Kosten besparen door energie

goed en verantwoord inkopen
Kosten besparen door energie
(opnieuw) aan te besteden
De kosten voor de levering en het verbruik van energie (elektra, gas en water) kunnen een
behoorlijk percentage van de bedrijfskosten uitmaken. Ook kunnen de energieprijzen behoorlijk
fluctueren. Mogelijk is het daarom voor een organisatie kostenbesparend om energie (opnieuw)
aan te besteden. In dit artikel wordt het aanbestedingsproces belicht aan de hand van een
interview met Judith Leijten-Martens van FGB Facility en Real Estate.
Tekst: Jos van der Heijden
FGB Facility en Real Estate is een onderdeel van
FGB Facility Group uit Maassluis. Judith LeijtenMartens is op dit moment werkzaam als manager Bouw en Beheer bij Surplus, een regionale
organisatie voor welzijn, zorg, kinderopvang,
comfort en wonen in Wes t- en Midden-Brabant.
In 2010 startten zij het aanbestedingsproces van
energie.
Waarom is gekozen voor het aanbesteden van
energie?
‘Surplus beschikt, mede als gevolg van fusies,
over een groot aantal locaties en kent een aantal
18
leveranciers van energie. Vanwege de professionaliseringsslag waarin Surplus zich momenteel
bevindt voor het onderdeel vastgoed en huisvesting, was de aanbesteding van energie een van
de te ondernemen stappen.
Een van de doelstellingen was om te komen tot
een optimalisatie van energiemanagement.
Onder andere het inzichtelijk maken van de meters, het verbruik en de controleerbaarheid van
de facturatie zijn hierbij belangrijke onderdelen.
Door dit inzichtelijk te krijgen, wordt het mogelijk te monitoren en bij te sturen, om op die manier tot kostenbesparingen te komen. Er
kostenbesparing energie
is gekozen om dit in fasen te doen en in eerste
instantie een aanbesteding te doen van elektra
en gas voor Surplus Zorg en Surplus
Kinderopvang. In een volgende fase is het mogelijk om de andere divisies te laten aansluiten.’
Wat was de eerste stap in dit proces?
‘Wij kwamen er al snel achter dat het aanbesteden van energie een ingewikkeld verhaal is. Dit
lijkt wellicht niet zo, omdat er geen kwaliteitsverschil in de producten zit, maar het is wel zo.
Men kent piek- en daltarieven, dag- en nachtverbruik, kleinverbruik, grootverbruik, meters en
tussenmeters, een complexe factuurstroom,
energieleveranciers en netwerkbeheerders, toeslagen en transportkosten en ga zo maar door.
In eerste instantie hadden we geen idee waar en
hoe te beginnen. Surplus heeft ervoor gekozen
om een specialist op het gebied van de inkoop
van energie in te huren, die ons stapsgewijs de
energiemarkt leerde kennen. Zijn advies was om
de aanbesteding van energie onder te brengen
bij een bureau dat gespecialiseerd is in het inkopen van energie. Voor deze aanbesteding hebben we een speciale projectgroep opgericht met
daarin de ingehuurde specialist, de vastgoedbeheerder, de inkoper van Surplus, de manager
Bouw en Beheer en een afgevaardigde van
Surplus Zorg. Wij hebben vervolgens vijf bureaus uitgenodigd voor een presentatie. Op basis
daarvan hebben wij een keuze gemaakt en zijn
er twee bureaus afgevallen. Vervolgens hebben
we een Plan van Eisen geschreven en de drie
overgebleven bureaus gevraagd een offerte uit te
brengen. Uiteindelijk bleek WDM-Energie uit
Den Haag de organisatie die het beste voldeed
aan het door ons opgestelde Plan van Eisen. Met
hen is dan ook een contract afgesloten.’
Wat is de werkwijze van WDM-Energie?
‘WDM-Energie bestaat uit een collectief van
ruim 480 organisaties, met meer dan 2.100 E- en
1.200 G-aansluitingen, waarvoor zij de gezamenlijke (groene) energie inkopen. Door de diversiteit van bedrijven en de daarbij behorende verscheidenheid in het afnamegedrag benadert het
profiel van het collectief dat van een volcontinu
bedrijf. Aan een dergelijk profiel zitten verschillende voordelen. Zo zijn de profielpremies die de
leveranciers bovenop de marktprijzen doorberekenen zeer gunstig voor een organisatie met een
volcontinu profiel. Daarnaast kunnen zij door
cility Management Magazine
het grote volume (circa 360 GWh en 80 miljoen
kubieke meter) op verschillende momenten delen van het volume vastzetten en is de afname
door de grote diversiteit zeer stabiel, waardoor
de energieleverancier zonder risico-opslag en
zonder bandbreedte levert hetgeen ook weer financieel voordeel biedt.
‘Wij ontdekten al snel dat het
aanbesteden van energie een
ingewikkeld verhaal is’
Surplus heeft ervoor gekozen om met de collectieve prijsvorming mee te lopen. Op dit moment
kiest circa 95 procent van de deelnemers aan het
WDM-collectief hiervoor. Daarnaast is er ook de
mogelijkheid om binnen het collectief je eigen
prijs vast te zetten.’
