ChecklistVerbetering Poortwachter

Checklist Poortwachter
Voor bedrijven
Inhoudsopgave
Wat moet er gebeuren als een werknemer langdurig ziek wordt?
2
De belangrijkste rechten en plichten op een rij
4
De Wet Poortwachter: de vier actiepunten voor de werkgever
5
1. Aanpassingen in interne organisatie verzuimbegeleiding
6
2. Aanpassingen in contract met de arbodienst
8
3. Indien u uw loondoorbetalingsrisico heeft verzekerd:
check uw verzuimpolis
11
4. Indien u gebruik maakt van een reïntegratiebedrijf:
check het contract
12
© Projectgroep Aan ’t Werk januari 2005
Hoofdbedrijfschap Detailhandel/Hoofdbedrijfschap Ambachten
Postbus 90703
2509 LS Den Haag
1
Wat moet er gebeuren als een werknemer langdurig ziek wordt?
Dag 1
Ziekmelding
De werknemer moet zich op de eerste dag ziekmelden bij de
werkgever. De werkgever moet dit uiterlijk de 4e ziektedag
doorgeven aan de arbodienst.
Week 6
Advies arbodienst
Als een werknemer ziek is, moet de arbodienst een oordeel
(probleemanalyse) geven of het ziekteverzuim lang gaat duren.
Als een werknemer langer dan 6 weken ziek is, wordt dit
automatisch als langdurig ziekteverzuim beschouwd.
Voor elke langdurig zieke moet de arbodienst een
reïntegratieadvies geven. De arbodienst is verplicht om dit
advies uiterlijk in de 6e ziekteweek te verstrekken.
Week 6
Plan van aanpak
Vervolgens moeten werkgever en de zieke werknemer samen
een plan van aanpak opstellen. Het plan wordt gemaakt op
basis van het reïntegratieadvies van de arbodienst. In het plan
van aanpak moeten concrete voorstellen en activiteiten worden
vermeld, hoe de werknemer na verloop van tijd weer aan de
slag zou kunnen. De werknemer moet instemmen met het plan
en hij moet er een kopie van krijgen.
Het plan van aanpak moet uiterlijk in de 8e ziekteweek klaar
zijn. Als duidelijk is dat de werknemer binnenkort weer aan het
werk kan, hoeft er geen plan van aanpak te worden gemaakt.
Ook als zeker is dat de werknemer helemaal nooit meer aan de
slag zou kunnen (bijvoorbeeld bij een terminale ziekte) hoeft er
geen plan van aanpak te worden gemaakt.
Week 6
Aanwijzen casemanager In het plan van aanpak moet iemand worden aangewezen die de
(in plan van aanpak)
voortgang en de uitvoering van het plan van aanpak in de gaten
houdt. Dit is de casemanager. Deze casemanager is tevens
aanspreekpunt voor de werknemer, de werkgever, de arbodienst
en (eventueel) het reïntegratiebedrijf. De werkgever kan zelf als
casemanager optreden, maar mag dit ook uitbesteden aan de
arbodienst of een reïntegratiebedrijf.
Week 6
Afspraken contact
(in plan van aanpak)
2
Ook moet in het plan van aanpak worden vastgelegd hoe vaak
werkgever en werknemer contact met elkaar hebben, om de
voortgang van het plan van aanpak door te bespreken. Hetzelfde
geldt voor het contact tussen werknemer en de arbodienst.
Reïntegratiedossier
Tijdens de hele ziekteperiode moet de werkgever alles
documenteren wat met het ziekteverzuim te maken heeft. Dit
vormt het reïntegratiedossier of verzuimdossier. De arbodienst
houdt ook een dossier bij, namelijk met de medische gegevens
van de zieke werknemer.
Week 13 Ziekmelding UWV
Een ziekmelding aan UWV (in de 13e week, middels een
