Functioneel ontwerper – projectverantwoordelijke

Functioneel ontwerper – projectverantwoordelijke1
Doel van de functie
De functionele ontwerper – projectverantwoordelijke neemt het voortouw in nieuwe ontwikkelingen en
additioneel onderhoud, door middel van het ontwerpen van concepten, evalueren van de voorgestelde
technologische alternatieven, het uittekenen van een predesign, de dagdagelijkse uitvoering en leiding van het
project ten einde de doelen van het project te realiseren.
Resultaatsgebieden
1.
Actief beheren van het functioneel voortraject teneinde tot een eenduidige business case en projectplan te
komen enerzijds en ondersteuning bieden van de beleidsvoorbereiding en beleidsevaluatie anderzijds.
Enkele voorbeelden van activiteiten:




2.
Opstellen van een business case (kosten / baten analyse), inclusief proces optimalisatie;
Opstellen van een mijlpalenplan naar lijnmanagement toe (eventueel stuurgroep van het project);
Opstellen en beheren van een projectplan (activiteiten / verantwoordelijkheden vastleggen van taken
van de projectgroepleden);
Voorstel van aanpak formuleren, alternatieven voorstellen (bvb. “make or buy” beslissingen
voorbereiden).
De functioneel ontwerper adviseert de IB bij de beslissing over additief onderhoud (wijziging aan bestaand
systeem) tegenover het definiëren van een nieuw project ten einde wijzigingen aan het systeem efficiënt en
effectief te beheren;
Enkele voorbeelden van activiteiten



3.
Coördinatie van acceptatie testen en communicatie van testresultaten;
Bijdrage leveren bij IT plan/ IT budget (IT-plan/ budget zelf is de verantwoordelijkheid van IB);
Kosten/baten analyse opstellen in functie van gevraagde wijzigingen met betrekking tot de toepassing;
Overleg plegen met de dienstverlener en S&C door informatie uit te wisselen over functionele en
inhoudelijke aspecten, teneinde een optimale IT-ondersteuning te identificeren en operationele vereisten van
een technologische oplossing vast te leggen.
Enkele voorbeelden van activiteiten



3.
Organiseren / voorzitten van coördinatievergaderingen met (super)gebruikers, materie-experten, S&C,
informatie steunpunt, IT leverancier, …
Beheren / opvolgen van het opgestelde mijlpalenplan;
Opstellen gedetailleerde functionele vereisten;
Voorstellen van dienstverlener, samen met S&C toetsen aan criteria, standaarden en marktconformiteit
teneinde de effectiviteit en de (kost) efficiëntie van de voorgestelde technologische oplossing van de IT
leverancier te beoordelen;
De functioneel ontwerper – projectverantwoordelijke is niet zozeer een informaticus. Informatica is en blijft de
taak van de IT leverancier. Projectleiding aan de andere kant is een “business” taak, maar de praktijk leert ons
dat vele (veranderings-)projecten een sterke informatica-inslag, d.w.z. basisinzicht hebben in informatica en
opportuniteiten kunnen onderkennen, vertonen. De functie van functioneel ontwerper-projectleider is m.a.w. een
van de belangrijkste functies langs dewelke men de responsabilisering van het lijnmanagement kan
bewerkstelligen.
1
Enkele voorbeelden van activiteiten


3.
Organiseren van coördinatievergaderingen met S&C (relatiebeheerder) en IT-leverancier ten einde de
voorstellen inhoudelijk te kunnen appreciëren;
Formeel toetsen van alle relevante MVG criteria inzake de voorgestelde oplossing in samenspraak met
S&C.
De toegewezen projecten opzetten, coördineren en opvolgen (inclusief budgettaire verantwoordelijkheid)
en/of zelf inhoudelijk bijdragen tot de realisatie van het project ten einde een optimaal projectresultaat af te
leveren binnen de vooropgestelde kwaliteitscriteria (inclusief timing).
Enkele voorbeelden van activiteiten:
Organisatorische activiteiten






