CKZ Limburg, de juiste balans in kwaliteit !

Projectmatig werken.
Inhoud
– Deel 1: Wat is een project?
– Deel 2: Wie maakt een project?
– Deel 3: Activiteitmanagement.
Inhoud (1).
_
Deel 1:
–
–
–
–
_
Wat is een project?
Wat is projectmatig werken (PMW)?
Wie is betrokken?
Noodzakelijke voorwaarden
Deel 2:
–
–
–
–
Wie maakt een projectopdracht?
Projectmatig werken is teamwork.
Leidinggeven aan een team.
PMW is op de eerste plaats energiemanagement.
Inhoud (2).
_
Deel 3
– Projectmanagement is activiteitmanagement:
_
_
_
_
projectvoorbereiding;
het faseren;
het projectplan;
projectcommunicatie.
– Basisprincipes voor het aanpakken van een project.
– Conflicthantering bij PMW.
– Het mislukken van een project.
Deel 1.
_
1. Wat is een project?
_
2. Wat is projectmatig werken (PMW)?
_
3. Wie is betrokken?
_
4. Noodzakelijke voorwaarden
Wat is een project?
Een project is een
_ tijdelijk en
_ resultaatgericht
_ samenwerkingsverband
_ tussen mensen.
_
Projectmatig werken is teamwork.
_
Projectmatig is bij uitstek TEAMWORK
_
Waar mensen werken – samenkomen wordt er
gemenst!!!
Drie wijzen van werken.
_
Routinematig werken:
_
Improviserend werken:
_
Projectmatig werken:
– heeft als voordeel dat men een meer resultaatgerichte
aanpak of effectieve aanpak voorstaat.
Projectmatig werken is:
_
_
_
Tijd-management
Energie-management
Resultaat-management
Projectmatig werken is zinvol als:
_
_
_
_
Het gewenst resultaat veel nieuwe elementen of
aspecten omvat;
Mensen uit verschillende disciplines of
vakgebieden dat resultaat samen dienen te
bereiken;
Men éénmalig een maximale prestatie dient te
leveren;
Historisch gegroeide taak- en
verantwoordelijkheids verdeling geheel of
gedeeltelijk worden vervangen door een
tijdelijke structuur.
Soorten projecten:
_
Objectgericht: bv. een gebouw;
_
Procesgericht: bv. zorgpad, productieproces;
_
Systeemgericht: bv. informatiesysteem;
_
Structuurgericht: bv. organisatiestructuur;
_
Gedragsgericht: bv. klantvriendelijk zijn.
Wat is projectmatig werken?
_
Bij nieuwe activiteiten vertrekken we vanuit 3
doelstellingen:
– 1. Doelgerichtheid
– 2. Doelmatigheid
– 3. Aanpassingsvermogen bij kritieke momenten op het
vlak van het nemen van beslissingen
Wie zijn betrokken?
Opdrachtgever
_
_
_
Projectleider
Hierarchische verantwoordelijken
_
_
Project teamlid
_
Toeleverancier
Toekomstige gebruiker
Motieven van de betrokkenen
voor projectmatig werken:
_
Opdrachtgever:
– Betere mogelijkheden om te sturen van op afstand.
_
Projectleider:
– Meer resultaatgericht werken.
_
Hiërarchische verantwoordelijken:
– Beter zicht op wat medewerkers gaan doen.
_
Project teamlid:
– Meer in teamverband werken.
_
Toeleverancier:
– Duidelijker zicht op wat wanneer geleverd moet worden.
_
Toekomstige gebruiker:
– Eerder betrokken bij specificatie van het eindresultaat.
Mogelijke nadelen:
_
1. Je maakt je kwetsbaar.
_
2. Het is duur.
_
3. Het vraagt discipline en zorgvuldigheid.
_
4. Het vraagt veel van de projectleider.
_
5. Men doet het er niet even bij.
_
6. Men dient voldoende afstand te bewaren.
Noodzakelijke voorwaarden
voor PMW.