standaard formulier).
Week 46 tot week 52
Eerstejaarsevaluatie
Week 87 tot week 91
Reïntegratieverslag
Uiterlijk aan het einde van het 1e ziektejaar dient tussen
werkgever en werknemer een eerstejaarsevaluatie te worden
gehouden die schriftelijk wordt vastgelegd. In de deze evaluatie
Moet worden vermeld wat er tot dan toe is gedaan, de actuele
stand van zaken, of de in het (8e weeks) plan van aanpak
afgesproken doelen zijn gehaald, zo neen, waarom niet, of een
bijstelling van het plan van aanpak nodig is, de doelen en
aanpak voor het 2e ziektejaar, de nieuwe afspraken over de
periodieke evaluaties en nieuwe afspraken met de arbodienst.
Het vernieuwde plan van aanpak kan worden toegevoegd aan
dit evaluatieverslag. De schriftelijke eerstejaarsevaluatie hoeft
niet naar het UWV gestuurd, maar moet wel worden
opgenomen in het reïntegratiedossier en worden meegestuurd
met het reïntegratieverslag aan het einde van het tweede
ziektejaar, als onderdeel van de WAO-aanvraag.
In het reïntegratieverslag worden de gegevens uit het
verzuimdossier van de werkgever en het dossier van de
arbodienst opgenomen. Daarnaast moet de werknemer een
toelichting geven. Dit reïntegratieverslag moet door de
werknemer worden ingediend op het moment dat hij een WAOuitkering aanvraagt (in de 91e week van ziekte).
3
De belangrijkste rechten en plichten op een rij
Werkgever en werknemer beiden
verplicht om zich in te spannen!
Al vanaf de 1e ziektedag geldt dat zowel de werkgever als de
werknemer zich moet inspannen om terugkeer naar werk te
bevorderen. De werkgever is verplicht om passende activiteiten aan te
bieden. De werknemer is daarbij verplicht om iedere vorm van
passend werk te aanvaarden.1 Dat kan werk bij de eigen werkgever
zijn, maar ook (tijdelijk) bij een andere werkgever. Bovendien moet
de werknemer alles nalaten wat zijn genezing belemmert.
Werkgever verantwoordelijk
voor rol arbodienst
De werkgever is ervoor verantwoordelijk dat de arbodienst zijn
verplichtingen nakomt. Als de arbodienst niet automatisch de
werknemer oproept om te beoordelen of er sprake is van langdurig
ziekteverzuim, dan moet de werkgever ervoor zorgen dat dit alsnog
gebeurt. Zo is de werkgever na negen maanden ziekte ervoor
verantwoordelijk dat de arbodienst de benodigde medische gegevens
aanlevert voor het reïntegratieverslag.
Werkgever verantwoordelijk voor
plan van aanpak
De werkgever is ervoor verantwoordelijk dat het plan van aanpak er
daadwerkelijk komt en dat dit plan aan de eisen voldoet. De
werknemer moet worden betrokken bij de vervaardiging van het plan
van aanpak.
Niet eens met elkaar? Advies
arbodienst en second opinion
Als werkgever en werknemer het niet eens worden over het plan van
aanpak, kunnen zij advies vragen aan de arbodienst en vervolgens een
second opinion bij UWV/Cadans.
Werkgever verantwoordelijk voor
casemanager
De werkgever moet er voor zorgen dat een casemanager wordt
aangewezen. De werkgever is ook verantwoordelijk voor het
functioneren van de casemanager.
Sancties werkgever
Als de werkgever zijn verplichtingen niet nakomt, dan kan
UWV/Cadans sancties opleggen:
- Als de 13e weeks ziekmelding te laat wordt doorgegeven:
