Als vrijwilliger aan de slag binnen de diensten

Vrijwilligers maken het
verschil
Informatienota
www.malle.be
Gemeente Malle
Antwerpsesteenweg 246
B -2390 Malle
Vrijwilligers maken het verschil !!!
Gemeente en sociaal huis kunnen al vele jaren rekenen op talloze vrijwilligers. Vrijwilligers die zich
dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks inzetten voor de gemeente Malle en haar inwoners.
Vanuit het lokaal bestuur leeft al geruime tijd het idee om een visie en een beleid uit te werken
over vrijwilligerswerk. Naar aanleiding van het meerjarenplan 2014-2019 voeren we de daad bij
het woord en hebben we een werkgroep vrijwilligers opgericht waaraan medewerkers van
gemeente en sociaal huis meewerken. Ook worden er regelmatig vrijwilligers bij betrokken om af
te toetsen hoe zij bepaalde zaken ervaren, of we volgens hen op het juiste spoor zitten,...
De werkgroep brengt in eerste instantie meer duidelijk in het beleid dat gevoerd wordt naar
vrijwilligers actief in de werking van de gemeente en het sociaal huis en in tweede instantie willen
we dit uitbreiden naar alle vrijwilligers actief op grondgebied Malle (databank met overzicht
vrijwilligerswerkingen - plaatsen vacatures, vrijwilligersbeurs, vorming,...)
Met deze informatienota willen we eerst en vooral het wettelijk kader schetsen van
vrijwilligerswerk. Vervolgens spitsen we ons meer toe op het vrijwilligerswerk binnen de gemeente
en het sociaal huis door in te gaan op onze visie op vrijwilligerswerk en het waarderingsbeleid.
Algemene informatie over vrijwilligerswerk.
Wat is vrijwilligerswerk?
Het uitgangspunt voor deze omschrijving, is de wet van 3 juli 2005.
Vrijwilligerswerk is elke activiteit:

die onbezoldigd en onverplicht wordt verricht DUS
iets doen wat men niet hoeft te doen en waar men niet voor wordt betaald

ten behoeve van andere personen buiten het familiale kader DUS
voor anderen waarmee men geen hechte band heeft en die uit het vrijwilligerswerk geen winsten
halen

en buiten het kader van enige arbeidsovereenkomst DUS
je mag dezelfde activiteiten niet uitoefenen als werknemer én als vrijwilliger voor dezelfde
opdrachtgever

in een vast verband (vb vzw of lokaal bestuur) of een feitelijk verband (vb buurtcomité)
Wie mag vrijwilligerswerk doen?
Vanaf de leeftijd van 16 jaar mag je vrijwilligerswerk doen. Onder de 16 jaar kan je op occasionele
basis wel werken bij educatieve activiteiten.
Mensen met een leefloon kunnen ook vrijwilligerswerk doen , zij moeten dit enkel melden aan hun
maatschappelijk werker van het OCMW.
Mensen in loopbaanonderbreking, bruggepensioneerden, (deeltijds) werklozen mogen
vrijwilligerswerk doen maar hebben wel meldingsplicht aan de RVA.
2
Arbeidsongeschikten mogen vrijwilligerswerk doen, maar zij moeten hiervoor (jaarlijks) toelating
aanvragen en krijgen van de adviserend geneesheer vooraleer te starten met de
vrijwilligersactiviteiten.
Alle mensen uit de Europese Unie of mensen met een geldige verblijfsvergunning mogen zonder
problemen vrijwilligerswerk doen.
Vanaf 28 juni 2014 is vrijwilligerswerk door vreemdelingen niet langer verboden. Legaal
verblijvende vreemdelingen en bewoners van opvangstructuren voor asielzoekers, met
uitzondering van illegaal verblijvende gezinnen met minderjarige kinderen, mogen vrijwilligerswerk
doen op voorwaarde dat het vrijwilligerswerk de in de wet op het vrijwilligerswerk bepaalde
voorwaarden vervult. Bewoners van opvangstructuren kunnen hun zakgeld behouden op
voorwaarde dat het vrijwilligerswerk vooraf aan Fedasil gemeld wordt. Fedasil kan het
vrijwilligerswerk of de cumulatie met gemeenschapsdiensten in bepaalde situaties beperken of
verbieden.
Mag een vrijwilliger een onkostenvergoeding ontvangen?
Vrijwilligerswerk is onbetaald. De wet laat wel toe dat vrijwilligers een onkostenvergoeding
ontvangen zonder in de problemen te raken. Deze vergoeding is een terugbetaling van je kosten en
dus geen loon. Op deze onkostenvergoeding hoef je dan ook geen belastingen of sociale
zekerheidsbijdragen te betalen, op voorwaarde dat je jou als vrijwilliger aan de regels houdt.
Soorten onkostenvergoeding:



vaste of forfaitaire onkostenvergoeding: organisaties kunnen een vergoeding geven voor de
kosten die je als vrijwilliger maakt voor je vrijwilligerswerk. Dit kan een vast bedrag zijn. Het
maximumbedrag voor 2014 is 32.71 EUR per dag en op jaarbasis mag dit bedrag niet hoger
zijn dan 1.308,38 EUR. De juiste bedragen kan je terugvinden op
www.vrijwilligerswetgeving.be.
variabele of reële onkostenvergoeding: de organisatie betaalt de werkelijk gemaakte onkosten
terug aan de vrijwilliger.
vergoeding in natura: deze worden enkel toegelaten indien het om een occasionele gebeurtenis
gaat, bijvoorbeeld: een boekenbon, geschenkmand,...
De organisatie moet duidelijk laten weten of ze jouw onkosten terugbetaalt en op welke manier. De
organisatie is echter niet verplicht om een onkostenvergoeding te geven.
Een combinatie van een forfaitaire onkostenvergoeding met een terugbetaling van de reële
vervoerskosten is mogelijk voor maximum 2.000 kilometers per jaar per vrijwilliger.
Ben je verzekerd als vrijwilliger?
Niet alle organisaties zijn verplicht je te verzekeren. Voor feitelijke verenigingen zonder vaste
structuur of koepel is dit niet verplicht. Zulke organisaties mogen natuurlijk een verzekering nemen
zodat jij een betere bescherming geniet. Nemen ze geen verzekering, dan moet je, bij een
gemaakte fout waarbij iets of iemand schade heeft gelopen, jouw eigen familiale verzekering
aanspreken.
Als je vrijwilliger bent in een vzw of een openbaar bestuur en je maakt fouten waardoor je schade
aan iets of iemand aanricht, dan neemt de verzekering van de organisatie dit op zich. Er mag
echter geen sprake zijn van een zware of herhaaldelijke fout en/of bedrog.
Vraag steeds goed na bij de organisatie waar je vrijwilligerswerk doet waarvoor je verzekerd bent.
Wat is informatieplicht?
3
Als je als vrijwilliger start, moet je organisatie een aantal zaken laten weten. Dit noemen we de
informatieplicht. Er zijn vijf elementen die je zeker moet weten.





