BIBLIOTHEKEN, PROVINCIES EN CULTUURCONNECT WERKEN

artikel
Bibliotheken, provincies en
Cultuurconnect werken
aan één bibliotheeksysteem
voor Vlaanderen
Klaar Leroy en Johan Mijs, Cultuurconnect
“Ik ben lid van de bibliotheek en ik neem mee: vijf dvd’s, twee romans, vier stripverhalen” —
Simpel! Dankzij een bibliotheeksysteem dat achter de schermen alles bijhoudt: over welke
films op dvd gaat het precies? Wanneer stuurt de bibliotheek de lener een mailtje om te laten
weten dat ze moeten worden teruggebracht? Moet je iets betalen om een dvd mee te nemen?
Het bibliotheeksysteem houdt de ledenadministratie, de uitleningen, verlengingen en
reservaties bij. Het zorgt ook dat de bibliotheek kan bestellen, exemplaren van het ene
filiaal naar het andere kan verplaatsen. Het geeft inzicht in welke onderdelen van de
collectie vaak uitgeleend worden, hoeveel leden uit een deelgemeente afkomstig zijn,
hoe druk het op woensdagnamiddagen aan de balie is ... Kortom, het is het dagelijkse
werkinstrument van de bibliotheek.
Vaak — voor 258 bibliotheken — is dat bibliotheeksysteem provinciaal georganiseerd,
in een ‘PBS’ (Provinciaal BibliotheekSysteem). Soms gaat het over een lokaal systeem,
voor zo’n 59 bibliotheken.
In Vlaanderen zijn er vijf leveranciers van bibliotheeksoftware actief. Met het
Eengemaakt BibliotheekSysteem (dat we vanaf hier zullen afkorten tot EBS) willen
we de verschillende bibliotheeksystemen vervangen door één modern, gemeenschappelijk systeem.
1 0 | META 2016 | 7
artikel
Een logische volgende stap
Cultuurconnect knoopt in bestaande
projecten als Bibliotheekportalen (zoeken in de catalogus van je bibliotheek)
en Mijn Bibliotheek (verlengen en reserveren in je bibliotheken) en sinds 2010 al
deze provinciale en lokale bibliotheeksystemen aan elkaar. Sinds 2016 zit dat
werk erop: alle implementaties van de
Bibliotheekportalen-catalogus zijn afgerond, en ook de bibliotheken die in aanmerking komen om met Mijn Bibliotheek
te werken, beschikken ondertussen over
zo’n koppeling.
als ‘bijproduct’ een export om de gegevens van alle bibliotheekportalencatalogi
met elkaar te vergelijken. Zo kunnen we
beter inschatten waar unieke collecties
voorkomen, welke dataverbeteringen er
nog kunnen gebeuren, of waar overlap
in de collecties zit. Bij Mijn Bibliotheek is
de gegevensuitwisseling met elke variant van bibliotheeksysteem opgezet en
zijn bijvoorbeeld de verschillen in reservatielogica tussen bibliotheken onderling
in kaart
Er gaat veel tijd naar deze koppelingen
en het ‘vertalen’ van gegevens uit het
ene systeem naar het andere. Voor de
Bibliotheekportalen-catalogus bijvoorbeeld, wordt elke lokale of provinciale
catalogus dagelijks vergeleken met het
Vlaamse centrale bibliografisch achtergrondbestand Open Vlacc en met elkaar,
om zoveel mogelijk gemeenschappelijke
beschrijvingen te kunnen tonen. Wat
niet in Open Vlacc voorkomt, moet in de
publiekscatalogus wel op een eenduidige
manier worden beschreven. Dat betekent
dat van elk systeem de gegevensstructuur
gekend is en binnen Bibliotheekportalen
wordt bijgehouden, bijvoorbeeld over hoe
in elk systeem het materiaal ‘stripverhaal’
te herkennen valt. Elke nacht worden de
gegevens die nieuw of gewijzigd zijn ten
opzichte van gisteren opgehaald en vergeleken met Open Vlacc en met elkaar.
Om na te gaan in de publiekscatalogus
of een bepaald werk op dit moment
beschikbaar is, wordt dan weer de verbinding gelegd met het lokale bibliotheeksysteem omdat dat over de exacte uitleeninformatie beschikt.
