(Standaard) Commissie voorbladen griffi - Provincie Noord

Griffie
Commissie voor bestuur en middelen
Datum commissievergadering :
4 juli 2003
DIS-stuknummer
:
Behandelend ambtenaar
:
Dienst/afdeling
:
Nummer commissiestuk
:
Datum
:
Bijlagen
:
925207
drs. H. Immink
MCO
BM-0010
1 juli 2003
2
Onderwerp:
Afronding Horizonplanning 1999-2003
Voorstel van GS aan PS:
ter bespreking
ter kennisneming
ter vaststelling
Voorstel van het Presidium/Griffie:
ter bespreking
ter kennisneming
ter vaststelling
Griffier der Staten,
namens deze,
ing. A.J. Brul
Bijlage:
1. Samenvattend overzicht eindconclusies Horizonplanning
2. Overzicht onderwerpen stelpost Horizonplanning en daaraan gerelateerde formatie in relatie tot het
bestuursakkoord / Bijlage 3 Bouwstenen.
Notitie ten behoeve van de commissie voor bestuur en
middelen inzake afronding Horizonplanning 1999-2003
Inleiding
In 1999 is een start gemaakt met het niet langer structureel ramen van provinciale uitgaven. De vraag ‘waar
zetten we beleidsmatig op in?’ is immers aan veranderingen onder hevig; de ene periode vraagt een bepaald
beleidsterrein meer aandacht (zoals nu bijvoorbeeld de reconstructie) dan in een andere periode of kan het
accent binnen een beleidsonderdeel verschuiven. Iets dat nu actueel is en om een provinciale inzet vraagt, kan
over vier jaar minder van belang zijn. Indien de doelstellingen zijn gehaald kan de provinciale inzet worden
gestopt of tot een lager niveau worden teruggebracht of wordt de uitvoering overgenomen door andere
partijen. Het doel van Horizonplanning is dan ook niet zozeer het vrijspelen van financiële middelen of
formatie, maar het opnieuw afwegen van de beleidsmatige prioriteiten. Daaraan is de vraag gekoppeld of het
beleid waarop de afgelopen periode is ingezet succesvol is geweest (zijn de gestelde doelen en gewenste
maatschappelijke effecten bereikt) en is er ook een moment om het in gang gezette beleid bij te stellen op die
punten waar het beter kan. Indien doelstellingen zijn gehaald kan de uitvoering op een gewenst niveau
worden gecontinueerd of worden stopgezet; indien ingezet beleid niet succesvol blijkt, kan het worden
stopgezet of worden nieuwe mogelijkheden bezien om de doelstellingen alsnog te bereiken.
Het idee achter Horizonplanning vergt van de beleidsvoorbereiders en beleidsbepalers een omslag in het
denken en werken. Er moet vooraf beter nagedacht worden over het te bereiken doel en de gewenste
beleidseffecten, resultaten moeten meetbaar worden geformuleerd en gekoppeld worden aan financiële
middeleninzet en formatie. Het achteraf evalueren van de gewenste doelen en effecten is relatief nieuw.
Vanzelfsprekend werd ook in het verleden beleid geformuleerd waarbij doelstellingen en resultaten werden
benoemd, maar veelal gebeurde dit niet in meetbare termen en het achteraf constateren of doelen waren
bereikt, werd veelal overruled door direct nieuw beleid te formuleren. Het benoemen van gewenste
resultaten is overigens niet geheel nieuw. Denk hierbij alleen al aan de veranderingen die op subsidiegebied
hebben plaatsgevonden de afgelopen jaren in het kader van budgetsubsidiëring waarbij subsidies niet langer als
exploitatiedekking worden verstrekt, maar op basis van vooraf benoemde produkten of activiteiten.
In de afgelopen bestuursperiode is een eerste poging gedaan bovenstaande uitgangspunten in praktijk te
brengen. Dit vergde een behoorlijke inspanning van de organisatie en het toepassen was naast het evalueren
van beleid tevens gericht op het zoeken naar de juiste methode en het opdoen van ervaring met
Horizonplanning. De evaluatieperiode leverde veel leerpunten op die gebruikt zullen worden om een vervolg
te geven aan Horizonplanning in de toekomst.
De toepassing van horizonplanning betrof de onderwerpen uit de voorjaarsnota’s 1999 en 2000 (althans
voor zover beleidsvoorstellen na 2003 door konden lopen) en acht onderwerpen uit de voorjaarsnota 2001.
Deze laatst genoemde voorjaarsnota is een omslagpunt geweest in de keuze onderwerpen wel of niet onder
horizonplanning te laten vallen. Van de onderwerpen uit de voorjaarsnota 2002 heeft het accent gelegen op
afronding van beleid van de vorige bestuursperiode of zijn voorstellen, indien de aard daar aanleiding toe gaf,
structureel geraamd. Reservering op de stelpost zou ook niet zinvol zijn geweest omdat de evaluaties in de
tweede helft van 2002 zijn gestart; de periode van uitvoering zou dan te kort zijn om dit beleid te kunnen
evalueren.
