Meer met minder, het kan!

Nummer 1 - uitgave februari 2014.
In deze tweemaandelijkse publicatie worden
spraakmakende In voor zorg-trajecten uitgelicht.
Meer met minder, het kan!
Succesvol veranderen in de langdurige zorg
De langdurige zorg bevindt zich in een stroomversnelling van veranderingen:
• de omgeving verandert snel en stelt andere eisen aan organisaties;
• de financiering en de daaraan verbonden eisen wijzigen;
• verantwoordelijkheid komt meer bij de cliënt en diens omgeving voordat
professionele zorg in beeld komt.
In deze uitgave lichten we vier organisaties uit die samen met
In voor zorg! concrete stappen gezet hebben om de zorg (opnieuw)
in te richten. We staan in vogelvlucht stil bij hun veranderopgave
en de resultaten. Alle vier de organisaties zijn beter toegerust om
toekomstige vragen van de samenleving te faciliteren. Medewerkers, managers en bestuurders willen niet meer terug.
Stichting Het Spectrum: Lagere arbeidskosten,
meer tevreden bewoners door Domotica
Novadic-Kentron: Beslisboom leidt tot efficiëntere en effectievere zorg
Stichting De Waalboog: Slim organiseren (lean & mean)
Boogh: Gericht aandacht besteden aan omgeving en
reputatie levert meerwaarde op
Kijk voor meer informatie op www.invoorzorg.nl
In voor zorg! is een programma voor de langdurige zorg van
Vilans en het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.
Dit programma helpt zorgorganisaties om de langdurige zorg
klaar te maken voor de toekomst. Met het motto meer met
minder: met minder mensen en middelen meer cliënten
helpen, mét behoud van kwaliteit.
Stichting Het Spectrum
Lagere arbeidskosten, meer tevreden bewoners door domotica
Beleving van cliënten en medewerkers
Profiel
Het Spectrum biedt huisvesting, zorg- en dienstverlening aan
ouderen die zorg en ondersteuning nodig hebben. De stichting
bestaat uit verpleeghuis De Sterrenlanden en zorgcentra
Thureborgh, Vreedonk en De Prinsemarij. In zorgcentrum
Thureborgh krijgen cliënten verpleegzorg op de afdeling
Kleinschalig Wonen. In hospice De Patio verzorgen vrijwilligers
mensen in een terminale levensfase. Verpleeghuis De Sterrenlanden heeft een afdeling voor langdurige psychogeriatrische en
somatische zorg, een revalidatieafdeling, een palliatieve unit en
een afdeling dagbehandeling voor nog thuiswonende ouderen.
Veranderopgave
Het Spectrum wil met technologie aantoonbaar zinvol en
kostendekkend werken. Dit is omgeven door een geheel nieuwe
werkwijze met bijbehorende gedragsverandering. De basis
hiervoor is een nieuwe zorgvisie die zelfredzaamheid en
vitaliteit van cliënten zoveel mogelijk stimuleert. De technologie
is een middel om dit mogelijk te maken.
Tijdens het In voor zorg-project nam Het Spectrum de nieuwbouwlocatie De Prinsemarij in gebruik en benutte dit als pilot
voor de nieuwe manier van werken met technologie. Zo bereidt
Het Spectrum zich voor op het scheiden van wonen en zorg.
Resultaten
26% besparing op zorg- en
ondersteuningskosten in dag- en
avonduren in De Prinsemarij
90% besparing op arbeidskosten van
nachtzorg in De Prinsemarij
78% besparing op arbeidskosten van
receptie in De Prinsemarij
90 tot 95% van de cliënten zijn
zelfredzamer dan daarvoor
86% van de cliënten vindt het leven in de
nieuwe situatie, ondersteund met techniek,
even aangenaam of aangenamer dan
daarvoor *
70% van de cliënten beveelt het leven in
de Prinsemarij aan, 30% is neutraal of
minder positief
26%
90%
78%
95%
86%
70%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
*Het Spectrum meet de kwaliteit van leven op privacy, waardigheid, gezondheid,
lichamelijk comfort, fysieke mogelijkheden voor dagelijkse activiteiten,
autonomie, eigen regie, zinvolle dagbesteding, relaties, religie en veiligheid.
Kijk voor meer informatie op:
www.invoorzorg.nl of
Werken met domotica vinden cliënten moeilijk, maar er is een
grote sprong in hun zelfredzaamheid. Na invoering van
technologie ervaren zij een gelijke kwaliteit van leven.