In Mijn Bibliotheek maken leners gebruik
van één account, waarmee ze de leengegevens van meerdere bibliotheken
waar ze lid zijn, online kunnen raadplegen. Mijn Bibliotheek legt met elk type
bibliotheeksysteem een specifieke koppeling om gegevens uit te wisselen: checken of een bepaald persoon lid is van de
bibliotheek, of een verlenging van een
exemplaar doorgeven. Bibliotheekleden
zijn trouwens in elk bibliotheeksysteem
afzonderlijk geregistreerd, of zelfs in elke
bibliotheek afzonderlijk.
Voor de lener bieden Mijn Bibliotheek en
Bibliotheekportalen intussen een herkenbare online toegang naar De Bibliotheek.
Voor Cultuurconnect en de provincies
waren deze implementatiejaren een
schitterende gelegenheid om samen te
werken en veel expertise op te doen. Zo
biedt Bibliotheekportalen bijvoorbeeld
Tegelijkertijd stoten we op de grenzen van
wat aan hoeveelheid koppelingen wenselijk is. Die koppelingen moeten immers
allemaal onderhouden worden. Bij wijzigingen aan configuratie in één systeem,
moet dit op verschillende plekken herhaald worden. Bovendien gaat innovatie
moeizaam als functionaliteit in elk van
de systemen apart moet worden ontwikkeld, en moet worden gekoppeld aan de
laag erboven. Online betalen van boetes bijvoorbeeld zou handig zijn in Mijn
Bibliotheek, maar dan zou elk van de vijf
merken van bibliotheeksystemen online
betalen moeten toestaan en zou er vijf
keer moeten worden gekoppeld met Mijn
Bibliotheek. We willen het onderhoud efficiënter en goedkoper en nieuwe innovaties gemakkelijker maken door het schaalvoordeel. Daarom bouwt Cultuurconnect
samen met de bibliotheken, provincies
en VGC aan een lastenboek voor een
Eengemaakt BibliotheekSysteem (EBS).
“Met het Eengemaakt
BibliotheekSysteem
willen we de verschillende
bibliotheeksystemen
vervangen door één
modern,
gemeenschappelijk
systeem.
META 2016 | 7 |
11
artikel
Haalbaar
Om dit te realiseren, stelt Cultuurconnect
twee projectteams samen met collega’s
van Cultuurconnect en de provinciale
bibliotheekteams (één juridisch, één technisch) en zet het een projectstructuur op
met een stakeholdersgroep en een stuurgroep, divers samengesteld uit bibliotheken en provincies.
In juni 2014 bestellen Cultuurconnect
(toen nog Bibnet), de vijf Vlaamse
provinciebesturen en de Vlaamse
Gemeenschapscommissie (voor Brussel)
samen een haalbaarheidsonderzoek
naar de consolidatie van de provinciale
bibliotheeksystemen tot een EBS voor
Vlaanderen. Het idee voor een EBS en een
verdere consolidatie van de bestaande
versnippering, werd al in 2013 door
de studie naar de Digitale Bibliotheek
Systeemarchitectuur gelanceerd: “De
systemen die vandaag stabiele en nietunieke bedrijfsprocessen ondersteunen
(bijv. uitleen, lenersbeheer, …) dienen
geconsolideerd te worden om de complexiteit van de systeemarchitectuur te
verminderen en de kostenefficiëntie te
maximaliseren”.
De haalbaarheidsstudie van 2014 resulteert in een gunstig advies en werkt een
gedetailleerd scenario uit hoe de consolidatie verder vorm kan krijgen, op
technisch, financieel en organisatorisch
vlak: het nieuwe eengemaakte bibliotheeksysteem zal de stabiele, uniforme
processen ondersteunen, zoals uitlenen,
lenersadministratie en collectiebeheer
en vult daarmee een randvoorwaarde in
voor innovatie op andere terreinen. Het
bibliotheeksysteem moet ‘open’ zijn om
de noodzakelijke koppelingen met andere
bestaande en te ontwikkelen modules
van de digitale bibliotheekarchitectuur
mogelijk te maken. We willen de leners
met het EBS een betere dienstverlening
aanbieden en bibliotheken de mogelijkheid geven om verder te innoveren.
Harmoniseren of
uniformiseren?
Technisch gezien moet het mogelijk zijn
dat gemeenten hun eigen beleid implementeren binnen het EBS.
Hoe beter het lukt om op Vlaams niveau
de processen te harmoniseren, des te
minder complex de realisatie en het
beheer van een EBS zal zijn. Zo kan werken in één lenersbestand bijvoorbeeld
het voordeel hebben dat de adresgegevens slechts op één plek geactualiseerd
moeten worden. Ook voor het leggen van
koppelingen naar andere systemen, kan
het aangewezen zijn om de nodige aandacht te besteden aan de harmonisatie
van werkprocessen.