_
_
_
_
_
_
1. Tijdsmanagement en planning.
2. De aanwezigheid van gemotiveerde
teamleden.
3. De afdwingbaarheid van het project.
4. Slechts één projectleider als dirigent.
5. Het project dient belangrijk en dringend te
zijn.
6. Het gezamenlijk belang gaat boven het
eigen- of deelbelang.
Samenvatting noodzakelijke voorwaarden:
_
Voorwaarden:
_
_
Duidelijk begin en einde,
tijdsdruk.
_
_
Een belangrijk resultaat
dat als dringend wordt
ervaren door
gemotiveerde teamleden.
_
_
Afdwingbare middelen
en bereidheid tot
samenwerking, sturing
en beheersing vanuit één
dirigent.
_
Zo niet dan kan het
volgende gebeuren:
Hobbyisme,
vrijblijvendheid, geen
vooruitgang,
tijdsverspilling.
Vage
resultaatomschrijving,
project is eerder
statusverhogende
activiteit of
werkverschaffer.
Onderlinge strijd, trage
en gefrusteerde
onderhandelingsprocessen.
De start van het project.
_
_
Het waarom kan zeer verschillend
zijn:
2 centrale begrippen:
–Vertrekken vanuit een
probleemsituatie.
–Vertrekken vanuit een doel of
doelstelling.
Een probleem:
_
_
Is een bestaande situatie die door
bepaalde mensen onwenselijk
wordt geacht,
of een te verwachten situatie die als
een mogelijke bedreiging wordt
ervaren.
Een doel of doelstelling:
_
Is een situatie die door bepaalde
mensen als te bereiken of als
wenselijk wordt gezien.
Deel 2.
_
Wie maakt een projectopdracht?
_
Projectmatig werken is teamwork.
_
Leidinggeven aan een team.
_
PMW is op de eerste plaats
energiemanagement.
Wie maakt een projectopdracht?
_
De opdrachtgever.
_ De projectleider.
De projectmedewerkers.
_
_
3 actoren:
De opdrachtgever.
_
_
_
_
Is degene die het project “kan laten
waar maken”;
Keurt de projectopdracht goed;
Beschermt het project tegen ingrepen
van anderen;
Is de enige bevoegde instantie van het
project.
De projectleider.
_
_
_
Is degene die het project “waar zal laten
maken”;
Hij/zij initieert, coördineert, animeert,
coacht, dirigeert in operationele zin de
inhoudelijke projectwerkzaamheden
van zijn/haar projectmedewerkers;
Is verantwoordelijk dat zijn/haar
opdrachtgever volledig, juist en tijdig
geïnformeerd wordt en is.
De projectmedewerkers.
_
_
_
Zijn degenen die het project samen
“waar maken”;
Voeren de inhoudelijke werkzaamheden
conform de met hen gemaakte
afspraken uit;
Staan onder de operationele leiding van
de projectleider.
Noodzakelijke vaardigheden.
_
1. Projectvoorbereiding:
–
–
–
–
–
–
–
Analyseren.
Concretiseren.
Structureren.
Organiseren.
Creatief zijn.
Probleemverkennende gesprekken voeren.
Onderhandelen met opdrachtgevers – derden –
toekomstige teamleden.
– Creëren van commitment en samenwerking.
Noodzakelijke vaardigheden.
_
2. Besturing uitvoering:
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
Synthetiseren.
Problemen oplossen.
Beslissen.
Coördineren.
Delegeren.
Enthousiasmeren.
Raadplegen.
Instrueren.
Conflicten hanteren.
Rapporteren.
Doen doen.
Noodzakelijke vaardigheden.
_
3. Projectafsluiting:
–
–
–
–
–
Ananlyseren.
Organiseren.
Evalueren.
Afsluiten.
Rapporteren.
Mensen: project teamleden.
_
Professionele mensen met een zekere ervaring.
