ORGANISATIEONTWIKKELING PROVINCIE DRENTHE

ORGANISATIEONTWIKKELING PROVINCIE DRENTHE
Annette Imhof
De provincie is wellicht voor de meesten wel een bekend instituut, en voor velen is het
tegelijkertijd niet helemaal duidelijk wat haar rol precies is. Binnen het huis van Thorbecke neemt
de provincie de middelste laag voor haar rekening; ‘boven’ haar acteert het Rijk, ‘onder’ haar de
gemeenten. Maar anno 2012 wordt het steeds moeilijker om over het middenbestuur te spreken;
met de veranderende rol van Europa, het ontstaan van regio’s (bijv. Veiligheidsregio’s) en allerlei
te verwachten ontwikkelingen worden de rol en positie van de provincie steeds meer en vaker
onder de loep genomen. En daar komt nog eens bij dat de provincie steeds een (andere) rol moet
spelen binnen dit krachtenveld. Ook de provincie Drenthe ontkomt hier niet aan en moet haar rol
en positie steeds weer opnieuw bepalen, zowel extern als intern.
De missie van de provincie Drenthe is om de ambities van het Drentse bestuur waar te maken, zo
goed mogelijk - gefocust op bestuurlijke speerpunten - en zo goedkoop mogelijk. Met een
moderne bedrijfsvoering. De provincie is daarbij een solide partner die de zaken beheersmatig op
orde heeft maar vooral ook ondernemend en flexibel inspeelt op nieuwe ontwikkelingen en
veranderende behoeftes van bestuur partners en burgers.
Inspelen op veranderingen en op een veranderende omgeving betekent automatisch dat de
(interne) organisatie mee moet bewegen. Even de feiten binnen de provincie Drenthe op een rijtje:
deze exercitie is begin 2007 gestart en binnen zes maanden is het aantal van negentien
afdelingshoofden teruggebracht naar een zestal afdelingen en drie eenheden. Inmiddels bestaat de
organisatie, na een recente herordening, uit vijf afdelingen en één eenheid. Dit alles is gerealiseerd
ondanks de veranderende context én met twee collegewisselingen tussendoor.
Maar hiermee is de provincie Drenthe er nog niet. Om ook in de toekomst een gezonde en stabiele
organisatie én werkgever te zijn en te blijven, zit stilzitten er niet in. Sterker nog, ondanks de
flinke veranderingen is dit nog maar het begin. Op hoofdlijnen komt het er (als een
tweetrapsraket) op neer dat de organisatie gaat krimpen van ongeveer 530 fte in 2010 naar 470
fte in 2014. Tussen 2014 en 2018 zal het aantal van 470 fte teruggebracht worden naar 370 fte,
maar zal gelijktijdig een variabele schil van 50 tot 100 fte worden ingevuld afhankelijk van de
(bestuurlijke) opgaven en prioriteiten.
Dit alles behelst de organisatie, maar het zijn de mensen die het moeten doen. Een kleiner
wordende organisatie waarvan het takenpakket niet met dezelfde snelheid krimpt, vergt
flexibiliteit. Die flexibiliteit moet gevonden worden in de instrumenten en middelen, maar nog veel
meer in de mensen zelf. De wereld verandert waardoor de context voor de provincie verandert
waardoor de rol van de provincie verandert. En veranderen betekent dat het niet meer gaat zoals
vroeger! Dus zullen medewerkers anders moeten gaan werken en worden andere competenties en
vaardigheden nog belangrijker.
Annette Imhof (1970) is sinds 2007 directeur-secretaris
van de Provincie Drenthe. Daarvoor vervulde zij
managementfuncties bij o.a. de provincie Fryslan, de
Rijksuniversiteit Groningen en op het ministerie van OCW.
Annette heeft Bestuurskunde in Leiden gestudeerd.
ORGANISATIEONTWIKKELING PROVINCIE DRENTHE
Annette Imhof
- vervolg Opzet (draaiboek) workshop:
1. Annette zet, na een korte introductie, haar binnenkomst en de situatie die ze aantrof
uiteen. Vervolgens geeft Annette aan dat zij op een bepaalde manier (waarbij ze aan kan
geven dat het college hierbij een rol heeft gespeeld) een enorme verandering op gang
heeft gebracht. De aanwezigen krijgen nu in drietallen 15 minuten de tijd om uit te werken
hoe zij dit aan zouden pakken en hoe ze dus een verandering op gang zouden brengen.
2. De provincie Drenthe heeft, binnen haar mogelijkheden, de voorwaarden gecreëerd om
haar veranderende rol in de toekomst goed te gaan en blijven vervullen. Het
kantoorconcept plus de faciliteiten zijn van deze tijd en HNW wordt langzaam maar zeker
ingevoerd. De volgende stap is de cultuurverandering onder de medewerkers parallel laten
lopen. Maar wat betekent dit nu voor het HR-instrumentarium? De aanwezigen krijgen nu
in drietallen 15 minuten de tijd om uit te werken wat dit betekent en hoe ze dit zouden
aanpakken.
3. De (leidinggevende) rol van de directeur-secretaris is in de loop der jaren veranderd. Lagen
de focus en de werkzaamheden de eerste jaren intern en juist op de
organisatie(veranderingen), je ziet nu dat de secretarisrol het steeds meer ‘gaat winnen’
van de directeursrol. En toch zijn de interne veranderingen nog (lang) niet afgerond;
sterker nog, veranderingen en ontwikkelingen zijn sowieso een continu proces, maar ook
de afgesproken doelstellingen moeten in 2014 en 2018 gehaald worden met behoud van
kwaliteit en productie. Hoe kun je als directeur wiens rol verandert en de accenten anders
gelegd worden toch (als eindverantwoordelijke) zorg dragen voor de continue (en
noodzakelijke) organisatieontwikkeling? En wat verandert er dan aan de rol van de
directeur?