Samenwerking tussen bibliotheken
onderling, in allerlei vormen en gradaties,
moet in een EBS beter haalbaar worden.
Vandaag is ‘het systeem’ soms een hinderpaal voor samenwerking. Bibliotheken
willen bijvoorbeeld samen een collectiebeleid voeren, of een gezamenlijke werking uitbouwen (de lener kan zo bijvoorbeeld een reservatie in een andere
bibliotheeklocatie afhalen), maar dat is
niet altijd eenvoudig om te configureren
Tijdens één van de zes infosessie over het EBS in de raadszaal van Provincie Vlaams-Brabant.
1 2 | META 2016 | 7
in het bibliotheeksysteem. We willen de
samenwerking tussen bibliotheken in het
EBS mogelijk maken en versterken.
Wat is er al gebeurd?
Tussen september 2015 en januari 2016
neemt het 9-koppig projectteam de
tijd om met een DEMO-model (https://
nl.wikipedia.org/wiki/DEMO) alle processen die in het bibliotheeksysteem
plaatsvinden, in kaart te brengen. Er volgen werkbezoeken in 14 bibliotheken van
allerlei pluimage om dit model af te toetsen en om meer in detail de (gewenste)
functies van het bibliotheeksysteem te
achterhalen. Dankzij het ontleden van
de bibliotheekprocessen, kan het team
de verschillen in implementatie tussen
bibliotheken op een objectieve manier
vergelijken.
Parallel daarmee in februari 2016 lopen
gesprekken met potentiële leveranciers in de vorm van een ‘Request for
Information’, begeleid door het juridische
projectteam en advocatenkantoor Stibbe.
De ‘Request for Information’ gaat naar de
leveranciers die in de haalbaarheidsstudie
worden aangehaald, en naar alle leveranciers op de Vlaamse markt. De meeste
leveranciers gaan ook op het aanbod
in om hun antwoorden op de gestelde
vragen mondeling toe te lichten in een
gesprek met het projectteam.
In de loop van april 2016 gaat het projectteam tijdens 5 workshops met bibliotheken na of de verzamelde lijst van
functionaliteiten volledig is, en welke
functies prioritair zijn. De workshops
artikel
“We willen het
onderhoud efficiënter en goedkoper
en nieuwe innovaties gemakkelijker
maken door het
schaalvoordeel.
werden gewaardeerd door de ongeveer
100 aanwezigen. Enkele van de reacties
van de deelnemers aan de workshops:
“Er was ruimte voor discussie en aanpassing, goed!”, “Nuttige start over het systeem. Opvolging is wel nodig. Het deel
over samenwerking vond ik minder nuttig omdat er nog weinig concreet was
en er ook héél veel onbekende factoren
zijn”, “Geestverruimend en enthousiasmerend”, “Te beperkt voor de scope van
het project”, “Geslaagd”, “Speels en leerrijk”. “Mijn betrokkenheid en belangstelling voor het project is gegroeid”.
Een bredere groep van ongeveer 400
bibliotheekmedewerkers krijgt in mei en
juni 2016 tijdens infosessies meer te horen
over de stand van zaken. Tijdens de workshops en infosessies wordt ook afgetoetst
welke gradaties van samenwerken bibliotheken en hun gemeenten nu of in de toekomst willen opzetten.
en van hen nodige input te krijgen om
een goede werking van alle gekoppelde
bibliotheekinfrastructuur in het EBS te
kunnen garanderen. Het gaat dan onder
andere over de mogelijke protocollen
informatie tussen het bibliotheeksysteem en de fysieke infrastructuur uit te
wisselen. De leveranciers van betaalautomaten en zelfuitleenbalies vragen we
naar hun visie over de functionaliteit die
in het bibliotheeksysteem zeker voorzien
moet zijn om de gekoppelde infrastructuur zijn werk te laten doen. Het ook van
belang om van de leveranciers van de
bibliotheekinfrastructuur een inschatting
te krijgen over de voorbereidingstijd voor
een migratie naar het EBS, en bij hen te
peilen naar ideeën over mogelijke fasering
tijdens de migratie.
In de loop van de zomer zet het projectteam ook de lijst van functionele vereisten
voor lenersbeheer, circulatie en inventa-
Tijdens de workshops denken een 100-tal
deelnemers mee na over functionele vereisten.