Het doel van je organisatie: waar is de organisatie mee bezig?
Het soort organisatie waar je aan de slag gaat: een vzw, gemeentebestuur, OCMW, feitelijke
vereniging,...
De verzekeringen die er voor je afgesloten zijn.
De kosten die je (eventueel) terugbetaald krijgt en volgens welk systeem dit gebeurt.
Dat jij je als vrijwilliger moet houden aan de geheimhoudingsplicht.
Gemeente en sociaal huis Malle hebben deze informatie gebundeld in een afsprakennota die aan
elke vrijwilliger wordt overhandigd.
Als vrijwilliger aan de slag binnen de diensten van het
sociaalhuis en de Gemeente.
Onze visie op vrijwilligerswerk
We beschouwen iemand als vrijwilliger wanneer hij zich uit eigen beweging engageert voor een
zinvolle activiteit binnen het sociaal huis of de gemeentelijke diensten.
We ervaren vrijwilligers als belangrijke krachten binnen onze organisatie. Vrijwilligers vormen een
waardevolle aanvulling en ondersteuning voor de beroepskrachten en betekenen zo een
meerwaarde voor het aanbod en de kwaliteit van onze dienstverlening.
We vinden het belangrijk om onze vrijwilligers erkenning te geven voor wat ze doen en vinden het
belangrijk om voldoende tijd te nemen voor het waarderen van de vrijwilliger.
Het is voor ons cruciaal dat elke vrijwilliger zich kan inzetten voor een dienst of taken op zich kan
nemen waarbij hij/zij zich goed voelt en waarbij hij/zij, zijn/haar talenten kan inzetten. We kiezen
voor een open en duidelijke communicatie met de vrijwilliger wat nodig is voor het behouden van
een goede verstandhouding. Afspraken worden duidelijk op papier gezet.
We waken erover dat het vrijwilligerswerk verloopt in een aangename sfeer waarin plaats is voor
eerlijkheid, openheid en respect voor elkaar.
Informatieplicht
Onder het motto 'goede afspraken maken goede vrienden' vinden we het belangrijk om toch enkele
basisafspraken op papier vast te leggen. Elke vrijwilliger die start binnen gemeente en sociaal huis
ondertekent naast een vrijwilligersovereenkomst ook een informatienota (zie in bijlage) waardoor
hij/zij zich akkoord verklaart met afspraken inzake vergoeding, verzekering,
geheimhoudingsplicht,...
Begeleiding en vorming van vrijwilligers
Elke vrijwilligerswerking of -activiteit heeft een verantwoordelijke. Deze verantwoordelijke is jouw
eerste aanspreekpunt. Hij/zij zorgt ervoor dat je een vrijwilligersovereenkomst krijgt waarin je
taken duidelijk omschreven worden en bezorgt je ook een informatienota.
Elke dienst die met vrijwilligers werkt, organiseert minstens één keer per jaar een vergadering voor
haar vrijwilligers, waar er bepaalde aandachtspunten, problemen, thema's besproken kunnen
worden. Je aanwezigheid is gewenst.
Jaarlijks organiseren we één vorming voor de vrijwilligers. Thema's die je interesseren mag je
doorgeven aan jouw verantwoordelijke.
4
Als je interesse hebt in een bepaalde vorming of studiedag die extern georganiseerd wordt en die
inhoudelijk een meerwaarde kan bieden bij je vrijwilligerswerk, dan kan je dit bespreken met de
verantwoordelijke. In onderling overleg wordt dan bekeken wat de mogelijkheden zijn.
Verzekeringen en aansprakelijkheid
Vrijwilligers die actief zijn binnen het sociaal huis en de gemeentelijke diensten zijn verzekerd voor
burgerrechtelijke aansprakelijkheid, arbeidsongevallen en rechtsbijstand.
De verzekering burgerrechtelijke aansprakelijkheid vergoedt de schade die de vrijwilliger
toebrengt aan de organisatie, aan andere vrijwilligers, aan de hulpvrager of aan derden tijdens de
uitvoering van, naar of op weg naar het vrijwilligerswerk. De verzekering rechtsbijstaand gaat over
de ondersteuning van een vrijwilligers als hij/zij betrokken raakt in een rechtszaak, om experts te
kunnen aanduiden, een advocaat te betalen, ....
De verzekering arbeidsongevallen vergoedt de lichamelijke schade geleden door vrijwilligers bij
