Combinatiefunctie Vertrouwenspersoon Integriteit en Ongewenste

a c ht e rgrond
Combinatiefunctie Vertrouwenspersoon
en Ongewenste Omgangsvormen Is het
Opvallend vaak stellen vertrouwenspersonen en andere functionarissen in het
integriteitveld dezelfde vraag: “Kan de vertrouwenspersoon worden ingezet op
zowel het onderwerp integriteit als ongewenste omgangsvormen, of is het toch
beter om per vakgebied een aparte vertrouwenspersoon aan te stellen”?
drs. S. Spoor, Nyenrode Business Universiteit
mr. E. Sinnema, Bureau Integriteitsbevordering Openbare Sector (BIOS) van het CAOP
V
Het biedt namelijk meer voordelen dan nadelen als een
vertrouwenspersoon voor medewerkers aanspreekbaar is
voor integriteitskwesties én kwesties met betrekking tot
ongewenste omgangsvormen. De verschillen die voortvloeien uit beide vakgebieden worden besproken, maar
deze verschillen sluiten de combinatiefunctie niet uit.
Integendeel zelfs: in het vertrouwenswerk zijn vooral
overeenkomsten waardoor een zogenaamde gecombineerde vertrouwenspersoon (de VPI&O) uiteindelijk de
voorkeur heeft.
medewerker ‘ergens’ mee zit, of dit nu ongewenste
omgangsvormen betreft of een integriteitskwestie, dan
kan de medewerker zich bij één loket melden en geholpen worden.
In de praktijk blijkt overigens dat medewerkers zich
gewoon melden bij de vertrouwenspersoon en zich daarbij niet te veel storen aan het bordje boven het loket van
de vertrouwenspersoon, VPI, VPOO of VPIO. Vaak weten
zij ook (nog) niet in welk hokje hun probleem precies
thuishoort. Medewerkers maken het onderscheid tussen
integriteit, ongewenste omgangsvormen en bijvoorbeeld
een arbeidsprobleem niet scherp en kunnen dit ook vaak
niet. Het onderscheid is voor deskundigen al lastig, laat
staan voor de medewerker die opeens met een ongewenste situatie wordt geconfronteerd. Daarbij komt nog
dat er niet zelden een combinatie van genoemde problemen aan de orde is.
Bij een vertrouwenspersoon die een combinatiefunctie
vervult, hoeft een medewerker niet te worden doorverwezen naar een andere vertrouwenspersoon. Dit doorverwijzen is voor medewerkers heel vervelend. Iemand die eindelijk de moed verzameld heeft om zijn verhaal te doen,
krijgt te horen dat hij niet bij de juiste vertrouwenspersoon is en moet naar zijn idee weer opnieuw beginnen.
Het benoemen van het soort probleem (integriteit, ongewenste omgangsvormen, arbeidsprobleem) moet daarom
niet bij de medewerker worden gelegd maar bij iemand
die er wél verstand van heeft; de gecombineerde vertrouwenspersoon in dit geval.
Argumenten voor de combifunctie
Ervaring en deskundigheid
ertrouwenspersonen kunnen in principe de
twee vakgebieden, Integriteit en Ongewenste
Omgangsvormen, goed combineren. Het is
daarbij wel een essentiële voorwaarde dat vertrouwenspersonen goed worden opgeleid, want anders
voorzien wij problemen. Naast het aanleren van de benodigde basisvaardigheden die voor elke vertrouwenspersoon een must zijn, speelt het belang van een goede scholing bij de gecombineerde vertrouwenspersonen nog
meer. Zij moeten namelijk op twee vakgebieden kennis
opdoen en er zijn accentverschillen in de rol die de vertrouwenspersoon kan spelen op het gebied van integriteit
of ongewenste omgangsvormen. Wij sluiten ons van
harte aan bij recente artikelen over het belang tot professionalisering van de vertrouwenspersoon. Eigenlijk is dit
artikel een pleidooi voor zowel de combinatie van vertrouwenspersonen als voor de professionalisering van het
vertrouwenspersoonwerk.