Onderzoek onder cliënten laat zien dat ze:
• minder passief zijn,
• minder verveeld zijn,
• meer in hun eigen kracht staan,
• trots zijn op dingen die ze zelf kunnen.
Driekwart van de medewerkers is positief over domotica.
Niemand is negatief. Vooral herinneringen over medicijninname
en activiteitendeelname zorgen ervoor dat bewoners meer zelf
nadenken en initiatief nemen. Werken met domotica vinden
zorgmedewerkers handig. Vooral in de drukke ochtenduren
neemt de zorgpost werk uit handen.
Omvang verandering
De verandering manifesteert zich in nieuwbouwlocatie
De Prinsemarij. In deze zorgwoningen wonen 54 cliënten.
Hiervan ontvangen 48 bewoners verzorgingshuiszorg op basis
van ZZP 1 t/m 4. De rest woont gescheiden van zorg: zij gebruiken nog geen zorg of hebben alleen een thuiszorgindicatie.
Achtergrondinformatie
• Wilt u weten hoe er op arbeidskosten bespaard kan worden
door de inzet van domotica?
www.invoorzorg.nl/De-Vitaliserende-Zorginnovatie-Methode.
• Het Spectrum heeft gebruik gemaakt van de
Zorginnovatienavigator. Zorginstellingen, ketens en
regio-initiatieven kunnen hiermee een significante versnelling en kostenreductie realiseren in innovatie en implementatie: www.zorginnovatieboek.nl.
• Website Stichting Het Spectrum: www.hetspectrum.nl.
Novadic-Kentron
Beslisboom leidt tot efficiëntere en effectievere zorg
Profiel
Novadic-Kentron is een gespecialiseerde instelling voor
verslavingszorg in Noord-Brabant. Er werken ruim 1.100
medewerkers die zorg bieden aan ongeveer 10.000 cliënten.
Afhankelijk van de ernst en de aard van de problematiek biedt
Novadic-Kentron ambulante zorg, deeltijdzorg en klinische
zorg. Daarnaast verleent de instelling bemoei- en forensische
verslavingszorg.
Veranderopgave
Bij de centrale bureaudienst melden mensen zich aan en/of
stellen zij hun vragen over gezondheid en middelengebruik.
Door deze dienst verder te ontwikkelen en te professionaliseren
wil Novadic-Kentron:
• kortere wachttijden aan de telefoon;
•huidige no show van 18% omlaag brengen: mensen komen niet in contact met de zorgaanbieder omdat er lange wachttijden zijn aan de telefoon. Gevolg: men hangt op voordat er telefonisch een intake is gepland;
• intakes sneller inplannen om afglijden naar zwaardere zorg te voorkomen;
• preventief werken: 20 tot 30% van de cliënten naar de eerstelijnszorg begeleiden;
• kortere behandelingen en doorlooptijden in de zorg.
Deze doelen bereikt de instelling door:
• afhandelingprocedures van cliëntvragen aan te scherpen;
• sneller en gerichter in te grijpen;
• belscripts volgens de LEAN-methode te hanteren;
• te werken aan veranderend gedrag van medewerkers.
Aan deze veranderopgave liggen drie externe ontwikkelingen
ten grondslag:
1.veranderend zoekgedrag van de cliënt
meer online en telefonisch dan inlopen op locaties.
2.onder druk staande financiering van inloopspreekuren en centrale bureaudienst
gemeenten voelen zich niet verantwoordelijk om hiervoor te betalen.
3.keuze voor schaarste van de tweedelijns zorgverzekering
gefinancierde zorg vraagt om een betere selectie aan de poort, dus minder schaarse zorg zoals eerstelijnszorg
(basis GGZ), online zorg, AWBZ-zorg, forensische en
private zorg.
Kijk voor meer informatie op:
www.invoorzorg.nl of
Resultaten
84% van de telefoontjes wordt beantwoord
binnen 30 seconden (voorheen 40%)
84%
83% van de medewerkers werkt met het
nieuwe belscript: cliënten komen direct in
het juiste behandeltraject
83%
70% besparing: van 45 naar 12
medewerkers centrale bureaudienst:
hogere efficiëntie; minder geldverspilling
70%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
• beter bereik nieuwe doelgroepen door vermindering van het
no show-percentage
• 10% meer cliënten zijn behandeld in de eerstelijnszorg en
niet in schaarse zorg
Beleving van cliënten en medewerkers
Cliënten vinden de aanmelding prettig en vlot verlopen. Ze
voelen zich gesteund en serieus genomen. Hun mening over de
medewerkers? Ze zijn kundig, geven heldere uitleg, denken
goed mee en zijn eerlijk en oprecht. 92% van de cliënten beveelt
Novadic-Kentron aan. Het rapportcijfer steeg: in mei 2013 gaf
43% van de cliënten de instelling een 8 en 30% een 9. En in
november gaf 18% een 8 en 60% een 9.