_
Onbekwame mensen.
_
Vrijwilligers.
_
Mensen die meedoen vanuit een visie van het
doorbrengen van hun tijd – gezelligheid.
Mensen zijn mensen:
_
Mensenkennis is een voorwaarde om aan
PMW te kunnen doen:
_
Mensenkennis heeft te maken met:
– Willen – kunnen – passen
– Gevers – nemers – volgers
– Betrokkenheid / emoties
– Motiveren versus disciplineren van mensen.
De factoren willen en kunnen:
_
De factor “willen” duidt op:
– Fierheid voor een prestatie.
– Bereidheid om zich op te offeren.
_
De factor “ kunnen” duidt op:
– De verstandelijke aanleg.
– De vaardigheid.
– De ervaring.
Combinaties: willen en kunnen.
_
Niet willen / niet kunnen:
– Kunnen nooit lid zijn van een PMW team.
_
Niet willen / wel kunnen:
–
–
–
–
_
Kunnen lid zijn van een team.
Vragen veel aandacht en energie.
Mogen niet gemotiveerd worden.
Kunnen enkel via discipline, duidelijke afspraken en
opdrachten samenwerken in een PMW team.
Willen maar nog niet kunnen:
– Deze PMW projectmedewerkers krijgen iets meer tijd in
het samenwerken.
_
Willen en kunnen:
– Dit zijn de ideale PMW teamleden.
Mate van bijdrage leveren aan een project.
_
Gevers
_
Volgers
_
Nemers
Een “gever” is iemand die:
_
_
_
_
_
een positieve invloed heeft op het team en het
project;
steeds opnieuw bouwt en de goede dingen ziet
in het leveren van een bijdrage;
de projectleider stimuleert en enthousiasmeert
in moeilijke tijden en bij moeilijke
beslissingen;
de leden van het team positief helpt evolueren;
dingen gedaan krijgt.
Een “volger” is een persoon:
_
_
_
_
_
waarvoor het allemaal hetzelfde is;
die geen leiding en initiatieven neemt ter
verbetering;
die steeds dient gestimuleerd te worden;
die niet tijdig afwerkt en dingen laat
aanmodderen.
Kortom is iemand die energie kost!
Een “nemer” is iemand die:
_
_
_
_
met plezier wanorde brengt in een team;
dingen met opzet niet afwerkt;
constant op de rem staat en verwarring brengt
in het team d.m.v. fantaseren en roddelen;
Kortom met zulke mensen kunnen we niet
werken en kunnen we enkel uit het team
verwijderen.
Leidinggeven aan een projectteam houdt in:
_
_
_
_
Mensen doen doen.
Mensen enthousiasmeren en inspireren =
motiveren.
Motiveren betekent mensen enthousiasmeren
en energie geven.
Gedrag vertaalt zich immers via emoties!
Verband tussen emoties en energie:
_
_
Emoties zijn voor 90% basisoorzaak van het
sturen en/of beïnvloeden van menselijk gedrag.
Een emotie betekent aan de basis:
– betrokkenheid met de omgeving of met iemand, onder de
vorm van een bepaalde energie!
_
_
_
_
Er is een bepaald verband tussen emoties en
energie.
We kunnen een soort van toonhoogte
herkennen bij mensen.
De hoogste vorm van emotie is integriteit!
Er zijn positieve en negatieve emoties.
Positieve emoties.
_
1. Enthousiasme.
2. Interesse.
3. Tevredenheid.
4. Verveling – ongeïnteresseerd zijn.
_
Deze emoties zijn analytische emoties.
_
_
_
Leidinggeven:
_
=gedragsbeïnvloeding;
=enthousiasmeren;
_
vertrekt van:
_
– uzelf als projectleider via:
_
_
_
zelfbeheersing;
zelfvertrouwen;
zelfdiscipline.
– anderen via:
_
_
groepsdiscipline;
teamgeest.
