richtlijnen - Vlaamse Gemeenschapscommissie

RICHTLIJNEN
1. Doelgroepen voor gebruik fietsen VGC-sportdienst
Organisaties gevestigd in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest die onderdeel uitmaken van de Vlaamse
Gemeenschapscommissie of die gesubsidieerd en/of erkend zijn door de VGC, aangevuld met Brusselse
gemeentelijke diensten, kunnen tegen een voordelig tarief fietsen uitlenen in het kader van een sportieve
activiteit met een Nederlandstalig karakter. Er kunnen zowel kinderfietsen als stadsfietsen voor
volwassenen als BMX’en worden ontleend.
2. Beperkt aantal fietsen
Voor activiteiten van maximaal 1 dag (vb. sportdag op school) kunnen maximaal 16 fietsen aangevraagd
worden. Voor sportieve activiteiten van meerdere dagen tot maximaal 1 week, kunnen er maximaal 10
fietsen worden aangevraagd.
3. Aanvraagprocedure
De aanvrager richt een aanvraag op het daartoe bestemde formulier aan de VGC-sportdienst via mail
([email protected]).
Telefonische aanvragen komen niet in aanmerking.
Een geldige aanvraag moet minstens 2 weken voor de aangevraagde afhaaldatum worden ingediend.
De aanvraag vermeldt:
- De gegevens van de aanvrager waaruit blijkt dat deze voldoet aan de voorwaarden bepaald in punt
1.
- De gegevens van de activiteit (aard/omschrijving, plaats, verwachte opkomst)
- Een opsomming van de fietsen die de aanvrager wil gebruiken gebaseerd op de lijst met fietsen (zie
bijlage)
- De periode van gebruik
- De datum van ophalen en terugbrengen van de fietsen
Na ontvangst van de aanvraag op de Sportdienst ontvangt de aanvrager een schriftelijk antwoord waarin
vermeld wordt:
- voor welke fietsen het gebruik wordt toegestaan/geweigerd
- gedurende welke periode het gebruik wordt toegestaan
- de locatie waar de fietsen opgehaald en teruggebracht moeten worden
- het totaal te storten bedrag op het rekeningnummer van de Vlaamse Gemeenschapscommissie
BE10 0910 1711 8004: 3 EUR/fiets/dag. Dit bedrag dient minstens 1 week voor het begin van de
uitleen gestort te worden.
De aanvragen voor fietsen worden afgehandeld in volgorde van indiening en rekening houdend met de
aanvraagtermijn. Bij de toekenning van fietsen probeert men altijd zo veel mogelijk leners te bedienen, het
aantal fietsen per aanvraag kan bijgevolg beperkt worden.
Bij niet betalen binnen de gestelde termijn vervalt de reservatie. Uitzondering enkel mogelijk voor
organisaties die via bestelbon of dergelijke dienen te betalen en zo dus niet op voorhand kunnen betalen. Dit
dient duidelijk vermeld te worden bij de aanvraag.
Versie 5 maart 2015
1
4. Kostprijs van het gebruik
Per uitgeleende fiets zal er een kostprijs van 3 EUR/dag worden aangerekend. Bij schade, verlies of
diefstal van de fietsen worden de kosten doorgerekend aan de gebruiker. Zie punt 8.
5. Duur van het gebruik
Het gebruik wordt toegestaan voor een periode van maximum 10 dagen. De gebruiksperiode kan
uitzonderlijk verlengd worden mits de aanvrager een gemotiveerd verzoek indient op het daartoe bestemde
aanvraagformulier.
6. Het afhalen en terugbrengen
Het materiaal moet worden afgehaald en teruggebracht op de afgesproken locatie en data.
De gebruiker zorgt voor een veilig transport van de aangevraagde fietsen. Onder een veilig transport
verstaat de VGC-sportdienst:
- een voldoende grote vervoerswagen of aanhangwagen
o een geschrankte opstelling van de fietsen in de wagen zodat de achterversnellingen en
kaders niet beschadigd raken
o het vastmaken van de fietsen met spanbanden of riemen zodat ze niet kunnen kantelen
tijdens het transport
- afhaling van de fietsen ter plaatse met de gebruikers zelf
De VGC-sportdienst heeft het recht om de fietsen niet mee te geven aan de gebruiker wanneer de
vervoerswagen/aanhangwagen niet geschikt is voor een veilig transport van de fietsen.
De afhaler zorgt zelf voor het laden en lossen van de fietsen.