Onderwerpen vallend onder horizonplanning omvatten slechts een zeer beperkt deel van de totale provinciale
beleidsuitvoering (in geld uitgedrukt € 25 mln. op een totale begroting van € 500 mln.)
Overigens is Horizonplanning slechts één van de instrumenten die te gebruiken is om invulling te geven aan
het evalueren en bijsturen van beleid. Ook andere instrumenten kunnen hierin een rol van betekenis spelen.
Het jaarverslag/de jaarrekening is het planning en control document bij uitstek om verantwoording af te
leggen over in het jaarplan gestelde doelen en prestaties. Ook het toepassen van ‘oud voor nieuw’, dat
inmiddels een vast onderdeel is bij integrale afweegmomenten, draagt ertoe bij dat nieuw beleid niet wordt
gestapeld op bestaand beleid door kritisch na te gaan welke bestaande taken en/of formatie kunnen vervallen.
-2-
Het proces tot nog toe
Zoals hiervoor reeds vermeld omvat de horizonplanning onderwerpen uit de voorjaarsnota’s 1999, 2000 en
2001. Deze onderwerpen zijn in het derde kwartaal 2002 geëvalueerd op basis van een evaluatiesystematiek
ontwikkeld in samenwerking met een extern bureau. Op basis van de zelfevaluaties is een rapport opgesteld
ten behoeve van de commissie beleidsevaluatie: ‘Brabant aan de Horizon, conclusies uit de zelfevaluaties van
de horizonplanning’ (ABA-0441). De commissie beleidsevaluatie, bestaande naast voorzitter professor
Nelissen, uit twee externe leden en zes leden van Provinciale Staten, heeft vervolgens in januari 2003 een
visitatieronde gehouden waarbij het doel was te beoordelen of de eindoordelen van de zelfevaluaties de
informatie geven die Provinciale Staten nodig hebben om te kunnen besluiten over voortzetting, bijstelling of
beëindiging van het beleid dat valt onder de horizonplanning. De commissie concludeerde dat de gekozen
zelfevaluatiemethodiek ten aanzien van een (te) groot aantal programma’s onvoldoende objectieve informatie
heeft opgeleverd over de concrete doelstellingen en bereikte effecten en dat de evaluaties derhalve niet tot
beargumenteerde, consistente, aantoonbare en objectieve informatie geleid hebben (ABA-0475 ‘Brabant
achter de Horizon’).
Op 28 februari is het rapport van de visitatiecommissie besproken in de commissie ABA waarbij de conclusies
uit het rapport zijn overgenomen. Daarbij is tevens afgesproken dat de evaluaties aan de nieuwe
statencommissies zullen worden voorgelegd, voorzien van een standpunt van GS om tot besluitvorming te
komen over de onderwerpen die vallen onder horizonplanning. Aan die toezegging wordt hierbij uitvoering
gegeven.
Besluitvorming beleid horizonplanning 1999-2003
Om tot een beargumenteerde besluitvorming te komen over de voortzetting van onderwerpen die onder de
horizonplanning vallen, hebben wij een koppeling gelegd met het Bestuursakkoord voor de periode 20032007. Dit akkoord geeft immers aan op welke beleidsonderdelen de komende vier jaar de accenten worden
gelegd. Indien beleid uit de vorige periode succesvol is geweest en past binnen de keuzes die in het
Bestuursakkoord zijn gemaakt, kan het onderwerp uit de horizonplanning worden voortgezet. Uiteraard is
hierbij de eerste voorwaarde dat het beleid, zoals dat in de vorige periode is uitgevoerd, positief scoort in de
zelfevaluatie. In de bijlage vindt u de uitwerking en de daaruit voortvloeiende conclusie van alle onderwerpen
die onder de stelpost Horizonplanning vallen (totale omvang € 25 mln. op jaarbasis).