Een ander belangrijk voordeel van de combinatiefunctie
is dat vertrouwenspersonen meer gesprekken voeren als
ze op beide vakgebieden werkzaam zijn, en zo meer ervaring opdoen en dus professioneler worden. Zeker in
kleine organisaties merken we dat vertrouwenspersonen
weinig aanloop hebben. Maar ook in grotere organisaties
lijkt dit ‘probleem’ soms aan de orde te zijn. Dat mede-
Eén loket is laagdrempelig
Ook grotere organisaties met meerdere vertrouwenspersonen kiezen steeds vaker voor gecombineerde vertrouwenspersonen. Belangrijkste argument hiervoor is dat de
organisatie de drempel om problemen te bespreken zo
laag mogelijk wil maken voor de medewerker. Als de
30
n Integriteit
t mogelijk, is het wenselijk?
werkers niet naar de vertrouwenspersoon gaan, kan overigens allerlei redenen hebben. Dit hoeft bijvoorbeeld
niet te betekenen dat er ‘niets gebeurt’ in de organisatie.
De cultuur binnen de organisatie (open of gesloten), de
meldstructuur van de organisatie en soms zelfs de vertrouwenspersoon zelf (bijvoorbeeld niet goed gepositioneerd of niet vertrouwenwekkend genoeg) kan drempelverhogend werken waardoor de vertrouwenspersoon
geen aanloop heeft. Maar dit terzijde. Hoe meer ervaring
een vertrouwenspersoon op kan doen, hoe beter hij zal
worden. Door beide vakgebieden te combineren is er
meer kans op gesprekken, en dus meer kans op ontwikkeling voor de vertrouwenspersoon. En dat komt alle partijen ten goede.
len tussen de VPI en de VPOO. Het eerste argument heeft
te maken met de regie over het probleem. Op gebied van
ongewenste omgangsvormen heeft de medewerker zelf
in eerste instantie een probleem (als ‘slachtoffer’). De
medewerker is bijvoorbeeld zelf gepest of geïntimideerd.
Bij integriteitskwesties heeft vaak de organisatie (als
benadeelde) in eerste instantie een probleem. Er zijn
bedrijfsmiddelen gestolen, er is sprake van belangenverstrengeling, er is gefraudeerd etc. De meldende medewerker is niet het slachtoffer maar fungeert ‘slechts’ als
getuige. In de praktijk ligt dit uiteraard genuanceerder
omdat beide vormen van ongewenst gedrag problemen
kunnen opleveren voor zowel organisatie als medewerkers in de omgeving van het incident.
Kostenbesparing
Aangezien bij ongewenste omgangsvormen de medewerker zelf in eerste instantie ‘lijdend voorwerp’ is, heeft de
medewerker in principe altijd de regie over wat er
gebeurt met zijn probleem. Bepalend is wat de medewerker wil doen; de medewerker bepaalt of hij dit alleen met
de vertrouwenspersoon wil bespreken, met degene die
het probleem heeft veroorzaakt of een officiële klacht wil
indienen. Bij meldingen van integriteitsschendingen
bepaalt de organisatie (als primair slachtoffer) wat zij met
de melding doet en op welke manier zij dit doet. Als er
eenmaal gemeld is, betekent dit dus dat de melder niet
meer de volledige regie heeft en het proces niet (helemaal)
bepaalt.
Dit verschil in de mate waarop de medewerker de regie
heeft is aanwezig, maar dit is geen reden om verschillende vertrouwenspersonen voor elk gebied aan te stel-
Zeker voor een kleine organisatie levert een gecombineerde vertrouwensfunctie een kostenbesparing op. Dit is
vaak een belangrijke reden om de vertrouwenspersoon op
beide gebieden in te zetten. Er hoeft maar één soort vertrouwenspersoon te worden opgeleid en de benodigde
voorzieningen als een mobiele telefoon te krijgen etc.
Daarnaast is het voor kleine organisaties vaak lastig om
een (goede) vertrouwenspersoon te vinden, laat staan twee.