Medewerkers ervaren een verschuiving in mindset bij zichzelf.
Dit komt door een betere agendadiscipline en meer eigen
verantwoordelijkheid bij hulp aan de cliënt.
Omvang verandering
De bureaudienst van Novadic-Kentron: van 45 naar
12 medewerkers.
Achtergrondinformatie
• Interesse in het belscript?:
www.invoorzorg.nl/Beslisboom-Novadic-Kentron
• Website Novadic-Kentron: www.novadic-kentron.nl
Stichting De Waalboog
Slim organiseren (lean & mean)
Profiel
De Waalboog is een organisatie voor zorg, welzijn en wonen.
Zij is er voor:
• senioren met verlies van lichamelijke en geestelijke
mogelijkheden;
• jongere mensen met dementeringsproblemen;
• mensen in de terminale fase van hun leven.
De Waalboog zet zich in voor bijna 600 cliënten. Dit doet zij met
ruim 1.000 medewerkers en 400 vrijwilligers, vanuit 5 locaties in
Nijmegen en één vestiging in Asten. De Waalboog biedt zowel
intramuraal als extramuraal, hoogwaardige en belevingsgerichte zorg aan.
Veranderopgave
De situatie bij De Waalboog vóór de verandering? Een dienstenstructuur, managementfilosofie en organisatie-inrichting die in
het huidige maatschappelijke en politieke klimaat niet efficiënt,
noch effectief is. De cultuur in de organisatie was controlerend
en topdown. Er moest een nieuwe balans komen tussen
controle en vertrouwen. De stichting wil dit bereiken door
zorgprofessionals meer eigen verantwoordelijkheid te geven:
samen met de cliënt bepalen wat nodig is. De Waalboog moet
klaar zijn voor de toekomst door:
• aanmoediging van regie bij cliënten,
• vormgeving van samenredzaamheid.
Dit bereikt de instelling door de hele organisatie opnieuw in te
richten. En daarbij overbodige protocollen, processen en
overlegvormen te schrappen. Werkwijzen en processen moeten
zorgprofessionals ondersteunen. Hiervoor volgde De Waalboog
vijf stappen:
1.Opruimen: van verspilling en onnodige handelingen.
2.Visiecirkel en kompas: geven richting en een toetsingskader voor het handelen.
3.Leiderschap: gericht op coaching, ontwikkeling en resultaat.
4.Samenhang: tussen strategie en uitvoering,
organisatiedoelen en teamdoelen.
5.Leren en ontwikkelen: continu samen, praktijkgericht leren.
Resultaten
de rol van familie en het sociale netwerk
van de cliënt is vergroot van 69% naar 88%
daling overhead van management en
ondersteuning binnen de dienst Wonen en
Zorg met 15% (van 5,5% naar 4,9%)
daling verzuimcijfer met 46% (8,24% in
februari 2013 en 4,44% in augustus 2013)
88%
15%
46%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
• 50% minder diensten waarin Zorg en Welzijn deelneemt
• 50% minder protocollen, richtlijnen en werkwijzen binnen de
dienst Zorg en Welzijn
• 50% minder projecten, commissies en werkgroepen met als
resultaat vermindering bureaucratie en vergroting flexibiliteit
Beleving van cliënten en medewerkers
Cliënten merken dat zorgprofessionals hen anders behandelen.
Er is ruimte om écht stil te staan bij hun behoeften. Niet alleen
hebben medewerkers meer rust en aandacht voor familie en
vrijwilligers, de familie is actiever betrokken bij de zorg.
Medewerkers ervaren een bewustwordingsproces. Zij vragen
zich steeds vaker af: dient dit de cliënt en de familie?
De zorgprofessionals maken belangrijke dingen ook echt
belangrijk. De zorg komt terug bij de zorgmedewerkers en zij
claimen en organiseren deze dan ook steeds meer. Er ontstaan
steeds nieuwe initiatieven die inspelen op eigen regie van de
cliënt en de familie. Er heerst nu een lerende cultuur waarbij
waardering en verbetering leidend zijn. De veranderingsbereidheid onder werknemers is groot.
Omvang verandering
De dienst Zorg en Welzijn van De Waalboog, getrokken door ruim
60 ambassadeurs vanuit alle hoeken van de organisatie.