verlenging van loondoorbetalingsperiode met het aantal weken dat
de ziekmelding te laat was
- Als de eerstejaarsevaluatie ontbreekt of als uit de inhoud ervan of
uit het reïntegratieverslag blijkt dat de werkgever niet voldoende
activiteiten heeft verricht om terugkeer naar werk te bevorderen,
kan het UWV bij de beoordeling van de WAO-aanvraag besluiten
de loondoorbetaling door de werkgever met maximaal 1 jaar te
verlengen.
Plichten werknemer
De werknemer is verplicht om mee te werken aan de
reïntegratieactiviteiten, en daarbij om ‘passende arbeid’ te aanvaarden.
Daarnaast is hij verplicht om regelmatig contact te onderhouden met
de werkgever en de arbodienst. De werknemer is verplicht om aan de
arbodienst alle relevante informatie te verstrekken over zijn
ziekteverzuim en reïntegratie.
Het gaat hierbij om ‘alle arbeid die voor de krachten en bekwaamheden van de werknemer is berekend, tenzij aanvaarding
om redenen van lichamelijke, geestelijke of sociale aard niet van hem kan worden gevergd’.
1
4
Sancties werknemer
Als de werknemer zijn plichten niet nakomt, heeft de werkgever het
recht om de loondoorbetaling stop te zetten. Ook UWV/Cadans kan
sancties opleggen, namelijk door een WAO-uitkering geheel of
gedeeltelijk te weigeren.
De Wet Poortwachter: de vier actiepunten voor de werkgever
1. Aanpassingen in interne organisatie van de verzuimbegeleiding
- Zorg ervoor dat de nieuwe administratieve verplichtingen worden uitgevoerd (verzuimdossier,
ziekmelding naar UWV, verslag eerstejaarsevaluatie en reïntegratieverslag).
- Zorg ervoor dat de begeleiding van zieke werknemers wordt uitgevoerd conform de nieuwe
wet- en regelgeving.
- Communiceer de nieuwe rechten en plichten naar uw werknemers.
Zie pagina 6 e.v.
2. Aanpassingen in contract met de arbodienst
Controleer uw huidige arbocontract:
- Door Poortwachter krijgt de arbodienst nieuwe taken. Het is belangrijk om dit in het
arbocontract vast te leggen. Daarnaast is het van belang om na te gaan of de uitvoering van die
nieuwe taken past bij de manier waarop uw organisatie de verzuimbegeleiding heeft
georganiseerd.
- U kunt ervoor kiezen om een aantal extra taken bij de arbodienst neer te leggen. Bijvoorbeeld
taken die eigenlijk tot de verantwoordelijkheid van de werkgever behoren (zoals het plan van
aanpak en het verslag van de eerstejaarsevaluatie). Als u hiervoor kiest, zorgt dit ook voor
wijzigingen in uw arbocontract. U blijft als werkgever wel verantwoordelijk voor deze taken.
Zie pagina 8 e.v.
3. Indien uw bedrijf het loondoorbetalingsrisico heeft verzekerd:
Check uw verzuimpolis
Het is mogelijk dat uw verzekeraar aanvullende eisen stelt aan het contract met de arbodienst.
Zie pagina 11.
4. Indien u gebruik maakt van een reïntegratiebedrijf:
Check het contract
Mogelijk bevat het contract met het reïntegratiebedrijf een aantal diensten, die raakvlakken hebben
met de nieuwe verplichtingen. Controleer of de dienstverlening van het reïntegratiebedrijf aansluit
bij de manier waarop u verzuimbegeleiding in uw organisatie wil vormgeven.
Zie pagina 11.
5
1. Aanpassingen in de organisatie van de verzuimbegeleiding
1. Zorg ervoor dat de nieuwe administratieve verplichtingen worden uitgevoerd

