Export landelijke database

11-2012
Landelijke Gegevens Verzameling
Federatie Opvang
Deze presentatie laat zien hoe de gegevens uit de diverse
cliëntregistratiesystemen van de instellingen geëxporteerd worden
naar de Federatie Opvang (FO).
Inleiding
Er zijn twee hoofdkleuren te onderscheiden.
De methode
Exporteren
Anonimiseren
Verzenden
Ontvangen
Verwerken
De lichte kleur blauw is voor het gedeelte van het proces bij de
instelling.
De donkere kleur blauw is voor het gedeelte van het proces bij de
Federatie Opvang.
Terugrapportage
Slot
juli 2008
Informatie over de landelijke gegevensverzameling staat op de
website van de FO, www.opvang.nl.
Landelijke Gegevens Verzameling
Federatie Opvang
De methode
Cliëntenregistratie
De methode bevat twee stappen, de eerste stap is
exporteren uit het cliëntregistratiesysteem en de
tweede stap is het anonimiseren van de export.
Export voor DCA
De anonimiseringsmodule (DCA) kan niet direct de
database van het cliëntenregistratiesysteem uitlezen.
Naast technische beperkingen, zoals de diverse
registratiesystemen is het in een aantal situaties niet
wenselijk dat een extern programma zoveel toegang
heeft tot cliëntgegevens.
Inleiding
De methode
Exporteren
Anonimiseren
Anonimiseringsmodule, (DCA).
Verzenden
Ontvangen
Centrale Applicatie
(CA)
Verwerken
Daarom is besloten dat de DCA een bestand moet
inlezen die uit het registratiesysteem moet komen. De
DCA kan niet alles inlezen, dit zou ten koste gaan van
de kwaliteit. Er is een bestandsspecificatie gemaakt
waarin het bestand moet voldoen.
De DCA kan het bestand inlezen, verifiëren,
anonimiseren en coderen. De uitvoer van de DCA
wordt naar de Federatie Opvang gestuurd voor
centrale verwerking en opslag.
Terugrapportage
LGVFO
Slot
juli 2008
= Geanonimiseerd (niet meer te herleiden naar een cliënt)
Landelijke Gegevens Verzameling
Federatie Opvang
Exporteren 1
Cliëntenregistratie
Inleiding
De methode
Export LGVFO
Het exportdocument moet voldoen aan de eisen van de
formaatbeschrijving. Documentatie over de
formaatbeschrijving kan u vinden op www.opvang.nl.
Tevens is er een handleiding voor de DCA en voorbeeld
van een export document.
Het document heeft een XML opmaak, om de XML te
valideren zijn schema’s aanwezig.
Exporteren
Anonimiseren
Verzenden
Export document
Ontvangen
Verwerken
Terugrapportage
Anonimiseringsmodule, (DCA).
Slot
Geanonimiseerd
document
juli 2008
Landelijke Gegevens Verzameling
Federatie Opvang
Anonimiseren 1
Anonimiseren en beveiligen.
Deze fase sluit aan op het Export LGVFO programma, het inlezen, beoordelen,
anonimiseren en versleutelen van het exportdocument.
Inleiding
De methode
Exporteren
Anonimiseren
Na installatie van de anonimiseringsmodule moet het programma ingericht worden. Er zijn
twee onderdelen van belang:
1. Het ocument moeten bereikbaar zijn voor de anonimiseringsmodule.
2. Plaatsen van de referentieset. In de ETC/<versie> directory van de
anonimiseringsmodule moet een referentieset staan met daarin de coderingen van de
instelling en de gegevensset. Versie 1104 is actueel.
Bij het anonimiseren krijgen cliënten een uniek nummer waardoor dubbelingen voorkomen
kunnen worden. Op landelijk niveau kan vastgesteld worden of een cliënt bij
verschillende instellingen diensten heeft afgenomen.
Verzenden
Ontvangen
Verwerken
Terugrapportage
Slot
juli 2008
Landelijke Gegevens Verzameling
Federatie Opvang
Anonimiseren 2
Anonimiseren en versleutelen.