De beweging bij andere diensten komt nu ook duidelijk op gang.
Achtergrondinformatie
• Ook aan de slag met ‘opruimen’ zoals De Waalboog dit
gedaan heeft? www.invoorzorg.nl/Toolkit-De-Opruimdienst
• Website Stichting De Waalboog: www.waalboog.nl
Kijk voor meer informatie op:
www.invoorzorg.nl of
Boogh
Gericht aandacht besteden aan omgeving en reputatie levert meerwaarde op
Profiel
Boogh is de specialist in begeleiding, behandeling, training en
re-integratie van mensen met hersenletsel, een lichamelijke
beperking of chronische ziekte. Doel van de instelling? Samen
met mensen de beste vorm van participatie in de samenleving
(terug) te vinden. Onder het motto: terug in je kracht. Bij Boogh
werken 160 medewerkers en 250 vrijwilligers die samen 1.000
cliënten ondersteunen.
Veranderopgave
Medewerkers en cliënten van Boogh zijn altijd al erg tevreden.
Ook financieel was er geen directe noodzaak, maar Boogh moet
een andere strategische koers varen door:
• veranderende marktomstandigheden,
• veranderende financiering: van 1 zorgkantoor naar meerdere gemeenten,
• toenemende concurrentie.
In voor zorg! ondersteunde Boogh bij de verandering van een
interngerichte organisatie naar een cliënt- en marktgerichte
organisatie met:
• een marktgerichte positionering,
• duurzame relaties met partners,
• verbreding van het dienstenaanbod,
• grote naamsbekendheid.
Boogh heeft hiertoe een cultuurverandering ingezet vanuit een
andere manier van werken. De verandering vraagt veel van
medewerkers in de dagelijkse dienstverlening, maar wordt
gedragen.
Resultaten
• heeft een sterkere marktpositie door beter aan te sluiten op
de participatievraag
• is doelmatiger, opbrengst bewuster en werkt efficiënter.
• meer omzet
• biedt meer en verbeterde diensten waarmee clienten een
trede hoger op de participatieladder komen
• werkt nauwer samen met gemeenten en collega-aanbieders
in de wijk: drie nieuwe locaties in de wijk met andere
aanbieders
• groei naambekendheid tot 75% bij verwijzers
Kijk voor meer informatie op:
www.invoorzorg.nl of
Beleving van de cliënten en medewerkers
Cliënten merken dat de nieuwe manier van werken gericht is
op participatie. Dit draagt bij aan:
• stimulering van cliënten om binnen hun mogelijkheden mee
te doen in de samenleving;
• ervaren meerwaarde in hun functioneren: cliënten leveren
een bijdrage aan producten die verkocht worden;
• het gevoel ‘er weer toe te doen’, wat leidt tot een groeiend
gevoel van eigenwaarde.
Zonder Boogh zijn cliënten veel vaker aangewezen op intramurale zorgorganisaties. Het kernproces van deze organisaties is
niet primair gericht op begeleiding op behoud van zelfredzaamheid en ontplooiing in de thuissituatie en in de samenleving.
Intramurale organisaties vormen een relatief dure oplossing.
Medewerkers zijn zich bewust van de noodzaak tot verandering.
Er is breed draagvlak intern binnen Boogh, maar ook extern
wordt de boodschap uitgedragen. Medewerkers beseffen dat zij
het visitekaartje zijn van Boogh. Wat doen medewerkers
anders?
• Er wordt sterker ingezet op relatiebeheer: zorgprofessionals
netwerken om in het vizier te komen bij gemeenten en
verwijzers.
• Er wordt doelgericht gewerkt aan een groeiende participatie
van cliënten.
• De betrokkenheid van medewerkers is groot: er is een breed
aanbod van diensten.
• 80% van de medewerkers kent het Boogh-profiel en kan
minimaal één praktijksituatie benoemen waarin de nieuwe
houding is toegepast.
Omvang verandering
Ruim 80% van de medewerkers was betrokken bij de verandering. Cliënten kregen tijdens het traject voortdurend informatie
over alle veranderingen die ze doormaken door externe
ontwikkelingen.
Achtergrondinformatie
• Ook werken aan een toekomstbestendige markpositie?
Hier ziet u hoe Boogh de transitie heeft gemaakt:
www.invoorzorg.nl/Route-naar-een-betere-marktpositie
• Hoe ervaren clienten productmatig werken?
www.invoorzorg.nl/boogh-productmatig-werken
• Website Boogh: www.boogh.nl