Basis van succes is:
_
_
_
_
_
_
Proces-beheersing & omgevingsbeheersing:
= dingen doen gebeuren
= doen doen
Een idee van A naar B omzetten:
= keuzen maken
= veranderings- en omgevingsbeheersing
Basis is:
_
Hoeveelheid energie & werk in stukjes snijden
en gaan sturen:
_
= procesbeheersing
_
Doel is: komen tot een systematische methode
om lopende projecten uit te werken volgens
een systematisch plan.
PMW heeft met tijdsmanagement te maken:
_
_
_
_
Tijd is de duur van wat we doen.
We leiden niet de tijd maar activiteit = actie =
resultaat.
Activiteit heeft te maken met energie.
Energie kan:
– gericht zijn;
– geblokkeerd zijn;
– versnipperd zijn.
_
Energie die niet onder controle gehouden
wordt gaat alle kanten op:
– denk maar aan een minder goed geleide vergadering;
– de tijd gaat voorbij maar er is geen “productie” dus geen
“resultaat”.
PMW heeft op de eerste plaats te maken met
het leidingnemen over energie.
_
_
_
De tijd speelt een positieve rol.
De projectleider coacht de energie van de
deelnemende projectleden.
De projectleider is:
– leider; motivator; coach; volger; participant
_
Energie kan vastlopen op tegengestelde
krachten:
– denk maar aan teamleden die hun eigen doel nastreven;
– denk maar aan teamleden met een verborgen agenda.
De projectleider werkt als een investeerder:
_
Hij houdt rekening met volgende feiten:
– we leren het moeizaam verwerven af;
– we leven in een instantmentaliteit;
– we leren het af om verantwoordelijkheid te
nemen voor onze eigen keuzen.
PMW is dan ook:
_
1. BESLISSEN wat je wil produceren.
_
2. Het echt WILLEN.
_
3. Het BEKOMEN ongeacht de
omgevingsfactoren.
Tijdsverpillers:
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
Niet willen.
Nemen.
Afwachtende houding.
Verborgen agenda.
Onbekwaamheid bij mensen.
Te druk.
Te laat zijn op de vergadering.
Te laat zijn met uitwerken van opdrachten.
Onderbroken worden in de planning.
Beslissingen van de opdrachtgever.
PMW is Energiemanagement.
_
6 wetten determineren het energiepeil van
mensen.
_
Een wet heeft als voordeel dat we kunnen
spreken van de hoogste vorm van beheersing.
De wetten die van toepassing zijn op het
energiepeil.
1. De wet van Parkinson.
_ 2. De wet van Pareto.
_ 3. De wet van de korste afstand.
_ 4. De wet van de kritiek.
_ 5. De wet van de pauze en variatie.
6. De wet van het focussen op een doel.
_
_
1. De wet van Parkinson.
_
_
Energie – activiteit breidt zich uit in functie
van de beschikbare tijd.
Deze wet is van het meest van toepassing bij
PMW onder de vorm van:
– te lange vergaderingen;
– niet halen van te voorzichtig opgelegde deadlines.
_
We kunnen deze wet slechts aanpakken door
zeer bewust om te gaan met de tijd en het
maken van een stricte tijdsplanning.
Hoe omgaan met de tijd? (1)
_
A. Door het stellen van deadlines aan Uzelf als
projectleider.
_
B. Door het stellen van deadlines aan de
projectteamleden.
Hoe omgaan met de tijd? (2)
_
afspraken maken:
– Beginuur, einduur, afwezigheden, tijdstip, te laat komen…
_
vertrouwelijkheid van informatie;
_
opmaken van een rapport;
_
tussentijds mekaar aanspreken;
_
neen durven zeggen;
_
…
2. Wet van Pareto.
_
Definieer sleutelgebieden in de aanpak van
verandering = 20/80% regel.
_
Veel discipline op weinig dingen.
Opportunistisch en flexibel zijn op veel dingen.
