Mag een werkgever de e-mails van zijn personeel

Mag een werkgever de e-mails van
zijn personeel controleren? (1)
In welke gevallen mag de
werkgever het gebruik van
internet en e-mail van zijn
personeel controleren?
Deze controle is in vier gevallen
toegestaan:
- om ongeoorloofde of lasterlijke
feiten, zij die strijdig zijn met de goede zeden zoals
het raadplegen van xenofobe, pornografische of
pedofiele websites, te voorkomen;
- om de commerciële belangen van de onderneming
te beschermen (bijvoorbeeld wanneer een werknemer vertrouwelijke gegevens of beroepsgeheimen
per e-mail aan onbevoegde derden overmaakt);
- om te waken over de goede technische werking
van de IT-netwerksystemen van de onderneming
( bijvoorbeeld wanneer een inkomende mail een
virus of een volumineus bestand bevat dat het
netwerk van de onderneming overbelast);
- om gebruik van internet en e-mail te vermijden
dat niet overeenstemt met de regels die door de
onderneming werden bepaald (internet policy),
zoals overmatig gebruik tijdens de werkuren.
Wat moet de werkgever doen die het gebruik
van Internet en e-mail van zijn werknemers wil
controleren?
Alvorens een controleprocedure in te stellen,
moet de werkgever de ondernemingsraad of,
bij ontstentenis ervan, het comité voor preventie
en bescherming op het werk of, bij ontstentenis
ervan, de vakbondsafvaardiging, of indien deze
ook niet aanwezig is, de werknemers, informeren
over de modaliteiten van de controle die hij in
zijn onderneming wil instellen. Iedere werknemer
moet ook geïnformeerd worden over de
gebruikslimieten van internet en e-mail, alsook over
de controlemodaliteiten en de toepasbare sancties.
Hoe de controle van de telecommunicatie van
zijn werknemers uitvoeren?
Vooreerst de globale gegevens van de
onderneming verzamelen.
De werkgever mag de werknemers die voor ieder
internet- of e-mailgebruik verantwoordelijk zijn, niet
systematisch identificeren. In een eerste periode
moet hij zich beperken tot het verzamelen van
de globale gegevens van de onderneming. De
verzameling kan betrekking hebben op het aantal
en het volume van de uitgewisselde mails, de duur
van de internetverbinding van iedere werkpost en
de lijst van de websites die door het personeel
geraadpleegd werden, maar zonder een verband te
kunnen leggen met een welbepaalde werknemer.
Vervolgens de werknemer(s) identificeren die
voor de betwiste internetraadplegingen of emails verantwoordelijk zijn
Wanneer de werkgever een anomalie vaststelt bij de
Het gesprek moet plaatshebben vóór iedere
beslissing of evaluatie die de werknemer individueel
kan treffen. In geval van schorsing van de uitvoering
van de arbeidsovereenkomst om welke reden dan
ook (jaarlijkse vakantie, ziekte, enz.) is dit gesprek
vóór iedere beslissing of evaluatie niet vereist.
In welke gevallen mag de werkgever de inhoud
van de mails controleren?
Wanneer de mail een beroepsmatig karakter heeft
dat door de werknemer niet in twijfel wordt getrokken,
mag de werkgever zonder enige formaliteit kennis
nemen van de inhoud. De goede werking van de
onderneming moet gewaarborgd blijven.
