adviseren van het bestuur m.b.t. de benoeming van leden van verdienste
I.D.-ER
verantwoordelijkheden en taken:



ondersteuning van de bestuurs- en commissieleden in de uitvoering van hun taken
beheer Rubberwinkel
het geven van trainingen
15