_
_
Welke zijn de sleuteltaken van de
projectleider?
3. Wet van de kortste afstand.
_
_
_
Starten
Doorgaan
Afwerken
Anticiperen
_ Volgen
Achtervolgd worden
_
_
Doen
_ Doorgeven
_ Dumpen
_
4. Wet van de kritiek.
_
Spreek zo weinig mogelijk met mensen over
het project.
_
Leg negatieve mensen het zwijgen op.
_
Verbreek zo mogelijk het contact met
negatieve mensen.
5. Wet van het focussen op een doel.
_
Stel het doel helder en visualiseer het resultaat.
_
Herhaal dit gestelde doel regelmatig in de
groep.
_
Verwachtingen helpen het doel te bereiken
ondanks de tegenstand.
6. Wet van de variatie en de pauze.
_
Regelmatig rechtstaan en een pauze inlassen.
_
Regelmatig veranderen van locatie.
_
Regelmatig veranderen van tijdstip.
_
Regelmatig veranderen van deelaspecten.
Deel 3.
_
Projectmanagement is activiteitmanagement:
–
–
–
–
projectvoorbereiding;
het faseren;
het projectplan;
projectcommunicatie.
_
Basisprincipes voor het aanpakken van een
project.
_
Conflicthantering bij PMW.
_
Het mislukken van een project.
Projectmanagement is energiemanagement en
vervolgens activiteitenmanagement.
_
a. projectvoorbereiding;
_
_
_
b. het faseren;
c. het projectplan;
d. projectcommunicatie.
a. Projectvoorbereiding.
_
Doel =
– Duidelijkheid krijgen
– Duidelijkheid geven
_
Door middel van 7 W vragen.
7 W vragen.
_
_
_
_
_
_
_
_
Waarom wil de opdrachtgever het project?
Wat moet het resultaat zijn?
Op welke wijze moeten we het resultaat
behalen?
Met wie gaan we dit doen?
Welke middelen gaan we gebruiken om het
project te laten slagen?
Waar moet het project plaatsvinden?
Wanneer worden de tussenresultaten
opgeleverd worden?
Wanneer moet het project afgerond zijn?
b. Het faseren van projecten.
_
Voordelen:
– uitvoering wordt beheersbaar en
inzichtelijk;
– maakt duidelijk op welke momenten
beslissingen nodig zijn.
_
3 stappen!
3 stappen.
_
_
1. Verticale fasering.
2. Horizontale fasering.
_
3. Resultatenmatrix.
1. Verticale fasering:
_
Opdelen van het project in logische
groeperingen van activiteiten.
_
Inventariseren van alle
projectactiviteiten en bundelen in
logische eenheden.
_
Een tijdsdimensie aan toevoegen.
Methode Work Breakdown
Structure (WBS).
_
Fasen zijn:
_
Aandachtsgebieden met deelresultaten.
Taken = een bundeling van samenhangende
activiteiten.
Deeltaken.
Werkpakketten.
Deelpakketten.
Activiteiten = datgene wat iemand op een
bepaald moment moet doen.
_
_
_
_
_
2. Horizontale fasering:
_
Deze fasering verloopt als een
horizontale lijn van een tijdsas, met de
verschillende stappen die achter elkaar
in de tijd gezet worden.
_
>------------------------------------------------<
3. Resultatenmatrix.
_
Deze matrix maakt een combinatie van
de verticale en de horizontale fasering.
_
Horizontaal staat de gekozen fasering,
vertikaal staan de gekozen
aandachtsgebieden.
c. Het projectplan.
_
1. Inleiding.
_
2. Uitgangssituatie.
_
3. Projectresultaat.
_
4. Projectfasering.
_
_
5. Projectkader.
6. Projectplanning.
d. Projectcommunicatie.
_
1. Met de opdrachtgever: een
stuurgroepoverleg om de 4 weken.
