monitoren en sturen op organisatieontwikkeling

De Jacobmonitor: monitoren en sturen op
organisatieontwikkeling
Hoe kunnen we onze organisatieontwikkeling monitoren en sturen op de voortgang? Sint Jacob in
Haarlem (intra- en extramurale ouderenzorg in Haarlem en omgeving) heeft met het In voor
zorg-traject haar toekomstbestendigheid vergroot, doordat men nu inzicht heeft in de voortgang
van belangrijke verbeterdoelstellingen van de organisatie. Er werd een Jacobmonitor met
dashboard ontwikkeld én er werd een proces ingericht tot op de werkvloer om dit te bewaken en
bij te sturen. Leidinggevenden kregen daartoe de instrumenten in handen om samen met de
medewerkers de verbeteringen te realiseren. Hierdoor is er is een continu proces van
verbetering op gang gekomen waar medewerkers zelf een grote bijdrage aan leveren.
Doel van het traject
Voor het In voor zorg-traject had Sint Jacob de volgende doelen geformuleerd:
•
•
•
Het kunnen monitoren van en sturen op de voortgang van de belangrijkste doelstellingen
van het organisatieprogramma JacobOntwikkeling. Deze effecten vervolgens kunnen
monitoren door middel van een dashboard;
Faciliteren van het gesprek tussen leidinggevende en zorgverleners over de kwaliteit van
zorg en voortgang van de beoogde gedragsverandering;
Concrete verbeteracties benoemen en beleggen op een fysiek scorebord (actiegericht).
Hiertoe is samen met In voor zorg! de Jacobmonitor ontwikkelt. De Jacobmonitor bestaat uit:
•
•
•
Monitor (=meetinstrument c.q.v ragenlijsten);
Dashboard (=rapportage-instrument);
Scorebord (=communicatie-instrument).
3 Stappen Jacobmonitor
Er zijn 3 stappen gemaakt, of 3 fases ingezet om tot de monitor te komen:
1. Storyboarding
Door middel van workshops met medewerkers is vastgesteld hoe de instrumenten van de
Jacobmonitor eruit moesten komen te zien:
- welke vragen staan er in de Jacobmonitor,
- hoe presenteren we de resultaten in het dashboard,
- wat komt er op het scorebord te staan?
De techniek die hierbij is toegepast is ‘storyboarding’.
•
1
2. Haalbaarheid toetsen
•
Na deze ‘ontwerpfase’ is de haalbaarheid van de wensen getoetst.
3. Haalbare onderdelen met de organisatie ontwikkelen en uitrollen
•
Daarna zijn de haalbare onderdelen samen met de organisatie ontwikkeld en uitgerold
door middel van mini-workshops waarin de leidinggevenden leerden hoe ze met de
instrumenten geacht worden te werken. Omdat de instrumenten samen met mensen van
Sint Jacob zijn ontwikkeld, was de overdracht relatief eenvoudig: in enkele sessies zijn
de instrumenten en het beheer daarvan overgedragen aan de experts binnen Sint Jacob.
5 Tips voor succes
In het in voor zorg-traject zijn een aantal factoren succesvol geweest voor de inzet en invoering
van de Jacobmonitor gebleken. Hier 5 tips voor succes:
1.Informatiebehoefte bepalen met Storyboarding
•
Storyboarding is als techniek ingezet om de informatiebehoefte bij Sint Jacob te bepalen.
In tegenstelling tot een klassiek functioneel ontwerp laat een storyboard zien
(visualiseert) hoe een rapportage eruit gaat zien. Zowel qua inhoud als lay-out en hoe de
navigatie werkt. Hierdoor kan de toekomstige gebruiker zich een goede voorstelling
maken van de rapportage en goede feedback geven. Dit voorkomt dat rapportages bij
oplevering niet voldoen aan de verwachtingen.
2. Begrijpelijke indicatoren voor medewerkers
•
Let op dat je KPI’s (Kritische Prestatie-Indicatoren) benoemt die de doelgroep goed kan
interpreteren. Er zijn bewust indicatoren opgenomen in het dashboard die begrijpelijk
zijn voor medewerkers. Zo wordt er niet een percentage kort verzuim gerapporteerd,
maar het aantal gemiste uren door kort verzuim. Daar hebben medewerkers meer gevoel
bij. Zij zijn immers de cruciale factor in het realiseren van verbeteringen!
3. Inzet scoreborden
•
Een fysiek borden overlegsystematiek helpt bij het op gang krijgen van een continu
proces van verbeteren. Er zijn bij ieder team scoreborden ingezet om de resultaten niet
exclusief voor het management voor te behouden, maar dicht bij de medewerkers te
brengen. Met een scorebord (een soort whiteboard) kunnen leidinggevenden de
resultaten makkelijk bespreken met medewerkers. Tevens is op de locatiefysiek
2
zichtbaar wat de voortgang is. Daardoor komt een proces van bespreken en bijsturen op
gang en zijn de verbeteringen minder vrijblijvend.
4. Meten van medewerkerbeleving en cliëntbeleving
•
Voor het meten van medewerkerbeleving en cliëntbeleving zijn er elektronische
vragenlijsten gebruikt (SurveyMonkey). Dit werkt uitstekend voor medewerkers en
vertegenwoordigers van PG cliënten. Medewerkers hebben aangegeven dit te prefereren
boven papieren enquêtes (laagdrempeliger). De respons is ook hoger dan bij eerdere
onderzoeken. De verwerking van resultaten kost hierdoor ook veel minder tijd.
5. Dashboard: goedkope technische oplossing
•
Voor het dashboard is een goedkope technische oplossing gekozen (licentiekosten circa €
700,-), die goed toepasbaar is voor organisaties die nog geen professionele management
informatie architectuur hebben (een datawarehouse e.d.). Deze rapportage-oplossing is
ondanks de lage prijs fraai vormgegeven (zie afbeelding). De complete oplossing bestaat
uit een MSAccess database, waarin alle gegevens worden opgeslagen, en een rapportageoplossing in Xcelsius, waarmee rapportages naar PDF kunnen worden geëxporteerd en
vervolgens verspreid. Deze oplossing is voor iedere organisatie toepasbaar, ongeacht de
technische infrastructuur. Je kunt dus met weinig middelen regelmatig meten en
rapporteren.
3