Hoe is het proces vervolgens verdergegaan?
‘In eerste instantie is er in overleg met WDM door
ons een inventarisatie gemaakt van alle gas- en
elektrameters binnen Surplus Zorg. Vervolgens
zijn deze volgens pandcodering in een overzicht
verwerkt, samen met de corresponderende EANcodes, netbeheerder en leverancier van deze aansluitingen. Daarnaast is het gecontracteerde vermogen voor de elektra-aansluitingen vermeld, is
bij de gasaansluitingen vermeld om wat voor meter het gaat en is voor zowel de gas- als de elektraaansluitingen aangegeven of het om een groot of
Judith Leijten-Martens
is manager Bouw en
Beheer bij Surplus.
Jos van der Heijden
is werkzaam bij
FGB Facility Group.
Facility Management Magazine | februari 2012 | 19
kostenbesparing energie
klein verbruik aansluiting gaat, met dan wel zonder telemetrie. Alle meters zijn vervolgens voorzien van stickers waarop het meternummer en de
EAN-code staan vermeld. Op deze wijze kunnen
meterstanden gestructureerd worden genoteerd,
doorgegeven en gemonitord.
Vervolgens zijn al deze elektra- en gasaansluitingen ondergebracht in het WDM-collectief en
heeft WDM elektra en gas ingekocht bij hun leveranciers, waarbij Surplus wel zelf de contractant blijft.’
Doet WDM nog meer voor Surplus?
‘Naast de inkoop heeft WDM ook een adviserende rol richting Surplus met betrekking tot factuurcontrole, het bepalen van voorschotbedragen aan de hand van de jaarafrekeningen en
werkelijk verbruik. WDM zorgt daarnaast voor
efficiëntere administratieve processen. Verder
ontvangen we nu in oktober een overzicht van
het verbruik, zodat we een goede begroting kunnen maken voor het volgende jaar. Naast eigen
panden beschikt Surplus over huurpanden waar
de energie via de verhuurder wordt doorbelast.
Doordat wij nu zelf de zaken goed op orde hebben, beschikken we ook over referentiekaders
voor onze verhuurders en zijn we beter in staat
om een goede factuurcontrole uit te voeren.’
Wat is de volgende stap?
‘Hoewel we op de goede weg zijn, zijn we er nog
niet helemaal. Nog niet alle divisies van Surplus
maken gebruik van het collectief contract. De
volgende stap is te onderzoeken welke locaties
aan willen sluiten bij het contract. Daarnaast
willen we gaan sturen op verbruikduurzaamheid. Surplus wil staan voor innovatie, niet alleen in dienstverlening, maar ook op het gebied
van alle zaken in en rondom haar gebouwen.’
Wat is je conclusie over dit proces?
‘Het aanbesteden van energie was lastiger dan
verwacht. Niet zozeer door het product elektra of
gas, maar wel door de hoeveelheid en diversiteit
aan meters, facturatie en dergelijke. Het totale
proces heeft dan ook ongeveer een jaar gekost.
Het proces is nu goed op orde, maar men dient
alert te blijven op het tijdig doorgeven van meterstanden. Hier hebben we binnen Surplus dan
ook duidelijke afspraken over gemaakt.
Over de samenwerking met WDM zijn we erg tevreden. WDM koopt volumes in en let hierbij op
een goede verdeling en gelijkmatig verbruik.
Piek- en dalmomenten zijn erg belangrijk voor
de energieprijzen. Het piekverbruik van Surplus
Zorg, met piekmomenten ’s ochtends vroeg en ’s
avonds, zal daarom gecompenseerd moeten
worden door een organisatie die haar piekmomenten op een ander moment kent. Waar wij de
generalisten zijn, zijn zij de echte specialisten
op het gebied van inkoop en advisering van
energie. WDM ontzorgt, om maar in de terminologie van Surplus Zorg te blijven.
Wij denken dan ook dat er voor veel organisaties nog kansen liggen om energiemanagement
te optimaliseren en dus kosten te besparen,
waarbij het ontzettend belangrijk is om je goed
te laten adviseren door een specialist. We weten tenslotte allemaal hoe belangrijk energie is
en dat we hier zuinig mee om zouden moeten
gaan, zodat ook volgende generaties hier gebruik van kunnen maken. Een eerste stap zou
dan ook moeten zijn om het goed en verantwoord in te kopen.’
Ook interessant op fmm.nl
in het kort
Voor een organisatie kan het kostenbesparend zijn om energie
(opnieuw) aan te besteden. Judith Leijten-Martens, Manager Bouw
en Beheer bij Surplus, vertelt waarom zij energie hebben aanbesteed, hoe het proces verlopen is en wat haar conclusie is over de
genomen stappen.
Instellingen en bedrijven die beschikken over
meerdere aansluitingen van elektriciteit of gas
op één locatie weten vaak niet dat energiebelasting geheven mag worden over de totale hoeveelheid energie die zij afnemen, iets wat een
behoorlijke kostenbesparing kan opleveren.
> www.fmm.nl/magazine02-2012