De eindconclusies zijn opgenomen in het samenvattend overzicht Bijlage 1. Hoe deze slotconclusies tot stand
zijn gekomen, is aangegeven in de gedetailleerdere bijlage 2. Hierin is onder A per beleidsonderwerp allereerst
aangegeven voor welk specifiek project of activiteit de middelen in de periode 1999-2003 concreet zijn
ingezet gevolgd door de uitkomst zoals opgenomen in de zelfevaluatie op basis van de vijftien vragen. De
volledige zelfevaluaties liggen ter inzage bij de Griffie. Indien de conclusie van de zelfevaluatie was ‘niet
voortzetten’, vallen de middelen op de stelpost Horizonplanning vrij en worden toegevoegd aan de in te
zetten begrotingsruimte voor de uitwerking van het Bestuursakkoord. Indien de conclusie uit de zelfevaluatie
is ‘voortzetten’, is vervolgens bekeken of er een relatie is te leggen met het Bestuursakkoord en/of de
beleidsonderwerpen die opgenomen zijn in bijlage 3 van de Bouwstenen. Indien het beleidsonderwerp
terugkomt in deze documenten worden de middelen uit de stelpost Horizonplanning ingezet voor dat
onderdeel van het Bestuursakkoord. Zo niet, dan vallen de middelen uit de stelpost vrij ten gunste van de in
te zetten begrotingsruimte.
Aan de geëvalueerde onderwerpen zijn in sommige gevallen, naast de programmabudgetten, ook
formatieplaatsen toegekend in de voorjaarsnota's 1999-2001. Het grootste deel daarvan is structureel
geraamd en dus heeft voortzetting van het beleid nu geen financiële gevolgen voor de raming van de
personeelslasten. In sommige gevallen betreft het echter tijdelijke formatie (veelal t/m 2003). Indien deze
formatieplaatsen verlengd moeten worden of omgezet moeten worden in vaste formatie, zal hiertoe op de
gebruikelijke weg een voorstel aan uw staten worden voorgelegd (uitwerking BA).
Een overzicht van de met de geëvalueerde onderwerpen samenhangende formatie treft u aan in bijlage 2
onderdeel B. De conclusies die betrekking hebben op het onderdeel formatieplaatsen, zijn direct afgeleid uit
de slotconclusie over de programmatische lasten. In de tabel is deze verwijzing ook aangegeven.
-3-
Zoals reeds bekend, scoren de meeste onderwerpen in de zelfevaluatie positief. Tevens hebben alle geëvalueerde
onderwerpen op één na een relatie met het Bestuursakkoord of komt het onderwerp voor in de Bijlage 3 uit de
‘Bouwstenen bestuursperiode 2003-2007’. Dit leidt dan ook tot de slotsom dat slechts 1 van de 46 onderwerpen
de eindconclusie ‘Beëindigen’ heeft gekregen en dat alle overige onderwerpen in de komende periode zullen
worden voortgezet.
De beleidsinhoudelijke uitwerking van de voort te zetten horizonprojecten zal worden meegenomen bij de
uitwerking van het Bestuursakkoord. Hierbij gaat het met name om de invulling van de drie W-vragen. De
uitwerking van het Bestuursakkoord (bestaande uit voort te zetten horizonprojecten, de structurele
component van de Voorjaarsnota 2003 en de nieuwe beleidsonderwerpen in relatie tot het Bestuursakkoord)
wordt geagendeerd voor de commissievergaderingen van 10 oktober en de PS-vergadering van 7 november.
Toekomst Horizonplanning
Reeds eerder is aangegeven dat het proces van horizonplanning zoals dat in de afgelopen periode voor de
eerste keer heeft plaatsgevonden vooral een leerproces is geweest en een eerste ervaring met het stellen van
een termijn aan beleidsactiviteiten en de daaraan gekoppelde middelen. Achteraf kunnen we constateren dat
zowel provinciale medewerkers als bestuur en Staten positief staan tegenover dit aspect van de beleidscyclus
en het stellen van een termijn aan de inzet van middelen. Daarnaast is een expliciete beleidsevaluatie in het
duale stelsel een onmisbaar instrument voor uw staten om de controlerende taak goed uit te kunnen voeren.
De eerste ervaringen met horizonplanning in de afgelopen periode zijn wat dat betreft dan ook een zeer nuttig
leerproces gebleken.
Mede op basis van de conclusies van de commissie beleidsevaluatie, de behandelingen in de commissie ABA in
de vorige bestuursperiode en de ervaringen met de systematiek binnen de organisatie, zijn er een aantal
leerpunten naar voren gekomen die in de komende vier jaar gebruikt zullen worden om verder vorm te geven
aan beleidsevaluatie.
In het Bestuursakkoord is afgesproken om het principe van horizonplanning ook de komende periode voort te
zetten. Mede op basis van de ervaringen van de afgelopen periode zal worden bekeken hoe horizonplanning
deze periode voortgezet gaat worden.
Hiertoe zal als onderdeel van de uitwerking Bestuursakkoord een voorstel aan uw staten worden voorgelegd.
Bij de uitwerking van het Bestuursakkoord en in de eerste duale begroting 2004 zullen in ieder geval de te
bereiken doelen, de gewenste effecten, de concrete activiteiten en de hieraan gekoppelde middeleninzet een
prominente plaats krijgen.
's-Hertogenbosch, 1 juli 2003
Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant.
-4-