Voor elke langdurig zieke werknemer moet de werkgever een reïntegratiedossier bijhouden. Het
is niet wettelijk vastgelegd wie dit dossier moet bijhouden: de casemanager, de afdeling P&O, de
leidinggevende of bij de arbodienst. Wél is de werkgever eindverantwoordelijk.
- Bepaal wie deze taak moet uitvoeren (en ontwikkel eventueel werkinstructies of een
handleiding voor de uitvoerder) en stel vast hoe de controle op de uitvoering hiervan
plaatsvindt (het is immers belangrijk dat het dossier volledig is).
- Zorg ervoor dat het dossier voldoet aan de eisen van Poortwachter, maar ook aan de Wet
Bescherming Persoonsgegevens.
Tip: Helpdesk Aan ’t Werk heeft een Checklist Reïntegratiedossier ontwikkeld. Hierin vindt u de eisen die de
Poortwachter en de Wet Bescherming Persoonsgegevens aan het dossier stellen. Zie www.aan-t-werk.nl.

Op uiterlijk de 4e ziektedag moet de ziekmelding aan de arbodienst plaatsvinden.
- Bepaal wie deze taak moet uitvoeren (en ontwikkel eventueel werkinstructies). UWVCadans
heeft schriftelijke meldingsformulieren.
- Het is mogelijk dat de arbodienst dit al op de 1e dag verlangt. Dit is afhankelijk van de rol van
de arbodienst bij verzuimcontrole (voor spoedcontroles op de 1e of 2e ziektedag moet de
arbodienst immers een ziekmelding ontvangen!). Voor bedrijven met een hoge meldingsfrequentie kan het financieel interessant zijn om de melding op de 4e ziektedag te doen (veel
meldingen zijn immers kortdurend verzuim). Controleer op dit punt uw arbocontract.

In de 13e week moet de ziekmelding aan UWVCadans plaatsvinden.
- Bepaal wie deze taak moet uitvoeren (en ontwikkel eventueel werkinstructies). Controleer uw
arbocontract, of dit een taak is die de arbodienst automatisch uitvoert.
- Regel ook dat er een hersteldmelding naar UWVCadans wordt verzonden, als de werknemer
in een later stadium weer aan het werk gaat.


6
Tussen de 46e en 52e ziekteweek moeten werkgever en werknemer een eerstejaarsevaluatie
houden die schriftelijk moet worden vastgelegd.
In deze evaluatie moet komen te staan:

Wat is tot nu toe gebeurd en gedaan?

Wat is de actuele stand van zaken?

Zijn de afgesproken doelen in het (8e weeks) plan van aanpak bereikt?

Zo nee, waarom niet en welke bijstelling van het plan van aanpak is nodig?

Wat zijn de doelen en de aanpak voor het 2e ziektejaar?

Moeten er nieuwe afspraken komen over periodieke evaluatie en afspraken met de
arbodienst?
Voeg eventueel een vernieuwd plan van aanpak toe aan de eerstejaarsevaluatie..
Neem de schriftelijke eerstejaarsevaluatie op in het reïntegratiedossier; deze moet mee worden
gestuurd met het reïntegratieverslag aan het einde van het tweede ziektejaar, als onderdeel van
de WAO-aanvraag door de werknemer.
In uiterlijk de 91e week moet de werknemer het reïntegratieverslag indienen bij het UWV. Het
UWV stuurt de werknemer tijdig een standaardformulier toe.
- Bepaal wie het werkgeversdeel invult: de leidinggevende, de P&O-adviseur of de
casemanager.
- Ontwikkel werkinstructies. Het is namelijk erg belangrijk dat het reïntegratieverslag op een
goede manier wordt ingevuld.
-
Bepaal wie verantwoordelijk is voor het overhandigen van de relevante stukken uit het
verzuimdossier aan de werknemer (het ligt voor de hand om deze taak bij de casemanager
neer te leggen).
-
Ook de werknemer moet een bijdrage leveren aan het reïntegratieverslag. Voor
sommige werknemers kan dit ingewikkeld zijn (omdat zij bijvoorbeeld de
Nederlandse taal niet voldoende beheersen). Als werkgever kunt u hen aanbieden om
hulp in te schakelen via de arbodienst of het reïntegratiebedrijf.
2. Zorg ervoor dat de begeleiding van zieke werknemers wordt uitgevoerd conform wet- en
regelgeving

Uiterlijk in week 8 moet de werkgever een plan van aanpak afhebben.
-
Bepaal wie deze taak moet uitvoeren: de leidinggevende, afdeling P&O, de casemanager of de
arbodienst (controleer het contract met de arbodienst). Stel vast hoe de controle op de
uitvoering hiervan plaatsvindt (het is immers belangrijk dat het plan van aanpak realistisch,
volledig en haalbaar is).
Ontwikkel werkinstructies en een model-plan van aanpak.
Tip: UWV beschikt over een model Plan van aanpak www.uwv.nl
-

