De Jacobmonitor: monitoren en sturen op organisatieontwikkeling Hoe kunnen we onze organisatieontwikkeling monitoren en sturen op de voortgang? Sint Jacob in Haarlem (intra- en extramurale ouderenzorg in Haarlem en omgeving) heeft met het In voor zorg-traject haar toekomstbestendigheid vergroot, doordat men nu inzicht heeft in de voortgang van belangrijke verbeterdoelstellingen van de organisatie. Er werd een Jacobmonitor met dashboard ontwikkeld én er werd een proces ingericht tot op de werkvloer om dit te bewaken en bij te sturen. Leidinggevenden kregen daartoe de instrumenten in handen om samen met de medewerkers de verbeteringen te realiseren. Hierdoor is er is een continu proces van verbetering op gang gekomen waar medewerkers zelf een grote bijdrage aan leveren. Doel van het traject Voor het In voor zorg-traject had Sint Jacob de volgende doelen geformuleerd: • • • Het kunnen monitoren van en sturen op de voortgang van de belangrijkste doelstellingen van het organisatieprogramma JacobOntwikkeling. Deze effecten vervolgens kunnen monitoren door middel van een dashboard; Faciliteren van het gesprek tussen leidinggevende en zorgverleners over de kwaliteit van zorg en voortgang van de beoogde gedragsverandering; Concrete verbeteracties benoemen en beleggen op een fysiek scorebord (actiegericht). Hiertoe is samen met In voor zorg! de Jacobmonitor ontwikkelt. De Jacobmonitor bestaat uit: • • • Monitor (=meetinstrument c.q.v ragenlijsten); Dashboard (=rapportage-instrument); Scorebord (=communicatie-instrument). 3 Stappen Jacobmonitor Er zijn 3 stappen gemaakt, of 3 fases ingezet om tot de monitor te komen: 1. Storyboarding Door middel van workshops met medewerkers is vastgesteld hoe de instrumenten van de Jacobmonitor eruit moesten komen te zien: - welke vragen staan er in de Jacobmonitor, - hoe presenteren we de resultaten in het dashboard, - wat komt er op het scorebord te staan? De techniek die hierbij is toegepast is ‘storyboarding’. • 1 2. Haalbaarheid toetsen • Na deze ‘ontwerpfase’ is de haalbaarheid van de wensen getoetst. 3. Haalbare onderdelen met de organisatie ontwikkelen en uitrollen • Daarna zijn de haalbare onderdelen samen met de organisatie ontwikkeld en uitgerold door middel van mini-workshops waarin de leidinggevenden leerden hoe ze met de instrumenten geacht worden te werken. Omdat de instrumenten samen met mensen van Sint Jacob zijn ontwikkeld, was de overdracht relatief eenvoudig: in enkele sessies zijn de instrumenten en het beheer daarvan overgedragen aan de experts binnen Sint Jacob. 5 Tips voor succes In het in voor zorg-traject zijn een aantal factoren succesvol geweest voor de inzet en invoering van de Jacobmonitor gebleken. Hier 5 tips voor succes: 1.Informatiebehoefte bepalen met Storyboarding • Storyboarding is als techniek ingezet om de informatiebehoefte bij Sint Jacob te bepalen. In tegenstelling tot een klassiek functioneel ontwerp laat een storyboard zien (visualiseert) hoe een rapportage eruit gaat zien. Zowel qua inhoud als lay-out en hoe de navigatie werkt. Hierdoor kan de toekomstige gebruiker zich een goede voorstelling maken van de rapportage en goede feedback geven. Dit voorkomt dat rapportages bij oplevering niet voldoen aan de verwachtingen. 2. Begrijpelijke indicatoren voor medewerkers • Let op dat je KPI’s (Kritische Prestatie-Indicatoren) benoemt die de doelgroep goed kan interpreteren. Er zijn bewust indicatoren opgenomen in het dashboard die begrijpelijk zijn voor medewerkers. Zo wordt er niet een percentage kort verzuim gerapporteerd, maar het aantal gemiste uren door kort verzuim. Daar hebben medewerkers meer gevoel bij. Zij zijn immers de cruciale factor in het realiseren van verbeteringen! 3. Inzet scoreborden • Een fysiek borden overlegsystematiek helpt bij het op gang krijgen van een continu proces van verbeteren. Er zijn bij ieder team scoreborden ingezet om de resultaten niet exclusief voor het management voor te behouden, maar dicht bij de medewerkers te brengen. Met een scorebord (een soort whiteboard) kunnen leidinggevenden de resultaten makkelijk bespreken met medewerkers. Tevens is op de locatiefysiek 2 zichtbaar wat de voortgang is. Daardoor komt een proces van bespreken en bijsturen op gang en zijn de verbeteringen minder vrijblijvend. 4. Meten van medewerkerbeleving en cliëntbeleving • Voor het meten van medewerkerbeleving en cliëntbeleving zijn er elektronische vragenlijsten gebruikt (SurveyMonkey). Dit werkt uitstekend voor medewerkers en vertegenwoordigers van PG cliënten. Medewerkers hebben aangegeven dit te prefereren boven papieren enquêtes (laagdrempeliger). De respons is ook hoger dan bij eerdere onderzoeken. De verwerking van resultaten kost hierdoor ook veel minder tijd. 5. Dashboard: goedkope technische oplossing • Voor het dashboard is een goedkope technische oplossing gekozen (licentiekosten circa € 700,-), die goed toepasbaar is voor organisaties die nog geen professionele management informatie architectuur hebben (een datawarehouse e.d.). Deze rapportage-oplossing is ondanks de lage prijs fraai vormgegeven (zie afbeelding). De complete oplossing bestaat uit een MSAccess database, waarin alle gegevens worden opgeslagen, en een rapportageoplossing in Xcelsius, waarmee rapportages naar PDF kunnen worden geëxporteerd en vervolgens verspreid. Deze oplossing is voor iedere organisatie toepasbaar, ongeacht de technische infrastructuur. Je kunt dus met weinig middelen regelmatig meten en rapporteren. 3