Toegestane fietsen die niet afgehaald werden op de afgesproken datum kunnen door de VGC-sportdienst ter
beschikking worden gesteld van andere activiteiten.
De afhaler dient bij afhaling in het bezit te zijn van de schriftelijke bevestiging van de VGC-sportdienst met
de toestemming voor het gebruik van de aangevraagde fietsen.
7. Richtlijnen bij het gebruik van de fietsen
Tijdens het gebruik van de fietsen moet de aanvrager de volgende richtlijnen naleven:
- Hij/zij moet voor de fietsen zorgen als een goede huisvader
- Hij/zij dient erop toe te zien dat de fietsen niet gebruikt worden voor andere activiteiten dan
fietstochten of fietslessen.
- In geen enkel geval mag hij/zij de fietsen overdragen, uitlenen, verhuren of ter beschikking stellen
van derden
- Hij/zij moet de fietsen op de overeengekomen datum en locatie terugbezorgen: hierbij worden de
fietsen persoonlijk aan een medewerker van de VGC-sportdienst overhandigd. Bij het zomaar
achterlaten van fietsen kan de VGC-sportdienst een sanctie treffen.
- Hij/zij moet na gebruik de gebreken aan de fietsen doorgeven zodat deze in orde gezet kunnen
worden
De niet-naleving van deze bepalingen geeft aanleiding tot uitsluiting van het gebruik van de fietsen.
8. Verantwoordelijkheid aanvrager
Tijdens de gebruiksperiode is de aanvrager volledig en onvervreemdbaar verantwoordelijk voor de
aangevraagde fietsen.
Bij schade, diefstal, verlies of vernietiging moet de aanvrager de volgende procedure naleven:
- op de eerstvolgende werkdag wordt de VGC-sportdienst telefonisch of per mail op de hoogte
gebracht van de aard van de problemen
- in geval van diefstal wordt daarvan onmiddellijk aangifte gedaan bij de politie en een dubbel van
het proces-verbaal wordt binnen de 2 werkdagen aan de VGC-sportdienst bezorgd.
Versie 5 maart 2015
2
9. Schade, verlies en diefstal
Elke fiets is voorzien van een kenteken bestaande uit 1 of meerdere letters en een getal. De gebruiker ziet
erop toe dat de fietsen gesloten worden ter preventie van diefstal.
De VGC-sportdienst zal de kosten die voortvloeien uit de schade, de diefstal of het verlies van de ter
beschikking gestelde fietsen, van de aanvrager terugvorderen:
- bij schade: de herstellingskosten
- bij verlies, diefstal of vernietiging: waarde van een nieuwe fiets
10. Varia
-
De VGC-sportdienst kan niet aansprakelijk worden gesteld voor ongevallen, lichamelijke letsels of
andere schade die voortvloeien uit het gebruik of misbruik van de fietsen.
-
In uitzonderlijke omstandigheden kan de VGC-sportdienst een verstrekte toestemming herroepen
en de ter beschikking gestelde fietsen terugvorderen.
-
Door het in ontvangst nemen van de fietsen verklaart de gebruiker zich akkoord met deze richtlijn
voor het gebruik van de fietsen en waarborgt hij de naleving ervan.
-
Er kan geen aanleiding zijn tot schadevergoeding indien toegezegd materiaal op het ogenblik van
de afhaling niet beschikbaar is.
-
Er kan geen aanleiding zijn tot schadevergoeding indien toegezegd materiaal niet op het voorziene
tijdstip werd afgehaald.
-
De gebruiker zorgt zelf voor (een) fietspomp(en), reservemateriaal e.d. voor pech onderweg of het
bijpompen van de banden in de loop van de activiteit(en).
Contact
VGC-sportdienst (Brussel)
Tel. 02 563 05 14
[email protected]
Versie 5 maart 2015
3
Bijlage: Lijst fietsen
FIETSEN
STADSFIETSEN VOLWASSENEN
VGC Sporthal Koekelberg - Felix Vande Sandestraat 15, Koekelberg
- 6 Herenfietsen
- 4 Damesfietsen
KINDERFIETSEN
Emile Jacqmainlaan 135, Brussel
- 7 hele kleine kaders 16”  voor lichaamslengte ±100-120cm (4-7 jaar)
- 6 kleinere kaders 20”  voor lichaamslengte ±120-135cm (7-9 jaar)
- 9 grotere kaders 24”  voor lichaamslengte ±130-145cm (9-14 jaar)
BMX’EN
VGC Sporthal Koekelberg - Felix Vande Sandestraat 15, Koekelberg
- 10 BMX’en
Versie 5 maart 2015
4