Instemming van de werknemer over de inhoud van het plan van aanpak is belangrijk. Het
slagen van de reïntegratieactiviteiten is vanzelfsprekend voor een groot deel afhankelijk van
de medewerking van de werknemer. Overleg met de werknemer over de inhoud van het plan
is dus essentieel.
Elke langdurig zieke moet een eigen casemanager krijgen, die aanspreekpunt en coördinator is
tijdens de ziekteperiode.
- Bepaal wie deze taak moet uitvoeren: bijvoorbeeld de leidinggevende of afdeling P&O? Ook
kunt u ervoor kiezen om een casemanager in te huren bij de arbodienst of een
reïntegratiebedrijf. Controleer uw contract met de arbodienst.
- Enige flexibiliteit bij het aanwijzen van de casemanager kan nuttig zijn. Het kan handig zijn
om de werknemer een keuzemogelijkheid te geven welke casemanager zijn voorkeur verdient
(hij moet immers instemmen met de aangewezen casemanager)
- Ontwikkel eventueel werkinstructies voor de casemanager.
- Organiseer terugkoppelingsmomenten tussen casemanager en P&O/leidinggevende.
Tip: Helpdesk Aan ’t Werk heeft een folder over casemanagement ontwikkeld, waarin meer informatie over taken en
werkzaamheden van de casemanager is vermeld. Zie www.aan-t-werk.nl

De werkgever moet regelmatig contact onderhouden met de zieke werknemer: de
voortgangsgesprekken om de uitvoering van het plan van aanpak te ‘evalueren’.
- Bepaal wie deze taak moet uitvoeren: de leidinggevende, afdeling P&O of de casemanager.
Indien het casemanagement is uitbesteed aan arbodienst of reïntegratiebedrijf, ligt het voor de
hand om de voortgangsgesprekken in de eigen organisatie te beleggen. Zo houdt de werkgever
grip op de activiteiten (en ook op het functioneren van de casemanager).
- De frequentie van het voortgangsoverleg is niet wettelijk vastgelegd. Dit is natuurlijk
afhankelijk van de aard van het verzuim en de activiteiten die in het plan van aanpak zijn
vastgelegd.
- Ontwikkel eventueel werkinstructies en een modelrapportage. Verslagen van de
voortgangsgesprekken zijn namelijk van belang voor het reïntegratieverslag.

Als de werknemer niet meewerkt aan zijn reïntegratie, heeft de werkgever het recht om de
loondoorbetaling stop te zetten.
- Direct de loondoorbetaling stopzetten is niet zinvol. Het is belangrijk voldoende
bewijsmateriaal te hebben. De werknemer zou immers naar de rechter kunnen stappen om
7
alsnog het loon op te eisen. Eerst een schriftelijke waarschuwing sturen, is het verstandigste.
Ook het oordeel van de arbodienst is hierbij van groot belang. Daarnaast kan de werkgever
(maar ook de werknemer!) een second opinion aanvragen bij het UWV.
3. Communiceer de nieuwe rechten en plichten naar uw werknemers



U kunt dit doen tijdens personeelsbijeenkomsten, het werkoverleg, of door uw werknemers
schriftelijk te informeren (bijvoorbeeld door een folder mee te sturen bij de loonspecificatie).
Postbus 51 heeft handige folders, gratis verkrijgbaar via 0800-8051.
Misschien heeft uw bedrijf een verzuimreglement. Wellicht moet deze aangepast worden. Vergeet
niet om het nieuwe verzuimreglement af te stemmen met de Ondernemingsraad of
Personeelsvertegenwoordiging. Dit geldt ook voor andere procedures in de organisatie op het
terrein van verzuim- en reïntegratiebeleid.
Tip: Ga na of uw cao een model verzuimreglement bevat. Op www.aan-t-werk.nl is een model verzuimreglement te
downloaden.
Het is verstandig om werknemers nogmaals te informeren als ze daadwerkelijk ziek worden.
Overigens heeft de arbodienst de plicht om zieke werknemers te informeren over hun rechten en
plichten bij ziekte. Controleer uw arbocontract of dit is geregeld.
2. Aanpassingen in contract met de arbodienst
1. Controleer hoe de arbodienst zijn nieuwe verplichte taken gaat uitvoeren