De zaken liggen anders voor mails met privékarakter. Enkel de gegevens van de persoonlijke
mails (identiteit van de betrokkenen, omvang van het
bericht en zijn bijlagen) mogen geïndividualiseerd
worden. De inhoud van de persoonlijke mails mag
nooit gecontroleerd worden door de werkgever,
behalve in volgende gevallen:
- wanneer alle personen die bij de communicatie
betrokken zijn (en zeker de werknemer) vooraf hun
toestemming verlenen,
- wanneer de kennisname van de inhoud als enig
doel heeft de goede werking van het netwerk te
verzekeren¸ (virussen, te omvangrijke bestanden),
- wanneer men zich in een noodtoestand bevindt,
namelijk een crisissituatie waarbij niet kennis
nemen van de inhoud gevolgen heeft die nefaster
zijn dan de inbreuk op het verbod de inhoud van
de mails te raadplegen. Deze noodtoestand kan
door de werkgever ingeroepen worden wanneer de
werknemer zich schuldig maakt aan een bijzonder
ernstige inbreuk ( zoals het ontvangen of verzenden
van pedofiele afbeeldingen of het onthullen van
fabrieksgeheimen).
Groep S - Sociaal Secretariaat stelt een model
van arbeidsreglement ter beschikking dat de
gebruikslimieten van internet en e-mail vastlegt.
periodieke raadpleging van de globale gegevens
die in de onderneming verzameld werden, kan hij,
vertrekkend van deze globale gegevens, overgaan
tot directe identificatie van de werknemers die voor
deze anomalie verantwoordelijk zijn wanneer het
doel van de controle erin bestaat:
- ongeoorloofde of lasterlijke feiten, zij die strijdig
zijn met de goede zeden te voorkomen,
- de economische belangen van de onderneming te
beschermen,
- of de veiligheid van de IT-systemen te verzekeren.
De geïdentificeerde werknemer heeft het recht
een individuele klacht in te dienen waarbij hij op
zijn aanvraag bijgestaan kan worden door een
vakbondsafgevaardigde.
Wanneer de werkgever de bedoeling heeft te
controleren of de regels van de onderneming
inzake internet- en e-mailgebruik worden nageleefd,
moet hij een procedure van indirecte identificatie
volgen.
Hij moet zijn personeel ervan in kennis stellen
dat er onregelmatigheden werden vastgesteld bij
het gebruik van de telecommunicatie en dat, in
geval van herhaling, overgegaan zal worden tot
identificatie van de verantwoordelijke werknemers.
De werkgever moet ook de regels en limieten inzake
het gebruik van internet en e-mail herinneren.
In geval van herhaling mag de werkgever de
verantwoordelijke werknemers identificeren en moet
hij hen uitnodigen voor een persoonlijk gesprek.
Het doel van dit gesprek is de werknemer
de mogelijkheid te geven zijn gebruik van de
elektronische onlinecommunicatiemiddelen nader
te verklaren. De werknemer kan, indien hij dit wenst,
bijgestaan worden door een vakbondsafgevaardigde.
(1) Collectieve arbeidsovereenkomst nr. 81 van de Nationale
Arbeidsraad tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer van
de werknemers ten opzichte van de controle op de elektronische
onlinecommunicatiegegevens reglementeert de controle door
de werkgever op het gebruik van Internet en e-mail door zijn
personeel.
Florence Wairy
Juridisch adviseur
MEER INFO:
Voor Limburg en Antwerpen
Voor Oost- en West-Vlaanderen
Voor Vlaams Brabant
Voor Brussel
Marketing afdeling
Communicatie/Persrelaties
Kantoor in Parijs
Filip Verheecke
Yves Vandaele
Ronny Van Looy
Vincent Damseaux
Rosita Sergeant
Else van Soest
Alexandre Le Berre
Tel.: 32 2 507 16 78
Tel.: 32 56 27 04 10
Tel.: 32 16 28 46 51
Tel.: 32 2 507 16 33
Tel.: 32 2 507 17 40
Tel.: 32 2 507 19 28
Tel.: 00 33 632 33 66 91
gsm: 0475 97 80 59
gsm: 0475 63 48 50
gsm: 0496 41 81 66
gsm: 0477 32 80 50
Groep S - Sociaal Secretariaat VZW, erkend sociaal secretariaat voor werkgevers (nr. 100 - MB 7/03/1946)
[email protected]
RRP 0407.214.017
v/db - Groep S