Voorbereiding van lastenboek en contractering in samenspraak met S&C (indien de outsourcer niet
marktconform zou blijken te zijn);
Opstellen en beheren van de project responsibility chart;
Overleg/gesprekspartner van S&C en de dienstverlener
Ondersteunt via rapportering het lijnmanagement naar opvolging van het project (inclusief budgettaire
opvolging van het project);
Beheren van de dagelijkse taken binnen het project (delegeren, motiveren, controleren van
projecttaken);
Opdrachten formuleren naar de IT-leverancier toe.
Controle activiteiten
 Opstellen van de mijlpalen rapporten;
 Er over waken dat de activiteiten en verantwoordelijkheden worden nagevolgd;
 Opvolging van activiteiten rapporten (inclusief budgettaire opvolging van het project).
3.
De toegewezen projecten effectief overdragen naar de lijn teneinde de lijn toe te laten de beoogde resultaten
van het project te realiseren en in stand te houden;
Enkele voorbeelden van activiteiten





Migratie, i.e. overdracht naar de lijn, voorbereiden en uitvoeren;
Initiële opleiding en training voorzien voor de gebruikers;
Voorbereiden SLA met IT leverancier in samenspraak met S&C;
Opzetten en overdragen van beveiliging;
Afsluiten van project en ontbinden projectorganisatie.
Technisch profiel








Kennis van de materie van het onderliggende proces
Conceptueel denken
Goede kennis van analyse
Kan een businessplan (kosten/baten analyse) opmaken onder begeleiding van het lijnmanagement/IB
Kan een lastenboek en contractering voorbereiden onder begeleiding van Sturing & Controle
Goede kennis van projectwerking en projectleiding
IT standaarden van het MVG
IT organisatie en de interactie ermee



Business Process re-engineering concepten;
Kennis van standaardmethodiek voor projecten en IT aspecten daarvan binnen MVG;
Goede informatica-kennis inzake de mogelijkheden die IT kan bieden;

Inzicht in de werking / interne organisatie van de toekomstige gebruikers.
Persoonlijk profiel






Analytisch en synthetisch denken
Stelt vragen om tot een duidelijk beeld van de situatie te komen;
Verzamelt informatie, vraagt inlichtingen bij anderen;
Splitst een bepaalde problematiek op in een logisch aantal deelaspecten;
Herneemt alle stappen om tot een synthese te komen;
Bekijkt alle mogelijke aspecten van een situatie;
Herneemt alle stappen om tot een oplossing te komen
Leiderschapscapaciteiten: moet kunnen plannen, organiseren en de voortgang methodisch kunnen
controleren;
Moet kunnen delegeren, coördineren en controleren
Detecteert en houdt rekening met individuele specialiteiten (kennis en kunde) bij de verdeling van
het werk;
Roept mensen tesamen om intern te overleggen aangaande voorbereidend werk, problemen,
dossiers, nota’s, herschikking van het werk;
Komt in samenspraak met medewerkers tot een oplossing (probleemoplossend gedrag);
Gebuikt een informele stijl in de samenwerking met medewerkers, om tot het gewenste resultaat
te komen, maar blijft hen een stap voor;
Actieve coach naar projectteamleden.
Resultaatsgerichtheid
Motiveert medewerkers door hen materiële en immateriële ondersteuning te geven;
Beoordeelt de capaciteiten en talenten van medewerkers en tracht in functie daarvan de taken
binnen het team te verdelen;
Is gericht op het zoeken van oplossingen, durft af te wijken van het vooropgestelde plan, teneinde
het finale resultaat te bereiken
Communicatievaardigheid
Geeft gedachten, informatie en gegevens geordend en bondig weer
Kan technische gegevens begrijpelijk uitleggen
Vat wat hij en de ander zegt regelmatig adequaat samen
Weet het eigen standpunt zorgvuldig te formuleren
Luistert actief naar mensen. Maakt daarvoor tijd vrij.
Vertegenwoordigt het project extern op een positieve manier;
Zin voor initiatief
Standpunten in durven nemen. Verantwoordelijkheid dragen voor eigen voorstellen en besluiten;
Knopen doorhakken;
Actie-georiënteerd
Flexibiliteit en creativiteit
Kan onmiddellijk en goed inspelen op veranderende omstandigheden
Is bereid om af te wijken van het normale schema
Is niet eigenzinnig, staat open voor argumenten
Genereert ideeën