Uiterlijk op de 4e ziektedag moet de werkgever de ziekmelding doorgeven aan de arbodienst.
- Sommige arbodiensten geven de voorkeur aan een ziekmelding op de eerste ziektedag.
Controleer welke richtlijn uw arbodienst hanteert. Als u met de arbodienst heeft afgesproken
dat er spoedcontroles moeten plaatsvinden (binnen 24 of 72 uur), is een melding op de 1 e
ziektedag natuurlijk noodzakelijk.
- Voor bedrijven met een hoge meldingsfrequentie door werknemers, die zich maar 1 à 2 dagen
ziekmelden, kan een melding op de 4e ziektedag interessant zijn. Het aantal doormeldingen is
dan aanzienlijk kleiner.

Als een werknemer langdurig ziek is, moet de arbodienst uiterlijk in de 6e ziekteweek een
probleemanalyse en reïntegratieadvies maken.
- Het is belangrijk dat dit advies op tijd gegeven wordt. Het advies is de basis van het plan van
aanpak, en dit moet op tijd af zijn (voor de 8e ziekteweek). Leg in het contract vast dat de
bedrijfsarts het advies op tijd verstrekt.
- Het advies moet duidelijk en begrijpelijk zijn, voor zowel de werkgever (ofwel: de
functionaris die verantwoordelijk is voor het plan van aanpak) als de werknemer. Alleen een
advies of terugkeer naar eigen werk mogelijk is, is niet voldoende. De arbodienst moet
concrete stappen aangeven die voor herstel en werkhervatting gedaan kunnen worden. Zorg
ervoor dat dit in het contract is vastgelegd, of maak aanvullende werkafspraken.
- Het is ook belangrijk dat het advies voldoende gemotiveerd is. Hoewel de arbodienst geen
medische gegevens mag verstrekken, is hier wellicht een middenweg te vinden. Mogelijk kan
de bedrijfsarts alternatieven of keuzemogelijkheden aangeven, als het gaat om de
reïntegratieactiviteiten. Mocht u keuzemogelijkheden in het advies verwachten, leg dit dan
vast in het contract.

De arbodienst is verplicht de werknemer te informeren dat van hem een actieve rol bij herstel en
reïntegratie wordt verwacht.
- Vraag aan de arbodienst hoe dit gaat plaatsvinden (mondeling of schriftelijk).
8
-


Indien in uw bedrijf mensen werken, die de Nederlandse taal niet voldoende machtig zijn, is
het wellicht handig om deze informatie in hun eigen taal te verstrekken. Zo is iedere zieke
werknemer op de hoogte wat van hem wordt verwacht.
De arbodienst moet regelmatig voortgangsoverleg met de werknemer hebben, om het verloop van
het medisch herstel te beoordelen. Als bijstelling van het plan van aanpak noodzakelijk is, kan de
bedrijfsarts dit tijdens het voortgangsoverleg signaleren.
- Leg in het contract een minimale frequentie vast (bijvoorbeeld éénmaal in de zes weken),
maar houdt er rekening mee dat het in sommige gevallen verstandig is als de werknemer vaker
wordt opgeroepen.
- Soms kan telefonisch contact met de bedrijfsarts voldoende zijn, maar in andere gevallen is
een bezoek aan het spreekuur noodzakelijk. Leg in het contract vast op welke wijze het
voortgangsoverleg tussen werknemer en arbodienst plaatsvindt.
- De terugkoppeling over het voortgangsgesprek naar de betrokkenen in de organisatie
(leidinggevende, P&O en casemanager) is van groot belang. Spreek goed af hoe deze
terugkoppeling plaatsvindt en aan wie. De rapportages moet duidelijk en helder zijn.
- Als de bedrijfsarts van mening is dat het plan van aanpak bijgesteld moet worden, moet dit
onmiddellijk worden gerapporteerd aan de werkgever. Leg vast dat dit binnen één werkdag
gebeurt en aan wie deze terugkoppeling plaatsvindt (P&O, casemanager en/of
leidinggevende).
De arbodienst moet het medisch/arbeidsdeskundig deel van het reïntegratieverslag aanleveren bij
de werknemer.
- Dit moet op tijd gebeuren (liefst al in de 87e week). Leg dit goed vast in het contract.
- De bedrijfsarts geeft in het verslag ook een oordeel over ‘de kwaliteit van de arbeidsrelatie’.
Hiervoor is het belangrijk dat werkgever en bedrijfsarts tijdens de ziekteperiode geregeld
contact hebben, zodat de bedrijfsarts een weloverwogen oordeel kan geven. Zorg dus voor
regelmatige afstemming tussen werkgever en arbodienst (meestal de bedrijfsarts).