_
2. Met de projectgroep: éénmaal per 2 weken.
_
3. Met de werkgroep: éénmaal per week.
Rapportagestructuren.
_
Voortgangsrapporten:
– Interne
– Externe
_
Overlegverslagen.
_
Steeds schriftelijk.
Indeling
Voortgangsrapportage.
_
1. Projectfasering: stand van zaken.
_
2. Conclusies en beslispunten:
–
–
–
–
_
algemene stand van zaken;
problemen en knelpunten;
beslispunten;
de te ondernemen stappen.
3. Verdere projectplanning:
– normen en afspraken;
– planning activiteiten;
– planning capaciteit.
Basisprincipes voor het aanpakken van een
project.
_
1. Faseren – structureren
_
_
2. Beheersen
3. Beslissen
1. Faseren: 6 fasen.
a. Initiatieffase: Idee?
_ b. Definitiefase: Wat?
_ c. Ontwerpfase: Hoe?
_ d. Voorbereidingsfase
_ e. Realisatiefase
_ f. Nazorgfase
_
a. Initiatieffase:
_
Het waarom van een project wordt
beargumenteerd.
_
Het na te streven doel / resultaat of op te
lossen probleem wordt aangegeven.
b. Definitiefase:
_
Bestaat uit het zo concreet en éénduidig
mogelijk formuleren van het gewenste
RESULTAAT.
_
Het formuleren van de te stellen eisen
en wensen aan het eindresultaat is de
centrale opgave in deze fase.
c. Ontwerpfase:
_
Centraal staat de taak om oplossingen
te vinden in termen van het
uiteindelijke projectresultaat.
_
Tevens komen aan de orde:
– Het rapport
– Een concreet draaiboek
– Een plan van aanpak van de realisatie- en
nazorgfase
d. Voorbereidingsfase.
_
Men regelt hier het gebruik van alle
soorten hulpmiddelen, materialen en
voorschriften.
_
Alles wordt nog eens netjes op een rij
gezet vooraleer te starten.
e. Realisatiefase:
_
Centraal staat het maken, invoeren,
implementeren en uitvoeren van het
projectresultaat.
f. Nazorgfase:
_
Men gaat hier het projectresultaat in
zijn toepassing opvolgen, maximaliseren
door storingen, klachten en onderhoud
te minimaliseren, kortom
BEHEERSEN.
De beheerscyclus.
_
1. project in werkelijkheid;
_
2. opvolgen ( stand van zaken:
actuele stand van het project);
3. vergelijken;
4. bijsturen of herplannen;
5. stoppen.
_
_
_
Conflicthantering bij PMW:
7 gouden regels.
_
_
_
_
1. Vorm een duidelijk beeld van het door u
waargenomen conflict.
2. Onderzoek nauwkeurig uw rol als
teamleider: moet u het conflict al dan niet
oplossen?
3. Voer geen individuele gesprekken, maar laat
beide betrokkenen bij u komen voor een
gesprek onder zes ogen.
4. Bevorder en eis dat er over het conflict
gepraat wordt en tot een oplossing gekomen
worden.
Conflicthantering bij PMW:
7 gouden regels.
_
_
_
5. Begeleid het gesprek waarbij u als
teamleider een neutrale houding aanneemt.
6. Beëndig de bijeenkomst nooit zonder dat er
een resultaat bereikt is.
7. Onderstreep dat de bijlegging van het
conflict een zaak van de betrokken
projectmedewerkers is en dat zij voor het
welslagen verantwoordelijk zijn.
Oorzaken voor het mislukken van een project.
Onbekwame teamleden.
_ Onduidelijke doelen.
_ Veranderingen tijdens het trajectplan.
_ Ruzie en conflicten.
_ Te veel of te weinig controle.
_ Tijdsgebrek.
_ Onduidelijke medewerking van de
opdrachtgever(s).
Ongepaste afwezigheden van de voornaamste
teamleden.
_
_
Onze website: WWW.CKZLIMBURG.BE