Veel gehoorde argumenten
tegen de combifunctie
Mate van regie – slachtoffer of getuige
Enkele veel gehoorde argumenten tegen een gecombineerde vertrouwenspersoon hangen samen met verschil-
31
HRO 03-12 31
26-04-12 11:10
Medewerkers zoeken in de praktijk een vertrouwenspersoon uit
die ze vertrouwen, die toegankelijk is en die goed kan luisteren.
afweging waarbij de belangen van de medewerker vanzelfsprekend zwaar meewegen – zelf tot een interne melding moeten overgaan.
len. Afhankelijk van het soort probleem adviseert de vertrouwenspersoon over de betreffende procedure, de mate
van regie en de consequenties van een en ander. Voor de
medewerker zelf is het geen issue dat het bij een ander
soort probleem anders zou lopen.
Empathie
Een laatste verschil dat soms gebruikt wordt als argument tegen de combinatiefunctie is dat bij integriteitskwesties een ander ‘soort’ vertrouwenspersoon hoort dan
bij ongewenste omgangsvormen. Dit heeft dan te maken
met het feit dat bij ongewenste omgangsvormen vaak
sprake is van emoties bij het ‘slachtoffer’ waardoor de
nadruk zou liggen op empathie en inlevingsvermogen
van de vertrouwenspersoon. Bij integriteit zou het
‘slechts’ de organisatie betreffen, zodat het empathisch
vermogen van de vertrouwenspersoon minder relevant
zou zijn. Tóch zal de vertrouwenspersoon merken dat
ook bij medewerkers die een integriteitskwestie aankaarten, empathie en inlevingsvermogen heel belangrijk is.
Ook deze medewerkers kunnen emotioneel zijn over wat
zij gezien of ervaren hebben. Bovendien kan op de achtergrond meespelen dat medewerkers weten dat het met
veel klokkenluiders niet goed is afgelopen en zij vrezen
voor represailles van collega’s of de organisatie. Kortom,
ook deze medewerkers zullen het inlevingsvermogen,
het begrip en de steun van de vertrouwenspersoon nodig
hebben. Weliswaar wellicht vanuit een andere invalshoek
maar ook hier vooral overeenkomsten in plaats van
(onoverkomelijke) verschillen
Vertrouwelijkheid
Het tweede argument dat tegen een gecombineerde vertrouwenspersoon zou pleiten, is de mate van vertrouwelijkheid die de vertrouwenspersoon kan bieden. Dit probleem speelt in eerste instantie bij ambtenaren, of
medewerkers die gelet op hun werkzaamheden als ambtenaren worden aangemerkt. Dit heeft te maken met het
feit dat op ambtenaren de verplichting rust om aangifte
te doen bij politie en justitie van bepaalde (ambts)misdrijven. In de meeste interne meldprocedures (ook voor
niet ambtenaren) is tevens een meldverplichting opgelegd als er sprake is van een vermoeden van een ernstige
integriteitsschending/misstand. Dit betekent dat medewerkers in beginsel kunnen kiezen om al dan niet melding te maken van een integriteitsschending/misstand,
maar dat er ook een categorie integriteitsschendingen/
misstanden zijn die zo ernstig zijn, dat ze er intern melding van moeten doen. Als zo’n ernstige kwestie besproken wordt met de vertrouwenspersoon, dan zou de vertrouwenspersoon in het uiterste geval zelf het feit
moeten melden als de medewerker dit niet wil doen. Dit
komt doordat de vertrouwenspersoon vaak zelf ook ambtenaar/medewerker is en op hem dezelfde meldplicht
rust.
Het feit dat er bij integriteit meer kwesties zijn waarbij
de vertrouwelijkheid niet voor 100% is te garanderen
door de vertrouwenspersoon, is echter geen reden om
geen gecombineerde vertrouwenspersonen aan te stellen.
Het is vooral van belang dat de vertrouwenspersoon op
de hoogte is van dit verhoogde risico en hier goed mee
kan omgaan. Dit pleit dan overigens weer voor een goed
opgeleide vertrouwenspersoon.
Verder moet het aspect rondom de vertrouwelijkheid ook
niet groter gemaakt worden dan het feitelijk is. De meeste
medewerkers gaan naar een vertrouwenspersoon om hun
verhaal kwijt te kunnen, met iemand te kunnen sparren
of advies te krijgen en in veel gevallen is er daarbij geen
sprake van een ernstige en/of meldingswaardige kwestie,
laat staan dat het een feit betreft waardoor er een meldplicht bestaat en de vertrouwelijkheid wordt bedreigd.