Inleiding
De methode
Exporteren
Anonimiseren
Verzenden
Ontvangen
Verwerken
Terugrapportage
Doelstelling anonimiseren (Decentrale Applicatie DCA)
Citaat uit de handleiding:
De decentrale applicatie (DCA) is benodigd bij de gegevensuitwisseling van aanbod en
hulpverleninggegevens tussen de lidinstellingen en de Federatie Opvang, omdat de aan te
leveren gegevens eerst, uit privacyoverwegingen, moeten worden versleuteld en aangepast
voordat zij opgestuurd kunnen worden naar de Federatie Opvang. Hierbij moet gedacht
worden aan de volgende zaken:
•
Introductie van een Landelijk Uniek Nummer (LUN) voor een cliënt op basis van een aantal
persoonskenmerken, zodat de cliënt, ongeacht de instelling, uniek identificeerbaar is in de
Landelijke Gegevens Verzameling van de Federatie Opvang (LGVFO). Het LUN nummer dat
de DCA maakt wordt na binnenkomst bij de FO nogmaals versleutelt met een one way
hasching.
•
Verwijderen van een aantal privacy-gevoelige persoonskenmerken van een cliënt;
•
Versleutelen van datumvelden, zodat de feitelijke geboortedatum van de cliënt en de overige
datums –zoals aanmelddatum, begindatum dienstenaanbod etc.- niet meer te achterhalen
zijn.
•
Encrypten van de op te sturen bestanden, na verwerking, zodat de inhoud niet door derde
partijen op een eenvoudige wijze kan worden achterhaald.
Een secundaire doelstelling van de DCA is het voortijdig signaleren van eventuele fouten in de
aangeleverde bestanden van de lidinstellingen, zodat de lidinstellingen vroegtijdig in staat
worden gesteld de eventuele fouten te corrigeren. Hierdoor wordt tevens voorkomen dat de
Federatie Opvang onnodig wordt belast met foutieve aangeleverde bestanden.
Slot
juli 2008
Landelijke Gegevens Verzameling
Federatie Opvang
Anonimiseren 3
Anonimiseren en versleutelen.
Inlezen van het document:
Via bestand en dan openen kunt u het document laden. Direct na het laden gaat de DCA na of het
document voldoet aan de formaatbeschrijving.
Inleiding
De methode
Exporteren
Anonimiseren
Druk op de knop ‘check’. Het document wordt nagekeken. Dit is soms een langdurig proces en kan
fouten opleveren. Er mogen geen fouten in het document zitten.
Druk op de knop ‘bewerk’. Deze knop is te benaderen als het proces ‘check’ goed is doorlopen.
Het document wordt geanonimiseerd.
Druk op de knop ‘bewaar’. Het geanonimiseerde document wordt versleuteld en geplaatst in de
‘out’ directory van de DCA.
Een uitgebreide handleiding staat op de website.
Verzenden
Ontvangen
Verwerken
Terugrapportage
Slot
juli 2008
Landelijke Gegevens Verzameling
Federatie Opvang
Anonimiseren 4
Anonimiseren en versleutelen.
Uitvoering anonimiseringsmodule.
In de handleiding kunt u lezen hoe u document kunt verwerken.
Inleiding
De methode
Exporteren
Anonimiseren
Verzenden
Het programma gaat het document beoordelen op:
1.
Coderingen. Kloppen de coderingen van de instelling en registratiepunt met
die in de referentieset. Onbekende coderingen zullen resulteren in één of
meerdere foutmeldingen waardoor geen uitvoerdocument gemaakt kan
worden.
2.
De datums in het document overeenkomen met de gekozen periode van de
export eerste fase (Export LGVFO) en of de voorziening volgens de
referentieset in die periode bestaat.
Ontvangen
Verwerken
Terugrapportage
Slot
juli 2008
Landelijke Gegevens Verzameling
Federatie Opvang
Anonimiseren 6
Verzenden.
Inleiding
De methode
Exporteren
Verzenden:
1. De geanonimiseerde bestanden staan in de output directory en kunnen verstuurd worden naar de
Federatie Opvang. De bestanden zijn versleuteld en kunnen door anderen niet gelezen worden
behalve de centrale applicatie. Het is veilig om ze via de mail te versturen. Output bestanden
hebben de volgende syntax
<registratiepuntcode>_<jaar><maand>_out_lgvfoDecentraal.xml.gz.enc
De DCA heeft ook een ‘niet versleuteld’ xml bestand gemaakt. U kan voor verzending zien wat naar de
Federatie Opvang gaat.
Anonimiseren
Verzenden
Ontvangen
Verwerken
Terugrapportage
Slot
juli 2008
Landelijke Gegevens Verzameling
Federatie Opvang