ongevallen tijdens de uitvoering van het vrijwilligerswerk of tijdens de verplaatsingen die in het
kader daarvan worden gedaan en tot de ziekten die zijn opgelopen als gevolg van het
vrijwilligerswerk.
De vrijwilliger is zelf aansprakelijk in geval van bedrog, zware fout of vaak voorkomende lichte fout
na herhaaldelijke waarschuwingen.
Onkostenvergoeding
In principe wordt er geen onkostenvergoeding aan de vrijwilliger uitbetaald, met uitzondering van
onderstaande situaties:
Kilometers die afgelegd worden in het kader van de specifieke opdracht van je vrijwilligerswerk
(bijvoorbeeld in het kader van de Minder Mobielen Centrale), kunnen vergoed worden na indiening
van een onkostenstaat met vermelding van de datum van verplaatsing, beginpunt en eindpunt van
de verplaatsing en het aantal werkelijk afgelegde kilometers.
Voor andere kosten die je maakte, kan je, na hierover afspraken gemaakt te hebben met de
verantwoordelijke, een onkostennota indienen met de nodige bewijsstukken waaruit blijkt dat deze
kosten door jou betaald werden EN dat deze kosten eigen zijn aan de organisatie waarbinnen je
vrijwilligerswerk doet.
Er wordt geen kilometervergoeding voorzien voor het 'woon-werk verkeer'.
Waardering
'Last but not least' willen we ook stilstaan bij hoe wij als organisatie invulling willen geven aan
'waardering'.
Wij zijn de vrijwilliger dankbaar voor zijn/haar engagement, inzet en tijd en willen regelmatig onze
blijk van waardering aan hem/haar geven. We beschouwen hun inzet niet als een evidentie.
We doen dit op verschillende manieren. Zo organiseren we jaarlijks een vrijwilligersreceptie die
doorgaat tijdens de 'week van de vrijwilliger' (eerste week van maart), waarbij we een
welgemeende DANK U zeggen tegen alle aanwezige vrijwilligers.
Jaarlijks organiseert ook elke dienst een 'extraatje' voor zijn vrijwilligers. We vinden het belangrijk
dat elke dienst binnen de gemeente en het sociaal huis hierin zijn eigenheid kan behouden omdat
niet elke werking, elke groep dezelfde is. Het kan op die manier ook een activiteit zijn, bepaald
door en voor de specifieke groep.
5
Wij menen dat het (naast deze 'feestelijkheden' enkele keren per jaar) echter zeker zo belangrijk
is om de vrijwilligers erkenning te geven voor wat ze doen, door ze au serieux te nemen, ze te
betrekken in de werking, oog en oor te hebben voor hun mening en door ervoor te zorgen dat de
'randvoorwaarden' om hun werk te kunnen doen, vervuld zijn (vb verzekering in orde, duidelijke
taakomschrijving,...).
6
Bijlagen
Bijlage 1: overzicht van de diensten waarbinnen je vrijwilligerswerk kan doen.
DIENST
Jeugddienst
CONTACTPERSOON
Martine Eelen
[email protected]
INHOUD
Jeugdraad
Mondiaal Beleid
Martine Eelen
Sportdienst
Liesbeth Arras
[email protected]
Cultuurdienst
Luc van Roy
[email protected]
Mondiale Raad,
specifieke acties
Sportraad,
scholencross, hulp
bij
sportevenementen,
seniorensport,...
Cultuurraad
Bibliotheek
Kris Peeraer
[email protected]
Leefmilieu
Anny De Schutter
[email protected]
Hans
Ruimtelijke
Ordening
Toerisme
Sociaal Huis
GECORO
Toeristische dienst
Karen Bruylandts
[email protected]
Koen Hendrickx
[email protected]
Seniorenraad
Leslie Bogaerts
[email protected]
Ann Don Porto Carero
[email protected]
Woonzorgcentrum
ter Bleeke
Dienstencentrum
De Ring
vrijwilligers in
bibliotheken, bib
aan huis,...
Valerie Konings
[email protected]
Koen Hendrickx
[email protected]
Herman Verellen
[email protected]
Danny Delsemme
[email protected]
Annie Laurijssen
[email protected]
Martine Boost/Johan Desmedt
[email protected]
EXTRA'S
Adviesraad voor
personen met een
handicap
Aandacht voor
senioren
Lokaal Opvang
Initiatief
Handicar en Minder
Mobielen Centrale
Buitenschoolse
kinderopvang
Pinkeltje
De Speelbabbel
Animatie
Dienstencentrum De
Ring
7