Functie: Medewerker administratie/ secretariaat Plaats in de

Functie: Medewerker administratie/ secretariaat
Plaats in de organisatie:
−
−
−
−
−
Valt hiërarchisch onder de leiding van: Directie
Legt werkinhoudelijk verantwoording af aan: Directie
Vervangt bij afwezigheid: geen
Wordt vervangen bij afwezigheid: medewerker administratie en/of coördinator
administratie
Communiceert en/of overlegt met: medewerker administratie en/of coördinator
administratie
Taken/verantwoordelijkheden
-
Opstellen, verwerken en digitaal beheren van contracten en brieven.
Bijwerken, invoeren en controleren van de urenadministratie voor het bouwpersoneel.
Uitvoeren van (prijs)controles op bestelbonnen / opdrachtbevestigingen en de
daaraan gekoppelde inkoopcontracten.
Overleggen met de verantwoordelijke budgethouders over te nemen stappen in geval
van niet correcte inkoopfacturen.
Tijdig coderen en verwerken van inkoopfacturen in de financiële administratie.
Aannemen en doorverbinden van binnenkomende en uitgaande telefoongesprekken.
Verrichten van diverse archiefwerkzaamheden.
Ordenen en beheren van binnenkomende post/e-mail
Verrichten van diverse voorkomende secretariële werkzaamheden in de breedste zin
van het woord.
Uitvoeren van diverse andere voorkomende taken.
Organisatie kernwaarden:
 Betrouwbaar
Handelt volgens algemeen aanvaarde sociale en ethische normen. Kan altijd uitleggen en
verantwoorden waarom bepaalde acties ondernomen zijn, ook wanneer het resultaat ervan
niet is wat van te voren was gehoopt.
-
Geeft gemaakte fouten toe en onderneemt uit eigen beweging stappen om de schade
te verminderen.
Doet wat afgesproken is en komt afspraken na.
Is zich bewust van eigen normen en waarden en handelt hier consequent naar.
Heeft een open houding naar de interne en externe klant.
 Kwaliteit
Stelt hoge eisen aan kwaliteit van producten en diensten en handelt hiernaar.
−
−
−
−
−
−
Zet zich in om de kwaliteit van diensten en/of producten te verbeteren, geeft aan
waarover hij nog ontevreden is.
Stelt het onderwerp kwaliteit regelmatig ter discussie.
Reageert direct corrigerend als de kwaliteit onder de maat is.
Evalueert eigen gedrag, producten en processen in het licht van kwaliteitsnormen en
standaards.
Werkt volgens de geldende kwaliteitseisen.
Checkt zaken voordat deze de deur uitgaan; voorkomt dat er al dan niet fouten
worden gemaakt.
-1-

Passie
Neemt nieuwe taken energiek op, pakt van alles aan en inspireert hierdoor zichzelf en
anderen.
-
Krijgt energie van het werk, inspireert en motiveert mensen om zich heen.
Houdt vol, is enthousiast en betrokken. Werkt hard over langere periodes.
Heeft plezier in het uitvoeren van de werkzaamheden.
Praat over ‘wij’ in plaats van ‘zij’ als het gaat over de organisatie.
Organisatie competenties:

Klantgericht werken
Onderzoeken van wensen en behoeften van de klant en hiernaar handelen. Anticiperen op
behoeften van klanten. Hoge prioriteit geven aan servicebereidheid en klanttevredenheid.
−
−
−
−

Zoekt actief naar mogelijke wensen en behoeften van klanten/afnemers; luistert, vat
samen en vraagt door.
Handelt zoveel mogelijk vanuit het belang van de klant en zoekt naar een win/win
situatie.
Aanvaardt verantwoordelijkheid voor gemaakte fouten, schuift klachten niet af op
anderen.
Maakt duidelijke afspraken met zijn klant over te leveren prestaties en diensten en
laat hierover geen onduidelijkheid bestaan door duidelijke communicatie. Houdt zich
vervolgens aan alle afspraken.
Kostenbewust zijn en werken
Het bewust zijn van de financiële gevolgen van het eigen handelen en van de waarde van
middelen.
−
−
−
−
−
−

Zoekt naar creatieve methoden om efficiënter en effectiever te werken.
Werkt doelgericht en bewandelt geen zijpaden.
Weegt financiële consequenties af en heeft aandacht voor de beperking van kosten.
Bewaakt de tijd van activiteiten met het oog op kostenreducering.
Denkt op zakelijke wijze na over het inzetten van mensen en middelen.
Weegt kosten en rendement goed tegen elkaar af.
Plannen en organiseren
Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en benodigde tijd, acties en middelen
aangeven om bepaalde doelen te kunnen bereiken.
−
−
−
−
−
−
−
Formuleert concrete en meetbare doelstellingen voor zichzelf en anderen.
Schept randvoorwaarden om de zaken ordelijk en efficiënt af te werken.
Stelt relevante prioriteiten.
Werkt een realistisch actieplan uit, benoemt daarin de benodigde mensen, middelen,
tijdspad, et cetera.
Past plannen aan aan wijzigende inzichten en omstandigheden, houdt daarbij de
oorspronkelijke doelen voor ogen.
Schakelt anderen in, rekening houdend met hun bekwaamheid en interesse.
Houdt rekening met zaken die op de langere termijn spelen.
-2-
Functie competenties:

Flexibel zijn
Zich aanpassen aan en inspelen op verschillende personen en op
veranderende/wisselende omstandigheden.

Organiseren van eigen werk
Effectief het eigen werk organiseren door het formuleren van doelstellingen en het
plannen van activiteiten; beschikbare tijd en energie richten op de hoofdzaken en acute
problemen.

Zorgvuldig handelen (accuratesse)
Precies, zorgvuldig en foutloos uitvoeren van werkzaamheden.

Duidelijk schriftelijk en mondeling communiceren
Ideeën en informatie helder op schrift stellen en in begrijpelijke taal aan anderen
mondeling duidelijk maken, rekening houdend met de doelgroep, en zodanig dat de
boodschap overkomt en wordt begrepen.
Functie eisen
−
−
−
−
Enige werkervaring op het gebied van secretariële werkzaamheden;
Afgeronde Mbo 4 opleiding bij voorkeur in een secretariële richting;
Kennis van en/of affiniteit met financiële administraties, project administraties en
relevante wettelijke regels en richtlijnen;
Kennis van relevante softwarepakketten zoals MS Office.
-3-