Najaarsplannen
Tijdens de zomer van 2016 volgt nog een
‘zomerenquête’ bij de bibliotheken. Het
projectteam wil daarmee de ontbrekende
puzzelstukken vinden in verband met
lokale koppelingen die het bibliotheeksysteem legt. Veel bibliotheken hebben
bijvoorbeeld een zelfuitleenbalie of een
betaalautomaat die informatie overneemt
of wegschrijft in het bibliotheeksysteem.
Ook andere verbanden, bijvoorbeeld met
lokale bestel-, financiële of collectiemanagementsystemen wil het projectteam
via de zomerenquête blootleggen.
Aangezien elke bibliotheek andere toestellen heeft met andere leveranciers,
en de informatie-uitwisseling tussen het
bibliotheeksysteem en de gekoppelde
systemen niet overal standaard is, plant
het team in september 2016 een bijeenkomst met de leveranciers van gekoppelde systemen die op de Vlaamse
markt actief zijn. De bedoeling is om
hen te informeren over het project EBS,
risbeheer op punt. Zoals beloofd tijdens
de infosessies kunnen bibliotheken die
feedback willen geven, deze lijst opvragen bij het projectteam. Die lijst geeft
weer wat het nieuwe bibliotheeksysteem
zou moeten kunnen, en is samengesteld
uit alle mogelijke functies waar tijdens
werkbezoeken of workshops op gewezen werd. De fundamentele keuzes in de
opbouw van het bibliotheeksysteem die
als basisvoorwaarde aan deze functionele
vereisten voorafgaan, zullen we in het lastenboek opnemen.
Daarnaast roept het EBS vragen op over
catalografie. Want in hoeverre betekent
één systeem ook één manier van invoeren? We kunnen via het EBS zicht hebben op de precieze collectie van de
bibliotheken, wat betekent dit dan voor
Open Vlacc? En gebeurt de invoer dan
in Open Vlacc, of in het EBS? Is er dan
één set van indexen? Wie zal er catalogiseren? De ingeslagen weg bepaalt uiteraard ook mee de functies die het nieuwe
META 2016 | 7 |
13
artikel
bibliotheeksysteem zal moeten ondersteunen. Cultuurconnect en het projectteam voor het EBS wil hierover graag
debatteren met de betrokken catalografen, de Open Vlacc invoerders en geïnteresseerde catalografen uit de verschillende provincies. Daarom volgt er eind
september ook een specifieke workshop
over catalografie.
Het team omschrijft ook de niet-functionele vereisten verder. Want behalve
aan wat het systeem moet ‘kunnen’ om
te zorgen dat bibliotheken hun dagelijks
werk kunnen uitoefenen, hechten we bij
de opmaak van het lastenboek ook veel
belang aan hoe het systeem technisch in
elkaar zit (hoe ‘open’ is het, wat is aanpasbaar, hoe zit het qua beveiliging in
elkaar), en wat we van het systeem verwachten wat betreft de user experience
(hoe handig en vlot werkt het systeem
aan de bibliotheekbalie, hoeveel in de
software wijst zichzelf uit, waarvoor is
opleiding nodig?).
Tegelijkertijd verzamelt het projectteam
alle mogelijke input over de projectaanpak voor de implementatie en denken
we na over hoe het project nadien in een
onderhoudsmodus komt. De projectaanpak tijdens de implementatie is een vraag
waarover we ons buigen door ook in het
buitenland naar voorbeelden te zoeken.
Hoe pakken gelijkaardige projecten in het
buitenland dergelijke migratie naar één
nationaal bibliotheeksysteem aan? Welke
communicatiekanalen hanteren zij om te
zorgen dat alle betrokkenen op de hoogte
blijven? Hoe organiseren zij inspraak bij
de bibliotheken over de uitbouw van het
systeem, tijdens de implementatie en
daarna?
Bevoegdheidsoverdracht
provincies
Cultuurconnect bereidt met de projectteams de gunning verder voor, ook al is
bevoegdheidsoverdracht op vlak van de
Provinciale BibliotheekSystemen naar
Vlaanderen pas definitief op 1 januari
2018. De Vlaamse regering heeft op 26
juli 2016 de afslanking van de provincies
definitief goedgekeurd. Ze heeft ook een
akkoord over de over te hevelen persoonsgebonden bevoegdheden en de
bijbehorende middelen van de provincies naar de lokale besturen en/of de
Vlaamse overheid vanaf 1 januari 2018.