Tot slot moet niet vergeten worden dat een eventuele
meldplicht dus in eerste instantie rust op de medewerker
zélf. Pas als de medewerker echt geen melding wil doen,
zal de vertrouwenspersoon mogelijk – na een morele
Overeenkomsten in vertrouwenswerk
Ondanks de genoemde verschillen in de rol die de vertrouwenspersoon kan vervullen al naar gelang het probleem, zijn er zoals gezegd vooral overeenkomsten te
benoemen. Een aantal kwam al aan de orde. De basisvaardigheden voor een vertrouwenspersoon zijn dat hij goed
kan luisteren, een gesprek kan voeren en kan adviseren.
Dat is de kern van het vertrouwenspersoonwerk, ongeacht het vakgebied.
Medewerkers zoeken in de praktijk een vertrouwenspersoon uit die ze vertrouwen, die toegankelijk is en die
goed kan luisteren. Ook spelen persoonlijke eigenschappen, het geslacht, de plek in de organisatie en soortgelijke criteria mee. Het is dus vooral de persoon die van
belang is.
Vertrouwenspersonen zijn er voor de medewerker die te
maken heeft met ongewenst gedrag (of het nou ongewenste omgangsvormen of integriteit is) binnen zijn
organisatie. De vertrouwenspersoon heeft een luisterend
oor, is vraagbaak, steunpunt, adviseur voor de medewerker. Een goede vertrouwenspersoon heeft de kennis en
32
HRO 03-12 32
26-04-12 11:10
Conclusie
ervaring om de medewerker te helpen zijn probleem te
analyseren (wat speelt er?), te duiden (wat is de aard van
het probleem?), en te helpen vervolgstappen te zetten
(aanspreken, doorverwijzen, melding of klacht doen,
zich erbij neerleggen etc.). Dit alles geldt voor beide vakgebieden.
Er zijn geen principiële zaken die maken dat de vertrouwenspersoon niet zowel integriteitskwesties als problemen rond ongewenste omgangsvormen kan bespreken.
Het vertrouwenswerk is voor elke vertrouwenspersoon
hetzelfde, met hier en daar accentverschillen. Wij zien als
belangrijkste voordeel van de combinatiefunctie dat dit
de drempel verlaagt voor medewerkers om een probleem
voor te leggen, of een kwestie te melden. En dat is precies
waarvoor de meldprocedures zijn gemaakt en vertrouwenspersonen zijn aangesteld.
Het succes van de vertrouwenspersoon zit hem in de
praktijk vooral in de professionaliteit; vandaar het pleidooi voor goede scholing waarbij gewerkt wordt aan het
bijbrengen van kennis en het ontwikkelen van de benodigde competenties. Dit betekent voor de organisaties die
te licht denken over het inrichten van het vertrouwenswerk dat zij een kans laten liggen. De vertrouwenspersoon is immers vaak het eerste aanspreekpunt bij ongewenst gedrag en is om die reden een belangrijke schakel
in het voorkomen en oplossen van misstanden in de
organisatie. Investeren in vertrouwenswerk loont!
De kerntaken en rollen van de vertrouwenspersoon zijn
dus eigenlijk voor het grootste gedeelte hetzelfde voor
iedere vertrouwenspersoon, ongeacht zijn vakgebied(en).
De competenties die voor iedere vertrouwenspersoon van
belang zijn:
• Levenservaring en integriteit.
• Evenwichtige persoonlijkheid.
• Reflecteren op het eigen gedrag en dat van de ander.
• Onafhankelijkheid.
• Inzicht in de context waarbinnen, en de wijze waarop,
ongewenste gedragsvormen en ander niet-integer
gedrag binnen een organisatie plaatsvinden en hoe je
dit kunt bespreken/bespreekbaar maken.
• Goede analyse van het probleem kunnen maken en
hieraan de juiste vervolgactie te koppelen.
• Toegankelijk en bereikbaar.
• Professionele afstand tot het gespreksonderwerp en de
gesprekspartner bewaren en tegelijkertijd toch betrokken en empathisch blijven.
Meer informatie op : www.integriteitoverheid.nl
33
HRO 03-12 33
26-04-12 11:10