ProjectSoft PM - 3PPi.projects.planning.information

Projects | Planning | Information
ProjectSoft PM
Geen eilandautomatisering en geen systemen die slechts een deel van de project
management life cycle ondersteunen: door de combinatie van organisatie focus
(klantspecifieke inrichting aan de voorkant en uniformiteit aan de achterkant),
uitgebreide project management functionaliteit en koppelingen met bestaande
ERP- en andere systemen, zorgt ProjectSoft PM ervoor dat u op elk moment een
juist beeld heeft van uw projecten.
"Lage licentiekosten, korte implementatietijd
en volledig afgestemd op uw wensen."
ProjectSoft PM is een project management systeem, waarmee projectgestuurde organisaties de
voortgang van hun projecten kunnen bewaken. Hieronder volgen enkele belangrijke functies binnen
ProjectSoft PM, die uniek zijn voor gesubsidieerde projectgestuurde organisaties.
Sandbox:
De Sandbox-functie ondersteunt het (iteratief) opzetten van nieuwe projecten op basis van een bestaand
projectvoorstel, een template of een geheel nieuwe opzet'. Met de Sandbox kan een projectleider of
onderzoeksleider snel en efficiënt nieuwe projecten opzetten, gebruik makend van de kennis en ervaring
van voorgaande projecten. Van alle aanpassingen in de initiële fase worden versies bijgehouden, die
naderhand weer actief gemaakt kunnen worden. Op deze manier krijgt een project zijn definitieve vorm
(projectstructuur, doorlooptijden, begroting en budget).
Voor organisaties die voor de financiering van hun projecten gebruik maken van subsidieregelingen, zoals
Universiteiten, Onderzoeksinstellingen en Lagere Overheden), is in het financieringscherm de
mogelijkheid opgenomen om allerlei gegevens van de subsidieregeling vast te leggen (subsidieregeling
(bijv. KP7 of KP8), uitvoeringsorganisatie, bedrag beschikking, betaalmomenten en op te leveren
resultaten). Deze functie is gekoppeld aan de debiteurenadministratie en/of bank van het financieel
systeem, zodat er een duidelijk inzicht is in de ontvangsten en de nog te declareren bedragen.
Zodra een projectvoorstel door de directie of het bestuur is goedgekeurd, krijgt het project de volgende
status en moeten de resources (mensen, geld en tijd) worden toegekend.
Begroten & Budgettering
ProjectSoft PM kent een zeer gebruikersvriendelijke begrotingstool voor het begroten van:
de benodigde personele- & materiële resources per project(onderdeel);
het benodigde materiaal;
dedicated apparatuur;
uitbesteed werk/werk door derden.
Per project(onderdeel) worden de benodigde hoeveelheden van elke van bovengenoemde
kostencategorieën vermenigvuldigd met het interne tarief om de kostprijs te bepalen en met het externe
tarief om de opdrachtprijs te bepalen (en daarmee de voorcalculatorische winstmarge). De tarieven
kennen een tariefstructuur (basisprijs + opslagcomponenten) en een time stamp (geldigheidsduur).
Projects | Planning | Information
Wanneer men op detailniveau begroot, worden automatisch de begrotingen van de projectonderdelen
geaggregeerd om een projectbegroting te kunnen vaststellen.De begroting kan worden gekopieerd naar
het Budget en dit budget kan dan weer verdeeld worden over de jaren of jaarmoten. Met name deze
laatste functionaliteit is belangrijk om de liquiditeit van het project te bewaken (Cash Flow).Tijdens de
uitvoering van het project worden de begrotingen gebruikt om de 'Earned Value' van het
project(onderdeel) te bepalen.
Resource Management
Met de Resource Management module kan de projectleider de personele - en materiële
(capaciteitsgebonden) resources aanvragen bij de Resource Manager (dit kan een afdelingshoofd zijn die
zijn medewerkers 'verhuurt' aan projecten). Met deze module kan op functie worden aangevraagd, maar
ook op de rol die een medewerker kan vervullen. ProjectSoft PM maakt het mogelijk om de inzet van
medewerkers bij projecten te optimaliseren. Om tijd en geld te besparen maakt ProjectSoft PM het
mogelijk om over de afdelingsgrenzen heen de juiste mensen te vinden en toe te wijzen aan het project.
Het maximaliseren van het resource management door capaciteitsplanning reduceert niet alleen de
kosten van de organisatie, maar leidt ook tot een succesvolle uitvoering van projecten.
Dashboard
Zodra het project is vrijgegeven voor uitvoering, kunnen uren, kosten, materiaal en overige directe kosten
op het projectonderdeel op het projectonderdeel worden geboekt. ProjectSoft PM ondersteunt de
volledige project management life cycle binnen de functionaliteit van het Dashboard. Het Dashboard laat
in een enkel scherm alle aspecten van een project zien, die belangrijk zijn om de voortgang te kunnen
meten zoals:
geplande versus werkelijk voortgang van de projectonderdelen;
geplande kosten versus werkelijke kosten (Earned Value benadering);
mogelijke problemen bij de ingezette resources;
uitloop van projectonderdelen en de consequenties ervan voor de start van andere projecten;
cash flow overzicht project(onderdeel);
behaalde mijlpalen en projectresultaten;
meer- en minderwerk.
Fascinato Boulevard 562-6
2909 VA Capelle aan den IJssel
Postbus 785
2900 AT Capelle aan den IJssel
www.3ppi.nl
T: +31 (0)10 4580899
F: +31 (0)10 4508233