Verschillende provinciale taken, die zijn
verankerd in de decreten van de Vlaamse
overheid, worden met financiële middelen en personeelsleden overgeheveld naar
de Vlaamse overheid. Voor de uitvoering
van deze taken zal een aantal provinciale
1 4 | META 2016 | 7
medewerkers de diensten van de Vlaamse
overheid versterken. Cultuurconnect
krijgt de opdracht de continuïteit van
de huidige provinciale bibliotheeksystemen te verzekeren totdat een eengemaakt systeem is uitgerold. Hoewel de
bevoegdheidsoverdracht niet geldt voor
de Vlaamse Gemeenschapscommissie
die instaat voor het bibliotheeksysteem
voor de Nederlandstalige bibliotheken in
Brussel, neemt zij ook deel aan de voorbereidingen voor het EBS.
Op vraag van Vlaams minister van Cultuur
Sven Gatz lopen er gesprekken tussen
Cultuurconnect en de vijf provincies
om de contracten voor hun Provinciale
BibliotheekSystemen (PBS) ter voorbereiding van de bevoegdheidsoverdracht
op 1 januari 2018 zo spoedig mogelijk
over te dragen aan Cultuurconnect. Op
die manier kan Cultuurconnect met de
betrokken leveranciers ook een duidelijke exitregeling voor de huidige PBScontracten onderhandelen vooraleer de
aanbesteding van het EBS te starten.
Planning voor de
aanbesteding
De planning voor aanbesteding van het
EBS ziet er (onder voorbehoud) als volgt
uit, rekening houdende met de juridische termijnen voor een Europese aanbesteding: de procedure start met een
selectiefase eind oktober 2016. In de
selectiefase kunnen leveranciers zich
inschrijven en aantonen dat hun financiële
draagkracht en technisch bekwaamheid
voldoet aan de eisen van de opdrachtgever. Hun inschrijving wordt verwacht midden december. Eind januari 2017 beslist
Cultuurconnect over een doorselectie
van vijf kandidaten die begin februari
het lastenboek krijgen en de vraag krijgen om een offerte in te dienen tegen
begin april. De daaropvolgende weken
volgen onderhandelingen met de beste
leverancier(s) met de bedoeling te gunnen voor de zomervakantie van 2017. De
pilootfase van het nieuwe eengemaakte
bibliotheeksysteem start dus ten vroegste medio 2017.
Ondertussen kunnen er volgende stappen worden gezet naar eenmaking: de
helpdesk voor het bibliotheeksysteem
en voor Open Vlacc die nu door elke
provincie en door Cultuurconnect apart
wordt georganiseerd, zou al eerder op
een meer gemeenschappelijke basis en
binnen dezelfde helpdesksoftware kunnen worden beheerd. Dat zou betekenen
dat samenwerken vlotter verloopt, er minder boodschappen heen en weer gaan,
en de kennis over de bibliotheeksystemen
maximaal ingezet wordt voor alle PBSbibliotheken in Vlaanderen.
Daarnaast wordt ook de overdracht voor
de succesvolle bibliotheekwebsiteplatformen van de provincies Antwerpen,
Limburg en Oost- en West-Vlaanderen
voorbereid. Een vooronderzoek naar de
voor- en nadelen van de verschillende
platformen en de gewenste functionaliteiten wordt afgerond in september, waarna
de voorbereiding voor een ‘eengemaakt
websiteplatform’ kan starten. Dat websiteplatform zal de bibliotheken de mogelijkheid bieden om de Bibliotheekportalen
catalogus en Mijn Bibliotheek beter te
integreren in een bibliotheekwebsite, en
tegemoet te komen aan meer mobiele en
gepersonaliseerde gebruikersnoden.
Kosten
Jammer genoeg is het op dit moment
onmogelijk om precies te laten weten
aan de bibliotheken en de steden en
gemeenten wat het EBS hen zal kosten.
De omvang van de onderhoudskosten en
het bijhorende financieringsmodel kan
Cultuurconnect pas bepalen wanneer er
zicht is op offertes voor het EBS en precies zicht is op de provinciale middelen
die hiervoor zullen worden overgeheveld.
>Meer informatie?
Wie mee op de hoogte wil zijn over hoe het
Eengemaakt BibliotheekSysteem verder vordert,
kan zich inschrijven op de projectnieuwsbrief, via
http://www.cultuurconnect.be/diensten/eengemaakt-bibliotheeksysteem. Daar staat ook meer
informatie over het project, onder andere de
samenstelling van de projectorganisatie, het model
voor de werkprocessen van de bibliotheek, en de
tekst van de haalbaarheidsstudie.