Bespreek met de arbodienst of deze aansprakelijk kan worden gesteld als zij zich niet
aantoonbaar hebben ingezet volgens de eisen van Poortwachter. Leg dit schriftelijk vast.

De extra activiteiten van de arbodienst zullen waarschijnlijk tot gevolg hebben dat de kosten van
arbodienstverlening toenemen. Informeer welke activiteiten betaald worden via de vaste
abonnementsprijs en welke activiteiten apart in rekening worden gebracht (‘op
verrichtingenbasis’).
2. Geef de arbodienst wellicht een aantal extra taken
Mogelijk kiest u ervoor om een aantal taken niet zelf uit te voeren, maar deze bij de arbodienst neer te
leggen. De volgende activiteiten hoeft de werkgever niet verplicht af te nemen, maar voor sommige
bedrijven kan het handig zijn om deze taken uit te besteden aan de arbodienst:
 Het plan van aanpak
- Leg vast door wie dit wordt gemaakt (bedrijfsarts, arbeidsdeskundige of ander soort
medewerker).
- Regel ook de afstemming met zowel de werkgever als de werknemer.
 Casemanagement
- Leg in het contract vast wie het casemanagement uitvoert (bedrijfsarts, arbeidsdeskundige of
ander soort medewerker), wat de taken zijn van de casemanager, evenals de mate van
handelingsvrijheid (voor welke beslissingen is toestemming van de werkgever noodzakelijk).
- Van groot belang is de regelmatige terugkoppeling tussen werkgever en casemanager. Leg de
frequentie vast en vorm van terugkoppeling (schriftelijk, mondelijk of via SMT-overleg).
9

Bijhouden reïntegratiedossier
- Leg in het contract vast dat de dossiervorming plaatsvindt conform de eisen van de
privacywetgeving (Wet Bescherming Persoonsgegevens).
- Spreek goed af op welke wijze en wanneer de arbodienst de relevante stukken wil ontvangen.

Doorgifte ziekmelding in 13e week aan UWVCadans
Regel dan ook dat de arbodienst de hersteldmelding verzorgt.
Advies over REA-subsidies
In het advies zou de bedrijfsarts kunnen adviseren over subsidiemogelijkheden. Ook de aanvraag
van REA-subsidies kan worden uitbesteed aan de arbodienst.
Advies over externe hulp bij reïntegratie
De arbodienst zou in het advies ook kunnen aangeven of er een reïntegratiebedrijf ingeschakeld
moet worden. Hierbij is het belangrijk dat de bedrijfsarts aangeeft op basis waarvan is die keuze
tot stand gekomen is.
Let op: veel arbodiensten hebben financiële banden met reïntegratiebedrijven. Daarom is het
belangrijk dat de arbodienst alternatieven aangeeft, met een gedegen motivatie (prijskwaliteitvergelijking).
Hulp aan werkgever bij invullen werkgeversdeel reïntegratieverslag
Hulp aan werknemer bij invulling reïntegratieverslag en controle kwaliteit en volledigheid
verslag
Regres- en compensatiemogelijkheden
Ofwel: het opsporen van ziektegevallen, waar de kosten van verzuim kunnen worden verhaald
(regres) en gecompenseerd (Ziektewet, WAO).
Aansprakelijkheid arbodienst bij deze ‘extra’ taken
Informeer of de arbodienst aansprakelijk kan worden gesteld als zij zich niet aantoonbaar hebben
ingezet. Leg dit vast in het contract.
Kosten ‘extra’ taken
Voor een aantal extra taken worden geen kosten in rekening gebracht, omdat ze behoren tot het
vaste abonnement. Dit verschilt per arbodienst.







10
3. Indien uw bedrijf het loondoorbetalingsrisico heeft verzekerd:
Check uw verzuimpolis

Mogelijk stelt uw verzekeraar aanvullende eisen aan het contract met de arbodienst. Controleer
de polisvoorwaarden of neem contact op met uw assurantietussenpersoon.

Sommige verzekeraars bieden extra (gratis) diensten aan, om het langdurig ziekteverzuim te
beperken. Bijvoorbeeld dienstverlening van (gratis) casemanagers. Indien u het casemanagement
niet zelf op u wil nemen, kan dit een verstandige oplossing zijn. Vraag wat het takenpakket van
zo’n casemanager is, of deze direct inzetbaar zijn bij langdurig verzuim. Ook belangrijk: hoe vindt
terugkoppeling van werkzaamheden naar de werkgever plaats?

Uw verzekeraar heeft baat bij een vlotte aanpak van reïntegratie. Zo worden de kosten van de
verzekeraar (namelijk de ‘uitkering bij schade’) beperkt. Mogelijk is de verzekeraar bereid om
mee te betalen aan de kosten van reïntegratie (bijv. het inhuren van een reïntegratiebedrijf).

Informeer bij uw verzekeraar in hoeverre uitbetaling afhankelijk is van sancties die het UWV kan
opleggen. Bespreek met uw assurantietussenpersoon de volgende voorbeelden:
- Als de WAO-beoordeling wordt afgewezen, omdat de werknemer te weinig
reïntegratieinspanningen heeft verricht. Had de werkgever dan de loondoorbetaling in een
eerder stadium moeten stopzetten (waardoor de werkgever geen schade bij de verzekeraar
meer kan claimen)?
- Als de werkgever een sanctie krijgt omdat hij onvoldoende reïntegratieinspanningen heeft
verricht, heeft dit (achteraf) gevolgen voor de beoordeling van de claim, die hij bij de
verzekeraar heeft ingediend?
11
4. Indien u gebruik maakt van een reïntegratiebedrijf:
Check het contract
Mogelijk bevat het contract met het reïntegratiebedrijf een aantal diensten, die raakvlakken hebben
met de nieuwe verplichtingen:

Informeer in hoeverre het reïntegratiebedrijf nog een apart trajectplan moet samenstellen, als het
plan van aanpak door de werkgever is gemaakt. Informeer of het reïntegratiebedrijf nog
aanvullende eisen stelt aan het plan van aanpak (zodat zij geen apart trajectplan meer hoeven te
maken).

Informeer naar de rol- en taakverdeling tussen de casemanager van het reïntegratiebedrijf en de
casemanager uit de eigen organisatie. Pas op dat er geen ‘dubbel werk’ wordt verricht (dit kost
niet alleen geld, maar kan ook onpraktisch zijn). Leg dit vast in het contract of in aanvullende
werkafspraken.

Een goede terugkoppeling door het reïntegratiebedrijf van voortgang en resultaten is van groot
belang voor het reïntegratieverslag. Leg dit vast in het contract of in aanvullende werkafspraken.
©
Projectgroep Aan ’t Werk, 2005
Hoofdbedrijfschap Detailhandel/Hoofdbedrijfschap Ambachten
Hoewel aan de samenstelling van deze uitgave de grootst mogelijke zorg is besteed, kunnen de samenstellers geen
aansprakelijkheid aanvaarden voor (de gevolgen van) eventuele onjuistheden of onduidelijkheden in de tekst of het
ontbreken van informatie.
12